Vai trò và tiêu chuẩn của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

Chương 1: Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong thời kì hội nhập

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận vai trò tiêu chuẩn Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập kết làm việc nghiêm túc thân, có hỗ trợ hướng dẫn giảng viên mơn Quản trị văn phòng doanh nghiệp Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng báo cáo tiểu luận Sinh viên LỜI CẢM ƠN Trải qua trình học tập, rèn luyện, tu dưỡng, đón nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ từ phía thầy Khoa Quản trị văn phòng,Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trang bị số kiến thức chuyên môn kinh nghiệm thực tế để giúp chúng tơi hồn thành tiểu luận Với lòng kính trọng biết ơn sâu sắc nhất, xin gửi đến lời cảm ơn chân thành giảng viên môn hướng dẫn tận tình, bảo, truyền đạt tri thức, tạo điều kiện thuận lợi và động viên nhiều q trình hồn thành tiểu luận Vì thời gian có hạn chưa có nhiều kinh nghiệm nên tiểu luận khơng thể tránh có thiếu sót hạn chế Kính mong bảo, đóng góp ý kiến thầy giáo, giáo bạn để tiẻu luận hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng .3 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài .3 Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp .5 1.1.2 Vai trò doanh nghiệp .5 1.1.3 Một số loại hình doanh nghiệp .7 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp .7 1.2.2 Vai trò văn phòng doanh nghiệp 1.2.3 Chức văn phòng doanh nghiệp 1.2.3.1 Chức tham mưu tổng hợp 1.2.3.2 Chức giúp việc theo ngành 10 1.2.3.3 Chức hậu cần 11 1.2.4 Nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp 11 1.2.5 Cơ cấu văn phòng doanh nghiệp 13 1.3 Khái quát chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 15 *Tiểu kết 16 Chương VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 17 2.1 Khái quát chung nhà quản trị văn phòng 17 2.2 Vai trò nhà quản trị văn phòng .18 2.2.1 Vai trò quan hệ với người 18 2.2.2 Vai trò thơng tin 19 2.2.3 Vai trò thơng tin thứ ba nhà quản trị vai trò người phát ngơn 20 2.2.4 Vai trò định 20 2.3 Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập22 2.4 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 22 2.4.1 Công tác văn thư .22 2.4.2 Công tác lưu trữ 23 2.4.3 Công tác hậu cần .23 2.5 Những yêu cầu văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng 24 2.5.1 Kĩ quản lý 24 2.5.2 Kỹ lãnh đạo 25 2.5.3 Kĩ ứng xử giao tiếp 25 2.5.4 Kĩ chuyên môn 25 2.5.5 Xử lý thông tin lực tư 26 2.5.6 Tổ chức thiết lập mục tiêu 27 Tiểu kết 27 Chương 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP 28 3.1 Nhận xét, đánh giá .28 3.1.1 Ưu điểm .28 3.1.2 Nhược điểm .28 3.1.3 Nguyên nhân .29 3.2 Các giải pháp nâng cao vai tròvà tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập 29 Tiểu kết 30 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đất nước Việt Nam ngày phát triển nhiều mặt tầm cao trí thức nhân loại Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế nay, người trung tâm xã hội Vì vậy, công tác đào tạo phát triển tri thức theo xu hướng phù hợp mọt vấn đề quan tâm Ngày nay, tồn cầu hóa hội nhập quốc tế trở thành xu khách quan tiến trình phát triển kinh tế giới Q trình tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế tạo thời thuận lợi cho quốc gia, doanh nghiệp có hội phát triển, đồng thời đem lại thách thức lớn cạnh tranh, khả thu hút thị trường Để đứng vững thương trường, đáp ứng yêu cầu người tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao, giá thành hợp lý doanh nghiệp phải giám sát chặt chẽ khâu từ khâu khâu cuối trình sản xuất, từ tìm nguồn nhân lực, vật lực tìm thị trường tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo sử dụng vốn lưu động có hiệu quả, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn thực nghĩa vụ ngân sách nhà nước, cải thiện đời sống người lao động đồng thời mang lại lời nhuận cho doanh nghiệp Do đó, để nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, tăng cường khả cạnh tranh thị trường doanh nghiệp phải xây dựng máy quản lý hiệu quả, ổn định vững tất mặt, lĩnh vực từ quản lý sản xuất đến tiêu thu sản phẩm với quản lý tài chính, quản lý nhân lực hoạt động kế toán kiểm toán Bởi hoạt động quản trị có vai trò quan trọng định tồn phát triển doanh nghiệp doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch tổ chức quản lý cách hợp lý, hiệu quả, thường xuyên kiểm tra giám sát để điều chỉnh hoàn thiện hoạt động quản trị, đồng thời phải phối hợp hoạt động phận nhằm thực chức quản lý để đem lại hiệu tốt Để điều hành hoạt động văn phòng cách có hiệu quả, khơng thể khơng đề cập đến vai trò Nhà quản trị văn phòng Ở quan, doanh nghiệp cần có phận văn phòng – văn phòng mặt quan, doanh nghiệp người quản trị văn phòng lại chiếm vị trí có ý nghĩa vơ quan trọng, góp phần phát triển mở rộng mối quan hệ kinh tế, trị, điều hòa ngoại giao quan, doanh nghiệp Trước yêu cầu đòi hỏi quan trọng đó, nhà quản trị văn phòng cần phải có kỹ để đáp ứng nhanh nhạy thay đổi xã hội, nắm bắt xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý… Là sinh viên ngành Quản trị Văn phòng nhận thấy vai trò người lãnh đạo, người quản trị văn phòng – Nó động lực thúc đẩy sâu vào nghiên cứu đề tài: “ Vai trò tiêu chuẩn Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập” Lịch sử nghiên cứu Hiện có nhiều nghiên cứu vai trò tiêu chuẩn Nhà quản trị văn phòng, chưa có đề tài sâu vào nghiên cứu vai trò tiêu chuẩn Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Phạm vi nghiên cứu: - Vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp - Yêu cầu doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Đối với sinh viên: Giúp cho sinh viên có nhìn thực tế bên cạnh lý thuyết học từ sách vai trò nhà quản trị văn phòng qua nắm vững, hiểu củng cố vững tảng lý thuyết, đồng thời so sánh lý thuyết thực tiễn có giống khác Bên cạnh đó, nghiên cứu tạo điều kiện cho sinh viên có thêm tư liệu nghiên cứu kỹ hơn, sâu vấn đề này, từ phát triển kiến thức vai trò nhà quản trị văn phòng quan, doanh nghiệp có quy mơ lớn Đối với nhà trường: Cung cấp thêm tư liệu cần thiết vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác văn phòng cho mơn học có liên quan như: Quản trị học, kỹ hoạch định quản trị văn phòng,… Đối với Nhà quản trị văn phòng: Từ việc tìm hiểu nhận xét ưu điểm, nhược điểm cung cấp thêm giải pháp nhằm nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Nhiệm vụ nghiên cứu Khái quát văn phòng doanh nghiệp Vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác văn phòng doanh nghiệp Đánh giá ưu, nhược điểm đề xuất giải pháp nâng cao vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Đề tài có sử dụng phương pháp luận nghiên cứu vật biện chứng lịch sử Phương pháp nghiên cứu cụ thể: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập, kế thừa thông tin, tài liệu có sẵn - Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Ý nghĩa lý luận: Đề tài đóng góp vào hệ thống lý thuyết môn học, đưa môn học sát với thực tiễn để củng cố vững tảng lý thuyết mơn Quản trị văn phòng doanh nghiệp Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài tập trung nghiên cứu vai trò nhà quản trị văn phòng, từ đưa ưu điểm, nhược điểm đề xuất giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng giúp hoạt động doanh nghiệp Việt Nam đạt hiệu cao Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài chia làm ba chương sau: Chương 1: Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng thời kì hội nhập Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp Có nhiều quan điểm khái niệm doanh nghiệp như: “Doanh nghiệp đơn vị sản xuất kinh doanh tổ chức nhằm tạo sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng thị trường, thông qua để tối đa hóa lợi nhuận sở tổn trọng pháp luật nhà nước quyền lợi đáng người tiêu dùng” Điều Luật doanh nghiệp định nghĩa rằng: “Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật nhằm mục đích thực hoạt động kinh doanh” Theo định nghĩa pháp lý doanh nghiệp đơn vị tồn trước hết mục đích kinh doanh Những thực thể pháp lý, khơng lấy kinh doanh làm mục tiêu cho hoạt động khơng coi doanh nghiệp 1.1.2 Vai trò doanh nghiệp  Giải việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống người lao động Trong năm gần đây, số doanh nghiệp tăng nhanh giải nhiều việc làm với thu nhập cao cho người lao động Tại thời điểm 01/01/2000 khu vực doanh nghiệp thu hút 3,194 triệu lao động, đến 01/01/2002 3,933 triệu lao động 01/01/2003 4,658 triệu lao động Như năm từ 2000 - 2002, khu vực doanh nghiệp thu hút thêm 1,464 triệu lao động, kể số tuyển dụng để thay 650 nghìn giảm nguyên nhân, số lao động mà khu vực doanh nghiệp tuyển vào năm 2,1 triệu lao động, bình quân năm gần 700 nghìn lao động, số đáng kể yêu cầu tạo việc làm cho toàn xã hội Lao động khu vực doanh nghiệp có thu nhập cao nhiều so với khu vực cá thể hộ gia đình, năm 2002 thu nhập bình quân tháng lao động gần 1,25 triệu đồng (tăng 18,5% so với năm 2000) Thu nhập bình quân người tháng năm 2002 khu vực doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi đạt cao nhất, gần 1,9 triệu đồng, tiếp đến khu vực doanh nghiệp nhà nước gần 1,31 triệu đồng thấp khu vực doanh nghiệp quốc doanh 0,92 triệu đồng Tuy có mức thu nhập bình quân thấp nhất, doanh nghiệp quốc doanh lại khu vực thu hút nhiều lao động có tốc độ tăng thu nhập nhanh ba khu vực (năm 2002 tăng 24,3% so với năm 2000) Lao động làm việc khối doanh nghiệp năm 2000 chiếm 11,3% tổng số lao động toàn xã hội tham gia làm việc tăng lên 13% năm 2001, dự kiến khoảng 16% năm 2003 Tuy chiếm tỷ trọng không cao tổng lao động toàn xã hội, lao động khu vực doanh nghiệp lại lực lượng chủ yếu tạo nguồn thu cho ngân sách Nhà nước đóng góp lớn cho tăng trưởng GDP Thu nhập cao tăng nhanh lao động khối doanh nghiệp góp phần cải thiện nâng cao mức sống chung toàn xã hội tham gia vào trình chuyển dịch cấu lao động từ nông nghiệp sang ngành phi nông nghiệp  Doanh nghiệp tăng trưởng ổn định phát triển yếu tố định đến tăng trưởng cao kinh tế Năm 2002 tổng doanh thu khối doanh nghiệp đạt 1212 nghìn tỷ đồng, gấp 4,8 lần năm 1994 gấp 1,5 lần năm 2000, khu vực 1,49 lần năm 2000 Ngành cơng nghiệp chế biến đạt 374,6 nghìn tỷ đồng, chiếm 30,9%, gấp 5,6 lần năm 1994 gấp 1,52 lần năm 2000; ngành xây dựng đạt 86,6 nghìn tỷ đồng, chiếm 7,2%, gấp lần năm 1994 gấp 1,86 lần năm 2000, Doanh nghiệp phát triển nhanh năm gần làm cho tỷ trọng đóng góp khu vực vào GDP tăng nhanh, năm 1995 chiếm 45,31%, năm 2001 53,13% dự kiến năm 2003 khoảng 56% Lợi ích cao mà tăng trưởng doanh nghiệp đem lại tạo khối lượng hàng hoá dịch vụ lớn hơn, phong phú hơn, chất lượng tốt hơn, thay nhiều mặt hàng phải nhập khẩu, góp phần quan trọng cải thiện nâng cao mức tiêu dùng nước tăng xuất Kỹ điều hành họp: Có thể giữ vai trò điều hành, nhà quản trị văn phòng người xếp bố trí thời gian họp, thơng báo xác đầy đủ thơng tin họp cho tất người Và họp, nhà quản trị văn phòng đóng vai trò chủ tọa Kỹ tổ chức: Nếu cơng ty có quy mơ khơng lớn, nhà quản trị văn phòng đơi “kiêm” ln vai trò cán Cơng đồn, chun tổ chức hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán công nhân viên công ty Tất nhiên, họ làm việc công ty khơng có cán cơng đồn thơi 2.2 Vai trò nhà quản trị văn phòng 2.2.1 Vai trò quan hệ với người  Vai trò đại diện cho tổ chức: Với quyền uy thức mình, nhà quản trị người tượng trưng cho tổ chức phải thực nhiều chức trách thuộc tính chất này.Trong chức trách có số mang tính hành chính, số mang tính cổ vũ lòng người, việc có liên quan đến quan hệ người với người, không liên quan đến việc xử lý thông tin quan trọng định quản lý Trong số tình huống, tham gia nhà quản trị điều mà pháp luật đòi hỏi ký kết văn Trong số trường hợp khác tham gia nhà quản trị coi nhu cầu xã hội, chủ trì số họp số nghi lễ để tăng thêm ý nghĩa tầm quan trọng chúng  Vai trò người lãnh đạo: Nhà quản trị người chịu trách nhiệm động viên dẫn dắt cấp dưới, bao gồm việc thuê, dùng, huấn luyện, đánh giá, đãi ngộ, đề bạt, biểu dương, can thiệp cho việc Sự thành công tổ chức tâm sức khả nhìn xa trơng rộng nhà quản trị định Nếu nhà quản trị bất tài tổ chức rơi vào tình trạng đình đốn Vai trò lãnh đạo nhà quản trị chỗ kết hợp nhu cầu cá nhân thành viên tổ chức với mục tiêu tổ chức đó, mà thúc đẩy trình tác nghiệp cách hữu hiệu 18  Vai trò người liên lạc: Vai trò liên quan đến mối quan hệ nhà quản trị với vô số cá nhân đoàn thể bên tổ chức Nhà quản trị thơng qua kênh thức, thiết lập trì mối quan hệ tổ chức với cá nhân đoàn thể bên ngồi tổ chức Vai trò liên lạc phận then chốt chức giám đốc Thơng qua vai trò này, nhà quản trị liên lạc với giới bên ngồi sau lại thơng qua vai trò người phát ngơn, người truyền bá thơng tin người đàm phán để phát triển mối quan hệ nhận thức điều bổ ích, thơng tin mà mối quan hệ tạo 2.2.2 Vai trò thơng tin Thời đại ngày thời đại bùng nổ thông tin, thông tin xem nguồn lực thứ tư tổ chức, doanh nghiệp Các hoạt động quản trị thực có sở khoa học có hiệu xử lý, thực thi sở thơng tin xác đầy đủ kịp thời Thông tin không cần cho nhà quản trị mà thân họ giữ vai trò quan trọng lĩnh vực Nghiên cứu vai trò thơng tin nhà quản trị thấy:  Trước hết nhà quản trị có vai trò thu thập tiếp nhận thông tin liên quan đến tổ chức hoạt động đơn vị  Nhà quản trị đảm nhận vai trò thu thập thơng tin cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận tin tức, hoạt động, kiện đem lại hội tốt hay đe doạ hoạt động tổ chức Công việc thực qua việc đọc báo chí, văn qua trao đổi tiếp xúc với người…  Vai trò thơng tin thứ hai nhà quản trị vai trò người truyền bá thông tin, nghĩa nhà quản trị phổ biến thơng tin liên hệ đến người có liên quan Người có liên quan thuộc cấp, đồng cấp hay thượng cấp Thơng tin thật diễn thơng tin có liên quan đến việc lựa chọn định quản lý việc phải làm Chẳng hạn, công ty làm ăn thua lỗ, giám đốc phải trình báo cáo lên chủ tịch hội 19 đồng quản trị công ty việc xa thải số nhân viên, sau ơng ta thơng báo định cho trưởng phòng nhân 2.2.3 Vai trò thơng tin thứ ba nhà quản trị vai trò người phát ngơn Có thể nói vai trò người truyền bá thơng tin vai trò nội tổ chức, vai trò người phát ngơn vai trò đối ngoại Đó việc truyền bá thơng tin tổ chức cho quan cá nhân bên ngồi tổ chức Mục tiêu phát ngơn để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm ủng hộ cho tổ chức 2.2.4 Vai trò định Loại vai trò cuối nhà quản trị bao gồm vai trò: Vai trò nhà doanh nghiệp, vai trò người khắc phục khó khăn, vai trò người phân phối nguồn lực vai trò người đàm phán (hay nhà thương thuyết) Vai trò nhà doanh nghiệp thể chỗ nhà quản trị người khởi xướng thiết kế nhiều cải cách tổ chức phạm vi quyền hạn Mục đích vai trò tạo chuyển biến tốt đơn vị Việc thực cách áp dụng kỹ thuật vào tình cụ thể, nâng cấp điều chỉnh kỹ thuật áp dụng Trong vai trò người khắc phục khó khăn, nhà quản trị phải xử lý tình ngồi ý muốn biến đổi hàm chứa nhân tố điều khiển Chẳng hạn cỗ máy chủ yếu bị hỏng, nguồn điện bị cúp, khách hàng chủ yếu đột ngột không mua hàng nữa, mặt hàng kinh doanh bán chạy… Khi vai trò nhà quản trị tình phải nhanh chóng, kịp thời đốn để đưa tổ chức trở lại hoạt động bình thường hạn chế đến mức thấp thiệt hại có tận dụng tối đa hội mới, yếu tố để phát triển Khi nhà quản trị tình phải định nên phân phối nguồn lực cho với số lượng nào, lúc nhà quản trị đóng vai trò người phân phối nguồn lực Vai trò gồm có phần: 20 - Sắp xếp thời gian thân: Thời gian nhà quản trị nguồn lực quý báu tổ chức Điều quan trọng việc xếp thời gian nhà quản trị có ý nghĩa định lợi ích tổ chức thực theo thứ tự ưu tiên tổ chức - Sắp xếp công việc: Chức trách nhà quản trị thiết lập chế độ làm việc tổ chức mình, làm việc gì, làm, thơng qua tổ chức để làm Vấn đề liên quan đến việc phân phối nguồn lực nói chung, liên quan đến phương án làm việc mang tính chất cải tiến Thực chất vấn đề xếp công việc cho cấp Đó vấn đề quan trọng phân phối nguồn lực - Những định quan trọng phải nhà quản trị phê chuẩn trước thực hiện: Điều giúp nhà quản trị trì điều khiển liên tục việc phân phối nguồn lực Nhà quản trị phải người giữ quyền phê chuẩn định quan trọng để đảm bảo cho việc phối hợp định đó, khiến cho định bổ sung cho nhau, không trái ngược lựa chọn phương án tốt tình hình nguồn lực có hạn Nếu quyền lực bị phân tán dẫn đến định quản lý không ăn khớp khơng trí chiến lược Cuối nhà quản trị đóng vai trò nhà thương thuyết, đàm phán, thay mặt cho tổ chức trình hoạt động Sở dĩ nhà quản trị phải thay mặt cho tổ chức tham gia đàm phán quan trọng họ người tượng trưng cho tổ chức Sự tham gia họ làm tăng thêm tin cậy cho đối phương Với tư cách người phát ngôn tổ chức, ông ta người đại diện mặt đối ngoại thông tin tiêu chuẩn giá trị tổ chức Điều quan trọng là, với tư cách người phân phối nguồn lực, ơng ta có quyền chi phối nguồn lực tổ chức Đàm phán trao đổi nguồn lực, đòi hỏi người tham gia đàm phán phải có đủ nguồn lực chi phối nhanh chóng định vấn đề Tóm lại với chức vai trò mình, nhà quản trị giữ vai trò quan trọng thành cơng hay thất bại tổ chức lý 21 nhu cầu cấp bách phải đào tạo nhà quản trị, nghiệp phát triển kinh tế xã hội nước 2.3 Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập - Cần đoán, thống việc định - Thường xuyên lắng nghe ý kiến nhân viên, tạo hội cho họ phát biểu sáng kiến, ý tưởng giúp ích cho doanh nghiệp - Nắm rõ nhiệm vụ nhân viên - Xác định mục tiêu cho nhân viên đảm bảo mục tiêu khơng q xa so với khả nhân viên - Khen ngợi trước tập thể, phê bình riêng cá nhân - Đưa nhiều phương án hợp lý cho cơng việc Trường hợp có phương án bị “phá sản” tình khách quan chủ quan, phương án lại giúp công ty bạn không kẹt vào bị động - Đưa yêu cầu rõ ràng cho nhân viên đảm bảo nhân viên hiểu bạn nói - Lập hệ thống theo dõi nội - Khen thưởng nhân viên có thành tích xuất sắc 2.4 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 2.4.1 Công tác văn thư Thủ tục tiếp nhận giải văn đến Tất công văn đến phải qua phận văn thư Văn thư nhận phân loại cơng văn, bóc bì rà sốt xem cơng văn gửi đến có thủ tục hành hay khơng Đối với văn thư mật, thư đích danh, thư cá nhân khơng phép bóc bì Khi mở phong bì nhân viên văn thư lấy tài liệu có bên xem xét kỹ có để tránh thiếu sót tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết phần ghi vào thư kẹp cuối thư Sau vào sổ công văn đến, văn thư phải xếp theo loại để trình thủ trưởng phòng ban chức Cơng ty Cơng văn đến ngày phân phối ngày hơm 22 đó, chậm đến sáng hơm sau Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp văn thư phải phân phối sau nhận Tất văn vào sổ văn đến theo biểu mẫu quy định 2.4.2 Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ Tất văn qua xử lý, văn đến lưu văn (bản chính), hồ sơ, tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ nhằm để khai thác, xử lý thông tin 2.4.3 Cơng tác hậu cần Văn phòng chuẩn bị cho lãnh đạo công tác cách chu đáo từ việc liên hệ nơi công tác: thời gian công tác, danh sách người đến công văn, điện thoại, fax giúp cho doanh nghiệp đối tác chủ động cơng việc Mua sắm trang thiết bị Văn phòng Cơng ty đảm bảo việc mua sắm trang thiết bị như: điện thoại, máy fax, máy photocopy, văn phòng phẩm, bàn ghế phục vụ cho hoạt động cơng ty Ngồi hàng năm phòng Hành tổ chức tham quan nghỉ mát để tạo hưng phấn làm việc cho cán nhân viên Công tác xử lý thông tin Hàng ngày Tập đồn Empire Group có nhiều thơng tin khác loại có cách biểu riêng, mang đặc thù riêng yêu cầu riêng phạm vi, hiệu vai trò, tác dụng định Vì việc xử lý truyền thơng tin cách nhanh chóng xác việc làm cần thiết Chẳng hạn việc cung cấp thơng tin đồn khách du lịch đến liên hệ với công ty cho phòng ban khác cần thiết để họ xếp tổ chức chương trình du lịch cách hợp lý thuận tiện Trước yêu cầu cơng việc việc áp dụng phương tiện khoa học kỹ thuật đại phòng Hành yêu cầu bắt buộc Do đội ngũ nhân viên với trình độ vi tính tương đối tốt với trang thiết bị tin học Công ty tương đối đại kết nối mạng nội nên nhiều thông tin truyền qua hệ thống mạng nội Việc đem lại tính hiệu quả, xác nhanh chóng nhiều so với việc truyền tin văn Các thông tin trao đổi phòng ban truyền tải nhanh giúp cho 23 công tác quản lý công ty thuận lợi Các máy tính trực thuộc nội cơng ty vào mạng, trao đổi thơng tin khai thác thông tin với máy chủ Hệ thống máy tính cơng ty kết nối với mạng Internet tồn cầu giúp cho cơng ty có hội khai thác nhiều thơng tin hữu ích mạng Mặt khác việc nối mạng cho phép khách hàng đặt chương trình du lịch qua mạng giúp cho việc giao dịch nhanh chóng giảm chi phí Tuy vậy, bên cạnh yếu tố máy móc trang bị đại phải kể đến yếu tố người sử dụng trang thiết bị Mặc dù nhân viên làm cơng tác văn phòng có trình độ tin học tương đối tốt lúc giải công việc cường độ cao mắc lỗi Những trục trặc máy tính xảy thường xuyên nhân viên không xử lý hết dẫn đến ảnh hưởng đến công việc 2.5 Những yêu cầu văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng Hội nhập kinh tế quốc tế đặt nhiều thách thức cho quốc gia Trong việc xây dựng đội ngũ nhà quản lý đại có tầm vóc quốc tế yêu cầu quan trọng Các doanh nghiệp có tầm hoạt động toàn cầu tảng cốt lõi doanh nghiệp toàn cầu Vậy nhà quản trị văn phòng thời kì hội nhập cần đáp ứng tiêu chuẩn nào? 2.5.1 Kĩ quản lý Kỹ bao gồm kỹ hoạch định, tổ chức điều hành doanh nghiệp, tổ chức công việc cá nhân Hoạch định trình thiết lập mục tiêu, xây dựng chiến lược kế hoạch để thực mục tiêu Trong trình này, nhà quản lý phải dự kiến khó khăn, trở ngại, biến động môi trường kinh doanh có kế hoạch dự phòng Hoạch định có xa gần Xa tầm nhìn đường phát triển doanh nghiệp dài hạn với câu hỏi chính: “Doanh nghiệp 5, 10 20 năm tới nào?” Xu toàn cầu hóa có ảnh hưởng mạnh đến câu hỏi Khơng giới hạn câu trả lời phạm vi ngành quốc gia, mà đến 24 lúc phải định vị bối cảnh cạnh tranh hợp tác toàn cầu Hoạch định gần kế hoạch ngắn hạn tháng, quí, hay năm Tuy nhiên, công việc chung tổ chức tốt công việc cá nhân không tổ chức hiệu Nhà quản lý đại phải người tổ chức tốt công việc thời gian Cần phân bổ hợp lý nguồn lực cá nhân cho công việc vụ hàng ngày, đầu tư phát triển (học tập, nghiên cứu), thư giãn, gia đình xã hội Sự cân đối bố trí nguồn lực cá nhân làm giảm hiệu nhà quản lý 2.5.2 Kỹ lãnh đạo Một nhà lãnh đạo tốt phải dám nhận trách nhiệm, đương đầu với thử thách chấp nhận thay đổi Họ phải biết động viên nhân viên cách tạo mơi trường làm việc tốt (thu nhập, hứng thú làm việc, thử thách, an tồn cơng việc, thăng tiến ), phải đưa nhận xét (khen phê bình) xác tinh thần xây dựng Khen phê bình lúc liều lượng có tác dụng động viên cao Trên thực tế nhiều nhà quản lý cách khen ngợi hay phê bình khơng vượt qua thân hay cảm tình cá nhân xen vào cơng việc Lựa chọn, hướng dẫn, phát triển phân quyền cho nhân viên kỹ quan trọng nhà lãnh đạo Nhà lãnh đạo giỏi phải có cộng giỏi để biến kế hoạch họ thành thực 2.5.3 Kĩ ứng xử giao tiếp Kỹ đòi hỏi tinh tế, linh hoạt kiến thức kinh nghiệm xã hội nhà quản lý Mục tiêu kỹ nâng cao hiểu biết tôn trọng lẫn sở nhận diện công nhận giá trị nhu cầu đối tượng giao tiếp Công nhận chia sẻ giá trị thành tựu người khác hồn tồn khơng phải việc đơn giản dù giá trị cấp hay đồng nghiệp, cấp Đây sở quan trọng giao tiếp, xử lý mâu thuẫn thương lượng 2.5.4 Kĩ chun mơn Có hai khối kiến thức mà nhà quản lý cần phải có Một kiến 25 thức/kỹ chun mơn cụ thể nghề nghiệp Hai kiến thức tổng quát doanh nghiệp, ngành, hoạt động liên quan, kiến thức mơi trường kinh doanh, pháp lý, trị, kinh tế xã hội, kiến thức môi trường kinh doanh quốc tế xu hướng phát triển chủ đạo Cần lưu ý kiến thức khái niệm động, ln thay đổi, nhà quản lý phải liên tục cập nhật chủ động tích lũy kiến thức “Học tập suốt đời” trở thành phẩm chất quan trọng nhà quản lý Học tập không thiết từ nhà trường mà từ tất nơi tự học, học từ bạn bè, học từ kinh nghiệm, học từ khóa huấn luyện ngắn hạn Hiện nay, văn hóa học tập doanh nghiệp doanh nhân VN ta chưa mạnh Một số thiên khoa cử cấp, số lớn khác chạy theo vụ ngày mà bỏ bê việc tích lũy kiến thức 2.5.5 Xử lý thơng tin lực tư Tiếp nhận xử lý thông tin cách hiệu để đưa định xác Có bốn thành phần Đầu tiên kỹ phân tích vấn đề định Nó bao gồm nhận dạng vấn đề, triệu chứng, nguyên nhân xử lý thông tin để đưa giải pháp xác thời gian ngắn Thứ hai kỹ phân tích tài định lượng Các nhà quản lý phải làm việc với số tài có khả phân tích số để phục vụ trình quản lý Thứ ba nhà quản lý phải có khả phát triển sáng tạo phương pháp giải vấn đề cho doanh nghiệp Sáng tạo phẩm chất quan trọng, khơng tự nhiên đến mà kết trình học hỏi, quan sát tư liên tục Thứ tư khả xử lý chi tiết Thông tin nhiều đa dạng, để xử lý hiệu nhà quản lý phải biết chọn lọc thông tin quan trọng, giữ khuynh hướng khơng chi tiết cần thiết, cân đối toàn cục thành tố 26 2.5.6 Tổ chức thiết lập mục tiêu Thiết lập mục tiêu trình động viên nhân viên làm rõ vai trò họ thơng qua mục tiêu thực công việc Nhiều tổ chức áp dụng tiến trình thiết lập mục tiêu có tên phổ biến MBO (Management by Objectivesquản lý mục tiêu) Theo tiến trình này, mục tiêu tổ chức đưa xuống cho đơn vị sản xuất, cá nhân Mục tiêu đặt phải có đặc điểm sau: - Cụ thể: nhân viên cố gắng làm việc nhiều họ biết cụ thể nhiệm vụ Nếu nhà quản lý nói phải cố gắng làm việc hết mình, họ cảm thấy khó hiểu chưa biết cố gắng để làm việc - Phù hợp: Mục tiêu đặt phải tương thích với cơng việc khả kiểm sốt nhân viên Ví dụ, mục tiêu tiết kiệm nguyên liệu sản xuất không phù hợp với nhân viên văn phòng cơng việc họ không liên quan đến sử dụng nguyên liệu sản xuất - Có tính thách thức: Mục tiêu có tính thách thức tác động đến nhu cầu thành tích hay nhu cầu phát triển nhân viên Dĩ nhiên, đặt mục tiêu phải xét đến yếu tố nguồn lực cần thiết cung cấp cho nhân viên khơng q áp lực cho họ Ví dụ, đặt cho nhân viên bán hàng mức doanh số cao năm thách thức Tiểu kết Tại chương 2, làm rõ vai trò nhà quản trị văn phòng Đồng thời qua thấy rõ để thực hoạt động quản lý điều hành cách có hiệu yêu cầu nhà quản trị văn phòng phải có kĩ kĩ mềm, biết vận dụng cách linh hoạt, sáng tạo, hợp thời điểm nhằm mang lại hiệu hoạt động lớn cho tổ chức Bên cạnh sở để tiến hành đưa giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp mà tơi đề cập chương 27 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Trong công tác tuyển dụng, nhà quản trị văn phòng ln lên kế hoạch cẩn thận, chi tiết, hợp lý áp dụng phương pháp xét duyệt hồ sơ, vấn thử việc chặt chẽ Từ chất lượng nguồn nhân đầu vào tốt Thực tốt việc đánh giá, kiểm tra nguồn nhân lực hàng tuần, tháng, quý từ kịp thời phát sai sót đề biện pháp giải kịp thời Công tác đào tạo phát triển nhân viên tốt nên chất lượng nguồn nhân lực có tay nghề cao chiếm số lượng lớn Tập đồn tập trung thực sách nhằm đảm bảo tin cậy, thoải mái cho nhân viên giúp họ phát huy tối đa lực Các chế độ đãi ngộ tốt, giúp củng cố lòng trung thành nhân viên với tổ chức giữ chân người tài Các thông tin cần thu thập hoạt động định cung cấp kịp thời, nhanh chóng, xác đảm bảo hoạt động quản lý đạt hiệu cao Những mục tiêu thiết lập mang tính hợp lý tính khả thi 3.1.2 Nhược điểm Mặc dù trình hoạt động đạt nhiều hiệu tích cực nhà quản trị văn phòng mắc phải số hạn chế như: Hạn chế công tác đào tạo, phát triển nhân lực: Nguyên nhân việc đào tạo nhân viên chưa thực đầy đủ số lượng nhân viên doanh nghiệp lớn nên công tác đào tạo gặp nhiều hạn chế Hạn chế việc tổ chức, thu thập thông tin: Do phát triển công nghệ internet dẫn đến nhiều nguồn thơng tin khơng thống gây vướng mắc cho q trình thu thập thơng tin nhà quản trị để đưa định quản lý gây thời gian cho việc tìm kiếm Hạn chế cơng tác đãi ngộ nhân sự: Các doanh nghiệp đưa 28 nhiều sách nhằm tạo động lực cho người lao động nhiên trình thực chưa triệt để nên hiệu mang lại chưa cao 3.1.3 Nguyên nhân Chưa có quy định vấn đề hoạch định nhân cách cụ thể, làm sai quy định lại khơng có chế tài cứng rắn nên tình trạng khó chấm dứt Các cấp quản trị chưa thực triệt để định quản lý nên hiệu đạt chưa cao Các yếu tố ảnh hưởng khác đối thủ cạnh tranh hay thị trường lao động có thay đổi 3.2 Các giải pháp nâng cao vai tròvà tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập Cần thay đổi tư nhà quản trị văn phòng cơng tác văn phòng từ nhân viên tới quản lý cấp cao Chú trọng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực doanh nghiệp: để đạt mục tiêu hoạt động, doanh nghiệp cần đẩy mạnh công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực để tạo nguồn khí cho doanh nghiệp Công tác đào tạo cần thiết nhiên cần tránh đào tạo ạt, chi phí cao hiệu lại thấp Mở rộng diện chuyên đề quản lý cho nhân viên doanh nghiệp Xây dựng hệ thống quy định doanh nghiệp cách chặt chẽ, khoa học cụ thể đồng thời xử lý nghiêm hành vi vi phạm quy định, vi phạm pháp luật Thường xuyên tổ chức buổi nói chuyện chuyên đề hay giao lưu nhà quản trị nhân viên doanh nghiệp Bản thân nhà quản trị văn phòng phải người tự trau dồi kiến thức thân, làm việc khoa học hiệu 29 Tiểu kết Qua chương 3, ưu điểm hạn chế tồn đọng q trình điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đồng htời nguyên nhân đưa vài giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hi vọng với đóng góp mang ý kiến cá nhân tơi phần giúp cho doanh nghiệp Việt Nam hiểu rõ tầm quan trọng Nhà quản trị văn phòng 30 KẾT LUẬN Chương 1, tơi nêu khái quát vấn đề văn phòng doanh nghiệp, chức văn phòng doanh nghiệp Bên cạnh tìm hiểu Nhà quản trị văn phòng hoạt động lãnh đạo điều hành doanh nghiệp Nhà quản trị Doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp hay Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp có vai trò định phát triển xã hội Đất nước phát triển vững mạnh nhờ hoạt động doanh nghiệp, có đóng góp to lớn phận văn phòng doanh nghiệp mà đặc biệt cống hiến Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Tại chương 2, tơi làm rõ vai trò nhà quản trị văn phòng Đồng thời qua thấy rõ để thực hoạt động quản lý điều hành cách có hiệu yêu cầu nhà quản trị văn phòng phải có kĩ kĩ mềm, biết vận dụng cách linh hoạt, sáng tạo, hợp thời điểm nhằm mang lại hiệu hoạt động lớn cho tổ chức Trong chương 3, ưu điểm hạn chế tồn đọng q trình điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đồng htời nguyên nhân đưa vài giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Qua môn học hiểu thêm một lĩnh vực văn phòng công ty, doanh nghiệp mà công việc chưa trải nghiệm Trên số đánh giá kiến nghị mang tính chủ quan cá nhân Tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên môn tất giảng viên khoa quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp đỡ, hướng dẫn tơi hồn thành tiểu luận Do thời thời gian hạn hẹp với vốn kiến thức kinh nghiệm thực tế hạn chế nên khơng tránh khỏi sai sót Tơi mong góp ý, bảo thầy để tiểu luận tơi hồn thiện 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO http://www.misa.com.vn/tin-tuc/chi-tiet/newsid/26782/Nha-quan-tri- van-phong -ho-la-ai https://vi.wikipedia.org/wiki/Nh%C3%A0_qu%E1%BA%A3n_tr %E1%BB%8B Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học, NXB Thống kê Mike Harvey (1996), Cao Xuân Đỗ dịch, Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê 32 ... trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 16 Chương VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 2.1 Khái quát chung nhà quản trị văn phòng Thời buổi... quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng thời kì hội nhập Chương... quản trị văn phòng doanh nghiệp Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Lịch sử nghiên cứu Hiện có nhiều nghiên cứu vai trò tiêu chuẩn Nhà quản trị văn phòng, chưa