Công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 4 1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 5 1.2 Khái quát chung về Bộ Lao động Thương binh và Xã hội. 7 1.2.1 Lịch sử hình thành 7 1.2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 8 Tiểu kết chương 1 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 12 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 12 2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 12 2.2 Tình hình công tác Văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 15 2.2.1 Công tác văn thư, lưu trữ 15 2.2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 21 2.2.3 Quản lí và giải quyết văn bản 21 2.2.4 Quản lí và sử dụng con dấu 25 2.2.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 27 2.2.6 Đội ngũ nhân sự 27 2.2.7 Bố trí, trang thiết bị văn phòng 29 Tiểu kết chương 2 31 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 32 3.1 Một vài nhận xét về công tác văn phòng tại Văn phong Bộ Lao động – Thương binh vã Xã hội 32 3.1.1 Ưu điểm 32 3.1.2 Nhược điểm 32 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh vã Xã hội 33 3.2.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác văn phòng 33 3.2.2 Đối với công tác văn thư lưu trữ, đội ngũ nhân sự, trang thiết bị văn phòng của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 33 Tiểu kết chương 3 34 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập làm đề tài tiểu luận nghiên cứu khoa học với đề tài “ Cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội” gặp nhiều khó khăn học tập thực đề tài nhờ có giúp đỡ giảng viên giảng dạy Tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân giảng dạy hướng dẫn chi tiết, tỉ mỉ, nhiệt tình giúp đỡ tơi nhiều q trình thực đề tài Tôi xin gửi lời chân thành cảm ơn Tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân nhiều giúp đỡ tạo tất điều kiện để tơi hồn thành đề tài tốt hiệu Đồng thời chân thành cảm ơn Bộ Lao động – Thương binh Xã hội nói chung Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội nói riêng tạo điều kiện hết mức cung cấp nhiều số liệu quan trọng có ích để tơi hồn thành đề tài cách tốt LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học riêng tự làm khơng ăn cắp hay gian lận đâu Mọi thông tin số liệu tơi thể trình bày cơng trình nghiên cứu khoa học hồn tồn trung thực, không giả dối MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .1 LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG .4 VÀ KHÁI QUÁT VỀ BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1.1Lý luận chung cơng tác văn phịng 1.1.1.Một số khái niệm 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.2 Khái quát chung Bộ Lao động- Thương binh Xã hội 1.2.1 Lịch sử hình thành 1.2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Bộ Lao động – Thương binh Xã hội .8 * Tiểu kết chương 11 Chương 12 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI 12 VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI .12 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 12 2.1.1 Chức nhiệm vụ Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 12 2.2 Tình hình cơng tác Văn phịng Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 15 2.2.1 Công tác văn thư, lưu trữ 15 2.2.2 Soạn thảo ban hành văn 20 2.2.3 Quản lí giải văn 21 2.2.4 Quản lí sử dụng dấu 25 2.2.5 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 27 2.2.6 Đội ngũ nhân 27 2.2.7 Bố trí, trang thiết bị văn phịng 29 *Tiểu kết chương 31 Chương 32 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC 32 VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 32 3.1 Một vài nhận xét cơng tác văn phịng Văn phong Bộ Lao động – Thương binh vã Xã hội 32 3.1.1 Ưu điểm 32 3.1.2 Nhược điểm 32 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn phịng Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh vã Xã hội .33 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo công tác văn phịng 33 3.2.2 Đối với cơng tác văn thư lưu trữ, đội ngũ nhân sự, trang thiết bị văn phòng Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 33 *Tiểu kết chương 34 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .36 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Bộ quản lí nhiều ngành lĩnh vực Thực chức quản lí nhà nước bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp, lĩnh vực lao động người có cơng với xã hội phạm vi nước Đứng trước kinh tế hội nhập giới sống người dân ngày nâng cao nên nhu cầu bảo hiểm xã hội ngày gia tăng để đáp ứng hội nhập quốc tế nhu cầu người dân Bộ nói chung văn phịng Bộ nói riêng phải không ngừng đổi cải cách mà đặc biệt: Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội phần thiếu hoạt động Bộ hoạt động phần kết điều hành, đạo Bộ , thông tin xử lí kịp thời, xác, văn Sở, bảo đảm yêu cầu hình thức thời gian, đáp ứng yêu cầu hoạt động làm việc Bộ Tôi theo học chuyên ngành ngành Quản trị Văn phòng hoạt động lĩnh vực văn phịng nên tơi tiến hành cơng tác nghiên cứu Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội để ứng dụng lí luận sách học trường kiểm chứng thực tế Vì tơi có người quen làm Bộ Lao động – Thương binh Xã hội nên xin thông tin cách dễ dàng Những số liệu giúp tơi triển khai chương cách dễ dàng thuận lợi nên định chọn đề tài làm đề tài tiểu luận nghiên cứu Với lí tơi mạnh dạn nghiên cứu đề tài “ Cơng tác Văn phịng Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội ” làm đề tài cho tiểu luận Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài - Tổng hợp phân tích sở lí luận cơng tác văn phịng - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn phòng Văn phòng Bộ Lao động Thương binh Xã hội - Từ thấy ưu, nhược điểm,để đề xuất thêm số giải pháp nhằm tiếp tục hồn thiện cơng tác văn phịng văn phịng Bộ Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu khái niệm, vai trò, yêu cầu nội dung cơng tác văn phịng - Tình hình cơng tác văn phòng Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội - Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm góp phần hồn thiện cơng tác văn phịng Văn phòng Bộ Lịch sử nghiên cứu vấn đề Là sinh viên khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, cơng tác văn phịng chun ngành mà tơi theo học Vấn đề đề cập nhiều kể đến cơng trình, đề tài nghiên cứu giáo trình sau: Vũ Đình Quyền: “Quản trị Hành văn phịng”, NXB Thống kê, 2005 Trình bày nghiệp vụ kĩ cơng tác hành văn phịng, thư ký, thu thập, xử lý cung cấp thông tin hoạt động quản lý, giao tiếp hành chính, tổ chức hội nghị, lễ hội hội thảo, kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản, đạo đức công cụ vấn đề thẩm mỹ,tác phong, nếp sống công sở quan, tổ chức Nguyễn Hữu Thân: “Quản trị Hành văn phịng”, NXB Thống kê, Hà Nội, 1996 Giáo trình: “Quản trị văn phòng” Nguyễn Thành Độ Nguyễn Thị Thảo, NXB Lao động – Xã hội, 2005 Nguyễn Hữu Tri: “Quản trị văn phòng” Nhà xuất khoa học kĩ thuật, 2005; Các giáo trình cung cấp cho sở lý luận để thực tốt đề tài tiểu luận 5.Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài tiểu luận hoạt động liên quan đến cơng tác văn phịng Phạm vi nghiên cứu: - Tập trung nghiên cứu vấn đề cơng tác văn phịng, nghiên cứu cơng tác văn phòng Bộ từ năm 2011-2015 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp tổng hợp - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích tài liệu có liên quan Bố cục đề tài Bố cục đề tài bao gồm phần mở đầu, nội dung, tài liệu tham khảo, phụ lục Phần nội dung đề tài triển khai thành chương bao gồm: Chương 1: Lý luận chung cơng tác văn phịng Chương 2: Thực trạng cơng tác văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1.1 Lý luận chung cơng tác văn phịng 1.1.1 Một số khái niệm 1) Khái niệm văn phịng Bất kì quan hay tổ chức hoạt động cần có văn phịng máy văn phịng có vai trị quan trọng quan tổ chức Văn phòng máy thực chức tham mưu, giúp việc, phục vụ cho quan thủ trưởng quan Hoạt động văn phòng thực nhằm đảm bảo cho cơng tác quản lí lãnh đạo thống tập trung hoạt động thường xuyên, liên tục có hiệu Trước hết khái niệm văn phòng hiểu nào? Văn phịng có nhiều khái niệm hiểu theo nghĩa rộng hay nghĩa hẹp Để có khái niệm xác văn phịng phải xem xét đầy đủ toàn diện hoạt động văn phòng quan tổ chức Khái niệm văn phịng chung là: “ Văn phịng thực thể tồn khách quan tổ chức máy điều hành tổng hợp quan đơn vị; nơi thu thập, xử lí thơng tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động mối quan tổ chức thông suốt hiệu quả” [1;Tr.12] 2) Khái niệm công tác văn phịng Theo giáo trình “ Quản trị văn phịng ” tác giả Nguyễn Hữu Tri có đưa khái niệm: Cơng tác văn phịng chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lí sử dụng thơng tin, liệu để trì hoạt động quan tổ chức nhằm đạt kết mong muốn [1; Tr.10] Theo viết “Cơng tác văn phịng quan đơn vị’’ tác giả Nguyễn Toàn Thắng rằng: “ Trên giới, người ta gọi tất hoạt động hỗ trợ cho lãnh đạo rong việc thu thập thơng tin, xử lí thơng tin đưa định nhanh chóng, kịp thời, đồng thời lao động cung ứng, dịch vụ cho quan cơng tác hành văn phịng’’ Dựa quan điểm cơng tác văn phịng tác giả trước với sách giáo trình học cá nhân tơi tự rút khái niệm cơng tác văn phịng sau: Cơng tác văn phòng chỉnh thể gồm hoạt động quản lí, điều hành, tổ chức thực nhiệm vụ văn phịng nhằm trì chức văn phòng để phục vụ cho hoạt động quản lí nhà lãnh đạo đạt kết cao 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phịng 1.1.2.1 Chức văn phịng Bất kì quan hay tổ chức thiếu phận văn phịng khơng thể hoạt động văn phịng có vị trí quan trọng Văn phịng có nhiều chức phục vụ lãnh đạo điều hành lãnh đạo quan cụ thể thu thập xử lí, truyền đạt thông tin đảm bảo điều kiện để công ty hoạt động phát triển Trong chức văn phịng chủ yếu có chức chức tham mưu tổng hợp chức hậu cần Chức tham mưu tổng hợp Văn phòng trợ giúp lãnh đạo đề xuất cho lãnh đạo chủ trương sách cơng tác quản lí cho quan Tham mưu cho lãnh đạo đề định quản lí, phương án, giải pháp để xử lí tình cụ thể cách tối ưu hiệu phục vụ cho mục tiêu hoạt động quan Tham mưu hoạt động cần thiết thiếu công tác quản lý người lãnh đạo Người quản lí phải quản lí tồn nhân viên đơn vị hoạt động quan cho hoạt động cách hài hịa Do u cầu người quản lí phải có kiến thức sâu rộng lĩnh vực, phải ln có mặt giải công việc cách kịp thời Để làm điều khó cần có lực lượng giúp cho nhà quản lý đặc biệt công tác tham mưu Tham mưu hoạt động trợ giúp cho nhà quản lí, lãnh đạo tìm giải pháp tối ưu cho trình quản lí để đạt hiệu tốt Chủ thể công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lí Trên thực tế phận tham mưu thường đặt văn phịng.Để có ý kiến tham mưu văn phịng phải tổng hợp thơng tin ngồi doanh nghiệp để phân tích, quản lí, sử dụng thơng tin theo nguyên tắc định Chức hậu cần Trong quan doanh nghiệp không nhắc tới điều kiện sở vật chất Vì văn phịng có chức đảm bảo sở vật chất cho phòng ban, cá nhân quan đơn vị Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động, quản lí chi tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội sửa chữa, xây dựng cơng trình nhỏ 1.1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng 1) Xây dựng, tổng hợp tổ chức thực chương trình kế hoạch công tác tuần, tháng, quý cho quan đơn vị thủ trưởng quan Mỗi quan đơn vị có nhiều kế hoạch Kế hoạch tương lai sau quan Nếu không xây dựng thực kế hoạch tốt phát triển quan khơng đứng hướng dẫn đến nhiều hậu nghiêm trọng Song muốn đạt kế hoạch phải kết nối thành hệ thống hoàn chỉnh hỗ trợ lẫn Văn phịng đơn vị tổng hợp tổng thể kế hoạch quan đôn đốc phận khác thực Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng, chương trình, kế hoạch cơng tác quý, tháng, tuần giúp lãnh đạo triển khai thực 2) Thu thập, tổng hợp xử lí thơng tin phục vụ hoạt động quản lí Thơng tin để lãnh đạo đưa định kịp thời, đắn Thơng tin lại bao gồm nhiều loại, đa dạng phức tạp việc thu thập xử lí thơng tin cần trợ giúp văn phịng Văn phịng nơi trực tiếp cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Thơng tin văn phịng buộc phải cung cấp cho lãnh đạo giải công việc ngày công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan 3) Truyền đạt theo dõi đôn đốc việc thực định quản lí Văn phịng phải thực việc chuyển phát thông tin, truyền đạt Văn Bộ ngày tăng vai trò văn thư ngày quan trọng việc quản lí văn lớn việc quản lí văn văn thư có vai trị quan trọng việc tránh thất văn đi, nhầm lẫn đơn vị nhận giúp cho Bộ Lao động – Thương binh Xã hội hoạt động ngày hiệu tốt Biểu đồ 3: Thể số lượng văn Bộ Lao động – Thương binh Xã hội từ năm 2011 đến năm 2015 (Nguồn: Báo cáo công tác năm Phịng Hành chính, Bộ phận Văn thư) Văn Bộ Lao động – Thương binh Xã hội tăng giảm, biến động qua năm lượng văn thấp năm 2011 cao đột biến năm 2015 Thông qua biểu đồ với tăng đột biến văn qua số năm cho thấy năm cao năm Bộ có nhiều cơng việc kiện diễn 2.2.4 Quản lí sử dụng dấu Việc quản lí sử dụng dấu Bộ Lao động – Thương binh Xã hội giao cho văn thư giữ đóng dấu thực theo quy định hành Chánh văn phịng chịu trách nhiệm quản lí kiểm tra vấn đề Quản lí dấu Chánh Văn phịng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý, 25 sử dụng dấu Bộ, Văn phòng Bộ; Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý, sử dụng dấu đơn vị Con dấu Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý sử dụng Công chức, viên chức văn thư giao quản lý, sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan, đơn vị việc quản lý, sử dụng, bảo quản dấu quan, đơn vị thực quy định sau: Con dấu phải bảo quản an toàn trụ sở quan, phịng làm việc cơng chức, viên chức văn thư làm việc Trường hợp đặc biệt cần mang dấu trụ sở quan để giải công việc phải đồng ý văn Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị Người phê duyệt mang dấu khỏi quan người trực tiếp giao mang dấu khỏi quan chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Không giao dấu cho người khác giữ chưa đồng ý văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mòn, bị biến dạng, cán công chức, viên chức văn thư phải báo với thủ trưởng đơn vị làm thủ tục đổi dấu nộp lại dấu cũ theo quy định Trường hợp bị dấu, Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo Bộ trưởng thông báo với quan công an nơi xảy dấu để lập biên Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Sử dụng dấu Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng 26 đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền 2.2.5 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Hiện giai đoạn nayg Bộ Lao động – Thương binh Xã hội chưa có văn cụ thể việc hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ việc lập danh mục hồ sơ dự kiến năm danh mục hồ sơ cho cán nhân viên dẫn đến hậu việc lập hồ sơ cho đơn vị trực thuộc Bộ cịn gặp nhiều khó khăn hạn chế làm cho việc lưu trữ Bộ gặp khơng khó khăn cho việc hoạt động Nội dung công việc để lập hồ sơ bao gồm: _ Mở hồ sơ _Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi giải công việc vào hồ sơ _ Kết thúc biên mục hồ sơ 2.2.6 Đội ngũ nhân Văn phịng phận tham mưu cho lãnh đạo nên có vai trị quan trọng địi hỏi trình đọ chun mơn tinh thần trách nhiệm công việc cao Văn phòng Bộ gồm 11 phận với đội ngũ nhân lớn Trình độ đào tạo cán bộ, công chức theo thống kê năm 2015 Bộ sau: Hiện đội ngũ cơng chức có trình độ Thạc sỹ: 12 người chiếm 20% tổng số công chức văn phòng Bộ Đại học: 37 người chiếm 68% tổng số cơng chức Văn phịng Bộ Trung cấp: người chiếm 2% tổng số cơng chức Văn phịng Bộ 27 Số lượng công chức, viên chức, nhân viên phịng ban Văn phịng Bộ năm 2015 tính hết đến ngày 31/12/2015 STT Phòng, ban Văn phòng Bộ Số lượng(người) Lãnh đạo văn phòng Phòng Thư ký – Tổng hợp Phòng Hành Phịng Kế tốn – Tài Phịng Thơng tin – Tun truyền Phịng Quản trị Phòng Quốc phòng – An ninh Phòng Quản lý xe Phòng Quản trị làm việc liên D25 10 Nhà khách 11 Đại diện văn phịng TP Hồ Chí Minh (Nguồn liệu lấy từ Phòng Văn thư, Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội) Biểu đồ 4: Thể trình độ chun mơn cơng chức văn phịng Bộ năm 2015 (Nguồn liệu lấy từ Phòng văn thư – Văn phòng Bộ Lao động -Thương binh Xã hội) Trình độ trị cơng chức Văn phịng Bộ năm 2015 Cao cấp: người chiếm 22% Trung cấp: 31 người chiếm 76% Sơ cấp: người chiếm 2% 28 Biểu đồ 5: Thể trình độ trị cơng chức Văn phòng Bộ năm 2015 (Nguồn liệu lấy từ Phòng văn thư – Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh vã Xã hội) 2.2.7 Bố trí, trang thiết bị văn phòng Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quan Bộ thuộc Chính phủ có vai trị quan trọng hoạt động Bộ giải công việc nội cơng việc giao tiếp bên ngồi Văn phịng Bộ bố trí phù hợp với quy mơ tính chất hoạt động Bộ Các phòng Văn phòng Bộ bố trí sau: 1.Phịng Quản lý xe 2.Phịng Hành 2.1 Bộ phận lưu trữ 2.2 Bộ phận Văn thư 3.Phịng Thi đua – Khen thưởng 4.Phịng kế tốn tài 5.Chánh văn phịng 6.P Chánh văn phịng Thư ký – Tổng hợp 7.Phòng Quản trị Do Văn phòng Bộ có vai trị quan trọng hoạt động Bộ nên Bộ quan tâm Việc bố trí trang thiết bị Văn phịng phù hợp với tinh thần thái độ toàn nhân viên Văn phịng đồng thời đảm bảo tính khoa học, 29 đại hợp lý kể trang thiết bị làm việc riêng cá nhân Việc bố trí trang thiết bị tính đến điều kiện, diện tích nơi làm việc cán bộ, nhân viên để đảm bảo hiệu công việc cao Với quan tâm lãnh đạo văn phòng Bộ đặc biệt lãnh đạo Bộ Hệ thống Văn phòng trang bị quạt máy điều hòa để đảm bảo cho phịng có nhiệt độ phù hợp để đảm bảo sức khỏe cho cán nhân viên Các trang thiết bị sử dụng đơn vị thuộc Văn phòng Bộ STT 10 11 Trang thiết bị Văn phịng Máy vi tính Máy điều hịa, lưu thơng khơng khí Tủ lạnh Điện thoại Máy photocoppy Máy in Máy scan Máy đun, lọc nước Máy fax Phương tiện phòng cháy,chữa cháy Máy hủy tài liệu (Nguồn số liệu lấy từ Phịng Kế tốn – Tài chính) 30 *Tiểu kết chương Ở chương tơi tìm hiểu cấu tổ chức hoạt động máy văn phòng thực trạng cơng tác văn phịng văn phịng Bộ Lao động – Thương binh vã Xã hội qua ccas vấn đề công tác văn thư, công tác lưu trữ, đội ngũ nhân bố trí trang thiết bị văn phịng Bộ đạt cơng tác văn phịng Bộ cịn gặp khơng khó khăn hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động Bộ Qua việc tìm hiểu thấy hạn chế cịn tồn văn phịng Bộ tơi xin mạnh dạn đưa số giải pháp để giải hạn chế cịn tồn chương Tơi hi vọng góp ý tơi chương phần giúp ích cho cơng tác văn phịng Bộ nhằm nâng cao hiệu cơng tác Văn phòng Bộ Lao động – thương binh xã hội 31 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 3.1 Một vài nhận xét cơng tác văn phịng Văn phong Bộ Lao động – Thương binh vã Xã hội 3.1.1 Ưu điểm Công tác văn thư: Bộ phận văn thư thực tốt chức quản lí nhà nước cơng tác văn thư theo thẩm quyền giao Cơng tác lưu trữ văn phịng Bộ ban hành số văn hướng dẫn thực công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đã đem lại hiệu lớn hợt động công tác lưu trữ sở để cán lưu trữ thực nhiệm vụ cách nhanh chống đem lại hiệu cao Đội ngũ nhân sự: cán công chức chuyên môn văn phịng Bộ người có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, có tinh thần trách nhiệm với cơng việc, đồn kết để giúp đỡ cơng việc cungc nhiệm vụ để hồn thành tốt nhiệm vụ giao, đạt hiệu cao cơng việc Bố trí trang thiết bị văn phịng: trang bị đầy đủ khoa học đáp ứng nhu cầu sức khoe trang thiết bị cần thiết cho hoạt động văn phòng 3.1.2 Nhược điểm Cơng tác văn thư lưu trữ cịn bộc lộ nhiều thiếu sót hoạt động cơng tác chun mơn Đội ngũ nhân có trình độ chun mơn nghiệp vụ cịn chưa cao, nhiều lúc làm việc cịn thực chưa có trách nhiệm đoàn kết để thực nhiệm vụ giao Bố trí trang thiết bị văn phịng chủ yếu cịn ánh sáng nhân tạo, mơi trường làm việc cịn bí chưa thơng thống, khơng gian làm việc chặt chội, cấu trúc văn phịng Bộ bố trí chưa khơ học ảnh hưởng đến hoạt động 32 văn phòng Bộ 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn phịng Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh vã Xã hội 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo công tác văn phịng Để thực tốt cơng tác văn phòng lãnh đạo quan cần quan tâm trước hết nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ cán văn phịng Thơng qua cơng tác tuyển dụng đào tạo, trang bị kến thwucs chuyên mơn nghiệp vụ hành văn phịng quan trọng tin học ngoại ngữ Lãnh đạo cần phải hiểu tầm quan trọng trang thiết bị môi trường làm việc cần phải trọng liên quan đến hiệu cơng tác văn phịng lớn Đời sống cán bộ, công nhân viên cần quan tâm, động viên tạo khơng khí thoải mái để nhân viên có nghị lực ý thức làm việc 3.2.2 Đối với công tác văn thư lưu trữ, đội ngũ nhân sự, trang thiết bị văn phòng Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội * Giải pháp văn thư Văn phòng cần tạo điều kiện cho nhân viên bên công tác văn thư tham gia khóa bồi dưỡng nghiệp vụ văn phịng, nâng cao trình độ tin học Ban hành quy định rõ ràng lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ Xác định trách nhiệm văn thư quan văn thư kiên nhiệm đơn vị Quy định chặt chẽ thời hạn nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo loại văn khác Để công việc chuyên viên văn thư việc lập hồ sơ thuận lợi Bộ nên ban hành danh mục Bộ nên ban hành danh mục hồ sơ năm *Giải pháp lưu trữ Cần phải có kho lưu trữ rộng Cần ban hành quy định bắt buộc vể việc nộp hood sơ vào kho lưu trữ Sắm trang thiết bị phòng cháy để kho lưu trữ tránh hỏa hoạn xảy 33 *Giải pháp đội ngũ nhân Xác định rõ trách nhiệm quyền lợi cá nhân công việc cụ thể để tạo thống tránh tình trạng chồng chéo có việc mà khơng làm Phản ánh chất lượng đội ngũ nhân Nâng cao lực, phẩm chất đội ngũ cán công chức thông qua việc bổ sung thêm kĩ năng, nghiệp vụ Chế độ tiền lương, tiền thưởng phải tối thiểu đảm bảo sống người lao động máy để họ yên tâm làm việc công tác lâu dài *Giải pháp trang thiết bị môi trường làm việc Trang thiết bị công cụ hỗ trợ thiếu công tác văn phòng Cần xem xét nhu cầu khả trang thiết bị để mau sắm trang thiết bị cho phù hợp Trong thời kì cơng tác đại hóa hội nhập kinh tế giới Cần phải đổi trang thiết bị đại lĩnh vực cụ thể để phục vụ cho nhu cầu làm việc đáp ứng xu đại hóa hội nhập kinh tế Văn phòng Bộ cần bố trí mơi trường làm việc cách khoa học sử dụng tối đa khoảng trống Yếu tố nhiệt độ, ánh sáng tạo độ ẩm, tiếng ồn cần quan tâm tạo khơng khí môi trường làm việc thoải mái cách trồng nhiều xanh văn phòng *Tiểu kết chương Ở giải pháp công tác văn phòng Văn phòng Bộ dựa sở tơi tìm hiểu phân tiachs chương chương Bộ thực trạng cơng tác văn phịng Bộ Tơi mong giải pháp nêu sớm Bộ xem xét để khắc phục hạn chế công tác Văn phòng Bộ 34 KẾT LUẬN Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội có vai trò quan trọng hoạt động thực nhiệm vụ Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Văn phòng Bộ ngày hoàn thiện thêm hoạt động cấu tổ chức đạt số kết tích cực Cùng với kết mà văn phịng Bộ đạt mang tính tích cực số bất cập, hạn chế đòi hỏi phải có thay đổi điều chỉnh góp phần vào việc nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Bộ Thơng qua việc tổng hợp, phân tích đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội qua vấn đề cơng tác văn thư, công tác lưu trữ, đội ngũ cán nhân việc bố trí trang thiết bị văn phịng Thơng qua việc tổng hợp, phân tích đánh giá tơi đưa số giải pháp cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội để nhằm góp phần vào việc nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng đảm bảo tốt việc quản lí điều hành cho lãnh đạo Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng vấn đề quan trọng cần thiết phát triển ngày cao Xã hội Để tồn phát triển chế đòi hỏi không Bộ Lao động – Thương binh Xã hội mà đơn vị, doanh nghiệp quan, tổ chức phải xây dựng văn phịng theo hướng mới, người hoạt động văn phịng cần có trình độ cao Những nhóm giải pháp mà đưa đề tài tiểu luận hi vọng phần nhỏ có ích góp phần vào việc nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội giúp cho hoạt động văn phịng Bộ nói riêng hoạt động văn phòng quan, tổ chức doanh nghiệp đạt hiệu cách nhanh chóng tốt 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu nội Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội(2016) Văn đến văn đi(tài liệu nội bộ), Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội xuất bản, Hà Nội Tài liệu chuyên môn Nguyễn Hữu Tri: Quản trị văn phòng Nhà xuất khoa học kĩ thuật, 2005; Giáo trình lưu trữ, nhà xuất giao thông vận tải, Hà Nội, 2009; 3.Trang thông tin điện tử Trường Chính trị Phạm Hùng tỉnh Vĩnh Long Nguyễn Hữu Thân: Quản trị hành văn phòng Nhà xuất Thống kê, 2003; Tài liệu văn Quy phạm pháp luật 5.Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ 6.Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 7.Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ngày 01 tháng năm 2013 Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 36 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Các quan đơn vị thực chức quản lý nhà nước Các đơn vị nghiệp công lập trực thuộc Bộ Vụ Lao động – Tiền lương Vụ Bảo hiểm xã hội Trung tâm thông tin \ Viện Khoa học Lao động Xã hội Vụ Hợp tác quốc tế Viện Chỉnh hình – Phục hồi chức Vụ Bình đẳng giới Tạp chí Lao động Xã hội Vụ Kế hoach – Tài Vụ Pháp chế Vụ Tổ chức cán Thanh tra Bộ Văn phòng Bộ Cục Quản lý Lao động nước Cục an toàn Lao động Tạp chí Gia đình Trẻ em Báo lao động Xã hội Trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Lao động Xã hội Cục Người có cơng Cục Phịng, chống tệ nạn Xã hội Cục Việc làm Cục Bảo trợ xã hội Cục Bảo vệ, chăm sóc trẻ em Tổng cục Dạy nghề Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Khối văn phòng Bộ Bộ Lao động – Thương binh xã hội Đại diện Văn phòng Bộ Thành phố Hồ Chí Minh P.chánh văn phịng P chánh văn phịng Phịng Hành Phịng Quản trị Phịng Kế tốn – Tài Phịng Quốc phịng – An ninh Phịng Tuyên truyền – Thi đua Phòng Quản lý xe Chánh văn phòng P.chánh văn phòng Phòng Thư ký – Tổng hợp Nhà khách Nhà khách người có cơng ... CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 2.1.1 Chức nhiệm vụ Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã. .. CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI 12 VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI .12 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 12 2.1.1 Chức nhiệm vụ Văn phòng Bộ. .. chức Văn phòng Bộ năm 2015 (Nguồn liệu lấy từ Phòng văn thư – Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh vã Xã hội) 2.2.7 Bố trí, trang thiết bị văn phòng Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quan