Chương 1: Cơ sở lý luận về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Tìm hiểu về một số nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Việt Nam hiện nay Chương 3: Xây dựng vai trò, tiêu chuẩn cho nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập
LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp truyền đạt kiến thức trình giảng dạy, từ làm sở lý luận hướng dẫn em hoàn thành tiểu luận Do kinh nghiệm thực tế kiến thức thân hạn chế, chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy, đóng góp ý kiến để tiểu luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu em Các nội dung nghiên cứu kết nghiên cứu trung thực chưa cơng bố hình thức Nếu khơng nêu em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm làm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế nay, người trung tâm xã hội Vì vậy, cơng tác đào tạo phát triển tri thức theo xu hướng phù hợp mọt vấn đề quan tâm Đối với ngành Quản trị văn phòng hồn tồn mới, có tiềm lực lớn, tạo lớp người có vị trí quan trọng cánh tay phải lãnh đạo quan, doanh nghệp lĩnh vực khối quan nước nước Ở quan, doanh nghiệp cần có phận văn phòng – văn phòng mặt quan, doanh nghiệp người quản trị văn phòng lại chiếm vị trí có ý nghĩa vơ quan trọng, góp phần phát triển mở rộng mối quan hệ kinh tế, trị, điều hòa ngoại giao quan, doanh nghiệp Trước yêu cầu đòi hỏi quan trọng đó, nhà quản trị văn phòng cần phải có kỹ để đáp ứng nhanh nhạy, thay đổi xã hội, nắm bắt xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý… Là sinh viên ngành Quản trị Văn phòng nhận thấy vai trò người lãnh đạo, người quản trị văn phòng doanh nghiệp Vì tơi chọn đề tài “Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập” làm đề tài nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Làm rõ thực trạng, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghệp, đưa nhận xét vai trò người lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp Từ đưa kiến nghị xây dựng tiêu chuẩn Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Phạm vi nghiên cứu: - Vai trò nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp - Yêu cầu doanh nghiệp đới với nhà quản trị văn phòng - Xây dựng hình ảnh nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu tiêu chuẩn vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp số doanh nhiệp Việt Nam; phân tích kết đạt được, mặt tồn bất cập Từ đề xuất xây dựng tiêu chuẩn, vai trò cho nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp số doanh nhiệp Việt Nam phù hợp với thời kỳ hội nhập Các nguồn tài liệu sử dụng - Giáo trình Quản trị học - Các phong cách quản lý – Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, 1993 - Giáo trình Quản trị hành văn phòng, Nguyễn Hữu Thân NXB Thống kê 2000 Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu đề tài sử dụng kết hợp phương pháp để nghiên cứu như: thu thập xử lý tài liệu, phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phương pháp phân tích – tổng hợp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung gồm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Tìm hiểu số nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Việt Nam Chương 3: Xây dựng vai trò, tiêu chuẩn cho nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập PHẦN NỘI DUNG Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm Khái niệm văn phòng Văn phòng tồn gắn với cấu, loại hình tổ chức để trợ giúp cho nhà quản trị nên việc xác định phạm vi độc lập văn phòng mang tính tương đối Trên sở nhận thức tồn tất yếu khách quan văn phòng xác định văn phòng theo cách sau đây: Văn phòng theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ máy quản lý đơn vị từ cấp cao đến sở với nhân làm quản trị hệ thống quản lý tổ chức, bao gồm toàn sở vật chất kỹ thuật môi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung., cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng tồn có đầy đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức Văn phòng theo nghĩa hẹp: bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị việc chức giao; phận cấu thành quan tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức khơng phải pháp nhân độc lập quan hệ đối ngoại Với cách tiếp cận khác ta hiểu khái niệm văn phòng khái quát sau: “Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức đó.” Khái niệm doanh nghiệp Doanh nghiệp tổ chức kinh tế, có tài sản riêng, có trụ sở giao dịch ổn định , đăng kí kinh doanh theo quy định pháp luật để thực hoạt động kinh doanh thị trường.( Theo mục điều chương Luật doanh nghiệp 2014) Cũng theo Luật doanh nghiệp 2005 giải thích, Kinh doanh việc thực liên tục một, số tất cơng đoạn q trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm cung ứng dịch vụ thị trường nhằm mục đích sinh lợi Như doanh nghiệp tổ chức kinh tế vị lợi, thực tế số tổ chức doanh nghiệp có hoạt động khơng hồn tồn nhằm mục tiêu lợi nhuận Khái niệm văn phòng doanh nghiệp Doanh nghiệp tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ theo yêu cầu xã hội dự quy luật thị trường nên tính chất hoạt động không giống quan nhà nước hay nghiệp Tơn mục đích hoạt động tổ chức lợi ích, nên chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm sản xuất kinh doanh đề cao Nhà quản trị kinh doanh phải tính tốn chi phí nguồn lực cho hiệu Đồng thời hoạt động thông tin doanh nghiệp mang tính thị trường, nên việc tổ chức công tác tiến hành theo cách thích hợp Từ đặc tính tổ chức doanh nghiệp mà văn phòng thường ghép lồng với phận khác tổ chức nhân sự, marketing hay đảm nhận phần chức tổng hợp hậu cần Tên gọi văn phòng trtong doanh nghiệp thường lag phòng hành chính, phòng hành – tổ chức hay phòng hành – quản trị Cách phân loại văn phòng mang tính tương đối, tổ (trừ tổ chức nhà nước) chủ động thiết lập máy văn phòng theo ý nhà quản trị cho phù hợp với điều kiện cụ thể tổ chức môi trường vận động thời kỳ Mặc dù tồn theo loại khác nhau, tên gọi văn phòng tổ chức có đặc điểm sau: - Đều tổ chức trợ giúp cho nhà quản lý - Đối tượng quản lý thơng tin - Hoạt động văn phòng mang tính dịch vụ cao - Quy mơ văn phòng tỉ lệ nghịch với trình độ xã hội hóa dịch vụ thuộc nghiệp vụ văn phòng Vì văn phòng thành lập thích hợp với loại hình tổ chức, nên ngồi đặc điểm chung đây, văn phòng có đặc điểm riêng như: - Văn phòng không thiết phải thực đầy đủ chức năng: tham mưu, tổng hợp, hậu cần - Tính ổn định đầy đủ văn phòng quan quản lý nhà nước cao văn phòng khác - Tính kiêm nhiệm văn phòng tổ chức sản xuất kinh doanh phổ biến văn phòng khác Dựa vào đặc điểm văn phòng mà nhà máy quản trị văn phòng chủ động tổ chức, điều hành máy văn phòng cách thích hợp hiệu Khái niệm nhà quản trị Nhà quản trị người làm việc tổ chức, giao nhiệm vụ điều khiển công việc người khác chịu trách nhiệm trước kết hoạt động người Nhà quản trị người lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo kiểm tra người, tài chính, vật chất thơng tin tổ chức cho có hiệu để giúp tổ chức đạt mục tiêu Khái niệm nhà quản trị văn phòng Nhà quản trị văn phòng lãnh đạo văn phòng, quản lý cơng tác văn phòng doanh nghiệp, quan Nhà quản trị văn phòng, trước tiên phải nhà quản trị Tức phải hoàn thành chức nhiệm vụ: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra phận văn phòng Khái niệm nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Trong thời kỳ hội nhập kinh tế nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức cần sở hữu nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình sơi động biết cảm thơng Tuy không cần trang bị nhiều lực chuyên mơn nhà quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ Không nhân viên số phận khác “việc người làm”, nhà quản trị văn phòng gần phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xẩy công ty Đôi Nhà quản trị văn phòng người đứng giải quyết, vấn đề cá nhân lẫn vấn đề nghiệp vụ việc quản lý giấy tờ, liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cần phải biết cách dung hòa mối quan hệ nhân viên tất lợi nhuận công ty Bấy nhiêu đủ coi nhà quản trị văn phòng giống người “làm dâu trăm họ” ngồi ra, họ cần phải có kỹ sau để làm việc hiệu quả: - Thành thạo nghiệp vụ văn phòng - Kỹ quản lý dự án - Kỹ điều hành họp - Kỹ tổ chức - Kỹ giao tiếp, ứng xử… 1.2 Chức nhà quản trị văn phòng Chức hoạch định Là chức trình quản trị Hoạt động bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu tổ chức, xây dựng lựa chọn chiến lược tổng thể để thực mục tiêu thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp hoạt động tổ chức Đồng thời đưa biện pháp để thực mục tiêu, kế hoạch tổ chức Chức tổ chức Chủ yếu thiết kế cấu tổ chức, bao gồm xác định việc phải làm, làm việc đó, phận cần thành lập, quan hệ phân công phối hợp trách nhiệm phận xác lập hệ thống quyền hành tổ chức Chức lãnh đạo, điều hành Là chức thực kích thích, động viên, huy, phối hợp người, thực mục tiêu quản trị giải xung đột tập thể nhằm đưa tổ chức theo quỹ đạo dự kiến tổ chức Chức quản trị nhân Tuy người quản trị văn phòng giám đốc nhân họ người thường xuyên tiếp xúc với nhân viên cơng ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp khúc mắc, hóa giải xúc lòng nhân viên cơng việc Chức kiểm tra, giám sát Để đảm bảo công việc thực kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần theo dõi xem tổ chức hoạt động nào, bao gồm việc theo dõi toàn hoạt động cuả thành viên, phận tổ chức Hoạt động kiểm soát thường việc thu thập thông tin kết thực thực tế, so sánh kết thực thực tế với mục tiêu đặt tiến hành điều chỉnh có sai lệch, nhằm đưa tổ chức quỹ đạo đến mục tiêu 1.3 Vai trò nhà quản trị văn phòng 1.3.1 Nhóm vai trò quan hệ, giao tiếp với người Nhóm vai trò quan hệ với người bao gồm khả phát triển trì mối quan hệ với người khác cách có hiệu Vai trò đại diện gắn liền với vị trí phân cấp quản trị, vai trò lãnh đạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự, tiếp xúc thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên hệ tập trung vào việc trì mối quan hệ bên bên ngồi tổ chức Vai trò quan hệ với người giúp nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thực vai trò quan trọng khác 1.3.2 Nhóm vai trò thơng tin Vai trò thơng tin gắn liền với việc tiếp nhận thơng tin truyền đạt thông tin cho nhà quản trị thể trung tâm đầu não tổ chức Vai trò thu thập thơng tin nắm bắt thơng tin bên bên ngồi doanh nghiệp Vai trò truyền đạt hoạt động theo hai cách: cách thứ nhất, nhà quản trị truyền đạt thông tin tiếp nhận từ bên đến thành viên nội doanh nghiệp, người sử dụng thông tin này; thứ hai, nhà quản trị giúp truyền đạt thông tin từ cấp đến cấp thấp đến thành viên khác tổ chức, người sử dụng thơng tin cách hiệu Trong vai trò truyền đạt cung cấp thơng tin cho nội vai trò phát ngơn phổ biến thơng tin cho bên ngồi vấn đề kế hoạch, sách, kết hoạt động tổ chức Do đó, nhà quản trị tìm kiếm thơng tin 10 Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng, góp phần chủ yếu định hiệu phát triển bền vững doanh nghiệp Với chức trách mình, người quản trị văn phòng đảm đương nhiều vai trò khác Có thể tổng hợp vai trò chung mà tất người làm quản trị văn phòng doanh nghiệp phải thực hiện: - Nhóm vai trò quan hệ với người: + Vai trò đại diện, có tính chất nghi lễ tổ chức Có nghĩa, tổ chức phải có người đại diện cho tổ chức nhằm thực giao dịch, đối thoại với cá nhân tổ chức bên Ngay phận tổ chức phải có người đứng đầu phận để lĩnh hội ý kiến, sách, kế hoạch cấp Ví dụ, đứng cửa chào khách, người chủ doanh nghiệp đóng vai trò đại diện cho doanh nghiệp Vai trò cho thấy hình ảnh tổ chức mà họ quản trị + Vai trò lãnh đạo Vai trò đòi hỏi nhà quản trị phải đạo điều phối hoạt động người quyền, bố trí nhân sự, đơn đốc người khác làm việc, đồng thời phải kiểm tra, đảm bảo chắn việc diễn theo dự kiến Vai trò lãnh đạo phản ảnh ảnh hưởng, phối hợp kiểm tra nhà quản trị cấp + Vai trò liên lạc Thể mối quan hệ nhà quản trị người khác bên bên tổ chức Vai trò buộc nhà quản trị phải can dự vào mối liên hệ cá nhân hay ngồi tổ chức nhằm góp phần hồn thành cơng việc giao tổ chức Vai trò liên lạc thường chiếm nhiều thời gian nhà quản trị - Nhóm vai trò thơng tin: + Vai trò tiếp nhận thu thập thơng tin liên quan đến tổ chức Vai trò đòi hỏi nhà quản trị phải biết cách xây dựng hệ thống thông tin nội bộ, phải thường xun xem xét, phân tích mơi trường nhằm xác định hội mối đe dọa tổ chức Vai trò thực thông qua việc nghe báo cáo, đọc sách báo, văn qua trao đổi tiếp xúc với người Những mối quan hệ giao tiếp thức khơng thức xây 40 dựng vai trò liên lạc thường có ích cho vai trò + Vai trò phổ biến thơng tin Sau định vấn đề đó, nhà quản trị cần phổ biến định đến phận, thành viên có liên quan tổ chức, chí phổ biến đến cho người đồng cấp hay cấp làm cho người chia sẻ thơng tin để góp phần hồn thành mục tiêu chung tổ chức + Vai trò cung cấp thơng tin cho bên ngồi Nhà quản trị thay mặt cho tổ chức cung cấp thơng tin cho bên ngồi để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ đồng tình, ủng hộ - Nhóm vai trò định + Vai trò doanh nhân (người chủ trì) Các cá nhân tổ chức đề xuất sáng kiến để tạo chuyển biến tốt tổ chức, phạm vi công việc hạn chế không đủ thông tin nên họ thường để xuất sáng kiến liên quan đến cơng việc Nhà quản trị có nhiều thơng tin, tầm nhìn bao qt nên đưa đề xuất quan trọng, tạo nên thay đổi lớn Chẳng hạn nhà quản trị đề xuất áp dụng phương pháp quản trị nhằm gia tăng doanh số, lợi nhuận, thị phần… tổ chức Đây vai trò phản ảnh việc nhà quản trị tìm cách cải tiến tổ chức nhằm làm cho hoạt động tổ chức ngày có hiệu + Vai trò giải xáo trộn Nhà quản trị đưa định hay thi hành biện pháp chấn chỉnh nhằm đối phó với biến cố bất ngờ kể khách quan chủ quan hay tổ chức Bất tổ chức có trường hợp xung đột xảy nội dẫn tới xáo trộn tổ chức như: đình cơng cơng nhân, mâu thuẫn đồn kết thành viên, phận ….Nhà quản trị phải kịp thời đối phó, giải xáo trộn để đưa tổ chức sớm trở lại ổn định + Vai trò phân phối nguồn lực Nhà quản trị phải định việc phân phối nguồn lực cho ai, số lượng bao nhiêu, nào… Các nguồn lực tiền bạc, nhân lực, phương tiện làm việc Vì tổ chức thường khơng có đủ tài ngun theo mong muốn phận, cá nhân nên nhà quản trị cần sử dụng tối ưu, phân phối hợp lý, tiết kiệm tài nguyên Việc phân bổ nguồn tài 41 nguyên vai trò quan trọng nhà quản trị + Vai trò thương thuyết Nhà quản trị phải thực vai trò thương thuyết, đàm phán với tư cách thay mặt cho tổ chức giao dịch với cá nhân, tổ chức bên ngồi Ví dụ đàm phán ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế… Nhà quản trị có cấp bậc cao, vai trò quan trọng Mintzberg cho nhà quản trị thực lúc nhiều vai trò phối hợp tầm quan trọng vai trò thay đổi tùy theo quyền hành cấp bậc nhà quản trị Các nhà quản trị cấp cao phải dành nhiều thời gian cho vai trò thủ trưởng danh dự, đảm nhiệm chủ yếu vai trò liên lạc với bên tổ chức, theo dõi ảnh hưởng mơi trường ảnh hưởng đến tổ chức đảm nhiệm vai trò định 3.3 Xây dựng tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 3.3.1 Nhóm tiêu chuẩn trình độ chun mơn Trong quản trị hành văn phòng, kỹ tổ chức quản lý nghiệp vụ hành điều vơ cần thiết Các nghiệp vụ soạn thảo văn bản, xây dựng kế hoạch, quản lý hồ sơ tài liệu, giao tiếp, tổ chức họp, xử lý thông tin… nghiệp vụ đòi hỏi phải tổ chức, kiểm sốt chặt chẽ theo quy định Bên cạnh đó, nghiệp vụ hành văn phòng khơng thực văn phòng quan, doanh nghiệp mà thực tất phận, đơn vị quan, doanh nghiệp Chính thế, việc am hiểu nghiệp vụ điều bắt buộc người làm cơng việc hành nói chung nhà quản trị hành văn phòng nói riêng để tổ chức thực hiện, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ nhằm đảm bảo nghiệp vụ hành thực hiệu 3.3.2 Nhóm tiêu chuẩn nghiệp vụ hành văn phòng Nhà quản trị văn phòng cần trang bị cho kiến thức máy tính, nghiệp vụ vi tính văn phòng, sử dụng thành thạo phần mềm thiết bị hỗ trợ máy in, máy photo, máy fax, Là tri thức đào tạo tổng quát đào tạo chuyên hoạt 42 động quản trị hành văn phòng Có khả gánh vác cơng việc có khả uỷ thác trách nhiệm, quyền hành Có khả truyền đạt, giảng dạy nghiệp vụ hành văn phòng tồn quan Có quan điểm khoa học để tiếp nhận phương pháp làm việc mới, phải ln bổ sung trình độü học vấn cách học hỏi nghiên cứu quản trị hành văn phòng, tham dự hội thảo đơn giản hố cơng việc hành văn phòng Cơng việc hàng ngày nhà quản trị văn phòng liên quan trực tiếp đến công việc người khơng phải giám đốc hay trưởng phòng nhân nên cần có kỹ trì, điều phối mối quan hệ quản lý người Là kiến thức liên quan đến khả làm việc, động viên điều khiển nhân 3.3.3 Nhóm tiêu chuẩn kỹ - Kỹ nhân sự: Là kiến thức liên quan đến khả làm việc, động viên điều khiển nhân Kỹ nhân tài đặc biệt nhà quản trị việc quan hệ với người khác nhằm tạo thuận lợi thúc đẩy hoàn thành công việc chung Một vài kỹ nhân cần thiết cho quản trị viên biết cách thơng đạt hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng khơng khí hợp tác lao động, biết cách tác động hướng dẫn nhân tổ chức để hoàn thành công việc Kỹ nhân cấp quản trị viên cần thiết tổ chức nào, dù phạm vi kinh doanh phi kinh doanh - Kỹ nhận thức hay tư duy: Là khó hình thành khó nhất, lại có vai trò đặc biệt quan trọng, nhà quản trị cao cấp Họ cần có tư chiến lược tốt để đề đường lối sách đối phó có hiệu với bất trắc, đe dọa, kìm hãm phát triển tổ chức Nhà quản trị cần phải có phương pháp tổng hợp tư hệ thống, biết phân tích mối liên hệ phận, vấn đề … Biết cách làm giảm phức 43 tạp rắc rối xuống mức độ chấp nhận tổ chức - Kỹ tin học: tin học văn phòng thành thạo: Word, Ecxel, PowerPoint, Internet… - Kỹ ngoại ngữ: Anh văn thành thạo; đọc, dịch tài liệu chuyên ngành, 3.3.4 Nhóm tiêu chuẩn đạo đức Có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động công việc phân công Có phẩm chất: trung thực, động, cơng bằng, thẳng thắn, kiên định, sáng tạo Phong cách phải lịch ngoại giao Sự thành công tuỳ thuộc vào việc họ có nhận ủng hộ, tin tưởng, hợp tác người khác hay không Phải biết cách kiểm sốt cảm xúc Bộ phận hành văn phòng phận làm dâu trăm họ, dễ bị trích, chê bai 3.3.5 Nhóm tiêu chuẩn phong cách lãnh đạo Biết cách tối ưu hóa linh hoạt phong cách lãnh đạo giúp nhà lãnh đạo nhanh chóng trở thành nhà quản lý xuất sắc Trong thực tế, nhà lãnh đạo thường có cách riêng quản lý nhân viên Khi lựa chọn phong cách lãnh đạo nào, nhà quản lý cần cân nhắc dựa nhiều yếu tố lúc, chẳng hạn thời gian cho phép, kiểu nhiệm vụ, mức độ áp lực cơng việc, trình độ nhân viên, mối quan hệ đội nhóm, người nắm thơng tin… Một nhà lãnh đạo tốt vận dụng phong cách trên, tùy thuộc vào nhân tố cấu thành người lãnh đạo, nhân viên, hoàn cảnh cụ thể Một số ví dụ đưa là: - Áp dụng phong cách quyền uy với nhân viên mới, người bắt đầu học việc Lúc này, nhà lãnh đạo trở thành người hướng dẫn có lực tâm huyết Từ đó, nhân viên tạo động lực để học hỏi thêm kỹ Đây môi trường mẻ để nhân viên phát triển - Phong cách Dân chủ nên áp dụng với đội nhóm có thành viên 44 nắm rõ công việc Người lãnh đạo người hiểu rõ vấn đề nhiên chưa nắm bắt thông tin để xử lý vấn đề Các nhân viên tự biết việc muốn phần đội nhóm - Phong cách lãnh đạo Tự áp dụng tình người sếp sở hữu nhân viên có chun mơn tốt Nhà lãnh đạo khơng thể làm việc thân nhân viên cần có tồn quyền định với cơng việc họ! Thêm vào đó, điều cho phép nhà lãnh đạo nâng cao suất làm việc - Sử dụng ba phong cách: Thông báo cho nhân viên quy trình làm việc gặp trục trặc yêu cầu cấp thiết phải xây dựng quy trình làm việc (Quyền uy) Tham khảo ý kiến nhân viên để xây dựng quy trình làm việc (Dân chủ) Tin tưởng giao phó công việc cho nhân viên để bước tiến hành quy trình làm việc (Tự do) 3.3.6 Nhóm tiêu chuẩn khác Phải có tính gần gũi, phải biết hồ mình, hồ đồng với ý tưởng vấn đề nhân viên Từ tạo bầu khơng khí thân thiện tồn quan Phải có óc khơi hài để làm dịu tình khó khăn Tính khơi hài phẩm chất kinh doanh vơ giá Nhưng nói đùa nên nói tiếp xúc trực tiếp Trên giấy tờ, khơi hài nguy hiểm bạn khơng thể tiên đoán người đọc tiếp nhận Có óc sáng kiến trí tưởng tượng Tự tin, Nhà quản trị phải tỏ tự tin tình *Tiểu kết: Từ thực trạng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Việt Nam Chương 2, Chương đưa ưu điểm, nhược điểm, ngun nhân Từ xây dựng vai trò tiêu chuẩn cho nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập KẾT LUẬN 45 Có nhiều yếu tố để tạo nên hiệu chất lượng công việc doanh nghiệp Một yếu tố tạo nên thành cơng vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp phủ nhận điều họ người sống có lý tưởng, có tinh thần trách nhiệm cao, có trình độ chun môn cao lực tổ chức giỏi, nhạy cảm mới, ln có sáng kiến tháo vát, biết đề định đắn, ý mức vấn đề hiệu vầ tìm tòi phương pháp tối ưu để đạt hiệu qảu với chi phí thấp Nhà quản trị văn phòng có vị trí quan trọng doanh nghiệp Họ người giúp Ban giám đốc điều hành công việc doanh nghiệp muốn họ cần phải có đủ tiêu chuẩn cần thiết để thích ứng với xu đại Do họ cần phải thay đổi cho phù hợp với thời kỳ hội nhập 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Cúc, Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Luật Doanh nghiệp Thư viện Quốc gia Việt Nam (2015), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Các phong cách quản lý (1993), Nhà xuất Khoa học kỹ thuật Nguyễn Hữu Thân(2000), Giáo trình Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê Cổng thơng tin điện tử: https://savis.vn https://www.vietteltelecom.vn http://intracom.com.vn 47 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS 48 Phụ lục 02: Sơ đồ tổ chức máy Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 49 50 Phụ lục 03: Sơ đồ tổ chức máy Tổng Cơng ty Cổ phần Bưu VIETTEL 51 Phụ lục 04: Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành – Nhân Cơng ty Cổ phần Công nghệ SAVIS 52 Phụ lục 05: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng cơng ty Cơng ty Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thơng Trưởng phòng (Nguyễn Thị Kim Anh) Thư ký Thư ký Bộ phận kinh doanh Bộ phận kinh doanh Nhân viên Nhân viên Nhân viên Tổ bảo vệBộ phận vệ sinhTổ lái xe 53 Lễ tân Phụ lục 06: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Tổng Cơng ty Cổ phần Bưu VIETTEL 54 ... nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Tìm hiểu số nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Việt Nam Chương 3: Xây dựng vai trò, tiêu chuẩn cho nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội. .. lý quản lý… Là sinh viên ngành Quản trị Văn phòng nhận thấy vai trò người lãnh đạo, người quản trị văn phòng doanh nghiệp Vì tơi chọn đề tài Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. .. thiệu sở lý luận nhà quản trị văn phòng chức năng, vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, từ làm sở khảo sát đánh giá thực trạng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương 12