khảo sát công tác văn phòng tại sở nội vụ thành phố đà nẵng

khảo sát công tác văn phòng tại sở nội vụ thành phố đà nẵng Tổng quan về sở nội vụ thành phố đà nẵng khảo sát công tác văn phòng tại sở nội vụ thành phố đà nẵng khảo sát công tác văn phòng tại sở nội vụ thành phố đà nẵng khảo sát công tác văn phòng tại sở nội vụ thành phố đà nẵng

Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo cơ sở miền Trung, quýthầy cô giáo đã quan tâm, hướng dẫn tận tình Cảm ơn sâu sắc tới lãnh đạo SởNội vụ Thành phố Đà Nẵng, Phó Chánh Văn phòng và các anh chị công chức,viên chức làm việc tại cơ quan đã tạo điều kiện cho em có cơ hội kiến tập tại cơquan Bên cạnh đó còn truyền đạt cho em thêm kiến thức để em thấy rõ thực tếcông việc, giúp em thu thập tài liệu để em nghiên cứu , xử lý tài liệu phục vụcho bài báo cáo

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè đã động viên,khuyến khích em trong suốt quá trình kiến tập và hoàn thành tốt bài báo cáo củamình

Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, song do thời gian và kiến thức còn hạn hẹpnên bài viết của em không tránh được được thiếu sót Em rất mong sẽ nhận đượcđóng góp ý kiến từ phía thầy cô để bài viết của em hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 3

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và văn phòng 3

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 3

1.1.1 Chức năng: 3

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Nội vụ 3

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở.4 1.2.1 Chức năng 4

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 5

2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 6

2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 6

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 6

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 6

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản đi 7

3 Công tác quản lý văn bản đi 8

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản 8

3.1.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày 8

3.1.2 Trình ký 8

3.2 Đăng ký văn bản 9

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 10

3.3.1 Nhân bản 10

3.3.2 Đóng dấu cơ quan và dấu mật: 11

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 11

3.5 Lưu văn bản đi 12

4 Công tác quản lý và giải quyết các văn bản đến 12

4.1 Tiếp nhận văn bản đến 13

4.2 Đăng ký văn bản đến 13

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 14

4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 14

6.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu: 16

6.3 Bảo quản con dấu 16

7 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16

7.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 16

7.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 17

7.3 Phương pháp lập hồ sơ 18

7.4 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 21

8 Công tác tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, nghi thức Nhà nước 21

8.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 21

8.1.1 Giao tiếp và ứng xử của CBCCVC 21

8.1.2 Nghi thức Nhà nước 22

8.2 Nhận xét, đánh giá chung 23

9 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 24

9.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Sở 24

9.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 24

9.3.Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 26

CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 27

2.1 Đánh giá chung 27

2.1.1 Ưu điểm 27

2.1.2 Hạn chế, nguyên nhân 28

2.2 Kiến nghị 28

KẾT LUẬN 30

TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC

Tổ chức cán bộCán bộ, Công chức, Viên chức

LỜI NÓI ĐẦU

Kiến tập ngành nghề là nội dung bắt buộc trong chương trình đào tạo củasinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng học bậc Đại học Chính bởi vì từ lýthuyết trên giảng đường đến quá trình thực hành, vận dụng có một khoảng cáchkhông hề nhỏ nên thông qua đợt kiến tập này, sinh viên có thể vận dụng khảnăng so sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn để phân tích, đánh giá, đề xuấtcác giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện các nội dung của công tác quảntrị văn phòng tại cơ quan

Trong quá trình kiến tập, tôi đã nhận được sự quan tâm, chỉ đạo kịp thờicủa lãnh đạo cơ sở miền Trung, sự hướng dẫn tận tình của quý thầy, cô giáocùng sự quan tâm, giúp đỡ và chỉ bảo, hướng dẫn nhiệt tình của lãnh đạo Sở,trưởng các đơn vị và các anh chị là công chức viên chức tại cơ quan

Mặc dù nhận được nhiều sự giúp đỡ, nhưng do hạn chế về thời gian vàchưa có kinh nghiệm về thực tiễn nên còn có nhiều sai sót Vì vậy, tôi rất mongnhân được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô và lãnh đạo cơ quan nhằm giúpbản thân bổ sung thêm kiến thức, nâng cao trình độ để hoàn thiện hơn về nghiệp

vụ của mình làm cơ sở trong quá trình học tập đồng thời phục vụ cho công tácsau này

Trong bài báo cáo này, ngoài lời nói đầu và phần kết luận, nội dung bốcục của bài báo cáo được chia làm 2 chương như sau:

Chương 1 Kết quả khảo sát công tác văn phòng tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Chương 2 Đánh giá chung và đề xuất kiến nghị

Lời cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo cơ sở miền Trung, quýthầy cô giáo đã quan tâm, hướng dẫn tận tình Cảm ơn lãnh đạo Sở, Phó ChánhVăn phòng và các anh chị công chức, viên chức làm việc tại cơ quan đặc biệt làchị Nguyễn Thị Tố Loan – Cán bộ hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đã quan

tâm, chỉ bảo, hướng dẫn nhiệt tình để tôi hoàn thành đợt kiến tập cũng như bàibáo cáo này

Xin chân thành cảm ơn!

Đà Nẵng, ngày 10 tháng 6 năm 2017

Sinh viên thực hiện

CHƯƠNG 1 KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

+ Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố cóchức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về: Tổchức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trongcác cơ quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chứcdanh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp cônglập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong

cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính, cảicách chế độ công vụ, công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (gọichung là cấp xã); đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ,công chức cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổ chứchội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khenthưởng và công tác thanh niên

+ Sở Nội vụ chịu sự quản lý toàn diện và trực tiếp của UBND thành phố,đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của

Bộ Nội vụ

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Nội vụ

- Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều 2

Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cuat Sở Nội vụthuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Phòng Nội vụ thuộc

UBND huyện,quận,thi xã,thành phố thuộc tỉnh và thực hiện các nhiệm vụ khác

do UBND thành phố và Chủ tịch UBND thành phố giao

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ

- Sở Nội vụ hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, đứng đầu là Giám đốc,

+ Ban Tôn giáo

+Ban Thi đua – Khen thưởng

+ Chi cục Văn thư – Lưu trữ (Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chicục)

- Số lượng cán bộ, công chức làm việc tại Sở Nội vụ là 38 người, trong đó

có 29 biên chế hành chính và 9 lao động hợp đồng dài hạn

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở

1.2.1 Chức năng

- Văn phòng Sở có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở, Ban Giámđốc Sở chỉ đạo, điều hành hoạt động chung của Sở theo chương trình, kế hoạchcông tác đã được phê duyệt; thực hiện công tác tổ chức cán bộ, tổng hợp, báocáo, quản lý ngân sách và tài sản được Nhà nước cấp, công tác hành chính, quảntrị, thi đua khen thưởng và đảm nhiệm một số chức năng khác do Giám đốc Sởphân công

- Tham mưu quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương, quản

lý tài chính, tài sản, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,công chức, viên chức của Sở

- Quản lý công tác văn thư lưu trữ và quản lý, sử dụng con dấu theo quyđịnh của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện công tác quản trị, đảm bảo an ninh trật tự và nề nếplàm việc trong cơ quan; quản lý, sử dụng ngân sách, tài sản, trang thiết bị, cơ sởvật chất kỹ thuật của cơ quan;

- Tổ chức lễ tân, đảm bảo vệ sinh, cảnh quan môi trường trong trụ sở cơquan; công tác bảo vệ; phòng chống cháy nổ, lụt bão; bảo đảm kỷ luật lao động,trật tự, kỷ luật, kỷ cương hành chính theo nội quy, quy chế làm việc của Sở;

- Làm đầu mối phối hợp các phòng liên quan giúp Lãnh đạo Sở xây dựngmối quan hệ phối hợp công tác với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài tỉnh;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công

2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình Sở Nội vụ banhành các loại hình văn bản: Quyết định, quy chế, quy định, thông cáo, thôngbáo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biênbản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoảthuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉphép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Cơ quan không ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ ban hànhcác văn bản hành chính Tất cả các văn bản đều do Giám đốc trực tiếp ký banhành, trong trường hợp Giám đốc đi vắng thì Giám đốc sẽ giao cho Phó Giámđốc ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một sốvăn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở

Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc Sở có thể uỷ quyền cho Trưởngphòng chuyên môn ký thừa uỷ quyền một số văn bản mà mình phải ký Việcgiao ký thừa uỷ quyền được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thờigian nhất định.Giám đốc Sở có thể giao cho Chánh Văn phòng, hoặc Trưởngphòng chuyên môn ký thừa lệnh một số loại văn bản

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản của cơ quan trình bày đầy đủ và đúng các thành phần thể thứctheo quy định của nhà nước: Quốc hiệu; tác giả; số, ký hiệu; địa danh, ngàytháng năm ban hành; tên loại, trích yếu nội dung; nội dung; thể thức đề ký; chữ

ký của người có thẩm quyền; nơi nhận văn bản Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ,cách chừa lề, đánh số trang, cách đánh số phụ lục…

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản đi

Bước 1: Phân công cá nhân/ đơn vị soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nộidung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Sở giao cho phòng chuyên môn hoặccông chức soạn thảo Phòng chuyên môn, hoặc công chức được soạn thảo hoặcchủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung, độ mật,

độ khẩn, nơi nhận văn bản; Thu thập, xử lý thông tin có liên quan đến nội dungcần soạn thảo

Bước 2: Soạn thảo văn bản Trong trường hợp cần thiết đơn vị hoặc cánhân soạn thảo đề xuất với lãnh đạo Sở cho phép tham khảo ý kiến của các cơquan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan, lấy ý kiến để hoàn chỉnh văn bản

Bước 3: Trình duyệt dự thảo văn bản

Sau khi hoàn chỉnh dự thảo văn bản, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo trìnhvăn bản lên lãnh đạo Sở hoặc người được giao quyền, được ủy quyền ký phêduyệt văn bản

Bước 4: Hoàn thiện các thủ tục hành chính để ban hành văn bản

Văn bản sau khi được lãnh đạo cơ quan ký duyệt, Văn thư cơ quan tiếnhành làm các thủ tục để phát hành văn bản bao gồm các công việc:

+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Đăng ký văn bản đi

+ Nhân bản theo số lượng quy định

+ Đóng dấu cơ quan

+ Chuyển giao văn bản và theo dõi việc chuyển giao

+ Lưu văn bản đi

3 Công tác quản lý văn bản đi

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản

3.1.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày

Văn bản trước khi làm các thủ tục ban hành, Chuyên viên pháp chế kiểmtra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản Nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

+ Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như: Quốc hiệu;tác giả; số, ký hiệu; địa danh, ngày tháng năm ban hành; tên loại, trích yếu nộidung; nội dung; thể thức đề ký; chữ ký của người có thẩm quyền; nơi nhận vănbản

+ Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: dấu mật, dấu khẩn, dấu

3.1.2 Trình ký

Văn bản đi của Sở do chuyên viên am hiểu từng lĩnh vực phụ trách soạnthảo Sau khi soạn thảo và in ấn, những văn bản có nội dung quan trọng liênquan đến chuyên môn thì chuyên viên trực tiếp trình Giám đốc ký, nếu văn bản

có nội dung đơn giản thì văn thư cơ quan sẽ giúp chuyên viên trình ký

Trước khi trình ký, văn bản đã được kiểm tra kỹ về mặt hình thức và nộidung, đồng thời có chữ ký tắt của Chánh Văn phòng Văn bản khi trình ký đượckẹp vào “hồ sơ trình ký” và trình vào một thời điểm quy định

3.1.3 Ghi số, ngày tháng văn bản

Tất cả văn bản đi của Sở được ghi số theo hệ thống số chung do Văn thưthống nhất quản lý Số của văn bản được ghi riêng cho từng loại Văn bản mật điđược đánh số và đăng ký riêng theo Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước của Sở

+ Các quyết định, Hướng dẫn ghi một hệ thống số riêng vì các bản lưu cóthời hạn bảo quản vĩnh viễn, việc ghi số riêng cho các văn bản này tạo thành tậplưu riêng để quản lý, thống kê và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử được thuận lợi

+ Đối với văn bản hành chính thông thường, Sở Nội vụ ban hành trên

2000 văn bản/năm nên số của văn bản được ghi riêng theo từng loại

Việc ghi số văn bản hành chính: Số của văn bản là số thứ tự đăng ký vănbản tại Văn thư Sở Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập,ghi liên tục bắtđầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính: Ngày tháng năm banhành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành được viết đầy đủ, các

số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn

10 và tháng 1,2 được ghi thêm số 0 ở trước

bản đi,cuối năm in ra giấy để tập hợp lại, đóng thành “sổ đăng ký văn bản đi” vàlưu trữ theo quy định hiện hành để tra cứu khi cần thiết.

Đối với văn bản do UBND thành phố ban hành: mặc dù văn bản đã có số

ký hiệu, chữ ký, con dấu và được đăng ký vào sổ riêng của UBND thành phốnhưng sau khi tiếp nhận lại văn bản, Văn thư Sở vẫn đăng ký vào phần mềm trênmáy tính để quản lý và theo dõi các văn bản do cơ quan dự thảo

Với số lượng văn bản ban hành trong một năm, Sở Nội vụ lập các loại sổđăng ký văn bản đi bao gồm:

+ Sổ đăng ký văn bản Quyết định

+ Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường

+ Sổ đăng ký văn bản Mật đi

+ Sổ đăng ký văn bản thanh tra

+ Sổ đăng ký văn bản Ban, Hội thuộc Sở

+ Sổ đăng ký văn bản Ban, Hội thuộc UBND thành phố

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn

3.3.1 Nhân bản

Nhân bản văn bản ở Sở đảm bảo các yêu cầu như sau:

+ Người được giao việc nhân bản phải ghi cụ thể số lượng văn bản đượcnhân bản Các văn bản được nhân bản phải được bảo mật như tài liệu gốc Chỉnhân bản đúng số lượng văn bản đã được quy định Sau khi nhân bản xong phảikiểm tra lại và huỷ ngay bản dư thừa và những bản bị hỏng

+ Việc nhân bản được tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật và an toàn theoquyết định của Giám đốc Sở

+ Nhân bản văn bản mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếucần), đánh số trang, số bản, số lượng, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên ngườinhân bản tài liệu

+ Không sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao, nhânbản tài liệu mật

Số lượng văn bản cần nhân được xác định trên cơ sở số lượng các nơinhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi và trong văn bản không liệt kê đủ danhsách thì đơn vị soạn thảo sẽ có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.(Thường thì số lượng văn bản cần nhân bản được chú thích rất nhỏ ở cuối nơinhân để đảm bảo độ chính xác số lượng văn bản cần được nhân bản)

3.3.2 Đóng dấu cơ quan và dấu mật:

Dấu cơ quan được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái Dấuđược đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, và dùng mực đỏ tươi

Dấu treo được đóng lên trang đầu của văn bản, trùm lên một phần tên của

cơ quan, hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính Việc đóng dấu lên cácphụ lục kèm theo văn bản chính do ngưới ký văn bản quyết định và dấu đượcđóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của Sở hoặc tên của Phụ lục

Dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theođược đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùmlên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 5 trang

Ngoài các loại con dấu trên thì cơ quan còn có các loại con dấu như: dấumật, dấu khẩn, dấu chỉ phạm vi lưu hành

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Thủ tục phát hành văn bản: Văn thư Sở tiến hành các công việc khi pháthành văn bản đi bao gồm: lựa chọn bì, viết bì, viết bì, vào bì và dán bì, đóng dấu

chỉ mức độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có) Phong bì gửivăn được làm bằng giấy bền, dai, không nhìn rõ chữ bên trong, bì được in sẵn,hình chữ nhật Ngoài bì ghi rỗ tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, số và

ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có)

- Chuyển phát văn bản đi:Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành

chính được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký Đối với nhữngvăn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” được pháthành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính Các hình thức chuyểngiao văn bản gồm: chuyển giao văn bản trực tiếp cho các phòng trong Sở và các

cơ quan, chuyển giao văn bản qua đường bưu điện và chuyển giao qua fax,mạng

+ Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện được đăng ký vào “Sổ gửivăn bản đi bưu điện”

+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax: Trường hợp cần chuyển phátnhanh, văn bản đi có thể được chuyển đến nơi nhận bằng máy fax và gửi bảnchính ngay trong ngày làm việc đối với những văn bản có giá trị lưu trữ

- Theo dõi việc chuyển giao văn bản đi:

+ Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn thưlập sổ “chuyển giao văn bản” để theo dõi việc chuyển phát văn bản

+ Đối với những văn bản có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư sẽ theodõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại Văn thư tiến hành kiểm tra, đối chiếu đểbảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc Trường hợp phát hiện văn bản bịthất lạc hoặc không có người nhận, Văn thư báo cho Chánh Văn phòng để xử lý

3.5 Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Sở; 01 bảnchính trả về đơn vị soạn thảo để đơn vị soạn thảo giao cho cá nhân soạn thảo đểlưu trong hồ sơ công việc.

Đối với những văn bản liên quan đến công tác cán bộ như Quyết địnhtuyển dụng, Quyết định nâng lương, Quyết định khen thưởng lưu ít nhất 03 bản:bản gốc lưu ở văn thư; 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc; 01 bản lưu ở hồ

sơ cán bộ, công chức Bản gốc lưu tại Văn thư được đóng dấu và sắp xếp theothứ tự đăng ký Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo số riêng củatừng văn bản, tài liệu được chia theo từng tháng Văn thư lập sổ theo dõi và phục

vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật vàQuy chế quản lý Kho lưu trữ của Sở

4 Công tác quản lý và giải quyết các văn bản đến

4.1 Tiếp nhận văn bản đến

Văn bản đến do Văn thư Sở tiếp nhận, khi tiếp nhận văn bản đến từ mọinguồn, Văn thư tiến hành kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêmphong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu các thông tin và ký nhận văn bản Nếu pháthiện tình trạng bì không còn nguyên vẹn, văn thư báo lại cho cơ quan, đơn vị gửivăn bản Trường hợp văn bản đến có kèm theo “Phiếu gửi” thì sau khi nhận vănbản, Văn thư ký nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quangửi

Văn bản đến được phân thành 2 loại: loại được đăng ký (văn bản gửi đếncác phòng, ban, cá nhân) và loại không đăng ký (sách, báo…)

+ Loại được đăng ký được chia thành 2 loại: được bóc bì và không đượcbóc bì Đối với những bì thư được gửi đích danh người nhận, văn thư gửi trựctiếp đến tên người nhận Trường hợp văn bản đó có liên quan đến công việc

chung của cơ quan thì người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho vănthư để đăng ký và xử lý tiếp

Đối với những bì thư có ký hiệu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” hoặc có ghi

“chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư chỉ đăng ký số đến ngoài bì thư vàchuyển đến cho Lãnh đạo Sở hoặc người có tên để xử lý

4.2 Đăng ký văn bản đến

Sau khi phân loại, bóc bì, đóng dấu “Đến”, văn thư tiến hành làm các thủtục đăng ký, riêng văn bản mật đến thì được đăng ký theo số riêng Văn thưđăng ký văn bản đến vào sổ hoặc phần mềm đăng ký văn bản Khi văn bản củacác cơ quan, đơn vị gửi tới hệ thống phần mềm sẽ tự động nhập số của văn bản,nếu văn bản đến cần giải quyết liên quan đến nhiều đơn vị, phòng ban, văn thư

in văn bản và đóng dấu “Đến”

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đăng ký vănbản đến (loại thường), riêng ở cột “Mức độ mật” được ghi rõ độ mật (“Mật”,

“Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến sau khi được đăng ký, Văn thư trình trực tiếp cho Giám đốc

Sở xem xét, cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Y kiến phân phối, chỉ đạogiải quyết được ghi trên dấu “Đến” ở mục “Chuyển” hoặc ở trên phần mềm nếuvăn bản được trình qua mạng Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn đượctrình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết của Giám đốc, Văn thư đăng ký bổsung(nếu cần) và chuyển văn bản theo ý kiến đã được chỉ đạo Nếu văn bản cầngiải quyết liên quan đến nhiều đơn vị, phòng, ban thì văn thư sẽ tiến hành việcsao văn bản Hình thức sao văn bản là “Sao nguyên văn bản chính”, thể thức củavăn bản sao

Việc chuyển giao văn bản được đảm bảo chính xác, đúng đối tượng vàgiữ gìn bí mật nội dung văn bản Công chức ký nhận vào “Sổ chuyển giao vănbản” khi nhận bản chính văn bản.

4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

Sau khi nhận được văn bản đến, phòng chuyên môn hoặc cá nhân đượcgiao trách nhiệm chủ trì giải quyết công việc thực hiện đúng thời hạn yêu cầucủa lãnh đạo Sở hoặc theo thời hạn yêu cầu của văn bản.Trường hợp văn bảnđến không có yêu cầu thì thời hạn giải quyết thực hiện theo Quy chế làm việccủa Sở

Chuyên viên tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến để báocáo Chánh Văn phòng Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư

có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quyđịnh

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm tổng hợp tình hình giải quyết văn bảnđến và báo cáo lãnh đạo Sở về tình hình, tiến độ và kết quả giải quyết văn bảnđến của toàn Sở

5.Thống kê số lượng văn bản đi năm 2015, 2016 của Sở Nội vụ

Lí giải điều này ta có thể thấy được, văn bản đi và đến có mối quan hệmật thiết với nhau Bất kì cơ quan nào ban hành văn bản đi thì phải có cơ quannhận văn bản đến, bên cạnh đó trong bối cảnh hiện nay, nhu cầu về việc banhành văn bản để giải quyết các vấn đề liên quan đến Tổ chức bộ máy; vị trí việclàm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chứchành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và sốlượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập cụ thể ở địaphương… là rất lớn Chính bởi vậy, số lượng văn bản đi, đến sẽ có sự tăng nhẹtheo từng năm, qua từng thời kì

6 Công tác quản lý và sử dụng con dấu

6.1 Các loại dấu cơ quan

Các con dấu của Sở (dấu Sở, dấu Thanh tra Sở, dấu UBND huyện Hoàng

Sa, dấu BQL dự án UNDP)

Dấu đến, dấu chỉ mức độ mật (Mật, Tuyệt mật, Tối mật), dấu thu hồi tàiliệu bí mật nhà nước

Các dấu chỉ phạm vi lưu hành (Trả lại sau khi họp, Xem xong trả lại, Lưuhành nội bộ)

6.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu:

- Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật

- Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổchức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu

- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của

cơ quan mình

- Con dấu được để tại trụ sở và được quản lý chặt chẽ Trường hợp thậtcần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở của cơ quan thì Giám đốc có thểmang con dấu đi theo và chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơquan

6.3 Bảo quản con dấu

Con dấu được bảo quản tại văn thư cơ quan, được treo trên giá và cất vào

tủ có khóa hoặc hộp đựng dấu

7 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

7.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức

+ Hồ sơ về công tác hành chính: chương trình, kế hoạch, hội nghị, côngtác văn thư – lưu trữ; công tác thanh tra; vì sự tiến bộ của Phụ nữ, Thi đua, khenthưởng; tiếp nhận và trả kết quả; thực hiện cơ quan văn hóa; nghiên cứu khoahọc; xây dựng cơ quan; tài chính, kế toán, thuế; pháp chế; công nghệ thông tin;công tác hành chính, công tác quản trị…

+ Hồ sơ về công tác tổ chức - biên chế: công tác tổ chức bộ máy, tổ chứcnhân sự, biên chế, hội, tổ chức phi chính phủ, tổ chức phối hợp liên ngành; biênchế hành chính; công tác đầu tư, phát triển thành phố…

+ Hồ sơ về công tác cán bộ, công chức: quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡngcán bộ, công chức; tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển cán bộ, hợp đồng laođộng; tiền lương, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật; bổ nhiệm, đề bạt, bổ nhiệmlại, chuyển ngạch, nâng ngạch, miễm nhiệm, miễn ngạch thanh tra; nghỉ hưu,nghỉ việc, thôi việc; chính sách thu hút nguồn nhân lực, chế độ, chính sách đãingộ; bố trí, sắp xếp nhân sự; báo cáo chất lượng công chức, viên chức đánh giácông chức, viên chức…

+ Hồ sơ về công tác xây dựng chính quyền và cải cách hành chính: côngtác địa giới hành chính; xây dựng chính quyền; công tác bầu cử; cải cách hànhchính

+ Hồ sơ về công tác thanh tra: giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo; thanhtra, phòng chống tham nhũng; báo cáo công tác thanh tra, kiểm tra…

7.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

Quy trình xây dựng Danh mục hồ sơ được thực hiện như sau:

Bước 1: Các phòng, ban trong Sở dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vịmình theo hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ Văn thư

Bước 2: Văn thư cơ quan tổng hợp Danh mục hồ sơ của các đơn vị thành

dự thảo Danh mục hồ sơ chung của cơ quan, sau đó tiến hành bổ sung chỉnh sửanếu cần thiết

Bước 3: Trình Chánh văn phòng kiểm tra nội dung, hình thức

Bước 4: Trình Giám đốc Sở ký, ban hành

Danh mục hồ sơ của cơ quan sau khi được ban hành sẽ gửi cho các đơn

vị, cá nhân có liên quan để tổ chức thực hiện Trong quá trình giải quyết côngviệc, nếu có các hồ sơ được dự kiến chưa sát thực tế hoặc có các công việc phátsinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân nào thì đơn vị, cá nhân đókịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình, cuối nămthôngbáo cho Văn phòng để tổng hợp vào Danh mục hồ sơ chung của Sở

mở hồ sơ bổ sung về những công việc thuộc trách nhiệm của mình

Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

Trong quá trình giải quyết công việc,cán bộ, công chứctiến hành thu thậpđầy đủ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan vào hồ sơ công việc, kể cả tài liệuphim, ảnh, ghi âm, bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của văn bản, tài liệu trong hồ

sơ Tài liệu của công việc nào đưa vào hồ sơ công việc đó Nguồn tài liệu để đưavào hồ sơ chủ yếu là các bản lưu văn bản đi và văn bản đến có liên quan

Bước 3: Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ

Sau khi thu thập đầy đủ tài liệu, cán bộ, công chức tiến hành loại bỏ cácbản nháp, tài liệu tham khảo, tài liệu trùng thừa Những tài liệu còn lại nếu quá

300 tờ thì chia hồ sơ thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản

Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo một trình tự hợp lý,tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho phùhợp, chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc

Bước 4: Kết thúc và biên mục hồ sơ

Sau khi hồ sơ đã được thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu và sắp xếptheo trình tự hợp lý, công chức tiến hành các công việc biên mục hồ sơ gồm:

+ Đánh số tờ văn bản: các văn bản, tài liệu được đánh số trang để cố định

vị trí sắp xếp, giúp cho việc thống kê, quản lý và tra tìm văn bản được nhanhchóng Số tờ được đánh bằng bút chì ở góc trên, bên phải của mỗi tờ văn bản,bắt đầu từ số 01 Trong trường hợp đánh sót số thì thêm các ký hiệu a, b, c…vào các số sót, nếu đánh nhảy số thì được ghi chú vào Mục lục văn bản

+ Viết mục lục văn bản: mục lục văn bản được in sẵn trên khổ giấy A4thành tờ riêng và xếp trước các văn bản của hồ sơ Những hồ sơ được có thờihạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài được lập mục lục văn bản

+ Viết chứng từ kết thúc: Chứng từ kết thúc được viết đối với các hồ sơ

có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Các thông tin được ghi vào chứng từ kết thúcgồm: số lượng tờ văn bản của hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản, trạng thái cácvăn bản của hồ sơ, ngày tháng lập hồ sơ, người lập hồ sơ Chứng từ kết thúcđược viết lên trang 03 của tờ bìa hồ sơ

Đối với những trường hợp cuối năm mà công việc chưa giải quyết xongthì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ

sơ của năm sau

+ Viết bìa hồ sơ: bìa hồ sơ được in theo TCVN 9251:2012, các thông tintrên bìa được ghi đầy đủ và chính xác bao gồm: Tên cơ quan hình thành hồ sơ,Tên phòng, ban đơn vị hình thành hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, ngày tháng bắt đầu và ếtthúc hồ sơ, số tờ, thời hạn bảo quản…

- Đối với lập hồ sơ điện tử: Tất cả các hồ sơ được lập bằng văn bản cứng,

đồng thời được lập song song thành hồ sơ lưu trữ điện tử Mỗi hồ sơ được lậptạo thành một thư mục và đặt tên theo tên bìa hồ sơ Tuỳ theo loại hồ sơ, các tàiliệu lưu trữ có thể ở dưới dạng: word, excel, dạng ảnh, dạng âm thanh hoặc cácphần mềm đồ họa khác.Danh mục hồ sơ điện tử được lập cùng với Danh mục hồ

sơ của Sở

- Đối với lập hồ sơ nguyên tắc: Mỗi cán bộ, công chức có những hồ sơnguyên tắc riêng để phục vụ cho công việc Việc lập hồ sơ nguyên tắc được tiếnhành tương tự như lập hồ sơ công việc

Bước 1: Xác định các hồ sơ cần lập: Trong quá trình thực hiện các côngviệc được giao cán bộ, công chức xác định các hồ sơ cần lập liên quan đến lĩnhvực do mình phụ trách

Ví dụ: Chuyên viên phòng tổ chức cán bộ cần xác định những hồ sơ cần

lập như: Tập văn bản chế độ tiền lương, hồ sơ quản lý, sử dụng cán bộ côngchức, viên chức, hướng dẫn xác định chế độ làm việc

Bước 2: Thu thập các tài liệu: Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc được thuthập từ hệ thống văn bản đăng trên công báo hoặc của cơ quan cấp trên, văn bảncủa cơ quan ban hành

Bước 3: Sắp xếp các tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc: Tài liệu được sắp xếptheo thời gian ban hành, văn bản ban hành trước xếp lên trên, văn bản ban hànhsau xếp xuống dưới

Bước 4: Viết bìa cho hồ sơ nguyên tắc: Bìa hồ sơ nguyên tắc thể hiện đầy

đủ tiêu đề

- Đối với hồ sơ nhân sự (Hồ sơ cán bộ, công chức):

+ Lập kê khai, bổ sung hồ sơ: Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày cóquyết định tuyển dụng lần đầu, CB, CC phải kê lý lịch, hoàn chỉnh các thànhphần Hồ sơ gốc theo quy định CB, CC có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng,trung thực hồ sơ của mình theo qui định của qui chế

+ Thẩm định hồ sơ: Trường hợp CB, CC, VC mới được đề bạt, bổ nhiệm,thuyên chuyển, tuyển dụng thì Phòng Tổ chức cán bộ thực hiện thẩm tra và xácminh tính trung thực của các tiêu chí, thông tin do CB, CC, VC tự kê khai

+ Ký xác nhận: Trưởng đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ, công chức, viênchức xem xét, ký xác nhận vào bản bổ sung hồ sơ hàng năm của CB, CC, VCđang làm việc tại Sở

+ Cập nhật, lưu hồ sơ: Phòng TCCB và CBCC có trách nhiệm cập nhật vàlưu giữ hồ sơ CB, CC, VC

7.4 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

Hàng năm, Sở Nội vụ tiến hành nộp lưu các hồ sơ tương đối đầy đủ vàoLưu trữ của Sở, bao gồm các hồ sơ về công tác hành chính tổng hợp; hồ sơ vềcán bộ, công chức, tổ chức, biên chế; hồ sơ về công tác xây dựng chính quyền;

hồ sơ về công tác cải cách hành chính; hồ sơ về công tác văn thư, lưu trữ, côngtác thanh tra; tài liệu kế toán, thuế…