MỤC LỤC
- Việc bổ nhiệm Giám đốc Sở và Phó Giám đốc Sở do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành và theo quy định của pháp luật. Việc miễn nhiệm, cho từ chức, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách khác đối với Giám đốc và Phó giám đốc Sở thực hiện theo quy định của pháp luật.
- Chức năng: Giúp Giám đốc Sở trong các lĩnh vực: Tổ chức bộ máy và cán bộ; nhân sự; tổng hợp; thi đua – khen thưởng; văn thư – lưu trữ; quản tri – hành chính; kế toán – tài vụ; ứng dụng CNTT và quản trị mạng; quản trị Website đối với cơ quan Sở Tài nguyên và Môi trường. - Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
Khi có điều chỉnh chương trình công tác theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở, Văn phòng phải có thông báo kịp thời cho Thủ trưởng đơn vị có liên quan biết. Chương trình công tác sau khi được ban hành thì Văn phòng có trách nhiệm theo dừi, kiểm tra, đụn đốc cỏc phũng ban thực hiện đỳng theo bản chương trình đã xây dựng.
- Phó Giám đốc được giao ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được giao, phụ trách theo thông báo phân công công tác của Lãnh đạo Sở; khi giám đốc đi vắng một Phó Giám đốc điều hành kí các văn bản của Giám đốc. Dựa theo Quyết định số: 13/2015/QĐ-UBND về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng và Thông tư Liên tịch số: 03/2008/TTLT-BTNMT-BNV Thông tư Liên tịch của Bộ Tài nguyên và Môi trường và Bộ Nội vụ về việc hướng dấn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn về Tài nguyên và Môi trường thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp, để từ đó Lãnh đạo Sở đưa ra các quy định phù hợp cho việc ký và ban hành văn bản quản lý của cơ quan thuộc thẩm quyền ban hành của đơn vị mình.
Để các văn bản soạn thảo ra đảm bảo chất lượng và đạt được mục đích yều cầu đề ra, các cán bộ, chuyên viên Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng luôn tuân thủ đúng các bước trong quy trình soạn thảo văn bản hiện nay của Nhà nước và của cơ quan, đó là Quyết định số 86/QĐ-STNMT ngày 15 tháng 5 năm 2014 về việc Ban hành Quy chế quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng. Để đảm bảo thực hiện tốt các văn bản của nhà nước quy định về công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu của cơ quan trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước quy định về công tác lưu trữ trữ Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng đã xây dựng và ban hành Quyết định số 86/QĐ-STNMT ngày 15 tháng 5 năm 2014 của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng về việc Ban hành Quy chế quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Văn phòng là bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan tổ chức hoặc doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt đọng về công tác văn thư – lưu trữ; Văn phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức đó. Văn phòng thể hiện chức năng tham mưu bao hàm các hoạt động tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo về các công việc mà lãnh đạo thực hiện như: hoạch định, tổ chức, quản trị nhân sự, kiểm tra giám sát hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc, mọi hoạt động trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt có hiệu quả, các mối quan hệ phải xỏc định rừ ràng. Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin… Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởng phải xem xét tính chất công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp.
Đối với các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Cao Bằng nói riêng, việc mua sắm trang thiết bị và phương tiện làm việc được thực hiện theo Quyết định số 170/2006/QĐ- TTg ngày 18/7/2006 của Thủ tướng Chính Phủ về việc ban hành quy định, tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước. Nghĩa là tất cả mọi hoạt động của Văn phòng đều do Chánh văn phòng quản lý, Chánh văn phòng không phải là người trực tiếp quản lý từng nhân viên một mà thông qua Trưởng các bộ phận để quản lý họ chính là những người giỳp Chỏnh văn phũng điều hành mọi hoạt động của phũng, theo dừi sỏt sao mọi hoạt động của nhân viên trong công việc, đôn đốc cấp dưới thực hiện nhiệm vụ do Lãnh đạo Sở và Lãnh đạo Văn phòng giao phó.
Văn phòng sắp xếp lịch để tổ chức những buổi họp của Lãnh đạo; bố trí các phương tiện đi lại để phục vụ Lãnh đạo Sở, Lãnh đạo các đơn vị, khách đến làm việc tại cơ quan.v.v… Có như thế mới đem lại một môi trường làm việc tốt cho cán bộ tạo điều kiện cho mọi người làm việc hăng say và đem lại năng suất lao động cao hơn cho cơ quan, tổ chức. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Cao Bằng, các hội nghị thường được tổ chức là hội nghị tổng kết; hội nghị triển khai công tác; tổ chức giao ban với phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện để kiểm tra tiến độ thực hiện nhiệm vụ và hướng dẫn giải quyết những vướng mắc của địa phương, tổ chức toàn thể cán bộ công chức học tập, nghiên cứu chính sách pháp luật, thông tin khoa học công nghệ và kỹ năng lãnh đạo quản lý, từng bước nâng cao nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức trong Sở, trong ngành; tổ chức giao lưu trực tuyến với các doanh nghiệp và công dân đúng yêu cầu của Bộ….
Quy trình soạn thảo văn bản được quy định chặt chẽ trong quy định của Sở Tài nguyên và Môi trường về công tác văn thư, lưu trữ và Sở còn áp dụng những tiêu chuẩn khi soạn thảo mới nhất do Nhà nước ban hành. Mặc dù cơ quan có khối lượng văn bản nhiều nhưng cán bộ văn thư đều am hiểu về tính chất công việc của mình nên các văn bản, giấy tờ đều được bảo quản an toàn và bí mật và dễ dàng khi tìm kiếm khi cấp trên cần đến.
- Có nhiều văn bản của cơ quan, đơn vị gửi trực tiếp đến các phòng ban hoặc cá nhân trong cơ quan theo địa chỉ ghi trên bao bì mà không qua bộ phận văn thư tiếp nhận, điều này đã gây khó khăn cho việc đăng ký văn bản, gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc và tạo nên sự sai sót trong quá trình quản lý văn bản. Có tồn tại những thiếu sót trên không thể không thể kể đến yếu tố chủ quan đó chính là quan niệm của những người làm công tác này chủ quan coi nhẹ công tác văn thư – lưu trữ, đầu tư cơ sở vật chất chưa tương xứng với vai trò của nó.
- Một số văn bản của đơn vị trực thuộc, của các cơ quan chuyên môn hay cơ quan cấp dưới gửi tới cơ quan thiếu hay sai sót về thể thức trình bày cho nên cán bộ văn thư rất khó giải quyết. Hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước về công tác tài nguyên , môi trường còn nhiều hạn chế thiếu sót, chồng chéo, khiến việc áp dụng khó khăn, văn bản quản lý chưa chặt chẽ, nhiều khe hở nên dễ bị lợi dụng như: công tác tuyển dụng CBCC….
Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các cán bộ trong Sở, Văn phòng cần tìm hiểu chính xác yêu cầu của người cần cung cấp thông tin (yêu cầu cung cấp thông tin về vấn đề gì, thời gian cho phép để thu thập và xử lý thông tin, hình thức cung cấp thông tin bằng văn bản, sao chụp hay báo cáo trực tiếp…). Trong quá trình xây dựng chương trình công tác, nếu tuân thủ theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ giúp cán bộ văn phòng có những bản kế hoạch tổng hợp được các yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của các cán bộ trong Sở, phù hợp với mục tiêu hoạt động của Sở, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo được tính khả thi.