Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng

Sau thời gian thực tế tại Công ty tài chính cổ phần Xi Măng, em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo Công ty và các anh, chị trong Công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho em có những buổi thực tế tại Công ty, chỉ bảo tận tình, tư vấn cho em để em có thể hoàn thành tốt bài Tiểu luận, đồng thời giúp em hiểu thêm về tầm quan trọng và ý nghĩa về quá trình học tập của mình. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy ThS. Nguyễn Đăng Việt và thầy ThS. Nguyễn Hữu Danh đã nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn em hoàn thành đề tài này, cảm ơn thầy đã động viên, cũng như chia sẻ những kinh nghiệm của mình, giải đáp những thắc mắc trong quá trình làm đề tài, để em có thể hoàn thành bài tiểu luận kết thúc học phần môn “ Quản trị văn phòng doanh nghiệp”. Trong quá trình Nghiên cứu làm đề tài. Khó tránh khỏi những sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài nghiên cứu không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt bài nghiên cứu. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn./.

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài tiểu luận do chính bản thân em tìm hiểu và hoàn thành Những thông tin và nội dung trong đề tài đều dựa trên nghiên cứu thực tế và hoàn toàn đúng với nguồn trích dẫn Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 09 tháng 9 năm 2017

Trong quá trình Nghiên cứu làm đề tài Khó tránh khỏi những sai sót, rất mong các Thầy,

Cô bỏ qua Đồng thời do trình độ lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bàinghiên cứu không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng gópThầy, Cô để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt bài nghiên cứu

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn./

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay, Công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều công ty, để bảo quản cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin chất lượng cho quá trình quản lý Trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động được nhịp nhàng, liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận văn phòng để thực hiện 2 chức năng: Quản trị hậu cần Tham mưu giúp việc và các nghiệp vụ công tác văn phòng

Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng nghiên cứu về thực trạng tổ chức nghiệp vụcông tác văn phòng là quan trọng giúp cho chúng ta củng cố kiến thức công tác văn phòng vềdoanh nghiệp và giúp chúng ta có những trải nghiệp thực tế hơn từ đó nâng cao kiến thức, đánhgiá đúng vai trò của công tác văn phòng trong doanh nghiệp đồng thời có ích trong tác nghiệpchuyên môn cũng như yêu thích công việc này lâu lên em muốn làm trên thực tế và nghiên cứu.Trong công ty công tác văn phòng giúp nâng cao ý thức của cán bộ nhân viên đối với công tácvăn phòng và thông qua việc nghiên cứu đề tài thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phònggiúp cho công tác văn phòng tại công ty nâng cao hiệu quả và đóng góp cho hoạt động thực tếcủa công ty nhiều hơn Cũng như thông qua việc tìm hiểu thực tế giúp củng cố lý luận nghiệp

vụ công tác văn phòng tại công ty và đóng góp vào hoạt động chung của công tác giảng dậy củaKhoa quản trị Văn phòng

Với những lý do trên em đã chọn đề tài “ Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng” làm đề tài viết tiểu luận bài tập lớn thi kết thúc học

phần môn “Quản trị văn phòng trong doanh nghiệp”

2 Lịch sử nghiên cứu

- Nguyễn Hữu Huân,Giáo trình Quản trị hành chính Văn phòng, Nxb lao động – xã hội.

- T.S Hồ Ngọc Cấn (chủ biên) (2009) Cẩm Nang, Tổ chức và quản trị hành chính văn

phòng,Nxb Tài chính Hà Nội.

- Lê Văn In,(1996) Quản trị văn phòng doanh nghiệp.Nxb Thống kê.

- Trần Thị Thu Hương, (2008) Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb tổng hợp TP.Hồ

Chí Minh

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổphần Xi măng

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Thời gian từ 2010 trở lại đây của công ty

+ Không gian: trong phạm vi Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu khảo sát, đánh giá về nghiệp vụ công tác văn phòng

tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng

+ Khảo sát thực tế

+ Phân tích dữ liệu, tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu để hoàn thành bài tiểuluận

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

* Cơ sở phương pháp luận

- Phương pháp chủ nghĩa duy vật biện chứng: là phương pháp xem xét những sự vật vànhững phản ánh của chúng vào tư duy chủ yếu là trong mối liên hệ qua lại giữa chúng,trong sự móc xích của chúng, trong sự vận động của chúng, trong sự phát sinh và tiêuvong của chúng

- Phương pháp chủ nghĩa duy vật lịch sử: là hệ thống quan điểm duy vật biện chứng về xãhội, là kết quả của sự vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng vàphép biện chứng duy vật vào việc nghiên cứu đời sống xã hội và lịch sử nhân loại, nhờ đóhoàn thiện và phát triển những quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và phép biệnchímg duy vật; hoàn thiện và phát triển thế giới quan

* Phương pháp nghiên cứu:

Trong bài nghiên cứu này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu là:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;

- Phương pháp phân tích…

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Bài nghiên cứu đã phát hiện ra những ưu điểm và mặt còn hạn chế trong nghiệp vụ côngtác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng Góp phần có đánh giá nhìn nhận

về nghiệp vụ công tác văn phòng và hoàn thiện kỹ năng của nhà quản trị Văn phòng.Thông qua đề tài giúp cho công ty đánh giá đúng về nghiệp vụ công tác văn phòng tạicông ty, đồng thời giải pháp đưa ra có thể áp dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệuquả trong việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty Kết quả đạt được của

đề tài có thể trở thành tư liệu nghiên cứu phục vụ cho các công ty về nghiệp vụ công tácvăn phòng

7 Cấu trúc của đề tài

- Mở đầu, kết luận.

- Tài liệu tham khảo và phụ lục.

Đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng và hoạt động của vănphòng công ty

Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính

Cổ phần Xi măng

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác văn phòng tạiCông ty Tài chính Cổ phần Xi măng

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG VÀ HOẠT

ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty tài chính Cổ

- Hoạt động kinh doanh chính: Thị trường vốn, thị trường tiền tệ, lĩnh vực tín dụng, đầu

tư và cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính

Từ ngày thành lập, CFC đã không ngừng phát triển hướng đến mục tiêu dẫn đầu về cung cấp và hỗ trợ các sản phẩm, dịch vụ tài chính đa dạng cho một lựợng lớn các khách hàng trong ngành vật liệu xây dựng

* Chặng đường phát triển:

( xem chi tiết phụ lục số: 01)

- Tháng 06/2008: Thành lập công ty với vốn điều lện 300 tỷ đồng

- Tháng 09/2008: CFC trở thành thành viên thứ 111 của Hiệp hội Xi măng Việt Nam

- Tháng 03/2009: Ngân hàng Nhà nước cho phép CFC được cung cấp dịch vụ cung ứng ngoại hối

- Tháng 04/2009: CFC trở thành thành viên thứ 52 của Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam

- Tháng 12/2009: Hỗ trợ cộng đồng thông qua chương trình “Chung tay đẩy lùi căn bệnh ung thư”

- Tháng 06/2010: Hoàn tất thủ tục tăng vốn điều lệ lên 610 tỷ đồng

- Tháng 08/2010: Ngân hàng Nhà nước cho phép CFC mở chi nhánh tại TP.HCM

- Tháng 11/2010: Thành lập chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty Tài chính Cổ phần Xi măng

Hội đồng quản trị và Đại hội đồng Cổ đông và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị

về mọi mặt kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Tổng giám đốc là người

có quyền cao nhất, ngoài công tác phụ trách chung các mặt hoạt động quản lý sản xuất

kinh doanh, Tổng giám đốc công ty còn trực tiếp điều hành, giám sát các mặt công tác của một số đơn vị trực thuộc Phó Tổng giám đốc: Phó Tổng Giám đốc là người giúp việccho Tổng Giám đốc, Phó tổng Giám đốc được Tổng Giám đốc phân công phụ trách, quản

lý, điều hành các hoạt động và giải quyết một số nội dung công việc theo ủy quyền và phân công cụ thể của Tổng giám đốc Trợ lý Tổng giám đốc: Trợ lý Tổng giám đốc là người giúp việc cho Tổng giám đốc Trợ lý TGĐ có trách nhiệm tư vấn giúp việc cho Bangiám đốc hoàn thành nhiệm vụ của mình và thực hiện một số nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao hoặc uỷ quyền Phòng Hành chính nhân sự: Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về hành chính liên quan đến hoạt động của Công ty bao gồm các nội dung cơ bản: Quản trị nhân sự; đào tạo; công tác lễ tân, văn phòng, công nghệ thông tin và truyền thông PR, giao dịch đối ngoại, nghiên cứu, tổng hợp và/hoặc thực hiện quy định của phápluật và quy định của Công ty trong phạm vi thẩm quyền của Phòng Duy trì, thiết lập hoặc xử lý công việc chung theo quy định của Công ty trong mối quan hệ với các cấp và các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cũng như các cơ quan hữu quan khác trongphạm vi thẩm quyền của Phòng Theo dõi đảm bảo việc sử dụng, quản lý những tài sản chung của Công ty bao gồm nhưng không giới hạn về đất đai, nhà ở, xe ô tô, thiết bị văn phòng, bảo hiểm, tài sản trí tuệ, nhãn hiệu thương mại Theo dõi, thu thập, cập nhật và phân tích những thông tin cần thiết phục vụ hoạt động của Công ty, các thông tin về chínhtrị, luật pháp, kinh tế, xã hội … có thể liên quan đến hoạt động của Công ty, và đề xuất những việc làm cần thiết để Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị phê duyệt Tiến hành các thủ tục cần thiết để có được sự cho phép và đồng ý của các cơ quan hữu quan cho cácviệc liên quan đến nhu cầu hoạt động của Công ty Lập báo cáo, tham mưu, soạn thảo những quy định liên quan đến công việc hành chính chung Phối hợp với các Phòng ban khác trong việc tiến hành các công việc đã được quy định ở trên, đề ra những yêu cầu, hướng dẫn cho các Phòng để thực hiện các công việc liên quan thuộc lĩnh vực nghiệp vụ hành chính Thực hiện, hướng dẫn thực hiện toàn bộ các công việc liên quan đến công tácnhân sự, lao động tiền lương, giải quyết các thủ tục hành chính, chế độ đối với người lao động Phòng Tài chính kế toán: thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau: Chủ trì xây dựng

và thực hiện các quy chế về quản lý tài chính, quy chế về quản lý ngân sách, chính sách

và chế độ kế toán Tổ chức công tác hạch toán kế toán, lập và phân tích báo cáo tài chính

và các báo cáo quản trị theo đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam Lập phương án huy động và sử dụng vốn đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh Tổ chức, hướng dẫn và đào tạo các Đơn vị trong việc ghi chép, thu thập số liệu chi phí và các chứng từ liên quan phục vụ công tác tài chính kế toán theo các quy định của Luật kế toán,

hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định của Công ty; Kiểm tra chứng từ, hóa đơn và thủ tục thanh quyết toán; Tính toán giá thành, chi phí và báo cáo phục vụ ra quyết định sản xuất kinh doanh; Kiểm soát công tác thu chi tiền mặt; Quản lý việc thu và

nộp thuế, phí các các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước Chủ trì trong việc lựa chọn đơn vịcung cấp dịch vụ kiểm toán, dịch vụ bảo hiểm tài sản công ty, cung cấp phần mềm quản

lý, cung cấp các hóa đơn chứng từ và các hàng hóa và dịch vụ đặc thù của tài chính kế toán khác

1.1.4 Cơ Cấu tổ chức của Công ty

- Theo độ tuổi được chia thành như sau:

+ Độ tuổi lao động duới 25 tuổi: 7%

+ Độ tuổi lao động từ 26 – 35 tuổi: 25%

+ Độ tuổi lao động từ 36 – 55 tuổi: 60%

1.1.6 Các lĩnh vực kinh doanh của công ty

- Nhận tiền gửi có kỳ hạn từ một năm trở lên của các tổ chức, cá nhân theo quy định của Ngân hàng Nhà nước

- Phát hành kỳ phiếu, trái phiếu chứng chỉ tiền gửi và các loại giấy tờ có giá khác để huy động vốn của tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật hiện hành

- Vay vốn của các tổ chức tài chính, chức tín dụng trong nước, ngoài nước và các tổ chức tài chính quốc tế

- Tiếp nhận vốn uỷ thác của Chính phủ, các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước

- Cho vay ngắn hạn, cho vay trung và dài hạn theo quy định của Ngân hàng Nhà nước

- Cho vay theo uỷ thác của Chính phủ, của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định hiện hành của Luật các tổ chức tín dụng và hợp đồng uỷ thác

- Cho vay tiêu dùng dưới hình thức cho vay mua trả góp

- Chiết khấu, tái chiết khấu, cầm cố thương phiếu, trái phiếu và các giấy tờ có giá khác

- Thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh bằng uy tín và khả năng tài chính của mình đối với

người nhận bảo lãnh.

- Cấp tín dụng dưới các hình thức khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước

- Thực hiện mốt số nghiệp vụ về mở tài khoản, dịch vụ ngân quỹ và các hoạt động khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước

1.2 Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ

* Phòng Hành chính - quản trị

- Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về hành chính liên quan đến hoạt động của Công ty bao gồm các nội dung cơ bản: Quản trị nhân sự; đào tạo; công tác lễ tân, văn phòng, côngnghệ thông tin và truyền thông PR, giao dịch đối ngoại, nghiên cứu, tham mưu - tổng hợp

và thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định của Công ty trong phạm vi thẩm quyền của Phòng Duy trì, thiết lập hoặc xử lý công việc chung theo quy định của Công

ty trong mối quan hệ với các cấp và các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cũng như các cơ quan hữu quan khác trong phạm vi thẩm quyền của Phòng Theo dõi đảm bảoviệc sử dụng, quản lý những tài sản chung của Công ty bao gồm nhưng không giới hạn vềđất đai, nhà ở, xe ô tô, thiết bị văn phòng, bảo hiểm, tài sản trí tuệ, nhãn hiệu thương mại

- Theo dõi, thu thập, cập nhật và phân tích những thông tin cần thiết phục vụ hoạt động của Công ty, các thông tin về chính trị, luật pháp, kinh tế, xã hội … có thể liên quan đến hoạt động của Công ty, và đề xuất những việc làm cần thiết để Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị phê duyệt Tiến hành các thủ tục cần thiết để có được sự cho phép và đồng

ý của các cơ quan hữu quan cho các việc liên quan đến nhu cầu hoạt động của Công ty Lập báo cáo, tham mưu, soạn thảo những quy định liên quan đến công việc hành chính chung Phối hợp với các Phòng ban khác trong việc tiến hành các công việc đã được quy định ở trên, đề ra những yêu cầu, hướng dẫn cho các Phòng để thực hiện các công việc liên quan thuộc lĩnh vực nghiệp vụ hành chính Thực hiện, hướng dẫn thực hiện toàn bộ các công việc liên quan đến công tác nhân sự, lao động tiền lương, giải quyết các thủ tục hành chính, chế độ đối với người lao động

- Theo độ tuổi được chia thành như sau:

+ Độ tuổi lao động duới 25 tuổi: 2%

+ Độ tuổi lao động từ 26 – 35 tuổi: 30%

+ Độ tuổi lao động từ 36 – 55 tuổi: 68%

- Theo trình độ:

+ Thạc sĩ : 10%

+ Đại học: 60%

+ Cao đẳng: 30%

TIỂU KẾT

Như vậy ở chương 1, em đã trình bày khái quát chung về Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng

và hoạt động của văn phòng trong công ty giúp ta có thể lắm được tình hình hoạt động của công

ty cũng như văn phòng công ty Từ đó làm cơ sở điều kiện để chúng ta tiếp tục nghiên cứu

“Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty tài chính Cổ phần Xi măng” ở chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TÀI

CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG 2.1 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác

2.1.1 Công tác xây dựng kế hoạch

- Kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đạt được của đơn vị và phương thức tiếnhành tốt nhất để đạt mục tiêu đó trong từng thời kỳ [ 1; tr 124]

Công Ty Luôn coi việc lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với hoạt động của công ty

vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp công

ty xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra

 Nội dung

Trong bối cảnh kinh tế thị trường Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng đã hiểu rõ, muốn đạtđược chất lượng, hiệu quả tối ưu khi thực hiện công việc cần xây dựng các chương trình kếhoạch hoạt động cho từng khâu sản xuất, từng bộ phận Hoạt động của Công ty Tài chính Cổphần Xi măng luôn diễn ra thường xuyên, liên tục, thế nên công tác xây dựng kế hoạch cũngphải phù hợp với quá trình hoạt động vì vậy trong công ty thực hiện một số kế hoạch cụ thểnhư sau:

- Kế hoạch chiến lược;

- Kế hoạch chiến thuật ( kế hoạch nghiệp vụ);

- Kế hoạch ngắn hạn ( tuần, tháng, quý )

- Kế hoạch dài hạn ( 3 năm, 5 năm, 10 năm)

 Kế hoạch chiến lược: là loại kế hoạch đề cập đến các mục tiêu có tính tổng quát cao.

Loại kế hoạch này có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khía cạnh khác nhau của tổchức và định hướng cho sự phát triển chung của cơ quan, tổ chức.[2; tr85]

Kế hoạch chiến lược của Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng thường được áp dụng thườngxuyên do tính chất cạnh tranh của thị trường ngày càng trở lớn khốc liệt, với sự thay đổi củakhoa học công nghệ ngày càng nhanh khiến từ đó công ty rất chú trọng việc xác định nhữngmục tiêu trong tương lai

- Kế hoạch chiến lược của Công ty cho phép cải thiện và củng cố vị thế cạnh tranh trên

thị trường Trong kế hoạch chiến lược những mục tiêu định hướng cho công và nhữngbiện pháp để thực hiện mục tiêu đề ra Việc xây dựng kế hoạch chiến lược thườngđược xuất phát từ khả năng thực tế của công ty , biểu hiện những phương án ứng phóvới những điều kiện bên trong và bên ngoài công ty

- Đặc điểm

+ Thời hạn : vài năm

+ Khuôn khổ : rộng

+ Mục tiêu : ít chi tiết

- Việc thực hiện lập kế hoạch chiến lược đã giúp cho cán bộ công ty xác định được:

+ Nhận thức được cơ hội

* Đầu ra của kế hoạch chiến lược:

- Một bản kế hoạch kinh doanh

- Kế hoạch phát triển công ty.

 Kế hoạch chiến thuật ( kế hoạch nghiệp vụ);  là loại kế hoạch cụ thể các mục tiêu của

kế hoạch chiến lược thành những mục tiêu cụ thể, chỉ ra chính xác những việc cần phảilàm và cách thức tiến hành các công việc đó

Công ty xác định kế hoạch chiến thuật là công cụ để chuyển các định hướng, mục tiêu củachiến lược thành các chương trình cụ thể cho từng bộ phận trong công ty Việc chia nhỏ ra thànhcác chương trình sẽ giúp cho mục tiêu của công ty được thực hiện dễ dàng hơn với sự phối hợpcủa các bộ phận chức năng

- Kế hoạch chiến thuật được thể hiện trong từng bộ phận của Công ty như :

- Đặc điểm

+ Thời hạn : ngày, tuần, tháng

+ Khuôn khổ : hẹp

+ Mục tiêu : chi tiết xác định

- Việc thực hiện lập kế hoạch chiến thuật đã giúp cho cán bộ công ty xác định được:

- Quy trình hoạt động

- Các quy định

- Hướng dẫn công việc

- Các biểu mẫu

- Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn

 Kế hoạch ngắn hạn ( tuần, tháng, quý ): là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch

trung hạn, chỉ ra những công việc cụ thể, được thiết lập để thực hiện những mục tiêungắn hạn, cụ thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làm sản sinh ra kết quả Các kế hoạchloại này thường là kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng hay kế hoạch tuần

- Kế hoạch tháng

+ Các công việc trong kế hoạch năm

+ Các công việc tháng trước còn tồn tại

+ Các công việc mới phát sinh do công ty giao

- Nội dung kế hoạch tháng

+ Các công việc quan trọng trong tháng

+ Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thựchiện

+ Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trongtháng sau)

- Kế hoạch tuần

- Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:

+ Các công việc trong kế hoạch tháng

+ Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong

+ Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm

+ Các công việc quan trọng trong tuần

+ Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghichú (yêu cầu kết quả)

+ Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau)

 Kế hoạch dài hạn ( 3 năm, 5 năm, 10 năm): là những kế hoạch có nội dung lớn, quan

trọng, có phạm vi ảnh hưởng rộng và thời gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20 năm)với cơ quan, tổ chức

-Nguồn thông tin để lập kế hoạch dài hạn bao gồm:

+ Từ chiến lược của công ty

+ Từ các dự án tham gia

+ Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao

+ Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận

- Nội dung của lập kế hoạch dài hạn:

- Nội dung các mục tiêu công việc

- Thời gian thực hiện

- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào côngtác nào và đánh giá công việc cuối năm)

2.1.2 Xây dựng chương trình công tác

Khái niệm: Chương trình là thứ tự thực hiện một công tác, một việc nào đó ( chương trình hộinghị) [3; tr 36]

Chương trình công tác là loại chương trình công tác thường kỳ của cơ quan mà văn phòng xâydựng [3; tr36]

Hiện nay ở Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng đang thực hiện các chương trình công tác sau:

- Chương trình công tác cả năm: là bản thể hiện những mục tiêu, những định hướng,

nhiệm vụ và các giải pháp lớn, quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị trongnăm

- Chương trình công tác quý: là triển khai chương trình công tác năm Loại chương

trình công tác này có tính cụ thể hơn chương trình năm

- Chương trình công tác một tháng:  là cụ thể hóa những mục tiêu của chương trình

công tác quý nó thể hiện những công việc phải làm trong tháng

 Nôi dung

Chương trình công tác của công ty thường căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, công việc dolãnh đạo giao, điều kiện vật chất của công ty, nguồn nhân lực và bám sát, thể hiện đúng ,kịp thời trong từng công việc Đặc biệt chương trình công tác của Công ty Tài chính Cổphần Xi măng còn bám sát thực tiễn, xác định đúng những vấn đề mấu chốt, trọng tâm,những điểm nút quyết định vấn đề từ đó có thể tháo gỡ được những vướng mắc và thúcđẩy nhiều mặt công tác

- Quy trình lập chương trình công tác của công ty Tài chính Cổ Phần Xi măng

Bước 1: Yêu cầu các phòng gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo công ty.

Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc

Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có)

Bước 4: Thông qua chương trình

Bước 5: Ban hành, sao gửi các phòng để thực hiện; lưu trữ theo quy định

- Nhân viên làm chương trình công tác luôn chọn lọc, sắp xếp các công việc theo thứ tự

ưu tiên và phù hợp với khả năng chuẩn bị và thời gian thực hiện Trong khi lậpchương trình công tác công ty thường cho người lập quỹ thời gian dự trữ, dự phòngnhững việc đột xuất, có thời gian để lãnh đạo kiểm tra, chỉ đạo

- Không chỉ có vậy việc lập chương trình công tác luôn bảo đảm tính hệ thống giữa

chương trình công tác năm, chương trình công tác một quý với chương trình tháng

- Chương trình công tác năm và quý công ty thường nêu các vấn đề lớn, quan trọng.

Bao quát toàn diện các lĩnh vực của công ty

- Chương trình công tác tháng công ty thường dựa trên cơ sở chương trình công tác

năm, quý và những vấn đề mới phát sinh trong quá trình điều hành từ đó xác địnhtrọng tâm của công tác và các nhiệm vụ cụ thể trong tháng

- Thời gian công ty xây dựng chương trình công tác:

+ Chương trình công tác năm sau chuẩn bị từ tháng 10 năm trước

+ Chương trình công tác quý sau chuẩn bị từ ngày 15 của tháng cuối quý trước

+ Chương trình công tác tháng sau chuẩn bị từ ngày 25 của tháng trước

 Tổ chức thực hiện

- Khi chương trình công tác của công ty tài chính cổ phần Xi Măng được ban hành thì

các Phòng sẽ chủ động thực hiện nhiệm vụ của mình

- Nếu những công việc có liên quan đến nhiều phòng thì phòng chủ trì sẽ triển khai phối

hợp với các phòng khác và đôn đốc thực hiện cho đến khi công việc kết thúc

- Trong quá trình thực hiện nhiều khi không tránh khỏi những vướng mắc và khi gặp

các vấn đề này thì người thực hiện sẽ báo cáo với lãnh đạo công ty để giải quyết kịpthời

- Hàng tháng, quý, Văn phòng sẽ tổng hợp lại tình hình và đánh giá việc thực hiện

chương trình công tác

- Cuối năm các phòng sẽ báo cáo tình hình thực hiện chương trình của phòng mình nêu

rõ những việc đã làm, việc bổ sung và thường có số liệu cụ thể

 Việc thực hiện chương trình công tác tốt đã giúp cho các phòng trong công ty đượcchủ động trong công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót việc.Đây cũng là cách thực hiện để nâng cao sự quản lý của ban giám đốc, phối hợpđồng bộ nhịp nhàng, theo một kế hoạch thống nhất để thực hiện các công việc đềra

2.2 Xây dựng quy chế, nội quy, điều lệ và tổ chức thực hiện quy chế

Tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng đã xây dựng được một số quy chế, nội quy, điều lệ như sau:

 Quy định về phân công, phân cấp và chế độ làm việc của công ty: