KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA

0MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 3 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA 5 1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của nhà trường và Văn phòng nhà trường 5 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của nhà trường 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng: 6 2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.1. Các loại văn bản của nhà trường ban hành 10 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 11 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 11 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 11 3. Công tác quản lý văn bản đi 11 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 12 3.2. Đăng ký văn bản 12 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 14 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 15 3.5. Lưu văn bản đi 16 4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 16 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 16 4.2. Đăng ký văn bản đến 18 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 19 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 19 5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 20 5.1. Các loại dấu cơ quan 20 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 20 5.3. Bảo quản con dấu 22 6. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 22 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 22 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 25 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26 7. Công tác tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 28 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 28 7.2. Nhận xét, đánh giá chung 29 8. Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 29 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của nhà trường 29 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 30 8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 32 CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33 2. Đánh giá chung 33 2.1. Ưu điểm 33 2.2. Hạn chế 34 2.3. Nguyên nhân 34 2.4. Kiến nghị 35 C. TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

0MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 3

B PHẦN NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1 KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA 5

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của nhà trường và Văn phòng nhà trường 5

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của nhà trường 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng: 6

2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 10

2.1 Các loại văn bản của nhà trường ban hành 10

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 11

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 11

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 11

3 Công tác quản lý văn bản đi 11

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 12

3.2 Đăng ký văn bản 12

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 14

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi .15

3.5 Lưu văn bản đi 16

4 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 16

4.1 Tiếp nhận văn bản đến 16

4.2 Đăng ký văn bản đến 18

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 19

4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 19

5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 20

5.1 Các loại dấu cơ quan 20

5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 20

5.3 Bảo quản con dấu 22

6 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22

6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 22

6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 22

6.3 Phương pháp lập hồ sơ 25

6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26

7 Công tác tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 28

7.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 28

7.2 Nhận xét, đánh giá chung 29

8 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 29

8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của nhà trường 29

8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 30

8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 32

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33

2 Đánh giá chung 33

2.1 Ưu điểm 33

2.2 Hạn chế 34

2.3 Nguyên nhân 34

2.4 Kiến nghị 35

C TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

A LỜI NÓI ĐẦU

Theo lời dạy của của Bác Hồ: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết không đúng… Cho nên, phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật”

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại ViệtNam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhànước; các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chínhtrị - xã hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang;các tổ chức phi chính phủ; các doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan,

tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ phận không thể thiếu, thậm chí đối vớicác doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như làmột bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (Khoản 1Điều 35 của Luật Doanh nghiệp) Văn phòng không chỉ hiểu đơn giản là bộphận giải quyết các công việc hành chính đơn giản như xử lý văn bản, quản lýcon dấu, hay dọn dẹp vệ sinh mà nó phải là nơi mang lại các giá trị khác cho

tổ chức như tham mưu xây dựng hệ thống các quy định, cơ chế làm việc và tổchức thực hiện quy định đó để quản lý hệ thống; tham mưu và đảm bảo cácnguồn lực của tổ chức; phối hợp và điều hòa hoạt động của tổ chức thông qua

hệ thống kế hoạch – chương trình hành động; tổ chức các hoạt động đối nộinhằm xây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạnh; tổ chức các hoạt độngđối ngoại để xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của tổchức… Như vậy, rõ ràng văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong cơcấu tổ chức của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp

Sau một thời gian được kiến tập nghiệp vụ tại trường THPT Phan HuyChú – Đống Đa Trên cơ sở áp dụng những lý thuyết được dạy ở nhà trường

và sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban giám hiệu và cán bộ viên chức nhà trường đãgiúp em có những kiến thức thực tế quý báu về công tác văn phòng

Qua bản báo cáo này em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu, KhoaQuản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng các thầy, cô giáo đãtận tình giảng dạy và giúp đỡ chúng em trong suốt quá trình học tập vànghiêm cứu Bên cạnh đó, em cũng xin được cảm ơn Ban giám hiệu và viênchức trường THPT Phan Huy Chú - Đống Đa đã quan tâm, giúp đỡ, tạo điềukiện, hướng dẫn trong suốt quá trình kiến tập tại nhà trường Dù có nhiều cốgắng nhưng bài báo cáo của em không tránh khỏi những sai sót, rất mongđược sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô và các bạn.

Em xin chân thành cảm ơn./.

Hà Nội, ngày 04 tháng 6 năm

2017

Sinh viên

Tô Thị Yến

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của nhà trường và Văn phòng nhà trường

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của nhà trường

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhà trường

Trường THPT Phan Huy Chú - Đống Đa thành lập vào ngày 12 tháng

08 năm 1997 theo Quyết định 3059 QĐUB/UBND của thành phố Hà Nội là

mô hình trường Bán công duy nhất trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo HàNội Theo Quyết định số 2312/QĐUB/UBND ngày 28/11/2008 của UBNDThành phố Hà Nội về việc chuyển trường THPT Bán công thành trườngTHPT Công lập và là đơn vị sự nghiệp công lập đầu tiên tự chủ đảm bảo toàn

bộ chi phí, hoạt động thường xuyên theo nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày25.4.2006 của Chính phủ Với mô hình này cả Hội đồng giáo dục và học sinhnhà trường rất thân thiện, cởi mở, chan hòa, đoàn kết Sự chuyển đổi này cũngđòi hỏi sự năng động, làm việc khoa học của tất cả các bộ phận, cá nhân

Bắt đầu từ năm học 2008 - 2009, nhà trường đã mạnh dạn xây dựng Đề

án xây dựng trường chất lượng cao, từng bước thí điểm các lớp chất lượngcao, cuốn chiếu đến năm 2015 toàn trường hoạt động theo mô hình chất lượngcao

Năm học 2013 - 2014 trường được công nhận đạt chuẩn Quốc gia vàđược chọn thí điểm xây dựng mô hình trường chất lượng cao của thành phố

Hà Nội Ngày 25/05/2015 nhà trường đã vinh dự nhận được quyết định số2374/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc công nhậntrường THPT đạt tiêu chí trường chất lượng cao của thành phố

- Nhà trường tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục kháctheo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông dành cho cấp THPT do Bộtrưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Công khai mục tiêu, nội dung các

hoạt động giáo dục, nguồn lực và tài chính, kết quả đánh giá chất lượng giáo

dục

- Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật

- Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường; quản

lý học sinh theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi được phân công

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục

Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong hoạt động giáo dục

- Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quyđịnh của Nhà nước

- Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội

- Thực hiện các hoạt động về kiểm định chất lượng giáo dục

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của nhà trường

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng:

HIỆU TRƯỞNG

PHÓ HIỆU TRƯỞNG 2

PHÓ HIỆU TRƯỞNG 3

Tổ Ngữ văn Xã hội Tổ

Tổ Tiếng Anh

Tổ Văn phòng

Nhóm

C

Nghệ

Nhóm Hóa

Nhóm Sinh

Nhóm Sử Nhóm Địa Nhóm GDCD Nhóm GDTC

Nhóm VP Nhóm Giám thị Nhóm Bảo vệ Nhóm Lao công

T

Tên nhóm Thành phần Số

lượn g

- NV Văn thư

- NV Y tế

- NV phụ trách phòng tin

- NV Giáo vụ

- Tư vấn văn bản cho Hiệutrưởng, chịu trách nhiệmpháp lý, kỹ thuật soạn thảovăn bản

- Thực hiện công tác vănthư lưu trữ, giải quyết cácthủ tục hành chính

- Tổ chức giao tiếp đối nội,đối ngoại, giúp nhà trườngtrong công tác thư từ, tiếpkhách Tổ chức phục vụ cácbuổi họp, lễ nghi, khánhtiết, thực hiện công tác lễtân, tiếp khách một cáchkhoa học và văn minh

- Lập kế hoạch tài chính, dựtoán kinh phí hàng năm,quý, dự kiến phân phối hạnmức kinh phí, báo cáo kếtoán, cân đối hàng quý,năm, chi trả tiền lương,

T

Tên nhóm Thành phần Số

lượn g

sở vật chất, kỹ thuật,phương tiện làm việc củanhà trường, đảm bảo yêucầu hậu cần cho hoạt động

và công tác của nhà trường

- Tổ chức thực hiện côngtác y tế, bảo vệ sức khỏe

- Theo dõi học sinh ra, vàolớp đúng giờ, nghỉ học, sơkết số học sinh nghỉ họchàng tuần để đánh giá thiđua cuối học kỳ

- Giáo dục học sinh thựchiện nội quy nhà trường,cam kết giữa gia đình vànhà trường, ngăn chặn mọihành vi dẫn tới vi phạm nộiquy

- Bước đầu quản lý và xử lýhọc sinh khi học sinh viphạm nội quy hoặc giáoviên bộ môn cho ra khỏilớp trong giờ học Thôngbáo kết quả xử lý kỷ luật

T

Tên nhóm Thành phần Số

lượn g

Chức năng, nhiệm vụ

và quyền hạn

học sinh cho GVCN và báocáo với GV trực trongngày

- Cuối buổi học cùng vớibảo vệ triển khai vòngngoài, giải tỏa ùn tắc giaothông Kịp thời ngăn chặncác hiện tượng va chạm,gây gổ đánh nhau ở ngoàitrường, giữ trật tự an ninh ởkhu vực lớp học

- Quản lý CSVC và điệncác phòng học theo phòngđược phân công Hàngngày phải ghi đầy đủ nhậnxét, cách giải quyết và kếtquả vào sổ trực

- Làm sạch sẽ khu vệ sinhsau mỗi tiết học, không đểvòi nước tự chảy đảm bảokhu vực vệ sinh luôn sạch

sẽ, không có mùi, khungcảnh nhà trường luôn sạch,đẹp

T

Tên nhóm Thành phần Số

lượn g

Chức năng, nhiệm vụ

và quyền hạn

- Không cho người nàomang tài sản của trường rakhỏi trường nếu không có ýkiến của Hiệu trưởng

- Không cho người lạ vàotrường

- Giao tiếp với khách vàphụ huynh học sinh: Lịch

sự, văn minh, niềm nở

- Cuối mỗi ca ghi sổ trực vềhiện tượng xảy ra và biệnpháp giải quyết

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Tổ trưởng tổ Văn phòng (Nhân viên Kế toán)

2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.1 Các loại văn bản của nhà trường ban hành

- Các văn bản hành chính thường xuyên ban hành: Thông báo, Quyếtđịnh, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Hợp đồng

- Các văn bản hành chính ban hành với số lượng ít: Tờ trình, Chỉ thị

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Trường THPT Phan Huy Chú - Đống Đa được ban hành những loại vănbản sau: Quyết định, công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, giấy mời,chương trình, báo cáo, biên bản…Các văn bản ban hành luôn được đảm bảo

về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được nhà trường thực hiệnnghiêm túc theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn

bản hành chính

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản

Bước 1: Nhận yêu cầu xây dựng văn bản, xác định nội dung văn bản.

Tại trường THPT Phan Huy Chú – Đống Đa văn bản thuộc chuyên môn của

bộ phận nào thì bộ phận đó tiến hành soạn thảo và chịu trách nhiệm về nộidung và thể thức

Bước 2: Nghiên cứu tài liệu liên quan, thu thập thông tin liên quan đến

việc soạn thảo văn bản

NV QL Bán trú

Bước 3: Thảo luận với các đối tượng liên quan trực tiếp hoặc thảo luận

với các đối tượng có liên quan khác

Bước 4: Cán bộ chuyên môn soạn thảo xong văn bản → trình lãnh đạo

duyệt và cho ý kiến (chỉnh sửa, bổ sung…)

Bước 5: Ký duyệt và ban hành theo đúng quy định.

Bước 6: Triển khai thực hiện

3 Công tác quản lý văn bản đi

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản

- Việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Ban giám hiệunhà trường giao cho cán bộ văn thư của nhà trường thực hiện

- Trước khi văn bản được ban hành các bộ phận chuyên môn phải gửivăn bản qua bộ phận văn thư kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày Nếuđúng theo quy định về thể thức thì sẽ cho đăng ký và ban hành, nếu chưađúng phải tiến hành chính sửa cho chuẩn kể cả những văn bản đã được Bangiám hiệu nhà trường ký

- Tất cả văn bản đi của nhà trường được ghi số theo hệ thống số chung

do Văn thư thống nhất quản lý

- Việc ghi số ngày tháng năm văn bản thực hiện theo đúng quy địnhhiện hành và do văn thư thực hiện Mỗi loại văn bản được ghi một hệ thống sốriêng

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

3.2 Đăng ký văn bản

Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay đã trở thành nhu cầu cấp bách,việc áp dụng tin học vào trong quản lý công tác văn thư là rất cần thiết Việcđẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư vừa bảo đảm

nhanh chóng, an toàn, tiện lợi, đúng nguyên tắc và là mục tiêu của nhà nước

ta trong những năm gần đây Nó sẽ giúp ích rât nhiều trong quản lý, sử dụng,lưu giữ tài liệu, tra cứu văn bản…Nhận thức được tầm quan trọng của côngnghệ thông tin trong công tác văn thư ngoài việc đăng ký văn bản đến, vănbản đi vào sổ đăng ký văn thư nhà trường còn đăng ký các văn bản đến và đivào trong máy tính bằng chương trình bảng tính Excel Do đặc thù hiện nay,hầu như tất cả văn bản đến điều hành, chỉ đạo của cấp trên, nhất là của Sở Giáodục và Đào tạo Hà Nội đều được gửi qua hòm thư điện tử có kèm theo file vănbản Vì vậy, muốn quản lý - lưu trữ văn bản để dễ tìm kiếm và nhanh chóng vănthư nhà trường đã sử dụng phương pháp đơn giản như sau:

- Tạo thư mực (Folder) trong My Computer, ổ D:

Thư mục: “Văn bản Đi.2017” để chứa các văn bản gửi đi Tạo một file Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến với tên là: “Sổ đăng ký công văn Đi.2017” và mỗi sheets là tên một loại văn bản (ví dụ: như Quyết định,

Công văn, Báo cáo, Kế hoạch…)

Tại cột “Tên loại và trích yếu nội dung” ta dùng lệnh: Ctrl + K hoặc

nhấn chuột phải chọn Hyperlink…/Hộp thoại Insert Hyperkink hiện ra, tronghộp Look in ta chọn file chứa dữ liệu

- Ngoài ra, tạo bộ lọc cho file tại các tiêu đề là những mũi tên sổ xuống,

để thuận tiện hơn cho việc tra cứu Ví dụ ta muốn tìm văn bản của Sở hay củaUBND Phường… ta vào cột nơi phát hành bấm vào mũi tên sổ xuống rồichọn Sở hoặc Phường…Sau đó muốn tìm văn bản, ta nhấn chọn Find &Select hoặc Ctrl+F, gõ từ cần tìm vào khung Find what, nhập chuột vào Find

Next, từ tìm được sẽ được nhấp chọn vào Sau đó vào liên kết để mở file cầntìm Kết quả cho thấy việc tìm kiếm văn bản rất đơn giản, dễ dàng và tiếckiệm được thời gian

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn

3.3.1 Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phầnNơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định

Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản

1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP

3.3.2 Đóng dấu cơ quan

- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải

rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóngdấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyênngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủtrưởng cơ quan quản lý ngành

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trangvăn bản

3.3.3 Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,

“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tạiĐiểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

b) Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và

“Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tạiKhoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngaytrong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyểnqua mạng để thông tin nhanh

- Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan,

được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, một bản chính lưu trong hồ sơ giải quyết

công việc và được chuyển giao cho bộ phận lưu trữ theo thời hạn quy định

- Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí

mật Nhà nước, được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản trong cặp, hộp Tuyệt

đối không được mang ra khỏi cơ quan trường hợp cần khai thác sử dụng phải

được sự đồng ý của lãnh đạo

- Các văn bản liên ngành mà không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng

dấu văn thư có trách nhiệm theo dõi lưu bản chính

- Bản lưu những văn bản quan trọng của cơ quan phải được in bằng

giấy tốt có độ pH trung tính và được in bằng mực bền màu

- Bì phát hành văn bản của nhà trường

- Do số lượng văn bản của nhà trường ít nên văn thư nhà trường là

người trực tiếp chuyển phát cho các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong nội bộ nhà

trường và bên ngoài Văn thư nhà trường sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để

chuyển giao văn bản, có bổ sung thêm cột “Ký nhận” vào sau cột “Nơi nhậnvăn bản”

Số, ký Ngày, Tên loại và Người Nơi nhận Ký Đơn vị Số Ghi

người nhận bản lưu

lượng bản

chú

- Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay

trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển

qua mạng để thông tin nhanh

3.5 Lưu văn bản đi

- Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm

quyền

- Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Tại

trường THPT Phan Huy Chú – Đống Đa, mỗi loại văn bản đi được đánh số

riêng

- Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu

cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của nhà trường

4 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

4.1 Tiếp nhận văn bản đến

- Tất cả văn bản đến tại cơ quan đều phải được quản lý tập trung, thống

nhất tại văn thư của nhà trường Tất cả các loại văn bản (kể cả bản Fax, văn

bản được chuyển qua mạng và văn bản mật), đơn, thư gửi đến cơ quan được

gọi chung là văn bản đến Văn bản đến từ mọi nguồn đều phải được tập trung

tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình quản lý văn

bản và hồ sơ của cơ quan

- Văn bản đến chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn

thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản,

v.v Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửihoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

- Những văn bản do Ban giám hiệu nhà trường, giáo viên đi họp mang

về hoặc nhận trực tiếp phải được đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quyđịnh Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhânkhông có trách nhiệm giải quyết

- Các bì văn bản đến cán bộ văn thư không bóc: bao gồm các bì vănbản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửiđích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì vănbản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chungcủa cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư đểđăng ký

- Đối với những bì thư gửi đích danh người đứng đầu, văn thư gửi trựctiếp đến tên người nhận hoặc người được phân công bóc gỡ các bì thư củangười đứng đầu; sau khi có ý kiến của người đứng đầu thì văn bản phải đượcchuyển đến văn thư để được đăng ký và xử lý tiếp

- Đối với những bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi

“chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư chỉ đăng ký và chuyển đến ngườinhận hoặc người có trách nhiệm xử lý Sau khi xử lý xong, các văn bản trênphải chuyển cho người được giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quảntài liệu mật

- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơquan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Hiệu trưởng nhà trường để

xử lý

- Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư phải kiểm tra về số lượng, tìnhtrạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý đối với những bìthư có độ khẩn, mật Văn bản đến bị thiếu, rách, bị bóc, hoặc văn bản bên

trong không đúng với số ghi ngoài bì, nơi nhận, văn bản hỏa tốc hẹn giờ màchuyển đến muộn hơn thời gian ghi ở ngoài bì hoặc trường hợp phát hiện saisót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giaotrách nhiệm xem xét giải quyết, nếu cần thiết phải lập biên bản có chữ ký xácnhận của người đưa văn bản đến.

4.2 Đăng ký văn bản đến

Tất cả các văn bản đến trường THPT Phan Huy Chú - Đống Đa đềuphải được đăng ký trên hệ thống sổ và trên phần mền quản lý văn bản Mỗinăm số lượng văn bản đến nhà trường là dưới 600 văn bản nên được đăng kývào 01 sổ đăng ký và 01 sổ đăng ký văn bản mật đến

Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký trong ngày, chậm nhất

là trong ngày làm việc tiếp theo

Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xách các thông tin cần thiết về vănbản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ khôngthông dụng

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến, sổ đăng ký đơn thưđược thực hiện theo đúng quy định hiện hành

Văn thư tạo một file Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến với

tên là: “Sổ đăng ký công văn Đến.2017”