Khảo sát và đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 5. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4 1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp. 4 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của doanh nghiệp. 4 1.1.1.1. Khái niệm. 4 1.1.1.2. Đặc điểm. 5 1.1.1.3. Các hoạt động chủ yếu. 7 1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp. 7 1.2.1. Vai trò của văn phòng với doanh nghiệp. 7 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 8 1.3. Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. 10 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY. 12 2.1. Một số khái niệm. 12 2.1.1. Văn phòng. 12 2.1.2. Văn phòng doanh nghiệp 13 2.1.3. Nhà quản trị văn phòng. 13 2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng. 13 2.2.1. Là người kiểm soát văn phòng 13 2.2.2. Quản lý con người trong văn phòng 14 2.2.3. Kiểm soát chất lượng của công việc văn phòng 14 2.2.3.1.Kiểm soát tài chính trong văn phòng 15 2.2.3.2. Điều tra công việc văn phòng 15 2.2.3.3. Sắp xếp thời khóa biểu trong văn phòng 15 2.2.4. Tham mưu cho Giám đốc, lãnh đạo của doanh nghiệp 15 2.2.5. Các vai trò thông tin. 16 2.2.6. Lập kế hoạch và tổ chức. 17 2.2.7. Tạo động lực cho nhân viên 17 2.2.8. Theo dõi, giám sát 17 2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. 18 2.3.1. Công tác tham mưu, tổng hợp. 18 2.3.2. Xây dựng chương trình làm việc. 19 2.3.3. Công tác thông tin. 19 2.3.4. Công tác văn thư lưu trữ. 20 2.3.5. Công tác hậu cần. 20 2.4. Những yêu cầu đối với nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. 20 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP. 23 3.1. Đánh giá, nhận xét về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 23 3.1.1. Ưu điểm 23 3.1.2.Hạn chế. 23 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế trên. 24 3.2. Các giải pháp giúp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng 24 3.2.1. Về phía Ban lãnh đạo các doanh nghiệp 24 3.2.2. Về phía nhà quản trị 25 3.2.3. Về phía cán bộ, nhân viên trong công ty, doanh nghiệp. 25 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

LỜI CẢM ƠN

Để có những kiến thức thực tế về ngành quản trị văn phòng như ngày hômnay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy cô trongtrường Đại học Nội vụ nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng, đã cungcấp cho em những kiến thức về ngành Quản trị văn phòng

Em xin dành lời cảm ơn sâu sắc đến Th.s Nguyễn Hữu Danh đã đã tậntình hướng dẫn và trang bị cho em những kiến thức vô cùng quý giá trong họcphần Quản trị văn phòng doanh nghiệp để em hoàn thành tốt đề tài của mình và

nó cũng là nền tảng kiến thức cho em thực hiện công việc chuyên ngành trongtương lai

Em cũng xin chân thành cảm ơn tới Ban lãnh đạo, các anh, chị chuyênviên trong phòng Tổ chức- Hành chính Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà SaoViệt đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp em có cơ hội học hỏi, nghiên cứu đểhoàn thành tốt đề tài của mình

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 03 tháng 5 năm 2017

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan những nội dung em trình bày trong đề tài đều do em tựtìm hiểu, nghiên cứu và trình bày theo suy nghĩ của bản thân, không sao chépnguyên văn từ bất kỳ tài liệu nào

Em xin chịu trách nhiệm với đề tài của mình !

Hà Nội, ngày 03 tháng 5 năm 2017

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

5 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP4 1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của doanh nghiệp 4

1.1.1.1 Khái niệm 4

1.1.1.2 Đặc điểm 5

1.1.1.3 Các hoạt động chủ yếu 7

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 7

1.2.1 Vai trò của văn phòng với doanh nghiệp 7

1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 8

1.3 Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 12

2.1 Một số khái niệm 12

2.1.1 Văn phòng 12

2.1.2 Văn phòng doanh nghiệp 13

2.1.3 Nhà quản trị văn phòng 13

2.2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng 13

2.2.1 Là người kiểm soát văn phòng 13

2.2.2 Quản lý con người trong văn phòng 14

2.2.3 Kiểm soát chất lượng của công việc văn phòng 14

2.2.3.1.Kiểm soát tài chính trong văn phòng 15

2.2.3.2 Điều tra công việc văn phòng 15

2.2.3.3 Sắp xếp thời khóa biểu trong văn phòng 15

2.2.4 Tham mưu cho Giám đốc, lãnh đạo của doanh nghiệp 15

2.2.5 Các vai trò thông tin 16

2.2.6 Lập kế hoạch và tổ chức 17

2.2.7 Tạo động lực cho nhân viên 17

2.2.8 Theo dõi, giám sát 17

2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 18

2.3.1 Công tác tham mưu, tổng hợp 18

2.3.2 Xây dựng chương trình làm việc 19

2.3.3 Công tác thông tin 19

2.3.4 Công tác văn thư lưu trữ 20

2.3.5 Công tác hậu cần 20

2.4 Những yêu cầu đối với nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 20

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 23

3.1 Đánh giá, nhận xét về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 23

3.1.1 Ưu điểm 23

3.1.2.Hạn chế 23

3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế trên 24

3.2 Các giải pháp giúp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng 24

3.2.1 Về phía Ban lãnh đạo các doanh nghiệp 24

3.2.2 Về phía nhà quản trị 25

3.2.3 Về phía cán bộ, nhân viên trong công ty, doanh nghiệp 25

KẾT LUẬN 27

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Có thể khẳng định rằng, một trong những yếu tố quyết định tới sự pháttriển bền vững của một cơ quan, tổ chức, hay một doanh nghệp đó chính lànghiệp vụ chuyên môn về hành chính văn phòng

Văn phòng từ lâu đã trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếutrong bất cứ một doanh nghiệp nào Bước vào thời kỳ hội nhập toàn cầu hoá thìcông tác văn phòng ngày càng khẳng định được chỗ đứng của mình trong xã hội.Với Việt Nam, một nước đang trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa – Hiệnđại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một văn phòng hoạt động đủ hiệu quả để giảiquyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác , hiệu quả công việc Và trong nhữngvăn phòng ấy không thể nào không sở hữu một nhà quản trị văn phòng

Hiện nay, công ty, doanh nghiệp nào cũng cần sở hữu một nhà quản trịvăn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông Tuy không cầntrang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn phòng cần biếtnhiều kỹ năng

Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trịvăn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trongcông ty Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết,

cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ Ngoài việc quản lý giấy tờ,

dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cáchdung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty

Từ những vai trò quan trọng của nhà quản trị văn phòng đối với các công

ty doanh nghiệp đã nói trên nên em đã chọn đề tài : “Từ thực tế hoạt động của doanh nghiệp, anh/chị hãy khảo sát và đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập” để làm sáng tỏ hơn

tầm quan trọng của Nhà quản trị văn phòng đối với hoạt động và sự phát triểncủa mọi công ty, doanh nghiệp

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: vai trò của nhà Quản trị văn phòng trong

tế cũng như củng cố lại lý thuyết chuyên ngành đang theo học

Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong hoạt động của doanh nghiệp

- Ưu điểm và nhược điểm của vấn đề

- Những giải pháp cần thực hiện

3.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận

Thu thập các loại sách, báo, tạp chí, tài liệu có liên quan đến chuyên đề

Đọc và khái quát các tài liệu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu

Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn

Phương pháp quan sát: Phương pháp này thực hiện bằng cách tham gia

và nhìn trực tiếp những công việc diễn ra hằng ngày tại văn phòng

Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với người lao động

và tham khảo ý kiến các chuyên gia với mục đích tìm các kết luận thỏa đáng

Phương pháp viết nhật ký công việc: Ghi lại quá trình tham gia nghiên

cứu, những công việc phải làm, những chú ý trong quá trình nghiên cứu, nhữngthông tin quan trọng phục vụ cho việc hoàn thành đề tài

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có những hiểu biết sâu, rõ

ràng, về thực trạng vai trò của nhà Quản trị văn phòng trong các doanh nghiệphiện nay Đồng thời chỉ ra rằng công tác văn phòng là một trong những việc hếtsức đặc biệt trong hoạt động của một doanh nghiệp Nếu tổ chức làm tốt sẽtạo thế thắng lợi trong cạnh tranh, đưa tổ chức phát triển ổn định, nâng cao uytín

Về mặt thực tiễn: cung cấp những tư liệu, tài liệu tham khảo về vai trò của

nhà Quản trị văn phòng không chỉ về lý thuyết mà còn trong thực tiễn cho họcsinh - sinh viên và những độc giả quan tâm

5 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận thì đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp.

Chương 2: Vai trò của nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay.

Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp.

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của doanh nghiệp.

1.1.1.1 Khái niệm

Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế được thành lập để thực hiện các hoạtđộng kinh doanh, thực hiện các chức năng sản xuất, mua bán hàng hóa hoặc làmdịch vụ, nhằm thỏa mãn nhu cầu con người và xã hội thông qua hoạt động hữuích đó mà kiếm lời

Căn cứ vào hình thức sở hữu, mỗi quốc gia có những loại hình doanhnghiệp khác nhau Tuy nhiên về cơ bản, các loại hình doanh nghiệp bao gồm:doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty cổ phần và công ty tráchnhiệm hữu hạn Ở Việt Nam các loại hình doanh nghiệp bao gồm công ty tráchnhiệm hữu hạn, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty cổ phần,công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân

Công ty trách nhiệm hữu hạn:

- Thành viên có thể là tổ chức, cá nhân và số lượng thành viên không quá

50 người

- Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sảnkhác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào doanh nghiệp

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên:

- Do một tổ chức làm chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ và cácnghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn điều lệ của doanhnghiệp

Công ty cổ phần:

- Vốn điều lệ được chia làm nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần

- Cổ đông chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của doanhnghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp

- Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho ngườikhác, trừ trường hợp cổ đông nắm cổ phần ưu đãi và các cổ đông sang lập trong

3 năm đầu

- Thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công tytrong phạm vi số vốn đã góp vào công ty.

Doanh nghiệp tư nhân:

- Do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sảnmình về mọi hoạt động của doanh nghiệp

1.1.1.2 Đặc điểm

a Doanh nghiệp tư nhân:

Doanh nghiệp được sở hữu và điều hành bởi một cá nhân

*Ưu điểm:

- Đơn giản thủ tục thành lập;

- Không đòi hỏi nhiều vốn khi thành lập

- Chủ doanh nghiệp nhận toàn bộ lợi nhuận kiếm được;

- Chủ doanh nghiệp có toàn quyền quyết định kinh doanh;

- Không có những hạn chế pháp lý đặc biệt

* Nhược điểm:

- Chịu trách nhiệm cá nhân vô hạn;

- Hạn chế về kỹ năng và chuyên môn quản lý;

- Có thể huy động vốn từ các thành viên;

- Có thể thu hút thêm thành viên tham gia;

- Ít bị chi phối bởi các quy định pháp lý;

- Năng động; Không bị đánh thuế 2 lần

*Nhược điểm:

- Chịu trách nhiệm vô hạn;

- Khó tích lũy vốn;

- Khó giải quyết khi có mâu thuẩn lợi ích giữa các thành viên;

- Chứa đựng nhiều tiềm năng mâu thuẫn cá nhân và quyền lực giữa cácthành viên;

- Các thành viên bị chi phối bởi luật đại diện

- Có thể chuyển nhượng quyền sở hữu;

- Có khả năng huy động được kỹ năng, chuyên môn, tri thức của nhiềungười;

- Có lợi thế về quy mô

*Nhược điểm:

- Tốn nhiều chi phí và thời gian trong quá trình thành lập;

- Bị đánh thuế 2 lần;

- Tiềm ẩn khả năng thiếu sự nhiệt tình từ ban quản lý;

- Bị chi phối bởi những quy định pháp lý và hành chính nghiêm ngặt;

- Tiềm ẩn nguy cơ mất khả năng kiểm soát của những nhà sáng lập côngty

1.1.1.3 Các hoạt động chủ yếu.

Sản xuất kinh doanh: mỗi doanh nghiệp khi thành lập đều đăng ký hoạtđộng sản xuất kinh doanh riêng: sản xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ Đây làhoạt động mang tính chủ chốt, cốt lõi của doanh nghiệp và cũng đem lại thunhập chính cho doanh nghiệp, về cơ bản các hoạt động khác là nhằm mục đích

bổ trợ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp

Tài chính: Ngoài các hoạt động sản xuất, các doanh nghiệp còn luôn thamgia các hoạt động tài chính như đầu tư bất động sản, chứng khoán, nhằm tăngcường khả năng tài chính Với các hoạt động tài chính này nhằm đảm bảo chodoanh nghiệp tận dụng được các nguồn vốn dư thừa chưa được dùng vào sảnxuất đề đầu tư chính mang lại thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp Ngoài ra chínhnhững hoạt động tài chính này còn nhằm mục đích huy động thêm vốn nhằmđảm bảo cho sự hoạt động ổn định của doanh nghiệp

Hoạt động khác: Các doanh nghiệp còn tham gia vào rất nhiều hoạt độngkhác kể cả lợi nhuận và phi lợi nhuận Doanh nghiệp tham gia các hoạt động xãhội: bảo vệ môi trường, làm từ thiện đóng góp thêm cho sự phát triển của xãhội và cũng là một điều kiện tốt để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp ra thế giới

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp.

1.2.1.Vai trò của văn phòng với doanh nghiệp.

Không chỉ là nơi để nhân viên làm việc, văn phòng công ty còn có vai tròquan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu

Văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình:Ngoài chức năng là nơi làm việc, văn phòng được xem là ngôi nhà thứ hai củamọi người trong công ty vì vậy văn phòng luôn được thiết kế một cách rất nghệthuật, xứng đáng là niềm mơ ước của bất cứ một nhân viên nào Trong khônggian mở và thoải mái, các nhân viên có thể sáng tạo hơn để hoàn thành côngviệc của mình

Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, góp phần tạo dựng thương hiệu:Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng đầu tiên

và sâu sắc nhất với họ chính là văn phòng làm việc của công ty Hay nói cách

khác, văn phòng làm việc phải thể hiện được phong cách và cá tính của công ty,góp phần quan trọng giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương hiệu của côngty.

1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

Chức năng của căn phòng các doanh nghiệp là giúp việc cho hoạt độngcủa công ty và của lãnh đạo doanh nghiệp, thực hiện các công tác hành chínhđồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Đểthực hiện chức năng trên, thông thường văn phòng của doanh nghiệp nhiệm vụ

cơ bản sau:

- Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trongnội bộ doanh nghiệp Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyểndụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân.Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể

- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối vớingười lao động theo quy định của Bộ luật Lao động Theo dõi, giải quyết cácchế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tainạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế

độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân

- Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán

bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất, kinh doanh Xâydựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật củadoanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng bannghiệp vụ thực hiện Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đihọc, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức

- Xây dựng các định mức đơn giá về lao động Lập và quản lý quỹ lương,các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của nhà nước

và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tổng hợp báo cáo quỹ lươngdoanh nghiệp

- Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của

doanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Có trách nhiệmđôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo.Theo dõi, nhận xét cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương, thi nângbậc hàng năm.

- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanhnghiệp, theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo

- Thực hiện các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theo quyđịnh của pháp luật, quy chế và điều lệ doanh nghiệp

- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, thực hiện chế độ bảo hiểmcho người lao động

- Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp theo quy định pháp luật.Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định Chuyển phát văn bảncủa doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện đến nơi nhận Tiếp nhận vàchuyển các văn bản đến lãnh đạo hoặc thư ký giám đốc Chuyển các văn bản đếncác phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầu của lãnh đạo

- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp Lập kếhoạch mua sắm trang thiết bị trình lãnh đạo phê duyệt Thực hiện công tác kiểmtra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc định kỳ hàng năm theo quy định

- Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ lãnh đạo doanh nghiệp đi công tác.Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộchọp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

- Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, vănphòng doanh nghiệp Liên hệ và phối hợp với chính quyền và công an địaphương trong công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội Đảm bảo hệ thốngđiện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ văn phòng doanh nghiệp Theodõi công tác dân quân tự vệ, công tác nghĩa vụ quân sự của doanh nghiệp âydựng quy định về phòng chống cháy nổ Đảm bảo công tác an toàn phòng chốngcháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịp thời khi xảy

ra cháy nổ

- Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòngtheo định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu

- Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của vănphòng

- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng,nhiệm vụ của phòng Quản lý hồ sơ ngươi lao động đang công tác tại doanhnghiệp theo quy định

1.3 Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.

Nhà quản trị, thông qua các hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến sự thànhcông hay thất bại của tổ chức Nhà quản trị làm thay đổi kết quả của tổ chứcbằng những quyết định mà họ đưa ra Đối với huấn luyện viên một đội bóng thì

đó là quyết định tuyển mộ cầu thủ, những cầu thủ nào có mặt trong đội hình,những lối chơi nào được áp dụng, sự thay đổi đấu pháp cho từng trận đấu.v.v Tương tự như vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể khiến một doanh nghiệpthành công hay thất bại thông qua những quyết định đúng sai của họ Mặc dùnhững kết quả của tổ chức chịu ảnh hưởng rất nhiều vào những quyết định vàhành động quản trị, nhưng chúng còn chịu ảnh hưởng của những yếu tố ngoàitầm kiểm soát của sự quản lý Đó là những yếu tố áp đặt từ phía bên ngoài cũngnhư bên trong tổ chức mà các nhà quản trị không thể kiểm soát được Nhà quảntrị dù giỏi mấy cũng vẫn có những yếu tố tác động như: hoạt động của các doanhnghiệp cạnh tranh, nguồn nhân lực và các nguồn lực bên ngoài khác

Trong một doanh nghiệp, nhà quản trị là những người làm việc trong tổchức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quảhoạt động của họ Họ là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhân

sự, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.Những hoạt động của họ mang tính định hướng, lựa chọn, quyết định và phốihợp các công việc, các cá nhân trong tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chungcủa tổ chức đó

Tiểu kết: Chương một đã nêu một vài nét khái quát chung về văn phòng

doanh nghiệp Qua đó ta có thể thấy được tầm quan trọng của văn phòng, nhà quản trị văn phòng đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay Trên đây cũng là những

cơ sở lý luận để có thể tìm hiểu sâu về vai trò của nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay ở Chương 2.

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP HIỆN NAY.

2.1 Một số khái niệm.

2.1.1 Văn phòng.

Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải

có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử

lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợgiúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị… Bộphận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng

Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau như sau:

- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợgiúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệmnày thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thìthành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Vănphòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng

+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhấtđịnh Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểmhoạt động của công tác văn phòng