Đang tải... (xem toàn văn)
Chương 1. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp Chương 2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay Chương 3. Giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận em xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo tận tình truyền đạt kiến thức, giảng dạy suốt trình học tập, nghiên cứu rèn luyện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên giảng dạy học phần Quản trị văn phòng Doanh nghiệp dành nhiều thời gian tâm huyết, trực tiếp hướng dẫn tận tình, chia sẻ kinh nghiệm kiến thức q báu để tơi hồn thành tiểu luận Mặc dù cố gắng để thực đề tài cách hoàn chỉnhh kiến thức lực hạn chế nên tiểu luận khơng trành khỏi nhiều thiếu xót Em mong nhận quan tâm, nhận xét từ q thầy để tiểu luận hồn thiện Xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng em nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Đề tài có sử dụng số nhận xét, đánh giá từ tác giả khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu có phát gian lận em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm đề tài MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bối cảnh giới hội nhập tạo cho doanh nghiệp nước ta có nhiều hội đầu tư, hợp tác phát triển Nhìn lại chặng đường 30 năm đổi vừa qua, thấy rõ thành tựu đạt được, thuận lợi, hội, gặp khơng khó khăn Với xu phát triển vũ bão đòi hỏi doanh nghiệp phải nỗ lực phát huy mạnh để đạt thành tựu mới, khẳng định vị vững thời gian tới Đồng thời, sẵn sàng đương đầu với thách thức cạnh tranh đầy khốc liệt thương trường Một yếu tố góp phần tạo nên sức mạnh hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp Văn phòng, phận khơng thể thiếu quan doanh nghiệp Để Văn phòng thực tốt vai trò đòi hỏi người đứng đầu Nhà quản trị Văn phòng phải có trình độ chun mơn, lực lãnh đạo, tinh tế khóe léo xử lý vấn đề, có phẩm chất đạo đức tâm huyết với nghề Bởi việc củng cố, nâng cao vai trò Nhà quản trị Văn phòng nước ta trở nên cấp thiết Nhất thời kỳ đẩy mạnh cơng nghiệp hóa, đại hóa hội nhập kinh tế quốc tế Nhận thấy tầm quan trọng cấp thiết vấn đề thơi thúc em tìm hiểu nghiên cứu kĩ vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Bởi vậy, em định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh ngiệp xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập” làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần Để làm sáng tỏ tầm quan trọng Nhà Quản trị Văn phòng hoạt động phát triển công ty, doanh nghiệp Việc tìm hiểu nghiên cứu đề tài có ý nghĩa lớn giúp em nhìn nhận nhiều vấn đề hiểu rõ vai trò Văn phòng nói chung Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp nói riêng Giúp thân có thêm kiến thức nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ ngành theo học Với định hướng sau trường làm việc công ty tảng, hành trang tri thức quan trọng Bên cạnh đó, việc nghiên cứu đề tài giúp doanh nghiệp nước ta đánh giá vị trí vai trò Nhà Quản trị Văn phòng nhằm nâng cao hiệu làm việc mạng lợi ích cao cho doanh nghiệp Đồng thời, đề tài cung cấp mở rộng thêm kiến thức góp phần hồn thiện lý luận chung vấn đề việc đưa vai trò, đánh giá nhận xét đề xuất nâng cao vai trò xây dựng hình ảnh Nhà Quản trị Văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều tác giả, tác phẩm cơng trình nghiên cứu hay ý nghĩa viết vai trò xây dựng hình ảnh Nhà Quản trị Văn phòng doanh nghiệp như: Trần Thị Bé - Lớp ĐHLTQTVP K1 - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với đề tài: “Một số kĩ cần thiết nhà quản trị văn phòng thời kì hội nhập” Đề tài trình bày số kĩ cần có nhà quản trị văn phòng tương lai Phan Thị Hoa - Lớp lưu trữ học quản trị văn phòng k56 với tiểu luận: “Mong muốn anh/chị Nhà quản trị tương lai” Bài tiểu luận trình bày số tiêu chuẩn Nhà quản trị nói chung theo góc độ chủ quan tác giả Các đề tài nghiên cứu vai trò Nhà quản trị, chưa sâu phân tích vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đưa đựa giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Bên cạnh chưa làm rõ yêu cầu doanh nghiệp nhà quản trị Văn phòng Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu vai trò nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp theo tình hình thực tế hoạt động doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu phạm vi văn phòng doanh nghiệp nước Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu vai trò Nhà Quản trị Văn phòng giúp tơi hiểu rõ vấn đề đưa vai trò ưu điểm cần phát huy hạn chế nhược điểm Từ đưa số giải pháp mà doanh nghiệp áp dụng nhằm nâng cao vai trò Nhà Quản trị Văn phòng Nhiệm vụ nghiên cứu là: - Các vai trò Nhà Quản trị Văn phòng hoạt động doanh nghiệp - Ưu điểm nhược điểm vấn đề - Những giải pháp cần thực Cơ sở phương pháp luận phương pháp sử dụng Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thu thập thông tin: thu thập thông tin từ văn bản, tập giảng, tạp chí chuyên ngành thông tin tổng hợp tham khảo từ trang web có liên quan Phương pháp phân tích, tổng hợp: Sau thu thập thông tin bước phân tích tài liệu tổng hợp lại Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có hiểu biết rõ ràng thực trạng vai trò Nhà Quản trị Văn phòng doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp trọng quan tâm vấn đề mang lại nhiều lợi ích hoạt động hiệu quả, ổn định phát triển tốt Về mặt thực tiễn: Thực đề tài nâng cao củng cố thêm kiến thức hoàn thành tốt nhiệm vụ môn học thân; Góp phần nâng cao nhận thức vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh ngiệp xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập; Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên tìm hiểu học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” học phần có liên quan Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết thúc danh mục tài liệu tham khảo đề tài chia làm 03 chương Cụ thể sau: Chương Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương Vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương Giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập PHẦN NỘI DUNG Chương I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp Hiện có nhiều định nghĩa doanh nghiệp, định nghĩa mang có nội dung định với giá trị định Chẳng hạn: • Theo Luật Doanh nghiệp năm 2014: Doanh nghiệp tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, đăng ký thành lập theo quy định pháp luật nhằm mục đích kinh doanh • Theo quan điểm chức năng: Doanh nghiệp định nghĩa sau: "Doanh nghiệp đơn vị tổ chức sản xuất mà người ta kết hợp yếu tố sản xuất (có quan tâm giá yếu tố) khác nhân viên công ty thực nhằm bán thị trường sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ để nhận khoản tiền chênh lệch giá bán sản phẩm với giá thành sản phẩm ấy” - M.Francois Peroux • Theo quan điểm phát triển: “Doanh nghiệp cộng đồng người sản xuất cải Nó sinh ra, phát triển, có thất bại, có thành cơng, có lúc vượt qua thời kỳ nguy kịch ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đơi tiêu vong gặp phải khó khăn khơng vượt qua " - trích từ sách " kinh tế doanh nghiệp D.Larua.A Caillat - Nhà xuất Khoa Học Xã Hội 1992 • Theo quan điểm hệ thống: Doanh nghiệp tác giả nói xem : Doanh nghiệp bao gồm tập hợp phận tổ chức, có tác động qua lại theo đuổi mục tiêu Các phận tập hợp doanh nghiệp bao gồm phân hệ sau: sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân Tuy nhiên, xét khía cạnh, khái niệm chung doanh nghiệp đưa là: “Doanh nghiệp đơn vị kinh tế có tư cách pháp nhân, quy tụ phương tiện tài chính, vật chất người nhằm thực hoạt động sản xuất, cung ứng, tiêu thụ sản phẩm dịch vụ, sở tối đa hóa lợi ích người tiêu dùng, thơng qua tối đa hóa lợi chủ sở hữu, đồng thời kết hợp cách hợp lý mục tiêu xã hội” 1.1.2 Vai trò doanh nghiệp • Vai trò Doanh nghiệp việc giải việc làm cho người lao động: Năm 1986, Việt Nam bắt đầu công “Đổi mới” chuyển đổi từ kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang kinh tế thị trường định hướng XHCN Với cải cách số lượng doanh nghiệp nước ta tăng nhanh với nhiều loại hình nhiều hình thức kinh doanh khác Từ đặt nhiều vị trí việc làm tạo hội cho người lao động có thu nhập góp phần cải thiện nâng cao đời sống tình thần vật chất Vì việc làm ảnh hưởng trực tiếp chi phối toàn đời sống cá nhân xã hội Nên vai trò doanh nghiệp quan trọng vấn đề Tuy nhiên, tình trạng dân số tăng nhanh dẫn đến thiếu việc làm, thất nghiệp tồn gia tăng Nước ta có nguồn lao động trẻ dồi chủ yếu lao động chân tay khơng có trình độ chưa qua đào tạo nên không phù hợp với yêu cầu cao doanh nghiệp Vì vậy, doanh nghiệp giải vài phần nhu cầu việc làm phù hợp với quy mô lĩnh vực kinh doanh doanh nghiệp mà chưa giải tồn diện • Vai trò doanh nghiệp việc tăng trưởng kinh tế đất nước: Danh nghiệp có vai trò quan trọng phát triển đất nước lĩnh vực kinh tế, từ tạo việc làm cho người lao động đến đóng góp hàng nghìn tỷ đồng vào nhân sách năm, tăng trưởng GDP Năm 2017 tăng trưởng kinh tế đạt 6,81%, vượt tiêu 6,7% Quốc hội đề ra, mức tăng trưởng cao 10 năm qua, theo số liệu công bố Tổng cục thống kê Đặc biệt, kinh tế hai quý cuối năm ghi nhận mức tăng trưởng 7% Quy mô kinh tế năm 2017 theo giá hành đạt triệu tỷ đồng, khu vực cơng nghiệp - xây dựng dịch vụ tiếp tục thành phần chủ lực, đóng góp 74% vào quy mơ kinh tế GDP đầu người năm 2017 đạt 53,5 triệu đồng/năm (2.385 USD), tăng 170 USD so với 2016 Diễn đàn Kinh tế giới xếp hạng lực cạnh tranh Việt Nam tăng bậc, lên thứ 55/137; Ngân hàng Thế giới xếp hạng môi trường kinh doanh Việt Nam tăng 14 bậc, lên thứ 68/190 quốc gia, vùng lãnh thổ Chỉ số phát triển bền vững Việt Nam năm 2017 tăng 20 bậc, lên mức 68/157 quốc gia, vùng lãnh thổ Các doanh nghiệp hoạt động ổn định hiệu thúc đầy kinh tế đất nước lên Thu hút đầu tư hợp tác với cơng ty nước ngồi khu vực giới Lợi ích cao mà tăng trưởng doanh nghiệp đem lại tạo khối lượng hàng hoá dịch vụ đa dạng hơn, phong phú hơn, chất lượng tốt hơn, thay nhiều mặt hàng phải nhập khẩu, góp phần quan trọng cải thiện nâng cao mức tiêu dùng nước tăng xuất khẩu, yếu tố giữ cho kinh tế ổn định phát triển năm qua đưa nước ta dần trở thành nước Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa hội nhập với kinh tế giới • Vai trò doanh nghiệp việc giải vấn đề xã hội: Doanh nghiệp tạo nhiều làm cho người lao động giúp họ có thu nhập ổn định đời sống, hạn chế tình trạng bất ổn xã hội đói nghèo, lạc hậu, cướp bóc Góp phần giữ vững trật tự an tồn xã hội ổn định trị Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ y tế, giáo dục đại tới người, xây dựng sở hạ tầng, giao thông, trường học mặt lợi nhuận doanh nghiệp mặt khác phát triển xã hội đất nước Ngồi việc hỗ trợ vùng khó khăn gặp thiên tai bão lũ có đóng góp lớn từ phía doanh nghiệp 1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp nước ta Căn vào luật doanh nghiệp năm 2015, có loại hình doanh nghiệp sau: - Doanh nghiệp nhà nước - Công ty trách nhiệm hữu hạn (Trong có cơng ty TNHH thành viên công ty TNHH thành viên trở lên) - Công ty cổ phần - Công ty hợp danh - Doanh nghiệp tư nhân - Hợp tác xã 1.2 Khái quát chung Văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Vai trò văn phòng với doanh nghiệp 10 tạo nên nguồn lượng dồi cho doanh nghiệp Việc tuyển chọn nhân tài cần phải việc đánh giá nhân viên cách khoa học 2.2.6 Tham mưu cho Giám đốc, lãnh đạo doanh nghiệp Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp vấn đề liên quan đến liên quan đến hoạt động Văn phòng cơng tác văn thư lưu trữ, công tác quản lý thông tin, mua sắm trang thiết bị, xây dựng nội quy, quy chế làm việc, văn hóa cơng sở doanh nghiệp nhằm phục vụ hoạt động chung doanh nghiệp Để tham mưu đạt hiệu cho giám đốc, lãnh đạo Nhà Quản trị Văn phòng phải tiến hành tổng hợp báo cáo, đề xuất từ phận Văn phòng để từ xem xét lựa chọn ý kiến phù hợp để tham mưu Tiếp nhận thu thập thông tin liên quan đến hoạt động doanh nghiệp Vai trò đòi hỏi nhà quản trị phải biết cách xây dựng hệ thống thông tin nội văn phòng, phải thường xuyên xem xét, phân tích mơi trường nhằm xác định hội mối đe dọa doanh nghiệp sau báo cáo tham mưu cho lãnh đạo 2.2.7 Vai trò kiểm tra, giám sát đánh giá Công tác kiểm tra, giám sát đánh giá hoạt động văn phòng doanh nghiệp nhiệm vụ quan trọng, nhằm đảm bảo tính ổn định phát triển kỉ cương, có nề nếp doanh nghiệp văn phòng Nhà quản trị phải sát việc kiểm tra, giám sát vấn đề liên quan đến hoạt động văn phòng doanh nghiệp Kiểm tra, giám sát liên túc thường xuyên vấn đề phạm vị văn phòng như: Kiểm tra đội ngũ nhân sự, kiểm tra hiệu công việc, kiểm tra tiến độ phối hợp cơng việc, kiểm tra quy trình thủ tục, kiểm tra sở vật chất hạ tầng, thực cơng tác văn phòng, văn thư - lưu trữ, kiểm tra công tác hậu cần, quản lý thông tin thường xuyên kiểm tra tình hình hoạt động doanh nghiệp, kiểm tra dây chuyền sản xuất Kiểm tra người, tài chính, vật chất thơng tin tổ chức cho có hiệu để giúp tổ chức đạt mục tiêu Nhà quản trị văn phòng thực việc kiểm tra, giám sát nhằm đánh giá tình hình hoạt động nhanh chóng phát vướng mặc sai phạm để 21 từ tìm cách khắc phục kịp thời, nhanh chóng Kiến nghị giải pháp báo cáo cho lãnh đạo định để doanh nghiệp phát triển ổn định 2.2.8 Truyền cảm hứng, tạo động lực cho nhân viên Để điều hành Văn phòng, Nhà Quản trị Văn phòng cần đến giúp đỡ từ phía nhân viên Chính vậy, cần phải tạo động lực để họ thực công việc hăng say phát huy hết lực có tinh thần trách nhiệm Đầu tiên Nhà quản trị Văn phòng muốn tạo động lực họ phải gương để người noi theo, phải người có lực có phẩm chất tạo niềm tin, ln lắng nghe ý kiến từ nhân viên giải đáp thắc mắc cho họ Là người công tâm, dám nghĩ dám làm, ln đầu kêu gọi đồn kết cổ vũ tinh thần gặp khó khăn Chăm lo đến đời sông tinh thần vật chất cho nhân viên Xây dựng môi trường làm việc thân thiện đơng sáng tạo Đó việc tạo động lực cho nhân viên làm việc mục đích Văn phòng doanh nghiệp 2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động Văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 2.3.1 Chỉ đạo thực công tác tham mưu, tổng hợp Để thực công tác tham mưu hiệu giúp giám đốc, lãnh đạo doanh nghiệp đưa định tối ưu Nhà quản trị văn phòng phải đạo, đơn đốc phân cơng phân văn phòng thu thập, phân tích xử lý thơng tin phù hợp nhanh chóng kịp thời sau tổng hợp lại tham mưu Công tác tham mưu nội dung quan trọng hoạt động văn phòng doanh nghiệp Trong trình hoạt động, nhà quản trị văn làm tốt chức tham mưu mặt sau: Tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình cơng tác năm, tháng, quý, tuần theo chức nhiệm vụ giao; Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo đưa định đắn xác nhất; Tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ phục vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý sử dụng dấu theo quy định Tham mưu cho Giám đốc việc thông báo hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn thống doanh nghiệp 22 2.3.2 Chỉ đạo thực cơng tác hậu cần Nhà quản trị văn phòng đạo việc thực công tác hậu cần nhằm đảm bảo yếu tố cần thiết để doanh nghiệp hoạt động ổn định hiệu Đồng thời, phân công phân chuyên trách việc quản lý thực công tác trực tiếp thường xuyên kiểm tra, giám sát Bởi hoạt động doanh nghiệp phòng ban khơng thể thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phòng nhiệm vụ quản lý, điều hành nhà quản trị văn phòng Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mơ hoạt động doanh nghiệp Chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động văn phòng người đứng đầu văn phòng 2.3.3 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày xây dựng số văn Mỗi văn sau soạn thảo nhà quản trị văn phòng có trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn với thể thức u cầu quy định ký ban hành rộng rãi Ngoài ra, Nhà quản trị văn phòng ký thay số văn lãnh đạo cho phép phạm vi hoạt động văn phòng Bên cạnh nhà quản trị văn phòng phải xây dựng số văn nội quy, quy chế làm việc, văn hóa cơng sở, bảng phân cơng cơng việc văn phòng, lịch cơng tác, chương trình làm việc văn phòng doanh nghiệp 2.3.4 Kiểm tra, giám sát thực công tác Văn thư - lưu trữ Công tác văn thư vô quan trọng quan hay doanh nghiệp, phận đầu mối trao đổi giấy tờ thông tin, tiếp nhận văn đến đi, bảo quản lưu trữ dấu cơng tác phải ln hoạt động hiệu thông suốt Công tác lưu trữu vậy, phận lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu phục việc khai thác sử dụng Nhà quản trị văn phòng đạo việc lập hồ sơ lưu trữ, bảo quản hồ sơ tránh tình trạng thất lạc mát tài liệu Nên nhà quản trị văn phòng trọng quan tâm đến công tác thường xuyên 23 đạo kiểm tra nhân viên để thực công việc tốt Các nhà quản trị điều hành việc thực công tác văn thư lưu trữ theo với quy định pháp luật, quy định riêng doanh nghiệp Điều làm cho văn chuyển giao doanh nghiệp có thống nhất, khơng bị nhầm lẫn Việc theo dõi, đôn đốc thực công tác văn thư - lưu trữ nhà quản trị quan tâm, từ việc giải cơng việc thực cách nhanh chóng, tránh bị tồn đọng cơng việc 2.4 Những u cầu văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng Yêu cầu văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chun mơn, đào tạo chun ngành quản trị hành văn phòng Như nhà quản trị am hiểu lĩnh vực hoạt động văn phòng, xử lý thực cơng việc hiệu Nắm vững lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động Bên cạnh nhà quản trị văn phòng phải người có phẩm chất, đạo đức tốt, người có tinh thần trách nhiệm cao Có tinh thần dám nghĩ dám làm, có phẩm chất trung thực, động, công bằng, thẳng thắn, kiên định sáng tạo Đặc biên nhà quản trị văn phòng phải làm người có tâm có tầm u nghề, nỗ lực cơng việc mục tiêu chung doanh nghiệp, gương để nhân viên noi theo Ngoài nhà quản trị văn phòng phải có kỹ khác để đáp ứng yêu cầu công việc điều hành tốt hoạt động văn phòng 2.4.1 Thành thạo kỹ nghiệp vụ Hành Văn phòng Nắm vững kỹ soạn thảo văn hành chính, quy định thể thức văn hành chính, kỹ thuật trình bày, bố cục văn hành chính, thành thạo thao tác chỉnh, định dạng trình bày văn hành cách chuyên nghiệp Nắm kỹ quản lý tuyển dụng nhân như: Phương pháp xây dựng mô tả công việc, lập kế hoạch tuyển dụng, cách tìm kiếm lựa chọn ứng viên phù hợp, nghệ thuật vấn ứng viên ngồi biết cách soạn thảo thư tuyển dụng hợp đồng lao động, xây dựng biểu mẫu nhân Biết cách xây dựng nội quy lao động, 24 quy chế lương, thưởng doanh nghiệp nắm rõ quy trình, bước khai trình, lập báo cáo sử dụng lao động định kỳ, cách xây dựng, đăng ký thang bảng lương thỏa ước lao động tập thể, đăng ký thỏa ước lao động tập thể Thành thạo nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, lên kế hoạch chuẩn bị họp, hội nghị chuyến công tác lãnh đạo Sử dụng thành thạo phần mềm thiết bị hỗ trợ máy in, máy photo, máy fax Nắm rõ nghiệp vụ nhà quản trị văn phòng điều hành, lãnh đạo cơng việc hiệu 2.4.2 Thành thạo ngoại ngữ Với bối cảnh kinh tế mở cửa hội nhập nay, ngày nhiều doanh nghiệp nước đầu tư sang thị trường Việt Nam Chính vậy, xu tồn cầu hóa ngày nay, tầm quan trọng tiếng Anh khơng thể phủ nhận bỏ qua dùng phổ biến nơi giới Đặc biệt, doanh nghiệp đòi hỏi phải có khả hiểu giao tiếp tiếng Anh Do đó, cơng ty dễ dàng mở rộng hoạt động nước khác Tiếng Anh xem chìa khóa thành cơng, Nhà quản trị văn phòng thành thục tiếng anh để ứng dụng trực tiếp vào cơng việc như: giao tiếp, viết mail, soạn kế hoạch, đàm phán với đối tác nước ngoài… tạo lợi cạnh tranh, có thêm nhiều hội thăng tiến nghề nghiệp Vì lý này, cần bắt kịp xu thời đại, tiến phát triển cơng nghệ, đổi giới… phải biết tiếng Anh 2.4.3 Kỹ giao tiếp tốt Kỹ giao tiếp kỹ mềm quan trọng kỷ 21 Đối với Nhà quản trị văn phòng vậy, kỹ giao tiếp kỹ quan trọng sống giải công việc Am hiểu kỹ giao tiếp khéo léo, xử lý hiệu tình Khi giao tiếp với người cần phải trung thực, thẳng thắn, lịch sự, tôn trọng Kỹ giao tiếp tập hợp quy tắc, nghệ thuật, đối đáp đúc rút qua kinh nghiệm thực tế giúp giao tiếp hiệu thuyết phục áp dụng thục kỹ giao tiếp Có thể nói kỹ giao tiếp nâng lên thành nghệ thuật giao tiếp 25 kỹ có nhiều kỹ nhỏ khác kỹ lắng nghe, kỹ thấu hiểu, kỹ sử dụng ngôn ngữ thể, kỹ sử dụng ngơn từ, âm điệu để có kỹ giao tiếp nhà quản trị văn phòng phải thực hành thường xuyên, áp dụng vào hoành cảnh cải thiện tốt kỹ Quan tâm rèn luyện để không ngừng nâng cao khả truyền thông đem lại nhiều thiện cảm ấn tượng với người có dịp tiếp xúc Bên cạnh đó, giao tiếp tốt nâng cao khả thuyết phục tạo sức hút mãnh liệt với đối tác kinh doanh từ mang lại kết tốt cho hoạt động nhà quản trị văn phòng 2.4.4 Kỹ tin học Tin học phát triển ngày nhanh trở thành nhân tố vô cần thiết mặt lĩnh vực, sử dụng phổ biến đặc biệt quan trọng Văn phòng Đáp ứng nhu cầu sử dụng máy tính để lưu trữ khai thác thơng tin cách nhanh nhất, tốt để sống thêm phần dễ dàng Nhất việc quản lí thơng tin khơng phải ghi chép hay tìm tòi cách thủ cơng mà cần nhập máy tính tìm Có nhiều lợi ích khai thác thông tin nhanh hơn, hiệu hơn, phục vụ người mặt công việc Hiện nay, hầu hết tất doanh nghiệp yêu cầu nhân viên phải thành thạo kỹ tin học tin học văn phòng để hồn thành trôi chảy công việc với kĩ quan trọng như: Word, Excel, kèm theo Powerpoint…thì đòi hỏi bắt buộc cá nhân phải tự hoàn thiện kĩ mềm cho thân nhà quản trị văn phòng 2.4.5 Kỹ quản lý nhân Nguồn lực người đóng vai trò quan trọng hoạt động doanh nghiệp văn phòng Do việc khai thác tốt nguồn lực để phục vụ phát triển doanh nghiệp vấn đề quan trọng việc quản lý Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi hiểu biết người nhiều khía cạnh, quan niệm người yếu tố trung tâm phát triển Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để người phát huy hết khả tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu tổ chức Công việc hàng ngày nhà quản trị văn phòng liên quan trực tiếp đến cơng việc người mặc 26 dù giám đốc hay trưởng phòng nhân nên cần có kỹ trì, điều phối mối quan hệ quản lý người 2.4.6 Kỹ lãnh đạo quản lý Kỹ lãnh đạo quản lý hiệu kỹ quan trọng mà nhà quản trị văn phòng phải có, cách để họ quản lý nhân viên hiệu Với văn phòng người lãnh đạo người giữ linh hồn, truyền cảm hứng dẫn dắt tổ chức lên Vì vậy, mà kỹ lãnh đạo quản lý hiệu điều thiếu nhà lãnh đạo điều có ý nghĩa quan trọng thành cơng doanh nghiệp, tổ chức nói chung thành công cá nhân người lãnh đạo nói riêng Các nhà quản trị thực mục tiêu thơng qua cấp nhân viên Vì họ cần phải học cách động viên, định hướng dẫn dắt đội ngũ Người lãnh đạo giỏi phải có tư chiến lược điều vô quan trọng kỹ lãnh đạo quản lý hiệu quả, thể tầm nhìn chiến lược nhà quản trị công ty Đặc biệt điều kiện môi trường thay đổi nhanh nay, người quản trị văn phòng cần phải trang bị kỹ lãnh đạo quản lý hiệu nhân viên 2.4.7 Kỹ giải vấn đề Là nhà quản trị văn phòng giỏi cần phải có kỹ giải vấn đề nhanh xác Để làm điều này, nhà quản trị cần phải người thật công nhanh nhạy nắm bắt thời thuận lợi để vấn đề giải tốt Không chậm chạp đừng vội vàng, không đẩy việc thêm phức tạp khiến nhân viên hiểu nhầm người thiếu lực, không xứng đáng với vị trí mà người tin tưởng giao cho Bên cạnh giải vấn đề phải tự tin đoán hai điều mà nhà quản trị văn phòng cần trau dồi thường xuyên Khi đứng trước khó khăn, thử thách nhà quản trị thuyền trưởng chèo lái thuyền, thuyền có cập bến an tồn hay khơng hồn tồn phụ thuộc vào người thuyền trưởng Do vậy, khơng tự tin đốn trước hội trôi qua điều ảnh hưởng đến giải vấn đề khó khăn 2.4.8 Kỹ tổ chức giám sát công việc 27 Nhà quản trị văn phòng có kỹ tổ chức cơng việc giải nhanh chóng, tránh chồng chéo nhầm lẫn Mọi việc xếp hợp lý hiệu công việc nâng cao Kỹ tổ chức cần thiết để giúp thực công việc cuối đạt mục tiêu đề Kỹ giám sát công việc, nhà quản trị văn phòng đóng vai trò làm người giám sát, đánh giá cơng việc hồn thành lực nhân viên Vì phải trang bị kiến thức chun mơn vừa đủ, để biết nhân viên làm làm gì, làm nào, kết sao… để nhanh chóng phát bất cập tìm hướng giải tốt Tiểu kết: Tổng kết chương biết vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hoạt động văn phòng yêu cầu đặt doanh nghiệp nhà quản trị Không dừng lại đó, chương đưa cách khái quát thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Đây sở cho việc đánh giá, nhận xét đưa số khuyến nghị nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 28 Chương III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 3.1 Đánh giá, nhận xét vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 3.1.1 Ưu điểm Các nhà quản trị văn phòng ngày trọng văn phòng doanh nghiệp, họ có vai trò cụ thể để giúp hoạt động văn phòng lên, giúp hoạt động doanh nghiệp phát triển ổn định Nhà quản trị văn phòng thực hiệu tốt vai trò như: Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hoạch định bước đắn cho văn phòng doanh nghiệp tranh chống chéo công việc khai thác nguồn lực hiệu quả, tranh rủ lo tương lại xác định mục tiêu lựu chọn phương thức, cách thức tốt để đạt mục tiêu chung cho doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng tổ chức tốt vấn đề như: Xây dựng cấu tổ chức máy làm việc văn phòng khoa học, hợp lý; xếp nhân phù hợp với lực, chuyên mơn trình độ nhân viên; tổ chức giải cơng việc nhanh chóng, xác theo trình tự Điều hành quản lý cơng việc văn phòng doanh nghiệp cách chặt chẽ hợp lý Tham mưu cho giám đốc, lãnh đạo vấn đề văn phòng doanh nghiệp cách nhanh chóng kịp thời Đề phương pháp phát triển doanh nghiệp phù hợp với tình hình hoạt động thực tiễn doanh nghiệp Cung cấp thông tin cách xác, khơng bị lẫn lộn, trùng lặp cung cấp thông tin quan trọng Trong công tác thu thập thông tin, nhà quản trị tổ chức thu thập thơng tin cách có khoa học, không bị lẫn lộn, trùng lặp thông tin Thường xuyên quan tâm, khích lệ đời sống nhân viên cấp dưới, chia sẻ với họ khó khăn công việc Nắm bắt mối quan hệ tất thành viên văn phòng doanh nghiệp 29 Thường xuyên kiểm tra, giám sát đánh giá cơng việc văn phòng có hiệu để phục vụ phận khác toàn tổ chức Thường xuyên kiểm tra sở vật chất văn phòng doanh nghiệp, loại bỏ trang thiết bị hư hỏng, không dùng đến Họ phối hợp công việc văn phòng với phận khác cách ăn ý Nhà quản trị văn phòng thực tốt vai trò người lãnh đạo, đạo, đơn đốc định quản lý hiệu Nhà quản trị văn phòng hiểu biết tất cơng việc văn phòng doanh nghiệp, tổ chức đội ngũ lực lượng văn phòng tốt Họ nắm bắt nhận biết tình hình phát triển kinh tế nay, từ đưa phương pháp hoạt động mới, đổi phương thức sản xuất doanh nghiệp phù hợp với kinh tế thị trường 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm mà nêu nhà quản trị văn phòng có số hạn chế như: Cơng tác hoạch định sơ sài chưa với tình hình phát triển thực tiễn doanh nghiệp Chưa nêu rõ mục tiêu sử dụng nguồn lực chưa phù hợp để đạt mục tiêu Tổ chức công việc chưa hợp lý khoa học tình trạng giải cơng việc chậm trễ chưa hiệu Chưa quan tâm mức tới nhân viên, gây áp lực cho nhân viên chưa biết cách động viên, kích lệ Một số nhà quản trị văn phòng họ tranh công với nhân viên, họ tham gia vào tất hoạt động văn phòng, từ việc nhỏ nhất, họ muốn làm đầu tàu nên yêu cầu công việc họ nhân viên cao không đem lại hiệu cao Việc tham mưu phụ thuộc vào cấp chưa nhìn nhận vấn đề tham mưu Việc tiếp nhận thu thập nguồn thơng tin chậm, làm ảnh hưởng đến trình làm việc doanh nghiệp Nhiều nhà quản trị chưa có kinh nghiệm việc thực quản lý điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp 30 Các trang thiết bị văn phòng chưa đáp ứng đủ nhu cầu máy in, máy photo ít, tình trạng máy móc bị hỏng nên hiệu công việc đem lại chưa cao kỳ vọng 3.1.3 Nguyên nhân Có nhiều nguyên nhẫn dẫn đến hạn chế sau nguyên nhân trực tiếp ảnh hướng lớn tới vai trò nhà quản trị văn phòng: Đầu tiên nhận thức ban lãnh đạo doanh nghiệp vai trò nhà quản trị văn phòng chưa chưa nhìn nhận tầm quan trọng vị trí văn phòng Thứ hai, trình độ nhà quản trị văn phòng hạn chế, chưa đủ lực, kinh nghiệm thực vai trò Thứ ba, chưa có phối hợp phận, cá nhân văn phòng Thứ tư, quy mơ, sở vật chất hạn chế doanh 3.2 Một số đề xuất giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 3.2.1 Về phía Ban lãnh đạo doanh nghiệp Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức tầm quan trọng vai trò nhà quản trị văn phòng Bởi họ người đứng đầu văn phòng máy giúp việc đắc lực cho doanh nghiệp phòng ban thực cộng thơng suốt hiệu Ghi nhận đóng góp vai trò nhà quản trị văn phòng, có chế độ đãi ngộ tốt, khen thưởng quan tâm động viên để họ dễ dàng việc thực nhiệm vụ, tránh bị áp lực nặng nề tròn cơng việc Cung cấp điều kiện tốt để họ thực công việc Thường xuyên cử nhà quản trị tham gia lớp học chuyên gia quản trị văn phòng ngồi nước để nâng cao tầm nhìn, khả hoạch định, chuyên môn để bắt kịp với thay đổi thị trường Điều tra để xác định rõ mặt hạn chế yếu Trên sở đó, tiến hành phân định trình độ nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng để có chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với tính đặc thù vị trí nhà quản trị văn phòng Thay đổi mơi trường làm việc dân chủ, động tranh nhàm chán, thiếu sáng tạo, máy móc 31 3.2.2 Về phía nhà quản trị văn phòng Bản thân nhà quản trị văn phòng phải khơng ngừng nâng cao trình độ, lực xây dựng phong cách làm việc khoa học, hợp lý Xây dựng uy tín, niềm tin lãnh đạo, nhân viên, công đối tác Là người có tâm có tầm quán xuyến hoạt động văn phòng doanh nghiệp Phải có tầm nhìn xa trơng rộng tương lai doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng phải thiết lập quyền uy tổ chức, qua lãnh đạo, điều hành văn phòng hiệu Chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn nhân viên thực tốt công viêc Ra thị, mệnh lệnh định kịp thời phân công công viêc hợp lý với trình độ, lực sở trường người Tổ chức cấu máy văn phòng hiệu giải cơng việc nhanh chóng Có lực lãnh đạo, điều hành hoạch định hoạt động văn phòng Thường xuyên kiểm tra giám sát hoạt động văn phòng báo cáo với giám đốc, lãnh đạo Động viên khích lệ nhân viên kịp thời, dành nhiều thời gian cho việc quan tâm đến hiệu hoạt động nhân viên, để họ làm việc cách ăn ý nhất, không gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc Xây dựng môi trường làm việc thoải mái, động sáng tạo tốt cho nhân viên thực cơng việc Để thực điều này, nhà quản trị văn phòng cẩn phải gương mẫu đầu việc thực thi hình tượng người lãnh đạo 3.2.3 Nâng cao phối hợp nhân viên để nhà quản trị văn phòng thực tốt vai trò Mỗi nhân viên phải có lực để thực cơng việc hỗ trợ nhà quản trị văn phòng Đóng góp ý kiến kịp thời có thái độ tơn trọng, tuân theo xếp bố trí nhà quản trị Cần có phối hợp từ nhân viên nhà quản trị văn phòng thực việc lãnh đạo điều hành văn phòng hiệu nhà quản trị khơng thể thực hết tồn cơng việc văn phòng Nếu nhân viên không tâm phục phục ngầm chống đối không hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị Bởi nhà quản trị phải biết cách dùng người, làm cho nhân viên tin tưởng tuân theo Đào tạo nâng cao kỹ chuyên 32 môn để nhân viên trợ giúp lãnh đạo hoạt động văn phòng, giảm bớt gánh nặng lên vai nhà quản trị Nâng cao tinh thần làm việc nhân viên phương án tạo động lực tiền lương, thưởng, hoạt động giải trí mà cơng ty, doanh nghiệp tổ chức… Tiểu kết: Trên nhận xét đánh giá ưu nhược điểm nguyên nhân vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Qua đưa số giải pháp nhằm khắc phục hạn chế, phát huy mặt tích cực vai trò nhà quản trị văn phòng để cơng ty, doanh nghiệp nước ta có nhà quản trị văn phòng ưu tú, giỏi chuyên môn nghiệp vụ doanh nghiệp Việt Nam ngày phát triển mạnh mẽ thời kỳ hội nhập 33 KẾT LUẬN Trong bối cảnh tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế nay, tạo nhiều hội để doanh nghiệp phát triển, hợp tác gặp khơng khó khăn, thách thức cạnh tranh Để đương đầu với cách thử thách doanh nghiệp cần có máy giúp việc đắc lực văn phòng Một máy giúp doanh nghiệp hoạt động thơng suốt, hiệu Vì mà vai trò nhà quản trị văn phòng ln đề cao Bởi người đứng đầu văn phòng, người trực tiếp lãnh đạo đưa định hoạt động văn phòng Một doanh nghiệp có máy văn phòng giúp việc tốt, có người đứng đầu văn phòng tài tâm huyết hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp đạt nhiều lợi ích thành công Và chắc doanh nghiệp ngày phát triển nâng cao vị thế, tạo dựng niềm tin từ khác hàng đối tác Giảm rủi lo sai sót giải công việc Bài tiểu luận chủ yếu sâu tìm hiểu vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp yêu cầu văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị từ đưa nhận xét, đánh giá, nguyên nhân đưa số giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Do thời gian nghiên cứu có hạn hiểu biết thực tế hạn chế, cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định chưa sâu bao quát Vì tiểu luận em khơng thể tránh khỏi thiếu sót chưa đáp ứng hết yêu cầu đặt ra, kính mong thầy giáo đóng góp ý kiến để tiểu luận em hoàn thiện 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Nguyễn Thành Độ, Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Lao động - Xã hội PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, Sách Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật PGS.TS Lê Văn Tâm, Giáo trình Quản trị văn phòng doanh nghiệp, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc dân PGS.TS Nguyễn Thị Liên Hiệp, Giáo trình Quản trị học, NXB Lao động - Xã hội PGS TS Ngô Kim Thanh, Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 35 ... vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Bởi vậy, em định chọn đề tài Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh ngiệp xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp. .. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 3.1 Đánh giá, nhận xét vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 3.1.1 Ưu điểm Các nhà quản trị văn phòng ngày trọng văn. .. cao nhận thức vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh ngiệp xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập; Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích