Nâng cao hiệu quả tổ chức và điều hành văn phòng tại văn phòng sở tài nguyên và môi trường tỉnh cao bằng

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 3 1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng 3 1.2 Cơ cấu tổ chức của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao bằng 8 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 9 2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 9 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 9 2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 11 2.1.3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường 12 2.1.4 Hệ thống hoá các văn bản quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 13 2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 14 2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 16 2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Sở Tài nguyên và Môi trường. 16 2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 17 2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 19 2.3.3.1 Các bước soạn thảo văn bản của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng 19 2.3.3.2 So sánh quy trình soạn thảo văn bản của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng với quy định hiện hành. 20 2.3.3.3 Nhận xét đánh giá vể quy trình soạn thảo văn bản của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 21 2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 22 2.4.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 22 2.4.1.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 22 2.4.1.2 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến 23 2.4.1.3 Quy trình lập hồ sơ hiện hành của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng 23 2.4.2 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 25 2.5 Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng 25 2.5.1 Các văn bản quản lý công tác lưu trữ mà hiện nay Sở đang áp dụng 25 2.5.2 Số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ của Sở tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 27 2.5.3 Diện tích kho 27 2.5.4 Tình trạng kho 28 2.5.5.Phương tiện bảo quản 28 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 29 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng Sở Tài nguyên và môi trường tỉnh Cao bằng. 29 3.2. Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 30 3.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 30 Phần II. TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG 31 LỜI CAM ĐOAN 31 LỜI CẢM ƠN 31 LỜI MỞ ĐẦU 32 1.Lý do chọn đề tài 32 2. Lịch sử nghiên cứu đề tài 32 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 34 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 34 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu của đề tài 34 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 35 7. Bố cục của đề tài 35 CHƯƠNG I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG 36 1.1 Lý luận chung về Văn phòng 36 1.1.1 Khái niệm Văn phòng 36 1.1.2 Chức năng của Văn phòng. 37 1.1.3 Nhiệm vụ của Văn phòng 38 1.2.Lý luận chung về Điều hành Văn phòng 39 1.2.1. Khái niệm 39 1.2.2. Nguyên tắc lãnh đạo, điều hành Văn phòng. 39 1.2.3. Nội dung Điều hành hoạt động Văn phòng. 40 1.2.3.1.Tổ chức bộ máy và phân công công việc 40 1.2.3.2. Điều hành công việc văn phòng 41 1.2.3.3. Xây dựng Nội quy, Quy chế 41 1.2.3.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 42 1.2.3.5. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 42 1.2.3.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 43 1.2.3.7. Công tác hậu cần 44 1.2.3.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực 44 Chương II . THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CAO BẰNG 45 2.1 Tình hình tổ chức của Văn phòng 45 2.1.1 Vị trí, Chức năng của Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng 45 2.1.2 Nhiệm vụ 45 2.1.3 Cơ cầu tổ chức của Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 45 2.1.4 Chế độ làm việc 46 2.1.5 Điều kiện làm việc 46 2.1.6 Mô hình tổ chức bộ máy 47 2.2 Nội dung một số hoạt động điều hành của Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. 49 2.2.1 Công tác thông tin 49 2.2.2 Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác 50 2.2.3 Công tác hậu cần 51 2.2.4 Tổ chức chuyến đi công tác cho Ban lãnh đạo Sở 53 2.2.5 Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị 57 2.2.6 Công tác văn thư – lưu trữ 61 CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG 66 3.1 Đánh giá chung 66 3.1.1. Ưu điểm 66 3.1.2.Nhược điểm 67 3.3.3. Nguyên nhân. 68 3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, điều hành văn phòng của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng 69 3.2.1 Về Công tác Thông tin, báo cáo 69 3.2.2 Về Công tác Tham mưu, tổng hợp 71 3.2.3 Về công tác hậu cần 72 3.2.4 Về công tác tổ chức Hội nghị, Hội thảo 73 3.2.5 Về Tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo 74 3.2.6 Về công tác Văn thư Lưu trữ 74 3.2.7 Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức 75 KẾT LUẬN 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHẦN 3. PHỤ LỤC 79

Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRẦN THỊ ÁNH BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - HỆ CHÍNH QUY LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 14B KHÓA HỌC (2014 - 2016) Tên quan: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG Địa chỉ: 126 Bế Văn Đàn, Phường Hợp Giang, Thành phố Cao Bằng, Tỉnh Cao Bằng Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Lý Thị Thanh Thủy Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2016 SV: Trần Thị Ánh Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Phần KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA .2 SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 1.2 Cơ cấu tổ chức Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 2.1.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí Văn phòng Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng .10 2.1.4 Hệ thống hoá văn quản lý Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng công tác văn thư, lưu trữ quan 12 2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng .13 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 15 2.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí Sở Tài nguyên Môi trường 15 2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 16 2.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lý Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá 18 2.3.3.1 Các bước soạn thảo văn Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 18 SV: Trần Thị Ánh Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng 2.3.3.2 So sánh quy trình soạn thảo văn Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng với quy định hành 19 2.3.3.3 Nhận xét đánh giá vể quy trình soạn thảo văn Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng .20 2.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 21 2.4.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lý giải văn đi; văn đến; lập hồ sơ hành Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 21 2.4.1.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lý giải văn Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng .21 2.4.1.2 Sơ đồ quy trình quản lý văn đến .22 2.4.1.3 Quy trình lập hồ sơ hành Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 23 2.4.2 Nhận xét việc lập hồ sơ hành Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 24 2.5 Tìm hiểu tổ chức Lưu trữ Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 25 2.5.1 Các văn quản lý công tác lưu trữ mà Sở áp dụng.25 2.5.2 Số lượng cán làm công tác lưu trữ Sở tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 26 2.5.3 Diện tích kho 27 2.5.4 Tình trạng kho 27 2.5.5.Phương tiện bảo quản .27 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 28 3.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng Sở Tài nguyên môi trường tỉnh Cao 28 3.2 Sơ đồ hoá cách bố trí, xếp trang thiết bị Văn phòng Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu .29 3.3 Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 29 Phần II 30 TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG .30 SV: Trần Thị Ánh Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng LỜI CAM ĐOAN 30 LỜI CẢM ƠN 30 LỜI MỞ ĐẦU 31 1.Lý chọn đề tài 31 Lịch sử nghiên cứu đề tài 31 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .33 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 33 Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu đề tài 33 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài 34 Bố cục đề tài 34 CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG 36 1.1 Lý luận chung Văn phòng 36 1.1.1 Khái niệm Văn phòng .36 1.1.2 Chức Văn phòng .37 1.1.3 Nhiệm vụ Văn phòng 38 1.2.Lý luận chung Điều hành Văn phòng .39 1.2.1 Khái niệm 39 1.2.2 Nguyên tắc lãnh đạo, điều hành Văn phòng 39 1.2.3 Nội dung Điều hành hoạt động Văn phòng .40 1.2.3.1.Tổ chức máy phân công công việc 40 1.2.3.2 Điều hành công việc văn phòng 41 1.2.3.3 Xây dựng Nội quy, Quy chế 41 1.2.3.4 Tổ chức họp, hội nghị 42 1.2.3.5 Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 42 1.2.3.6 Thu nhận xử lý thông tin quan, đơn vị 43 1.2.3.7 Công tác hậu cần 44 1.2.3.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực 44 Chương II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CAO BẰNG .45 2.1 Tình hình tổ chức Văn phòng .45 2.1.1 Vị trí, Chức Văn phòng Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 45 2.1.2 Nhiệm vụ 45 SV: Trần Thị Ánh Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng 2.1.3 Cơ cầu tổ chức Văn phòng Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 45 2.1.4 Chế độ làm việc 46 2.1.5 Điều kiện làm việc 46 2.1.6 Mô hình tổ chức máy 47 2.2 Nội dung số hoạt động điều hành Văn phòng Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 49 2.2.1 Công tác thông tin 49 2.2.2 Công tác xây dựng tổ chức thực chương trình công tác 50 2.2.3 Công tác hậu cần 51 2.2.4 Tổ chức chuyến công tác cho Ban lãnh đạo Sở 53 2.2.5 Công tác tổ chức họp, hội nghị 57 2.2.6 Công tác văn thư – lưu trữ 61 CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG .66 3.1 Đánh giá chung 66 3.1.1 Ưu điểm 66 3.1.2.Nhược điểm 67 3.3.3 Nguyên nhân 68 3.2 Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức, điều hành văn phòng Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 69 3.2.1 Về Công tác Thông tin, báo cáo .69 3.2.2 Về Công tác Tham mưu, tổng hợp 71 3.2.3 Về công tác hậu cần 72 3.2.4 Về công tác tổ chức Hội nghị, Hội thảo 73 3.2.5 Về Tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo 74 3.2.6 Về công tác Văn thư- Lưu trữ 74 3.2.7 Về đào tạo, bồi dưỡng cán công chức 75 KẾT LUẬN 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .78 PHẦN PHỤ LỤC 79 SV: Trần Thị Ánh Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng LỜI NÓI ĐẦU Quản trị văn phòng công tác hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa kiểm soát hoạt động xử lý thông tin quan tổ chức, vận dụng phương pháp khoa học quản trị phục vụ công tác quản lý, tổ chức, hoạt động văn phòng nhằm đạt mục tiêu mà quan, tổ chức đề Văn phòng phận hữu tất quan, doanh nghiệp;là nơi máy lãnh đạo bàn thảo ban hành định quản lý, trụ sở liên lạc giao dịch thức quan, tổ chức, doanh nghiệp với quan, đối tác bên Đồng thời Văn phòng nơi thu thập xử lý thông tin, nơi tổ chức theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết thực định quản lý ban hành Có thể nói Văn phòng phận tham mưu đắc lực cho cấp lãnh đạo quản lý việc tổ chức, điều hành hoạt động quan, doanh nghiệp nên làm tốt công tác văn phòng góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật quan.Chính thế, để đáp ứng yêu cầu hội nhập, năm gần công tác quản trị văn phòng nước ta có quan tâm mức đạt bước phát triển phong phú, đa dạng Đặc biệt, giai đoạn thực Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước công tác văn phòng ngày Đảng Nhà nước quan tâm Nằm khung chương trình đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, chuyên ngành Quản trị văn phòng ngành học động chuyên nghiệp, để trở thành nhà Quản trị giỏi bạn cần có đầu óc tổ chức quản lý, khả tương tác giao tiếp tốt, có khát vọng trở thành Nhà quản trị tài ba đóng góp vào thành công hoạt động quan, tổ chức doanh nghiệp Với phương châm “Học để biết, học để làm học để tự khẳng định mình” gắn liền lý luận thực tiễn; lấy lý luận làm điểm tựa, làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm cho kho tàng lí luận.Thông qua nghiên cứu khảo sát thực hành công tác quản trị văn phòng, củng cố kiến thức, nâng SV: Trần Thị Ánh Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng cao lực vận dụng lý luận thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với mục đích trở thành đơn vị đào tạo chuyên ngành vừa có tính khoa học vừa có tính nghiệp vụ cao, năm vừa qua, Khoa Quản trị văn phòng quan tâm tới hoạt động đào tạo nhận thấy “Thực tập” khoảng thời gian bổ ích cần thiết, trang bị kiến thức, kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý, điều hành nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ sau trường cho sinh viên Chính thế, sau thực xong chương trình học lý thuyết, nhà trường tổ thực tập cho sinh viên với mục đích giúp cho sinh viên nắm, hiểu hoạt động quan, tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu, tài liệu để chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp tới Được giúp đỡ tận tình từ Khoa Quản trị văn phòng tiếp nhận Văn phòng Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng em thực tập quan ngày 04/7/2016 với thời gian hai tháng Tuy nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế song đạo hướng dẫn tân tình anh (chị) Văn phòng Sở với truyền đạt quý báu thầy, cô giáo giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm quý báu Từ đó, em hoàn thành Báo cáo cách đầy đủ hoàn chỉnh Báo cáo em xây dựng dựa sở kiến thức lý luận chung hoạt động tìm hiểu thực tiễn thời gian tiếp xúc với công việc văn phòng Nội dung báo cáo gồm phần: Phần Khảo sát công tác văn phòng Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng; Phần Chuyên đề thực tập: Tổ chức Điều hành văn phòng; Phần Phụ lục Phần KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SV: Trần Thị Ánh Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Cao Bằng Điều Vị trí, chức Sở Tài nguyên Môi trường quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng, thực chức tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng quản lý nhà nước tài nguyên môi trường gồm: đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản, địa chất; môi trường; khí tượng thuỷ văn; biến đổi khí hậu; đo đạc đồ; quản lý tổ chức thực dịch vụ công lĩnh vực thuộc phạm vi chức Sở Sở Tài nguyên Môi trường có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản theo quy định pháp luật; chịu đạo, quản lý điều hành Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng; đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Bộ Tài nguyên Môi trường Điều Nhiệm vụ quyền hạn * Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh: a) Dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm hàng năm; nhiệm vụ tài nguyên môi trường công tác cải cải cách hành nhà nước thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở b) Dự thảo văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Tài nguyên Môi trường c) Dự thảo văn quy định điều kiện, tiêu chuẩn, chức danh Trưởng, phó đơn vị thuộc Sở, Trưởng, Phó phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Uỷ ban nhân đân huyện, thành phố * Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án tài nguyên môi trường sau phê duyệt * Quản lý, đăng ký, cấp giấy phép, văn bằng, chứng phạm vi chức năng, nhiệm vụ quản lý theo phân công, phân cấp uỷ quyền Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh * Về đất đai a) Chủ trì, phối hợp ới quan có liên quan lập, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất địa phương trình Uỷ ban nhân dân tỉnh SV: Trần Thị Ánh Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng b) Tổ chức thẩm định quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất Uỷ ban nhân nhân cấp huyện trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; theo dõi, kiểm tra việc thực quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất cấp huyện phê duyệt thực việc đăn ký đất đai taì sản gắn liền với đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất c) Tổ chức thực hướng dẫn kiểm tra việc điều tra đánh giá tài nguyên đất; điều tra, khảo sát, đo đạc, đánh giá đất đai; lập, chỉnh lý quản lý đồ địa chính, kiểm kê, lập đồ trạng sử dụng đất d) Chủ trì việc tổ chức xây dựng, điều chỉnh bảng giá đất trỉnh Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định; lập đồ giá đất; tham mưu giải trường hợp vướng mắc giá đất e) Xây dựng, quản lý, khai thác, cung cấp thông tin, sở liệu đất đai theo quy định g) Kiểm tra tổ chức thực việc phát triển quỹ đất * Về tài nguyên nước: a)Lập thực quy hoạch tài nguyên nước tỉnh b) Khoanh định vùng cấm, vùng hạn chế, vùng đăng ký khai thác nước đất c) Xây dựng, quản lý hệ thống giám sát hoạt động khai thác, sử dụng tài nguyên nước xả nước thải vào nguồn nước lưu vực sông tỉnh d) Thẩm định hồ sơ cấp, gia hạn, điều chỉnh, đình hiệu lực, thu hồi cấp lại giấy phép tài nguyên nước cho phép chuyển nhượng quyền khai thác tài nguyên nước theo thẩm quyền e) Tổng hợp tình hình khai thác, sử dụng nước, nguồn thải vào nguồn nước địa bàn g) Hướng dẫn, theo dõi, kiễm tra việc trám lấp giếng không sử dụng theo quy định pháp luật * Về tài nguyên khoáng sản: a) Khoanh định khu vực cấm hoạt động khoáng sản, khu vực tạm thời cấm hoạt động khoáng sản; xác định khu vực không đấu giá quyền khai thác khoáng sản thuộc thẩm quyền Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt b) Tổ chức thẩm định báo cáo kết thăm dò khoáng sản làm vật liệu xây dựng thông thường than bùn thuộc thẩm quyền phê duyệt Uỷ ban nhân dân tỉnh SV: Trần Thị Ánh Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng c) Quản lý, lưu trữ cung cấp thông tin, tư liệu thăm dò khoáng sản làm vật liệu xây dựng than bùn; thống kê, trữ lượng khoáng sản phê duyệt định kỳ báo cáo Bộ Tài nguyên Môi trường theo quy định d) Xây dựng giá tính thuế tài nguyên loại khoáng sản chưa có giá tính thuế taì nguyên phải điều chỉnh giá tính thuế tài nguyên không phù hợp theo quy định * Về môi trường: a) Thẩm định tiêu môi trường đa dạng sinh học chiến lược, quy hoạch, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt Uỷ ban nhân dân tỉnh b) Chủ trì, phối hợp với quan có liên quan lập, điều chỉnh quy hoạch bảo tồn đa dạng sinh học địa phương tổ chức thực sau phê duyệt theo phân công Uỷ ban nhân dân tỉnh c) Cấp, điều chỉnh sổ đăng ký chủ nguồn thải chất thải nguy hại theo quy định pháp luật d) Tổ chức thu thập thẩm định liệu, chứng cứ, để xác định thiệt hại môi trường theo phân công Uỷ ban nhân dân tỉnh e) Tổ chức thực theo thẩm quyền việc lập, sửa đổi, bổ sung danh mục sở gây ô nhiễm môi ; công tác bảo vệ môi trường làng nghề địa bàn theo quy định g) Thực việc đăng ký, công nhận, cấp, thu hồi loại giấy phép, giấy chứng nhận, giấy xác nhận môi trường đa dạng sinh học theo quy định pháp luật h) Chủ trì tổng hợp, cân đối nhu cầu kinh phí, thẩm định kế hoạch dự toán ngân dự toán ngân sách từ nguồn nghiệp môi trương sau phê duyệt i) Tổ chức thực việc chi trả dịch vụ môi trường liên quan đến đa dạng sinh học; giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức quản lý Quỹ Bảo vệ môi trường * Về khí tượng thuỷ văn: a) Tổ chức thẩm định hồ sơ cấp, gia hạn, điều chỉnh, thu hồi giấy phép hoạt động công trình khí tượng thuỷ văn chuyên dùng địa b) Chủ trì thẩm định dự án đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp công trình khí tượng, thuỷ văn chuyên dùng địa bàn c) Thẩm định nội dung khí tượng thuỷ văn quy hoạch, thiết kế công trình, dự án đầu tư xây dựng địa phương theo quy định pháp luật SV: Trần Thị Ánh Lớp: ĐHLT.QTVP K14B DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình môn “Quản Trị Văn phòng”; - “Giáo trình Văn thư”, trường Lưu trữ nghiệp vụ văn phòng II, TPHCM,2002; - “Công tác hành văn phòng cấp uỷ sở cấp sở”, Lê Văn In, Hồ Thành Khôi, Nxb TP.Hồ Chí Minh, 2000; - “Mấy vấn đề công tác Văn phòng, văn thư lưu trữ thời kỳ đổi mới, Nghiêm Kỳ Hồng, Nxb Chính trị Quốc gia, 2003; - “Lý luận Phương pháp công tác văn thư”, PGS Vương Đình Quyền, Nxb Chính trị Quốc gia, 2005; - “Quản trị hành văn phòng”, TPHCM, Nxb.Thống kê, 2000; - Luật Lưu trữ 01/2011/QH13; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Công tác Văn thư; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày Văn hành chính; - Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Của Bộ Nội Vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Ngoài có số trang Web như: -Vanthuluutru.com - tnmtcaobang.gov.vn PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục Cơ cấu tổ chức Sở Tài nguyên môi trường Cao Bằng Phụ lục Cơ cấu tổ chức văn phòng Sở Tài nguyên môi trường Cao Bằng Phụ lục Bản mô tả công việc cán bộ, nhân viên văn phòng Sở Tài nguyên môi trường Cao Bằng Phụ lục Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác Sở Tài nguyên môi trường Cao Bằng Phụ lục Quy trình soạn thảo văn Sở Tài nguyên môi trường Cao Bằng Phụ lục 6.Quy trình quản lý giải văn Sở Tài nguyên môi trường Cao Bằng Phụ lục Quy trình quản lý giải văn đến Sở Tài nguyên môi trường Cao Bằng Phụ lục Sơ đồ lập hồ sơ hành Sở Tài nguyên môi trường Cao Bằng Phụ lục Sơ đồ cách bố trí xếp trang thiết bị văn phòng Phụ lục 10 Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu cho văn phòng Sở Tài nguyên môi trường Cao Bằng Phụ lục 11 Các văn Sở Tài nguyên môi trường Cao Bằng ban hành PHỤ LỤC CƠ CẤU TỔ CHỨC SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CAO BẰNG GIÁM ĐỐC Thanh tra sở P.GIÁM ĐỐC Chi cục bảo vệ MT Trung tâm CNTT TNMT Văn phòng sở Phòng Khoáng sản P.GIÁM ĐỐC Trung tâm Phát triển Quỹ đất P Đo đạc, Bản đồ P.Tài nguyên nước Trung tâm Quan trắc TNMT P.Kế hoạch-Tài P.GIÁM ĐỐC P Khí tượng thuỷ văn Biến đổi khí hậu Chi cục QL Đất đai Văn phòng đăng kí đất đai PHỤ LỤC CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Bộ phận Hành chínhVăn thư Bộ phận Tổ chức cán PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Bộ phận “Một cửa” Bộ phân Tài vụ Bộ phận Quản trị PHỤ LỤC BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CÁN BỘ, NHÂN VIÊN TRONG VĂN PHÒNG SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG STT Chức danh Số lượng Chánh Văn Vị trí việc làm Điều hành 01 công việc phòng văn phòng Phó Giúp việc chánh Chánh Văn Văn phòng phòng 02 Mô tả công việc cụ thể - Trưởng phòng chịu trách nhiệm số công việc có tính chuyên trách tổng hợp, kiểm tra, giám sát…và có quyền điều hành toàn yếu tố có văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ thời kỳ hoạt động quan; - Giám đốc Sở ủy quyền cho trưởng phòng ký sao, giấy đường, ký giấy giới thiệu (trong số lĩnh vực thông thường), thông báo, ký lệnh điều xe chở người phục vụ cán công nhân viên; - Tham mưu giúp việc cho Giám đốc Sở lĩnh vực hoạt động khác - Giúp trưởng phòng tổ chức điều hành số lĩnh vực văn phòng, kiêm nhiệm trưởng số phận văn phòng đảm nhiệm số công việc cụ thể trưởng phòng giao; - Là người có quyền điều hành công việc thuộc lĩnh vực phụ trách đối ngoại, phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường Sở… - Phụ trách công tác Hành văn phòng quan; - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, quý, năm; Chuyên viên Phụ trách 02 phận Hành – Văn thư Chuyên viên Tổ chức 01 nhân Chuyên viên phụ trách phận 02 - Quản lý sử dụng dấu quan theo quy định quan công tác pháp luật Nhà nước Hành chính, - Đảm bảo phát hành văn – văn thư, lưu đến thông suốt kịp thời quan theo quy định trữ cơ quan pháp luật quan - Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng tiến độ, chất lượng đáp ứng yêu cầu công việc phân công; - Chịu trách nhiệm công tác lưu trữ lập hồ sơ hành cho lưu trữ quan; - Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo vấn đề phát sinh lĩnh vực thực - Thực công việc khác trưởng phòng phân công - Quản lý liệu nhân Văn phòng Sở: quản lý, lưu trữ, cập nhật hồ sơ nhân CBCC lao động hợp đồng… - Tuyển dụng nhân theo hợp đồng lao động; Phụ trách - Thực ký kết hợp đồng lao công tác động; - Xét hoàn thành chế độ tập sự; nhân - Chế độ sách liên quan đến văn phòng người lao động: chế độ thăm hỏi, hiếu hỉ, tang lễ, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm tai nạn người… Phụ trách Tiếp nhận trả kết cho tổ công tác tiếp chức, cá nhân có nhu cầu giải công việc theo chế “một cửa”; luân nhận trả chuyển hồ sơ theo quy trình, đảm bảo hồ sơ thời gian; đôn đốc phòng, quan (bộ phận đơn vị liên quan thực theo quy trình nội ( theo tiêu chuẩn ISO) “một cửa”) “một cửa” quy trình giải thủ tục hành Lãnh đạo sở đạo Cán Tài vụ 01 Nhân viên Quản trị - Lập kế hoạch thu chi tài thường xuyên hàng tháng, quý, năm, năm đột xuất; lập kế hoạch chi tiêu nội bộ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chuyên môn quan Sở Phụ trách - Đảm bảo tiền lương, phụ cấp, công tác Tài khoản toán cán bộ, công chức người lao động kịp thời, chính- Kế quy định toán văn - Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ phòng Sở tài kế toán theo quy định hành đơn vị nghiệp Sở thuộc Sở - Kết hợp với quan có liên quan kiểm tra việc sử dụng ngân sách nhà nước Ngành định kỳ đột xuất Phụ trách công tác: 08 - Bảo vệ; - Lái xe; - Tạp vụ Ngoài phụ trách công tác đảm bảo sở vật chất, sửa chữa trang thiết bị văn phòng toàn sở Xin ý kiến cấp - Nhân viên Bảo vệ: 03 người + Tổ chức công tác bảo vệ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể cá nhân quan + Phối hợp đơn vị khác quan nhắc nhở người đến quan thực quy định nhằm giữ vững kỷ cương nề nếp Đề xuất biện pháp, giải pháp nhằm đảm bảo trật tự trị an kỷ cương Sở + Thường trực cổng 24/24 để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, nhắc nhở người chấp hành quy định đến Sở + Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu khu vực phạm vi quản lý Sở, ngăn chặn người vào Sở yêu cầu công tác; giám sát, kiểm tra người mang tài sản Sở khỏi quan (khi có nghi việc mua sắm thay trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động quan ngờ) + Quản lý chìa khóa phòng làm việc quan Mở đóng cửa phòng qui định làm việc Sở - Lái xe: 03 người Bộ phận lái xe có lái xe Văn phòng giao cho điều khiển xe ô tô Ba xe Văn phòng quản lý, lãnh đạo Sở cần dùng trưởng phòng bố trí lái xe phục vụ lãnh đạo - Bộ phận tạp vụ- 02 người: Đảm bảo vệ sinh nước uống phòng làm việc, phục vụ kỳ họp quan Không tự ý di chuyển văn phòng làm việc PHỤ LỤC SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG Trách nhiệm Các đơn vị liên quan Văn phòng, đơn vị thuộc sở Lưu đồ Căn xây dựng chương trình trọng tâm Xây dựng CTCT trọng tâm Giám đốc sở Duyệ t Các đơn vị liên quan Các đơn vị liên quan Văn phòng Đạt Tổ chức thực Báo cáo kết thực Không hoàn thành, điều chỉnh, bổ sung Duy ệt Các đơn vị liên quan Sơ kết, tổng kết CTCT Văn thư Lưu hồ sơ PHỤ LỤC QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG Trách nhiệm Cá nhân trưởng đơn vị phân công Giám đốc/Trưởng đơn vị Người phân công, đơn vị liên quan Trưởng đơn vị Lưu đồ Nhu cầu soạn thảo Xe m xét Không chấp nhận Đồng ý Phân công soạn thảo Xem xét Đồng ý Giám đốc sở người uỷ quyền Văn phòng, phận văn thư Phê duyệ t Đồng ý Cập nhật, đóng dấu không đồng ý PHỤ LỤC QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI CỦA SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG Chuyên viên Lãnh đạo đơn vị Chánh (phó) Văn phòng Giám đốc sở Thông qua Duyệt nội dung Văn thư Bắt đầu Dự thảo văn Chỉnh sửa, in ấn Trình Trả lại Ký nháy Ký ban hành Chuyển cho văn thư 1.Cấp số,đóng dấu Vào sổ văn đi, lưu Kết thúc PHỤ LỤC QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG Văn thư Chánh (phó) văn phòng Giám đốc sở Lãnh đạo đơn vị Chuyên viên xử lý Bắt đầu Văn đến 1.Vào sổ Đánh số Xem xét,xử lý Phân loại Sắp xếp theo phân loại TL chuyển tới đơn vị Xem xét, cho ý kiến đạo Chuyển tới đơn vị giải Xem xét, cho ý kiến đạo Nhận văn đến, xử lý văn Kết thúc PHỤ LỤC SƠ ĐỒ LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH CỦA SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG Giám đốc đạo cho VP/văn thư Mở hồ sơ Các đơn vị thuộc sở Thu thập, cập nhật văn tài liệu Chánh Văn phòng Duyệ t Văn thư PHỤ LỤC Kết thúc Văn thư – Lưu trữ Biên mục hồ sơ PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CÁCH BỐ TRÍ SẮP XẾP TRANG THIẾT BỊ TRONG VĂN PHÒNG (3) (3 ) (2) (5) (6 )) (4) (7) (10)  (5) (1) (6 ) (9) (8 ) (5) (3 ) (5) (5) (5) (1) ( ) ( ) Chú giải: (1) Cửa (2) Khu vực để Báo, công văn, tài liệu cho phòng ban, đơn vị (3) Tủ đựng tài liệu (4) Chậu (5) Bàn làm việc (có máy tính) (6) Ghế ngồi làm việc (7) Máy photo (8) Máy in (9) Máy fax (10) Bàn uống nước (có điện thoại bàn) PHỤ LỤC 10 ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH VĂN PHÒNG MỚI TỐI ƯU CHO VĂN PHÒNG SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH CAO BẰNG (1) (2) (10) (7) (3) (6) (4) (9) (5) (9) (9)   (8 ) (9) (8 ) (6) Chú giải: (1) Cửa vào (6) Tủ đựng tài liệu (2) ) Khu vực để Báo, công văn, tài (7) Bàn uống nước (có điện thoại bàn liệu cho phòng ban, đơn vị chung phòng) (3) Máy photo (8) Ghế làm việc (4)Máy in (9) Bàn làm việc (5) Máy fax (10) Chậu Lưu ý: Số lượng bàn làm việc ghế ngồi làm việc tương đương với số lượng, cán công chức văn phòng