Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng công ty cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực và xuất nhập khẩu thiên ân (TAMAX)

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX) Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực : ĐỖ QUYẾT ĐỊNH Mã số sinh viên : 1405QTVB010 Khoá : 2014 – 2018 Lớp : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI- 2018 BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX) Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực : ĐỖ QUYẾT ĐỊNH Mã số sinh viên : 1405QTVB010 Khoá : 2014 – 2018 Lớp : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI- 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Những nội dung đề tài Khoá luận tốt nghiệp cơng trình nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn Ths Đặng Văn Phong; Các nội dung nghiên cứu Khoá luận tốt nghiệp trung thực; Mọi chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Sinh viên Đỗ Quyết Định LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài Khố luận tốt nghiệp mình, ngồi nỗ lực phấn đấu thân, tơi nhận nhiều giúp đỡ từ phía thầy nhà trường Cơng ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân Đặc biệt em xin trân thành cảm ơn đến thầy Đặng Văn Phong Khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn hỗ trợ em suốt q trình thực đề tài Tơi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới bạn bè, người thân động viên khích lệ tơi thời gian thực tập thực đề tài Khoá luận tốt nghiệp Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Sinh viên Đỗ Quyết Định DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Kí hiệu Nghĩa CTCP Công ty cổ phần VT-LT Văn thư – Lưu trữ VP Văn phòng VB Văn XD Xây dựng XNK Xuất nhập TM Tham mưu TH Tổng hợp CNTT Công nghệ thông tin MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤC SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài PHẦN NỘI DUNG Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TRONG VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Khái niệm tham mưu, tổng hợp 1.1.3 Công tác tham mưu, tổng hợp 10 1.2 Vai trị cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng hoạt động quan, tổ chức 11 1.3 Mối quan hệ tham mưu, tổng hợp 13 1.4 Nguyên tắc tham mưu, tổng hợp 14 1.5 Các nội dung tham mưu, tổng hợp văn phòng 15 1.5.1 Tham mưu, tổng hợp tổ chức máy nhân 15 1.5.2 Tham mưu, tổng hợp cơng tác hành 16 1.5.3 Tổ chức thực tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo 19 1.5.4 Tham mưu, tổng hợp công tác thi đua khen thưởng 20 1.5.5 Tham mưu, tổng hợp công tác hậu cần 21 1.5.6 Tham mưu, tổng hợp số hoạt động đặc thù 23 * Tiểu kết chƣơng 24 Chƣơng THỰC TRẠNG CƠNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN 25 2.1 Khái quát Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 25 2.1.1 Khái quát chung Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 25 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 27 2.1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 27 2.2 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 29 2.2.1 Hình thức tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 29 2.2.2 Tổ chức bồi dưỡng cán làm công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 30 2.2.3 Nội dung công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 32 2.2.4 Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 48 2.3 Nhận xét chung cơng tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 49 2.3.1 Ưu điểm 50 2.3.2 Hạn chế 53 * Tiểu kết chƣơng 56 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC 57 3.1 Nhóm giải pháp tổ chức máy, nhân 57 3.1.1 Tổ chức máy 57 3.1.2 Tổ chức nhân 58 3.2 Nhóm giải pháp thể chế 59 3.2.1 Nội quy, quy chế Công ty 60 3.2.2 Nội quy, quy chế công tác tham mưu, tổng hợp 61 3.3 Nhóm giải pháp sở vật chất, ứng dụng CNTT cơng tác Hành – văn phòng 61 3.3.1 Về sở vật chất, trang thiết bị 61 3.3.2 Ứng dụng CNTT cơng tác Hành – văn phòng 62 3.3.3 Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 vào hoạt động văn phòng 63 3.4 Nhóm giải pháp đặc thù 63 3.5 Nhóm giải pháp khác 65 * Tiểu kết chƣơng 65 PHẦN KẾT LUẬN 66 D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 PHỤ LỤC 69 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Trình độ nhân phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 31 Bảng 2.2 Thống kê kế hoạch công tác Công ty ban hành 36 từ năm 2014 đến 2017 Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 36 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Quy trình tham mưu phịng Hành cho Ban giám đốc Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 30 Sơ đồ 2.2 Mơ hình dự kiến cấu tổ chức phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 34 Sơ đồ 2.3.: Quy trình tổ chức hội họp Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân 44 Phục lục Một số thể thức văn Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Phụ lục Trang bị cho lễ tân Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Phụ lục Khu vực gửi xe Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Phụ lục Người lao động hoàn tất thủ tục chuẩn bị xuất cảnh Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Phụ lục Bảng đánh giá xếp loại cá nhân Bảng đánh giá xếp loại Trưởng phòng Họ tên Chức vụ : Phòng : Stt Đánh giá, xếp loại Thang điểm Hoàn thành xuất sắc A Hoàn thành tốt B Hoàn thành nhiệm vụ C Chưa hoàn thành nhiệm vụ D Cá nhân xếp loại Trƣởng phòng xếp loại (Nguồn : Phịng Hành chính) Phụ lục 10 Phiếu khảo sát đánh giá chung công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHIẾU KHẢO SÁT Đánh giá chung cơng tác tham mƣu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân (Khảo sát 30 cán bộ, công nhân viên bất kỳ) Anh(chị) tích  đáp án I THƠNG TIN CHUNG Giới tính: Nam  Nữ  Tuổi: Từ 20 đến 30 tuổi  Từ 30 đến 40 tuổi  Từ 40 đến 50 tuổi  Trên 50 tuổi  Anh ( chị) làm việc phòng : Phòng Xuất lao động  Phòng Tuyển dụng lao động  Phòng Đào tạo  Phòng Tài kế tốn  Phịng Hành  Phịng Nhân  Phòng Pháp chế  Phòng Đài loan  II NỘI DUNG Anh(chị) đánh giá tầm quan trọng công tác tham mƣu, tổng hợp: Rất quan trọng  Quan trọng  Không quan trọng  Anh(chị) đánh giá nguyên tắc đảm bảo quy định hành Pháp luật Nhà nƣớc chủ trƣơng Đảng công tác tham mƣu, tổng hợp: Đảm bảo  Chưa đảm bảo  Anh(chị) đánh giá nguyên tắc đảm bảo tính khách quan, trung thực, xác công tác tham mƣu, tổng hợp: Đảm bảo  Chưa đảm bảo  Anh(chị) đánh giá nguyên tắc Đảm bảo tính thực tiễn tính khả thi công tác tham mƣu, tổng hợp: Đảm bảo  Chưa đảm bảo  Anh(chị) đánh giá công tác tham mƣu sở vật chất, trang thiết bị Cơng ty: Hài lịng  Tương đối hài lòng  Chưa hài lòng  Anh(chị) đánh giá công tác tham mƣu tổ chức máy tổ chức nhân Cơng ty: Hài lịng  Tương đối hài lịng  Chưa hài lòng  Anh(chị) đánh giá chất lƣợng chƣơng trình, kế hoạch Cơng ty: Cao  Trung bình  Thấp  Anh(chị) đánh giá số lƣợng nội quy, quy chế Công ty: Đầy đủ  Chưa đầy đủ  Anh(chị) đánh giá chất lƣợng thơng tin phịng Hành cung cấp: Cao  Trung bình  Thấp  10 Anh(chị) đánh giá kịp thời thơng tin phịng Hành cung cấp: Kịp thời  Đơi chưa kịp thời  11 Anh(chị) đánh giá số lƣợng phầm mềm hỗ trợ cần thiết cho hoạt động Công ty: Đầy đủ  Chưa đầy đủ  Phụ lục 11 Bảng tổng hợp phiếu khảo sát đánh giá chung công tác tham mưu, tổng hợp phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Tỷ lệ % Thực trạng công tác TM, TH phịng Hành Đánh giá cán bộ, cơng nhân công ty Đánh giá Đánh giá Đánh giá Tầm quan trọng công tác TM, TH Rất quan trọng 70% Quan trọng 30% Không quan trọng 0% Đảm bảo quy định hành Pháp luật Nhà nước chủ trương Đảng Đảm bảo 100% Chưa đảm bảo 0% Cơ sở vật chất, trang thiết bị Hài lòng 10% Tương đối hài lòng 60% Chưa hài lòng 30% Tổ chức máy tổ chức nhân Hài lòng 70% Tương đối hài lòng 30% Chưa hài lòng 0% Đảm bảo tính khách quan, trung thực, xác Đảm bảo 75% Chưa đảm bảo 25% Đảm bảo tính thực tiễn tính khả thi Đảm bảo 80% Chưa đảm bảo 20% Chất lượng chương trình, kế hoạch Cao 50% Trung bình 50% Thấp 0% Chất lượng thơng tin Cao 90% Trung bình 20% Thấp 0% 9.Sự kịp thời thông tin Kịp thời 50% Đôi chưa kịp thời 50% 10.Số lượng nội quy, quy chế Đầy đủ 60% Chưa đầy đủ 40% 11.Phần mềm hỗ trợ Đầy đủ 0% Chưa đầy đủ 100% Phụ lục 12 Một số trang thiết bị phịng Hành Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Phụ lục 13 Sơ đồ ngang Gantt ... Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân tác giả đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác tham mưu, tổng hợp văn phịng Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên. .. chung Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân -... TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN 25 2.1 Khái quát Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập