Công tác quản trị trang thiết bị văn phòng tại Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3 4. Mục tiêu nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Đóng góp của đề tài 4 7. Cấu trúc của đề tài 4 PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN 5 1.1. Lịch sử hình thành 5 1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động công ty 6 1.2.1. Cơ cấu tổ chức 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ 6 1.2.3. Hoạt động của công ty 11 Tiểu kết 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN 13 2.1. Khái niệm và quy định về công tác quản trị trang thiết bị văn phòng 13 2.1.1. Khái niệm 13 2.1.2. Quy định về công tác quản trị trang thiết bị văn phòng 14 2.2. Vai trò và ý nghĩa của công tác quản trị trang thiết bị văn phòng 15 2.3. Các loại trang thiết bị văn phòng 16 2.3.1. Thiết bị truyền thông 16 2.3.2. Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu 16 2.3.3. Các trang thiết bị văn phòng khác 16 2.4. Nội dung công tác quản trị trang thiết bị văn phòng 16 2.4.1. Tổ chức quản lý quá trình hình thành trang thiết bị 16 2.4.2. Thanh lý trang thiết bị 18 2.4.3. Tổ chức sử dụng và quản lí trang thiết bị 19 2.4.4. Tổ chức sửa chữa trang thiết bị 19 2.4.5. Thống kê tài sản, trang thiết bị 19 2.5. Thực trạng công tác quản trị trang thiết bị văn phòng tại Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên 20 2.5.1. Tổ chức bộ phận quản lý trang thiết bị 20 2.5.2. Tổ chức mua sắm trang thiết bị 22 2.5.2.1. Nguồn kinh phí 22 2.5.2.2. Hình thức mua sắm 22 2.5.2.3. Quy trình mua sắm trang thiết bị văn phòng tại Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên 23 2.5.3. Tổ chức thanh lý trang thiết bị 25 2.5.4. Tổ chức sử dụng, bảo quản và quản lí trang thiết bị văn phòng 27 2.5.4.1. Bộ phận thực hiện 27 2.5.4.2. Nội quy, quy chế sử dụng, bảo quản và quản lí trang thiết bị văn phòng 27 2.5.5. Tổ chức sửa chữa trang thiết bị 28 2.5.6. Thống kê tài sản, trang thiết bị 31 Tiểu kết 33 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN 34 3.1. Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của công tác quản lý trang thiết bị 34 3.1.1. Ưu điểm 34 3.1.2. Nhược điểm 34 3.2. Đề xuất giải pháp 36 Tiểu kết 45 KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 PHỤ LỤC 48

LỜI CẢM ƠN Trong thời kỳ khoa học công nghệ phát triển, việc ứng dụng thành tựu, phát minh sáng chế kỹ thuật vào mặt đời sống xã hội, có hoạt động quản lý ngày phổ biến công tác quản trị văn phòng Đó khơng đơn việc đưa vào sử dụng loại máy móc trang thiết bị để giảm bớt sức lao động, nâng cao hiệu cơng việc mà kết nối hai chiều, tác động chủ thể quản trị - nhà quản trị văn phòng lên đối tượng quản trị-máy móc, thiết bị Là nhà quản trị văn phòng tương lai, tơi ý thức vai trò, tầm quan trọng trang thiết bị văn phòng, trọng tới cơng tác quản trị trang thiết bị văn phòng Bởi vậy, hướng dẫn Thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường, chọn nghiên cứu đề tài “Công tác quản trị trang thiết bị văn phòng Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên” Đề tài nghiên cứu tơi vào nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề không xa lạ với nhà quản trị văn phòng lại mẻ nhà nghiên cứu khoa học khác Chính vậy, tìm hiểu cơng tác quản trị trang thiết bị văn phòng, tơi gặp khơng khó khăn nguồn tư liệu, sở khoa học đề tài Tuy nhiên, nhận giúp đỡ, dạy nhiệt tình cán bộ, cơng chức Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên Tôi xin cảm ơn tập thể cán bộ, công nhân viên Công ty TNHH Hồ Tây thành viên nhiệt tình hướng dẫn, hỗ trợ cung cấp thông tin liên quan đến đề tài nghiên cứu Qua đây, xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường Thầy đồng hành hướng dẫn tơi hồn thành tốt đề tài nghiên cứu Trải qua thời gian dài nghiên cứu, tơi hồn thành cơng trình nghiên cứu “Cơng tác quản trị trang thiết bị văn phòng Công ty TNHH Hồ Tây thành viên” Tôi hi vọng nguồn tư liệu hữu ích cho nhà quản trị văn phòng tương lai Cơng ty Trong q trình nghiên cứu, tơi khó tránh khỏi thiếu sót hạn chế, vậy, tơi hi vọng nhận phản hồi từ phía độc giả để hồn thiện cơng trình nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Nhàn LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Cơng tác quản trị trang thiết bị văn phòng Công ty TNHH Hồ Tây thành viên” kết nghiên cứu khoa học riêng tơi Ngồi số thơng tin, tài liệu trích dẫn từ nguồn sách báo đề tài tơi khơng có chép kết nghiên cứu khoa học tác giả khác Nếu phát có sai phạm quyền nghiên cứu, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài .4 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động công ty 1.2.1 Cơ cấu tổ chức 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.3 Hoạt động công ty .11 Tiểu kết 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN .13 2.1 Khái niệm quy định công tác quản trị trang thiết bị văn phòng .13 2.1.1 Khái niệm 13 2.1.2 Quy định công tác quản trị trang thiết bị văn phòng 14 2.2 Vai trò ý nghĩa công tác quản trị trang thiết bị văn phòng 15 2.3 Các loại trang thiết bị văn phòng 16 2.3.1 Thiết bị truyền thông 16 2.3.2 Thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu 16 2.3.3 Các trang thiết bị văn phòng khác .16 2.4 Nội dung cơng tác quản trị trang thiết bị văn phòng 16 2.4.1 Tổ chức quản lý trình hình thành trang thiết bị 16 2.4.2 Thanh lý trang thiết bị .18 2.4.3 Tổ chức sử dụng quản lí trang thiết bị 19 2.4.4 Tổ chức sửa chữa trang thiết bị 19 2.4.5 Thống kê tài sản, trang thiết bị 19 2.5 Thực trạng công tác quản trị trang thiết bị văn phòng Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên 20 2.5.1 Tổ chức phận quản lý trang thiết bị .20 2.5.2 Tổ chức mua sắm trang thiết bị 22 2.5.2.1 Nguồn kinh phí .22 2.5.2.2 Hình thức mua sắm 22 2.5.2.3 Quy trình mua sắm trang thiết bị văn phòng Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên .23 2.5.3 Tổ chức lý trang thiết bị 25 2.5.4 Tổ chức sử dụng, bảo quản quản lí trang thiết bị văn phòng .27 2.5.4.1 Bộ phận thực 27 2.5.4.2 Nội quy, quy chế sử dụng, bảo quản quản lí trang thiết bị văn phòng 27 2.5.5 Tổ chức sửa chữa trang thiết bị 28 2.5.6 Thống kê tài sản, trang thiết bị 31 Tiểu kết 33 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN 34 3.1 Đánh giá ưu điểm nhược điểm công tác quản lý trang thiết bị .34 3.1.1 Ưu điểm .34 3.1.2 Nhược điểm .34 3.2 Đề xuất giải pháp 36 Tiểu kết 45 KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .47 PHỤ LỤC 48 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 Chữ viết tắt UBND QTTB TSCĐ NSNN HC-QT CP CT QĐ TW TCQT HSC NĐ TNHH Chữ viết đầy đủ Uỷ ban nhân dân Quản trị thiết bị Tài sản cố định Ngân sách nhà nước Hành – Quản trị Chính phủ Chỉ thị Quyết định Trung ương Tài quản trị Tên viết tắt Cơng ty dịch vụ - sản xuất Hồ Tây Nghị định Trách nhiệm hữu hạn PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Tài sản, thiết bị quan bao gồm: nhà, đất, vật kiến trúc, phương tiện, trang thiết bị phòng làm việc, nhà ăn, nhà để xe, … nhằm phục vụ cho hoạt động quan, doanh nghiệp Trong quan, doanh nghiệp trang thiết bị, tài sản trang bị nhiều; chủng loại đa dạng phong phú Đặc biệt, trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn phòng, yếu tố quan trọng hỗ trợ nhân viên, cán Cơng ty hồn thành tốt nhiệm vụ Ví dụ, thay soạn thảo văn tay thời xa xưa ngày nhờ có máy vi tính ứng dụng hỗ trợ, nhân viên văn phòng trình bày văn cách nhanh chóng, đảm bảo tính thẩm mỹ Hoặc đơn giản công tác nhân tài liệu, trước kia, người ta phải dùng nhiều kỹ thuật ngày với số thao tác máy vi tính kết hợp với máy in máy phơ tơ, ta nhân văn bản, tài liệu với số lượng lớn, nhanh chóng xác Các trang thiết bị văn phòng quan trọng vậy, hữu ích nên để sử dụng cách hiệu tính tất trang thiết bị tài sản quan phải tiến hành cơng tác quản trị trang thiết bị văn phòng Những trang thiết bị phải quản lí chặt chẽ phải tính khấu hao tài sản hàng năm, phải tổ chức khai thác sử dụng bảo quản nhằm phát huy hiệu tối đa để nâng cao suất, chất lượng công việc quan, tổ chức Không cá nhân làm việc thiếu trang thiết bị, sở vật chất phụ trợ Do phải tiến hành quản lý tài sản để tăng suất lao động giảm thiểu chi phí khác cho quan, tổ chức, doanh nghiệp Quản trị trang thiết bị văn phòng đề tài nghiên cứu mẻ, lĩnh vực nghiên cứu trước chưa khai thác tìm hiểu kĩ Song thực tế lại có ý nghĩa vai trò to lớn, hoạt động khơng thể thiếu để trì hoạt động quan, tổ chức diễn bình thường Vì vậy, thực gây hứng thú niềm đam mê nghiên cứu Hơn nữa, thân sinh viên ngành Quản trị văn phòng, tơi mong muốn đóng góp cho ngành cơng trình nghiên cứu có giá trị tham khảo, ứng dụng thực tiễn Lựa chọn đề tài nghiên cứu công tác quản trị trang thiết bị văn phòng Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên, tơi muốn tìm hiểu mặt hoạt động chun mơn thuộc chức năng, nhiệm vụ văn phòng quản trị văn phòngchun ngành mà tơi đào tạo Do đó, nghiên cứu vấn đề giúp ích lớn cho việc nâng cao kiến thức chuyên ngành, lần tập dượt cho công việc sau đảm nhận Với lí trên, tơi chọn đề tài “Công tác quản trị trang thiết bị văn phòng Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên” Lịch sử nghiên cứu Nghiên cứu cơng tác quản trị trang thiết bị văn phòng nói chung công tác quản trị trang thiết bị văn phòng Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên nói riêng tính tới thời điểm chưa có cơng trình nghiên cứu cơng bố, chưa có nhà nghiên cứu khai thác đề tài Cơ sở pháp lý để thực nghiên cứu thông qua văn hướng dẫn quan trung ương, bao gồm: - Thông tư 89/2010/TT-BTC ngày 16/6/2010 Bộ Tài việc hướng dẫn chế độ báo cáo công khai quản lý, sử dụng tài sản nhà nước quan nhà nước, đơn vị nghiệp công lập, tổ chức giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước; - Thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 Bộ Tài việc hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng trích khấu hao tài sản cố định; - Thông tư 94/2006/TT-BTC ngày 09/10/2009 Bộ Tài việc hướng dẫn thực Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc quan cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; - Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc quan cán bộ, công chức, viên chức nhà nước Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị trang thiết bị văn phòng Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên - Phạm vi nghiên cứu: + Về thời gian: năm 2016 + Về không gian: Công ty TNHH Hồ Tây thành viên + Về nội dung: Công tác quản trị trang thiết bị văn phòng bao gồm: quản lý q trình hình thành, mua sắm trang thiết bị; quản lý khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị văn phòng; sửa chữa trang thiết bị; thống kê tình hình trang thiết bị; lý trang thiết bị văn phòng Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài sau: - Tìm hiểu vấn đề lí luận chung cơng tác quản trị trang thiết bị văn phòng khái quát Công ty TNHH Hồ Tây thành viên - Đánh giá thực trạng công tác quản trị trang thiết bị văn phòng Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên năm 2016 - Đề xuất giải pháp góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản trị trang thiết bị văn phòng Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, sử dụng phương pháp: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp quan sát; - Phương pháp vấn; - Phương pháp thống kê; - Phương pháp so sánh; - Phương pháp tổng hợp; - Phương pháp phân tích; - Phương pháp điểu tra bảng hỏi 39 40 41 42 43 Phần mềm quản lý nhân viên: máy chấm công (chấm vân tay): 44 45 46 47 Tiểu kết Chương đưa ưu điểm nhược điểm đề xuất giải pháp thực công tác quản trị thiết bị Công ty TNHH Hồ Tây thành viên Trong trình báo cáo tốt nghiệp này, tơi nhận hướng dẫn tận tình thầy Nguyễn Mạnh cường thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng, giúp đỡ nhiệt tình Ban lãnh đạo, cán nhân viên Công ty TNHH Hồ Tây thành viên Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn giúp đỡ quý báu 48 KẾT LUẬN Xã hội phát triển, mơ hình quản lý đại việc quản lý trang thiết bị văn phòng thể vai trò quan trọng Quản lý trang thiết bị văn phòng ngày khơng đơn việc trông coi vật dụng, máy móc, thiết bị quan Nó thực trở thành ngành khoa học quản lý với phần mềm tiên tiến, công cụ kiểm tra, theo dõi tối tân nhằm quản lý cách khoa học đồ dùng, trang thiết bị quan Công tác quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng cơng tác quản lý quan, doanh nghiệp nói chung Công ty TNHH Hồ Tây thành viên nói riêng Thực tốt cơng tác đóng góp khơng nhỏ đến việc đảm bảo cơng tác nghiệp vụ khác diễn trôi chảy, không bị gián đoạn công việc đảm bảo yếu tố suất lao động Qua q trình nghiên cứu cơng tác quản trị trang thiết bị văn phòng Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên nhận thấy, cơng tác quản trị trang thiết bị văn phòng tương đối khoa học có tính chun nghiệp Tuy nhiên, song song với mặt tích cực hạn chế tồn tại.Cần phát huy mặt tích cực có Bên cạnh đó, cần xây dựng phương án cụ thể để loại bỏ khiếm khuyết tồn 49 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài (2012) Thơng tư 68/2012/TT-BTC quy định việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm trì hoạt động thường xuyên quan nhà nước, tổ chức trị, Bộ Tài chính, Hà Nội Bộ Tài (2012) Cơng văn số 6923/BTC-QLCS việc hướng dẫn mua sắm tài sản từ nguồn NSNN theo nghị số 13/NQ-CP Bộ tài ngày 23/5/2012, Bộ Tài chính, Hà Nội Bộ Tài (2014) Thơng tư 184/2014/TT-BTC hướng dẫn việc quản lý, sử dụng, khai thác phần mềm quản lý đăng ký tài sản nhà nước, Bộ Tài chính, Hà Nội Bộ trưởng Bộ Tài (2008) Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC việc ban hành Chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định quan nhà nước, đơn vị nghiệp cơng lập tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước, Bộ Tài chính, Hà Nội Chính phủ (2007) Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội Chính phủ (2009) Nghị định số 52/2009/NĐ-CP Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội GS.TS Nguyễn Thành Độ (2005) Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb Lao động - Xã hội, Hà Nội Quốc hội (2008) Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước số 09/2008/QH12, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội Thủ tướng Chính phủ (2006) Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg việc ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc quan cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, Công báo ngày 18 tháng năm 2006 50 PHỤ LỤC Một số hình ảnh cơng ty (Phụ lục 1) 51 Hình ảnh máy chấm cơng (phụ lục 2) 52 Nội quy bảo vệ vào quan (phụ lục 3) 53 ... hồi từ phía độc giả để hồn thiện cơng trình nghiên cứu Tơi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Nhàn LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Công tác quản trị trang thiết bị văn phòng Cơng... ban nhân dân Quản trị thiết bị Tài sản cố định Ngân sách nhà nước Hành – Quản trị Chính phủ Chỉ thị Quyết định Trung ương Tài quản trị Tên viết tắt Công ty dịch vụ - sản xuất Hồ Tây Nghị định... NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN 1.1 Lịch sử hình thành Thực Chỉ thị 12 – CT/TW ngày 31/01/1987 Ban Bí thư TW Đảng Cơng tác tài tổ chức sản xuất kinh doanh xây dựng