Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

Chương 1: Tổng quan về văn phòng doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ tận tình từ thầy khoa Quản trị văn phòng, cán thư viện Trung tâm thông tin thư viện đại học Nội vụ Hà Nội Nhân cho phép tơi bày tỏ lòng biết ơn chân thành với thầy cô, đặc biệt THS Nguyễn Hữu Danh hướng dẫn giúp đỡ tận tình suốt trình học tập giúp tơi có định hướng rõ tiểu luận Trong trình khảo sát nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng xong tập lớn không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì tơi mong nhận góp ý thầy trường Những ý kiến đóng góp thầy giúp tơi nhận hạn chế qua tơi có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận cá nhân không chép Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng tập lớn BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT TT TỪ VIẾT TẮT TNHH CNH - HĐH TÊN ĐẦY ĐỦ Trách nhiệm hữu hạng Cơng nghiệp hóa – đại hóa MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài .2 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu sử dụng Giải thuyết khoa học .3 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP .5 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp .5 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp 1.1.2 Vai trò doanh nghiệp 1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp 1.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp 11 1.3 Khái quát chung Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp .12 Tiểu kết 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 14 2.1 Khái quát chung quản trị văn phòng .14 2.2 Vai trò nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập 14 2.2.1 Vai trò thơng tin 14 2.2.2 Vai trò đại diện 16 2.2.3 Vai trò định 16 2.2.4 Vai trò liên kết 18 2.3 Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập .19 2.3.1 Kỹ chuyên môn nghiệp vụ .19 2.3.2 Kỹ lãnh đạo 20 2.3.3 Phẩm chất đạo đức 21 2.3.4 Kỹ mềm 22 Tiểu kết 22 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP .23 3.1 Đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập 23 3.1.1 Ưu điểm .23 3.1.2 Nhược điểm .24 3.1.3 Nguyên nhân .25 3.2 Giải pháp nâng cao vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 25 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, toàn cầu hóa hội nhập quốc tế trở thành xu khách quan tiến trình phát triển kinh tế giới Quá trình tạo thời thuận lợi cho quốc gia, doanh nghiệp có hội phát triển, đồng thời đem lại thách thức lớn cạnh tranh, khả thu hút thị trường Có thể khẳng định rằng, yếu tố định tới phát triển bền vững quan, tổ chức, hay doanh nghiệp nghiệp vụ chun mơn hành văn phòng Văn phòng từ lâu trở thành phận quan trọng thiếu doanh nghiệp Bước vào thời kỳ hội nhập tồn cầu hóa cơng tác văn phòng ngày khẳng định chỗ đứng xã hội Với Việt Nam, nước thời kỳ đẩy mạnh Cơng nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có văn phòng hoạt động đủ hiệu để giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu cơng việc Và văn phòng khơng thể khơng sở hữu nhà quản trị văn phòng Hiện nay, công ty, doanh nghiệp cần sở hữu nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, động biết cảm thông Tuy không cần trang bị nhiều lực chuyên môn quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ Khơng nhân viên phận khác “việc người làm”, nhà quản trị văn phòng gần phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xảy công ty Đơi nhà quản trị văn phòng phải người đứng giải quyết, vấn đề cá nhân lẫn vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cần phải biết cách dung hòa mối quan hệ nhân viên, tất lợi nhuận cơng ty Để đảm nhận vai trò to lớn nhà quản trị văn phòng cần có đủ tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng để giải tình phát sinh q trình làm việc Từ vai trò tiêu chuẩn quan trọng nhà quản trị văn phòng cơng ty doanh nghiệp nói sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau đào tạo lý luận “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” Ths Nguyễn Hữu Danh giảng dạy lựa chọn đề tài: “Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập” để làm sáng tỏ tầm quan trọng Nhà quản trị văn phòng hoạt động phát triển doanh nghiệp Lịch sử nghiên cứu Với đề tài vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập nói chung có cơng trình nghiên cứu tiêu biểu Nhưng qua trình tìm hiểu lịch sử nghiên cứu vấn đề này, chưa có viết nghiên cứu khách quan chi tiết đưa ý kiến, đề xuất cho quan vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp - Phạm vi nghiên cứu: vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Qua việc nghiên cứu vai trò tiêu chuẩn nhà Quản trị văn phòng doanh nghiệp giúp e hiểu thực trạng vấn đề thực tế đồng thời tìm ưu điểm cần phát huy nhược điểm cần hạn chế Từ đưa số biện pháp, số hướng giải vấn đề mang tính cá nhân mà tổ chức sử dụng nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng hoạt động doanh nghiệp Đồng thời qua việc nghiên cứu vấn đề giúp tơi vận dụng kiến thức học vào thực tế từ hiểu vai trò nhà Quản trị văn phòng doanh nghiệp, đồng thời nắm bắt tình hình thực tế củng cố lại lý thuyết chuyên ngành theo học - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp + Ưu điểm nhược điểm vấn đề + Những giải pháp cần thực Phương pháp nghiên cứu sử dụng Bài nghiên cứu sử dụng phương pháp - Cở sở phương pháp luận: Phép biện chứng vật - sở phương pháp luận chung cho hoạt động nhận thức thực tiễn - Nghiên cứu qua nguồn liệu tình hình thực tế Việt Nam - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tác giả sử dụng công trình nghiên cứu có liên quan để phục vụ cho sở lý luận thực tiễn đề tài - Phương pháp thu thập thông tin: Từ liệu báo, internet,… - Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp so sánh, đánh giá tổng hợp - Phương pháp quan sát, khảo sát thực tế: Đây phương pháp quan trọng, có vai trò định tới thành công đề tài Phương pháp giúp tác giả có đánh giá khách quan trung thực vấn đề nghiên cứu Giải thuyết khoa học Làm tốt vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đem lại phát triển bền vững quan, tổ chức giúp cho hoạt động điều hành cấu, tổ chức Đồng thời làm tăng giá trị quảng bá giới thiệu hình ảnh quan, doanh nghiệp cho người tổ chức khác nước Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có hiểu biết sâu, rõ ràng vài trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Đồng thời công tác văn phòng việc đặc biệt hoạt động doanh nghiệp Nếu tổ chức làm tốt tạo lợi thắng lợi cạnh tranh, đưa tổ chức phát triển ổn định, nâng cao uy tín Về mặt thực tiễn:cung cấp tư liệu, tài liệu tham khảo vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp khơng lý thuyết mà thực tiễn cho học sinh – sinh viên độc giả quan tâm Cấu trúc đề tài Chương 1: Tổng quan văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp Hiện phương diện lý thuyết có nhiều định nghĩa doanh nghiệp, định nghĩa mang có nội dung định với giá trị định Điều đương nhiên, tác giả đứng nhiều quan điểm khác tiếp cận doanh nghiệp để phát biểu chẳng hạn như: - Xét theo quan điểm luật pháp: Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có dấu, có tài sản, có quyền nghĩa vụ dân hoạt động kinh tế thoe chế độ hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm toàn hoạt động kinh tế phạm vi vốn đầu tư doanh nghiệp quản lý chịu quản lý nhà nước loại luật sách thực thi - Xét theo quan điểm phát triển: “ Doanh nghiệp cộng đồng người sản xuất cải Nó sinh ra, phát triển, có thất bại, có thành cơng, có lúc vượt qua thời kỳ nguy kịch ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đơi tiêu vong gặp phải khó khăn khơng vượt qua được” – trích từ sách “Kinh tế doanh nghiệp D.Larua.A Caillat – Nhà xuất Khoa Học Xã Hội 1992 - Xét theo quan điểm hệ thống Doanh nghiệp tác giả nói xem rằng: Doanh nghiệp bao gồm tập hợp phận tổ chức, có tác động qua lại theo đuổi mục tiêu Các phận tập hợp doanh nghiệp bao gồm phân hệ sau: sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân Tuy nhiên, xét khía cạnh, khái niệm chung doanh nghiệp đưa là: “Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật nhằm thực ổn định hoạt động kinh doanh” hoạch định có tác động khơng nhỏ tới hoạt động công ty, thông tin đầy đủ xác giúp lãnh đạo đưa chiến lược đắn, định mang tính khả thi cao Để làm tốt cơng tác thu thập thông tin cho lãnh đạo, nhà quản trị văn phòng cần tn thủ quy trình nghiệp vụ, đảm bảo yêu cầu công tác nhân đáp ứng chất lượng hiệu công việc công ty Ví dụ cụ thể việc thu thập thơng tin hoạch định nguồn nhân cần tiến hành sau: - Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm thực công việc - Điều kiện để tiến hành công công - Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hồn thành cơng việc - Mối tương quan cơng việc với cơng việc khác - Các phẩm chất, kỹ nhân viên phải có để thực cơng việc - Thực trạng số lượng chất lượng nguồn nhân công ty Bảng Trình độ số lượng lao động Tổng công ty Xây dựng Hà Nội Tổng số cán công nhân viên Tiến sĩ, thạc sỹ Kỹ sư xây dựng, kết cấu Kiến trúc sư Kỹ sư cầu đường ngành khác Cử nhân Đại học ngành khác Công nhân lành nghề (bậc trở lên) Các nhân viên khác 33.610 60 2.317 216 512 618 17.306 12.581 Trong biểu đồ ta thấy số lượng lao động công ty lớn lên đến 33.610 lao động Do tính chất cơng ty xây dựng sở hạ tầng giao thông, bất động sản, thủy điện nên số lượng lao động nam cao số lượng lao động nữ Nhờ trình thu thập thơng tin nhà quản trị văn phòng bắt tình hình, trình độ chun mơn nhân viên có phù hợp đáp ứng theo u cầu tính chất cơng việc mà doanh nghiệp cần hay khơng 2.2.2 Vai trò đại diện 15 Với quyền uy thức mình, nhà quản trị văn phòng người tượng trưng cho tổ chức phải thực nhiều chức trách thuộc tính chất đại diện Trong chức trách có số mang tính hành chính, số mang tính cổ vũ lòng người, việc có liên quan đến quan hệ người với người, không liên quan đến việc xử lý thông tin quan trọng định quản lý Trong số tình huống, tham gia nhà quản trị điều mà pháp luật đòi hỏi ký kết văn Trong số trường hợp khác tham gia nhà quản trị coi nhu cầu xã hội, chủ trì số họp số nghi lễ để tăng thêm ý nghĩa tầm quan trọng chúng 2.2.3 Vai trò định Vai trò nhà quản trị doanh nghiệp thể chỗ nhà quản trị người khởi xướng thiết kế nhiều cải cách tổ chức phạm vị quyền hạn Mục đích vai trò tạo chuyển biến tốt đơn vị Việc thực cách áp dụng kỹ thuật vào tình cụ thể, nâng câp điều chỉnh kỹ thuật áp dụng Trong vai trò người khắc phục khó khăn, nhà quản trị văn phòng phải xử lý tình ngồi ý muốn biến đổi hàm chứa nhân tố điều khiển Chẳng hạn cỗ máy chủ yếu bị hỏng nguồn điện bị cíp, khách hàng chủ yếu đột ngột không mua hàng nữa, mặt hàng kinh doanh bán chạy Khi vai trò nhà quản trị tình phải nhanh chóng, kịp thời đốn để đưa tổ chức trở lại hoạt động bình thường hạn chế mức thấp thiệt hại tận dụng tối đa hội mới, yếu tố để phát triển Khi nhà quản trị văn phòng tình phải định nên phấn phối nguồn lực cho với số lượng lúc nhà quản trị văn phòng đóng vai trò người phân phối nguồn lực Vai trò gồm phần: - Sắp xếp thời gian thân: thời gian nhà quản trị nguồn lực quý báu tổ chức Điều quan trọng việc xếp thời gian nhà quản trị có ý nghĩa định lợi ích tổ chức 16 thực theo thứ tự ưu tiên tổ chức - Sắp xếp công việc: chức trách nhà quản trị thiết lập chế độ làm việc tổ chức mình, làm việc gì, làm, thơng qua tổ chức để làm Vấn đề liên quan đến việc phân phối nguồn lực nói chung, liên quan đến phương án làm việc mang tính chất cải tiến Thực chất vấn đề xếp công việc cho cấp Đó vấn đề quan trọng phân phối nguồn lực - Những định quan trọng phải nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp phê chuẩn trước thực hiện: Điều giúp nhà quản trị trì điều kiển liên tục việc phân phối nguồn lực Nhà quản trị phải người giữ quyền phê chuẩn định quan trọng để đảm bảo cho công việc phối hợp định đó, khiến cho định bổ sung cho nhau, không trái ngược lựa chọn phương án tốt tình hình nguồn lực có hạn Nếu quyền lực bị phân tán dẫn đến định quản lý khơng ăn khớp khơng trí chiến lược - Cuối nhà quản trị đóng vai trò nhà thương thuyết, đàm phán, thay mặt cho tổ chức trình hoạt động Sở dĩ nhà quản trị phải thay mặt cho tổ chức tham gia đàm phán quan trọng họ người tượng trưng cho tổ chức Sự tham gia họ làm tăng thêm tin cậy cho đối phương Với tư cách người phát ngôn tổ chức, nhà quản trị văn phòng người đại diện mặt đối ngoại thông tin tiêu chuẩn giá trị tổ chức Điều quan trọng là, với tư cách người phân phối nguồn lực, nhà quản trị có quyền chi phối nguồn lực tổ chức Đàm phán trao đổi nguồn lực, đòi hỏi người tham gua đàm phán có đủ nguồn lực chi phối nhanh chóng định vấn đề Tóm lại với chức vai trò mình, nhà quản trị giữ vai trò quan trọng thành cơng hay thất bại tổ chức lý nhu cầu cấp bách phải đào tạo nhà quản trị, nghiệp phát triển kinh tế xã hội nước 2.2.4 Vai trò liên kết 17 Cơng tác tổ chức trì hoạt động nội doanh nghiệp cơng việc mà nhà quản trị văn phòng phải thực Nhất mối quan hệ nội doanh nghiệp Họ phải gắn kết tất phòng ban lại với mục tiêu chung doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng phải trì hoạt động doanh nghiệp đảm bảo theo tiến độ, theo trình làm việc, ổn định cơng tác hoạt động việc trì hoạt động doanh nghiệp có vai trò quan trọng, định tồn doanh nghiệp, nhà quản trị văn phòng cần có phương pháp hiệu thiết thực áp dụng vào doanh nghiệp, thay đổi phương thức hoạt động phù hợp với thực tiễn Việc đảm bảo cho hoạt động văn phòng doanh nghiệp trơi chảy, thuận lợi, hiệu thơng qua chương trình, kế hoạch văn phòng xây dựng lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo lãnh đạo tham dự họp, hội nghị bố trí đầy đủ, an tồn lãnh đọa cơng tác… Ngồi ra, giúp cho lãnh đạo khơng thời gian vào công việc vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào cơng việc chính, chiến lược cho phát triển quan, tổ chức Nhà quản trị văn phòng khơng có vai trò cơng tác tổ chức, trì mối quan hệ với người mà có vai trò việc tạo lập mối quan hệ đối ngoại Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò cầu nối phận văn phòng doanh nghiệp lại với doanh nghiệp với hệ thống mối quan hệ bên Để làm tốt việc họ phải tạo lập trì mối quan hệ chủ chốt doanh nghiệp mối quan hệ đối ngoại, phải biết lắng nghe thu thập ý kiến đặc biệt có kỹ cần thiết Hầu hoạt động giao tiếp thức quan, doanh nghiệp với đối tác, khách hàng tổ chức văn phòng Việc tiếp đón trọng thị, ứng xử lịch thiệp giao tiếp cán nhân viên, phong cách làm việc chuyên nghiệp làm đối tác, khách hàng hài lòng tơn trọng Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa 18 học, có tính thẩm mỹ cao với chế độ làm việc chặt chẽ gây ấn tượng lớn khách Tất ấn tượng tốt đẹp góp phần nâng cao vị thế, uy tín quan, doanh nghiệp, góp phần quảng bá thương hiệu doanh nghiệp Chính thế, văn phòng coi “bộ mặt” phản ánh quan, doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng có vai trò việc tạo lập mối quan hệ đối ngoại 2.3 Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hội nhập kinh tế quốc tế đặt nhiều thách thức cho quốc gia Trong việc xây dựng đội ngũ nhà quản trị đại có tầm vóc quốc tế yêu cầu quan trọng Các doanh nghiệp có tầm hoạt động toàn cầu tảng cốt lõi doanh nghiệp tồn cầu Trước vai trò quan trọng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp yêu cầu đòi hỏi nhà quản trị văn phòng cần đào tạo chuẩn, tài đáp ứng nhanh nhạy, nắm bắt thay đổi xã hội, có dự báo xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý, Vậy điều kiện cần đủ nhà quản trị văn phòng Câu hỏi đặt ra: phẩm chất/ kỹ cần có nhà quản lý đại? 2.3.1 Kỹ chuyên mơn nghiệp vụ Kỹ nghiệp vụ chun mơn có vị trí đặc biệt quan trọng, tiền đề để giúp nhà quản trị văn phòng hiểu cơng việc làm gồm nội dung cần thiết cho hành trang nghề nghiệp thân Các nhà quản trị văn phòng cần ln trau rồi, tích cực học hỏi, học thật tốt kỹ định 50% kết công việc Nhiệm vụ nhà Quản trị văn phòng nói tóm lược cách tổng qt gồm cơng việc: - Tham mưu cho thủ trưởng làm văn giấy tờ, thủ tục hành - Chuẩn bị cho tiếp đón ngoại giao quan, cánh tay phải tham mưu cho việc mở rộng mối quan hệ làm ăn kinh doanh - Chuẩn bị cho hội thảo giúp lãnh đạo tổng kết hoạt động kinh doanh, dự trù chiến lược 19 - Quản lý văn giấy tờ, văn phòng phẩm, nhân sự, xếp lịch làm việc cho quan… - Do đặc thù công việc nên nhà quản trị văn phòng cần phải trang bị kiến thức chuyên môn loại văn theo quy định, phải thường xuyên cập nhật thông tin cho phù hợp với tình hình thực tế Ngồi cần quản lý lập kế hoạch Đây kỹ thiếu nhà lãnh đạo Họ xây dựng tầm nhìn chiến lược cho cơng ty, đồng thời phải quản lý lập kế hoạch cho mục tiêu mà cơng ty cần đạt tới Có khả quản lý lập kế hoạch, nhà lãnh đạo trì, phát triển thay đổi tầm nhìn chiến lược cần thiết Bên cạnh việc giao quyền hiệu quan trọng Nhà lãnh đạo phải biết phát nhân tài – người có khả bổ sung khiếm khuyết bạn thay biết cách khen ngợi mà phân quyền phân bổ công việc cách hợp lý Bên cạnh đó, người lãnh đạo cần phải có sách đãi ngộ đặc biệt cho người giỏi, người dám đặt mục tiêu vô thách thức tìm cách để thực 2.3.2 Kỹ lãnh đạo Để trở thành người lãnh đạo, bạn cần phải trải qua thời gian dài rèn luyện phẩm chất cần có học tập kinh nghiệm từ người trước Thế nhưng, nhiều người thường xem nhẹ điều giữ quan niệm chủ quan cho họ sinh để làm người đứng đầu Một người lãnh đạo thật cần phải có tư đĩnh đạc, tự tin, khả thuyết phục người khác… Câu hỏi lớn đặt làm bạn hội tụ đủ phẩm chất đó? - Tầm nhìn xa: Một người lãnh đạo có vai trò quan trọng cá nhân nhiều Anh ta dường biết cách hoạch định tốt công việc người cung cấp lời khuyên hữu ích cho cộng hay thuộc cấp - Khơng có tầm nhìn xa, biết cách truyền đạt ý tưởng cho người khác hiểu để với thực tốt ý 20 tưởng Những thông điệp truyền phải sinh động, rõ ràng có sức thuyết phục cao Do đó, thành thạo khả giao tiếp lời nói ln phẩm chất cần có người lãnh đạo giỏi - Trong người bị thuyết phục tài người lãnh đạo, họ thường khơng nhận tài đóng vai trò bổ trợ cho kinh nghiệm mà tiếp thu từ thực tiễn cơng việc: khả lên kế hoạch thiết lập mục tiêu cần đạt Anh ta người ln có giải pháp để giải khó khăn tình nan giải vì, nhìn rõ chất việc trước khi bạn bắt đầu nghĩ - Sự tự tin: Một người lãnh đạo thật phải ln có lòng tin vào Thơng thường, tự tin hình thành từ thật người lãnh đạo trải qua thời gian dài rèn luyện kỹ cơng việc, tích lũy vốn kiến thức rộng với thơng minh sẵn có Bên cạnh đó, cho dù khơng có kỹ năng, kinh nghiệm người biết nhận thức, học hỏi điều từ người khác - Tính kiên định: Một người lãnh đạo mạnh mẽ cần phải có lập trường vững vàng định Tuy nhiên, điều khơng bao gồm tư tưởng bảo thủ, ngoan cố sửa chữa sai lầm Hơn nữa, phải biết nghiêng lẽ phải việc phân xử xung đột nội 2.3.3 Phẩm chất đạo đức Kỹ đòi hỏi tinh tế, linh hoạt kiến thức kinh nghiệp xã hội nhà quản lý Mục tiêu kỹ nâng cao hiểu biết tôn trọng lẫn sở nhận diện công nhận giá trị nhu cầu đối tượng giao tiếp Công nhận chia sẻ giá trị thành tựu người khác hồn tồn khơng phải việc đơn giản dù giá trị cấp hay đồng nghiệp, cấp Đây sở quan trọng giao tiếp, xử lý mâu thuẫn thương lượng 2.3.4 Kỹ mềm 21 - Kỹ truyền cảm hứng: Biết cách truyền cảm hứng cho người khác bạn nhận điều mà bạn mong đợi bạn quan tâm nhiều đến họ Muốn trở thành nhà quản trị văn phòng giỏi, bạn cần phải hiểu nhân viên mình, biết lắng nghe chia sẻ với cấp biết lệnh quát tháo Khi có vấn đề rắc rối, phải đặt vào hồn cảnh cụ thể để từ có hướng giải hợp tình hợp lý - Kỹ giao tiếp: Nhà quản trị doanh nghiệp phải có kỹ giao tiếp tốt văn nói văn viết, điều bộc lộ khả nhiều mặt bạn có ảnh hưởng không nhỏ tới thành công công ty Muốn thuyết phục nhân viên tin mình, theo mình, nhà lãnh đạo phải biết cách truyền đạt thơng tin Muốn thúc đẩy tinh thần làm việc nhân viên, nhà lãnh đạo phải biết cách khuyến khích, động viên, hay muốn có hợp đồng, nhà lãnh đạo phải biết cách thương thuyết  Tiểu kết Qua nội dung chương 2, người đọc hiểu rõ vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Hiểu sâu thực trạng quản lý điều hành hoạt động nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Dựa sở chương tơi đưa số ý kiến giải pháp cho việc khắc phụ hạn chế nhà quản trị văn phòng hồn chỉnh đầy đủ CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 22 TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 3.1 Đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập 3.1.1 Ưu điểm Nhìn chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thực tốt vai trò nhà quản trị, đồng thời hội tụ đủ yêu cầu tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Trong cơng tác tổ chức xây dựng thực giải pháp Nhà quản trị văn phòng thực tốt vai trò người tham mưu cho lãnh đạo cơng tác văn phòng hoạt động quan doanh nghiệp Đồng thời phối hợp nhịp nhàng với phòng ban liên quan khác để thực đưa định kịp thời nhanh chóng sử lý cơng việc Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đảm đương trách nhiệm với thủ thách chấp nhận thay đổi để bắt kỳ với thời kỳ hội nhập giới Họ biết động viên nhân viên cách tạo mơi trường làm việc tốt ( thu nhập, hứng thú làm việc, thử thách, an tồn cơng việc, hội thăng tiến ) Bên cạnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Tiếp nhận xử lý thơng tin cách hiệu để đưa định xác Có bốn thành phần Đầu tiên kỹ phân tích vấn đề định Nó bao gồm nhận dạng vấn đề, triệu chứng, nguyên nhân xử lý thông tin để đưa giải pháp xác thời gian ngắn Thứ hai kỹ phân tích tài định lượng Các nhà quản lý phải làm việc với số tài có khả phân tích số để phục vụ trình quản lý Thứ ba nhà quản lý phải có khả phát triển sáng tạo phương pháp giải vấn đề cho doanh nghiệp Sáng tạo phẩm chất quan trọng, khơng tự nhiên đến mà kết trình học hỏi, quan sát tư liên tục Thứ tư khả xử lý chi tiết Thông tin nhiều đa dạng, để xử 23 lý hiệu nhà quản lý phải biết chọn lọc thông tin quan trọng, giữ khuynh hướng khơng chi tiết cần thiết, cân đối toàn cục thành tố Càng ngày nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp nhận sức mạnh mối quan hệ, mà có từ kỹ giao tiếp tốt Đa số nhà quản trị văn phòng thành thạo giao tiếp văn nói văn viết biết cách gây ấn tượng giọng nói, ngơn ngữ thể, đơi mắt cách diễn đạt dễ hiểu, thuyết phục Các hợp đồng ngày có phụ thuộc nhiều vào khả thương thuyết Khả giao tiếp tốt phát huy tác dụng quản lý nhân Một chuyên gia nhân kết luận tiền mua thời gian khơng mua sáng tạo hay lòng say mê cơng việc Mà mức độ sáng tạo hay lòng say mê cơng việc lại phụ thuộc vào khả tạo động lực cho nhân viên để khẳng định lòng trung thành cam kết người lao động khơng thể có việc trả lương cao Thực tế mức lương cao văn phòng đầy đủ tiện nghi điều kiện cần điều kiện đủ để nhà quản lý giữ nhân viên tốt 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm mà Nhà quản trị văn phòng doanh đạt tồn hạn chế cần phải khắc phục: - Trên thực tế nhiều nhà quản trị khơng biết cách khen ngợi hay phê bình không vượt qua thân hay cảm xúc cá nhân, tình cảm xen vào cơng việc - Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp chưa biết cách động viên nhân làm việc - Hiện nay, văn hóa học tập doanh nghiệp doanh nhân Việt Nam ta chưa mạnh Một số thiên khoa cử cấp, số lớn khác chạy theo dự vụ ngày mà bỏ bê việc tích lũy kiến thức 24 3.1.3 Nguyên nhân - Phân công, phân cấp, phân quyền chưa gắn với ràng buộc trách nhiệm, với tăng cường kiểm tra, giám sát chưa có chế đủ mạnh để kiểm sốt chặt chẽ quyền lực Chưa có biện pháp hữu hiệu để kịp thời ngăn chặn, đẩy lùi tình trạng chạy chức, chạy quyền tiêu cực công tác cán Thiếu chặt chẽ, hiệu phối hợp kiểm tra, tra, giám sát xử lý vi phạm - Nhận thức ý thức trách nhiệm số nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp người đứng đầu chưa thật đầy đủ, sâu sắc, tồn diện Cơng tác giáo dục trị, tư tưởng cập nhật xu hướng chưa coi trọng mức 3.2 Giải pháp nâng cao vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Để trở thành người lãnh đạo, bạn cần phải trải qua thời gian dài rèn luyện phẩm chất cần có học tập kinh nghiệm từ người trước Thế nhưng, nhiều người thường xem nhẹ điều giữ quan niệm chủ quan cho họ sinh để làm người đứng đầu Một người lãnh đạo thật cần phải có tư đĩnh đạc, tự tin, khả thuyết phục người khác… số ý kiến giúp nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp phát huy hết vai trò tơ quan, tổ chức - Sự kiên trì: Người lãnh đạo khơng đầu hàng khó khăn chưa thật đối đầu với Mọi thứ khơng phải ln ln dễ dàng bạn bạn người đứng đầu nên bạn cần biết thử trải nghiệm thật nhiều thành cơng thơi - Sự quyết: Là người đứng đầu, nhà quản trị trông chờ việc đưa định quan trọng người khác thường cố gắng tránh xa Cho dù định đơi tạo tác động lớn ảnh hưởng đến mối quan hệ bạn người xung quanh bạn phải chấp nhận điều - Sự nể, nhân nhượng cách đưa định dẫn bạn đến sai lầm tạo tiền lệ xấu dẫn đến việc làm “uy” vị 25 người lãnh đạo bạn Đôi bạn cần nhẫn tâm chút việc sa thải nhân viên hành động gây tổn hại lớn đến lợi ích cơng ty - Sẵn sàng hy sinh lợi ích cá nhân: Là người đứng đầu tập thể, bạn phải tốn nhiều thời gian công sức để quản lý tốt người quyền cơng việc Thậm chí, bận rộn chiếm khoảng thời gian riêng tư dành cho thân gia đình bạn - Khả thích nghi: Phương thức kinh doanh hiệu hơm ngày mai lại khác Một người lãnh đạo có tài cần phải nhận thức điều phải biết thức thời việc thích nghi chấp nhận thay đổi nhà quản trị phải cập nhật kỹ năng, công nghệ phương pháp để thúc đẩy phát triển cơng việc - Để trở thành nhà lãnh đạo tài thật không dễ dàng chút Nó đòi hỏi bạn phải thật u thích cơng việc với cơng sức nỗ lực khơng ngơi nghỉ để hội tụ phẩm chất cần có người lãnh đạo Hãy tự hỏi người khác cần phải lắng nghe, tôn trọng thực theo điều động, hướng dẫn bạn Chắc chắn, bạn tìm thấy động lực để hồn thành tốt vai trò người lãnh đạo Xin chúc bạn thành công! - Biết chấp nhận mạo hiểm: Nhiều người không dám mạo hiểm họ sợ phải nhận lấy thất bại Tuy nhiên, bạn người lãnh đạo có tham vọng, bạn cần phải tự hỏi liệu mạo hiểm có đáng giá hay khơng? Nếu cảm thấy liều lĩnh đáng bõ công, bạn cần biết vượt qua rào cản tâm lý lo sợ, e ngại dũng cảm đương đầu với thử thách Nếu thử thách khó, dành thời gian cho việc lên kế hoạch “tác chiến”, có nhiều chuẩn bị, mức độ mạo hiểm tình bạn giảm bớt - Tầm nhìn đốn: Sự thành bại doanh nghiệp phụ thuộc tài nhà quản trị đốn tầm nhìn xa trơng rộng người lãnh đạo Bởi xã hội có nhiều biến chuyển, xu phát triển có nhiểu mẻ 26 đòi hòi nhà lãnh đạo phải có tầm nhìn chiến lược thực tế, vạch địch rõ ràng mục tiêu khó khăn, thuận lợi trước mắt để đưa kế hoạch tiến triển công việc Nếu khả phán đốn tương lai khó để đưa tầm nhìn, chiến lược phát triển lâu dài doanh nghiệp Bên cạnh đó, tính đốn cơng việc giúp cho họ có định kịp thời sáng suốt 27 KẾT LUẬN Đất nước Việt Nam ngày phát triển nhiều mặt tầm cao tri thức nhân loại Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế nay, người trung tâm xã hội Vì vậy, công tác đào tạo phát triển tri thức theo xu hướng phù hợp vấn đề quan tâm Ở Việt Nam ngành nghề lĩnh vực quản trị đầu tư phát triển như: Quản trị Kinh doanh, Quản trị mạng, Quản trị hệ thống đo lường chất lượng vv Đối với ngành Quản trị Văn phòng ngành hồn tồn mới, có tiềm lực lớn, tạo lớp người có vị trí quan trọng cánh tay phải thủ trưởng quan lĩnh vực khối quan nước khối quan nước ngồi Một nhà quản trị có tầm quản trị chiến lược ắc có tác động mãnh liệt đến phst triển lợi nhuận doanh nghiệp Là nhà quản trị, người ta biết “thành cơng hội tụ yếu tố: hội, tài năng, chuẩn bị chu đáo sẵn sàng” Cơ hội đơi tự đến đơi thân có khả tạo ra, hội đến với doanh nghiệp có lực phát huy hết khả quản trị Điều đề cập đến cấu tổ chức doanh nghiệp Thời buổi hội nhập này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức cần sở hưu nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, động biết cảm thơng Tuy nhiên không cần trang bị nhiều lực chuyên mơn quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ nắm vững vai trò tổ chức Khi hội tụ đầy đủ kỹ thật tốt, điều hiển nhiên nhà quản trị văn phòng nhanh chóng thích nghi với mơi trường với họ đó: việc nhận định, giải tinh gọn, sắc bén công việc, tinh khơng khó khăn lớn Việc tiếp xúc cơng nghệ mới, tìm tòi sáng chế mới, đưa chứng ta vào phục vụ nghiệp phát triển xã hội 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách “Kinh tế doanh nghiệp D.Larua.A Caillat – Nhà xuất Khoa Học Xã Hội 1992 Nguyễn Văn ký (2005), “Quản trị doanh nghiệp” NXB Hà Nội 29 ... với vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 2.1 Khái quát chung quản. .. trạng vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập CHƯƠNG... trò nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập 3.1.1 Ưu điểm Nhìn chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thực tốt vai trò nhà quản trị, đồng thời hội tụ đủ yêu cầu tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng