Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 5. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4 1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp. 4 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của doanh nghiệp. 4 1.1.1.1. Khái niệm. 4 1.1.1.2. Đặc điểm. 5 1.1.1.3. Các hoạt động chủ yếu. 7 1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp. 7 1.2.1. Vai trò của văn phòng với doanh nghiệp. 7 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 8 1.3. Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. 10 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY. 12 2.1. Một số khái niệm. 12 2.1.1. Văn phòng. 12 2.1.2. Văn phòng doanh nghiệp 13 2.1.3. Nhà quản trị văn phòng. 13 2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng. 13 2.2.1. Là người kiểm soát văn phòng 13 2.2.2. Quản lý con người trong văn phòng 14 2.2.3. Kiểm soát chất lượng của công việc văn phòng 14 2.2.3.1.Kiểm soát tài chính trong văn phòng 15 2.2.3.2. Điều tra công việc văn phòng 15 2.2.3.3. Sắp xếp thời khóa biểu trong văn phòng 15 2.2.4. Tham mưu cho Giám đốc, lãnh đạo của doanh nghiệp 15 2.2.5. Các vai trò thông tin. 16 2.2.6. Lập kế hoạch và tổ chức. 17 2.2.7. Tạo động lực cho nhân viên 17 2.2.8. Theo dõi, giám sát 17 2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. 18 2.3.1. Công tác tham mưu, tổng hợp. 18 2.3.2. Xây dựng chương trình làm việc. 19 2.3.3. Công tác thông tin. 19 2.3.4. Công tác văn thư lưu trữ. 20 2.3.5. Công tác hậu cần. 20 2.4. Những yêu cầu đối với nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. 20 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP. 23 3.1. Đánh giá, nhận xét về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 23 3.1.1. Ưu điểm 23 3.1.2.Hạn chế. 23 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế trên. 24 3.2. Các giải pháp giúp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng 24 3.2.1. Về phía Ban lãnh đạo các doanh nghiệp 24 3.2.2. Về phía nhà quản trị 25 3.2.3. Về phía cán bộ, nhân viên trong công ty, doanh nghiệp. 25 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28
LỜI CẢM ƠN Để có kiến thức thực tế ngành quản trị văn phòng ngày hơm nay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, thầy cô trường Đại học Nội vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng, cung cấp cho em kiến thức ngành Quản trị văn phòng Em xin dành lời cảm ơn sâu sắc đến Th.s Nguyễn Hữu Danh đã tận tình hướng dẫn trang bị cho em kiến thức vô quý giá học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp để em hồn thành tốt đề tài tảng kiến thức cho em thực công việc chuyên ngành tương lai Em xin chân thành cảm ơn tới Ban lãnh đạo, anh, chị chuyên viên phòng Tổ chức- Hành Cơng ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt tạo điều kiện nhiệt tình giúp em có hội học hỏi, nghiên cứu để hồn thành tốt đề tài Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 03 tháng năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung em trình bày đề tài em tự tìm hiểu, nghiên cứu trình bày theo suy nghĩ thân, không chép nguyên văn từ tài liệu Em xin chịu trách nhiệm với đề tài ! Hà Nội, ngày 03 tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp .4 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm doanh nghiệp 1.1.1.1 Khái niệm 1.1.1.2 Đặc điểm 1.1.1.3 Các hoạt động chủ yếu 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Vai trò văn phòng với doanh nghiệp 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp 1.3 Khái quát chung Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp .10 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY .12 2.1 Một số khái niệm .12 2.1.1 Văn phòng 12 2.1.2 Văn phòng doanh nghiệp 13 2.1.3 Nhà quản trị văn phòng 13 2.2 Vai trò nhà quản trị văn phòng .13 2.2.1 Là người kiểm sốt văn phòng 13 2.2.2 Quản lý người văn phòng 14 2.2.3 Kiểm sốt chất lượng cơng việc văn phòng 14 2.2.3.1.Kiểm sốt tài văn phòng .15 2.2.3.2 Điều tra cơng việc văn phòng .15 2.2.3.3 Sắp xếp thời khóa biểu văn phòng 15 2.2.4 Tham mưu cho Giám đốc, lãnh đạo doanh nghiệp 15 2.2.5 Các vai trò thơng tin 16 2.2.6 Lập kế hoạch tổ chức 17 2.2.7 Tạo động lực cho nhân viên 17 2.2.8 Theo dõi, giám sát 17 2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 18 2.3.1 Công tác tham mưu, tổng hợp 18 2.3.2 Xây dựng chương trình làm việc .19 2.3.3 Công tác thông tin 19 2.3.4 Công tác văn thư lưu trữ 20 2.3.5 Công tác hậu cần .20 2.4 Những yêu cầu nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 20 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 23 3.1 Đánh giá, nhận xét vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp .23 3.1.1 Ưu điểm 23 3.1.2.Hạn chế .23 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế .24 3.2 Các giải pháp giúp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng .24 3.2.1 Về phía Ban lãnh đạo doanh nghiệp 24 3.2.2 Về phía nhà quản trị 25 3.2.3 Về phía cán bộ, nhân viên cơng ty, doanh nghiệp 25 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .28 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể khẳng định rằng, yếu tố định tới phát triển bền vững quan, tổ chức, hay doanh nghệp nghiệp vụ chun mơn hành văn phòng Văn phòng từ lâu trở thành phận quan trọng thiếu doanh nghiệp Bước vào thời kỳ hội nhập tồn cầu hố cơng tác văn phòng ngày khẳng định chỗ đứng xã hội Với Việt Nam, nước thời kỳ đẩy mạnh Cơng nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có văn phòng hoạt động đủ hiệu để giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác , hiệu cơng việc Và văn phòng khơng thể khơng sở hữu nhà quản trị văn phòng Hiện nay, cơng ty, doanh nghiệp cần sở hữu nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, động biết cảm thông Tuy không cần trang bị nhiều lực chun mơn quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ Không nhân viên phận khác “việc người làm”, nhà quản trị văn phòng gần phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xảy cơng ty Đơi nhà quản trị văn phòng phải người đứng giải quyết, vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chun mơn nghiệp vụ Ngồi việc quản lý giấy tờ, liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cần phải biết cách dung hồ mối quan hệ nhân viên, tất lợi nhuận cơng ty Từ vai trò quan trọng nhà quản trị văn phòng cơng ty doanh nghiệp nói nên em chọn đề tài : “Từ thực tế hoạt động doanh nghiệp, anh/chị khảo sát đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập” để làm sáng tỏ tầm quan trọng Nhà quản trị văn phòng hoạt động phát triển công ty, doanh nghiệp Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: vai trò nhà Quản trị văn phòng Mục đích nghiên cứu: Qua việc nghiên cứu vai trò nhà Quản trị văn phòng giúp em hiểu thực trạng vấn đề thực tế đồng thời tìm ưu điểm cần phát huy nhược điểm cần hạn chế Từ đưa số biện pháp , số hướng giải vấn đề mang tính cá nhân mà tổ chức sử dụng nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị Văn phòng hoạt động doanh nghiệp Đồng thời qua việc nghiên cứu vấn đề giúp em vận dụng kiến thức học vào thực tế từ hiểu vai trò nhà Quản trị Văn phòng hoạt động doanh nghiệp, đồng thời nắm bắt tình hình thực tế củng cố lại lý thuyết chuyên ngành theo học Nhiệm vụ nghiên cứu: - Vai trò nhà quản trị văn phòng hoạt động doanh nghiệp - Ưu điểm nhược điểm vấn đề - Những giải pháp cần thực 3.Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận Thu thập loại sách, báo, tạp chí, tài liệu có liên quan đến chuyên đề Đọc khái quát tài liệu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn Phương pháp quan sát: Phương pháp thực cách tham gia nhìn trực tiếp công việc diễn ngày văn phòng Phương pháp vấn: Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với người lao động tham khảo ý kiến chun gia với mục đích tìm kết luận thỏa đáng Phương pháp viết nhật ký công việc: Ghi lại q trình tham gia nghiên cứu, cơng việc phải làm, ý trình nghiên cứu, thông tin quan trọng phục vụ cho việc hoàn thành đề tài Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có hiểu biết sâu, rõ ràng, thực trạng vai trò nhà Quản trị văn phòng doanh nghiệp Đồng thời cơng tác văn phòng việc đặc biệt hoạt động doanh nghiệp Nếu tổ chức làm tốt tạo thắng lợi cạnh tranh, đưa tổ chức phát triển ổn định, nâng cao uy tín Về mặt thực tiễn: cung cấp tư liệu, tài liệu tham khảo vai trò nhà Quản trị văn phòng khơng lý thuyết mà thực tiễn cho học sinh - sinh viên độc giả quan tâm Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận đề tài gồm chương: Chương 1: Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm doanh nghiệp 1.1.1.1 Khái niệm Doanh nghiệp tổ chức kinh tế thành lập để thực hoạt động kinh doanh, thực chức sản xuất, mua bán hàng hóa làm dịch vụ, nhằm thỏa mãn nhu cầu người xã hội thơng qua hoạt động hữu ích mà kiếm lời Căn vào hình thức sở hữu, quốc gia có loại hình doanh nghiệp khác Tuy nhiên bản, loại hình doanh nghiệp bao gồm: doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty cổ phần công ty trách nhiệm hữu hạn Ở Việt Nam loại hình doanh nghiệp bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên, công ty cổ phần, công ty hợp danh doanh nghiệp tư nhân Công ty trách nhiệm hữu hạn: - Thành viên tổ chức, cá nhân số lượng thành viên không 50 người - Thành viên chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác doanh nghiệp phạm vi số vốn cam kết góp vào doanh nghiệp Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên: - Do tổ chức làm chủ sở hữu chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác doanh nghiệp phạm vi số vốn điều lệ doanh nghiệp Công ty cổ phần: - Vốn điều lệ chia làm nhiều phần gọi cổ phần - Cổ đông chịu trách nhiệm nợ nghĩa vụ tài sản khác doanh nghiệp phạm vi số vốn góp vào doanh nghiệp - Cổ đơng có quyền tự chuyển nhượng cổ phần cho người khác, trừ trường hợp cổ đơng nắm cổ phần ưu đãi cổ đông sang lập năm đầu Công ty hợp danh: - Phải có hai thành viên hợp danh, ngồi hai thành viên hợp danh có thành viên góp vốn - Thành viên hợp danh phải cá nhân, có trình độ chun mơn uy tín nghề nghiệp phải chịu trách nhiệm toàn tài sản nghĩa vụ cơng ty - Thành viên góp vốn chịu trách nhiệm khoản nợ công ty phạm vi số vốn góp vào cơng ty Doanh nghiệp tư nhân: - Do cá nhân làm chủ tự chịu trách nhiệm tồn tài sản hoạt động doanh nghiệp 1.1.1.2 Đặc điểm a Doanh nghiệp tư nhân: Doanh nghiệp sở hữu điều hành cá nhân *Ưu điểm: - Đơn giản thủ tục thành lập; - Khơng đòi hỏi nhiều vốn thành lập - Chủ doanh nghiệp nhận toàn lợi nhuận kiếm được; - Chủ doanh nghiệp có tồn quyền định kinh doanh; - Khơng có hạn chế pháp lý đặc biệt * Nhược điểm: - Chịu trách nhiệm cá nhân vô hạn; - Hạn chế kỹ chuyên môn quản lý; - Hạn chế khả huy động vốn; b.Công ty hợp danh: Doanh nghiệp có hay nhiều đồng sở hữu chủ tiến hành hoạt động kinh doanh nhằm mục tiêu lợi nhuận *Ưu điểm: - Dễ dành thành lập; - Được chia tồn lợi nhuận; - Có thể huy động vốn từ thành viên; - Có thể thu hút thêm thành viên tham gia; - Ít bị chi phối quy định pháp lý; - Năng động; Không bị đánh thuế lần *Nhược điểm: - Chịu trách nhiệm vơ hạn; - Khó tích lũy vốn; - Khó giải có mâu thuẩn lợi ích thành viên; - Chứa đựng nhiều tiềm mâu thuẫn cá nhân quyền lực thành viên; - Các thành viên bị chi phối luật đại diện c Công ty cổ phần Tổ chức kinh doanh thành lập theo luật hoạt động tách rời với quyền sở hữu nhằm mục tiêu lợi nhuận *Ưu điểm: - Cổ đông chịu trách nhiệm hữu hạn; - Dễ thu hút vốn; - Có thể hoạt động mãi, khơng bị giới hạn tuổi thọ chủ sở hữu; - Có thể chuyển nhượng quyền sở hữu; - Có khả huy động kỹ năng, chuyên môn, tri thức nhiều người; - Có lợi quy mơ *Nhược điểm: - Tốn nhiều chi phí thời gian trình thành lập; - Bị đánh thuế lần; - Tiềm ẩn khả thiếu nhiệt tình từ ban quản lý; - Bị chi phối quy định pháp lý hành nghiêm ngặt; - Tiềm ẩn nguy khả kiểm soát nhà sáng lập công ty nhiệm việc hoạch định kiểm sốt cơng việc Nếu kiểm sốt cơng việc văn phòng thực định kỳ, chúng nhận diện lĩnh vực cải tiến Có hai câu hỏi chủ yếu liên quan đến kiểm cơng việc văn phòng phải thực câu thứ hai phải đươc thực 2.2.2 Quản lý người văn phòng Con người chủ thể sáng tạo giá trị vật chất tinh thần xã hội Trong trình sản xuất cải vật chất, người vừa chủ thể tổ chức, vừa tham gia vào trình sản xuất Chính người yếu tố định phát triển lực lượng sản xuất Việc phân tích hành vi người nơi làm việc trở nên quan trọng Những ảnh hưởng hành vi thái độ người việc làm yếu tố thúc đẩy họ Cân nhắc tất khía cạnh thúc đẩy nhân viên văn phòng tổ chức trở nên ngày cần thiết Tuy người quản trị văn phòng khơng phải giám đốc nhân họ người thường xuyên tiếp xúc với nhân viên cơng ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp khúc mắc, hóa giải xúc lòng nhân viên cơng việc Nhà quản trị văn phòng khơng quản lý người hoạt động doanh nghiệp, mà phải lên kế hoạch để tuyển dụng nguồn nhân doanh nghiệp cần Tuyển chọn nhân phù hợp cho doanh nghiệp điểm mấu chốt tạo nên thành công doanh nghiệp tương lai Đội ngũ nhân viên làm việc tốt tạo nên nguồn lượng dồi cho doanh nghiệp Việc tuyển chọn nhân tài cần phải việc đánh giá nhân viên cách khoa học 2.2.3 Kiểm soát chất lượng cơng việc văn phòng Người quản lý văn phòng hỗ trợ giám sát viên, chịu trách nhiệm việc kiểm sốt cơng việc văn phòng Điều tham khảo đến chức tra, bao gồm năm vấn đề sau: 14 2.2.3.1.Kiểm sốt tài văn phòng Hầu hết người quản trị văn phòng yêu cầu phải có hiểu biết kiểm sốt tài Kiểm sốt tài văn phòng gồm: - Tiền chi tiêu nhỏ văn phòng: Các văn phòng thường cấp khoản tiền tiêu vặt để sắm khoản nhỏ vật tư cần thiết, khẩn cấp mà khơng có sẵn kho trung tâm Hệ thống tiền chi tiêu nhỏ văn phòng thường tiền ứng trước Ở khoảng thời gian định trước, tùy theo giai đoạn kiểm soát kế toán sử dụng quan số tiền tiêu cân đối - Dự tính khoản kinh phí cho doanh nghiệp tổ chức buổi họp, tiếp đãi khách 2.2.3.2 Điều tra công việc văn phòng Điều tra cơng việc văn phòng giúp đưa định lịch trình cơng việc đặt mục tiêu cho cá nhân quyền mối quan hệ với chất lượng khối lượng 2.2.3.3 Sắp xếp thời khóa biểu văn phòng Việc xếp thời gian biểu cho phòng ban Nhà quản trị văn phòng thu thập đủ thông tin công việc thời gian tới Từ làm để xếp thời gian cụ thể cho công việc, giúp giải công việc cách gọn gàng, không bị chồng chéo 2.2.4 Tham mưu cho Giám đốc, lãnh đạo doanh nghiệp Tham mưu nhằm mục đích trợ giúp cho chủ doanh nghiệp có sở dế lựa chọn dịnh quán lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động doanh nghiệp Muốn có định đắn đắn, kịp thời có sở mang tính khoa học, người định phải nắm nhiều lĩnh vực phái có mặt lúc, nơi… Điều vượt người Vì lý đó, Giám đốc doanh nghiệp cần ý kiến tham mưu lực lượng trợ giúp Nhà quản trị nắm bắt yếu tố cần Giám đốc doanh nghiệp định Từ đưa phương án, phân 15 cơng văn phòng Qua giúp việc tổng hợp ý kiên chuyên mơn đó, phân tích, chọn lọc dể đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho Giám đốc thông tin, phương án định kịp thời đắn 2.2.5 Các vai trò thơng tin Từ xưa đến nay, thơng tin đóng vai trò vơ quan trọng hoạt động đời sống người Người ta thừa nhận thông tin với vật chất, lượng định tồn phát triển quốc gia Đặc biệt xã hội thông tin nay, hoạt động người cần đến giao dịch thơng tin thơng tin xem nguồn lực có giá trị nhiều vật chất, đem lại hiệu hoạt động quan Thông tin phản ánh tự nhiên xã hội ngơn ngữ, kí hiệu, hình ảnh hay nói cách khác tất phương tiện tác động đến giác quan người Chính thế, quản lý việc thu thập thông tin nhà quản trị văn phòng quan tâm Trong hoạt động, muốn công việc đạt hiệu cần phải có nguồn thơng tin tin cậy, đảm bảo tính xác Thơng tin lưu nhiều hình thức văn bản, băng đĩa, hình ảnh… Để thu thập cung cấp nguồn tin xác phục vụ cho công tác hoạch định nhân sự, trước hết nhà quản trị văn phòng phải xác định mục tiêu doanh nghiệp Số lượng thông tin phong phú, đa dạng tất tài liệu có giá trị Xác định nhu cầu tin sở để định mức độ phù hợp thông tin Sau xác định nhu cầu tin, nhà Quản trị văn phòng có nhiệm vụ xây dựng, tổ chức nguồn thông tin tiến hành thu thập thông tin Để thu thập thông tin có hiệu quả, nhà quản trị văn phòng cần đảm bảo số nguyên tắc như: Sự phù hợp thơng tin, tính xác, đầy đủ kịp thời… Có loại thơng tin mà Nhà quản trị văn phòng ln thu thập : - Thơng tin từ mơi trường bên ngồi: bao gồm thơng tin hồn cảnh Việt Nam thay đổi, dự báo kinh tế tổng thể, kinh tế ngành liên quan đến công việc kinh doanh, sản xuất doanh 16 nghiệp - Thông tin bên Công ty: Đối với thơng tin bên Nhà quản trị văn phòng thường đạo thu thập thơng tin từ chiến lược phát triển công ty, kế hoạch kinh doanh để làm Nhà quản trị văn phòng có vai trò phổ biến thơng tin đến cá nhân, phòng ban liên quan để cá nhân, phòng ban biết kịp thời xử lý công việc 2.2.6 Lập kế hoạch tổ chức Lập kế hoạch chức quản lý công việc quan trọng ngày nhà quản lý Nhà quản lý người lập kế hoạch tương lai tổ chức suy nghĩ cách thực thi nguồn lực cần thiết Vì vậy, lập kế hoạch trở thành nhiệm vụ quản lý quan trọng Tổ chức khâu quản lý bên cạnh lập kế hoạch tạo động lực Khơng có trình độ tổ chức, doanh nghiệp bạn bị xáo trộn Bởi doanh nghiệp có nhiều phận, nhiều ý kiến hành vi khác Vì kỹ tổ chức phần việc nhà quản lý tạo nên khác biệt doanh nghiệp 2.2.7 Tạo động lực cho nhân viên Nhân viên nên tạo động lực bạn muốn nhận kết tốt từ họ Bạn tìm thấy làm việc khơng thứ Tất nhân viên mong muốn tạo động lực để đóng góp vào thành cơng doanh nghiệp Tuy nhiên nhớ nhân viên có cách tạo động lực khác Một nhiệm vụ quản lý tối ưu hóa quy trình tối đa hóa hiệu suất nhân viên Vì vậy, lan truyền động lực nhiệm vụ khác quản lý 2.2.8 Theo dõi, giám sát Giám sát công việc nhà quản lý giống lập kế hoạch, tạo động lực, tổ chức tuyển dụng Khơng có giám sát hay bng lỏng giám sát đem đến kết thực tế khơng kế hoạch ban đầu Mục đích 17 việc theo dõi, giám sát để giảm thiểu tối đa chênh lệch hoạch định thực tế 2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 2.3.1 Công tác tham mưu, tổng hợp * Kết đạt được: Trong thực tế, quan, tổ chức thường đặt phận tham mưu văn phòng để gips cho hoạt đọng công tác thuận lợi Đồng thời việc làm tăng cường hiệu công tác thông tin với công tác hậu cần tạo thành hệ thống trợ giúp đắc lực cho nhà quản lý Ngoài phận tham mưu văn phòng có phận chun môn nghiệp vụ làm công tác tham mưu cho lãnh đạo lĩnh vực, vấn đề có tính chun sâu Cơng tác tham mưu nội dung quan trọng hoạt động văn phòng cơng ty Trong q trình hoạt động, văn phòng nhà quản lý làm tốt chức tham mưu mặt sau: - Tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình cơng tác năm, tháng, q, tuần theo chức nhiệm vụ giao - Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo đưa định đắn xác - Tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ phục vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý sử dụng dấu theo quy định Tham mưu cho Giám đốc việc thông báo hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn thống doanh nghiệp Nhờ có nhà quản trị tốt mà văn phòng doanh nghiệp nước ta thể nơi thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp thơng tin hữu ích theo u cầu lãnh đạo công ty giới hạn chức nhiệm vụ cơng tác văn thư, lưu trữ, cơng tác tổ chức hội nghị, tổ chức đón tiếp khách, quản lý trang thiết bị văn phòng 18 * Những mặt tồn Nhiều nhà quản trị thiếu chủ động việc đề xuất, tham gia đưa ý kiến Đôi việc phân cơng cơng việc cho nhân viên văn phòng khơng cụ thể, rõ ràng, dẫn đến tình trạng nhân viên thường ỷ lại làm cho công việc không hồn thành kịp thời 2.3.2 Xây dựng chương trình làm việc Chương trình làm việc kế hoạch tác chiến giúp cho đạo, điều hành công ty toàn diện, đảm bảo thực thi nhiệm vụ trước mắt lâu dài doanh nghiệp Các chương trình làm việc thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể cơng việc mà phòng ban, đơn vị cần thực Nhà quản trị phối hợp với phòng ban việc quản lý xây dựng, thực chương trình làm việc doanh nghiệp Các chương trình làm việc bám sát trọng tâm, giúp cho hoạt động công ty thông suốt hiệu 2.3.3 Công tác thông tin Trong đời sống hàng ngày, công tác thông tin bao gồm hoạt động như: thu thập, lựa chọn, xếp, truyền đạt khai thác, sử dụng bảo quản thông tin Các thông tin khâu quan trọng chức tham mưu tổng hộp văn phòng Nó định đến hiệu đạo, điều hành nhà quản trị, người đứng đầu doanh nghiệp Thông tin cập nhật hàng ngày giúp nhà quản trị nắm bắt vằ xử lý vấn đề nảy sinh trình quản lý Trong công tác này, Nhà quản trị giúp Giám đốc, lãnh đạo doanh nghiệp củng cố thông tin phòng ban doanh nghiệp, bước đảm bảo thông tin hai chiều Việc thu thập, truyền đạt thông tin nhà quản lý thực tốt nghệ đại Từ việc truyền đạt thơng tin thực nhanh chóng 19 2.3.4 Công tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp bao gồm nội dung sau: - Xây dựng ban hành văn bản: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy, ký, ban hành, lưu trữ văn - Tổ chức quản lý giải văn bản: quản lý, tổ chức, giải văn đến văn - Quản lý sử dụng dấu - Lưu trữ hồ sơ Trong nội dung trên, nhà quản lý điều hành việc thực công tác văn thư lưu trữ theo với quy định pháp luật, quy định riêng doanh nghiệp Điều làm cho văn chuyển giao ngồi doanh nghiệp có thống nhất, không bị nhầm lẫn Việc theo dõi, đôn đốc thực công tác văn thư , lưu trữ nhà quản trị quan tâm, từ việc giải cơng việc thực cách nhanh chóng, tránh bị tồn đọng cơng việc 2.3.5 Cơng tác hậu cần Để trì quản lý, để cơng việc văn phòng doanh nghiệp diễn trơi chảy công ty, doanh nghiệp trọng đến công tác hậu cần điều kiện vật chất, sở hạ tầng: nhà cửa, trang thiết bị phụ vụ cho doanh nghiệp thuộc công tác hậu cần văn phòng doanh nghiệp Chính mà công tác hậu cần nhà quản trị đề cao thực mua sắm đầy đủ hợp lý công việc doanh nghiệp vận hành cách trôi chảy 2.4 Những yêu cầu nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Đất nước Việt Nam ngày phát triển vè nhiều mặt tầm cáo trí thức nhân loại Trong bối cảnh hội nhâp quốc tế đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có kỹ định để quản lý, lãnh đạo văn phòng phát triển Từ góp phần lớn vào phát triển doanh nghiệp Vì vậy, nhà quản trị văn phòng cần có kỹ sau: 20 Kỹ quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phòng khơng phải giám đốc nhân họ người thường xuyên tiếp xúc với nhân viên cơng ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp khúc mắc, hóa giải xúc lòng nhân viên công việc - Kỹ quản lý dự án: Đơi lúc, nhà quản trị văn phòng đóng vai trò làm người giám sát, đánh giá cơng việc hồn thành lực nhân viên Vì phải trang bị kiến thức chuyên môn vừa đủ, để biết đội làm dự án làm gì, làm nào, kết sao… - Kỹ điều hành họp: Có thể giữ vai trò điều hành, nhà quản trị văn phòng người xếp bố trí thời gian họp, thơng báo xác đầy đủ thơng tin họp cho tất người Và họp, nhà quản trị văn phòng đóng vai trò chủ tọa - Kỹ tổ chức: Nếu cơng ty có quy mơ khơng lớn, nhà quản trị văn phòng đơi “kiêm” ln vai trò cán Cơng đoàn, chuyên tổ chức hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán công nhân viên công ty Tất nhiên, họ làm việc cơng ty khơng có cán cơng đồn thơi - Thành thạo trang thiết bị tin học, công nghệ đại: Khơng thời xưa, tài liệu giấy tờ xếp đống núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép Giờ đây, hỗ trợ cơng nghệ đại giúp ích cho nhà quản trị văn phòng nhiều Chỉ cần nhà quản trị văn phòng trang bị cho kiến thức máy tính, sử dụng thành thạo chương trình phần mềm; mạng; thiết bị văn phòng điện thoại nội bộ, máy photo, fax, - Kỹ ngoại ngữ: Một nhà quản trị văn phòng trẻ, đầy nhiệt huyết, tâm đắc với nghề, giỏi chuyên môn nghiệp vụ, giỏi tin học chưa đủ đáp ứng yêu cầu xã hội ngày Cần phải có kỹ ngoại ngữ, để từ nhà quản trị văn phòng trao đổi thơng tin với khách hàng nước ngồi Khơng giỏi ngoại ngữ việc cập nhật khoa học cơng nghệ nhanh từ giải cơng việc thuận lợi môi trường làm việc 21 - Kỹ Xã hội: nhà quản trị phải có kỹ lãnh đạo người khác, có khả hoạch định vấn đề, có tầm nhìn chiến lược, người có tầm cao người khác Vì ngồi việc giỏi kỹ chun mơn nghiệp vụ, nhà quản trị văn phòng cần phải tinh thơng kỹ xã hội để giúp cho cơng ty, doanh nghiệp phát triển nhanh, mạnh kinh tế nước nhà Tiểu kết: Chương hai khép lại nêu lên vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp nay, kỹ mà nhà quản trị cần có để giúp cho doanh nghiệp tồn phát triển mạnh mẽ Khơng dừng lại đó, chương đưa cách khái quát thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Đây sở cho việc đánh giá, nhận xét đưa số khuyến nghị nhằm nần cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 22 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 3.1 Đánh giá, nhận xét vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 3.1.1 Ưu điểm Nhà Quản trị văn phòng doanh nghiệp phát huy hết vai trò đảm nhận việc quản lý công việc công tác văn phòng: Trong cơng tác thu thập thơng tin, nhà quản trị tổ chức thu thập thông tin cách có khoa học, khơng bị lẫn lộn, trùng lặp thông tin, việc phân chia công việc công tác thực hợp lý Các thông tin thu thập ln đảm bảo tính đầy đủ, cần thiết hoạt động doanh nghiệp Việc truyền đạt thơng tin diễn nhanh chóng, kịp thời việc áp dụng tốt công nghệ thông tin vào q trình thực cơng việc Đối với cơng tác tuyển dụng, có đóng góp quan trọng việc tổ chức tuyển dụng nhân cho doanh nghiệp, người đưa phương án tuyển dụng Các nhà quản trị văn phòng cho chuẩn bị tốt phục vụ cho buổi tuyển dụng cách chu đáo: thời gian, kinh phí, phòng để tổ chức bước thực tuyển dụng… Trong công tác tham mưu, nhà quản trị tham mưu cho giám đốc, lãnh đạo doanh nghiệp ý, kiến đề xuất có ích quản lý cơng việc, hay định vấn đề Từ trở thành cánh tay đắc lực cho ban lãnh dạo doanh nghiệp Trong hoạt động liên quan đến nghiệp vụ cơng tác văn phòng nhà quản trị văn phòng có vai trò vơ quan trọng, nơi thực bước đệm cơng việc sau hồn thiện, hiệu quả, diễn cách trơn chu 3.1.2.Hạn chế Trong q trình hoạt động nhà Quản trị văn phòng đạt nhiều ưu điểm, bên cạnh có số mặt hạn chế như: 23 Trong nghiệp vụ cơng tác văn phòng nhiều thời gian vào việc phân chia công việc cụ thể nên hiệu không đạt hiệu mong muốn Công tác xử lý thông tin phản hồi chưa trú trọng triển khai thwucj đồng hoạt động khác Các trang thiết bị văn phòng chưa đáp ứng đủ nhu cầu máy in, máy photo ít, tình trạng máy móc bị hỏng, Nên hiệu công việc đem lại chưa cao kỳ vọng Trên số ý kiến nhận xét, đánh giá em vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp mong cơng ty, doanh nghiệp đưa nhiều giải pháp để khắc phục nhược điểm, phát huy hết khả nhà quản trị, để doanh nghiệp Việt Nam ngày phát triển mạnh mẽ vươn thị trường quốc tế 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế Cơ sở vật chất công ty chưa cải tiến nhiều, việc áp dụng khoa học công nghệ vào công việc chưa đạt hiệu cao Đôi áp lực công việc khiến cho nhà quản trị khơng thể hồn thành thời hạn công việc, dẫn đến chậm trễ số công việc định Sự phối hợp phận, cá nhân chưa thực ăn ý, nên dẫn đến lúng túng giải công việc 3.2 Các giải pháp giúp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng Qua q trình tìm hiểu , em hiểu phần cơng việc nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, em xin đề xuât số giải pháp sau, hy vọng góp phần xây dựng, nâng cao vai trò hiệu hoạt động nhà quản trị văn phòng 3.2.1 Về phía Ban lãnh đạo doanh nghiệp Cần có bổ sung , hỗ trợ công việc cho nhà quản trị, để nhà quản trị dễ dàng việc thực nhiệm vụ, tránh bị áp lực nặng nề tròn cơng việc 24 Cử nhà quản trị tham gia lớp học chuyên gia quản trị văn phòng ngồi nước để nâng cao tầm nhìn, khả hoạch định, chuyên môn để bắt kịp với thay đổi thị trường Đầu tư nâng cấp thêm sở vật chât kỹ thuật để tăng suât, hiệu công việc, giúp cho công việc thực dễ dàng Họp bàn, đưa phương pháp đổi cách làm việc để tránh gây nhàm chán việc thực công việc lặp lại nhiều lần 3.2.2 Về phía nhà quản trị Cần học hỏi nhiều vấn đề liên quan đến công tác chuyên môn để thêm am hiểu cơng việc từ giúp giải nhanh chóng cơng việc, nhằm đảm bảo tiến độ phát triển doanh nghiệp để bắt kịp với xu hướng thời đại Dành nhiều thời gian cho việc quan tâm đến hiệu hoạt động nhân viên, để họ làm việc cách ăn ý nhất, không gây ảnh hưởng đến tiến độ cơng việc Hồn thiện bầu khơng khí làm việc doanh nghiệp: Về bản, Công ty, doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc thân thiện cởi mở song chưa thật định hình cho phong cách lãnh đạo độc đáo môi trường làm việc tốt cho nhân viên Để thực điều này, Lãnh đạo Công ty, doanh nghiệp cẩn phải gương mẫu đầu việc thực thi hình tượng người lãnh đạo, đồng thời khuyến khích, kêu gọi nhân viên tích cực tham gia hưởng ứng việc xây dựng nâng cao bầu khơng khí làm việc 3.2.3 Về phía cán bộ, nhân viên cơng ty, doanh nghiệp Đào tạo nâng cao kỹ chun mơn để trợ giúp lãnh đạo hoạt động công ty, giảm bớt gánh nặng lên vai nhà quản trị Nâng cao tinh thần làm việc cán bộ, nhân viên phương án tạo động lực tiền lương, thưởng, hoạt động giải trí mà cơng ty, doanh nghiệp tổ chức… 25 Tiểu kết: Trên nhận xét đánh giá ưu nhược điểm qua đưa số giải pháp nhằm khắc phục hạn chế, phát huy mặt tích cực vai trò nhà quản trị văn phòng để mong cơng ty, doanh nghiệp nước ta có đội ngũ cán bộ, công nhân viên ưu tú, giỏi chuyên môn nghiệp vụ doanh nghiệp Việt Nam ngày phát triển mạnh mẽ 26 KẾT LUẬN Ngày nay, tồn cầu hóa hội nhập quốc tế trở thành xu khách quan tiến trình phát triển kinh tế giới Q trình tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế tạo thời thuận lợi cho quốc gia, doanh nghiệp có hội phát triển, đồng thời đem lại thách thức lớn cạnh tranh, khả thu hút thị trường Để thích ứng với thay đổi đối mặt với thách thức doanh nghiệp cần phải có máy văn phòng thật tốt, có lực chun mơn cao Vì mà vai trò nhà quản trị văn phòng ln đề cao Một doanh nghiệp có máy giúp việc tốt, có người hỗ trợ đắc lực, hiệu chắc doanh nghiệp có phát triển mạnh, nâng cao vị trí kinh tế nước nhà Do thời gian nghiên cứu có hạn hiểu biết thực tế hạn chế, cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định chưa sâu bao qt Vì tiểu luận em khơng thể tránh khỏi thiếu sót chưa đáp ứng hết yêu cầu Khoa Nhà trường đặt ra, kính mong thầy giáo đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Nguyễn Hữu Thân, Sách Quản trị hành văn phòng, NXB Lao động – Xã Hội PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, Sách Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật 28