THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên mơn dẫn tơi để tơi hồn thành tiểu luận Trong q trình làm cá nhân cố gắng song khơng thể tránh khỏi sai xót, tơi mong nhận dạy ý kiến đóng góp từ quý thầy cô để làm hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài: “Thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức” Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua.Tơi xin chịu trách nhiệm có khơng trung thực, gian lận viết tôi, xin chịu trách nhiệm với lời cam đoan DANH MỤC VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG CVP Chánh văn phòng TGĐ Tổng giám đốc HĐQT Hội đồng quản trị CNV Công nhân viên TSCĐ Tài sản cố định CTVP Cơng tác văn phòng CNTT Công nghệ thông tin MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN I MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cấu trúc đề PHẦN II NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 1.1 Tổng quan Công ty cổ phần Hiền Đức 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty CP Hiền Đức 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.3.1 Chức 1.3.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.3.3 Phòng Hành – Nhân Chương THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 2.1 Cơ sở lý luận tổ chức hoạt động văn phòng doanh nghiệp 2.1.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 13 2.1.4 Nguyên tắc hoạt động văn phòng doanh nghiệp 15 2.2 Thực trạng cấu tổ chức Văn phòng Cơng ty cở phần Hiền Đức 16 2.2.1 Kết cấu máy văn phòng Cơng ty cở phần Hiền Đức 16 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Cơng ty cở phần Hiền Đức 17 2.3 Hoạt động Văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức 19 2.3.1 Công tác quản lý nhân 19 2.3.2 Tổng hợp, Thu thập xử lý thông tin 21 2.3.3 Công tác lễ tân 22 2.3.4 Cơng tác kế tốn, tài 22 2.3.5 Công tác hậu cần, quản trị thiết bị sở vật chất 23 2.4.Nhận xét, đánh giá 24 2.4.1.Ưu điểm 24 2.4.2.Nhược điểm 24 2.4.3.Nguyên nhân 25 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ VIỆC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 26 3.1.Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo nhân viên văn phòng doanh nghiệp 26 3.2 Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức kỹ chun mơn nghiệp vụ văn phòng vào nhân 27 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng 28 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC 32 PHẦN I MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Thời kỳ bùng nổ thông tin doanh nghiệp quan tâm đến việc thu thập xửa lý thơng tin để đưa định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu cho doang nghiệp xã hội Hiện người ta cho yếu tố định đến việc thành bại doanh nghiệp lợi thông tin coi quan hệ sống với doanh nghiệp Chúng ta biết hoạt động thông tin gắn liền với cơng tác văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng doanh nghiệp Mơ hình tổ chức loại danh nghiệp giúp cho người đọc hiểu sâu tổ chức hoạt động loại hình văn phòng doanh nghiệp Cụ thể hiểu thành viên loại hình doanh nghiệp, vốn, quyền hạn, nghĩa vụ doanh ngiệp Bên cạnh đó, tìm hiểu cấu tổ chức hoạt động doanh nghiệp giúp phần cho bạn đọc hiểu rõ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp Vì vậy, tơi chọn đề tài “Thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức” làm đề tài nghiên cứu để hiểu biết sâu tổ chức hoạt động văn phòng doanh nghiệp Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: cấu tổ chức, hoạt động văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức - Phạm vi nghiên cứu: toàn tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: đánh giá cách tồn diện khách quan tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức, từ đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức hoạt động Cơng ty - Nhiệm vụ nghiên cứu: phân tích làm rõ thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức Đánh giá hạn chế, kết rút số nguyên nhân cụ thể, từ đưa giải pháp để nâng cao vai trò việc tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty thời gian qua để áp dụng , đổi cho tương lai Cấu trúc đề Cấu trúc tiểu luận gồm phần: Chương 1: Khái quát chung Công ty Cổ phần Hiền Đức Chương 2: Thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty Cổ phần Hiền đức Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu việc tổ chức hoạt động văn phòng Công ty cổ phần Hiền Đức PHẦN II NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 1.1 Tổng quan Công ty cổ phần Hiền Đức Tiền thân Công ty Cổ phần Hiền Đức công ty Trách nhiệm hữu hạn Hiền Đức thành lập ngày 01/11/2004, thay đổi đăng ký kinh doanh lần thứ 4, số đăng ký: 0103017192 cấp ngày 06/10/2009 phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC Tên giao dịch: Hienduc Corporation Tên viết tắt: CÔNG TY CP HIỀN ĐỨC Địa chỉ: 57 Trần Quốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại: 04.394.12357 Fax: 04.394.12359 Email: info@hienduc.com.vn Website: www.hienduc.com.vn Vốn điều lệ: 623.568.000 đồng (Sáu trăm hai mươi ba tỷ năm trăm sáu mươi tám triệu đồng) Chủ tịch Hội đồng Quản trị: Bà Lê Thị Thơm Tổng Giám Đốc: Lê Thị Luận Phó Tổng Giám đốc: Lê Đình Thuận Hiện Cơng ty CP Hiền Đức ngày lớn mạnh chiếm lĩnh thị trưởng khơng Miền Bắc mà Miền Trung, Miền Nam Với đà phát triển tương lai khơng xa cơng ty CP Hiền Đức có dự án vượt khỏi quốc gia góp phần không nhỏ cho lớn mạnh đất nước 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty CP Hiền Đức [Xem Phụ lục 01] 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.3.1 Chức Công ty CP Hiền Đức công ty hoạt động nhiều lĩnh vực xây dựng kinh doanh bất động sản, khách sạn, nhà hàng, siêu thị, chợ, trung tâm thương mại, khu vui chơi giải trí, lữ hành, dự án hộ cao cấp cho thuê… Công ty CP Hiền Đức có tư cách pháp nhân riêng, có tài khoản Ngân hàng Cơng thương, có dấu riêng có trụ sở làm việc tại: 57 Trần Quốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội 1.3.2 Nhiệm vụ quyền hạn Công ty CP Hiền Đức với mạnh Xây dựng Bất động sản hoạt động khắp nước cơng ty có dự án lớn Hà Nội, Thanh Hóa, Bình Thuận, Thành phố Hồ Chí Minh Các ngành nghề Kinh doanh chủ yếu bao gồm: Là công ty thương mại hình thành phát triển từ năm 2004, Cơng ty cổ phần Hiền Đức phát triển ngành nghề kinh doanh đa dạng bao gồm: - Thiết kế kiến trúc cơng trình xây dựng dân dụng cơng nghiệp - Giám sát thi công xây dựng: loại công trình: dân dụng, hạ tầng kỹ thuật; Lĩnh vực chuyên mơn giám sát: xây dựng – hồn thiện; - Xây dựng cơng trình dân dụng, cơng trình cơng nghiệp, cầu đường, khu du lịch, nhà ở, khu văn hóa, cơng trình thể thao, cơng trình thương mại, cơng trình thủy lợi, cơng trình đường ống cấp nước, cơng trình hạ tầng kỹ thuật, hạng mục cơng trình; - Đổ hồn thiện bê tơng; - Dựng, lắp kết cấu thép bê tông đúc sẵn; - Thi công, xử lý kết cấu gạch đá; - Trang trí nội, ngoại thất cơng trình; - Kinh doanh vật liệu xây dựng, tơ, xe máy, máy móc thiết bị ngành xây dựng, công nghiệp, đồ thủ công mỹ nghệ, may mặc, giày dép, đồ nội thất, thủy hải sản; - Sản xuất giường tủ, bàn ghế; - Sản xuất sản phẩm từ gỗ, tre, nứa, rơm rạ, vật liệu bện tết; - Sản xuất sợi, dệt vải, hàng đan, móc hồn thiện sản phẩm dệt; - Lữ hàng nội địa, lữ hành quốc tế dịch vụ phục vụ khách du lịch (không bao gồm kinh doanh quán Bar, phòng hát karaoke, vũ trường); - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà khách, biệt thự, hộ, khu vui chơi giải trí, chợ, siêu thị, mặt trung tâm thương mại; - Mua bán đồ dùng cá nhân gia đình; - Tư vấn du học; - Đại lý mua, đại lý bán ký gửi hàng hóa; - Dịch vụ vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách tơ; - Xuất nhập khẩu mặt hàng Công ty kinh doanh; - Kinh doanh bất động sản; - Môi giới bất động sản; - Định giá bất động sản; - Dịch vụ sàn giao dịch bất động sản Trong lĩnh vực kinh doanh chủ yếu Công ty cổ phần Hiền Đức kinh doanh bất động sản, bao gồm: mặt kinh doanh trung tâm thương mại, văn phòng cho thuê, khu du lịch nghỉ dưỡng hộ dịch vụ cho người nước thuê 1.3.3 Phòng Hành – Nhân a) Chức năng, nhiệm vụ Hiện phòng Hành – Nhân (HC-NS) Công ty cổ phần Hiền Đức gồm: Trưởng phòng HC-NS, nhân viên HC-NS phận giúp việc khác - Chức phòng HC-NS có chức giúp quản lý HĐQT, giúp việc điều hành TGĐ công ty  Chức tham mưu, tổng hợp: Đề xuất ý kiến để lãnh đạo quan tổ chức công việc, điều hành máy thực chức nhiệm vụ chung quan;Thu thập, truyền tải xử lý thông tin; Phục vụ điều hành lãnh đạo quan;  Công tác hậu cần: Tổ chức, xếp bảo đảm điều kiện, vật chất, phương tiện cho quan văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc quan, tổ chức họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị chuyến cơng tác cho lãnh đạo, kinh phí, y tế mơ trường… - Nhiệm vụ phòng HC-NS:  Xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ doanh nghiệp Theo dõi đôn đốc đơn vị thuộc Cơng ty thực chương trình Sắp xếp lịch công tác tuần HĐQT TGĐ công ty;  Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực đình kỳ năm, quý, tháng;  Biên tập báo cáo thường kỳ Công ty văn khác HĐQT TGĐ giao;  Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, xác phục vụ việc quản lý HĐQT TGĐ;  Bảo đảm tính pháp lý văn HĐQTvà TGĐ Công ty ban hành;  Xây dựng quy chế thuộc lĩnh vực công tác văn phòng Cơng ty;  Tổ chức việc ch̉n bị nội dung tài liệu cho hội họp, chuyến - Lập thông báo tuyển dụng, liên hệ trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho thư ký đăng báo - Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ khơng đạt, lên danh sách trình CVP/Giám Đốc - Lập – gửi thư mời test theo yêu cầu CVP, điện thoại báo ứng viên ngày test, chuẩn bị test – phòng test, chuyển test cho CVP, lên danh sách kết test, thông báo ứng viên không đạt thư - Lên danh sách vấn, thông báo ứng viên phòng vấn điện thoại thư, tổ chức vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu lịch nhận việc, lập giấy nhận việc - Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế tốn tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên thử việc - Quản lý hồ sơ, lý lịch CNV tồn Cơng ty: lưu hồ sơ CNV file theo phận Lập danh sách CNV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng - Quản lý hồ sơ lý lịch ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách vấn Thủ tục tuyển dụng, hồ sơ đợt tuyển dụng loại chức danh lưu giữ riêng theo thứ tự danh sách - Quản lý hồ sơ CNV nghỉ việc: tất CNV nghỉ việc lưu theo thứ tự thời gian, CNV nghỉ việc rút lại hồ sơ phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách CNV nghỉ việc theo thời gian, danh sách CNV nghỉ việc tương tự danh sách CNV thời - Quản lý việc đào tạo công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ sở đào tạo, làm thủ tục cho CNV đào tạo, lưu cấp – chứng đào tạo CNV, đánh giá kết đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo 20 - Quản lý phân phát biểu mẫu liên quan đến hành chánh nhân sự: lưu biểu mẫu máy, in biểu mẫu lưu bìa còng biểu mẫu theo phận, hàng tuần chủ động thông tin cho phận tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần photo biểu mẫu theo yêu cầu tự làm thủ tục toán - Đề xuất phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp cho người lao động tổ chức thực - Lập định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu Trưởng phòng thực thủ tục liên quan - Thực chấm cơng cho nhân viên văn phòng lập bảng tổng kết công, công tăng ca, chuyển cho CNV ký tên, chuyển CVP duyệt, chuyển Kế tốn để tính lương cho nhân viên Trong q trình chấm cơng, phát nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất CVP hướng xử lý - Quản lý nghỉ phép CNV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo trường hợp CNV nghỉ vô kỷ luật (không phép) cho CVP - Thực cơng việc khác Trưởng phòng phân cơng 2.3.2 Tổng hợp, Thu thập xử lý thông tin - Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung Công ty; - Tiếp nhận thông tin, báo cáo phòng ban, xưởng sản xuất, cửa hàng; - Thực việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; - Xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch cơng tác chung doanh nghiệp; - Chuẩn bị nội dung họp, hội nghị; - Rà soát, tham mưu cho lãnh đạo công tác ban hành văn bản; 21 - Phụ trách công tác pháp lý cho hoạt động doanh nghiệp Trực tiếp quan hệ làm việc với quan bảo vệ pháp luật, quan báo chí truyền thông lĩnh vực liên quan tới hoạt động doanh nghiệp - Quản lý tổ chức kiện liên quan tới công tác quảng bá hình ảnh Cơng ty, cơng tác truyền thơng, tuyên truyền, hội chợ, triển lãm nước quốc tế 2.3.3 Công tác lễ tân - Lễ tân người làm việc phận tiền sảnh Cơng ty - Có nhiệm vụ trả lời điện thoại, tiếp nhận cung cấp thông tin, giải yêu cầu khách, chào đón làm thủ tục - Lễ tân thường người tiếp xúc làm việc với khách hàng, đảm bảo gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho Công ty, định thành cơng giới thiệu, quảng bá hình ảnh Công ty, thu hút khách hàng tiềm giữ chân khách hàng trung thành 2.3.4 Công tác kế tốn, tài - Kiểm tra đối chiếu số liệu đơn vị nội bộ, liệu chi tiết tổng hợp - Kiểm tra định khoản nghiệp vụ phát sinh - Kiểm tra cân đối số liệu kế toán chi tiết tổng hợp - Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý khớp với báo cáo chi tiết - Hạch tốn thu nhập, chi phí, khấu hao, TSCĐ, cơng nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT báo cáo thuế khối văn phòng CT, lập tốn văn phòng cơng ty - Theo dõi cơng nợ khối văn phòng cơng ty, quản lý tổng qt cơng nợ tồn cơng ty Xác định đề xuất lập dự phòng xử lý cơng nợ phải thu khó đòi tồn cơng ty 22 - In sổ chi tiết tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp theo cơng ty theo quy định - Lập báo cáo tài theo quý, tháng, năm báo cáo giải trình chi tiết - Hướng dẫn xử lý hạch toán nghiệp vụ kế tốn - Tham gia phối hợp cơng tác kiểm tra, kiểm kê đơn vị sở - Cải tiến phương pháp hạch toán chế độ báo cáo - Thống kê tổng hợp số liệu kế tốn có u cầu - Cung cấp số liệu cho ban giám đốc đơn vị chức có u cầu - Giải trình số liệu cung cấp hồ sơ, số liệu cho quan thuế, kiểm toán, tra kiểm tra theo yêu cầu phụ trách Văn phòng - Kiến nghị đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến - Lưu trữ liệu kế tốn theo quy định 2.3.5 Cơng tác hậu cần, quản trị thiết bị sở vật chất - Quản lý việc sử dụng thiết bị, sở vật chất Cơng ty Có kế hoạch điều phối sử dụng hiệu quả, chống thất thoát tài sản - Quản lý xây dựng kế hoạch, chương trình, quy trình, biện pháp, giải pháp kỹ thuật cơng tác quản trị hệ thống mạng tồn Cơng ty kết hợp với phòng, đơn vị trực thuộc để tổ chức quản lý, phát triển toàn hệ thống mạng phần mềm quản lý Công ty - Trực tiếp lập kế hoạch tu, bảo dưỡng sở vật chất thiết bị theo định kỳ năm, quý - Trực tiếp tổng hợp đề nghị danh mục mua sắm thiết bị, sửa chữa nhỏ, xây dựng bản, … theo phân bổ tài năm đơn vị gởi lên trình hội đồng mua sắm Cơng ty phê duyệt 23 - Chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra xử lý kịp thời việc sử dụng tài sản, sửa chữa sở vật chất, cảnh quan môi trường: nhà cửa, đất đai, đường xá, sân bãi, cối, trang thiết bị đơn vị quản lý sử dụng - Chủ trì việc lý, xử lý tài sản vật tư hư hỏng không dùng đến để bảo đảm tận dụng tiết kiệm sử dụng - Quản lý sử dụng có hiệu lao động, sở vật chất phương tiện, thiết bị Công ty giao - Thực nhiệm vụ khác theo phân công Tổng giám đốc 2.4 Nhận xét, đánh giá 2.4.1 Ưu điểm Hầu hết hoạt động nghiệp vụ thực theo quy trình định, có phân cơng trách nhiệm giai đoạn thực quy trình Việc thực các nghiệp vụ văn phòng Cơng ty đạt thành tựu đáng kể Các nhân cơng ty có phối hợp giúp đỡ lẫn để hồn thành nhiệm vụ, có tinh thần trách nhiệm cao công việc Luôn thực tốt hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ cấp 2.4.2 Nhược điểm Các nhân viên làm việc đạt hiệu chưa cao, công việc bị chồng chéo, nhân q nhiều khó kểm sốt từ tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân có tính trốn việc Cơng việc chồng chéo, cồng kềnh, giải chậm, sai sốt người đứng đầu phải chịu Hệ thống sở vật chất chưa thực hợp lý khoa học, chưa tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc 24 Lãnh đạo chưa bao quát hết nhân viên mình, tâm lý làm việc nhân viên khơng thoải mái làm việc Cách bố trí phòng làm việc chưa khoa học, xếp công việc chưa hợp lý, chưa tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải cơng việc Chưa có hệ thống văn quy định cách cụ thể, rõ ràng quy trình nghiệp vụ hành văn phòng Một số quy trình nghiệp vụ thực chưa với quy trình soạn thảo văn bản, giải văn bản, chỉnh lý tài liệu Việc đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn nghiệp vụ văn phòng doanh nghiệp chưa diễn thường xuyên liên tục 2.4.3 Nguyên nhân Việc phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng cụ thể Hoạt động kiểm tra, tra giải xử lý vi phạm quy chế cơng tác văn phòng chưa thực nghiêm túc triệt để Không xây dựng công cụ thống kê tra cứu tài liệu lưu trữ, tạo khó khăn lớn cho cơng tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu công ty Việc quản lý tài liệu không thực chặt chẽ thống  Tiểu kết Trong chương 2, tìm hiểu sở lý luận văn phòng doanh nghiệp đề cập đến thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức Từ tơi rút số nhận xét tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức, sở để đưa giải pháp để nâng cao hiệu tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức chương 25 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ VIỆC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 3.1 Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo nhân viên văn phòng doanh nghiệp  Đối với lãnh đạo - Lãnh đạo công ty cần nhận thức vị trí, vai trò cơng tác văn phòng quan - Cơng tác văn phòng nhìn tổng thể hoạt động cơng ty phận, phận kết nối vô quan trọng thiếu cho bất ký công việc công ty - Muốn cơng tác văn phòng đạt chất lượng vai trò quản lý quan trọng, việc định hướng đạo phải sát thực tế mang lại hiệu cao CVP cần nghiên cứu sâu văn CTVP, học tập, rút kinh nghiệm từ phương pháp cách làm hay quan khác để tham mưu cho Giám đốc vận dụng cơng ty - Khuyến khích động viên kịp thời để nhân viên hiểu rõ vai trò vị trí mà cơng tác - Lãnh đạo nên tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên làm công tác văn thư phát huy lực thân Nên lắng nghe tiếp thu ý kiến đóng góp nhân viên điều giúp cho cá nhân họ làm việc hăng hái, nhiệt tình - Tuyển dụng nhân có trình độ chun mơn nghiệp vụ, ngoại ngữ, hiểu biết xã hội, kỹ giao tiếp  Đối với nhân viên văn phòng Nhân viên phải tự đánh giá hoạt động cơng tác văn phòng, n tâm cơng tác, xem cơng tác làm sợi đỏ xuyên suốt 26 trình hoạt động quan, mà thiếu quan hoạt động bị đình trệ Nhận thức vai trò vị trí vai trò vị trí cơng việc làm tơn trọng nghề nghiệp 3.2 Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức kỹ chun mơn nghiệp vụ văn phòng vào nhân Trong thời kỳ đại hóa ngày nay, việc thích ứng với chế thị thường có hiệu cao đòi hỏi phải có q trình, điều có nghĩa phải tổ chức đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành văn phòng Con người trung tâm, chủ thể Văn phòng cần có quan tâm tới đội ngũ cán nhân viên làm công tác văn phòng Đối với đội ngũ nhân viên văn phòng nên: - Tuyển dụng nhân có trình độ chun mơn nghiệp vụ, ngoại ngữ, hiểu biết xã hội, kỹ giao tiếp,… - Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho họ áp dụng kiến thức đào tạo vào thực tiễn công việc, khơi dậy tính sáng tạo nhân viên - Có hình thức đãi ngộ phù hợp biện pháp thúc đẩy nhân viên làm việc, đồng thòi có hình thức kỷ luật thích đáng trường hợp vi phạm Qua người nâng cao tinh thần tự giác, có thái độ nghiêm túc việc thực Họ tự có hành động tích cực tự thân nhận thức trách nhiệm cơng việc Trong trình đánh giá, biểu nhiều mặt tích cực thi có khen thưởng Việc làm sai xử phạt, làm khen thưởng từ lâu sách đối đãi nhân vơ hiệu Theo dõi, kiểm tra giám sát trình 27 thực nghiệp vu để đảm bảo thực thống nhất, quy trình hiệu 3.3 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng Cơng nghệ thông tin ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiểu cao Việc ứng dụng CNTT CTVP nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ CTVP, từ thủ cơng sang tự động hóa bán tự động khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay người, đồng thời nâng cao suất lao động cán bộ, nhân viên văn phòng Ứng dụng CNTT vào CTVP phần mềm quản lý văn đi, đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm cao suất chất lượng, hiệu công việc, tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi thông tin nội mạng Internet Đồng thời tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn bản, giấy tờ ngày gia tăng Hiện nghiệp vụ soạn thảo văn thường biết đến với chương trình soạn thảo văn Microsoft Word Microsoft với công dụng vô tiện lợi Nhưng ứng dụng hạn chế máy gặp trục trặc hoăc máy tính khơng thể chạy khơng thể thảo tiếp văn Cho nên xuất nhiều ứng dụng văn phòng cho phép soạn thảo văn trực tuyến cách miễn phí, cho phép truy cập cập nhật liệu lúc nơi với máy tính kết nối internet Những chương trình soạn thảo văn trực tuyến hay nay: - Google Docs & Spreadsheets (docs.google.com) - ThinkFree (thinkfree.com) Một phần mềm hỗ trợ đắc lực Văn phòng điện tử (eOffice) eOffice hệ thống phần mềm đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ cơng việc trực tuyến mạng máy tính Các hoạt động 28 eOffice là: quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng, quản lý thông báo chung, quản lý gửi nhận email, chia sẻ file, video conference, chatting, trưng cầu ý kiến, quản lý tin nhắn di động, hệ thống đọc tin RSS, quản lý trình duyệt văn đi, quản lý hồ sơ công việc, khai thác thông tin quản trị hệ thống, … Về sở vật chất, tất thiết bị cung cấp cho CTVP công ty máy móc đại Để đảm bảo CTVP thực tốt thiết phải đảm bảo tốt thiết phải đảm bảo hệ thống máy tính, máy photo, máy in, … ln bảo trì, bảo dưỡng định kỳ Trong trường hợp cần thiết thành lập phận kỹ thuât chuyên nghiệp kiêm nhiệm công ty để đảm bảo điều kiện sở vật chất cho tồn cơng ty, khơng riêng phận văn thư quan  Tiểu kết Trong chương 3, nêu số giải pháp để nâng caovề việc tổ chức hoạt động Văn phòng cơng ty cổ phần Hiền Đức Những vấn đề nêu đề gắn liền với thực tiễn qua cơng tác tìm hiểu phân tích đưa nhận xét đánh giá cách khách quan chân thực cho Công ty cổ phần Hiền Đức 29 KẾT LUẬN Văn phòng phận khơng thể thiếu doanh nghiệp nào, nơi dây diễn cơng việc hành vụ đảm bảo công tác hậu cần cho hoạt động doanh nghiệp Để lãnh đạo phận văn phòng đảm bảo thực đầy đủ có hiệu chức nhiệm vụ văn phòng , doanh nghiệp cần làm tốc công tác tổ chức hoạt động doanh nghiệp văn phòng ổn định Cơng tác văn phòng quan tổ chức chuỗi hoạt động Là chỉnh thể, khâu, q trình có vị trí khác lại có mói quan hệ khăng khít mật thiết với Nếu có thiếu sót cơng đoạn ảnh hưởng đến cơng đoạn khác, chí làm gián đoạn trình CTVP Mặc dù CTVP có từ lâu, song vài năm trở lại khơng người coi công việc vụ, giấy tờ đơn người làm hành văn thư nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá CTVP cần phải nhìn nhận lại 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền(2012), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Đại học hinh tế quốc dân; Nguyễn Hải Sản(1998), Giáo trình Quản trị học,NXB Thống Kê; Một số tài liệu liên quan Công ty cổ phần Hiền Đức cung cấp; Web: www.hienduc.com.n www.tailieu.vn 31 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01: Cơ cấu tổ chức Công ty CP Hiền Đức 32 PHỤ LỤC 01: Cơ cấu tổ chức Công ty CP Hiền Đức Phòng Hành chính- Nhân Phòng Tài – Kế tốn Hội đồng Phòng Quản lý dự án Tổng giám đốc Ban giám đốc Phòng Kinh doanh Phó TGĐ Chi nhánh Thanh Hóa Chi nhánh Hồ Chí Minh Chi nhánh Bình Thuận Chi nhánh Phú Thọ ... Cơng ty cổ phần Hiền Đức Từ tơi rút số nhận xét tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức, sở để đưa giải pháp để nâng cao hiệu tổ chức hoạt động văn phòng Công ty cổ phần Hiền Đức chương... cơng ty Việc tìm hiểu thông tin quy định làm việc công ty giúp hiểu phần tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty Chương THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 2.1... Chương 2: Thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty Cổ phần Hiền đức Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu việc tổ chức hoạt động văn phòng Công ty cổ phần Hiền Đức PHẦN II NỘI DUNG Chương