TÌM HIỂU VỀ VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận thân tơi Trong q trình ngồi giảng đường cô trang bị kiến thức chun mơn “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” với tham khảo sách báo làm nên tiểu luận Hà Nội, ngày 04 tháng 06 năm 2019 LỜI CẢM ƠN Lời cho gửi lời cảm ơn sâu sắc chân thành tới Trường đại học Nội vụ khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện sở vật chất kiến thức đến chuyên sâu lĩnh vực chuyên ngành cho thân Tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên giảng dạy trang bị cho kiến chuyên mơn mơn “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” để thân bạn sinh viên khác có kiến thức để làm tiểu luận Do vốn kiến thức kinh nghiệm hạn chế nên q trình làm có sai xót hy vọng thầy đóng góp ý kiến để tơi sửa đổi để thân hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa từ DN Doanh nghiệp VP Văn phòng HĐQT Hội đồng quản trị TNHH Trách nhiệm hữu hạn CBNV Cán nhân viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Kết cấu tiểu luận CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1.Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1.Khái niệm Doanh nghiệp 1.1.2.Vai trò Doanh nghiệp 1.1.3.Các loại hình doanh nghiệp 1.2.Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1.Khái niệm Văn phòng doanh nghiệp 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng doanh nghiệp 10 1.2.3.Cơ cấu tổ chức 11 1.3.Khái quát chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 12 CHƯƠNG VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 14 2.1 Khái niệm Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 14 2.1.1.Khái niệm 14 2.1.2.Phân loại cấp quản trị 15 2.2 Tìm hiểu vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 16 2.2.1 Vai trò lãnh đạo nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 17 2.2.2 Vai trò thơng tin nhà Quản trị văn phòng 21 2.2.3 Vai trò đại diện nhà Quản trị văn phòng 22 2.3 Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 24 2.3.1 Có kỹ chun mơn, nghiệp vụ tầm hiểu biết rộng 25 2.3.2 Dám đoán, dám chịu trách nhiệm định 25 2.3.3 Luôn chủ động sáng tạo tự tin công việc 25 2.3.4 Có tầm nhìn xa, trơng rộng 25 2.4.5 Có khả tổ chức biết sử dụng người tài 26 CHƯƠNG NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 30 3.1 Nhận xét, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 30 3.1.1 Những mặt ưu điểm 30 3.1.2 Những mặt hạn chế 30 3.1.3 Nguyên nhân 31 3.2 Một số đề xuất nhằm nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 31 3.2.1 Nâng cao nhận thức cho Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần thiết vai trò doanh nghiệp 31 3.2.2 Hồn thiện cơng tác đánh giá chất lượng Nhà quản trị văn phòng thực thường xun có hiệu 32 3.2.3 Nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng cách đào tạo, bồi dưỡng kiến thức kỹ chun mơn nghiệp vụ văn phòng 33 3.2.4 Xây dựng chế độ đãi ngộ nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 33 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày để đất nước đà phát triển mạnh mặt kinh tế, xã hội, văn hóa để kịp hội nhập với cường quốc khác giới thực tế chứng minh khơng thể coi nhẹ nhân tố người việc phát triển xã hội, đất nước Nói đến người nói đến văn hóa, tồn giá trị văn hóa nói lên phẩm chất, lực tinh thần người Hiện người ta cho yếu tố định đến việc thành bại doanh nghiệp lợi thông tin thông tin coi quan hệ sống với doanh nghiệp Chúng ta biết hoạt động thơng tin gắn liền với cơng tác văn phòng, hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng doanh nghiệp Ở quan, doanh nghiệp cần có văn phòng – văn phòng mặt quan, doanh nghiệp người quản trị văn phòng chiếm vị trí vơ quan trọng góp phẩn mở rộng mối quan hệ đưa quan, doanh nghiệp phát triển Trước u cầu đòi hỏi doanh nghiệp phải có Nhà quản trị văn phòng động đạt thuận lợi tối đa tăng doanh thu, giảm chi phí, nâng cao hiệu Nhà quản trị văn phòng gần phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xảy quan, tổ chức Đơi Nhà quản trị văn phòng phải người đứng giải quyết, vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chun mơn nghiệp vụ Ngồi việc quản lý giấy tờ, liệu, sổ sách, nhà quản trị văn phòng cần phải biết cách dung hoà mối quan hệ nhân viên Có thể thấy vai trò nhà quản trị văn phòng vơ quan trọng đóng vai trò trung tâm giải việc quan, tổ chức Từ thấy cơng tác văn phòng cơng tác quan trọng doanh nghiệp, Nhà quản trị văn phòng giữ vị trí chủ chốt cơng tác Xuất phát từ thực tiễn lý định lựa chọn nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập” Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu văn phòng doanh nghiệp - Đánh giá vai trò tiêu chuẩn Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Việt Nam - Từ đề xuất khuyến nghị để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá vai trò tiêu chuẩn Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp nay, đồng thời xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập - Phạm vi nghiên cứu:  Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp  Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Kết cấu tiểu luận Cấu trúc đề tài gồm chương: Chương Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Chương Nhận xét đưa số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm Doanh nghiệp Doanh nghiệp tổ chức kinh tế, có tài sản tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật để thực hoạt động kinh doanh trị trường Quá trình kinh doanh thực cách liên tục, số tất công đoạn trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm cung ứng dịch vụ thị trường nhằm mục đích để sinh lợi Như doanh nghiệp tổ chức kinh tế vị lợi, thực tế số tổ chức doanh nghiệp có hoạt động khơng hồn tồn nhằm mục tiêu lợi nhuận 1.1.2 Vai trò Doanh nghiệp Doanh nghiệp có vị trí đặc biệt quan trọng kinh tế, phận chủ yếu tạo tổng sản phẩm nước (GDP) Những năm gần đây, hoạt động doanh nghiệp có bước phát triển đột biến, góp phần giải phóng phát triển sức sản xuất, huy động phát huy nội lực vào phát triển kinh tế xã hội, góp phần định vào phục hồi tăng trưởng kinh tế, tăng kim ngạch xuất khẩu, tăng thu ngân sách tham gia giải có hiệu vấn đề xã hội như:  Giải việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống người lao động: Trong năm gần đây, số doanh nghiệp tăng nhanh giải nhiều việc làm với thu nhập cao cho người lao động Thu nhập cao tăng nhanh lao động khối doanh nghiệp góp phần cải thiện nâng cao mức sống chung tồn xã hội tham gia vào q trình chuyển dịch cấu lao động từ nông nghiệp sang ngành phi nông nghiệp  Doanh nghiệp tăng trưởng phát triển yếu tố định đến tăng trưởng cao ổn định kinh tế năm qua: Lợi ích cao mà tăng trưởng doanh nghiệp đem lại tạo khối lượng hàng hoá dịch vụ lớn hơn, phong phú hơn, chất lượng tốt hơn, thay nhiều mặt hàng phải nhập khẩu, góp phần quan trọng cải thiện nâng cao mức tiêu dùng nước tăng xuất khẩu, yếu tố giữ cho kinh tế ổn định phát triển năm qua  Doanh nghiệp phát triển tác động đến chuyển dịch cấu kinh tế quốc dân nội ngành: Các loại hình kinh tế doanh nghiệp phát triển đa dạng gồm nhiều thành phần, doanh nghiệp nhà nước khu vực có vốn đầu tư nước ngồi chiếm tỷ trọng lớn, loại hình doanh nghiệp tư nhân nhỏ phát triển nhanh rộng khắp ngành địa phương nước, loại hình kinh tế tập thể khơi phục có bước phát triển Doanh nghiệp phát triển nhanh tất ngành khắp địa phương tạo hội phân công lại lao động khu vực nông lâm nghiệp, thủy sản sản xuất kinh doanh nhỏ hộ gia đình khu vực lao động có suất thấp, thu nhập khơng cao, chiếm số đông, thiếu việc làm sang khu vực doanh nghiệp, cơng nghiệp dịch vụ có suất cao thu nhập  Phát triển doanh nghiệp tác động đến giải tốt vấn đề xã hội: Những năm gần đây, sản phẩm hàng hoá dịch vụ khối doanh nghiệp tạo ngày phong phú, đa dạng chủng loại mặt hàng, chất lượng hàng hoá, dịch vụ nâng lên, giải nhu cầu tiêu dùng hàng hố, dịch vụ ngày cao tồn xã hội, góp phần nâng cao mức sống vật chất dân cư tăng nhanh lượng hàng hoá xuất Nhiều sản phẩm trước thường phải nhập cho tiêu dùng doanh nghiệp sản xuất thay người tiêu dùng nước tín nhiệm như: Ơ tơ, xe máy, phương tiện vận tải, mặt hàng đồ điện, điện tử, may mặc, thực phẩm, đồ uống, hoá mỹ phẩm, đồ dùng gia đình, sản phẩm phục vụ xây dựng,  Doanh nghiệp khu vực chủ yếu tạo nguồn thu cho ngân sách Nhà nước, nguồn thu tăng nhanh năm qua điều kiện để đầu tư phát triển sở hạ tầng, phát triển hoạt động xã hội cơng (y tế, giáo dục, xố đói giảm nghèo, ) 1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp Hiện nước ta có số loại hình doanh nghiệp sau: - Doanh nhiệp cơng ty cổ phần Đây loại hình doanh nghiệp Vốn điều lệ chia thành nhiều phần gọi cổ phần Theo điều 77 Luật doanh nghiệp Cổ đông chịu trách nhiệm nợ nghĩa vụ tài sản khác doanh nghiệp phạm vi số vốn góp vào doanh nghiệp cổ đơng bán cổ phần chuyển nhượng cổ phần cho thành viên hay cá nhân khác Số lượng cổ đơng bao gồm ba cổ đơng khơng hạn chế số cổ đơng Cổ đơng tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu ba không hạn chế số lượng tối đa Cơng ty cổ phần có quyền phát hành chứng khốn cơng chúng theo quy định pháp luật chứng khốn Cơng ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.về vốn công ty Vốn điều lệ công ty chia thành nhiều phần gọi cổ phần Mỗi cổ phần thể dạng văn chứng trỉ cơng ty phát hành bút tốn ghi sổ liệu điện tử xác nhận quyền sở hữu cổ phần công ty gọi cổ phiếu - Doanh nghiệp nhà nước: Doanh nghiệp nhà nước tổ chức kinh tế nhà nước sở hữu tồn vốn điều lệ có cổ phần, vốn góp chi phối, tổ chức hình thức cơng ty nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn loại hình có tư cách pháp nhân đầy đủ yếu tố luật dân nằm điều 84 quan nhà nước có thẩm quyền thành lập hợp pháp có yếu tố cá nhân hợp pháp có cấu chặt chẽ đươc tham gia vào hoạt động pháp luật độc lập sử quản lý vốn nhà nước Hiện doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân nhà nước giao cho vốn kinh doanh tự chịu trách nhiệm quản lý sản xuất chịu trách nhiệm kinh tế chịu bù đắp hay hưởng lợi nhuận với mức vốn cấp tức nhà nước khơng bao cấp trước mà doanh nghiệp phải tự bù đắp chi phí, tự trang trải nguồn vốn đồng thời làm tròn nghĩa vụ với nhà nước xã hội doanh nghiệp khác Các hình thức doanh nghiệp nhà nước bao gồm Công ty nhà nước, công ty cổ phần nhà nước, công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn có thành viên trở lên - Doanh nghiệp tư nhân: Đây loại hình doanh nghiệp cá nhân đứng lên xây dựng làm chủ chịu trách nhiệm với pháp luật hoạt động tài sản doanh nghiệp chịu số giới hạn so với doanh nghiệp nhà nước: Doanh nghiệp tư nhân không phát hành loại chứng khoán nào.mỗi cá nhân thành lập doanh nghiệp tư nhân doanh nghiêp cá nhân người đứng lên điều hành trực tiếp gián tiếp hoạt động doanh nghiệp phải chịu tồn khoản nợ lãi suất doanh nghiệp vốn doanh nghiệp tư nhân chủ doanh nghiệp tư nhân tự khai, chủ doanh nghiệp có nghĩa vụ khai báo xác tổng số vốn đầu tư, nêu rõ: số vốn tiền Việt Nam, ngoại tệ thế, yêu cầu đặt hết người quản trị VPND cập nhật thông tin cách nhanh, xác hiệu nhất, phục vụ cho hoạt động quản lý đặc thù cơng việc Vậy thơng tin, thu thập, xử lý thông tin, quản lý thông tin người quản trị VPDN vô quan trọng, đóng vai trò cụ thể như: Vai trò thu thập tiếp nhận thông tin: Nhà quản trị VPDN có nhiệm vụ thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh Cơng ty để thu thập tin tức, kiện có ảnh hưởng tích cực đến hoạt động Công ty, phục vụ công tác quản lý Công việc thực qua việc đọc báo, sách, tin tức, văn bản, qua trao đổi, tiếp xúc với người xung quanh Vai trò phổ biến thơng tin người quản trị VPDN: Phổ biến cho người, phận, tổ, cá nhân có liên quan nhận biết thơng tin cần thiết với nhiệm vụ, yêu cầu công việc họ Có thể truyền đạt, phổ biến thơng tin từ cấp đến cấp ngược lại Vai trò cung cấp thơng tin: Nhà quản trị VPDN có trách nhiệm, nhiệm vụ quyền lực that mặt cho văn phòng cơng ty nói chung Tồn cơng ty nói chung phát ngơn, truyền đạt tin tức bên ngồi Với mục đích giải thích, bảo vệ hoạt động công ty, hay tranh thủ thêm ủng hộ cho công ty 2.2.3 Vai trò đại diện nhà Quản trị văn phòng Đây vai trò quan trọng người quản lý, quản trị VPDN Nhà quản trị VPDN có quyền định cơng việc phạm vi, quyền hạn chịu trách nhiệm định Với vai trò đại diện nhà quản trị VP nói chung nhà quản trị VPDN nói riêng, tồn bên vai trò khác có liên quan như: 22 Vai trò doanh nhân: nhà quản trị VPDN quan tâm thực vai trò cá nhân, phận doanh nghiệp muốn cải tiến hoạt động công ty Với việc áp dụng kỹ thuật vào công việc, tình cụ thể, hay nâng cấp, điều hành kỹ thuật áp dụng Cơng ty Vai trò người hòa giải, giải xung đột: Nhà quản trị VPDN người phải gặp vấn đề công việc, vấn đề xung đột cá nhân, phận xem quan trọng mối quan hệ Nó chi phối đến kết thực công việc VP, công ty Vì thế, người quản trị VPDN phải kịp thời đối phó với vấn đề, biến đổi bất ngờ nảy sinh hoạt động VP, Công ty nhằm đưa cá nhân, tổ chức sớm trở lại vào hoạt động bình thường Vai trò phân phối tài nguyên: Với vấn đề tài nguyên dần khan mà bên cạnh có nhiều u cầu, nhà quản trị VPDN cần có kế hoạch, sách dùng tài nguyên, phân phối tài nguyên cho cá nhân, phận đảm bảo hợp lý tính hiệu cao Tài nguyên doanh nghiệp tiền bạc, thời gian, quyền hành, trang thiết bị, người Khi tài nguyên dồi nhà quản trị VPDN thực vai trò cách dễ dàng Nhưng ngược lại, tài nguyên khan hiếm, định nhà quản trị VPDN vấn đề khó khăn Vì ảnh hưởng lớn đến kết hoạt động phận VP, tồn cơng ty  Nhà quản trị VPDN đại diện cho doanh nghiệp tiến hành hoạt động, giao tiếp, giao dịch quan, doanh nghiệp khác Cũng thay mặt doanh nghiệp đàm phán, đại diện, thương thuyết trình hoạt động, mối quan hệ với doanh nghiệp, cơng ty khác Nhà quản trị văn phòng DN đóng vai trò người trung gian hoạt động doanh nghiệp.Cũng đóng vai trò liên kết cá nhân, 23 phận công ty, nhằm tạo quan hệ với người khác, phận khác để hồn thành cơng việc cơng việc phận có liên quan Nhà quản trị VPDN người trọng tài, có trách nhiệm hòa giải, đồn kết tất thành viên thành khối thống để phát huy sức mạnh tập thể Nhà QTVP cơng ty có ủng hộ, nhìn tốt đẹp từ nhân viên quan, tổ chức, tối tác khác hay khơng phụ thuộc phần vào vai trò liên kết nhà QTVP Cơng ty Với vai trò liên kết nhà QTVP cơng ty, ngồi việc liên kết, phối hợp với cá nhân, CBNV, phận VP, Cơng ty, để phục vụ cho vai trò này, nhà QTVP công ty ứng dụng công nghệ thông tin nội để liên kết, phân công, kiểm tra, giám sát hoạt động kết thực công việc cấp có liên quan Cùng với liên kết lãnh đạo Công ty, để thực vai trò như: Tham mưu, tổng hợp, thực hiện, phục vụ cơng việc cấp giao phó 2.3 Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp có quy mơ khác nhau, có chức nhiệm vụ khác Song muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu định văn phòng doanh nghiệp đặt ra.Để thực vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp xu quốc tế hóa hội nhập nay, Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần phải phấn đấu đạt tiêu chuẩn sau đây: 24 2.3.1 Có kỹ chun mơn, nghiệp vụ tầm hiểu biết rộng Khơng riêng Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp mà tất Nhà quản trị cần có kỹ Đối với nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp cần đẩy mạnh yêu cầu Nhà quản trị Văn phòng phaitr trợ giúp lãnh đạo cơng tác tham mưu tổng hợp, hậu cần, phải có đầu mối quán xuyến hầu hết công việc doanh nghiệp Chính đòi hỏi nhà quản trị văn phòng vừa pahỉ có lực chun mơn Quản trị văn phòng vừa đòi hỏi phải có tầm hiểu biết rộng đủ để nắm bắt, xử lý giúp lãnh đạo ứng phó kịp thời với tình xảy doanh nghiệp 2.3.2 Dám đoán, dám chịu trách nhiệm định Nhà quản trị văn phòng phải có lĩnh, dám mạo hiểm sở khoa học, dám từ bỏ tư tưởng, quan điểm lỗi thời Cần đổi tư duy, đổi phong cách lãnh đạo, đổi cách tổ chức quản lý…Luôn tiếp cận sớm công nghệ đại cách tổ chức quản lý khoa học, để đảm bảo cho đơn vị, phận hoạt động cách hiệu ngày cao 2.3.3 Luôn chủ động sáng tạo tự tin công việc Nhà quản trị văn phòng cần ln ln chủ động thu thập thông tin yêu cầu cấp cung cấp đầy đủ thơng tin cho Trên sở xử lý kịp thời thơng tin, nhà quản trị văn phòng cần ln ln tìm giải pháp sáng tạo, đổi để không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động danh nghiệp 2.3.4 Có tầm nhìn xa, trông rộng Cần hiểu phương hướng nước khu vực giới lĩnh vực mà phụ trách, cố gắng phấn đấu để khỏi bị tụt hậu 25 vuôn lên, sanh vai, hợp tác bước với tổ chức tương ứng có liên quan nước khu vực giới 2.4.5 Có khả tổ chức biết sử dụng người tài Muốn làm yêu cầu nêu Nhà quản trị văn phòng cần phải: - Khiêm tốn, biết đánh giá đứng lực, phẩm chất, chỗ mạnh chỗ yếu - Biết đối nhân xử thế, biết dựa vào tập thể, biết tin cậy biết sử dụng mặt mạnh, khắc phục mặt yêu người quyền - Biết phát huy sức mạnh tổng hợp quần chúng, biết động viên, phát huy sáng kiến người quyền Hay nói theo ngôn ngữ lãnh đạo, điều hành, quản lý người lãnh đạo phải có lực tự phản ánh, có khả tổ chức, có lực tập hợp quan trọng biết phát huy sử dụng người tài  Ví dụ cụ thể, Văn phòng Công ty Cổ Phần Công nghệ Đức Phúc, nhà quản trị văn phòng Cơng ty (Lãnh đạo văn phòng Cơng ty) có mơ tả cơng việc có yêu cầu tiêu chuẩn cụ thể sau: Văn phòng công ty Cổ phần Công nghệ Đức Phúc bao gồm: Trưởng phòng, phó phòng, phận văn thư lưu trữ, phận kế tốn, phận thực cơng tác chế độ, phận tạp vụ, phận bảo vệ - Chức danh: Trưởng phòng - Phòng/ ban: Văn phòng công ty - Cán quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty  Quản lý công việc: - Thực số nhiệm vụ cụ thể: tổ chức cán bộ, cải cách hành chính, thi đua khen thưởng, quản lý tài quan - Điều hành phụ trách chung nhiệm vụ phòng hành công việc khác ban lãnh đạo phân công 26 - Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ quản lý thông tin nội công ty - Thiết lập mối quan hệ ngồi cơng ty Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc cơng ty - Lập chương trình cơng tác phòng hành  Với u cầu : - Trình độ: Đại học - Chuyên ngành: quản trị văn phòng lĩnh vực liên quan khác - Chức chỉ: vi tính văn phòng tương đương B trở lên - Kinh nghiệm  Có năm kinh nghiệm tổ chức quản hành  Có năm kinh nghiệm vị trí tương đương - Kiến thức  Có kiến thức quản trị hành chính, hiểu quy định pháp luật có liên quan  Có kiến thức lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh công ty  Thành thạo phần mềm: word, Exel, Powerpoint, phần mềm quản lý nhân sự… - Kỹ  Giao tiếp tốt tổ chức tốt  Lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch  Tổ chức giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo - Khả  Có khả chịu áp lực cao công việc  Xử lý xung đột mâu thuẫn tổ chức, làm việc độc lập  Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng phát triển mối quan hệ - Phẩm chất cá nhân:  Trung thực, nhiệt tình cơng việc 27  Sáng tạo cơng việc  Trách nhiệm cơng việc - Nghiên cứu, tham mưu thực công tác tổ chức máy nhân công ty  Tham mưu thiết lập chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin cấp quản lý, phận công ty  Nghiên cứu xây dựng kiểm tra thực kế hoạch sản xuất, giao hàng  Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ- nhân viên, đôn đốc hướng dẫn kiểm tra thực thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng - Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ quản lý thông tin nội công ty  Tổ chức xây dựng Tổ chức xây dựng kiện toàn hướng dẫn nhân viên thực công việc soạn thảo văn lưu trữ sử dụng dấu  Chỉ đạo giám sát nhân viên thực tiếp nhận xử lý lưu trữ bảo mật thông tin công ty - Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ quản lý thông tin nội công ty  Phối hợp với phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên: chế độ thưởng phạt công ty  Tổ chức, hướng dẫn thực chế độ bảo hiểm, sách  Tổ chức chăm lo đời sơng cho cán bộ, chuyên viên công ty - Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín cơng ty  Thiết lập mối quan hệ ngồi cơng ty  Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc công ty - Thực công việc khác  Tham gia hội nghị hội thảo công ty 28  Đảm bảo sở vật chất  Xây dựng tổ chức thực kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng cao trình độ, lượng đội ngũ nhân viên  Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính cơng ty  Tiểu kết Tóm lại, kinh tế tri thức xã hội thông tin, doanh nghiệp hoạt động phạm vi, khuôn khổ hạn hẹp mà cần mở rộng mối quan hệ mở rộng thị trường Do vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp vơ quan trọng Để thực vai trò thời kỳ hội nhập doanh nghiệp đề yêu cầu cho nhà quản trị văn phòng nhằm thực tốt cơng tác văn phòng đem lại hiệu cao cho doanh nghiệp 29 CHƯƠNG NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 3.1 Nhận xét, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 3.1.1 Những mặt ưu điểm Đa phần, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp nước ta thực vai trò, trách nhiệm mình, điều thể qua việc: - Các chương trình, kế hoạch Nhà quản trị văn phòng xây dựng có đóng góp khơng nhỏ cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp, giúp HĐQT giám đốc có kế hoạch phát triển doanh nghiệp - Trong công tác phân công, phối hợp cơng việc nhà quản trị văn phòng phân cơng người, việc, phối hợp với csc phòng ban thành cơng việc hiệu - Phong cách quản lý điều hành Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp nhậy bén, linh hoạt, động việc xử lý cơng việc văn phòng doanh nghiệp với doanh nghiệp - Phát huy cách tối đa kỹ mềm Đặc biệt mối quan hệ với nhân viên cấp dưới, tạo động lực cho việc thực theo dõi, kiểm tra việc thực công việc nhà QTVP diễn thuận lợi Điều này, nhà QTVP công ty đáp ứng, nhận thức cách hiệu Thể qua kết công việc thỏa mãn nhân viên khối VP doanh nghiệp 3.1.2 Những mặt hạn chế Trong thời kỳ kinh tế hội nhập doanh nghiệp cần có thay đổi đổi hướng đi, mục tiêu phong cách quản lý nhà quản trị văn 30 phòng doanh nghiệp Các nhà quản trị đa phần tốt vai trò cơng tác lãnh quản lý lãnh đạo chun mơn nghiệp vụ mình, xong tồn số hạn chế sau: - Việc bố trí, xếp cơng việc nhiều nhà quản trị văn phòng chưa hợp lý, chưa đáp ứng yêu cầu công việc - Nhiều nhà quản trị văn phòng giữ lối phong cách lãnh đạo quản lý, điều hành truyền thống, cổ hủ, chưa bắt nhịp với thời kỳ hội nhập - Việc đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn nghiệp vụ cho nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp chưa diễn thường xuyên liên tục 3.1.3 Nguyên nhân Như biết, với trách nhiệm, vai trò nhà QTVP doanh nghiêm, việc định, kế hoạch điều quan trọng Nhưng việc định để đạt hiệu cao Thì ln có khó khăn, rào cản đinh như: thời gian quyế định số công việc, vấn đề ngắn, với khối lượng thông tin chưa thực nhiều, đủ để nhà QTVP doanh nghiệp đưa định cách nhanh hiệu 3.2 Một số đề xuất nhằm nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 3.2.1 Nâng cao nhận thức cho Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần thiết vai trò doanh nghiệp Chất lượng Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp nhân tố định nhiều đến khả cạnh tranh, hiệu hoạt động doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì phải lấy nhân tố người làm trung tâm Vai trò nhà quản trị văn phòng vô quan trọng, định hướng phát triển doanh nghiệp họ cần nhận 31 thức vai trò họ doanh nghiệp định hoạt động Nâng cao nhận thức lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp lãnh đạo VP Chính lãnh đạo doanh nghiệp cần hiểu nắm vững nhiệm vụ, vai trò cấp lãnh đạo Đặc biệt phận VP quan, DN xem phận trung gian, liên kết phận với cá nhân tồn cơng ty, có vai trò, chức năng, nhiệm vụ quan trọng tất hoạt động lý đó, u cầu đặt lãnh đạo doanh nghiệp cần có nhận thức đắn đối phận VP Lãnh đạo Công ty cần có sách, đầu tư trang thiết bị cần thiết đảm bảo khoa học kỹ thuật, phục vụ cho công tác hoạt động chung Công ty 3.2.2 Hồn thiện cơng tác đánh giá chất lượng Nhà quản trị văn phòng thực thường xuyên có hiệu Chất lượng hiệu hoạt động quản lý điều hành Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần có thước đo, phương pháp đo đắn, phù hợp Việc áp dụng đánh giá kết thực công việc nên vào đánh giá mức đọ hồn thành cơng việc, hiệu kinh doanh thực tế nhận xét đánh giá thân nhân viên cấp dưới.Cách thức đánh giá sử dụng phương pháp cho điểm tiêu chí Nâng cao chất lượng người, nhân sự: Con người yếu tố quan trọng vấn đề hoạt động DN, công ty Vì hồn thiện máy quản lý nói chung, hồn thiện phận VP cơng ty nói riêng điều quan tâm đào tạo, chuẩn hóa đội ngũ CBNV VP doanh nghiệp 32 3.2.3 Nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng cách đào tạo, bồi dưỡng kiến thức kỹ chun mơn nghiệp vụ văn phòng Trong thời kỳ hội nhập viêc thích ứng với chế thị trường có hiệu hiệu đòi hỏi phải có q trình Điều có nghĩa phải tổ chức việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành văn phòng, quản lý doanh nghiệp cho nhà quản trị văn phòng nhằm cung cấp thêm kiến thức cập nhật thông tin vấn đề quan trọng cần tiến hành thường xuyên, liên tục Tổ chức hội họp, lớp bồi dưỡng khoa học cho CBNV công ty, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn - Tổ chức hội thảo cho NV, VP công ty với khóa học, với đơn vị khác để học hỏi, giao tiếp, ứng xử văn hóa để hoàn thiện VP vật chất lẫn người - Khuyến khích nhân viên, nâng cao kỹ tin học, ngoại ngữ Vì mục tiêu chung Công ty mở rộng quan hệ với đối tác nước ngồi - Phần đó, với vai trò mình, nhà QTVP cơng ty nên- cần có phương pháp, bí lãnh đạo, nghệ thuật lãnh đạo, giải công việc cách tối ưu Nhằm tăng suất làm việc nhân viên, tăng lợi nhuận thõa mãn khách hàng 3.2.4 Xây dựng chế độ đãi ngộ nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Để thực giải pháp này, doanh nghiệp cần xây dựng lại sách đãi ngộ doanh nghiệp Đánh giá chế độ đãi ngộ kỹ trình độ Nhà quản trị văn phòng phù hợp chưa đặc biệt xây dựng hoàn thiện chế tiền lương phù hợp với thực tiễn sản xuất doanh nghiệp 33  Tiểu kết: Vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp có mặt tích cực hạn chế xong doanh nghiệp không ngừng đổi phương thức nhằm tạo Nhà quản trị văn phòng có đầy đủ yếu tố giúp lãnh đạo, điều hành cơng tác văn phòng doanh nghiệp sánh doanh nghiệp lớn để phát triển thời kỳ hội nhập 34 KẾT LUẬN Xã hội ngày phát triển, vai trò người quản lý, tổ chức người ngày quan trọng Quản lý việc thực công việc người nhân viên cấp nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp xem ngành khoa học, vừa xem nghệ thuật Vì quản lý người xem quản lý phức tạp, với yếu tố tâm lý, nhân cách riêng cá nhân Bởi vậy,để quản lý người, CBNV làm việc cách hiệu thi cần người quản lý có tài, có kiên nhân đào tạo cách Chính thế, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp nhận thức học tập liên tục mặt hoạt động Nhà quản trị văn phòng cần có ý thức trách nhiệm cao, thường xun tổng kết việc làm được, tồn động, giải pháp khắc phục tồn đọng để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu công tác văn phòng Vấn đề phải có mục tiêu giải pháp lộ trình thực đổi cơng tác văn phòng cách cụ thể khoa học Cần có tầm nhìn lâu dài lộ trình thực chắn, rõ ràng cho giai đoạn Các doanh nghiệp cần phát triển vai trò chức Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp để hội nhập với khu vực, quốc gia giới Em hi vọng với đề tài: “Tìm hiểu vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập” quan tâm, góp phần cải thiện công tác, quản lý, hoạt động làm việc doanh nghiệp Việt Nam Nhằm đưa kinh tế Việt Nam phát triển tương lai 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Doanh nghiệp 2014 Quản trị học Nguyễn Hải Sản, NXB Thống kê Giáo trình “Quản trị văn phòng” PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật năm 2005 Giáo trình “Quản trị văn phòng” GS.TS Nguyễn Thành Độ, ThS Nguyễn Ngọc Điệp, ThS Trần Phương Hiền, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2012 36 ... Tìm hiểu vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu văn phòng doanh nghiệp - Đánh giá vai trò tiêu chuẩn Nhà quản trị văn phòng doanh. .. nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 12 CHƯƠNG VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 14 2.1 Khái niệm Nhà quản trị văn. .. chung văn phòng doanh nghiệp Chương Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Chương Nhận xét đưa số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời