Đang tải... (xem toàn văn)
Sau thời gian thực tế tại Công ty tài chính cổ phần Xi Măng, em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo Công ty và các anh, chị trong Công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho em có những buổi thực tế tại Công ty, chỉ bảo tận tình, tư vấn cho em để em có thể hoàn thành tốt bài Tiểu luận, đồng thời giúp em hiểu thêm về tầm quan trọng và ý nghĩa về quá trình học tập của mình. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy ThS. Nguyễn Đăng Việt và thầy ThS. Nguyễn Hữu Danh đã nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn em hoàn thành đề tài này, cảm ơn thầy đã động viên, cũng như chia sẻ những kinh nghiệm của mình, giải đáp những thắc mắc trong quá trình làm đề tài, để em có thể hoàn thành bài tiểu luận kết thúc học phần môn “ Quản trị văn phòng doanh nghiệp”. Trong quá trình Nghiên cứu làm đề tài. Khó tránh khỏi những sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài nghiên cứu không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt bài nghiên cứu. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn./.
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tiểu luận thân em tìm hiểu hồn thành Những thơng tin nội dung đề tài dựa nghiên cứu thực tế hoàn tồn với nguồn trích dẫn Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 09 tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Sau thời gian thực tế Cơng ty tài cổ phần Xi Măng, em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo Công ty anh, chị Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho em có buổi thực tế Cơng ty, bảo tận tình, tư vấn cho em để em hồn thành tốt Tiểu luận, đồng thời giúp em hiểu thêm tầm quan trọng ý nghĩa trình học tập Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy ThS Nguyễn Đăng Việt thầy ThS Nguyễn Hữu Danh nhiệt tình bảo, hướng dẫn em hồn thành đề tài này, cảm ơn thầy động viên, chia sẻ kinh nghiệm mình, giải đáp thắc mắc trình làm đề tài, để em hồn thành tiểu luận kết thúc học phần mơn “ Quản trị văn phòng doanh nghiệp” Trong q trình Nghiên cứu làm đề tài Khó tránh khỏi sai sót, mong Thầy, Cơ bỏ qua Đồng thời trình độ lý thuyết kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên nghiên cứu khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, Cơ để em học thêm nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt nghiên cứu Một lần em xin chân thành cảm ơn./ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xu phát triển kinh tế tri thức nay, Cơng tác văn phòng nhiệm vụ then chốt nhiều công ty, để bảo quản cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin chất lượng cho trình quản lý Trong quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp muốn trì hoạt động nhịp nhàng, liên tục thơng suốt phải cần có phận văn phòng để thực chức năng: Quản trị hậu cần Tham mưu giúp việc nghiệp vụ công tác văn phòng Là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng nghiên cứu thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng quan trọng giúp cho củng cố kiến thức công tác văn phòng doanh nghiệp giúp có trải nghiệp thực tế từ nâng cao kiến thức, đánh giá vai trò cơng tác văn phòng doanh nghiệp đồng thời có ích tác nghiệp chun mơn u thích cơng việc lâu lên em muốn làm thực tế nghiên cứu Trong cơng ty cơng tác văn phòng giúp nâng cao ý thức cán nhân viên cơng tác văn phòng thơng qua việc nghiên cứu đề tài thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng giúp cho cơng tác văn phòng cơng ty nâng cao hiệu đóng góp cho hoạt động thực tế công ty nhiều Cũng thơng qua việc tìm hiểu thực tế giúp củng cố lý luận nghiệp vụ cơng tác văn phòng cơng ty đóng góp vào hoạt động chung cơng tác giảng dậy Khoa quản trị Văn phòng Với lý em chọn đề tài “ Thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng” làm đề tài viết tiểu luận tập lớn thi kết thúc học phần mơn “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” Lịch sử nghiên cứu - Nguyễn Hữu Huân,Giáo trình Quản trị hành Văn phòng, Nxb lao động – xã hội - T.S Hồ Ngọc Cấn (chủ biên) (2009) Cẩm Nang, Tổ chức quản trị hành văn phòng,Nxb Tài Hà Nội - Lê Văn In,(1996) Quản trị văn phòng doanh nghiệp.Nxb Thống kê - Trần Thị Thu Hương, (2008) Nghiệp vụ hành văn phòng, Nxb tổng hợp TP.Hồ Chí Minh Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng - Phạm vi nghiên cứu: + Thời gian từ 2010 trở lại công ty + Khơng gian: phạm vi Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích: + Tìm hiểu khái qt Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng hoạt động văn phòng cơng ty + Tìm hiểu thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng + Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng + Nhằm giúp có kiến thức thực tiễn nghiệp vụ công tác văn phòng cơng ty tài cổ phần Xi Măng + Sau nghiên cứu mục đích giúp hồn thiện chương trình đào tạo nhà trường để giúp hồn thiện đảm bảo tốt nghiệp trường - Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu khảo sát, đánh giá nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng + Khảo sát thực tế + Phân tích liệu, tài liệu phục vụ cho cơng tác nghiên cứu để hoàn thành tiểu luận Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng * Cơ sở phương pháp luận - Phương pháp chủ nghĩa vật biện chứng: phương pháp xem xét vật phản ánh chúng vào tư chủ yếu mối liên hệ qua lại chúng, móc xích chúng, vận động chúng, phát sinh tiêu vong chúng - Phương pháp chủ nghĩa vật lịch sử: hệ thống quan điểm vật biện chứng xã hội, kết vận dụng phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng phép biện chứng vật vào việc nghiên cứu đời sống xã hội lịch sử nhân loại, nhờ hồn thiện phát triển quan điểm chủ nghĩa vật biện chứng phép biện chímg vật; hồn thiện phát triển giới quan * Phương pháp nghiên cứu: Trong nghiên cứu em sử dụng phương pháp nghiên cứu là: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu; - Phương pháp phân tích… Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Bài nghiên cứu phát ưu điểm mặt hạn chế nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Góp phần có đánh giá nhìn nhận nghiệp vụ cơng tác văn phòng hồn thiện kỹ nhà quản trị Văn phòng Thơng qua đề tài giúp cho công ty đánh giá nghiệp vụ công tác văn phòng cơng ty, đồng thời giải pháp đưa áp dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu việc thực nghiệp vụ cơng tác văn phòng cơng ty Kết đạt đề tài trở thành tư liệu nghiên cứu phục vụ cho công ty nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cấu trúc đề tài - Mở đầu, kết luận - Tài liệu tham khảo phụ lục Đề tài có cấu trúc gồm chương: Chương 1: Khái quát Công ty Tài Cổ phần Xi măng hoạt động văn phòng cơng ty Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Chương 3: Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Chương KHÁI QT CHUNG VỀ CƠNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CƠNG TY 1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, cấu tổ chức Công ty tài Cổ phần Xi măng 1.1.1 Giới thiệu cơng ty - Thương hiệu : CFC - Tên viết tắt: CFV - Địa chỉ: Tầng tòa nhà 28 Bà Triệu – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội - Điện thoại: 04 6270 2127 - Fax: 04 6270 2128 - Email: contacta@cfc.com.vn - Website: http//:cfc.com.vn - Giám Đốc: Bùi Hồng Minh - Công ty thành lập năm 2008 - Số vốn điều lệ: 61,5% - Hoạt động kinh doanh chính: Thị trường vốn, thị trường tiền tệ, lĩnh vực tín dụng, đầu tư cung cấp dịch vụ tư vấn tài 1.1.2 Lịch sử hình thành chặng đường phát triển Lịch sử hình thành Cơng ty Tài Cổ phần Xi Măng thành lập ngày 29/5/2008 Theo định số 142/GP-NHNN ngân hàng nhà Nước Công ty hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103025061 sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 2/6/2008 Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng (CFC) tổ chức tài với cổ đơng chiến lược gồm có Tổng cơng ty Cơng nghiệp Xi măng Việt Nam (Vicem), Tổng công ty Thép Việt Nam (VnSteel) Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) Từ ngày thành lập, CFC không ngừng phát triển hướng đến mục tiêu dẫn đầu cung cấp hỗ trợ sản phẩm, dịch vụ tài đa dạng cho lựợng lớn khách hàng ngành vật liệu xây dựng * Chặng đường phát triển: ( xem chi tiết phụ lục số: 01) - Tháng 06/2008: Thành lập công ty với vốn điều lện 300 tỷ đồng - Tháng 09/2008: CFC trở thành thành viên thứ 111 Hiệp hội Xi măng Việt Nam - Tháng 03/2009: Ngân hàng Nhà nước cho phép CFC cung cấp dịch vụ cung ứng ngoại hối - Tháng 04/2009: CFC trở thành thành viên thứ 52 Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam - Tháng 12/2009: Hỗ trợ cộng đồng thông qua chương trình “Chung tay đẩy lùi bệnh ung thư” - Tháng 06/2010: Hoàn tất thủ tục tăng vốn điều lệ lên 610 tỷ đồng - Tháng 08/2010: Ngân hàng Nhà nước cho phép CFC mở chi nhánh TP.HCM - Tháng 11/2010: Thành lập chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Hội đồng quản trị Đại hội đồng Cổ đông chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị mặt kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Tổng giám đốc người có quyền cao nhất, ngồi công tác phụ trách chung mặt hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, Tổng giám đốc công ty trực tiếp điều hành, giám sát mặt cơng tác số đơn vị trực thuộc Phó Tổng giám đốc: Phó Tổng Giám đốc người giúp việc cho Tổng Giám đốc, Phó tổng Giám đốc Tổng Giám đốc phân công phụ trách, quản lý, điều hành hoạt động giải số nội dung công việc theo ủy quyền phân công cụ thể Tổng giám đốc Trợ lý Tổng giám đốc: Trợ lý Tổng giám đốc người giúp việc cho Tổng giám đốc Trợ lý TGĐ có trách nhiệm tư vấn giúp việc cho Ban giám đốc hoàn thành nhiệm vụ thực số nhiệm vụ khác Tổng giám đốc giao uỷ quyền Phòng Hành nhân sự: Thực chức năng, nhiệm vụ hành liên quan đến hoạt động Cơng ty bao gồm nội dung bản: Quản trị nhân sự; đào tạo; cơng tác lễ tân, văn phòng, công nghệ thông tin truyền thông PR, giao dịch đối ngoại, nghiên cứu, tổng hợp và/hoặc thực quy định pháp luật quy định Công ty phạm vi thẩm quyền Phòng Duy trì, thiết lập xử lý công việc chung theo quy định Công ty mối quan hệ với cấp quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền quan hữu quan khác phạm vi thẩm quyền Phòng Theo dõi đảm bảo việc sử dụng, quản lý tài sản chung Công ty bao gồm không giới hạn đất đai, nhà ở, xe tơ, thiết bị văn phòng, bảo hiểm, tài sản trí tuệ, nhãn hiệu thương mại Theo dõi, thu thập, cập nhật phân tích thông tin cần thiết phục vụ hoạt động Công ty, thơng tin trị, luật pháp, kinh tế, xã hội … liên quan đến hoạt động Công ty, đề xuất việc làm cần thiết để Ban Giám đốc Hội đồng Quản trị phê duyệt Tiến hành thủ tục cần thiết để có cho phép đồng ý quan hữu quan cho việc liên quan đến nhu cầu hoạt động Công ty Lập báo cáo, tham mưu, soạn thảo quy định liên quan đến cơng việc hành chung Phối hợp với Phòng ban khác việc tiến hành cơng việc quy định trên, đề yêu cầu, hướng dẫn cho Phòng để thực công việc liên quan thuộc lĩnh vực nghiệp vụ hành Thực hiện, hướng dẫn thực tồn công việc liên quan đến công tác nhân sự, lao động tiền lương, giải thủ tục hành chính, chế độ người lao động Phòng Tài kế toán: thực chức nhiệm vụ sau: Chủ trì xây dựng thực quy chế quản lý tài chính, quy chế quản lý ngân sách, sách chế độ kế tốn Tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn, lập phân tích báo cáo tài báo cáo quản trị theo chế độ kế toán chuẩn mực kế toán Việt Nam Lập phương án huy động sử dụng vốn đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh Tổ chức, hướng dẫn đào tạo Đơn vị việc ghi chép, thu thập số liệu chi phí chứng từ liên quan phục vụ cơng tác tài kế tốn theo quy định Luật kế toán, hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam quy định Công ty; Kiểm tra chứng từ, hóa đơn thủ tục tốn; Tính tốn giá thành, chi phí báo cáo phục vụ định sản xuất kinh doanh; Kiểm soát công tác thu chi tiền mặt; Quản lý việc thu nộp thuế, phí các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước Chủ trì việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ kiểm toán, dịch vụ bảo hiểm tài sản công ty, cung cấp phần mềm quản lý, cung cấp hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ đặc thù tài kế tốn khác 1.1.4 Cơ Cấu tổ chức Cơng ty ( Xem phụ lục số: 02) 1.1.5 Đội ngũ nhân * Tổng số cán công nhân viên cơng ty Tài Cổ phần Xi măng 1000 người, đó: - Theo giới tính: + Nam: Chiếm 57% tổng số + Nữ: Chiếm 43% tổng số - Theo độ tuổi chia thành sau: + Độ tuổi lao động duới 25 tuổi: 7% + Độ tuổi lao động từ 26 – 35 tuổi: 25% + Độ tuổi lao động từ 36 – 55 tuổi: 60% + Còn lại: 8% - Theo trình độ: + Thạc sĩ : 30% + Đại học: 50% + Cao đẳng: 20% 1.1.6 Các lĩnh vực kinh doanh công ty Nhận tiền gửi có kỳ hạn từ năm trở lên tổ chức, cá nhân theo quy định Ngân hàng Nhà nước - Phát hành kỳ phiếu, trái phiếu chứng tiền gửi loại giấy tờ có giá khác để huy động vốn tổ chức cá nhân nước theo quy định pháp luật hành - Vay vốn tổ chức tài chính, chức tín dụng nước, ngồi nước tổ chức tài quốc tế - Tiếp nhận vốn uỷ thác Chính phủ, tổ chức cá nhân nước - Cho vay ngắn hạn, cho vay trung dài hạn theo quy định Ngân hàng Nhà nước - Cho vay theo uỷ thác Chính phủ, tổ chức, cá nhân nước theo quy định hành Luật tổ chức tín dụng hợp đồng uỷ thác - Cho vay tiêu dùng hình thức cho vay mua trả góp - Chiết khấu, tái chiết khấu, cầm cố thương phiếu, trái phiếu giấy tờ có giá khác - Thực nghiệp vụ bảo lãnh uy tín khả tài người nhận bảo lãnh - Cấp tín dụng hình thức khác theo quy định Ngân hàng Nhà nước - Thực mốt số nghiệp vụ mở tài khoản, dịch vụ ngân quỹ hoạt động khác theo quy định Ngân hàng Nhà nước 1.2 Chức , nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng cơng ty 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ * Phòng Hành - quản trị - Thực chức năng, nhiệm vụ hành liên quan đến hoạt động Cơng ty bao gồm nội dung bản: Quản trị nhân sự; đào tạo; cơng tác lễ tân, văn phòng, cơng nghệ thông tin truyền thông PR, giao dịch đối ngoại, nghiên cứu, tham mưu - tổng hợp thực theo quy định pháp luật quy định Cơng ty phạm vi thẩm quyền Phòng Duy trì, thiết lập xử lý cơng việc chung theo quy định Công ty mối quan hệ với cấp quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền quan hữu quan khác phạm vi thẩm quyền Phòng Theo dõi đảm bảo việc sử dụng, quản lý tài sản chung Công ty bao gồm không giới hạn đất đai, nhà ở, xe ô tô, thiết bị văn phòng, bảo hiểm, tài sản trí tuệ, nhãn hiệu thương mại - Theo dõi, thu thập, cập nhật phân tích thơng tin cần thiết phục vụ hoạt động Công ty, thông tin trị, luật pháp, kinh tế, xã hội … liên quan đến hoạt động Công ty, đề xuất việc làm cần thiết để Ban Giám đốc Hội đồng Quản trị phê duyệt Tiến hành thủ tục cần thiết để có cho phép đồng ý quan hữu quan cho việc liên quan đến nhu cầu hoạt động Công ty Lập báo cáo, tham mưu, soạn thảo quy định liên quan đến cơng việc hành chung Phối hợp với Phòng ban khác việc tiến hành công việc quy định trên, đề yêu cầu, hướng dẫn cho Phòng để thực cơng việc liên quan thuộc lĩnh vực nghiệp vụ hành Thực hiện, hướng dẫn thực tồn cơng việc liên quan đến công tác nhân sự, lao động tiền lương, giải thủ tục hành chính, chế độ người lao động 1.2.2 Cơ cấu tổ chức ( Xem phụ lục số: 03) 1.2.3 Đội ngũ nhân - Văn phòng cơng ty gồm có 10 người đó: - Theo giới tính: + Nam: Chiếm 40% tổng số + Nữ: Chiếm nữ 60% tổng số - Theo độ tuổi chia thành sau: + Độ tuổi lao động duới 25 tuổi: 2% + Độ tuổi lao động từ 26 – 35 tuổi: 30% + Độ tuổi lao động từ 36 – 55 tuổi: 68% - Theo trình độ: + Thạc sĩ : 10% + Đại học: 60% + Cao đẳng: 30% TIỂU KẾT Như chương 1, em trình bày khái quát chung Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng hoạt động văn phòng cơng ty giúp ta tình hình hoạt động cơng ty văn phòng cơng ty Từ làm sở điều kiện để tiếp tục nghiên cứu “Thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty tài Cổ phần Xi măng” chương Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG 2.1 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác 2.1.1 Cơng tác xây dựng kế hoạch - Kế hoạch trình xác định mục tiêu cần đạt đơn vị phương thức tiến hành tốt để đạt mục tiêu thời kỳ [ 1; tr 124] Công Ty Luôn coi việc lập kế hoạch chức quan trọng hoạt động cơng ty gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu chương trình hành động tương lai, giúp cơng ty xác định chức khác lại nhằm đảm bảo đạt mục tiêu đề Nội dung Trong bối cảnh kinh tế thị trường Công ty Tài Cổ phần Xi măng hiểu rõ, muốn đạt chất lượng, hiệu tối ưu thực cơng việc cần xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động cho khâu sản xuất, phận Hoạt động Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng diễn thường xuyên, liên tục, nên công tác xây dựng kế hoạch phải phù hợp với trình hoạt động công ty thực số kế hoạch cụ thể sau: - Kế hoạch chiến lược; Bước 1: Yêu cầu phòng gửi đăng ký khối lượng cơng việc thuộc thẩm quyền giải lãnh đạo công ty Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có) Bước 4: Thơng qua chương trình Bước 5: Ban hành, gửi phòng để thực hiện; lưu trữ theo quy định - Nhân viên làm chương trình cơng tác ln chọn lọc, xếp công việc theo thứ tự ưu tiên phù hợp với khả chuẩn bị thời gian thực Trong lập chương trình công tác công ty thường cho người lập quỹ thời gian dự trữ, dự phòng việc đột xuất, có thời gian để lãnh đạo kiểm tra, đạo - Khơng có việc lập chương trình cơng tác ln bảo đảm tính hệ thống chương trình cơng tác năm, chương trình cơng tác q với chương trình tháng - Chương trình cơng tác năm q công ty thường nêu vấn đề lớn, quan trọng Bao qt tồn diện lĩnh vực cơng ty - Chương trình cơng tác tháng cơng ty thường dựa sở chương trình cơng tác năm, q vấn đề phát sinh trình điều hành từ xác định trọng tâm cơng tác nhiệm vụ cụ thể tháng - Thời gian cơng ty xây dựng chương trình cơng tác: + Chương trình cơng tác năm sau chuẩn bị từ tháng 10 năm trước + Chương trình cơng tác q sau chuẩn bị từ ngày 15 tháng cuối quý trước + Chương trình cơng tác tháng sau chuẩn bị từ ngày 25 tháng trước Tổ chức thực - Khi chương trình cơng tác cơng ty tài cổ phần Xi Măng ban hành Phòng chủ động thực nhiệm vụ - Nếu cơng việc có liên quan đến nhiều phòng phòng chủ trì triển khai phối hợp với phòng khác đơn đốc thực cơng việc kết thúc - Trong q trình thực nhiều không tránh khỏi vướng mắc gặp vấn đề người thực báo cáo với lãnh đạo công ty để giải kịp thời - Hàng tháng, quý, Văn phòng tổng hợp lại tình hình đánh giá việc thực chương trình cơng tác - Cuối năm phòng báo cáo tình hình thực chương trình phòng nêu rõ việc làm, việc bổ sung thường có số liệu cụ thể Việc thực chương trình cơng tác tốt giúp cho phòng cơng ty chủ động cơng việc, biết làm việc trước, việc sau, khơng bỏ sót việc Đây cách thực để nâng cao quản lý ban giám đốc, phối hợp đồng nhịp nhàng, theo kế hoạch thống để thực công việc đề 2.2 Xây dựng quy chế, nội quy, điều lệ tổ chức thực quy chế Tại Công ty Tài Cổ phần Xi măng xây dựng số quy chế, nội quy, điều lệ sau: Quy định phân công, phân cấp chế độ làm việc công ty: - Chương I: Tổ chức nhiệm vụ, quyền hạn Giám đốc, Phó Giám đốc phòng nghiệp vụ cơng ty - Chương II Tổ chức nhiệm vụ, quyền hạn Giám đốc, Phó Giám đốc xí - nghiệp, cửa hàng trực thuộc công ty Chương III Các mối quan hệ nội công ty Chương IV Quy định việc ký văn chứng từ công ty Quy chế tạm thời tổ chức hoạt động Văn phòng I Những quy định chung II Chức nhiệm vụ III Quyền hạn trách nhiệm IV Công tác quản lý tổ chức V Các mối quan hệ công tác VI Điều khoản cuối Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn bảo vệ công ty: I Chức chung phòng bảo vệ cơng ty II Nhiệm vụ bảo vệ công ty III Quyền hạn IV Quyền lợi V Điều khoản thi hành Nội quy vào quan Nội quy việc sử dụng thẻ công nhân viên Nội quy nhà xe Nội quy nhà khách Nội quy phòng cháy chữa cháy Nội quy nơi cư xá Quy định việc thực tập, quay phim, chụp ảnh công ty khách tham quan Theo Quy định công ty tất cán bộ, công nhân viên tổ chức quán triệt, thực nội dung quy định Quy chế, nội quy Nhận thức tầm quan việc thực quy chế, nội quy cán bộ, công nhân viên công ty nghiêm chỉnh chấp hành đưa vào nề nếp Quy chế, nội quy cơng ty phù hợp với tình hình hoạt động , đảm bảo công cán công nhân viên hiểu rõ quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ từ họ thực tốt vai trò, trách nhiệm Nhờ thực tốt quy chế , nội quy mà công ty phát huy tiềm năng, trí tuệ tập thể việc tham gia hoạt động ngày vững mạnh xây dựng tốt khối đồn kết nội cơng ty Nhìn chung, việc triển khai thực nội quy, quy chế tạo chuyển biến định nhận thức hành động từ cán bộ, công nhân viên hạn chế nhiều khâu làm việc, có trách nhiệm, thái độ làm việc nghiêm túc Đặc biệt việc thực quy chế, quy định tạo lên đoàn kết thống nội bộ, công tác lãnh đạo đạt hiệu cao 2.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ 2.3.1 Công tác văn thư Công công tác văn thư hoạt động gắn liền với văn bản, giấy tờ hình thành hoạt động Cơng ty, cơng tác văn thư hoạt động khởi đầu bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu hình thành hoạt động cơng ty, ban hành văn xử lý dấu Nội dung công tác văn thư gồm nội dung: - Soạn thảo Ban hành văn - Tổ chức quản lý xử lý văn - Lập hồ sơ công việc - Quản lý sử dụng dấu Công tác soạn thảo ban hành văn bản: Là quy trình mà có cơng việc cần tiến hành q trình soạn thảo văn để ban hành Qua trình soạn thảo văn gồm bước: - Bước Xác định mực đích, tính chất tầm quan trọng văn - Bước Thu thập xử lý thông tin - Bước Xác định tên loại văn - Bước Xây dựng đề cương viết thảo - Bước Duyệt thảo - Bước Hoàn thiện thủ tục ban hành - Ưu điểm: + Cơng ty có biện pháp sách thực nghiêm túc đầy đủ theo quy trình việc soạn thảo ban hành văn Đối với văn quan trọng công ty có chế áp dụng nghiêm chỉnh - Nhược điểm: + Các bước thực có số lỗi so với tiêu chuẩn nhà nước Công văn đến - Tiếp nhận văn chuyển đến ( gửi trực tiếp, qua đường bưu điện ) đóng dấu công văn đến vào sổ theo dõi văn đến - Phân loại văn đến, vào phiếu xử lý văn chuyển trưởng phòng cho ý kiến xử lý chuyển đến Ban giám đốc công ty cho ý kiến đạo - Dựa vào ý kiến đạo ban Giám đốc, nhân chuyển tới phòng, ban người có trách nhiệm xử lý công việc - Khi chuyển văn đến phòng, yêu cầu cán nhận văn ký nhận vào Sổ giao nhận văn nội - Thực báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung văn đến, ý kiến đạo Ban Giám đốc công ty kết xử lý phòng cơng ty Cơng văn - Tiếp nhận văn trình ký phòng, chuyển Tổ giúp việc Hội đồng quản trị xử lý chuyển ban Giám đốc ký duyệt - Sau Giám đốc ký văn bản, văn thư vào số, phô tô văn theo nơi nhận ghi văn bản, đóng dấu trực tiếp chuyển cho phòng Đối với văn gửi ngồi Cơng ty, văn thư có trách nhiệm gửi qua đường bưu điện đảm bảo thông tin kịp thới thông suốt - Thực báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung văn đi, nơi gửi văn Quản lý dấu Con dấu đóng vai trò quan trọng việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn nhằm thể vị trí pháp lý Cơng ty , khẳng định thực hiệu lực thi hành văn công ty ban hành Con dấu Công ty giao cho cán văn phòng đóng dấu 2.3.2 Cơng tác lưu trữ Nhìn chung tài liệu lưu trữ Cơng ty tài cổ phần Xi Măng cán văn phòng chỉnh lý xếp khoa học Lưu trữ khâu cuối trình xử lý thông tin văn Tất văn đến qua xử lý, lưu văn di hồ sơ, tài liệu liên quan đến công ty chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc - Lập kế hoạch tổ chức thực công tác lưu trữ Công ty - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Cơng ty - Quản lý xây dựng quy trình, mẫu biểu công tác văn thư lưu trữ Công ty Công tác lưu trữ gồm nhiệm vụ sau: - Thu thập, xử lý, phân loại xếp tài liệu - Đánh giá tài liệu - Thống kê tài liệu - Bảo quản tài liệu - Phục vụ khai thác xử dụng tài liệu Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Nếu khơng có biện pháp bảo quản tốt tài liệu lưu trữ bị mát, hư hỏng gây thiệt hại lớn công ty 2.4 Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo Thơng tin q trình trao đổi người gửi người nhận, truyền tín hiệu , truyền tin tức kiện, hoạt động đã, xảy cho nhiều người biết Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng coi trọng việc phục vụ thông tin thơng tin có vai trò quan trọng cơng tác quản lý giải công việc người lãnh đạo Có đầy đủ thơng tin, xác, khách quan, cơng việc giải hợp tình, hợp lý Cung cấp thông tin kịp thới, công việc giải nhanh chóng Ngược lại thiếu thơng tin, hay thơng tin sai lệnh làm ảnh hưởng tới kết công việc Thông tin cho lãnh đạo loại thơng tin có ý nghĩa chiến lược 2.4.1 u cầu - Thơng tin phải đảm bảo u cầu bí mật - Thơng tin phải có tính hệ thống tổng hợp - Thông tin phải đầy đủ - Thông tin phải xác -Thơng tin phải phù hợp - Thông tin phải kịp thời - Thông tin đơn giản dễ hiểu 2.4.2 Nguồn thu thập thông tin bao gồm: - Thông tin từ văn bản, bao gồm: Văn từ cấp từ nơi khác gửi đến (còn gọi cơng văn đến) văn Cơng ty sản sinh (còn gọi cơng văn đi) Đây nguồn thơng tin thức, quan trọng hàng đầu - Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vơ tuyến truyền hình, internet… - Thơng tin truyền miệng (qua ý kiến đóng góp phản ánh từ họp, qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp - Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp số liệu … 2.4.3 Phương pháp lấy tin: Thu thập thơng tin cách giao phó cho phận văn phòng thu thập trực tiếp thu thập thơng tin qua kênh như: - Đọc ghi chép - Sao chụp phần toàn văn bản, tài liệu - Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất - Đo đạc, quan sát, so sánh đối chiếu thông tin Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp thơng tin phải có ghi rõ xuất xứ để tiện cho lãnh đạo phận quản lý xác minh, tra tìm cần thiết Việc chuẩn bị thơng tin cho lãnh đạo tốt giúp cho việc quản lý công ty dễ dáng hơn, 2.5 Tổ chức công tác hậu cần - Khái niệm: Hậu cần việc đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môi trường yếu tố khác phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức Thực công tác hậu cần thông qua nội dung sau: - Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho công ty; - Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm việc cho công ty; - Tổ chức phục vụ họp công ty; - Tổ chức phục vụ chuyến công tác ban lãnh đạo công ty; - Tổ chức thực công tác bảo vệ cho công ty; - Tổ chức thực công tác vệ sịnh, môi trường làm việc cho công ty; - Tổ chức thực công tác y tế, chăm lo đời sống cán công ty; - Thực nghiệp vụ lễ tân, khánh thiết; - Đảm bao giao tiếp, đối nội, đối ngoại; 2.6 Tổ chức hội họp công ty Hội họp biện pháp quan trọng để tổ chức thực chương trình cơng tác quan Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng công ty khác chi thành hai loại hội họp là: Hội nghị: Hội nghị thường có quy mơ lớn, đơng người dự, nội dung nhiều khối lượng vừa khái quát tổng hợp chuyên sau nội dung Đầu tư kinh phí.Việc tổ chức hội nghị khó khăn nhiều so với cuộ họp thông thường khác - Hội nghị Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng thường vào kế hoạch đạo cấp theo dõi, đơn đốc Phòng chuẩn bị công việc phân công tiến độ thời gian Trong hội nghị cơng ty thường có văn báo cáo, tờ trình, đề án, tài liệu tham khảo Để khách đến đủ, thành phần chủ động trình dự hội nghị, lễ tân chuyển đến khách giấy tờ, tài liệu cần thiết Hội nghị triển khai nhiệm vụ công tác năm (để quán triệt tổ chức triển khai phạm vi tồn dự án chủ trương, sách lớn, quy định quan trọng cấp bách dự án); hội nghị sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình thực chương trình cơng tác hàng năm Ban ĐPTW; hội nghị chuyên đề (triển khai, sơ kết, tổng kết chuyên đề); hội nghị tập huấn công tác chuyên môn; hội nghị quốc tế hội nghị khác Giám đốc định Cuộc họp : Gồm họp thường kỳ ban lãnh đạo công ty, số lượng người dự không nhiều, thời gian họp không dại, quy mô nhỏ, thường nội cơng ty Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị kinh phí không lớn Nội dung họp thường bàn biện pháp công tác giải công việc công ty - Kiểm tra lịch tuần Ban Giám độc phòng ban , chủ động bố trí phòng họp - Cơng ty quy định việc chuẩn bị phòng họp hồn thành trước thời gian 30 phút: bàn ghế, nước uống, máy chiếu phối hợp với phòng khác để chuẩn bị tài liệu - Phục vụ nước uống trình họp - Kết thúc họp thu dọn phòng họp, tắt thiết bị điện TIỂU KẾT Như chương 2, em trình bày khái quát chung thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng, giúp ta tình hình thực nghiệp vụ cơng tác văn phòng cơng Từ làm sở điều kiện để tiếp tục nghiên cứu “Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty tài Cổ phần Xi măng” chương Chương ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Qua q trình thực tế Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng, em nhận thấy nghiệp vụ cơng tác văn phòng cơng ty thực hiệu - Các nghiệp vụ công tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng thực tốt từ việc giúp Lãnh đạo xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ; xây dựng, ban hành nội quy, quy chế cơng ty nói chung tổ chức việc thực nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, thông tin phục vụ lãnh đạo - Trong q trình lập kế hoạch có phối hợp cán văn phòng lãnh đạo văn phòng, có xem xét, theo dõi, kiểm tra thường xuyên lãnh đạo văn phòng, giúp cho việc xây dựng kế hoạch xác, đảm bảo đường lối, chủ trương công ty - Đảm bảo triển khai đồng chương trình cơng tác - Các quy chế, nội quy công ty vào nề nếp Công tác quản trị thông tin quan tâm mức Các hoạt động tiếp nhận, xử lý thông tin văn bản, soạn thảo văn theo quy định Nhà nước - Công tác chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, công nhân viên công ty quan tâm tạo điều kiện giúp họ n tâm cơng tác, hồn thành tốt nhiệm vụ giao 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh thành tích đạt được,nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng số hạn chế, cần khắc phục - Trình độ cán chưa cao - Khi phơ tơ giấy bị đen nhòe mực - Q trình giải cơng việc chưa ăn khớp, bị gián đoạn lên công việc thực chậm - Cơng việc bị tồn đọng 3.1.3 Nguyên nhân - Vẫn hạn chế máy photo cũ bị hỏng chưa đáp ứng chất lượng, phơ tơ giấy bị đen - Đội ngũ cán làm công tác Văn thư, Lưu trữ chưa đào tạo chuyên sâu - - Nhiều lúc khơng hiểu lên q trình giải công việc chưa ăn khớp, bị gián đoạn lên cơng việc thực chậm - Do nhiều người nhân viên phải đảm nhiệm nhiều việc lúc lên cơng việc bị tồn đọng 3.2 Các giải pháp - Để việc thực nghiệp vụ cơng tác văn phòng hiệu hơn, Văn phòng cần phối hợp chặt chẽ với phòng thuộc Cơng ty - Xây dựng mơi trường làm việc đại mơi trường tốt người nhân viên có tâm huyết làm việc tâm trạng thoải làm việc hiệu - Thiết lập cấu tổ chức văn phòng cho phù hợp với quy mơ cơng Ty - Chủ động giúp Trưởng phòng đạo, điều hành cơng tác hành văn phòng - Xây dựng đôn đốc kiểm tra việc thực chương trình phòng cơng ty - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác văn phòng cho cán làm văn phòng - Xây dựng mối quan hệ cấp với cấp dưới, mối quan hệ với đồng nghiệp chan hòa, quan tâm, khích lệ lãnh đạo - Nghiên cứu đề án ứng dụng công nghệ thông tin liên quan đến xây dựng hệ thống quản lý sở liệu việc xây dựng hệ thống lưu trữ máy tính hay việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành - Nâng cao ý thức trách nhiệm công việc cho cán công nhân viên - Cán bộ, nhân viên phải chủ động công việc, đề xuất ý kiến cho cấp TIỂU KẾT Như chương em đánh giá mặt tích cực mặt tiêu cực nghiệp vụ công tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Từ đó, em đề xuất số giải pháp với mong muốn hồn thiện nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng KẾT LUẬN Nghiệp vụ cơng tác văn phòng công tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt cơng tác văn phòng Văn phòng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng sản xuất kinh doanh doanh nghiệp yếu tố để nâng cao uy tín vị thị trường kinh doanh đem lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp Vì vậy, Văn phòng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành cơng việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn quan, tổ chức, đơn vị Bài nghiên cứu thể rõ thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Do thời gian thực tế không nhiều, thân em kỹ nghiệp vụ nhiều hạn chế nên nội dung tiểu luận chưa tốt cho Cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định, chưa thể nhìn sâu để có nhận xét, bao quát đắn Vì nội dung tiểu luận khó tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp quý Thầy, Cô bạn để tiểu luận hồn thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình quản trị văn phòng tác giả Nghiêm Kỳ Hồng – Trần Như Nghiêm Nguyễn Hữu Huân,Giáo trình Quản trị hành Văn phòng, Nxb lao động – xã hội Tập giảng quản trị văn phòng Trang website tham khảo, thuvienso.edu.vn PHỤ LỤC Phụ lục 01: Chặng đường phát triển công ty Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức máy Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Phụ lục 03: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng cơng ty Phụ lục 04: Hình ảnh Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Phụ lục 02: Sơ đồ cấu Công ty tài cổ phần Xi Măng Đại hội đồng cổ đơng Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Ủy ban quản lý rủi ro Hội đồng xử lý rủi ro Ủy Ban nhân Phòng kiểm tra nội Các ủy ban hội đồng khác Tổng Giám Đốc Khối tín dụng Doang nghiệp P.Kinh doanh KHDN P.thẩm định&quả n lý nợ KHDN Khối tín dụng cá nhân P phát triển sản phẩm P.PT kinh doanh Khối CNTT P.VH hạ tầng P.PT Nghiệp vụ Khối tài P.nguồn vốn P.Kế tốn P.VH HT Core P TC kế hoạch TT.Thẩm định P.PT UD ERP TT.thu hồi nợ P.AN Thông tin TT.DV KH P.vận hành thẻ Khối hỗ trợ Khối quản lý rủi ro P.HC quản trị P.QL rủi ro P.AN&ĐT Nội P.PC tuân thủ P.tiếp thị QH công chúng Các chi nhánh Phụ lục 01: Chặng đường phát triển Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Phụ lục 03: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Trưởng phòng Phó trưởng phòng Bộ phận lễ tân Bộ phận lái xe Bộ phận tạp vụ Bộ phận văn thư lưu trữ Bộ phận nhân Phụ lục 04: Hình ảnh Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng ... phòng đóng vai trò quan trọng sản xuất kinh doanh doanh nghiệp yếu tố để nâng cao uy tín vị thị trường kinh doanh đem lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp Vì vậy, Văn phòng tổ chức làm việc khoa... chức nghiệp vụ công tác văn phòng quan trọng giúp cho củng cố kiến thức cơng tác văn phòng doanh nghiệp giúp có trải nghiệp thực tế từ nâng cao kiến thức, đánh giá vai trò cơng tác văn phòng doanh. .. Đốc Khối tín dụng Doang nghiệp P.Kinh doanh KHDN P.thẩm định&quả n lý nợ KHDN Khối tín dụng cá nhân P phát triển sản phẩm P.PT kinh doanh Khối CNTT P.VH hạ tầng P.PT Nghiệp vụ Khối tài P.nguồn