Chương 1: Khái quát chung về Công ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm và phòng Tổ chức hành chính Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành văn phòng tại Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác điều hành hoạt động phòng Tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm.
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, q trình khảo sát thu thập, tổng hợp thơng tin tơi nhận giúp đỡ tận tình từ tồn thể cán bộ, nhân viên cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm Nhân cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới Giảng viên môn Quản trị văn phịng doanh nghiệp hướng dẫn tơi tận tình trình thực đề tài tiểu luận Trong q trình khảo sát nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khách quan khác nên dù cố gắng song đề tài tơi khơng tránh khỏi thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy cô trường bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp tơi nhận ưu, nhược điểm qua tơi có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Qua học phần “Quản trị văn phịng doanh nghiệp” tơi thực làm tiểu luận với tên đề tài: “ Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm” Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: 2.Lịch sử nghiên cứu: 3.Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu: 4.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: 5.Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng: .3 6.Giả thuyết khoa học: 7.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài: 8.Cấu trúc đề tài: .4 PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM VÀ PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH .5 1.1.Khái quát chung tổ chức hoạt động cơng ty: 1.1.1.Lịch sử hình thành phát triển: 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn cấu tổ chức công ty: .6 1.2.Khái quát chung tổ chức hoạt động văn phịng cơng ty: 1.3 Nội dung tổ chức, điều hành hoạt động văn phịng cơng ty: 10 Tiểu kết: 13 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM .14 2.1 Trách nhiệm lãnh đạo Văn phòng tổ chức điều hành hoạt động Văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ xuất nhập Từ Liêm:.14 2.2.Thực trạng công tác lập kế hoạch: 16 2.3 Thực trạng công tác xây dựng điều hành theo quy chế: 19 2.4.Thực trạng phân công phối hợp công việc phận: .21 2.5.Thực trạng việc giao quyền, ủy quyền: 24 2.6 Thực trạng xây dựng văn hóa, kiểm tra giám sát hoạt động văn phòng: 25 Tiểu kết: 27 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH – CƠNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM 28 3.1.Đánh giá, nhận xét: .28 3.1.1.Ưu điểm: 28 3.1.2.Nhược điểm: .29 3.1.3.Nguyên nhân: .29 3.2.Giải pháp: 30 3.2.1.Nâng cao vai trò lãnh đạo 30 3.2.2.Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên: 31 3.2.3 Xây dựng hồn thiện sách: 31 3.2.4 Đầu tư sở vật chất trang thiết bị: 32 3.2.5.Quản lý nhân dựa quy trình rõ ràng: 32 3.2.6.Giải pháp đổi mới, hoàn thiện cơng tác điều hành văn phịng 34 Tiểu kết: 35 KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .37 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong thời kì hội nhập, đất nuớc ta có nhiều bước tiến đáng kể kinh tế, hội thách thức doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hơn kinh tế thị trường với cạnh tranh gay gắt Đất nước ta đổi ngày, để quản lý trình sản xuất kinh doanh hiệu doanh nghiệp cần đề hàng loạt chiến lược sách khác Chính doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề khơng thể thiếu phận văn phịng phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo cơng ty, văn phịng cửa ngõ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng văn phòng gọi phòng văn, phòng vệ nhà quản trị Vì với tư cách cơng cụ quản lý quan trọng, cần thiết phận văn phòng cần khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị nhà quản lý Tuy nhiên để phận văn phịng hoạt động có hiệu thực cánh tay đắc lực nhà quản lý đòi hỏi phải có quản lý, theo dõi, đánh giá trình thực chức năng, nhiệm vụ văn phịng Gọi chung cơng tác điều hành hoạt động văn phịng Trong q trình tìm hiểu Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm nhận thấy công ty nhận thức tầm quan trọng phận văn phòng bước đầu quan tâm đến việc phát triển cung định hướng mở rộng phận Vì hoạt động điều hành cơng tác văn phịng cơng ty bên cạnh mặt tốt nhiều mặt hạn chế dấn đến hiệu cơng tác văn phịng chưa cao Xuất phát từ vấn đề trên, để tìm hiểu làm rõ xin đưa đề tài: “ Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm” làm đề tài nghiên cứu 2.Lịch sử nghiên cứu: Trên thực tế có nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan đến đề tài như: Nguyễn Hữu Thân (2002), Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng, Nxb Thống kê, TP.HCM PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội, trình bày lý luận cơng tác lập chương trình, kế hoạch Chương V: Lập chương trình, kế hoạch, tr.123-151 Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) (2010), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phịng, trình bày vai trò, nguyên xây dựng, phân loại kế hoạch Chương VIII: Xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo, tr.209-231 Chuyên đề: Tổ chức điều hành doanh nghiệp- TS.Trần Văn Hùng-Bộ kế hoạch đầu tư - Cục phát triển doanh nghiệp Kỹ thuật điều hành công sở TS Nguyễn Thị Hà Khoa Văn Cơng nghệ hành - Học viện Hành Các báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp Ngành Quản trị văn phòng 3.Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm - Phạm vi nghiên cứu: Văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm 4.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: -Mục đích nghiên cứu :Nội dung tập trung nghiên cứu công tác văn phịng Phân tích thực trạng cơng tác điều hành hoạt đơng văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm từ tìm điểm mạnh, điểm yếu nguyên nhân chúng Đặc biệt từ nguyên nhân hạn chế, bất cập xin đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn phịng Cơng ty để cơng tác điều hành hoạt động văn phòng ngày đạt hiệu cao Nghiên cứu tiểu luận văn phòng bao gồm: khái nệm, chức năng, nhiêm vụ, vai trò văn phịng Cơng tác văn phịng như: hoạt đơng văn phòng, nghiệp vụ văn phòng Định hướng hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm mặt tích cực, hạn chế tìm nguyên nhân đề biện pháp khắc phục 5.Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng: - Phương pháp nghiên cứu, thu thập xử lý thông tin: Tìm hiểu tài liệu, giáo trình, thơng tin có chọn lọc có liên quan đến đề tài - Phương pháp vấn: Phỏng vấn cán nhân viên công ty.Tiếp cận trực tiếp đối tượng nghiên cứu cách thực công việc quan sát điểm thực tế, với vấn trực tiếp cán làm việc Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm Đây phương pháp quan trọng để tiến hành làm tiểu luận nhằm góp phần cho kết luận mang tính xác thực - Phương pháp phân tích tổng hợp:phân tích phận để tìm hiểu kỹ, sâu đối tượng cần nghiên cứu Sau tổng hợp lại thơng tin phân tích - Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu 6.Giả thuyết khoa học: Nếu đề tài có hiệu giúp ích cho Cơng ty nâng cao việc cơng tác tổ chức, điều hành văn phịng cơng ty hiệu dễ dàng 7.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài: Là sở lý luận công tác tổ chức điều hành hoạt động Văn phịng doanh nghiệp - Góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng - Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng, hiệu công tác văn phòng Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo cho cá nhân, sinh viên nghiên cứu đề tài tương lai 8.Cấu trúc đề tài: Ngồi lời mở đầu kết luận chung khố luận kết cấu gồm chương: Chương 1: Khái quát chung Công ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm phòng Tổ chức hành Chương 2: Thực trạng cơng tác tổ chức điều hành văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác điều hành hoạt động phịng Tổ chức hành - Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM VÀ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH 1.1.Khái quát chung tổ chức hoạt động cơng ty: 1.1.1.Lịch sử hình thành phát triển: Tháng 01/1980 thành lập Hợp tác xã mua bán Huyện Từ Liêm, kinh doanh ban đầu tự tổ chức kinh doanh quản lý 25 sở Hợp tác xã mua bán Hợp tác xã mua bán hoạt động đến tháng 7/1986 tách phận kinh doanh thành lập “Công ty kinh doanh tổng hợp” nằm Hợp tác xã mua bán huyện Từ Liêm Đến tháng 9/1992 sáp nhập Hợp tác xã mua bán huyện Từ Liêm công ty kinh doanh tổng hợp thành Công ty Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm Đến ngày 12/10/1999 sau Đại hội cổ đông chuyển tên thành công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập Từ Liêm, gọi tắt TULTRACO Cơng ty có tên gọi: Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm Tên giao dịch Quốc tế: TULIEM PRODUCT SERVICE IMPORT EXPORT JOINT STOCK COMPANY gọi tắt TULTRACO Trụ sở: Km số đường Hồ Tùng Mậu – Mai Dịch – Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: 04.37643790/ 04.22181793 Fax: 04.337643783 Email: vptultraco@gmail.com Mã số thuế: 0100703863 Vốn điều lệ thành lập cơng ty là: 4.251.000.000 VNĐ , tỷ lệ cổ phần Nhà nước 828.500.000 VNĐ, chiếm tỷ lệ 19,5%, tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động doanh nghiệp 2.868.100.000 VNĐ chiếm 67,5%, tỷ lệ cổ phần bán cho đối tượng doanh nghiệp 554.400.000 VNĐ chiếm 13% Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm thuộc sở hữu cổ đông, thành lập sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước Công ty cổ phần hoạt động theo quy định Luật cơng ty Quốc hội Nhà nước Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa ѴШ, kỳ họp thứ thông qua ngày 21/12/1990 luật sửa đổi số điều luật Công ty Quốc hội nước Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa ѴШ, kỳ họp thứ khóa IX thơng qua ngày 22/6/1994 Luật Doanh nghiệp năm 2005 Cơng ty có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản ngân hàng, có vốn điều lệ chịu tài hữu hạn khoản nợ công ty mang số vốn hữu hạn Cơng ty tự hoạch tốn kinh doanh độc lập, tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm hoạt động sản xuất kinh doanh Phạm vi hoạt động: Cơng ty TULTRACO hoạt động phạm vi tồn lãnh thổ Việt Nam, cơng ty mở chi nhánh, văn phịng đại diện ngồi nước theo qui định pháp luật nhà nước Việt Nam Thời gian hoạt động 40 năm, kể từ ngày cấp kinh doanh Thời gian hoạt động công ty hạn rút ngắn với điều kiện đại hội đồng cổ đông thông qua với số phiếu biểu trí tương đương với số vốn điều lệ công ty quan nhà nước có thẩm quyền chấp nhận Hội đồng quản trị có trách nhiệm chuẩn bị văn để làm thủ tục xin hạn rút ngắn thời gian hoạt động trình quan Nhà nước có thẩm quyền 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn cấu tổ chức công ty: +Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn: Là cơng ty có kinh nghiệm sản xuất lâu đời nhiều ngành kinh doanh đa dạng, đặc biệt mặt hàng tiêu dùng thiết bị công nghiệp, nông nghiệp dược phẩm thiết bị văn phịng Bên cạnh cơng ty hoạt động kinh doanh lĩnh vực khách sạn, nhà hàng, siêu thị bất động sản kinh doanh Dược phẩm, nhiên liệu, công nghiệp điện tử Một số hoạt động kinh doanh điển hình cơng ty kể đến hoạt động kinh doanh khách sạn “Quê hương” nhà hàng Jumbo siêu thị Tultraco Nhìn chung cơng ty hoạt động đa lĩnh vực bước dần khẳng định thị trường nội hướng phát triển hoạt động phù hợp Kiểm tra tiến trình quy định hoạt động tổ chức cho kết hoàn thành thực tế phù hợp với tiêu chuẩn mục tiêu kỳ vọng tổ chức - Kiểm tra giám sát nhân sự: thông qua q trình thực cơng việc mà văn phịng biết nhân Văn phịng có đảm bảo đủ số lượng chất lượng để thực công việc hay không - Kiểm tra công việc: Tiến độ thực cơng việc có đảm bảo thời gian hay khơng.Văn phịng giúp lãnh đạo Cơng ty theo dõi đôn đốc phận giải công việc - Kiểm tra sở vật chất: theo định kì tháng lần văn phịng tiến hành kiểm tra tồn sở vật chất Cơng ty sau làm báo cáo trình lãnh đạo trạng Trường hợp có trang thiết bị hỏng hết hạn sử dụng Văn phòng xây dựng phương án mua sắm tiến hành lý tài sản hết giá trị sử dụng - Tổ chức kiểm tra đánh giá việc áp dụng tiêu chuẩn hoạt động Văn phòng - Kiểm tra đợn vị, phận việc thực nội quy, quy định Cơng ty Tiểu kết: Qua tìm hiểu thực trạng công tác điều hành hoạt động phịng Tổ chức hành Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm, thấy văn phịng giữ vị trí đặc biệt quan trọng quan, tổ chức Văn phòng mắt xích nối phận quan, tổ chức lại với nhau; tiền đề cho quan, tổ chức phát triển Bởi hoạt động quan, tổ chức thiếu phận văn phòng Từ đây, việc đưa giả pháp nâng cao hiệu công tác văn phòng việc làm cần thiết đặc biệt kinh tế thị trường với đòi hỏi ngày khắt khe tất lĩnh vực, có cơng tác văn phòng 27 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH – CƠNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM 3.1.Đánh giá, nhận xét: 3.1.1.Ưu điểm: Nhìn chung cơng tác tổ chức điều hành văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm thực tốt chức năng, nhiệm vụ mình, đảm bảo đầu mối cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý - Công tác lập kế hoạch: chương trình kế hoạch đưa nhanh chóng, hợp lý, thời gian đảm bảo liệt kê đầy đủ có hệ thống nội dung cơng việc cần thực Công tác lập kế hoạch giúp cho lãnh đạo phận Công ty giải công việc cách khoa học, hiệu quả, tránh chồng chéo, trùng lạp công việc - Công tác xây dựng điều hành theo quy chế: quy chế, nội quy, quy định cụ thể hóa yêu cầu thực cơng việc Chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ giải công việc Các chế tài dần đưa vào quy chế Hoạt động điều hành theo quy chế thực dễ dàng - Phân công phối hợp công việc phận: phân công công việc cụ thể hóa mơ tả cơng việc cho cá nhân Phân công công việc có chun mơn hóa quy trình nghiệp vụ, phù hợp với vị trí, vai trị chun môn riêng cửa người đảm bảo công việc thực cách nhanh chóng hiệu Sự phối hợp công việc đơn vị, phận diễn cách nhịp nhành, đảm bảo quy trình giải cong việc - Giao quyền, ủy quyền: hầu hết việc giao quyền ủy quyền hoạt động văn phịng thực thẩm quyền, có thời 28 hạn xác định cụ thể hóa văn - Xây dựng môi trường văn hóa : mơi trường văn hóa Cơng ty bước đầu xây dựng giá trị tảng.Các yếu tố văn hóa văn phịng tun truyền phổ biến sâu rộng đến tồn thể Cơng ty Hoạt động kiểm tra giám sát thực thường xuyên, gắn liền với công tác thi đua khen thưởng 3.1.2.Nhược điểm: Các nghiệp vụ thực theo quy định, quy chế, nội quy công ty, số trường hợp trở lên cứng nhắc, khơng linh hoạt như: việc tiếp nhận giấy tờ, tài liệu mà bưu điện chuyển tới thiết phải nhân viên văn thư ký nhận Điều không thuận tiện trong trường hợp nhân viên văn thư bận giải công việc lãnh đạo phòng ban khác Năng lực chuyên viên, nhân viên phịng cịn chưa cao, thiếu tác phịng cơng nghiệp, chưa có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc Chưa có gắn kết cao lãnh đạo nhân viên Hợp tác phòng ban chậm Thiếu giám sát đạo thường xuyên lãnh đạo, ngun nhân phịng ban cơng ty hạn chế, nhiều phải kiêm nhiệm nhiều việc khác, dẫn đến ảnh hường đến công việc, hoạt động phịng Chưa hồn thiện mơ hình tổ chức văn phịng đại Việc quản lý cơng tác, điều hành hoạt động văn phịng đơi lúc cịn lạc hậu, cổ hủ, thiếu đổi Một số trang thiết bị cịn lạc hậu, khơng đảm bảo chất lượng như: máy photo tài liệu, giá kê tài liệu gỗ dễ bị mọt, bàn ghế chưa đồng Cách bố trí sơ đồ làm việc chưa hợp lý, bàn làm việc nhân viên bố trí khơng có vách ngăn ảnh hưởng tới tập trung cơng việc, có khách dễ nẩy sinh việc nói chuyên riêng làm việc 3.1.3.Nguyên nhân: Để tìm giải pháp đắn phải hiểu nguyên nhân dẫn đến 29 hạn chế trên: Nhận thức lãnh đạo Văn phòng tổ chức điều hành hoạt động Văn phòng chưa cao.Chưa xác định phương pháp lãnh đạo, điều hành văn phòng cách khoa học Tổ chức máy thiếu ổn định, chưa phù hợp với chức nhiệm vụ giao Những hạn chế, yếu đội ngũ cán công tác cán chậm khắc phục Đội ngũ cán làm công tác văn phịng đa số cịn trẻ, thiếu kinh nghiệm cơng tác thực tiễn Số cán có trình độ cao, sau đại học cịn q Cơ sở vật chất, trang thiết bị điều kiện, phương tiện làm việc văn phòng cấp hạn chế.Việc đầu tư sở vật chất, mua sắm phương tiện, thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng hạn chế; số nơi chuyên viên văn phòng cấp uỷ chưa có đủ máy tính cá nhân để làm việc, hệ thống máy tính cũ kỹ, trang thiết bị không đồng bộ, thường bị hư hỏng, hoạt động thiếu ổn định ảnh hưởng trực tiếp đến suất, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp cán văn phịng Chưa có chế, sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Cán văn phịng cấp ủy ln phải tình trạng áp lực công việc lớn, khối lượng công việc nhiều, chất lượng cơng việc phải giải địi hỏi độ xác khái quát cao, chế độ, sách đãi ngộ, phương tiện, điều kiện làm việc giống phận cơng tác khác, chưa khuyến khích, thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao 3.2.Giải pháp: Để khắc phục hạn chế dựa nguyên nhân vừa phân tích tơi đề số giải pháp sau: 3.2.1.Nâng cao vai trò lãnh đạo Bất tổ chức phải có người đứng đầu, người đứng đầu đòi hỏi phải người am hiểu, có lực,có tầm nhìn, có khả điều khiển, quản lý tốt, lãnh đạo cần tập trung vào: 30 - Có kế hoạch chuyển giao, ứng dụng kết Đề tài nghiên cứu vào hoạt động thực tiễn văn phòng - Xây dựng, tổ chức thực Đề án phát triển nguồn nhân lực văn phòng từ đến năm 2020 Ban hành tiêu chuẩn chức danh thực chuẩn hoá đội ngũ cán trưởng, phó phịng chun viên - Xây dựng tổ chức thực Quy chế phối hợp hoạt động văn phòng với phận - Quan tâm, động viên kịp thời đời sống tinh thần vật chất cán bộ, cơng chức văn phịng Tổ chức thực tốt công tác thi đua khen thưởng đơn vị văn phòng 3.2.2.Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên: Tổ chức khoa học bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn Tổ chức hội thảo, giao lưu cho nhân viên văn phịng cơng ty với khóa học với đơn vị khác để học hỏi giao tiếp, ứng xử, văn hóa cơng sở để hồn thiện văn phịng vật chất lẫn người Tổ chức chương trình phổ biến kiến thức nâng cao khả tin học như: hội thảo tiện ích tin học văn phịng chun viên máy tính có trình độ giỏi Khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ mục tiêu cơng ty mở rộng quan hệ với đối tác nước ngồi Cơng ty nên tổ chức chuyến thăm quan ,du lịch cho nhân viên cơng ty nói chung nhân viên văn phịng nói riêng để nhân viên giảm áp lực cơng việc, tăng thêm tình đoàn kết, giúp hiểu thêm đồng nghiệp, học hỏi kinh nghiệm Có thể nói đội ngũ nhân viên văn phịng có vai trị quan trọng định việc thành cơng q trình điều hành lãnh đạo hiệu cơng việc tồn cơng ty Vì trinh hoạt động nhân viên văn phịng phải có trách nhiệm cao, thái độ làm việc nghiêm túc, có chun mơn nghiệp vụ cao 31 đáp ứng yêu cầu công việc 3.2.3 Xây dựng hồn thiện sách: Xét cho chế độ phúc lợi tốt nguồn động lực hàng đầu cho nhân viên phấn đấu công việc Chế độ thưởng, phạt, trợ cấp, bảo hiểm biện pháp tạo động lực cho nhân viên sử dụng nhân viên có hiệu Công ty Tiền thưởng khoản bổ sung cho tiền lương, thưởng thích hợp thúc đẩy nhân viên Công ty cố gắng để tạo hiệu tối đa cho Cơng ty 3.2.4 Đầu tư sở vật chất trang thiết bị: Bất kì vấn đề gì, thực cần đến nguồn tài chính, khơng có tài khơng thể làm Việc tăng cường sở vật chất kĩ thuật cần thiết, để cải tạo cảnh quan, nâng cấp thiết bị kĩ thuật hạ tầng tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực công việc 3.2.5.Quản lý nhân dựa quy trình rõ ràng: Quản trị nhân cho hiệu ln tốn phức tạp với doanh nghiệp Với tốn địi hỏi người lãnh đạo phải xây dựng cho hệ thống quản trị nhân hoạt động vô tốt hiệu - Xây dựng hệ thống quản trị nhân Một hệ thống nhấn tốt lãnh đạo cần cung cấp tồn thông tin nhân cơng ty đầy đủ phút Có thể có phần mềm khơng Việc quản lý hiệu không thiết phải phụ thuộc vào phần mềm mà dựa vào cách xây dựng quản lý liệu phận nhân Thành lập bảng theo dõi thơng tin nhân sự: Mỗi phịng, phận nên lập thành file riêng, nhân viên sheet bao gồm thông tin: họ tên, tuổi, quê quán, kinh nghiệm, ưu nhược điểm, khả hồn thành cơng việc… Tiến hành lập bảng theo dõi tuyển dụng: Việc tuyển dụng nên lưu trữ thành hồ sơ để tra cứu rút kinh nghiệm cho phận quản trị nhân q trình tuyển dụng để tuyển nhân có trình độ 32 cao gồm: trình độ, kinh nghiệm, mức lương, thời gian thử việc, khả thời gian thử việc… Bảng theo dõi đào tạo: bảng để theo dõi khả nhân viên Mỗi người có ưu nhược điểm khác nhau, kỹ khác trình làm việc Do đó, họ cần cơng ty đào tạo thêm để nâng cao trình độ Bảng giúp lãnh đạo phân bổ người nen đào tạo sâu mảng Bảng theo dõi lương: Bảng thông tin cho phép lãnh đạo nắm bắt tình hình lương cụ thể nhân viên Thơng qua có điều chuyển, cắt giảm, tăng lương… cho vị trí hiệu cơng việc Bảng theo dõi bảo hiểm xã hội: theo dõi chế độ đãi ngộ với nhân viên, tình trạng nay… - Quy trình quản trị nhân rõ ràng, chuẩn Việc xây dựng hệ thống quản trị nhân phụ thuộc vào mơ hình công ty bao gồm: Tuyển Kế dụng vấn nhân hoạch đào tạo điều chuyển nhân cho phòng ban Chế độ đãi ngộ Các nội quy, quy định áp dụng cơng ty Văn hóa doanh nghiệp Có kế hoạch mô tả công việc cho nhân Nhân viên có định hướng cơng việc, khơng q nhiều thời gian vào việc tìm hiểu làm quen với môi trường làm việc Nhân viên không bị ngợp bắt đầu công việc Nhân viên không bị áp lực chuẩn bị sẵn tinh thần làm việc Quản lý dễ dàng nắm bắt hiệu công việc, cách thức triển khai cơng việc nhân viên Có lộ trình kế hoạch đào tạo lực chun mơn cho nhân Với cách quản lý chắn đem lại hiệu công việc chuyên môn cao quản lý bám sát với nhân viên Hướng dẫn công việc, cách thức làm việc cụ thể 33 Với nhân viên họ dễ bị hoang mang với môi trường làm việc đặc biệt họ chưa thân quen Quản lý cần hướng dẫn cụ thể giao cho nhân viên cũ hướng dẫn công việc cho nhân viên kể cơng việc chun mơn mơi trường có u cầu cách thức làm khác Đối với nhân viên cũ, quản lý cần tạo động lực, mục đích cung cấp cho Đánh giá hiệu công việc Đánh giá kết công việc theo tháng, quý điều nên làm Đây cách nhanh để quản lý nắm bắt hiệu cơng việc phận, phịng Bên cạnh đó, nắm bắt giải vấn đề mà nhân viên mắc phải khiến cơng việc khơng có hiệu Khi đánh giá xong công bố kết làm việc, khen ngợi người có thành tích tốt động viên người chưa đạt hiệu Thưởng phạt rõ ràng Thưởng phạt điều chắn cần có Thưởng với người mang lại hiệu công việc họ cảm thấy công sức, cống hiến họ cơng nhận, ý có tinh thần làm việc tốt Với người mắc phải quy chế, lỗi chắn phải phạt để họ thấy sai khơng tái phạm Khi thấy nhân viên mắc nhiều lần lỗi lúc quản lý cần nhanh chóng xem xét tháo gỡ cho họ 3.2.6.Giải pháp đổi mới, hồn thiện cơng tác điều hành văn phịng Đầu tư việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 vào hoạt động Văn phòng Đây khởi động cần thiết để tối ưu hóa nâng cao chất lượng phục vụ Văn phịng nhằm góp phần tích cực thiết thực vào thực hiên mục tiêu, nhiệm vụ Công ty ; tạo chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ phong cách làm việc khoa học Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ cơng tác Văn phịng để nâng cao suất, chất lượng hoạt động văn phòng 34 Tiểu kết: Trên số ưu, nhược điểm nguyên nhân việc thực nội quy, quy chế Từ tìm phương hướng giải pháp đắn phù hợp để đưa vào thực tiễn khắc phục hạn chế yếu kém, đồng thời giúp phát triển hồn thiện cơng tác tổ chức điều hành Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm 35 KẾT LUẬN Văn phòng ngày khẳng định vị trí vai trị sư phát triển công ty, tổ chức, doanh nghiệp.Văn phịng doanh nghiệp đơn vị có chức tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc, đồng thời trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo.Văn phòng chủ yếu tham mưu mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo lãnh đạo, nói cách khác, tổ chức làm việc giúp lãnh đạo Bên cạnh đó, văn phịng phận phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác, hoạt động chuyên môn đơn vị, phận; chuẩn bị điều kiện, phương tiện bảo đảm cơng tác cơng ty, tổ chức nói chung.Việc giải cơng việc văn phịng lâu dài vấn đề quan tâm.Việc nghiên cứu lý thuyết hoạt động thực tiễn công tác văn phòng sở khoa học quản lý điều hành giải vấn đề này.Xu phát triển tất yếu thời đại tồn cầu hóa, xây dựng kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp hoạt động xã hội phải không ngừng đổi đại hóa Trong bối cảnh đó, văn phịng cần nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới.Nâng cao hiệu cơng tác tổ chức điều hành văn phịng trong vấn đề trọng tâm để tăng cường vị trí vai trị Văn phịng doanh nghiệp Đề tài tập trung phân tích, khảo sát cơng tác tổ chức điều hành Văn phịng Công ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm, rõ ưu điểm đạt được, yếu kém, bất cập nguyên nhân hạn chế yếu tổ chức điều hành văn phòng; đề xuất xây dựng hệ thống giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao công tác tổ chức, điều hành: Xây dựng kiện toàn máy tổ chức Văn phòng; nâng cao nhận thực vai trò lãnh đạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán văn phòng; tăng cường phối hợp hoạt động văn phòng với phận phù hợp với điều kiện thực tế nhằm tiếp tục đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu công tác tổ chức điều hành văn phòng đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ từ đến hết năm 2017 năm thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Mike Harvey (2004), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, Hà Nội 2.Nguyễn Thành Độ chủ biên, Giáo trình quản trị văn phòng, Nhà xuất Lao động-Xã hội, 2005 3.Nguyễn Hữu Thân (2002), Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng, Nxb Thống kê, TP.HCM 4.PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội, trình bày lý luận cơng tác lập chương trình, kế hoạch Chương V: Lập chương trình, kế hoạch, tr.123-151 5.Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) (2010), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phịng 7.https://voer.edu.vn/m/khai-niem-va-vai-tro-cua-lap-kehoach/587ca8f4 8.https://www.slideshare.net/PeTii1/chc-nng-lp-k-hoch 9.http://tailieumienphi.vn/doc 37 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 Sơ đồ cấu tổ chức công ty Cổ phần Sản Xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Phịng Kế tốn Phịng Tổ chức hành Phịng Nội thương Phịng Bất động sản Phòng Dược Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh 10 Phòng Kinh doanh Phòng Siêu thị Phòng Khách sạn Các tổ Các tổ Phòng Bảo vẹ Các tổ PHỤ LỤC 02: Sơ đồ cấu tổ chức phịng Tổ chức - Hành Trưởng phịng Phó phịng Bộ phận văn phịng Ban giám đốc Bộ phận Văn thưlưu trữ Bộ phận kế toán -tài vụ Bộ phận bảo vệ Bộ phận lái xe Bộ phận tạp vụ PHỤ LỤC 03 Bảng mơ tả vị trí cơng việc phịng tổ chức hành STT HỌ VÀ TÊN CHỨC DANH Lê Văn Tế Trưởng phòng NHIỆM VỤ Chỉ đạo,điêì hành quản lý chung tồn diện hoạt động cơng tác văn phịng Theo dõi công tác tổ chức máy cán Tổng hợp thông tin tham mưu cho lãnh đạo Ngơ Việt Dũng Phó Trưởng phịng Giúp trưởng phịng quản lý cơng tác hành quản lý phận văn thư- lưu trữ, phận bảo vệ , lái xe, tạp vụ,… Nguyễn Thị Hà Nhân viên kế tốn Phụ trách kế tốn tài cơng ty, quản lý thu chi công ty Bùi Thị Kim Liên Nhân viên Hành Giúp việc cho văn phịng Ban Giám đốc cơng ty Phụ trách cơng tác đối nội, đối ngoại, tiếp khách Nguyễn Thị Thắm Cán văn thư- lưu trữ Quản lý văn đi, đến, làm thủ tục đăng ký văn đi, đến, đóng dấu chuyển giao văn Cấp giấy giới thiệu Theo dõi công văn đi, đến với đối tượng kịp thời Bảo quản dấu cơng ty -Trần Văn Xá -Hồ Xn Sinh -Hồng Anh Chiến Nhân viên bảo vệ Phụ trách vấn đề an ninh công ty, tổ chức kiểm tra giám sát, quản lý tài sản người cào công ty -Nguyễn Văn Tiến -Nguyễn Đức Niên -Nguyễn Duy Quang Nhân viên Lái xe Phụ trách đưa đón, chuyên chở lãnh đạo bộ, nhân viên công ty khách hàng q trình thực cơng việc liên hệ công tác hàng ngày Nhân viên tạp vụ Thực công tác tạp vụ, vệ sinh nơi làm việc, nấu ăn cho công ty -Vũ Tùng Linh -Nguyễn Văn Quân -Đỗ Thị Quyên -Nguyễn Thị Hồng ... quát chung Công ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm phịng Tổ chức hành Chương 2: Thực trạng cơng tác tổ chức điều hành văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm Chương... cơng tác điều hành hoạt động phịng Tổ chức hành - Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM... hành hoạt động Văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ xuất nhập Từ Liêm: Trưởng phịng Tổ chức hành người tổ chức điều hành hoạt động văn phòng Tổ chức thực cơng tác hành theo chức nhiệm vụ