MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Lịch sử nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Đóng góp của đề tài 4 8. Bố cục của đề tài 4 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 6 1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 6 1.1.1. Khái niệm về văn phòng doanh nghiệp 6 1.1.2. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp 6 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 6 1.2. Tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 7 1.2.1. Khái niệm về lãnh đạo, điều hành 7 1.2.2 Nguyên tắc tổ chức điều hành văn phòng doanh nghiệp 7 1.2.3 Nội dung tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng 8 1.2.3.1. Xây dựng kế hoạch lãnh đạo, điều hành của văn phòng doanh nghiệp 8 1.2.3.2. Tổ chức phân công công việc, phối hợp với các bộ phận 8 1.2.3.3. Tổ chức điều hành văn phòng theo quy chế hoạt động 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CUNG ỨNG NHÂN LỰC QUỐC TẾ VÀ THƯƠNG MẠI (SONA) 10 2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Cung ứng nhân lực Quốc tế và Thương mại (SONA) 10 2.1.1 Giới thiệu chung về công ty Cổ phần SONA 10 2.1.1.1 Lĩnh vực kinh doanh chính: 10 2.1.1.2. Tầm nhìn và sứ mệnh 11 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức 11 2.1.2. Giới thiệu về Văn phòng Công ty Cổ phần SONA 12 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty Cổ Phần SONA 12 2.1.2.2. Sơ đồ hoạt động của văn phòng công ty Cổ Phần SONA 14 2.2. Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng Công ty Cổ phần SONA 14 2.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch lãnh đạo, điều hành 14 2.2.2. Tổ chức phân công công việc của văn phòng công ty 17 2.2.3. Tổ chức điều hành văn phòng theo quy chế hoạt động 18 2.3. Nhận xét, đánh giá. 20 2.3.1. Ưu điểm 20 2.3.2. Hạn chế 20 2.3.3. Nguyên nhân dẫn đến hạn chế 21 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NĂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CUNG ỨNG NHÂN LỰC QUỐC TẾ VÀ THƯƠNG MẠI SONA 22 3.1. Xây dựng bảng phân công công việc chi tiết cho văn phòng công ty 22 3.2. Nhanh chóng hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm làm công cụ quản lý 23 3.3. Nâng cao vai trò của lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp trong tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng 23 3.4. Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên về vai trò của văn phòng trong sự phát triển của doanh nghiệp 24 3.5. Đào tào, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên 25 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài nghiên số liệu đề tài thu thập qua trình tìm hiểu khảo sát thực tế tạiCông ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA), khơng chép cơng trình nghiên cứu người khác Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước giảng viên nhà trường cam đoan Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 1.CBCNV: Cán bộ, công nhân viên HĐQT: Hội đồng quản trị TGĐ: Tổng giám đốc KH-TC: Kế hoạch – Tổ chức MỞ ĐẦU 1Lý chọn đề tài Trong giai đoạn đất nước đà tích cực thực cơng nghiệp hóa, đại hóa nhằm thay đổi toàn diện mặt nước nhà, làm bước đệm quan trọng vững cho nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội vai trị doanh nghiệp vơ cần thiết doanh nghiệp mắt xích quan trọng đóng góp phần lớn cho phát triển kinh tế quốc dân Nói cách khác doanh nghiệp lớn mạnh, hoat động sản xuất, kinh doanh hiệu kinh tế phát triển, quốc gia giàu mạnh Doanh nghiệp muốn có bước tiến nhanh, mạnh vững trước tiên cần phải có chế quản lý đồng hiệu mà nòng cốt nằm hoạt động cung cấp thông tin phận văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) doanh nghiệp Bộ Lao động - Thương Binh Xã hội Việt Nam nắm cổ phần chi phối Trong suốt 27 năm xây dựng phát triển (từ năm 1990 đến nay), công ty trở thành công ty hàng đầu lĩnh vực xuất lao động đào tạo lao động xuất Sự thành cơng đáng kích lệ có phần khơng nhỏ từ đóng góp phận văn phịng cơng ty đầu mối cung cấp thơng tin xác, kịp thời cho hoạt động quản lý, đưa tham mưu, đề xuất phù hợp với giai đoạn phát triển công ty Tuy nhiên nhiều nguyên nhân khác mà vai trị to lớn văn phịng cơng ty chưa thực phát huy tối đa tiềm năng, xứ mệnh để giúp cho doanh nghiệp thành cơng Bởi việc đề thực hệ thống giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức điều hành hoạt động Văn phịng Cơng ty Cổ phần SONA vô cần thiết Xuất phát từ lý thực trạng trên, em định lựa chọn đề tài “Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA)” làm đề tài kết thúc học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp 2Mục tiêu đề tài Đề tài nhằm hướng tới số mục tiêu sau: - Nghiên cứu lý luận chung công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp; - Đánh giá thực trạng tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA); - Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) 3Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1.Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) 3.2 Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) giai đoạn 2012 - 2016 4Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu đặt ra, đề tài cần thực nhiệm vụ sau: Một là: Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ văn phịng Cơng ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) Hai là: Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) Trên sở đưa đánh giá kết đạt tồn tại, đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến tồn tại, hạn chế công tác Ba là: Nghiên cứu đề xuất số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) 5Lịch sử nghiên cứu Qua tìm hiểu, nghiên cứu em tổng hợp số đề tài, luận văn, viết có liên quan đến đề tài Cụ thể sau: - Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13; - Giáo trình Quản trị hành văn phòng TS Nguyễn Ngọc An xuất năm 2006 - Giáo trình Quản trị văn phịng GS.TS Nguyễn Thành Độ Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân xuất bàn năm 2012; - Tiểu luận Công tác Tổ chức hoạt động văn phịng cơng ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải tác giả Nguyễn Thị Ngọc đăng trang Luanvan.com ngày 10/12/2012; - Tiểu luận Công tác Tổ chức hoạt động Văn phịng Tổng cơng ty Cơng trình giao thơng tác giả Phạm Thị Mai đăng trang Luanvan.com ngày 01/10/2016 Qua khảo sát nguồn tài liệu cho thấy hầu hết cơng trình, viết tập trung vào số chủ đề chủ yếu lý luận chung văn phịng quản trị văn phịng, thực tiễn cơng tác văn phòng số doanh nghiệp định mà chưa sâu nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp Có thể nói, kết nghiên cứu cơng trình nguồn tài liệu tham khảo quý báu, cung cấp nhìn tổng quan tình hình lý luận thực tiễn cơng tác văn phịng doanh nghiệp để em thực khóa luận 6Phương pháp nghiên cứu Thực đề tai này, em vận dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Cơ sở phương pháp luận biện chứng Chủ nghĩa Mác - Lênin - Phương pháp phân tích chức để sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phịng Cơng ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) - Phương pháp điều tra, thăm dò, khảo sát sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) nhằm thu thập thông tin từ lãnh đạo nhân viên Văn phịng cơng ty - Phương pháp vấn lãnh đạo Văn phịng cơng tác tổ chức điều hành hoạt động - Phương pháp so sánh, đối chiếu lý luận với thực tế, từ rút ưu điểm tồn cơng tác để có giải pháp phù hợp Ngoài phương pháp chủ yếu em cịn sử dụng phương pháp nghiên cứu giáo trình, luận án, luận văn, khóa luận 7Đóng góp đề tài Từ việc nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA), đề tài đánh giá ưu điểm, hạn chế tìm nguyên nhân hoạt động Đồng thời, đề xuất giải pháp cụ thể giúp Văn phịng cơng ty nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động Ngồi ra, kết nghiên cứu đề tài làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu sinh viên khoa Quản trị Văn phịng chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế 8Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, đề tài kết cấu với chương sau: Chương Lý luận chung công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng doanh nghiệp Chương Thực trạng cơng tác tổ chức điều hành hoạt độngcủavăn phịng Cơng ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp - Doanh nghiệp: Là tổ chức thành lập để tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm đem lại lợi ích kinh tế cho tổ chức cho cá nhân có liên quan - Văn phịng: Văn phịng thực thể tồn khách quan tổ chức để thực chức theo theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức Văn phịng hiểu theo nhiều giác độ khác nhau; Văn phòng theo nghĩa rộng hiểu máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị - Văn phòng doanh nghiệp: Doanh nghiệp thường chia ba khu vực bao gồm: Sản xuất; Kinh doanh; Hành Khu vực hành hiểu văn phòng doanh nghiệp Văn phòng nơi làm việc máy lãnh đạo nhân viên hành Là trụ sở giao dịch liên lạc thức quan, tổ chức với đối tác bên ngồi Văn phịng doanh nghiệp hiểu nơi thu thập, xử lý thông tin; bàn thảo định quản lý Là nơi theo dõi, kiểm tra, đánh giá định ban hành, phận tham mưu đắc lực cho cấp lãnh đạo, điều hành doanh nghiệp 1.1.2 Chức văn phòng doanh nghiệp - Thu thập xử lý thông tin từ nhiều cấp, nhiều nguồn khác nhau; - Tổng hợp cung cấp thông tin cho lãnh đạo quan phận quản lý tình hình hoạt động biện pháp tổ chức điều hành doanh nghiệp 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp - Tổ chức máy xác định vị trí, phạm vi chức danh phận thuộc khối văn phòng; - Thu thập, xử lý cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp; - Xây dựng quy chế tổ chức hoạt động Văn phòng doanh nghiệp doanh nghiệp; - Soạn thảo định quản lý hành chính; - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cho doanh nghiệp văn phịng; - Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo; - Tổ chức quản lý nghiệp vụ văn phòng : Kỹ soạn thảo văn bản; quản lý văn – đến; Thu thập xử lý thông tin; Kỹ tổ chức hoạt động, kiện; Kỹ truyền thông; Kỹ làm việc nhóm; - Tổ chức đảm bảo sở vật chất, điều kiện làm việc cho khối Hành chính; - Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành như: Quản lý nhân sự, quản lý công việc, kỹ phân công công việc… 1.2 Tổ chức điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm lãnh đạo, điều hành - Lãnh đạo: Là trình tác động lên người, làm cho họ sẵn sang, nhiệt tinh phấn đấu để hoàn thành mục tiêu quan, tổ chức - Điều hành: Là tiến hành lãnh đạo, huy tác động lên người khác để họ thực hồn thành tốt cơng việc, nhiệm vụ giao, hướng tới hoàn thành mục tiêu định tổ chức hay doanh nghiệp 1.2.2 Nguyên tắc tổ chức điều hành văn phòng doanh nghiệp Chánh văn phòng hay trưởng phịng Hành người đầu văn phòng thực theo nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo Tổ chức điều hành văn phòng doanh nghiệp cần tuân thủ số nguyên tắc như: - Nguyên tắc tập trung, thống nhất; - Nguyên tắc gắn với mục tiêu tổ chức, doanh nghiệp; 10 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định 448/QĐ-LĐTBXH ngày 12/10/2008 Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quy định trách nhiệm doanh nghiệp thuộc Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Bộ nắm cổ phần chi phối; Quyết định 02/QĐHĐQT-SONA ngày 23/12/2015 Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần cung ứng nhân lực quốc tế thương mại ban hành cấu tổ chức máy Công ty; Odonnell H Weihrich; “Những vấn đề cốt yếu Quản trị nhân sự” Người dịch: Vũ Thiếu, Nguyễn Mạnh Quân Nguyễn Đăng Dậu Nhà xuất khoa học kỹ thuật, 1998 Tạ Quang Tấn, “ Kỹ quản trị lãnh đạo”, NXB Thống kê, 2003; Nguyễn Hữu Tri, “Giáo trình quản trị văn phịng”, NXB Khoa học Kỹ thuật hà Nội, 2005 30 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác Chuẩn bị lập chương trình cơng tác Xây dựng chương trình cơng tác dự thảo Trưng cầu ý kiến chương trình cơng tác dự thảo Thảo luận thơng qua chương trình cơng tác dự thảo Ban hành chương trình cơng tác Phụ lục 02: Xây dựng quy chế cho văn phịng cơng ty ( Mẫu) QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY (Ban hành kèm theo Quyết định /QĐ-HĐQT ngày / /20 Hội đồng quản trị Cơng ty) Phần I: Mục đích Để đảm bảo cho hoạt động điều hành Công ty thơng suốt, phát huy dân chủ tính tự nguyện, tự giác CBCNVC, góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu công tác, quản lý điều hành Công ty Phần II: Nội dung Chương I: Những quy định chung Điều 1: Phạm vi điều chỉnh Quy định quy định chế độ trách nhiệm, nguyên tắc làm việc trình tự giải cơng việc phịng chức năng, cá nhân thuộc quan Văn phịng Cơng ty Điều 2: Đối tượng áp dụng: Quy định áp dụng đơn vị, cá nhân thuộc Văn phịng Cơng ty bao gồm: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, phịng ban chức Cơng ty quy định này: Lãnh đạo Công ty bao gồm: Các thành viên HĐQT, TGĐ Phó Tổng Giám đốc Các phịng ban Cơng ty, Xí nghiệp, Chi nhánh, Cửa hàng trực thuộc Công ty gọi chung đơn vị, Trưởng phịng ban chức cơng ty, Giám đốc Xí nghiệp, Chi nhánh trực thuộc Cơng ty gọi chung Trưởng đơn vị Phó Tổng Giám đốc phụ trách cơng tác Tổ chức hành Thủ trưởng quan Văn phịng Cơng ty Chương II : Nguyên tắc chế độ trách nhiệm Điều 4: Chế độ Trách nhiệm Tổng giám đốc Công ty người đại diện theo Pháp luật, chịu trách nhiệm trước HĐQT Công ty trước pháp luật điều hành hoạt động hàng ngày Công ty theo mục tiêu, kế hoạch, phù hợp với điều lệ tổ chức hoạt đồng định, quy định, quy chế Cơng ty Phó Tổng Giám đốc người giúp TGĐ điều hành Công ty theo phân công uỷ quyền TGĐ, chịu trách nhiệm trước TGĐ kết thực nhiệm vụ phân công uỷ quyền Phó Tổng Giám đốc thường trực người thay mặt TGĐ điều hành công việc thời gian TGĐ vắng Kế tốn trưởng Cơng ty kiêm trưởng phịng Tài kế tốn có nhiệm vụ tổ chức thực cơng tác Tài – kế tốn , giúp TGĐ giám sát cơng tác Tài – kế tốn Cơng ty theo quy định Pháp luật Tài chính, Luật kế tốn, chuẩn mực kế toán, chịu trách nhiệm trước TGĐ Pháp luật nhiệm cụ phân công uỷ quyền Các phịng chun mơn nghiệp vụ có chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công ty, quản lý điều hành công việc chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Công ty hiệu quả, chất lượng, tiến độ công việc giao CBCNV chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng chất lượng, hiệu cơng việc giao, ngồi cịn phải chấp hành điều động, phân công công tác lãnh đạo Công ty Điều 5: Nguyên tắc chế độ làm việc Nguyên tắc: - Căn chức năng, nhiệm vụ phân cơng, Trưởng phịng ban chức có nhiệm vụ soạn thảo quy định, quy chế quản lý theo lĩnh vực phụ trách, trình lãnh đạo Cơng ty định, Trưởng phịng ban chức người tổ chức thực - Xử lý công việc theo nguyên tắc chủ động, bàn bạc, tham khảo trao đổi ý kiến với phòng chức năng, cá nhân có liên quan để giải tự chịu trách nhiệm - Một người đơn vị giao nhiều việc, việc giao cho đơn vị người chịu trách nhiệm - CBCNV phịng chức có u cầu Lãnh đạo làm việc công việc chuyên môn phải trao đổi xin ý kiến Trưởng phòng trước làm việc - Thời gian làm việc 08 giờ/ngày 5,5 ngày tuần (Trừ ngày nghỉ làm việc theo quy định Pháp luật hướng dẫn Công ty) Chế độ làm việc - Tổng Giám đốc điều hành công việc theo chế độ Thủ trưởng, sở đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ cá nhân tự chịu trách nhiệm - Phó Tổng Giám đốc chủ động giải công việc theo lĩnh vực phân công giải liên quan đến cơng việc Phó Tổng Giám đốc khác phụ trách, phải phối hợp để giải quyết, trường hợp có ý kiến khác báo cáo TGĐ xem xét giải - Giám đốc Xí nghiệp báo cáo lên Phòng ban nghiệp vụ, phịng ban tình hình giải quyết, q thẩm quyền báo cáo lên lãnh đạo Công ty - Lãnh đạo Công ty giải công việc hàng ngày sở báo cáo thơng tin cuả phịng chức năng, vấn đề quan trọng phức tạp, họp bàn lấy ý kiến để định, cần thiết Lãnh đạo Cơng ty làm việc trực tiếp với Trưởng phịng, cán bộ, chuyên viên liên quan để giải xử lý công việc - Hàng tháng Ban Giám đốc họp kiểm điểm việc thực kế hoạch tháng nhiệm vụ tháng sau, hàng tuần giao ban kiểm điểm công việc tuần - Khi TGĐ vắng, TGĐ uỷ quyền cho Phó TGĐ thường trực giải cơng việc thời gian uỷ quyền chịu trách nhiệm trước TGĐ định thời gian * Đối với Trưởng phòng chức năng: - Quản lý phân công kiểm tra việc thực nhiệm vụ CBNV thuộc quyền quản lý, hàng tháng nhận xét, đánh giá mức độ hoàn thành, phân loại để trả lương - Trưởng phòng chủ động tổ chức thực nhiệm vụ, chủ động bàn bạc với phòng chức năng, cá nhân có liên quan để định tự chịu trách nhiệm hiệu công việc * CBNV Phịng ban: - Phải hồn thành đầy đủ, có hiệu số lượng, chất lượng cơng việc Trưởng phịng lãnh đạo Cơng ty trực tiếp phân công tự chịu trách nhiệm kết thực cơng việc - Phải xử lý công việc đến cùng, không giải phải báo cáo cấp trực tiếp quản lý tiếp tục giải - CBCNV cần nghỉ việc để giải cơng việc riêng phải xin phép Trưởng phịng chức phép giải cho CBCNV thuộc quyền nghỉ việc chỗ không hưởng lương 01 ngày năm, có nhu cầu nghỉ việc với số ngày nhiều tiến hành thủ tục xin nghỉ theo quy định hành Chương III : Chương trình kế hoạch cơng tác Điều 6: Các loại chương trình kế hoạch cơng tác: - Cơng ty có chương trình công tác tuần, tháng kế hoạch công tác Quý, tháng, năm kế hoạch dài hạn - Các phịng có chương trình cơng tác tháng, tuần gửi cho Thủ trưởng quan Văn phịng Cơng ty, Thủ trưởng quan Văn phịng Cơng ty xin ý kiến đạo TGĐ ký đạo thực - Các cá nhân có chương trình cơng tác tuần - Chương trình cơng tác cơng việc cụ thể đề ngày, tuần, tháng, co thời hạn hồn thành cụ thể - Kế haọch cơng tác q, năm, dài hạn Phó Tổng phụ trách lĩnh vực đạo phịng lập kế hoạch Cơng ty, phịng KH-TC tập hợp trình TGĐ phê duyệt - Thủ trưởng quan Văn phịng Cơng ty vào chương trình cơng tác Phịng, ban, cá nhân để đơn đốc việc thực Chương IV: Tiếp nhận xử lý tài liệu bí mật nhà nước gửi đến Điều 7: Tiếp nhận xử lý văn - Phòng Tổ chức hành phải chịu trách nhiệm tiếp nhận văn đến, vào sổ cơng văn đến, trình Lãnh đạo xem xét xử lý theo quy định Sau lãnh đạo Cơng ty xử lý, Chánh văn phịng chịu trách nhiệm chuyển văn đến đơn vị (có sổ giao nhận) Văn giao ngày làm việc Điều : Chuyển Công văn giấy tờ - Các loại văn phát hành quan Cơng ty Chánh văn phịng Cơng ty phát hành lưu trữ - Các văn xin ý kiến Lãnh đạo Cơng ty văn gửi phịng phòng phát hành, lưu trữ lưu giữ 01 Văn phòng, văn phải vào sổ theo dõi Điều : Giao nhận, vận chuyển Tài liệu bí mật Nhà nước - Những tờ trình để HĐQT phê duyệt, công văn xin ý kiến Phịng chức thời gian xem xét khơng q 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận văn - Những văn Xí nghiệp, Cửa hàng gửi xin ý kiến đạo Công ty thuộc thẩm quyền giải Phòng, Phịng chức trực tiếp giải khơng q 02 ngày làm việc, kể từ nhận văn - Trường hợp lý Trưởng phòng chức chưa xử lý phải báo cáo với lãnh đạo Công ty phụ trách lĩnh vực để giải - Căn vào phân cấp quản lý Phịng chức có trách nhiệm bảo quản lưu trữ tài liệu, văn theo quy định hành Chương V : Soạn thảo ban hành văn Điều 10: Soạn thảo, kiểm tra văn phịng trình ký văn bản: 10.1 Soạn thảo: - Các văn Công ty ban hành văn hành thơng thường, mang tính chất thực thi chủ trương sách, chế dộ, Nghị quyết, Quyết định Nhà nước, Công ty - Công văn, thị Quyết định, hướng dẫn thực văn cấp Các phòng chức nhiệm vụ giao chủ động soạn thảo trình lãnh đạo Công ty xem xét, phê duyệt ký ban hành - Quy chế, Quy định, phòng ban chức giao nhiệm vụ chủ trì soạn thảo đề cương, báo cáo lãnh đạo Công ty phụ trách lĩnh vực xin ý kiến đạo để tiếp tục hoàn thiện, sau có dự tháo văn gửi lấy ý kién góp ý phịng ban chức để hồn chỉnh dự thảo trình lãnh dạo Cơng ty ký ban hành - Tờ trình HĐQT Cơng ty Tổng giám đốc ký uỷ quyền cho Phó TGĐ phụ trách lĩnh vực ký - Tờ trình TGĐ Phịng chủ động soạn thảo văn theo chức năng, nhiệm vụ phân cơng, Trưởng phịng trình ký - Phịng Tổ chức hành có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc soạn thảo văn thời hạn Đơn vị, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo tham gia góp ý chậm trễ mà khơng có lý đáng, tuỳ theo mức độ vi phạm bị xử lý kỷ luật 10.2 Trình ký: - Sau hồn chỉnh dự tháo văn bản, Trưởng phịng chức ký nháy, trình lãnh đạo Cơng ty ký theo lĩnh vực, thẩm quyền giải Lãnh đạo Công ty Trường hợp người phụ trách lĩnh vực vắng cần thiết báo cáo TGĐ xin ý kiến đạo, khơng trình ký người khơng phụ trách lĩnh vực - Cán bộ, Chuyên viên không phép trực tiếp trình lãnh đạo Cơng ty ký văn bản, trường hợp cần thiết phép Lãnh Công ty phải tuân thủ theo quy trình 10.3 Thẩm quyền ký - Chủ tịch HĐQT ký văn theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định Điều lệ Quy chế Tổ chức hoạt động HĐQT QĐ số /QĐHĐQT ngày / / 20 - TGĐ ký văn theo nhiệm vụ, quyền hạn HĐQT Cơng ty quy định - Phó TGĐ ký thay TGĐ văn xử lý vấn đề cụ thể theo lĩnh vực phân cơng, ngồi tuỳ trường hợp TGĐ uỷ quyền ký thay văn cụ thể - Kế tốn trưởng Cơng ty ký văn liên quan đến hoạt động tài Kế tốn theo phân cấp quản lý Tài Cơng ty Phó kế tốn trưởng Cơng ty ký thừa uỷ quyền văn quy định cho Kế toán trưởng Kế toán trưởng vắng uỷ quyền cụ thể - Trưởng phòng chức TGĐ uỷ quyền ký thừa lệnh đóng dấu Cơng ty số văn có tính chất chun ngành - Chánh văn phòng thừa lệnh văn có tính chất hướng dẫn chế độ sách, thông báo họp , loại giấy mời, giấy giới thiệu liên hệ công tác, lệnh điều xe số văn khác lãnh đạo Công ty có uỷ quyền cụ thể - Phó chánh văn phòng ký thừa uỷ quyền văn quy định Chánh văn phịng cơng tác vắng mặt Chương VI: Tổ chức hội họp tiếp khách Điều 11: Tổ chức hội họp - Cuộc họp Lãnh đạo Cơng ty chủ trì Đơn vị giao có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, tài liệu, số người tham gia, thời gian, Văn phịng có trách nhiệm tổ chức phục vụ, Thủ trưởng Văn phịng Cơng ty đơn đốc kiểm tra - Các phịng chức có nhu cầu tổ chức họp mà nội dung có liên quan đến Xí nghiệp, Chi nhánh, Cửa hàng thuộc Công ty phải lãnh đạo Công ty đồng ý đăng ký với Văn phòng - Để chuẩn bị điều kiện phục vụ cho họp, người chủ trì họp Lãnh đạo Cơng ty định, đơn vị chủ động phối hợp giải công việc, thực hành tiết kiệm - Người chủ trì họp phải có kết luận, họp lãnh đạo Cơng ty chủ trì, tuỳ tính chất, nội dung họp, Văn phịng thơng báo kết nội dung họp đến Xí nghiệp, Chi nhánh, cửa hàng trực thuộc để triển khai thực Điều 12: Tiếp khách - Văn phịng bố trí cán làm nhiệm vụ thường trực, đón khách dẫn khách đến Cơng ty liên hệ cơng tác - Khách có nhu cầu làm việc với lãnh đạo Công ty phịng chức Cơng ty người làm nhiệm vụ thường trực, đón khách phải đặt vấn đề để khách trình bày mục đích, nội dung, người cần gặp, thời gian làm việc đăng ký với Văn phòng để Phịng báo cáo lãnh đạo Cơng ty thơng báo cho Phịng chức chủ động đón tiếp giải cơng việc có hiệu Chương VII: Đi công tác Điều 13: Đi công tác - Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc Cơng ty cơng tác, Phòng chức giao nhiệm vụ, chuẩn bị liên quan điều kiện phục vụ để chuyến cơng tác đạt hiệu - Trưởng, Phó phịng, chun viên Phịng ban cơng tác phải có chương trình, kế hoạch, nội dung cụ thể, báo cáo Lãnh đạo Công ty phê duyệt - Người cử công tác, phải chuẩn bị nội dung, xin ý kiến người uỷ quyền để phát biểu, không phát biểu với tư cách cá nhân, kết thúc chuyến công tác phải báo cáo kết với người uỷ quyền - Cấm hành vi lợi dụng chức năng, quyền hạn để vụ lợi cá nhân việc công tác gây khó dễ cho đơn vị Chế độ cơng tác phí thực theo quy định Chương VIII : Công tác bảo vệ trật tự, trị an, chế độ thơng tin Điều 14: Đối với phịng chức - Có trách nhiệm quản lý, giữ gìn, bảo vệ tồn tài sản, máy móc, trang thiết bị, hồ sơ tài liệu làm việc phịng * Đối với lực lượng bảo vệ Công ty - Kiểm tra, việc chấp hành giấc làm việc, đeo thẻ CBCNV quan, tổ chức việc tuần tra canh gác, có tượng, phát hành vi, vi phạm phải có biện pháp ngăn ngừa, đồng thời báo cáo Thủ trưởng trực tiếp quản lý giải - Kết hợp với lực lượng an ninh, Công an địa phương, nơi quan đóng trụ sở lực lượng dân phịng, thực tốt cơng tác an ninh đường phố Điều 15: Tiếp nhận, lưu giữ chuyển thông tin - Cán bộ, nhân viên quan Cơng ty phải có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh quy định khai thác truy cập thông tin mạng tin học (theo quy định riêng Cơng ty) - Chánh văn phịng Cơng ty chịu trách nhiệm cung cấp thông tin phát ngôn với phương tiện đại chúng, tổ chức, cá nhân Chương IX : Công tác giải khiếu nại tố cáo Điều 16: Công tác tiếp công dân giải khiếu nại tố cáo - Thực theo Quyết định số 23/QĐ-HĐQT ngày 24/10/2004 Chủ tịch HĐQT Công ty quy định việc tiếp côngdân giải khiếu nại tố cáo - Tổng giám đốc Công ty người trực tiếp tiếp công dân, trường hợp Tổng Giám đốc vắng Chánh văn phịng người trực tiếp tiếp công dân nhận đơn Chương X : Văn hố quan Điều 17: Thực nếp sơng văn minh - Thực đeo thẻ làm việc, không tụ tập để bàn tán công việc khác không liên quan đến công việc giao Đi nhẹ, nói khẽ, giữ vệ sinh chung nơi cơng cộng - Không mang đồ ăn, thức uống thắp hương nơi làm việc - Khơng hút thuốc Phịng làm việc, Phịng họp, giữ nghiêm kỷ luật phát ngơn - Không sử dụng điện thoại di động đàm thoại phòng họp, gọi điện to tiếng phòng làm việc - Nghiêm cấm hành vi cung cấp thông tin cuả Công ty chưa phép mục đích vụ lợi Cá nhân vi phạm tuỳ theo mức độ bị xử lý kỷ luật Chương XI : Công tác kiểm tra, thực quy dịnh làm việc Văn phịng cơng ty Điều 18: Mục đích kiểm tra - Nhằm phát hiện, uốn nắn kịp thời vướng mắc, sai phạm nảy sinh trình triển khai để đảm bảo việc thực tốt quy định Điều 19: Nguyên tắc kiểm tra - Kiểm tra phải có kế hoạch, đảm bảo tính cơng khai, dân chủ, quy định hành, không gây phiền hà, cản trở đến đối tượng kiểm tra Trường hợp kiểm tra đột xuất theo yêu cầu lãnh đạo Cơng ty, kết thức kiểm tra phải có kết luận Điều 20: Hình thức kiểm tra - Thường xuyên nhằm phục vụ cho công tác quản lý lnh đạo, kiểm tra theo kế hoạch kiểm tra đột xuất Điều 21: Tổ chức kiểm tra báo cáo kết - Trưởng phòng chức tự kiểm tra việc chấp hành quy chế làm việc Phịng - Chánh văn phịng Cơng ty đầu mối đơn đốc kiểm tra thường xuyên việc thi hành quy chế làm việc Phịng chức Cơng ty có quyền đề nghị lãnh đạo Cơng ty xử lý cá nhân vi phạm quy định - Thủ trưởng quan Văn phịng Cơng ty kiểm tra thực quy định Phòng chức phân cơng Trưởng phịng chức chủ trì việc kiểm tra chéo Phòng chức thực quy chế - Báo cáo kết kiểm tra, kết thúc kiểm tra người chủ trì phải báo cáo kết kiểm tra kiến nghị xử lý phát có sai phạm Điều 22: Phạm vi áp dụng - Quy định thực phạm vi Cơng ty có hiệu lực thi hành kể từ ngày klý ban hành thay cho quy chế trước có nội dung Điều 23: Tổ chức thực - Chánh văn phịng Cơng ty có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, đơn đốc, nhắc nhở, tổng hợp tình hình thực quy định làm việc Văn phịng Cơng ty báo cáo lãnh đạo Công ty thông qua họp giao ban hàng tuần - Trưởng phòng ban chức có trách nhiệm phổ biến, quán triệt quy chế làm việc tới CBCNV thuộc quyền phụ trách, chịu trách nhiệm liên đới cá nhân thuộc quyền quản lý vi phạm, đồng thời phản ánh kiến nghị sửa đổi thấy cần thiết Điều 24: Khen thưởng kỷ luật - CBCNV thuộc Văn phịng Cơng ty thực tốt quy định khen thưởng, vi phạm bị xử lý kỷ luật theo quy định Pháp luật quy định Công ty ... CƠNG TY CỔ PHẦN CUNG ỨNG NHÂN LỰC QUỐC TẾ VÀ THƯƠNG MẠI (SONA) 2.1 Khái quát Công ty Cổ phần Cung ứng nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) 2.1.1 Giới thiệu chung công ty Cổ phần SONA Công ty Cổ phần. .. trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) 3.2 Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành. .. Thực trạng cơng tác tổ chức điều hành hoạt độngcủavăn phịng Cơng ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế Thương mại (SONA) Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động