Khảo sát đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Hiền Đức

LỜI CẢM ƠN Qua thời gian tìm hiểu nghiên cứu Công ty Cổ phần Hiền Đức, em rút nhiều kinh nghiệm thực tế mà ngồi ghế nhà trường em chưa biết Để có kiến thức kết thực tế ngày hôm nay, trước hết em xin chân thành cảm ơn thầy giáo khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình giảng dạy giúp đỡ em suốt trình học tập nghiên cứu Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán nhân viên Công ty Cổ phần Hiền Đức giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt tiểu luận Do điều kiện thời gian nhận thức trình độ chun mơn thân hạn chế nên tiểu luận tránh khỏi thiếu xót, kính mong bảo, đóng góp ý kiến thầy cô giáo để tiểu luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài kết làm việc nghiêm túc thân Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng luận SINH VIÊN BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt CBNV HCNS HTQLCL VP NQT Chữ viết đầy đủ Cán nhân viên Hành nhân Hệ thống quản lý chất lượng Văn phòng Nhà quản trị MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận, phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Bố cục đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 1.1 Tổng quan Công ty cổ phần Hiền Đức .4 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty CP Hiền Đức 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .4 1.3.1 Chức 1.3.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.3.3 Phòng Hành – Nhân Tiểu kết chương CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN HIÊN ĐỨC XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP ĐÁP ỨNG YÊU CẦU TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 2.1 Cơ sở lý luận Nhà quản trị văn phòng 2.2 Tìm hiểu vai trò nhà quản trị văn phòng Cơng ty CP Hiền Đức 12 2.2.1 Vai trò thơng tin Nhà quản trị văn phòng 12 2.2.2 Vai trò lãnh đạo Nhà quản trị văn phòng .13 2.2.3 Vai trò quan hệ với người Nhà quản trị văn phòng 15 2.2.4 Một số vai trò khác Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 16 2.2.5 Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập 16 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 22 3.1 Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm .23 3.1.3 Nguyên nhân 23 3.2 Các giải pháp nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác văn phòng Cơng ty CP Hiền Đức 24 3.2.1 Nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng công tác tổ chức thu thập thông tin .24 3.2.2 Nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác lãnh đạo, quan hệ với người 24 3.2.3 Một số giải pháp khác 25 Tiểu kết chương .26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại, lĩnh vực đời sống, người giữ vị trí quan trọng số Doanh nghiệp coi xã hội thu nhỏ người nguồn lực quan trọng quý giá Tuy nhiên, để hoạt động doanh nghiệp tồn phát triển cần tới nhà quản trị tài giỏi để lãnh đạo toàn thành viên tổ chức Nhà quản trị nhân tố đóng vai trò định tới sống còn, phát triển tổ chức, doanh nghiệp Họ ví người chèo lái thuyền biển.Nếu nhà quản trị đủ tài giỏi để chèo lái với đồng lòng thành viên tổ chức thuyền đến mục tiêu định Nếu khơng, thuyền bị bật đổ trước trận cuồng phong biển Như vậy, vai trò nhà quản trị tổ chức, doanh nghiệp vô quan trọng, đặc biệt vai trò nhà quản trị văn phòng văn phòng phận chuyên môn, máy giúp việc tổng hợp lãnh đạo quan, doanh nghiệp Nó đảm bảo cho hoạt động lãnh đạo trôi chảy, thuận lợi, hiệu thông Nhận thức tầm quan trọng vấn đề với mong muốn tìm hiểu, khảo sát, đưa đánh giá, nhận định cụ thể vai trò nhà quản trị văn phòng em định lựa chọn“Khảo sát đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Hiền Đức Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập” làm đề tài nghiên cứu Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Hiền Đức Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Phạm vi nghiên cứu đề tài công tác văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức - Mục đích nghiên cứu Đánh giá cách tồn diện, khách quan vai trò nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức, từ đưa giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng Cơng ty giai đoạn Nghiên cứu để xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập - Nhiệm vụ nghiên cứu Phân tích làm rõ thực trạng vai trò nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần Hiền Đức Bước đầu đánh giá kết quả, hạn chế rút số nguyên nhân bản, từ đưa giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng Cơng ty thời gian tới Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Cơ sở phương pháp luận, phương pháp nghiên cứu Phương pháp điều tra thực tiễn: khảo sát cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Công ty cổ phần Hiền Đức vai trò nhà quản trị văn phòng Công ty Phương pháp thu thập xử lý thơng tin: Nghiên cứu, tìm hiểu thu thập tài liệu liên quan đến đề tài từ sàng lọc tài liệu cần thiết cho việc nghiên cứu Thu thập, xử lý thông tin Nhà quản trị văn phòng để từ xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu hội nhập Phương pháp tổng hợp đánh giá: quan sát, tìm hiểu nghiên cứu tài liệu, từ tổng hợp đánh giá Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài cơng trình khoa học có ý nghĩa lý luận thực tiễn Từ kết nghiên cứu đề tài góp phần làm sở thực tiễn lý luận để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng, xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập Là sở khoa học cho việc định hướng vai trò, hình ảnh Nhà quản trị văn phòng Bố cục đề tài Bài tiểu luận gồm phần: Chương 1: Khái quát công ty cổ phần Hiền Đức Chương 2: Vai trò nhà quản trị văn phòng cơng ty cổ phần Hiền Đức Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đpá ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp công ty cổ phần Hiền Đức CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 1.1 Tổng quan Công ty cổ phần Hiền Đức Tiền thân Công ty Cổ phần Hiền Đức công ty Trách nhiệm hữu hạn Hiền Đức thành lập ngày 01/11/2004, thay đổi đăng ký kinh doanh lần thứ 4, số đăng ký: 0103017192 cấp ngày 06/10/2009 phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC Tên giao dịch: Hienduc Corporation Tên viết tắt: CÔNG TY CP HIỀN ĐỨC Địa chỉ: 57 Trần Quốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại: 04.394.12357 Fax: 04.394.12359 Email: info@hienduc.com.vn Website: www.hienduc.com.vn Vốn điều lệ: 623.568.000 đồng (Sáu trăm hai mươi ba tỷ năm trăm sáu mươi tám triệu đồng) Chủ tịch Hội đồng Quản trị: Bà Lê Thị Thơm Tổng Giám Đốc: Lê Thị Luận Phó Tổng Giám đốc: Lê Đình Thuận Hiện Công ty CP Hiền Đức ngày lớn mạnh chiếm lĩnh thị trưởng không Miền Bắc mà Miền Trung, Miền Nam Với đà phát triển tương lai không xa cơng ty CP Hiền Đức có dự án vượt khỏi quốc gia góp phần khơng nhỏ cho lớn mạnh đất nước 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty CP Hiền Đức Phụ lục 01 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.3.1 Chức + Công ty CP Hiền Đức công ty hoạt động nhiều lĩnh vực xây dựng kinh doanh bất động sản, khách sạn, nhà hàng, siêu thị, chợ, trung tâm thương mại, khu vui chơi giải trí, lữ hành, dự án hộ cao cấp cho th… + Cơng ty CP Hiền Đức có tư cách pháp nhân riêng, có tài khoản Ngân hàng Cơng thương, có dấu riêng có trụ sở làm việc tại: 57 Trần Quốc Toản – Hồn Kiếm – Hà Nội 1.3.2 Nhiệm vụ quyền hạn + Công ty CP Hiền Đức với mạnh Xây dựng Bất động sản hoạt động khắp nước cơng ty có dự án lớn Hà Nội, Thanh Hóa, Bình Thuận, Thành phố Hồ Chí Minh + Các ngành nghề Kinh doanh chủ yếu bao gồm: Là cơng ty thương mại hình thành phát triển từ năm 2004, Công ty cổ phần Hiền Đức phát triển ngành nghề kinh doanh đa dạng bao gồm: - Thiết kế kiến trúc cơng trình xây dựng dân dụng cơng nghiệp - Giám sát thi cơng xây dựng: loại cơng trình: dân dụng, hạ tầng kỹ thuật; Lĩnh vực chuyên môn giám sát: xây dựng – hoàn thiện; - Xây dựng cơng trình dân dụng, cơng trình cơng nghiệp, cầu đường, khu du lịch, nhà ở, khu văn hóa, cơng trình thể thao, cơng trình thương mại, cơng trình thủy lợi, cơng trình đường ống cấp nước, cơng trình hạ tầng kỹ thuật, hạng mục cơng trình; - Đổ hồn thiện bê tơng; - Dựng, lắp kết cấu thép bê tông đúc sẵn; - Thi công, xử lý kết cấu gạch đá; - Trang trí nội, ngoại thất cơng trình; - Kinh doanh vật liệu xây dựng, tơ, xe máy, máy móc thiết bị ngành xây dựng, công nghiệp, đồ thủ công mỹ nghệ, may mặc, giày dép, đồ nội thất, thủy hải sản; - Sản xuất giường tủ, bàn ghế; - Sản xuất sản phẩm từ gỗ, tre, nứa, rơm rạ, vật liệu bện tết; - Sản xuất sợi, dệt vải, hàng đan, móc hoàn thiện sản phẩm dệt; loại văn theo quy định, phải thường xuyên cập nhật thơng tin cho phù hợp với tình hình thực tế  Kỹ Tin học Xã hội phát triến cơng nghệ thay đối ngày khoa học máy tính khơng ngừng có nhũng bước phát triển Cho nên việc tiếp thu kỹ năng có ý nghĩa quan Thực tế cho thấy, với nhà Quản trị Văn phòng kỹ thúc đẩy tiến độ công việc tốt, việc thành thạo kỹ tin học văn phòng giúp cho việc cập nhật, quản lý thơng tin nhanh gọn, xác Khi mà thời đại ngày “Thế giới nằm mười ngón tay bạn” (Bill Gate) Hơn kỹ định 20% thành công công việc nhà Quản trị Văn phòng giỏi  Kỹ ngoại ngữ Một nhà Quản trị Văn phòng văn phòng trẻ, đầy nhiệt huyết, tâm đắc với nghề giỏi chuyên môn nghịêp vụ, giỏi vi tính cũng chưa đủ đáp ứng đủ yêu cầu xã hội ngày cần phải có kỹ ngoại ngữ thành thạo mà đặc biệt tiếng Anh - ngôn ngữ chung giới Khi giỏi ngoại ngữ nhà Quản trị Văn phòng cập nhật khoa học công nghệ nhanh hơn, giải công việc thuận lợi môi trường làm việc Để có bước chuyển vần thay đổi vị trí thăng tiến từ nhân viên văn phòng thành nhà Quản trị Văn phòng giỏi khơng đơn giản có kỹ nghịêp vụ giỏi mà cần phải có kỹ xã hội tốt Khi bắt đầu bước vào mơi trường làm việc kỹ cần thiết, giúp nhanh chóng khẳng định vị trí Thực tế cho thấy, công tác tuyển dụng yêu cầu kỹ ngoại ngữ thiếu, nhà tuyển dụng thường đặt kỹ lên hàng đầu b Kỹ xã hội nhà Quản trị Văn 18 Nhà Quản trị phải có kỹ lãnh đạo người khác, có khả hoạch định vấn đề, có tầm nhìn chiến lược Đó người có tâm, tầm cao người khác, dự báo xa bước phát triến vật tượng, nhà Quản trị Văn phòng cũng - với tư cách nhà lãnh đạo yêu cầu mặt kỹ chuyên môn nghiệp vụ kỹ xã hội phải tinh thơng hơn, tài có giúp quan đơn vị phát triển nhanh hơn, giàu mạnh  Kỹ giao tiếp Con người tống hòa mối quan hệ xã hội Giao tiếp nhu cầu không thiếu sống, người giao tiếp tốt người có khả nhận thức, cảm nhận sử dụng phương tiện giao tiếp, kỹ giao tiếp (nghe, nói, đọc, viết) nhuần nhuyễn ,khoa học, thông minh Biết dừng, biết ngừng, nghỉ chỗ, lúc Vấn đề kỹ với nhà Quản trị Văn phòng xã hội giúp nhà Quản trị mở rộng tầm nhìn, hiếu biết ngày người ta nhận sức mạnh mối quan hệ, mà có tù- một kỹ giao tiếp tốt, kỹ định 25% thành công công việc Trên thực tế, ứng viên tham gia vòng tuyển dụng nhà tuyển dụng đưa câu hỏi: Anh/ Chị làm để giao tiếp cách có hiệu với người khác nhà Quản trị Văn phòng trẻ có câu trả lời thơng minh họ có khả giao tiếp tốt nhờ phương pháp đào tạo bản, khoa học từ ngồi ghế nhà trường Khi đưa thông điệp dạng khác như: Lời nói, thư điện tử, thơng báo mà người nhận hiểu cách xác hành động theo ý người truyền thông tin nhờ vào kỹ giao tiếp hình thức nói, viết, lắng nghe ứng xử tốt Để trở thành người có kỹ giao tiếp hồn hảo mỗi cần phải rèn luyện thường xuyên, xác định lợi ích việc trở thành người giao tiếp giỏi, cần lên kế hoạch giao tiếp đế đạt kết mong muốn, 19 biết đúc rút kinh nghiệm làm để nói, viết, lắng nghe ứng xử có hiệu giao tiếp  Kỹ thuyết trình, đàm phán Khi muốn cấp đơn vị khác hợp tác, liên kết với chiến lược dự án đơn vị Sau hồn thành phần đầu kế hoạch thủ tục giấy tờ nhà quản trị phải có buổi giải trình dự án, thuyết phục đối tác chấp nhận.Cho nên kỹ ảnh hưởng trục tiếp tới 35% kết cơng việc, lợi ích chung tồn quan  Kỹ lập kế hoạch Là quán trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu Nó giúp người quản trị viên văn phòng liên hệ với phương tiện cũng mục đích đế hoạch định cơng việc tốt có tư hệ thống để tiện liên hệ tình quản lý.Theo thống kê khảo sát tầm quan trọng kỹ nhà Quản trị Văn phòng số đơn vị nghiệp kinh tế kỹ chiếm tới 15% thành công công việc  Kỹ làm việc nhóm Trong thời đại ngày KHKT phát triển yêu cầu làm việc nhóm cần thiết hết Đơn giản khơng hồn hảo, làm việc nhóm tập trung mặt mạnh nhiều cá nhân bổ sung cho Hơn nữa, việc tổ chức cho nhóm làm việc theo hệ thống rât khó mà nhà Quản trị Văn phòng cần phải hiểu kỹ  Kỹ giải vấn đề Là tất cách thức, phương pháp tư khoa học, phân tích, nhận định vấn để đường hướng luận cho giải pháp hiệu nhà quản lý trước việc, tượng xã hội, hiệu kỹ chiếm tới 20% giá trị tồn q trình giải công việc theo tiến độ kế hoạch 20 Trong mặt đời sống hàng ngày đứng trước vấn đề cần giải quyết, điều đặc biệt công tác Quản trị Văn phòng - cơng việc làm dâu trăm họ Làm cách để giải hiệu công việc Thực tế cho thấy kỹ cần cho nhà Quản trị Văn phòng chuyên nghiệp đứng trước vấn đề, kiện không bị lúng túng, mơ hồ phương pháp giải dù công việc khó dễ mức độ nào, nhà Quản trị Văn phòng giỏi phải xác định  Kỹ tổ chức – quản lý Kỹ tổ chức – quản lý kỹ vị trí quan trọng, kỹ đánh giá lực chuyên mơn tính nhanh nhạy, sáng tạo cần thiết nhân viên Quản trị Văn phòng, kỹ tạo bước phát triển quan trọng cho công việc đến thành công định 30% kết công việc nhà Quản trị Văn phòng Vì nhà Quản trị Văn phòng cần biết cách: Tổ chức quản lý khoa học phòng làm việc Tổ chức quản lý văn giấy tờ bàng phương tiện, phương pháp đại nhất, thuận lợi cho q trình giải cơng việc Ngoài ra, việc hiểu biết thêm số ngành luật kinh tế, thương mại cần thiết có mối quan hệ chặt chẽ với chuyên ngành Quản trị Văn phòng mà cần bổ xung đế đáp ứng nguồn nhân lực toàn phương diện, mơi trường làm việc chun mơn hố cao Tiểu kết chương Trong hoạt động công ty CP Hiền Đức, Nhà quản trị văn phòng có vai trò ý nghĩa quan trọng cơng ty nói chung với văn phòng nói riêng NQT văn phòng người làm việc tổ chức, có nhiệm vụ thực chức quản trị phạm vi phân công phụ trách, giao nhiệm vụ điều khiển công việc người khác chịu trách nhiệm trước kết hoạt động người Họ người giữ vai trò thu thập thông tin cung cấp cho lãnh đạo, cho tổ chức, người đại diện, liên kết, lãnh đạo đơn vị, tổ chức giúp tổ chức đạt mục tiêu 21 Để đáp ứng yêu cầu hội nhập phát triển, việc xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập vô cần thiết, để Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp lấy sở để hoàn thiện,phát triển thân đáp ứng kịp thời điều kiện mà hội nhập cần 22 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 3.1 Nhận xét, đánh giá Có thể thấy NQT nói chung NQT văn phòng nói riêng có vai trò đặc biệt quan trọng quan, doanh nghiệp Là cánh tay phải đắc lực lãnh đạo quan, cầu nối thủ trưởng với toàn đơn vị, ln làm tròn trách nhiệm cũng vai trò phương diện 3.1.1 Ưu điểm Dựa kết khảo sát đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng ty CP Hiền Đức, em nhận thấy NQT văn phòng có ưu điểm sau: Nhà quản trị văn phòng người có trách nhiệm với cơng việc, có trình độ học vấn, có chun mơn nghiệp vụ vững vàng; Năng động, sáng tạo nhạy bén; sử dụng thành thạo tin học văn phòng, kĩ mềm thơng thạo ngoại ngữ NQT văn phòng người tạo động lực làm việc cho nhân viên xây dựng môi trường làm việc hợp lý để nhân viên thực công việc đạt hiệu cao NQT văn phòng ln đảm bảo thông tin cập nhật đầy đủ, lúc, kịp thời để lên kế hoạch cụ thể, tránh tình trạng bị động NQT ln đảm bảo thơng tin cập nhật đầy đủ, lúc, kịp thời để lên kế hoạch cụ thể, tránh tình trạng bị động Không ngừng nỗ lực, cố gắng thực tốt vai trò cơng tác văn phòng công ty, hỗ trợ lãnh đạo xây dựng nội dung chương trình, kế hoạch văn phòng, cơng ty đắn, phù hợp với tình doanh nghiệp, tận dụng tối đa hiệu điều kiện để đạt hiệu công việc cao Luôn thực tốt hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ cấp giao cho 23 Thực tốt vai trò lãnh đạo thân, giúp nhân viên quyền ln tự nguyện nhiệt tình phấn đấu để đạt mục tiêu văn phòng, cơng ty NQT ln đặt lên trước, động viên người hoàn thành mục tiêu đề Thực tốt vai trò cơng tác tổ chức thu thập thông tin làm Các mà NQT văn phòng cung cấp cho lãnh đạo có liên quan trực tiếp tới nội dung công việc, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty không trái với pháp luật Công tác thu thập thông tin, liên kết thực giải pháp thực tốt tương đối đầy đủ, đảm bảo hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh mặt tích cực nêu NQT văn phòng tồn số hạn chế như: Công tác thu thập thông tin làm thiết lập mục tiêu nhiều lúc cũng tồn bất cập thông tin không xác thu thập chậm gây ảnh hưởng đến cơng việc cũng q trình đạt mục tiêu NQT đơi bảo thủ, chưa lắng nghe ý kiến thành viên tổ chức Công tác kiểm tra, đánh giá đơi thiếu sót, tiêu chí đánh giá đơi chưa rõ ràng dẫn đến chất lượng kiểm tra, đánh giá không tốt 3.1.3 Nguyên nhân Do khối lượng công việc lãnh đạo nhiều thực việc đánh giá cơng việc thiếu sót, việc khuyến khích, quan tâm chưa kịp thời NQT văn phòng thường xuyên phải làm việc tình tạng căng thẳng, chịu áp lực từ nhiều phía (từ quan nhân viên) lên đơi đưa thơng tin khơng xác có định sai lầm 24 3.2 Các giải pháp nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác văn phòng Cơng ty CP Hiền Đức 3.2.1 Nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác tổ chức thu thập thông tin Cập nhật thường xuyên kịp thời thị, nghị Đảng văn luật; nắm vững chủ trương, đường lối, nội dung quy định pháp luật, tích lũy kiến thức để thu thập thông tin làm hoạch định đầy đủ, xác tham mưu cho thủ trưởng quan Linh hoạt đổi tác phong lề lối làm việc, tự xây dựng chương trình làm việc riêng nhằm đảm bảo tuân thủ quy trình, tiến độ cơng việc cụ thể Thường xun kiểm tra, giám sát, đánh giá cơng tác văn phòng phát ưu, khuyết điểm để từ phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế cách nhanh Luôn bám sát thực tiễn để kịp thời phát vấn đề nảy sinh công ty => đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật, doanh nghiệp 3.2.2 Nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác lãnh đạo, quan hệ với người Một Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp muốn thực tốt vai trò ln học hỏi, không ngừng nâng cao giá trị, kĩ thân Khuyến khích giúp đỡ nhân viên thành công: Người lãnh đạo muốn lãnh đạo tốt, thực cơng việc cách có hiệu việc khuyến khích nhân viên phát triển lực cũng tạo điều kiện, giúp đỡ cá nhân trội điều cần thiết NQT thường xuyên tương tác với nhân viên nhiều hơn, tạo thân thiện với thành viên Đó cũng cách giúp NQT ln nắm bắt kịp thời diễn ra, tránh rắc rối nắm bắt trước NQT cần tạo dựng lòng tin, ln người biết giữ lời, nói làm Nhân viên cố gắng thực tin tưởng bạn 25 3.2.3 Một số giải pháp khác Nhìn chung q trình điều hành phận văn phòng cơng ty người lãnh đạo văn phòng người lãnh đạo gương mẫu cơng việc, có lực quản lý, điều hành Tuy nhiên, để bắt kịp với tiến khoa học, kỹ thuật việc áp dụng tiến đố việc quản lý, điều hành phận văn phòng lãnh đạo phải cung cấp, bổ sung kiến thức chuyên mơn cao để giúp giám đốc giải vấn đề huyên môn buổi thầu, theo dõi, giám sát việc thực công việc công ty Cần bổ sung kiến thức tâm lý thông qua buổi thảo luận tâm lí lãnh đạo, điều hành giúp nâng cao kỹ năng, nghệ thuật quản lý cho lãnh đạo văn phòng để họ nhận thấy yếu tố tâm lý ảnh hưởng tới hiệu điều hành kết công viêc Cải tiến lối làm việc theo hướng khoa học, đồng thời xây dựng, hoàn thiện thực nghiêm chế độ làm việc, quy chế,nội quy, quy định công ty; Kiện tồn tổ chức máy văn phòng cơng ty CP Hiền Đức theo hướng tinh gọn, chuyên nghiệp Tăng cường tương tác với lãnh đạo với CBCNV công ty Quản lý bạn thường xuyên phải đưa định, định quan trọng Hãy người biết phân tích, xử lý tình cũng tổng hợp ý kiến Nâng cao trình độ lực quản lý để phù hợp với xu phát triển kinh tế đất nước Bảo đảm sở vật chất, phương tiện, môi trường, điều kiện làm việc; nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho CBCNV Cải tạo, nâng cấp trụ sở làm việc bảo đảm khang trang, đại, đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ giai đoạn cơng nghiệp hóa đại hóa Tiếp tục bổ sung, trang bị thêm phương tiện tin học để thực nhiệm vụ tin học hóa cơng tác văn phòng 26 Ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào trình hoạt động, làm việc nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất cơng việc Từ khẳng định vị thế, vai trò NQT văn phòng Tiểu kết chương Qua phần nhận xét, đánh giá vai trò NQT văn phòng cơng tác hoạch định nhân Cơng ty CP Hiền Đức thấy ưu điểm cũng hạn chế tồn tại, đồng thời tìm nguyên nhân tồn để đề xuất, đưa giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao vai trò NQT văn phòng doanh nghiệp Những giải pháp nêu trên, áp dụng vào thực tế doanh nghiệp góp khắc phục phần hạn chế tồn phát huy tối đa vai trò NQT văn phòng Cơng ty CP Hiền Đức 27 KẾT LUẬN Việt Nam thời kỳ phát triển quan trọng, đẩy mạnh cơng nghiệp hố – đại hố đất nước Để đẩy mạnh phát triển, Đảng ta xác định: “Lấy việc phát huy nguồn nhân lực người làm yếu tố cho việc phát triển nhanh bền vững” Điều cho thấy tầm quan trọng nguồn nhân lực đặc biệt tầm quan trọng nhà quản trị hoạt động quan, tổ chức Có lẽ khơng có lĩnh vực hoạt động người quan trọng cơng việc quản lý, nhà quản trị cấp độ có nhiệm vụ thiết kế trì mơi trường mà cá nhân làm việc với để hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu định Quản trị trình bao gồm hoạch định, tổ chức, kiểm tra hoạt động quan cách có hệ thống Qua q trình nghiên cứu tìm hiểu Cơng ty cổ phần Hiền Đức, sở lý thuyết phân tích thực trạng cho thấy vấn đề tồn vai trò nhà quản trị văn phòng cơng ty Bằng phân tích đánh giá thơng qua tiêu cụ thể, em đưa số giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng cơng ty cho phù hợp với tình hình thực tế để cơng ty tham khảo nhằm mục đích góp phần giải mặt mà doanh nghiệp hạn chế Ngồi ra, em cũng có số góp ý để xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng đáp ứng u cầu hội nhập, ngày phát triển xã hội 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Nguyễn Thị Ngọc An (2006), Giáo trình quản trị hành văn phòng, Thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền(2012),Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Đại học kinh tế quốc dân 3.Nguyễn Hải Sản(1998),Giáo trình Quản trị học,NXB Thống Kê 4.Trường đại học Kinh tế quốc dân, 2008, Giáo trình Quản trị học,NXB Giao Thơng Vận Tải Một số tài liệu liên quan Công ty cổ phần Hiền Đức cung cấp; Web: www.hienduc.com.vn www.tailieu.vn www.tcvn.gov.vn www.vpc.vn 29 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Cơ cấu tở chức Cơng ty CP Hiền Đức Phòng Hành chính- Nhân Phòng Tài – Kế tốn Hội đồng quản trị Phòng Quản lý dự án Tổng giám đốc Ban giám đốc Phòng Kinh doanh Phó TGĐ Chi nhánh Thanh Hóa Chi nhánh Hồ Chí Minh Chi nhánh Bình Thuận Chi nhánh Phú Thọ Nguồn: Quy chế quản lý điều hành Công ty) Quan hệ đạo Phụ lục 02 Một số hình ảnh ơng ty CP Hiền Đức Trụ sở công ty CP Hiền Đức Hội họp công ty ... 2.2.5 Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập 16 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN... vai trò nhà quản trị văn phòng cơng ty chương CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN HIÊN ĐỨC XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP ĐÁP ỨNG YÊU CẦU TRONG. .. khảo sát, đưa đánh giá, nhận định cụ thể vai trò nhà quản trị văn phòng em định lựa chọn Khảo sát đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Hiền Đức Xây dựng hình ảnh