Từ thực tế hoạt động của công ty cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực và xuất nhập khẩu thiên ân, hãy khảo sát và đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay xây dựng hình ảnh nhà quản trị

Từ thực tế hoạt động của Công ty Cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực và xuất nhập khẩu Thiên Ân, hãy khảo sát và đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay. Xây dựng hình ảnh nhà quản trị

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu sử dụng đề tài có nguồn gốc rõ ràng, quy định Các kết thân tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan, phù hợp với thực tiễn tham khảo mực Nếu có vi phạm, tơi xin chịu hồn toàn trách nhiệm Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2018 LỜI CẢM ƠN Thông qua tập này, em xin chân thành cảm ơn giảng viên môn Quản trị văn phịng doanh nghiệp nhiệt tình giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ, hỗ trợ em trình học tập mơn Do hiểu biết cịn giới hạn, khả hạn chế nhiều nguyên nhân khác, cố gắng khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đánh giá, bổ sung, phản hồi từ phía thầy bạn đọc để đề tài hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng.2 Ý nghĩa lý luận ý nghĩa thực tiễn đề tài .3 Bố cục đề tài .3 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp .4 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp .4 1.3 Khái quát chung Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 1.4 Giới thiệu công ty Cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân .5 1.4.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức 1.42 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành – Nhân cơng ty Tiểu kết CHƯƠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY QUA KHẢO SÁT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN .10 2.1 Khái niệm 10 2.2 Vai trò nhà quản trị văn phòng .10 2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng 12 2.3.1 Công tác tổ chức máy phân công công việc 12 2.3.2 Cơng tác lập kế hoạch, chương trình cơng tác 13 2.3.3 Công tác tham mưu tổng hợp 13 2.3.4 Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động công ty 14 2.3.5 Công tác hậu cần 14 2.3.6 Các nghiệp vụ khác công tác văn phòng 14 2.3.7 Tổ chức kiểm tra, đánh giá nhân 15 2.4 Những yêu cầu văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng 15 Tiểu kết 17 CHƯƠNG NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 18 3.1 Nhận xét 18 3.1.1 Ưu điểm 18 3.1.2 Nhược điểm 18 3.2 Một số đề xuất nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 19 Tiểu kết 20 PHẦN KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .22 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Văn phòng từ trước tới ln khẳng định vị trí tồn tại, hoạt động phát triển quan tổ chức văn phòng khơng cịn phận giúp việc cho lãnh đạo, thực công việc giấy tờ, sổ sách suy nghĩ nhiều người trước mà trở thành mặt quan thực chức nhiệm vụ Thực tốt nghiệp vụ cơng tác văn phịng giúp quan thực tốt cơng việc để hồn thành mục tiêu Tại doanh nghiệp, văn phịng ln trung tâm công ty không đầu tư tách riêng quan hành nhà nước lại gộp chung với phận khác thường phận nhân tính chất cơng việc hai phận liên quan nhiều tới nhau, việc gộp chung giúp thực công việc cách nhanh chóng hỗ trợ lẫn cần thiết Nhà quản trị văn phòng người lãnh đạo trực tiếp, quản lý chịu trách nhiệm hoạt động văn phòng, người ảnh hưởng tới hoạt động phát triển văn phịng Bước vào cơng cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước, hịa vào việc mở cửa hoạt động trao đổi kinh tế với đối tác nước đặt nhiều hội thách thức cho doanh nghiệp Việc sở hữu nhà quản trị văn phòng tài hỗ trợ đắc lực cho việc phát triển doanh nghiệp mà lãnh đạo doanh nghiệp cần ý Từ vai trò văn phòng nhà quản trị văn phòng phát triển doanh nghiệp, em chọn đề tài “Từ thực tế hoạt động Công ty Cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân, khảo sát đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập” làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều nghiên cứu đề tài “Từ thực tế hoạt động doanh nghiệp, khảo sát đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập” sinh viên khóa trước đề tài “Từ thực tế hoạt động Công ty Cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân, khảo sát đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập” chưa có lịch sử nghiên cứu trước Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đề tài nghiên cứu vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp việc xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Giới hạn phạm vi nghiên cứu tại: Công ty Cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân Thời gian: từ năm 2015 đến với nguồn tư liệu chủ yếu internet Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài khảo sát đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tìm phương pháp để xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài gồm: Tìm hiểu chung văn phịng doanh nghiệp, khảo sát vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp dựa khảo sát Công ty Cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân đánh giá, đưa số khuyến nghị để xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phịng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Đề tài sử dụng phương pháp luận vật biện chứng chủ nghĩa Mác – Lenin Phương pháp nghiên cứu sử dụng phương pháp quan sát phương pháp phân tích – tổng hợp Ý nghĩa lý luận ý nghĩa thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Đề tài cung cấp kiến thức doanh nghiệp văn phòng doanh nghiệp, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Về mặt thực tiễn: Đề tài cung cấp đề xuất, giải pháp để xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, đề tài gồm có chương: Chương 1: Khái quát văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp qua khảo sát công ty cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân Chương 3: Nhận xét đề xuất nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp *Khái niệm Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tài sản tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, cấp giấy đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật để thực hoạt động kinh doanh thị trường *Phân loại doanh nghiệp: Theo hình thức hữu vốn: Doanh nghiệp gồm doanh nghiệp Nhà nước (Nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ) doanh nghiệp dân doanh Theo nguồn vốn: Doanh nghiệp sử dụng vốn đầu tư nước doanh nghiệp sử dụng vốn đầu tư nước Phân loại theo quốc gia gồm có doanh nghiệp nước ngồi doanh nghiệp Việt Nam Theo Luật doanh nghiệp Việt Nam gồm: Công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn (gồm công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên), công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân, nhóm cơng ty Một số loại hình doanh nghiệp khác nhà xưởng, phân xưởng 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Văn phòng doanh nghiệp (phịng hành chính) phận khơng thể thiếu quan nào, đảm nhiệm cơng việc liên quan đến thủ tục hành lễ tân đón khách, tổ chức cơng tác văn thư – lưu trữ hỗ trợ toàn thể nhân viên, tư vấn pháp lý cho lãnh đạo cần thiết Cơng việc văn phịng thường coi cơng việc nhỏ nhặt, dễ dàng, làm thực tế, công việc nhân viên hành văn phịng đa dạng bao quát Chỉ cần thiếu vắng phận ngày, hoạt động công ty bị trì trệ Các nhóm cơng việc mà văn phịng doanh nghiệp thường thực là: Lễ tân văn phòng: Trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thơng tin ban đầu hướng dẫn khách đến phận chức để giải công việc Thư ký: xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị tài liệu, trang thiết bị cho họp, hỗ trợ công việc cho lãnh đạo công tác, Soạn thảo văn lưu trữ: Soạn thảo văn bản, hợp đồng, thư từ kinh doanh, phiên dịch, tổng hợp lưu trữ văn hồ sơ Quản lý sở hạ tầng, trang thiết bị: Mua sắm, cấp phát văn phịng phẩm cho cơng ty, quản lý trang thiết bị, tài sản công ty Chấm công thực chế độ sách cho nhân viên: Tổ chức phổ biến, thực quy định công ty, chấm công thực chế độ phúc lợi cho nhân viên cơng ty Duy trì mơi trường làm việc: Chăm sóc sức khỏe cán nhân viên, giải vấn đề mâu thuẫn công ty lợi ích chung Hỗ trợ vấn đề pháp lý: Tư vấn, hỗ trợ lãnh đạo công ty vấn đề liên quan đến pháp luật ảnh hưởng đến hoạt động công ty 1.3 Khái quát chung Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Văn phòng doanh nghiệp có vai trị đặc biệt quan trọng việc nhận diện thương hiệu, văn phòng mặt doanh nghiệp phận thực cơng tác đối nội, đối ngoại cơng ty Ngồi chức chức tham mưu tổng hợp hậu cần, văn phịng phận chăm sóc nhân viên tồn doanh nghiệp, thúc đẩy nhân viên làm việc có hiệu quả, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả Dựa theo quy mơ nhu cầu doanh nghiệp, văn phịng hỗ trợ thêm cơng việc khác nhân sự, pháp chế cho công ty Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp người đứng đầu, quản lý cơng tác văn phịng doanh nghiệp, người có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động văn phịng tồn doanh nghiệp 1.4 Giới thiệu cơng ty Cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân Công ty Cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân (TAMAX) cấp phép hoạt động Bộ Lao động – Thương binh xã hội ngày 10 tháng năm 2014 (Phụ lục 01) Công ty hoạt động theo quy định Luật Doanh nghiệp quy định khác nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hình thức Cơng ty cổ phần Tên gọi đầy đủ: Công ty Cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân Tên viết tắt công ty: TAMAX Tên viết tiếng Anh: THIEN AN CONSTRUCTION, MANPOWER SUPPLY AND IMPORT – EXPORT JOINT STOCK COMPANY Logo cơng ty: Trụ sở cơng ty tại: Tịa nhà 172 đường Nguyễn Tn, P Nhân Chính, Q.Thanh Xuân, Tp.Hà Nội Mã số doanh nghiệp: 0104953705 Số điện thoại liên hệ: (04) 3557.1300 Số vốn điều lệ đạt 8.000.000.000đ (tám tỷ đồng) Hội đồng quản trị định việc thành lập, hoạt độnng hay chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện 1.4.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức * Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty ký kết hợp đồng liên quan đến việc người lao động làm việc nước Công ty tuyển chọn lao động, dạy nghề, dạy ngoại ngữ cho người lao động, tổ chức bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho người lao động trước CHƯƠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY QUA KHẢO SÁT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN 2.1 Khái niệm Quản trị văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin Nhà quản trị văn phịng vị trí chủ yếu việc tập hợp, xử lý, lưu trữ, thu hồi phân phối thông tin Nhà quản trị văn phịng có vai trị quan trọng quán trình định Nhà quản trị văn phịng doanh nghiệp người việc cơng ty, có nhiệm vụ thực chức quản trị cơng tác văn phịng cơng ty, giao nhiệm vụ điều khiển công việc nhân văn phịng chịu trách nhiệm trước hiệu cơng việc người Nhà quản trị văn phịng người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra người, tài chính, vật chất thơng tin doanh nghiệp giúp doanh nghiệp thực mục tiêu 2.2 Vai trò nhà quản trị văn phịng * Vai trị thơng tin Nếu ví doanh nghiệp thể người, nói thơng tin dịng máu thể đó, khắp thể, ni dưỡng trì sống, trường hợp này, văn phịng trái tim hoạt động để vận chuyển máu khắp thể Trong thời buổi ngày nay, thông tin trở thành nguồn lực giá trị đem lại hiệu quar hoạt động quan, nắm bắt thơng tin kịp thời xác giúp doanh nghiệp nắm 50% hội thành công Đối với quan, văn phịng phận tiếp nhận xử lý thông tin cung cấp cho hoạt động quản lý Nhà quản trị văn phòng người tổ chức thu thâp xử lý thông tin, chọn lọc thơng tin phù hợp, xác, đầy đủ kịp thời Thu thập thơng tin tình hình giới, tình hình nước có 10 ảnh hưởng tới hoạt động doanh nghiệp thông tin nội quan chiến lược, kế hoạch để làm công việc Nhà quản trị văn phịng người thơng báo, phổ biến thơng tin cần thiết tới phận có liên quan để giải công việc * Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng với thơng tin tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp, hỗ trợ lựa chọn định quản lý phục vụ cho mục tiêu sản xuất kinh doanh * Lập kế hoạch tổ chức Lập kế hoạch công việc quan trọng nhà quản trị, dù lĩnh vực lập kế hoạch công tác thiếu Nhà quản trị văn phòng người lập kế hoạch hoạt động tương lai tổ chức dự tính nguồn lực, cách thức thực để công việc hồn thành nhanh chóng, khơng chồng chéo, lãng phí * Kiểm sốt văn phịng Nhà quản trị văn phòng người trực tiếp quản lý nhân cơng việc văn phịng, cơng việc phải qua nhà quản trị định họ người ảnh hướng lớn tới việc trì phát triển văn phịng doanh nghiệp * Quản lý người văn phòng Yếu tố người yếu tố quan trọng phát triển quan, nhà quản trị văn phòng trực tiếp quản lý nhân thuộc văn phòng người trung hòa, giải vấn đề mâu thuẫn, khúc mắc, xúc cho nhân viên công ty Cùng với phận nhân sự, văn phòng thực công tác tuyển dụng cho doanh nghiệp * Kiểm sốt chất lượng cơng việc văn phịng Bằng quản lý nhân văn phịng kiểm sốt văn phịng, nhà quản trị văn phịng kiểm sốt chất lượng cơng việc văn phịng, nhân viên để đảm bảo chất lượng cơng việc, hồn thành mục tiêu * Kiểm sốt tài văn phịng 11 Nhà quản trị văn phòng quản lý khoản chi tiêu văn phòng, khoản chi tiêu cần thiết cho cơng ty mua sắm thiết bị, văn phịng phẩm chi phí tổ chức họp, kiện Các khoản chi tiêu dự tính trước thực toán rõ ràng * Tổ chức cơng việc văn phịng Nhà quản trị văn phịng đưa định lịch trình cơng việc giao việc, đặt mục tiêu công việc cho cá nhân số lượng lẫn chất lượng cơng việc Nhà quản trị văn phịng người xếp thời gian biểu cho văn phịng, cơng việc chung họp giao ban, họp trao đổi định kỳ cần lên thời gian biểu trước để người tuân thủ xếp lịch làm việc phù hợp, giải cơng việc gọn gàng, nhanh chóng * Tạo động lực cho nhân viên Không nhân viên thuộc văn phòng mà nhà quản trị văn phòng phải quan tâm đến tất nhân viên doanh nghiệp để khích lệ nhân viên làm việc hiệu gắn bó với doanh nghiệp Các hình thức sử dụng nhiều thực chế độ bảo hiểm, lương, thưởng, quà, tổ chức sinh nhật, cho nhân viên * Theo dõi, giám sát Mọi công việc phải theo dõi giam sát để kịp thời thấy thiếu sót, sai phạm qua thực bổ sung, sửa chữa, khuyến khích thực tốt 2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phịng 2.3.1 Cơng tác tổ chức máy phân cơng cơng việc Tại TAMAX phịng hành gộp với phận nhân sự, lãnh đạo gồm trưởng phịng phụ trách chung 02 phó phịng, 01 phó phịng phụ trách mảng hành 01 phó phịng phụ trách mảng nhân Phòng gồm chuyên viên, chuyên viên hành chuyên viên nhân Cơng tác văn phịng trưởng phịng phân cơng, cân đối, giao nhiệm 12 vụ kiêm cho chun viên phịng nhằm đảm bảo hồn thành cơng việc, dễ kiểm sốt giao đầu việc cho người Tổ chức máy phòng hành tương đối nhỏ, lượng cơng việc lớn mà nhân nên có khơng đồng rõ ràng việc phân công công việc Chỉ có chun viên hành nên người phải kiêm nhiều cơng việc, mà số công tác bị bỏ qua hoăc thực sơ sài, ví dụ cơng tác lưu trữ Đây tình hình chung nhiều doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp chưa thật coi trọng công tác văn phòng chịu nhiều ảnh hưởng chi phí nên phịng hành khơng có đủ nhân lực thực công việc, lượng công việc nhân viên nặng nên họ ưu tiên công việc trước mắt bỏ qua công tác lâu dài 2.3.2 Công tác lập kế hoạch, chương trình cơng tác Cơng tác thực đầy đủ nghiêm túc hoạt động cơng ty xuất lao động thị trường nước ngồi nên cần phải có đầy đủ kế hoạch kế hoạch tìm hiểu thị trường, kế hoạch tuyển nhân lực nước, kế hoạch đào tạo, kế hoạch đưa lao động xuất cảnh sang nước ngồi,… Các chương trình làm việc thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp, lưu ý cần thực Việc lập kế hoạch chương trình cơng tác giúp cho hoạt động công ty trở nên trơn tru, nhanh gọn không bị chồng chéo 2.3.3 Công tác tham mưu tổng hợp Nhà quản trị văn phịng ln trợ thủ đắc lực lãnh đạo doanh nghiệp, hỗ trợ lãnh đạo việc định quản lý Nhà quản trị văn phòng tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình cơng tác hỗ trợ công tác đối nội, đối ngoại công ty Là quan đầu mối thông tin quan, nhà quản trị văn phòng thực điều hành việc tìm kiếm, tiếp nhận sàng lọc thơng tin, phân tích thơng tin để chọn thơng tin có ích phục vụ cơng việc để tham mưu cho lãnh 13 đạo phận cơng ty Ngồi việc tham mưu hoạt động cơng ty, nhà quản trị văn phịng cịn tham mưu cho lãnh đạo việc thực cơng tác văn phịng cơng ty Tuy nhiên, nhiều nhà quản trị văn phòng thiếu chủ động việc đưa ý kiến 2.3.4 Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động công ty Tại TAMAX hầu hết doanh nghiệp có nội quy cơng ty chung chung, quan hầu hết chưa có quy chế, quy định nên hầu hết nhân viên làm việc theo kinh nghiệm mà khơng có quy trình chuẩn Cùng với việc chưa có chế tài xử lý trường hợp vi phạm nên xảy tình trạng sai xót nhiều, khơng đồng cách thức thực công việc người khác 2.3.5 Công tác hậu cần Hoạt dộng quan thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phuơng tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng phận cung cấp, bố trí, lý phường tiện dụng cụ để đảm bảo sử dụng có hiệu Cơng tác hậu cần hầu hết doanh nghiệp quan tâm ý, văn phòng cung cấp đầy đủ trang thiết bị, văn phịng phẩm cho hoạt động cơng ty Tổ chức mua sắm, bàn giao, theo dõi việc sử dụng trang thiết bị, kiểm tra bảo dưỡng, sửa chữa thay trang thiết bị theo nhu cầu sử dụng ngân sách cho phép 2.3.6 Các nghiệp vụ khác cơng tác văn phịng Nhà quản trị văn phịng tổ chức thực nghiệp vụ cơng tác văn phòng, hầu hết doanh nghiệp, đặc thù mục tiêu hpj lợi nhuận nên nhiều cơng tác khơng có xác quy định nhà nước hay cơng tác văn phịng quan nhà nước, cụ thể: Công tác soạn thảo văn bản, thể thức trình bày văn doanh nghiệp thường không theo tiêu chuẩn nào, văn cần thể màu sắc doanh nghiệp Cơng tác lễ tân ý phận giao tiếp với khách hàng hình ảnh đẹp cơng ty, gây ấn tượng ban đầu 14 với khách tới công ty Về sử dụng bảo quản dấu tốt, quy định Công tác lưu trữ chưa thật trọng nhân lực thiếu, sở vật chất điều kiện khơng có để lập phịng lưu trữ riêng mà hồ sơ, văn lưu vào hồ sơ để văn phòng làm việc 2.3.7 Tổ chức kiểm tra, đánh giá nhân Công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng nhân thực tốt, nhà quản trị văn phòng tổ chức đánh giá kết hoạt động nhân viên để xét tăng lương định kỳ, xét thưởng cuối năm, Nhân viên không đủ tiêu chuẩn, không đáp ứng nhu cầu công việc sàng lọc sa thải để tuyển nhân phù hợp 2.4 Những yêu cầu văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phịng * Có trình độ đào tạo chuyên ngành quản trị văn phịng Khi thực cơng việc cần có hiểu biết cơng việc đó, nhà quản trị văn phòng người ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động phát triển văn phịng nên cần có hiểu biết lĩnh vực quản lý Nhà quản trị văn phịng cần có hiểu biết cơng tác văn phịng để hiểu công việc nhân viên quyền quản lý để thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu Sự hiểu biết cịn cần thiết để nhà quản trị văn phịng kiểm tra, đánh giá mức độ hồn thành cơng việc nhân viên bao quát cơng việc văn phịng *Thành thạo kỹ nghiệp vụ hành văn phịng Cùng lý trên, nhà quản trị văn phòng hết phải thành thạo nghiệp vụ thuộc cơng tác văn phịng để hướng dẫn đào tạo nhân viên mới, kiểm tra, kiểm soát, đánh giá chỉnh sửa cho nhân viên *Có kỹ Nhà quản trị văn phịng cần phải có kỹ để phục vụ cho cơng việc kỹ điều hành họp, nhà quản trị văn phịng giữ vai trị điều hành người xếp, bố trí, thơng báo họp làm chủ tọa họp 15 Các kỹ sử dụng trang thiết bị, kỹ giao tiếp cần phải tốt *Có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động cơng việc Khơng nhà quản trị văn phịng cần đáp ứng yêu cầu mà công việc nhân viên cần phải có trách nhiệm với cơng việc làm thực tốt nhiệm vụ Với cương vị nhà quản trị, nhà quản trị văn phòng cần phải có tinh thần trách nhiệm cao, tâm huyết chủ động cơng việc để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu *Có phẩm chất trung thực, động, công bằng, thắng thắn, kiên định, sáng tạo Trung thực phẩm chất cần phải có người nào, với cương vị nhà quản trị, nhà quản trị văn phịng cần cơng để tạo môi trường làm việc tốt cho nhân viên thuộc văn phịng tồn thể nhân viên cơng ty Nhà quản trị văn phịng đơi lúc cần xử lý mâu thuẫn, xúc nhân viên nên công điều cần thiết Nhà quản trị văn phòng cần phải thắng thắn, thẳng thắn góp ý sai nhân viên lãnh đạo để không xảy trường hợp xấu, ảnh hưởng tới hoạt động công ty Kiên định quan điểm định quản lý để đưa lập trường thân thay đổi quan điểm thân chưa Sáng tạo thời buổi khơng cịn khái niệm mới, nhà quản trị văn phịng cần có sáng tạo điều hành quản lý công việc để tiết kiệm thời gian, công sức mà mang lại hiệu cao công việc *Giỏi đối nội, đối ngoại Văn phòng phận trung tâm doanh nghiệp, tiếp xúc ảnh hưởng tới tất hoạt động công ty, nhà quản trị văn phòng phải người giỏi đối nội Văn phòng mặt doanh nghiệp, người thực công tác đối ngoại công ty nhiều từ phận lễ tân tới thư ký Nhà quản trị văn phịng phải người thơng minh, ăn nói duyên dáng, tiếp khách để hỗ trợ 16 lãnh đạo doanh nghiệp công việc *Am hiểu tâm lý lãnh đạo, nhân viên, khách hàng Việc phải tiếp xúc thường xuyên với lãnh đạo, nhân viên quyền khách hàng đòi hỏi nhà quản trị văn phòng cần am hiểu tâm lý người, đặt vào vị trí người, trường hợp để xử lý tình *Thành thạo ngoại ngữ Trong xu kinh tế Việt Nam ngày mở cửa làm việc với nước nhà quản trị văn phịng khơng có ngoại ngữ nên thành thạo thứ ngoại ngữ Nếu doanh nghiệp doanh nghiệp có làm việc với đối tác nước điều cần thiết để thể chuyên nghiệp công ty mắt đối tác Tiểu kết Hiện nay, tầm quan trọng văn phòng hoạt động doanh nghiệp dược khẳng định, với cương vị người đứng đầu văn phịng thực cơng tác tổ chức quản lý chịu trách nhiệm trước hiệu hoạt động văn phịng, nhà quản trị văn phịng có vai trị thông tin, tham mưu tổng hợp, hậu cần, Việc tổ chức hoạt động văn phịng có thành tựu tồn khuyết điểm cần xử lý để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng để giúp doanh nghiệp thực mục tiêu Chính vậy, thực tế đặt yêu cầu cho nhà quản trị văn phòng thời đại mới, phẩm chất đạo đức thật thà, trách nhiệm, nhiệt tình, chủ động cơng việc, nay, nhà quản trị văn phòng cần phải có trình độ đào tạo quản trị văn phòng, cần phải giỏi đối nội đối ngoại, có kỹ có ngoại ngữ 17 CHƯƠNG NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm Nhà quản trị văn phòng đa phần người có trình độ đào tạo quản trị văn phịng, họ có kinh nghiệm cơng tác lâu dài quan sau cân nhắc lên vị trí cao doanh nghiệp, yêu cầu công việc buộc nhà quản trị phải tự trau dồi quản lý cơng tác văn phịng nên thường họ theo học lớp học để nâng cao trình độ chun mơn Các hoạt động chủ yếu văn phịng thực tốt như: Cơng tác lập kế hoạch, chương trình cơng tác; sử dụng bảo quản dấu, công tác hậu cần, công tác lễ tân,… Nhà quản trị văn phòng thực tốt vai trị việc đối nội – đối ngoại, công tác thông tin, công tác kiểm tra giám sát đánh giá nhân sự, công tác hậu cần, phân công công việc, 3.1.2 Nhược điểm Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp chưa tổ chức phận văn phòng tiêu chuẩn lãnh đạo doanh nghiệp chưa coi trọng công tác này, phận thường gộp với phận khác với quy mô nhỏ, số nhân viên nên lượng cơng việc nhiều, nhân viên thực hết công việc với chất lượng cơng việc tốt Nhiều nhà quản trị văn phòng chưa thật thực tốt vài trò tham mưu, ngại đưa ý kiến đóng góp Việc xây dựng nội quy, quy chế làm việc doanh nghiệp khơng có, đương nhiên chế tài thưởng – phạt không tồn nên nhân viên chưa thật cố gắng khơng có mục tiêu khơng có ràng buộc Nhà quản trị văn phịng chưa thật thắng thắn công việc, tâm lý nể cịn nên khơng thật góp ý cho nhân viên, cơng tác kiểm tra đánh giá cịn hời hợt, đánh giá nhìn cá nhân khơng tiêu chuẩn gì, 18 hầu hết xét chung chung, ngang khơng thật có nhân viên trội Các kỹ nghiệp vụ văn phòng thực chưa đúng, thực theo lối kinh nghiệm, theo ý thích cá nhân khơng theo quy chuẩn.Soạn thảo văn theo quy chuẩn đánh giá dập khuôn, kiểu “Nhà nước quá” bắt sửa đổi theo văn trước cho “bản sắc” doanh nghiệp 3.2 Một số đề xuất nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Thứ nhất, tăng cường quan tâm, đạo lãnh đạo doanh nghiệp đầu tư cho bồi dưỡng, đào tạo cán quản lý để tạo cho đội ngũ có khả chun mơn nghiệp vụ để ứng biến trước biến động công ty, thị trường Thứ hai, nhà quản trị phải kiên định, thắng thắn, trung thành với quan điểm làm việc thay đổi cho phù hợp, biết nhận lỗi sai thân sửa chữa, khơng bảo thủ quan điểm sai Thứ ba, nhà quản trị văn phòng phải gương cho nhân viên noi theo, hình thành sắc độc đáo riêng văn phòng doanh nghiệp, thúc đẩy nhân viên làm việc có hiệu Thứ tư, cách thức quản lý nhà quản trị văn phịng phải rõ ràng, đốn, xây dựng chiến lược hoạt động để quản trị nhà quản trị giỏi người có tầm nhìn xa cần lực quản lý kế hoạch ngắn hạn Nhà quản trị văn phịng cần có kế hoạch cho tương lai Thứ năm, nhà quản trị văn phòng cần phải cân đối, biết tham mưu cho lãnh đạo tầm quan trọng cơng tác văn phịng để tạo điều kiện xây dựng văn phòng đủ tiêu chuẩn làm việc hiệu Thứ sáu, nhà quản trị văn phịng cần xây dựng văn hóa cơng sở, xây dựng nét văn hóa đẹp cơng sở, văn hóa doanh nghiệp Đây phương tiện để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tới khách hàng Thứ bảy, nhà quản trị văn phòng cần biết đầu tư, cân đối sử dụng thời gian tiền bạc Khơng nên lợi trước mắt mà qn chiến lược lâu dài, cần có 19 cân nhắc trước biến động khôn lường thị trường Thứ tám, nhà quản trị văn phịng cần có tự trau dồi thân, việc thành thạo ngoại ngữ điều cần thiết để thể chuyên nghiệp doanh nghiệp mắt đối tác nước ngoài, thuận tiện việc trao đổi, làm ăn với đối tác nước Tiểu kết Thời kỳ hội nhập mở nhiều hội nhiều thách thức cho doanh nghiệp, muốn tồn phát triển đòi hỏi nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có trau dồi, khơng ngừng học hỏi, nâng cao khả thân, kết hợp với kinh nghiệm làm việc bí thành công lĩnh vực, nhà quản trị 20 PHẦN KẾT LUẬN Trong thời kỳ kinh tế hội nhập phát triển, vai trò nhà quản trị văn phòng việc điều hành quản lý văn phịng ngày khẳng định Khơng cịn quan niệm công việc bàn giấy trước mà công tác văn phòng đòi hỏi chuyên nghiệp khả nhân viên Tuy tồn khuyết điểm vấn đề hồn tồn giải Nhà quản trị văn phòng cần đề xuất để lãnh đạo doanh nghiệp thấy tầm quan trọng cơng tác văn phịng đầu tư cho cơng tác Nhà quản trị văn phịng trau dồi thân để đáp ứng với yêu cầu cơng việc, thích nghi với biến đổi, chỗ dựa vững cho nhân viên trường hợp, động lực thúc đẩy nhân viên làm việc có hiệu Xây dựng hình ảnh văn hóa, hình tượng đẹp doanh nghiệp việc quảng bá thương hiệu tới khách hàng nhằm thúc đẩy hoạt động doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra, xây dựng doanh nghiệp ngày lớn mạnh 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.GS.TS Nguyễn Thành Độ, Quản trị văn phòng, NXB Đại học kinh tế quốc dân TS Nguyễn Thị Ngọc, Quản trị hành văn phịng Trần Thị Bé – ĐH.LTQTVP K1, Một số yêu cầu nhà quản trị văn phòng thời ký hội nhập Một số viết trang web: https://www.wattpad.com/story/2787973-câu-3-phân-tích-10-vai-trị-củanhà-quản-trị-trong https://123doc.org/doc_search_title/4317824-vai-tro-cua-nha-quan-trivan-phong-trong-hoat-dong-cong-tac-van-phong-tai-cong-ty.htm https://123doc.org/document/4173699-khao-sat-danh-gia-ve-vai-tro-cuanha-quan-tri-van-phong-trong-cong-tac-hoach-dinh-nhan-su-tai-tong-cong-tymay-10ctcp.htm https://text.123doc.org/document/4317824-vai-tro-cua-nha-quan-tri-vanphong-trong-hoat-dong-cong-tac-van-phong-tai-cong-ty.htm http://www.365ngay.com.vn/index.php? option=com_content&task=view&id=1498&Itemid=14 https://anhsangthienha.wordpress.com/2012/02/09/quản-trị-van-phongadministration-office-managerment/ Và viết khác 22 PHỤ LỤC Phụ lục 01 23 Phụ lục 02 Trưởng phịng Nguyễn Hữu Cương Phó phịng Hành Phó phịng Nhân Lê Thị Kim Hương Nhân viên Nhân viên Nhân viên Trần Tuấn Minh Nhân viên 24 Nhân viên Nhân viên ... ? ?Từ thực tế hoạt động Công ty Cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân, khảo sát đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh. .. đạo doanh nghiệp cần ý Từ vai trò văn phòng nhà quản trị văn phòng phát triển doanh nghiệp, em chọn đề tài ? ?Từ thực tế hoạt động Công ty Cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân, khảo. .. đề tài ? ?Từ thực tế hoạt động doanh nghiệp, khảo sát đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập? ??