Công tác tham mưu tổng hợp tại văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 1 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Cấu trúc đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I. LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU - TỔNG HỢP 4 1.1. Khái niệm văn phòng 4 1.2. Chức năng của văn phòng 4 1.3.Nhiệm vụ của văn phòng 5 1.4. Vai trò của văn phòng trong công tác tham mưu-tổng hợp 6 1.5. Khái niệm chương trình kế hoạch 7 1.6. Khái niệm hội họp 8 1.7. Khái niệm tổng hợp trong quản trị văn phòng 8 1.8. Công tác văn thư- lưu trữ 8 1.9. Quy chế trong cơ quan hành chính nhà nước 10 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN NGUYÊN BÌNH 13 2.1.Giới thiệu sơ lược về cơ quan UBND huyện Nguyên Bình 13 2.1.1. Lịch sử hình thành 13 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình 14 2.1.3. Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện 15 2.2. Thực trạng công tác tham mưu- tổng hợp của văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình 17 2.2.1. Thực trạng công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình 17 2.2.1.1. Thực trạng công tác tham mưu xây dựng chương trình kế hoạch của Văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình 17 2.2.1.2. Thực trạng công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND trong công tác tổ chức hội họp 20 2.2.1.3. Thực trạng công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND trong công tác văn thư - lưu trữ 22 2.2.1.4. Thực trạng công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND trong công tác quản trị thiết bị 27 2.2.1.5. Thực trạng công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND trong việc xây dựng các quy chế và tổ chức thực hiện các quy chế 30 2.2.2. Thực trạng công tác tổng hợp của Văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình 33 2.2.2.1. Tổ chức thu thập thông tin 33 2.2.2.2. Xử lí và cung cấp thông tin 36 2.2.2.3. Phân tích thông tin 37 2.3. Nhận xét chung về tình hình thực hiện công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình 38 2.3.1. Ưu điểm trong công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND-UBND huyện 38 2.3.1. Hạn chế trong công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND-UBND huyện 40 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN NGUYÊN BÌNH 43 3.1. Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng trong công tác tham mưu tổng hợp 43 3.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo trong công tác tham mưu tổng hợp, chuẩn hóa cán bộ - tiêu chuẩn của một nhà quản trị văn phòng 44 3.3. Quy chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đầu tư trang thiết bị phục vụ tốt nhất cho công tác tham mưu- tổng hợp của văn phòng 44 PHẦN KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HOÀNG THU TRANG

Tên cơ quan: UBND HUYỆN NGUYÊN BÌNH

Địa chỉ: Thị trấn Nguyên Bình, huyện Nguyên Bình, tỉnh Cao Bằng Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Hoàng Thị Nới

Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Đăng Việt

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài báo cáo thực tập này, tôi xin chân thành cảm ơn nhàtrường và khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện để tôi được tham gia thực tập,khảo sát và tìm hiểu thực tế công việc-ngành nghề tương lai mình đang theo học

Xin được cảm ơn đến Ths Nguyễn Đăng Việt đã hướng dẫn tận tình đểtôi có thể hoàn thiện bài báo cáo

Xin chân thành cảm ơn cơ quan Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình đãtạo điều kiện để tôi được tham gia học hỏi, nghiên cứu thực tế công việc Cảm

ơn đến người trực tiếp hướng dẫn kiến tập và tất cả cán bộ công chức cơ quan đãtận tình chỉ bảo tôi trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thiện hơn bài báo cáo

Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học hỏi không chỉ là nềntảng cho quá trình nghiên cứu tìm hiểu công việc quản trị văn phòng mà còn làhành trang quý báu cho tương lai của mỗi sinh viên trong nhà trường

Xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của riêng tôi Các nội dungnghiên cứu, kết quả khảo sát các số liêu thống kê trong đề tài này là trung thực.Những thông tin trong bài nghiên cứu là kết quả phân tích, nhận xét, đánh giácủa chính tôi.Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịutrách nhiệm

Hà Nội, ngày 10 tháng 2 năm 2017

Sinh viên

Hoàng Thu Trang

BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

UBND : Uỷ ban nhân dân

HĐND-UBND : Hội đồng nhân dân- Uỷ ban nhân dânVTLT : Văn thư lưu trữ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 1

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Cấu trúc đề tài 3

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU - TỔNG HỢP 4

1.1 Khái niệm văn phòng 4

1.2 Chức năng của văn phòng 4

1.3.Nhiệm vụ của văn phòng 5

1.4 Vai trò của văn phòng trong công tác tham mưu-tổng hợp 6

1.5 Khái niệm chương trình kế hoạch 7

1.6 Khái niệm hội họp 8

1.7 Khái niệm tổng hợp trong quản trị văn phòng 8

1.8 Công tác văn thư- lưu trữ 8

1.9 Quy chế trong cơ quan hành chính nhà nước 10

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN NGUYÊN BÌNH 13

2.1.Giới thiệu sơ lược về cơ quan UBND huyện Nguyên Bình 13

2.1.1 Lịch sử hình thành 13

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình 14

2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện 15

2.2 Thực trạng công tác tham mưu- tổng hợp của văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình 17

2.2.1 Thực trạng công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình 17

2.2.1.1 Thực trạng công tác tham mưu xây dựng chương trình kế hoạch của Văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình 17

2.2.1.2 Thực trạng công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND trong công tác tổ chức hội họp 20

2.2.1.3 Thực trạng công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND trong công tác văn thư - lưu trữ 22

2.2.1.4 Thực trạng công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND trong công tác quản trị thiết bị 27

2.2.1.5 Thực trạng công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND trong việc xây dựng các quy chế và tổ chức thực hiện các quy chế 30

2.2.2 Thực trạng công tác tổng hợp của Văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình 33

2.2.2.1 Tổ chức thu thập thông tin 33

2.2.2.2 Xử lí và cung cấp thông tin 36

2.2.2.3 Phân tích thông tin 37

2.3 Nhận xét chung về tình hình thực hiện công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình 38

2.3.1 Ưu điểm trong công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND-UBND huyện 38

2.3.1 Hạn chế trong công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND-UBND huyện 40

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN NGUYÊN BÌNH 43

3.1 Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng trong công tác tham mưu tổng hợp 433.2 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo trong công tác tham mưu tổng hợp, chuẩn hóa cán bộ - tiêu chuẩn của một nhà quản trị văn phòng 443.3 Quy chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đầu tư trang thiết bị phục vụ tốt nhất cho công tác tham mưu- tổng hợp của văn phòng 44

PHẦN KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Có thể thấy văn phòng là bộ phận không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổchức nào hiện nay Văn phòng giữ vai trò quan trọng trong công tác tham mưu-tổng hợp cho lãnh đạo, tổ chức thực hện công tác hậu cần

Nhận thấy tham mưu tổng hợp là chức năng chính, quan trọng trong côngtác quản trị văn phòng Có vai trò quan trọng giúp cho văn phòng thực hiện tốtcông việc của mình

Nghiên cứu về vai trò, của công tác tham mưu nói chung và công táctham mưu trong quản trị văn phòng nói riêng, đòi hỏi mỗi cán bộ công chức vănphòng phải nhận thức sâu sắc và đề cao hơn vai trò, vị trí của công tác thammưu cho lãnh đạo cơ quan Tham mưu tổng hợp bên cạnh sự chính xác kịp thờicòn cần phải có sự chuyên nghiệp, chủ động nắm, phân tích, đánh giá tình hình,kịp thời tham mưu cho lãnh đạo, luôn chủ động đổi mới, nâng cao chất lượng,hiệu quả công tác tham mưu trong cơ quan tổ chức

Là sinh viên khoa quản trị văn phòng tôi mong muốn trau dồi kiến thứcthực tế hơn nữa về ngành nghề mình đang theo học, nghiên cứu và có cái nhìnsâu sắc hơn, chuyên nghiệp hơn về công tác Văn phòng tại cơ quan nhà nước, vàđặc biệt là công tác tham mưu tổng hợp trong quản trị văn phòng là lí do tôi lựa

chọn đề tài : “Công tác tham mưu tổng hợp tại văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình”

2 Lịch sử nghiên cứu

Đã có nhiều bài viết nghiên cứu về chủ đề tham mưu-tổng hợp trong quảntrị văn phòng

3 Mục tiêu nghiên cứu

Để hiểu được tầm quan trọng của công tác tham mưu tổng hợp của vănphòng trong các cơ quan hành chính nhà nước

Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ cũng như những lĩnh vực văn phòng đảmnhiệm

Tìm hiểu để có cái nhìn thực tế, sâu sắc hơn về ngành nghề mình theo

học Để đóng góp một vài giải pháp giúp cho văn phòng cơ quan thực hiện tốthơn công tác tham mưu tổng hợp của mình.

Góp phần nâng cao công tác tham mưu-tổng hợp trong quản trị văn phòngcủa cơ quan UBND huyện Nguyên Bình nói riêng và cho nghành Quản trị vănphòng nói chung

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu về chức năng nhiệm vụ của cơ quan UBND huyện NguyênBình, văn phòng HĐND-UBND

Nghiên cứu thực trạng tình hình tham mưu tổng hợp của văn phòng trongcác lĩnh vực công tác cụ thể:

Tham mưu trong việc xây dựng chương trình kế hoạch co cơ quan, thammưu trong công tác tổ chức các cuộc hội họp, tham mưu trong công tác văn thưlưu trữ, công tác quản trị thiết bị, công tác xây dựng quy chế và tổ chức thựchiện các quy chế

Công tác tổng hợp thông tin, thu thập thông tin, xử lí và cung cấp thôngtin, phân tích thông tin

Nghiên cứu để đưa ra tình hình thực tế khách quan nhất và đóng góp một

số biện pháp nâng cao công tác tham mưu- tổng hợp trong văn phòng cơ quannói chung

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu – tổng hợp của văn phòngHĐND-UBND huyện Nguyên Bình

Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình

6 Phương pháp nghiên cứu

Thu thập xử lí thông tin

Phương pháp quan sát

Phương pháp đánh giá

Phỏng vấn

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I

LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU - TỔNG HỢP 1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan đơn vị là nơi thuthập cung cấp truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí, là nơi chăm lomọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của mỗi

cơ quan tổ chức

1.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng có hai chức năng chính là chức năng tam mưu và chức năng

tổng hợp

- Tham mưu – tổng hợp: Tư vấn đóng góp ý kiến cho lãnh đạo, thống kê

xử lí và tập hợp nhiều vẫn đề

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản

lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt độngcủa họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phảitinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chínhxác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhàquản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết

là công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phầntìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tậpthể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan,đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác nàyđược thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tinbên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo nhữngnguyên tắc trình tự nhất định

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụthể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như côngnghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán…

Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ởtừng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắcphục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từcác bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trìnhhoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở cácphương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ Như vậy văn phòng vừa là nơithực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiếncủa các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị

- Chức năng hậu cần:

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng là bộ phận cung cấp, bốtrí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả

Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phươngtiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các

cơ quan, đơn vị chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạtđộng của công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnhđạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độclập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phảitồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị

1.3.Nhiệm vụ của văn phòng

Nhiệm vụ chính của văn phòng:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiệnchương trình đó ; bố trí ; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,năm của cơ quan ;

- Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan ; đề xuất, kiến nghịcác biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng;

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm

về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành ;

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ ; giải quyết các văn thư, tờ trìnhcủa các đơn vị và cá nhân theo quy chế cơ quan ; tổ chức theo dõi việc giảiquyết các văn thư và tờ trình đó ;

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong côngtác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơquan, tổ chức khác, cũng như với nhân dân nói chung ;

- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiếnphân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm ; chitrả tiền lương, tiền thưởng chi tiêu nhiệm vụ theo chế độ của nhà nước và quyếtđịnh của thủ trưởng ;

- Mua sắm trang thiết bị ; xây dững cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vậtchất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan ; bảo đảm các yêu cầu hậu cầncho hoạt động và công tác của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khẻo; bảo vệ trật tự, antoàn cơ quan ; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, lễ tân, tiếp khách một cáchkhoa học và văn minh ;

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong vănphòng từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng ; chỉ đạo hướngdẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp dưới hoặc các đơn vị chuyên môn

ki cần thiết

1.4 Vai trò của văn phòng trong công tác tham mưu-tổng hợp

Văn phòng là bộ phận trực tiêp đảm nhiệm việc tham mưu-tổng hợp cholãnh đạo cơ quan, đó cũng chính là một chức năng chính, quan trọng của vănphòng Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan xây dựng kế hoạch công tác,xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quy chế, tổ chức quản lí và thực hiệncông tác văn thư lưu trữ, tổng hợp thồn tin, tông hợp các lĩnh vực khác

Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan giúp cho lãnh đạo cơ quangiảm bớt gánh nặng công việc, giúp thủ trưởng cơ quan có được những thông tinnhanh chóng , chính xác và hiệu quả nhất phục vụ cho hoạt động quản lí của cơquan tổ chức Bên cạnh đó nâng cao hoạt động công tác của cơ quan một các

hiệu quả.

Ngoài ra văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện:tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân;tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện về công tác dân tộc; tham mưu choChủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân;cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủyban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹthuật cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

 Mối quan hệ giữa tham mưu và tổng hợp:

Hoạt động tổng hợp là cơ sở để tiến hành hoạt động tham mưu Chứcnăng tham mưu chỉ đạt kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp được thực hiện chínhxác đầy đủ và kịp thời

Chức năng tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ qua lại tác động và hỗtrợ lẫn nhau:

1.5 Khái niệm chương trình kế hoạch

-Khái niệm chương trình

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công táchoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhànước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định

Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc raquyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Sau khi đã được phê duyệthoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiệnnghiêm túc

- Khái niệm kế hoạch

Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nóichung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch

Quyết định quản lí

Tổng hợpTham mưu

thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạchdài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm ); kế hoạch trung hạn (2 - 3 năm), kế hoạchngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý).

1.6 Khái niệm hội họp

- Hội họp: Hội họp là hoạt động thường xuyên của cơ quan tổ chức Đó là

hoạt động tập hợp các thành viên theo một hình thức nhất định trong khoảngkhông gian và thời gian nhất định nhằm giải quyết các vấn đề của cơ quan.Đồng thời đây chính là một hình thức quản lí, lãnh đạo điều hành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan và văn phòng

Gồm có 4 hình thức hội họp:

- Đại hội: Là hình thức hội họp mà các cơ quan làm việc theo chế độ tậpthể trong các nhiệm kỳ thường sử dụng

- Hội nghị : Là hình thức hội họp mà các cơ quan, tổ chức thường sử dụng

để triển khai công việc, quán triệt chỉ đạo cấp trên, sơ kết, tổng kết và một sốtrường hợp khác

- Hội thảo: Là hoạt động hội họp mà các cơ quan, tổ chức thường sử dụngnhằm trao đổi, phổ biến, thông tin dùng để phổ biến cho các trường hợp phổbiến kiến thức mới, trao đổi kinh nghiệm hoặc đánh giá thực trạng Qua đónhằm giúp các thành viên tham gia, đổi mới tư duy, có cách nhìn mới về nhữngvấn đề đang đặt ra

- Cuộc họp: Là hình thức hội họp diễn ra thường xuyên trong bất kỳnhững trường hợp nào

1.7 Khái niệm tổng hợp trong quản trị văn phòng

Tổng hợp trong quản trị văn phòng là thống kê phân tích và xử lí nhiềuvấn đề liên quan đến hoạt động quản lí để tham mưu cho lãnh đạo

1.8 Công tác văn thư- lưu trữ

 Công tác văn thư là các công việc có liên quan đế n công văn giâý tờ ,bắt đầu từ khi soạn thảo hay từ khi tiếp nhận.đến khi giải quyết xong công việc ,lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của các cơ

quan tổ chức các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năngnhiệm vụ của mình cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủchương chính sách phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi liên hệ phối hợpcông tác, ghi lại những sự kiện hiện tượng sảy ra trong hoạt động hằng ngày của

tổ chức mình

Đặc biệt đối với văn phòng cấp ủy là cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy tổchức điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụlãnh đạo

Nội dung của công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo văn bản, quản lí và tổchức văn bản đến, văn bản đi, quản lí con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ và lưutrữ cơ quan

-Soạn thảo và ban hành văn bản gồm:

Soạn thảo văn bản

Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;

Đánh máy, nhân bản văn bản;

Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;

Ký văn bản

Ban hành văn bản

- Quản lý văn bản đến

Bước 1 Tiếp nhận văn bản đến

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Bước 3 Trình, chuyển giao văn bản đến

Bước 4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản

- Quản lý văn bản đi

Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuậttrình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;

Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);

Đăng ký văn bản đi;

Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;

Lưu văn bản đi

- Quản lí vào bảo quản con dấu

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Tài liệu lưu trữ gồm các bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp có giátrị thực tiễn, giá trị lịch sử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,được lựa chọn và bảo quản tại lưu trữ cơ quan

- Nhiệm vụ của lưu trữ

Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các bộ phận và cá nhân trong đơn vị lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;

Thu nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ;

Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ thống kê tra cứu;Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

Thực hiện báo cáo, thống kê định kỳ và đột xuất theo quy định của Nhànước và của Bộ;

Ứng dụng công nghệ tin học vào công tác lưu trữ

Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho và các trang thiết bị lưu trữ

1.9 Quy chế trong cơ quan hành chính nhà nước

Quy chế là hệ thống các điều khoản được quy định thành văn bản về chế

độ hoạt động thống nhất của tổ chức, cơ quan, đơn vị; do tổ chức, cơ quan cóthẩm quyền phê duyệt nhằm tăng cường kỷ luật, kỷ cương, nâng cao tinh thầntrách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và chất lượng công tác của tổchức, cơ quan, đơn vị đó Đây là văn bản mang tính nguyên tắc với những điều

khoản quy định thành chế độ để mọi người chấp hành, nhằm hoàn thành nhữngcông việc theo chức trách nhiệm vụ được giao.

Mọi cơ quan, tổ chức khi thành lập đều được xác định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Cơ quan, tổ chức, đơn vị bước vào hoạt độngnghĩa là nó bắt đầu sống trong một không gian pháp luật và các mối quan hệ rất

đa dạng, phong phú và thậm chí khá phức tạp không chỉ bên trong cơ quan, tổchức mà còn các mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở bên ngoài

Để cơ quan, tổ chức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật,thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết cơ quan, tổ chức đơn

vị đó phải có những quy định quy ước bắt buộc phải tuân thủ trong hoạt độngthực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ đểgiải quyết công việc

Các quy định, quy ước, quy chế, nội quy, quy tắc ứng xử, quy tắc đạo đứcnghề nghiệp điều chỉnh quan hệ xử sự cụ thể bên trong và quan hệ giữa cơ quan,

tổ chức đơn vị, công chức viên chức, nhân viên với nhau và với cơ quan, tổ chức

và công dân gồm: Quy chế làm việc; Nội quy của cơ quan; Quy tắc ứng xử củacông chức, viên chức; Quy tắc đạo đức nghề nghiệp…

- Vị trí của quy chế

Quy chế làm việc; Nội quy của cơ quan; Quy tắc ứng xử của công chức,viên chức; Quy tắc đạo đức nghề nghiệp… là hệ thống văn bản điều chỉnh chủyếu mối quan hệ trong nội bộ cơ quan, tổ chức, có tính chất bắt buộc thi hànhđối với cán bộ, công chức trong các cơ quan hành chính Tùy theo vị trí của từng

cơ quan, tổ chức, đơn vị mà quy chế được ban hành hoặc là văn bản quy phạmpháp luật hoặc là văn bản hành chính

- Ý nghĩa của quy chế

Các quy định, quy ước, quy chế, nội quy, quy tắc ứng xử, quy tắc đạo đứcnghề nghiệp mang ý nghĩa điều chỉnh quan hệ xử sự cụ thể bên trong và quan hệgiữa cơ quan, tổ chức đơn vị, công chức viên chức, nhân viên với nhau và với cơquan, tổ chức và công dân Hướng dẫn hành vi của mọi công chức, viên chức, từngười đứng đầu đến nhân viên nhằm tạo nên những nguyên tắc, nề nếp, công

khai, minh bạch, và là nền tảng của văn hóa công sở; giúp hạn chế các tiêu cực,tham nhũng, lãng phí trong cơ quan, tổ chức, đơn vị, góp phần nâng cao chấtlượng hoạt động, vị thế và uy tín của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Tiểu kết: Những cơ sở lí luận được nêu ở chương 1 sẽ là căn cứ để đánh

giá thực trạng tổ chức thực hiện công tác tham mưu – tổng hợp của văn phòngHĐND-UBND huyện Nguyên Bình

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN

PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN NGUYÊN BÌNH 2.1.Giới thiệu sơ lược về cơ quan UBND huyện Nguyên Bình

2.1.1 Lịch sử hình thành

Cao Bằng là một tỉnh vùng núi biên giới phía Đông Bắc của Tổ Quốc,Tỉnh Cao Bằng có diện tích đất tự nhiên là 6.690,72 km², là cao nguyên đá vôixen lẫn núi đất, có độ cao trung bình trên 200 m, vùng sát biên có độ cao từ 600-1.300 m so với mặt nước biển Rừng núi chiếm hơn 90% diện tích toàn tỉnh tỉnhCao Bằng có tất cả 1 thành phố và 12 huyện, thị trấn

Trong đó Nguyên Bình là một huyện thuộc miền Tây của tỉnh, cách trungtâm tỉnh lị khoảng 45 km về phía Tây theo đường Quốc lộ 34 , là huyện miềnnúi vùng cao của tỉnh Cao Bằng; Có nhiều anh em dân tộc chung sống vớinhững nét bản sắc vô cùng phong phú; Huyện Nguyên Bình phân chia thành 20đơn vị hành chính bao gồm 18 xã: Minh Tâm, Bắc Hợp, Lang Môn, MinhThanh, Tam Kim, Hoa Thám, Thịnh Vượng, Thể Dục, Thái Học, Quang Thành,Hưng Đạo, Thành Công, Phan Thanh, Mai Long, Ca Thành, Vũ Nông, TriệuNguyên, Yên Lạc và hai thị trấn: Nguyên Bình, Tĩnh Túc

Uỷ ban nhân dân huyện được thành lập theo Quyết định thành lập của

Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng Hoạt động dưới sự chỉ đạo của Đảng ủy, Uỷban nhân dân huyện, xuất phát điểm là một cơ quan còn non nớt, thuộc vùng dânchí thấp điều kiện học tập, đào tạo của cán bộ cơ quan còn gặp không ít khókhăn tuy nhiên cùng với sự cố gắng nỗ lực quyết tâm cao đội ngũ cán bộ, côngchức, viên chức cơ quan đã không ngừng đưa huyện nhà phát triển

Nhiều năm qua Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình tích cực phấn đấuthi đua dành nhiều thành thích cao trong toàn tỉnh Bên cạnh đó không ngừngđổi mới, đưa ra những chương trình kế hoạch canh tác, tiến đến xây dựng nôngthôn mới trên khắp các xã trên địa bàn huyện Nâng cao dân trí, ứng dụng khoahọc công nghệ vào lao động sản xuất, Bên cạnh đó Uỷ ban nhân dân huyện chútrọng xây dựng trường học cho học sinh vùng sâu vùng xa, nhiều ngôi trường

được xây dựng tu bổ khang trang hơn.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình

Ủy ban nhân dân huyện gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên

Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện gồm các Ủy viên là người đứng đầu cơquan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủyviên phụ trách công an

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện gồm có các phòng và

cơ quan tương đương phòng

 Lãnh đạo UBND huyện Nguyên Bình

TT Họ và tên Chức vụ, đơn vị công tác Số điện thoại

1 Đinh Văn Phồn Chủ tịch UBND huyện CQ:3.872.114

2 Nông Văn Trường Phó Chủ tịch UBND huyện CQ: 3872132

3 Nông Quốc Hùng Phó Chủ tịch UBND huyện CQ:3872031

 Thành viên UBND huyện Nguyên Bình

TT Họ và tên Chức vụ, đơn vị công tác Số điện thoại

2 Lãnh Thị Muôn Trưởng phòng Tài chính – Kế hoạch CQ:

3 Hoàng Văn Hướng Trưởng Công an huyện CQ:

4 Nguyễn Đức Trường Chánh Văn phòng HĐND và UBND

huyện

CQ: 0263872201

 Các phòng ban thuộc Uỷ ban nhân dân

1 Văn phòng HĐND và UBND huyện 0263 872 104

4 Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn 0263 872 484

6 Phòng Tài nguyên – Môi trường 0263 872 108

8 Phòng Lao động thương binh và xã hội 0263 872 118

15 Trạm Khuyến nông – Khuyến lâm 0263 872 744

16 Đài Truyền thanh – Truyền hình 0263 872 194

17 Ban Quản lý Dự án đầu tư và xây dựng 0263 872 229

2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện

Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình do Hội đồng nhân dân huyện bầu là

cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhànước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình được áp

dụng thực hiện theo Luật tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13

“Điều 28 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quyđịnh tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này

và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện

2 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện

3 Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triểnkinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựngđiểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tàinguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiênnhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật

4 Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp

và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chínhsách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hànhchính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy địnhcủa pháp luật

5 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủyquyền

6 Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khácthực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.”

2.2 Thực trạng công tác tham mưu- tổng hợp của văn phòng UBND huyện Nguyên Bình

HĐND-2.2.1 Thực trạng công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình

2.2.1.1 Thực trạng công tác tham mưu xây dựng chương trình kế hoạch của Văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình

 Văn phòng cơ quan tham mưu trong việc xác định các nội dung trọngđiểm cần tập trung giải quyết:

Trước khi thực hiện bất cứ chương trình kế hoạch gì của cơ quan, vănphòng HĐND-UBND huyện cũng xác định rõ những nội dung công việc, cũngnhư làm sao để đạt được mục tiêu mà công việc mà cơ quan cần tiến hành thựchiện

Việc xác định nội dung công việc giúp cho người thực hiện nắm bắt đượctoàn bộ yêu cầu công việc sắp diễn ra,công việc đó là công việc gì và được thựchiện như thế nào

Như vậy sau khi đã xác định được mục tiêu công việc một cách đúng đắnnhất thì Văn phòng cơ quan tổ chức xác định nội dung công việc, nội dung côngviệc được xác định dựa trên những phân tích đánh giá cụ thể để đưa ra, việc xácđịnh nội dung công việc đúng hướng sẽ giúp cho công việc được tổ chức mộtcách tốt nhất

Để tổ chức và thực hiện mục tiêu của cơ quan một cách hiệu quả thì Vănphòng cơ quan xác định lựa chọn được mục tiêu đúng đắn phù hợp là quantrọng nhất, khi xác định được mục tiêu tiên quyết có nghĩa là đã vạch đường mũitên để đi đến cái đích cuối cùng, bên cạnh đó là cách giải pháp để thực hiện mụctiêu, giải pháp đúng đắn sẽ đem lại kết quả tốt nhất mà không mất thời gian, tiềncủa công sức quá nhiều

Văn phòng cơ quan UBND huyện tổ chức thực hiện các bản kế hoạch chitiết cụ thể về những công việc cụ thể cần làm trước và những công việc cần làmsau, hay nói cách khác là quy trình để tổ chức thực hiện mục tiêu nó

 Văn phòng HĐND-UBND tham mưu trong việc phân công các đơn vịthực hiện chương trình kế hoạch

Nguồn lực và việc phân công thực hiện một chương trình kế hoạch đượcvăn phòng HĐND-UBND cho là yếu tố quan trọng trong việc thực hiệncôngviệc Một khi nguồn lực được tổ chức và sử dụng hiệu quả và phân công tổ chứccông việc hợp lí nghĩa là công việc đã có những bước đầu thành công

Việc xác định và phân chia công việc để thực hiện mục tiêu tại cơ quan

UBND huyện Nguyên Bình được thực hiện khá hiệu quả Văn phòng cơ quan tổchức xác định nguồn lực thực hiện công việc như sau:

Tùy thuộc vào tính chất của công việc mà văn phòng HĐND-UBND xácđịnh phân chia các côn việc sao cho phù hợp

Bộ phận được phân chia để thực hiện công việc, đối với những công việc

có khối lượng lớn đòi hỏi nhân sự nhiều và trình độ chuyên môn cao thì vănphòng xác định ra những nhân sự nào phù hợp với công việc và số lượng nhân

sự, còn phụ thuộc vào số lượng nhân sự trong cơ quan mà thực hiện xác định saocho phù hợp

 Dự kiến các nguồn lực thực hiện chương trình, kế hoạch của cơ quan Văn phòng HĐND-UBND tổ chức xác định nguồn lực để thực hiện baogồm nhân sự, tài chính, thời gian…

Nhân sự được xác định để thực hiện một chương trình kế hoạch được vănphòng cơ quan lên kế hoạch phân công cụ thể dựa và năng lực và khả năng củanhân sự đó , văn phòng cơ quan có sự bố trí phù hợp cho mỗi công việc chấtlượng nguồn nhân sự được thể hiện qua trình độ năng lực, kinh nghiệm và sựhiểu biết bên cạnh đó những nét đặc trưng về thể lực, trí lực, tay nghề, năng lựcthực hiện công việc, mức độ thành thạo trong công việc, phẩm chất đạo đức, ýthức về trách nhiệm cá nhân với công việc

Văn phòng cơ quan HĐND-UBND có vai trò trong việc xác định nguồnlực tài chính, tài chính là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện một công việc.trước khi tiến hành công việc phải xác định được tài chính phải chi trả cho côngviệc đó để có thể thuận lợi cho việc chuẩn bị và phối hợp với các bộ phận khácnhư kế toán để thực hiện, xem xét khả năng tài chính của cơ quan có thể đảmbảo thực hiện hay không

Bên cạnh đó là các yếu tố về vật lực khác, văn phòng cơ quan xác định cụthể những công cụ, phương tiện đầy đủ để sẵn sàng cho việc thực hiện mục tiêu

đó hiệu quả nhất Trong lĩnh vực hoạch định trang thiết bị, khoa học kĩ thuậtcũng là yếu tố có ảnh hưởng quan trọng đến toàn bộ tiến trình tổ chức hoạchđịnh, thiếu những trang thiết bị về cơ sở vật chất cơ quan không thể tổ chức,

soạn thảo, thực hiện và kiểm soát hoạch định có hiệu quả Một trong những conđường hoàn thiện và nâng cao chất lượng của công tác hoạch định đó là hoànthiện cơ sở vật chất - kỹ thuật của nó.

Với sự tiến bộ vượt bậc của điện tử, tin học và truyền thông, có thể nóikhông có lĩnh vực hoạch định nào mà không chịu ảnh hưởng của những yếu tốphát triển như vũ bão này Không chỉ có vậy tiến bộ khoa học kỹ thuật còn làmthay đổi tận gốc rễ các quá trình tổ chức và thực hiện công tác hoạch định.Nghiên cứu và tìm ra phương pháp ứng dụng khoa học kỹ thuật để hoàn thiệncông tác tổ chức thực hiện và kiểm soát hoạch định là một trong những nhiệm

vụ quan trọng của cơ quan

 Văn phòng cơ quan UBND huyện Nguyên Bình tham mưu đề xuất giảipháp và dự kiến kết quả của chương trình kế hoạch

Văn phòng HĐND-UBND huyện tổ chức thực hiện việc thu thập thôngtin liên quan đến chương trình, kế hoạch của cơ quan để xây dựng các giải pháphiệu quả và phù hợp nhất để đưa vào thực hiện Việc thu thập thông tin để xâydựng giải pháp được văn phòng cơ quan thực hiện từ rất nhiều nguồn khác nhaunhư đọc báo cáo, tham dự cuộc họp, các thông tin thu thập được phân tích xử lý

để xác định những cơ hội hoặc những vấn đề cần giải quyết hoặc để có một sựhiểu biết đầy đủ về đặc tính của công việc trước khi đưa ra giải pháp hoạch định

Văn phòng cơ quan thực hiện việc đề xuất các giải pháp tốt nhất tối ưunhất cho việc thực hiện chương trình kế hoạch, bên cạnh đó là vệc đánh giá côngviệc Xác định các phương pháp kiểm tra đánh đảm bảo có thể kiểm tra đượcchất lượng công việc, tiến độ thực hiện công việc

2.2.1.2 Thực trạng công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND trong công tác tổ chức hội họp

 Văn phòng cơ quan HĐND-UBND huyện Nguyên Bình có vai trò thammưu trong việc chuẩn bị tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan

Trước hết văn phòng tổ chức xác định các mục tiêu, yêu cầu của hội họp:Trước khi tổ chức các cuộc hội họp cơ quan đều xác định các mục tiêu vànhững yêu cầu cụ thể cho từng công việc để có thể đảm bảo chất lượng mộtcuộc hội họp

Cơ quan nhận định việc tổ chức xác định mục tiêu yêu cầu cho một buổihọp là hết sức cần thiết và được cơ quan này tiến hành làm bước đầu tiên chomọi công việc chuẩn bị tổ chức cuộc họp.Có mục tiêu rõ ràng thì mới khuyếnkhích được người khác tham dự, khiến các cán bộ công chức cơ quan có được sựtập trung cao độ và đảm bảo nhận được những ý kiến tích cực,là việc cần thiếtbởi vìngười tham gia cũng như đại biểu dự họp cần phải biết cuộc họp nhắm đếnvấn đề gì, mục tiêu nó hướng đến ra sao Mục tiêu cũng sẽ giúp cuộc họp tậptrung vào trọng điểm.bBên cạnh đó văn phòng xác định nội dung của một buổihọp giúp cho người tham gia, và người trực tiếp tổ chức cuộc họp nắm bắt đượctoàn bộ yêu cầu buổi họp sắp diễn ra, những vấn đề, sự việc mà cuộc họp đề cập

và được bàn bạc thảo luận, thực hiện như thế nào Việc xác định nôi dung cuộchọp được cơ quan tổ chức thực hiện trước khi tiến hành các cuộc hội họp, đâycũng là một bước được đánh giá không kém phần quan trọng trong việc chuẩn

bị hội họp, giúp xem xét tất cả các vấn đề liên quan đến buổi họp như điều kiệnkhách quan, tình hình thực tế của tổ chức, các văn bản liên quan tới buổi họp

Lấy đó làm cơ sở để chuẩn bị đưa ra những phương án giải quyết vấn đề,phân tích rõ ưu nhược điểm của từng phương án Lấy ý kiến , trao đổi trực tiếpvới cá nhân có trách nhiệm hoặc liên quan đến cuộc họp

Tham mưu xây dựng kế hoạch cho hội họp Việc lập kế hoạch để tổ chứcthực hiện một cuộc họp được văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bìnhchú trọng thực hiện và xem là một việc quan trọng đầu tiên không thể thiếu khitiến hành tổ chức cuộc họp.Do vậy văn phòng cơ quan sẽ tham mưu để xây

dựng kế hoạch cho các buổi hội họp.

Về chuẩn bị kinh phí , kế toán cơ quan tiến hành lập dự trù kinh phí để

tổ chức cuộc hội họp một cách cụ thể, chi tiết Cụ thể như kinh phí cho việc sắmsửa các vật dụng cần thiết phục vụ cho hội họp, kinh phí cho việc mua sắm hoa,quà tặng, nước phục vụ cho buổi hội họp, chuẩn bị tạm ứng ứng phí để muasắm, chuẩn bị cho buổi hội họp, phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳtrước mới được nhận tạm ứng kỳ sau, kế toán Văn phòng của HĐND-UBNDchịu trách nhiệm mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng vàghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng Kinhphì là một yếu tố quan trọng trong việc chuẩn bị để tổ chức một cuộc hội họp

Chẩn bị cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật phục vụ các cuộc hội họp, tùy theo tính chất và quy mô cuộc họp mà cơ quan tổ chức chuẩn bị trang bị cơ

sở vật chất và phương tiện phục vụ cuộc họp phù hợp

Việc chuẩn bị các hợp đồng thuê loa đài máy chiếu phục vụ cho các đạihội, hội nghị quan trọng do văn phòng cơ quan trực tiếp đảm nhiệm Phươngtiện phục vụ cuộc họp gồm: Máy chiếu, hệ thống âm than , ánh sáng, micro

Chuẩn bị phòng ốc, địa điểm cho tổ chức hội họp cũng được phân côngthực hiện

Chuẩn bị các văn bản tài liệu có liên quan cho buổi hội họp Cơ quanphân công cho các bộ phận chuẩn bị một số văn bản tài liệu cho khách mời, đạibiểu để họ có thể tham khảo và nghiên cứu Chẩn bị chương trình nghị sự chocác buổi hội họp quan trọng và có quy mô lớn của cơ quan Chuẩn bị các giấymời và công văn mời gửi đến các cơ quan,bộ phận, cá nhân mời tham dự hộihọp của cơ quan Chuẩn bị các văn kiện tại hội nghị như chương trình, báo cáo,

tờ trình

 Sau khi cuộc họp kết thúc: Lập hồ sơ cuộc họp, việc lập hồ sơ cuộc họpđược Văn phòng cơ quan đảm nhiệm thực hiện Hồ sơ cuộc họp được sắp xếptheo đúng trình tự họp bao gồm : Kế hoạch, giấy mời, giấy triệu tập, danh sáchđại biểu, lời khai mạc, các báo cáo, tham luận, bài phát biểu lời bế mạc, nghịquyết cuộc họp, biên bản

Được công chức văn phòng trực tiếp tổ chức lập hồ sơ Việc lập hồ sơcuộc họp giúp cho cơ quan có thể dễ dàng thuận tiện hơn trong việc tra cứu lạicác tài liệu liên quan đến cuộc họp để làm căn cứ

Sau khi cuộc hội họp của cơ quan kết thúc, phải tiến hành các thủ tục bàngiao như bàn giao phòng họp, hội trường , bàn giao các phương tiện hỗ trỡ hộihọp như là loa đài máy chiếu micro và hoàn ứng các khoản tạm ứng trước

Bên cạnh đó văn phòng thực hiện tham mưu tổ chức thực hiện các nộidung công việc, sau cuộc họp

Văn phòng cơ quan đã thực hiện tham mưu trong việc tổ chức các cuộchọp khá hiệu quả, đúng với quy trình và được đánh giá cao

2.2.1.3 Thực trạng công tác tham mưu của Văn phòng HĐND-UBND trong công tác văn thư - lưu trữ

 Văn phòng cơ quan tham mưu cho lãnh đạo trong việc quản lí, giảiquyết văn bản đến Đôn đốc kiểm tra việc giải quyết đúng tiến độ

Văn bản đến sau khi được gửi đến văn thư cơ quan sẽ được văn thư cơquan phân loại và bóc bì văn bản, văn thư cơ quan phải kiểm tra sơ bộ về số lượng,tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong ,đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đốichiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Đối với những văn bản đến khôngthuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu đến mà được chuyển chođơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết

Sau đó trình cho Chánh văn phòng thực hiện tham mưu giúp cho lãnh đạo

xử lí, đôn đốc văn bản đến thông qua việc tổ chức nghiên cứu văn bản và cho ýkiến chỉ đạo phân phối và giải quyết văn bản đến những cơ quan, đơn vị liênquan trực tiếp để thực hiện và đến cấp trên để báo cáo , căn cứ vào nội dung củavăn bản đến, quy chế làm việc của cơ quan, và kế hoạch công tác được giao chocác đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết Đốivới văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõđơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giảiquyết của mỗi đơn vị, cá nhân

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm