Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 MỞ ĐẦU 2 1.Lý do chọn đề tài 2 2.Tính cấp thiết của đề tài 2 3.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 5.Phương pháp nghiên cứu 2 6.Bố cục đề tài 2 CHƯƠNG I. Giới thiệu về UBND và chức năng nhiệm vụ của UBND Huyện Ân Thi 3 1.1 Giới thiệu chung về Huyện Ân Thi 3 1.1.1 Điều kiện tự nhiên 3 1.1.2 Tài nguyên thiên nhiên 3 1.1.3 Kết cấu hạ tầng 3 1.1.4 Giao thông 4 1.1.5 Thông tin liên lạc 4 1.1.6 Tiềm năng du lịch 4 1.1.7 Nguồn nhân lực 5 1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy UBND huyện Ân Thi 5 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện 5 1.3 Cơ cấu tổ chức 7 1.3.1 Sơ đồ của UBND huyện 7 2.2:Chức năng, nhiệm vụ 8 CHƯƠNG II. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện. 10 2.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện. 10 2.1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng UBND huyện 11 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng các bộ phận: 11 2.2 Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Ân Thi 13 2.2.1 Cơ cấu tổ chức 13 2.3 Thực trạng về hoạt động của văn phòng UBND huyện Ân Thi 21 CHƯƠNG III. Đánh giá, nhận xét và một số kiến nghị 24 3.1 Đánh giá, nhận xét 24 3.2 Những kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức hoạt động của văn phòng. 24 KẾT LUẬN CHUNG 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC
MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT MỤC LỤC PHỤ LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Tính cấp thiết đề tài 3.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5.Phương pháp nghiên cứu 6.Bố cục đề tài .2 CHƯƠNG I Giới thiệu UBND chức nhiệm vụ UBND Huyện Ân Thi .3 1.1 Giới thiệu chung Huyện Ân Thi .3 1.1.1 Điều kiện tự nhiên 1.1.2 Tài nguyên thiên nhiên .3 1.1.3 Kết cấu hạ tầng 1.1.4 Giao thông 1.1.5 Thông tin liên lạc 1.1.6 Tiềm du lịch .4 1.1.7 Nguồn nhân lực 1.2 Cơ cấu tổ chức máy UBND huyện Ân Thi .5 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ UBND huyện 1.3 Cơ cấu tổ chức .7 1.3.1 Sơ đồ UBND huyện .7 2.2:Chức năng, nhiệm vụ .8 CHƯƠNG II .10 Tổ chức hoạt động văn phòng UBND huyện 10 2.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng UBND huyện 10 2.1.2 Sơ đồ tổ chức máy văn phòng UBND huyện (phụ lục 1) 11 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng phận: 11 2.2 Thực trạng cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Ân Thi 13 2.2.1 Cơ cấu tổ chức 13 2.3 Thực trạng hoạt động văn phòng UBND huyện Ân Thi 21 CHƯƠNG III 24 Đánh giá, nhận xét số kiến nghị 24 3.1 Đánh giá, nhận xét 24 3.2 Những kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng 24 .26 KẾT LUẬN CHUNG .27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức 29 PHỤ LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT UBND: Ủy ban nhân dân QTVP: Quản trị văn phòng HĐND: Hội đồng nhân dân TBXH: Thương binh xã hội VHXH: Văn hóa xã hội ANQP: An ninh quốc phòng LỜI MỞ ĐẦU Cơng tác văn phòng thể gồm việc tổ chức, quản lý sử dụng thơng tin để trì hoạt động quan, đơn vị nhằm đạt kết mong muốn QTVP toàn hoạt động tổ chức, phối hợp, điều hành quản lý công tác thông tin quan, đơn vị nhằm đạt mục tiêu định Hiện nay,trong quan,doanh nghiệp cần có văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí tổng hợp thơng tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng có vai trò quan trọng quan, tổ chức Cơng tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động củ quan, đơn vị Ngược lại công tác văn phòng thực khơng tốt dẫn đến nhiều khó khăn hiệu đạt khơng mong muốn Bởi mà cơng tác văn phòng khơng có đóng góp lớn cho quan tổ chức mà góp phần vào thúc đẩy phát triển công xây dựng đất nước Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phòng, em thầy giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần biết đặc điểm, hoạt động văn phòng, hiểu quản trị văn phòng.Chính em chọn đề tài “Khảo sát,đánh giá tổ chức hoạt động văn phòng UBND Huyện Ân Thi” để nghiên cứu hiểu rõ văn phòng MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Văn phòng phận khơng thể thiếu quan nhà nước doanh nghiệp Văn phòng trung tâm thơng tin tổ chức Chính thân sinh viên năm ba khoa Quản trị văn phòng nên em chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá cấu tổ chức hoạt động văn phòng UBND Huyện Ân Thi” để làm rõ vai trò văn phòng 2.Tính cấp thiết đề tài Nhận thấy thiếu xót cấu tổ chức hoạt động UBND xã nên em chọn đề tài cho tập lớn Hy vọng đề tài mang tính thiết thực hữu ích vào hoạt động UBND nhằm nâng cao vai trò quan hiệu hoạt động quan thời gian tới 3.Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Giáo trình quản trị văn phòng có đề cập đến vấn đề cấu hoạt động văn phòng 4.Đối tượng phạm vi nghiên cứu -Đối tượng: văn phòng UBND -Phạm vi: UBND huyện Ân Thi-tỉnh Hưng Yên 5.Phương pháp nghiên cứu -Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp diễn theo giai đoạn phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa khái qt hố lý thuyết… -Phương pháp quan sát 6.Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận phụ lục, đề tài gồm chương: Chương I Khái quát UBND huyện Ân Thi Chương II Thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng UBND Chương III Giải pháp hồn thiện tổ chức hoạt động văn phòng UBND huyện Ân Thi CHƯƠNG I Giới thiệu UBND chức nhiệm vụ UBND Huyện Ân Thi 1.1 Giới thiệu chung Huyện Ân Thi 1.1.1 Điều kiện tự nhiên Vị trí địa lý: Ân Thi huyện nằm hạ lưu sông Hồng thuộc châu thổ đồng Bắc Bộ nằm phía đơng tỉnh Hưng Yên Phía bắc giáp huyện Yên Mỹ Mỹ Hào, phía nam giáp huyện Phù Cừ, Tiên Lữ, phía đơng giáp tỉnh Hải Dương, phía tây giáp huyện Khối Châu, Kim Động Huyện lỵ Ân Thi cách trung tâm tỉnh lỵ Hưng Yên 25 km phía tây nam, cách thủ Hà Nội 50km phía bắc Đặc điểm địa hình: Ân Thi nằm vùng đất thấp tỉnh Hưng Yên, địa hình thấp dần từ tây bắc xuống đông nam, độ cao thấp đất xen kẽ nhau, khơng đồng đều, gây khó khăn cho cơng tác thuỷ lợi tưới tiêu Khí hậu: Ân Thi nằm vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, hàng năm có bốn mùa rõ rệt, mùa đơng khí hậu khơ hanh, cuối mùa ẩm ướt, mùa hạ nóng ẩm nhiều mưa Lượng mưa trung bình từ 1.400 – 1.500mm, mùa mưa kéo dài từ tháng đến tháng 10 Mùa khô từ tháng 11 đến tháng năm sau, lạnh thường có mưa phùn 1.1.2 Tài nguyên thiên nhiên Ân Thi có diện tích đất tự nhiên 128,22km2 Trong đó: đất nơng nghiệp 9.358,31 ha, đất chun dùng 2.021,66 ha, đất 914,56 ha, đất chưa sử dụng 527,36 Ân Thi có hệ thống sơng ngòi khắp không để tưới tiêu phục vụ sản xuất nông nghiệp mà tạo thành hệ thống giao thơng thuỷ thuận tiện cho việc phát triển kinh tế Ngoài huyện có nguồn nước ngầm phong phú, đáp ứng cho nhu cầu phát triển công nghiệp đô thị 1.1.3 Kết cấu hạ tầng Cấp điện: Huyện có đường dây cao với tổng chiều dài 114,4km, đường dây 35KV 64,5km, đường dây 10KV 49,9km; có 80 trạm biến áp, có 38 trạm biến áp 35/0,4KV, có 41 trạm biến áp 10/0,4KV, trạm biến áp 35/10KV Đường dây trung dài 114 km hàng trăm km đường dây hạ khác Tổng số trạm biến áp lưới điện Ân Thi 79 trạm/86 máy biến áp với tổng dung lượng 22.345 KVA Cấp nước: Hệ thống cấp nước huyện nhìn chung thiếu, huyện có trạm cấp nước cho nhân dân khu vực xã Hồng Quang thị trấn Ân Thi, chủ yếu dùng giếng khoan nước ngầm để cung cấp nước sinh hoạt Nước tự nhiên, nước sơng ngòi phục vụ cho sản xuất nơng nghiệp 1.1.4 Giao thơng Có quốc lộ qua: quốc lộ 38, đường cao tốc Hà Nội – Hải Phòng (hồn thành năm 2012) quốc lộ 39 (dự án) Đường quốc lộ 38 chạy theo hướng Đông Bắc-Tây Nam, từ thị trấn Kẻ Sặt huyện Bình Giang, cắt ngang huyện, qua thị trấn Ân Thi, sang nối với đường quốc lộ 39 Kim Động Hiện nay, huyện quản lý 56,6 km đường với tuyến đường như: đường 38B, đường 200B, 200C, 200D, đường đê 199 Đã rải nhựa 19,8km, đá cấp phối 30,5km Hệ thống đường liên xã, liên thôn dài 452 km nối với trục đường liên tỉnh, liên huyện rải vật liệu cứng 187,6 km (đạt 41,5%) Hệ thống đại thuỷ nông Bắc Hưng Hải xây dựng hồ hệ thống sơng ngòi huyện, tạo thành mạng lưới thuỷ nông, giao thông thuận tiện cho việc phát triển kinh tế 1.1.5 Thông tin liên lạc Tồn huyện có 300km cáp loại với tổng đài, 17 bưu điện văn hoá xã Các dịch vụ bưu viễn thơng vận chuyển bưu phẩm, bưu kiện, chuyển tiền, chuyển phát nhanh,… phát triển tương đối nhanh đa dạng, chất lượng ngày nâng cao, tổng số máy điện thoại thuê bao đến tháng 6/2004 đạt 3.874 máy, bình quân 2,9 máy/100 dân 1.1.6 Tiềm du lịch Trên mảnh đất huyện Ân Thi có nhiều di tích lịch sử văn hoá xếp hạng, tiêu biểu quần thể di tích Đền Phù Ủng, nơi thờ tướng quân Phạm Ngũ Lão hàng năm tổ chức từ ngày 11 đến 15 tháng giêng thu hút đông đảo khách thập phương đến dâng hương, tham quan 1.1.7 Nguồn nhân lực Cuối năm 2003, dân số huyện 130.294 người Số lao động độ tuổi 69.215 ngườ,i chiếm 53% dân số, nơng nghiệp chiếm 61,2% Nhìn chung lao động dư thừa, lao động thiếu việc làm nhiều, giải việc làm cho người lao động vấn đề xúc huyện năm Bên cạnh điều kiện thuận lợi thực trạng kinh tế huyện Ân Thi gặp nhiều khó khăn, chuyển dịch cấu kinh tế cơng nghiệp chậm, lực sản xuất cạnh tranh yếu Trong năm gần kinh tế huyện Ân Thi đạt hiệu kinh tế Sản lượng lương thực có tăng chưa đạt tiêu Nguyên nhân chủ yếu diện tích lúa vụ mùa bị ngập lụt phải cấy lại nhiều lần, suất thấp Do số diện tích chuyển đổi sang trồng khác Mặt khác đặt mục tiêu nhiệm vụ tập trung đạo phòng ban chức phối hợp với đồn thể để thực có hiệu quả, tạo tảng vững cho nghiệp xây dựng phát triển huyện 1.2 Cơ cấu tổ chức máy UBND huyện Ân Thi 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ UBND huyện a)Chức năng: UBND huyện Ân Thi với tư cách quan hành Nhà nước cấp huyện có chức quản lý hành Nhà nước phạm vi lãnh thổ huyện theo hiến pháp, luật, pháp lệnh văn quan quản lý Nhà nước lĩnh vực: kinh tế, trị, văn hố, xã hội, an ninh, quốc phòng -Phát triển kinh tế cơng nghiệp, nơng nghiêp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá, giáo dục y tế -Về thu chi ngân sách huyện -Đảm bảo an ninh trị, trật tự an tồn xã hội -Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật -Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước -Bảo vệ công tác thi hành án b) Nhiệm vụ: Ban tổ chức quyền tỉnh Hưng Yên quy định UBND huyện có nhiệm vụ quyền hạn việc thực quản lý Nhà nước -Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá giáo dục y tế lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên khác -Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, văn quan Nhà nước cấp nghị hội đồng nhân dân cấp quan Nhà nước, tổ chức kinh doanh, tổ chức xã hội -Bảo đảm an ninh trị, trật tự an tồn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phòng tồn dân -Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, xã hội, bảo vệ tính mạng, nhân phẩm, tài sản định lợi ích hợp pháp công dân, chống tham nhũng, chống tệ nạn xã hội khác -Tổ chức đạo công tác thi hành án theo quy định pháp luật -Thực tổ chức thu chi ngân sách theo quy định pháp luật, phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế UBND huyện có chức năng, nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ UBND đặt chương trình cơng tác theo tuần, tháng, quý Tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp thành uỷ, UBND tỉnh Hưng Yên quy chế hành văn phòng UBND huyện Ân Thi quan cấp vụ trực thuộc UBND huyện Ân thi, làm theo chế độ thủ trưởng 1.3 Cơ cấu tổ chức 1.3.1 Sơ đồ UBND huyện Chủ tịch Các phó chủ tịch Phòng Nội vụ Phòng Văn hóa thơng tin Phòng Kinh tế-Hạ tầng Phòng Thanh tra Phòng Tài ngun Mơi trường Phòng Nơng nghiệp PTNT Phòng Lao động TBXH Phòng Tư pháp Phòng tài kế hoạch Phòng Y tế Phòng Giáo dục Đào tạo Văn phòng UBND Huyện -Chủ tịch UBND huyện người đứng đầu quan huyện , có trách nhiệm lãnh đạo điều hành công việc UBND, thực phần việc phân công, phân công công việc cho thành viên UBND Chủ tịch phụ trách công tác tổ chức máy cán bộ, nội chính, cơng tác quy hoạch, thi đua khen thưởng, đạo quản lý thành viên UBND, thủ trưởng phòng, ban, ngành thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước Chủ tịch UBND xã, thị trấn Chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước HĐND huyện trước quan động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, nghỉ việc, kỷ luật cán công chức lãnh đạo đơn vị trực thuộc + Tham mưu đánh giá cán công chức, lưu trữ, bổ sung hồ sơ, lý lịch cán công chức hàng năm + Chủ trì tham mưu xây dựng đề án tổ chức, sử đổi, bổ sung quy chế làm việc quan - Chương trình cơng tác Chủ tịch, Phó Chủ tịch huyện UBND huyện, tham gia thành viên ban đạo tỉnh theo lĩnh vực phụ trách lĩnh vực + Công tác tổ chức - hành chính, cơng tác quản trị - tài vụ ( lĩnh vực thu chi tài chính, đầu tư sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho cơng tác quan văn phòng UBND huyện ) + Công tác kế hoạch đầu tư, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, công tác quy hoạch, Quốc phòng, An ninh, cơng tác tổng hợp + Theo dõi tình hình trị nội quan, thành viên ban phòng chống lụt bão sở Vũ Minh Phóa chánh - Giúp Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực Chiến văn phòng quản trị hành văn phòng, thi đua khen thưởng chế độ sách người có cơng, thay Chánh văn phòng điều hành cơng việc Chánh văn phòng vắng, nhiệm vụ cụ thể: + Theo dõi, quản lý tình hình an ninh, trật tự, an tồn vệ sinh lao động, phòng cháy nổ tồn khu vực quan + Quản lý đất đai, tài sản quan, lập triển khai kế hoạch xây dựng, mua sắm, sửa chữa 15 tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc quan, trang thiết bị phòng chống lụt bão hàng năm + Chủ trì việc đạo phụ trách kế tốn văn phòng thành lập hội đồng kiểm kê đánh giá tài sản hàng năm tham mưu xử lý kết kiểm kê đánh giá tài sản + Theo dõi lịch công tác lãnh đạo, văn phòng để điều động xe, bố trí phòng họp, tổ chức tiếp khách, phục vụ hội họp, khởi công, khánh thành, hiếu hỷ…, trực tiếp điều hành phận phục vụ, lái xe, bảo vệ + Tham mưu chương trình, tổ chức phát động sơ kết phong trào thi đua + Tham mưu giải chế độ người có cơng (thương binh, liệt sỹ, kỷ niệm chương,…) + Xây dựng kế hoạch, tổ chức diễn tập, theo dõi báo cáo công tác huấn luyện quân sự, dân quân tự vệ, bảo vệ quan - Trực tiếp phụ trách công tác văn thư lưu trữ, hướng dẫn đơn vị địa bàn chấp hành chế độ, quy định pháp luật công tác văn thư lưu trữ, nghiệp vụ liên quan - Thực nhiệm vụ tra, kiểm tra giải đơn thư khiếu nại liên quan đến lĩnh vực theo thẩm quyền - Phối hợp hoạt động với quan theo khối cơng việc có liên quan - Theo dõi hoạt động sở: Xây dựng, Giao thông Vận tải, Nông nghiệp PTNT, lĩnh vực công nghiệp thuộc Sở Công thương, Tài nguyên môi trường, Khoa công nghệ, Ban dân tộc - Phụ trách tổ hợp hậu cần thuộc Ban phòng 16 Nguyễn Phó chánh chống lụt bão sở - Giúp Chánh Văn phòng điều hành cơng tác Kim văn phòng Văn phòng đạo, thực công việc Quyên chuyên môn theo phân công Chánh Văn phòng - Triển khai việc lập đơn đốc phòng, ban thực kế hoạch soạn thảo văn quy phạm pháp luật, trình sở tư pháp thẩm định văn dự thảo tham gia ý kiến xây dựng luật, văn quy phạm pháp luật - Lập kế hoạch tổ chức tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, tham mưu văn xây dựng triển khai thực văn luật, tham mưu soạn thảo văn có chứa đựng quy phạm pháp luật, đề án tổ chức, quy chế làm việc, cải cách hành - Trực tiếp phụ trách lĩnh vực tham mưu giúp UBND huyện: + Công tác phòng chống tham nhũng, cơng tác Tin học – Công báo + Công tác tiếp dân giải đơn thư khiếu nại tố cáo công dân - Tham mưu việc quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã, Thị trấn công tác văn phòng lĩnh vực cơng tác khác sở hướng dẫn quy định pháp luật - Các cơng tác Văn hóa – Xã hội theo dõi đạo hoạt động phòng Văn hóa – Xã hội - Làm tốt nhiệm vụ quan thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng huyện - Theo dõi, đạo hoạt động Sở: Giáo dục đào tạo, Lao động thương binh – Xã hội, Y tế, Văn hóa thể thao – du lịch, Bảo hiểm xã hội huyện 17 - Tổng hợp, xây dựng báo cáo Nguyễn Chuyên quan - Phụ trách việc ứng dụng quản trị mạng Ngọc viên cơng nghệ thơng tin tồn quan, kiểm kê Hưng tổng hợp, nhiệm vụ cụ thể sau: + Tham mưu xây dựng kế hoạch triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức triển khai theo kế hoạch tháng, quý, năm + Tiếp nhận triển khai phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý + Tham mưu ban hành văn quản lý xây dựng đề án đầu tư phát triển công nghệ thông tin + Chủ trì tham mưu tổ chức biên tập Webside sở + Chủ trì tổng hợp thơng tin nghành để xây dựng sở liệu dùng chung tồn quan, cung cấp thơng tin xây dựng sở liệu dùng chung huyện, theo dõi, tổng hợp lập báo cáo thống kê nhân + Phối hợp với văn thư ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, tiếp nhận phát hành văn qua mạng + Trực tiếp quản lý sử dụng thiết bị công nghệ thông tin dùng chung cho toàn quan, tham mưu việc mua sắm, trang thiết bị, sửa chữa thiết bị phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin + Làm số nhiệm vụ khác Chánh, Phó Phí Thị Nhân viên chánh văn phòng phân cơng - Phụ trách cơng tác văn thư – lưu trữ Tuyết - Quản lý, sử dụng dấu, tiếp nhận công Đan văn đi, đến, văn bản, đóng dấu, vào sổ, vào máy, theo dõi, phát hành lưu văn - Đóng dấu văn đi, đóng dấu thẩm định, 18 sổ nhật trình, phù hiệu - Trực giao dịch, hướng dẫn khách, tiếp nhận phát hành điện thoại fax, bưu phẩm, bưu kiện - Quản lý mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, loại giấy phép - Lưu trữ hồ sơ khai thác tài liệu lưu trữ: Phân loại, chỉnh lý tài liệu, tổ chức lưu trữ theo phòng, hướng dẫ lập hồ sơ công việc hồ sơ lưu trữ cho phòng, ban đơn vị trực thuộc, lamg thủ tục hủy hồ sơ hết hạn chuyên giao hồ sơ kho lưu trữ tỉnh, quản lý Ngô Thị Nhân viên Thanh bảo quản tài liệu lưu trữ - Làm công tác thủ quỹ, Văn thư, hành quan, trực tiếp tham gia Hoa cơng việc đồng chí Phí Thị Tuyết Đan đản nhiệm - Giúp lãnh phòng theo dõi cơng tác xây dựng củng cố quyền sở, quản lý hồ sơ, định biên tiền lương cán - Theo dõi đôn đốc việc đảm bảo vệ sinh toàn khu ự quan, trực tiếp đảm bảo khu vực Nhà văn phòng - Phục vụ nước uống cho quan, hội họp, Lãnh đạo - Mua sắm, quản lý, sử dụng đồ dùng phục vụ cho nhiệm vụ trang bị phòng họp, phòng Lãnh đạo - Tiếp khách làm nhiệm vụ khác theo phân cơng Chánh, Phó Chánh Văn phòng Cáp Thị Hương Kế tốn - Phụ trách cơng tác kết tốn khối hành văn phòng chế độ bảo hiểm xã hội: 19 - Quản lý tài chính, tài sản quan theo thẩm quyền luật định tham mưu ban hành vưn quản lý có liên quan - Lập kế hoạch theo dõi, làm nghiệp vụ kế toán thống kê, thu, chi toán chi phí phát sinh hàng ngày theo chế độ kế toán -Theo dõi, kiểm tra, đối chiếu thành toán cơng nợ, ấn chỉ, tiền thu phí, văn phòng phẩm kinh phí cấp phát hàng tháng, lập báo cáo tài quý năm - Làm thủ tục cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể, theo dõi, đôn đốc việc trích nộp kinh phí bảo hiểm xã hội, tham mưu Chánh văn phòng giải chế độ bảo hiểm xã hội cho đơn vị thuộc quan - Phòng điều hành cơng việc Văn phòng Chánh Văn phòng vắng Nguyễn Nhân viên - Phụ trách công tác quản lý nhân sự, lao động Trung tiền lương, kiêm quỹ Nam - Làm nghiệp vụ tham mưu văn tuyển dụng, nâng lương, chuyên ngạch, xác nhận quỹ tiền lương cho cán công chức, viên chức - Theo dõi hoạt động phận giao dịch, trực tiếp thu phí lệ phí phận giao dịch, tổng hợp tốn phí lệ phí hàng ngày vớ kế tốn, tốn ấn thuế hàng tháng với cục thuế, tổng hợp báo cáo kết giao dịch hàng quý - Làm nghiệp vụ quỹ: Giao dịch thành toán với kho bạc, thu, chi, vào sổ nhật ký, xử lý chứng từ cà toán với kế toán 20 - Tham gia cơng tác quản trị hành phòng theo nhiệm vụ chung Văn phòng Vũ Xuân Cường Lái xe - Thực nhiêm vụ theo quy chế làm việc quan, hợp đồng làm việc điều động trực tiếp Phó Văn phòng Văn phòng UBND huyện Ân Thi q trình hoạt động phòng, ban, ngành, đơn vị văn phòng có phối hợp điều hành, quản lý chặt chẽ với tạo nên đoàn kết, giúp đỡ lẫn công việc Để hướng tới mục tiêu chung, hoạt động văn phòng UBND phải xếp gọn nhẹ hiệu quả, đảm bảo hoạt động tổ chức mà đảm tính hợp lý, sáng tạo tổ chức máy Lãnh đạo văn phòng phải cầu nối nhân viên cán văn phòng Mọi cơng việc văn phòng đưa ý kiến thảo luận, bàn bác để đưa định đắn phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đặt Văn phòng UBND phải nhằm vào tiếp nhận khai thác thông tin, xử lý thông tin để truyền đạt thông tin cho phù hợp với định để từ soạn thảo nội dung hoạt động cho lãnh đạo 2.3 Thực trạng hoạt động văn phòng UBND huyện Ân Thi -Xây dựng chương trình cơng tác: Đã tham mưu giúp UBND huyện xây dựng triển khai chương trình cơng tác năm 2016 với nhiệm vụ trọng tâm cần tập trung đạo, điều hành nhằm thực thắng lợi tiêu phát triển KT-XH, ANQP địa bàn Xây dựng lịch công tác cụ thể hàng tuần, hàng tháng cho Thường trực HĐNDUBND huyện phù hợp theo chương trình cơng tác đề ra; đơn đốc đơn vị, phòng, ban, phường, xã việc xây dựng đề án, triển khai thực nghị quyết, định, thị, kết luận HĐND - UBND tỉnh Thực cơng tác tiếp cơng dân bố trí 01 cán chuyên trách phục vụ công tác tiếp công dân Trong năm giúp Thường trực HĐND - UBND trì 21 tốt cơng tác tiếp dân, trực tiếp nhận đơn thư kiến nghị; nắm bắt tổng hợp kịp thời thắc mắc, kiến nghị tham mưu cho UBND huyện bước giải ý kiến, kiến nghị công dân -Công tác tổ chức phục vụ họp HĐND UBND: Để tổ chức kỳ họp nhiệm kỳ HĐND khóa XIX nhiệm kỳ 2015-2020 thời gian, đạt kết tốt, Văn phòng phối hợp với phòng ban chuyên mơn xây dựng báo cáo, tờ trình, nghị đảm bảo chất lượng Các văn bản, tài liệu phục vụ kỳ họp gửi đến đại biểu HĐND thời gian quy định Tham mưu giúp UBND huyện tổ chức họp, hội nghị, họp UBND, họp giải công việc triển khai nhiệm vụ Các hội nghị họp chuẩn bị chu đáo nội dung khánh tiết -Công tác thông tin tổng hợp thực chế độ báo cáo: Công tác thông tin tổng hợp thực chế độ báo cáo Văn phòng thường xun trì thực tốt Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý Văn phòng có báo cáo gửi quan cấp Thường trực HĐND - UBND huyện, quan, đơn vị có liên quan Các chuyên viên tổng hợp phân công theo dõi lĩnh vực công tác Thường trực HĐND-UBND chủ động bám sát chương trình cơng tác HĐND-UBND thành phố, giúp HĐND-UBND xây dựng lịch cơng tác theo dõi tình hình hoạt động phòng ban, đơn vị, phường, xã.Giúp HĐND-UBND huyện kịp thời nắm bắt thông tin để lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động KT-XH, AN-QP địa bàn Chất lượng báo cáo nâng lên, công tác xử lý thông tin đảm bảo nhanh, kịp thời Sự phối hợp thực chế độ thơng tin báo cáo Văn phòng với Văn phòng Thành ủy, phòng ban, ngành, đồn thể, phường xã thuộc huyện tiếp tục trì -Cơng tác tham mưu soạn thảo, ban hành đôn đốc thực văn bản: Thực chức tham mưu, giúp HĐND-UBND soạn thảo ban hành loại văn bản, phận chuyên viên lãnh đạo Văn phòng thường 22 xuyên nghiên cứu, học tập kinh nghiệm nhằm bước nâng cao chất lượng văn ban hành Các văn soạn thảo, kiểm tra kỹ trước ban hành để hạn chế tối thiểu sai sót nội dung thể thức Ngồi văn đạo, báo cáo định kỳ, Văn phòng thường xuyên phối hợp tốt với phòng ban, đơn vị, xây dựng ban hành đề án, chương trình, kế hoạch theo phân công UBND huyện 23 CHƯƠNG III Đánh giá, nhận xét số kiến nghị 3.1 Đánh giá, nhận xét Các phòng ban, đơn vị văn phòng UBND huyện Ân Thi phối hợp với chặt chẽ công tác quản lý, điều hành, đạo hoạt động văn phòng để đạt mục tiêu chung Đối với văn phòng UBND nhà lãnh đạo văn phòng tổ chức hoạt động cách hợp lý, sáng tạo Từ phối hợp điều hành đố góp phần quan trọng tạo động lực hoạt động có hiệu văn phòng Các cán điều hành văn phòng phục vụ cho quản lý, lãnh đạo, điều hành chủ tịch UBND huyện phó chủ tịch UBND huyện Để cơng tác văn phòng đạt hiệu tốt phận văn phòng phải biết thu thập xử lý thơng tin cách nhanh nhất, xác Để từ đưa phương án tối ưu cho nhà lãnh đạo Các thành viên văn phòng UBND huyện làm việc đầy nhiệt tình thực tế thu nhiều kết coa công tác quản lý Song thực tế hiệu công tác ttổ chức thực kế hoạch phát triển kinh tế xã hội không cao nhân viên văn phòng chưa qua đao ftạo chuyên môn, nghiệp vụ Đi việc cán chừa đào tạo chun mơn việc dẫn đến giảm suất lao động làm việc chưa trang bị đầy đủ suất lao động làm việc chưa trang bị đầy đủ thiết bị máy móc 3.2 Những kiến nghị nhằm hồn thiện tổ chức hoạt động văn phòng Để làm tốt cơng tác tổ chức hoạt đơng văn phòng trước hết nhà lãnh đạo nhân viên văn phòng phải tự trang bị cho kiến thức tổng hợp văn phòng văn phòng phải trang bị trang thiết bị đại, văn phòng phải đặt nơi thống mát Chánh văn phòng, phó văn phòng phụ trách vấn đề nên thường xuyên phải hội ý, thảo luận ý kiến đề xuất Và phải ln đặt sách thưởng phạt khen chê kịp thời Những người hoàn thành tốt cơng việc phải khen thưởng, 24 người vi phạm phải nghiêm khắc phê phán -Thường xuyên cử cán tham gia lớp tập huấn công tác quản lý Nhà nước nghiệp vụ Văn thư -Lưu trữ tỉnh.Các cán văn phòng thống kê ,văn thư-lưu trữ cần bồi dưỡng thêm ngoại ngữ tin học văn phòng.Đồng thời UBND huyện ban hành quy định cơng tác quản lý, ban hành văn thuộc thẩm quyền UBND cấp huyện Ngoài UBND huyện cần tổ chức tổ tiếp dân tiếp nhận hoàn trả hồ sơ để giải thủ tục hành cho tổ chức, cá nhân theo yêu cầu -Áp dụng công nghệ đại,phần mềm vào hoạt động văn phòng -Các trang thiết bị phải bố trí thực khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực công việc Lãnh đạo cán văn phòng Bố trí thiết bị phù hợp, dễ nhìn, dễ sử dụng Kiểm tra loại máy móc hoạt động cho tốt bố trí hợp lí Trang bị thêm phương tiện hữu dụng phục vụ cơng việc máy điều hòa, hệ thống chiếu sáng - Rà soát xây dựng văn hướng dẫn, đạo việc thực quy định công tác Văn thư, Lưu trữ UBND huyện cần sớm xây dựng ban hành: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ hành, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu để hướng dẫn đơn vị thực quy định Nhà nước, Bộ - Quan tâm, đạo đơn vị trực thuộc bố trí cán làm cơng tác Lưu trữ đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ban hành theo Quyết định số 420/TTCP-VC ngày 29 tháng 05 năm 1993 Ban Tổ chức – Cán Chính phủ ( Nay Bộ Nội vụ ) việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức Lưu trữ Quyết định số 650/TCCP-VC ngày 20 tháng 08 năm 1993 việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức quản lý văn thư lưu trữ - Đầu tư kinh phí hàng năm cho cơng tác văn thư lưu trữ: cho công tác thu thập, chỉnh lý, xác định tiêu hủy tài liệu, bảo quản tài liệu, công tác nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin, mua sắm sửa chữa thiết bị phục vụ cho công tác thu thập bảo quản tài liệu lưu trữ theo điều Nghị định số 25 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ hướng dẫn Công văn số 2569/TC-HCSN ngày 27/06/2000 Bộ Tài bố trí kinh phí cho kho lưu trữ - Cần có chế sách khen thưởng đơn vị cá nhân làm tốt công tác văn thư, động viên đời sống vật chất, tinh thần cán làm công tác văn thư, lưu trữ, giúp họ thêm yêu nghề yên tâm công tác cống hiến; - Cần đẩy mạnh công tác hướng dẫn nghiệp vụ song song với tra, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ 26 KẾT LUẬN CHUNG Hoạt động quan nhà nước để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu đời sống nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển Do đó, Văn phòng nói riêng UBND nói chung cần làm tốt cơng việc để đáp ứng nhu cầu nhân dân phát triển đất nước.Trên số nội dung em tìm hiểu được.Trong trịnh học tập trường Đại học Đại Học Nội Vụ Hà Nội, dìu dắt, dạy dỗ thầy giáo, đặc biệt giảng viên Nguyễn Đăng Việt hết lòng truyền đạt kiến thức môn kỹ tổ chức kiểm tra QTVP Bản thân em tiếp thu tích luỹ nội dung cốt lõi để bước đầu làm quen với hoạt động văn phòng Qua đó, thân em hiểu rõ hoạt động văn phòng văn phòng UBND công tác tổng hợp kiến thức, khả giao tiếp hiểu biết khả tư độc lập, tính sáng tạo Với kinh nghiệm thực tiễn tổ chức hoạt động văn phòng yếu, lực hạn chế, kiến thức văn phòng chưa đạt đến độ chín muồi nên viết chắn gặp nhiều thiếu sót Em mong bảo thầy cô giáo để ngày tiến học tập thực tế công việc sau trường nhận công tác Em xin chân thành cảm ơn! 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị văn phòng-GS-TS Nguyễn Hữu Tri 28 PHỤ LỤC Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Bộ phận văn thư –lưu trữ Bộ phận quản trị Bộ phận hành – tổng hợp Bộ phận kế toán 29 Bộ phận tiếp dân tiếp nhận hồ sơ Bộ phận tham mưu ... quát UBND huyện Ân Thi Chương II Thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng UBND Chương III Giải pháp hồn thi n tổ chức hoạt động văn phòng UBND huyện Ân Thi CHƯƠNG I Giới thi u UBND chức nhiệm vụ UBND. .. hoạt động văn phòng, hiểu quản trị văn phòng. Chính em chọn đề tài Khảo sát, ánh giá tổ chức hoạt động văn phòng UBND Huyện Ân Thi để nghiên cứu hiểu rõ văn phòng MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Văn phòng. .. 2.2 Thực trạng cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Ân Thi 13 2.2.1 Cơ cấu tổ chức 13 2.3 Thực trạng hoạt động văn phòng UBND huyện Ân Thi 21 CHƯƠNG III 24 Đánh giá, nhận xét