Bài viết trình bày một số kinh nghiệm nhằm nâng cao chất lượng, xây dựng, theo dõi và quản lý chương trình công tác của các sở, ngành tại thành phố Đà Nẵng.
Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng MỘT SỐ KINH NGHIỆM NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XÂY DỰNG, THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CƠNG TÁC CỦA CÁC SỞ, NGÀNH TẠI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG ? Võ Công Chánh - Nguyễn Thị Kiều Anh * ** Đặt vấn đề Sự lớn mạnh truyền thông mạng xã hội tạo môi trường mở thơng tin - nơi người dân trực tiếp phản ánh vấn đề xúc diễn hàng ngày yêu cầu quan chức can thiệp xử lý kịp thời Với việc phát sinh phản ánh từ phía người dân, tất yếu đặt yêu cầu cho quan quản lý nhà nước phải có phản ứng nhanh, hiệu chí cần có phản hồi cụ thể, thời hạn, nhằm thể đầy đủ tinh thần, trách nhiệm thực tốt chức trách, nhiệm vụ quan công quyền Sự chuyển dịch từ hành quản lý túy sang phục vụ, làm hài lòng người dân đặt quan quản lý trước áp lực vừa phải xử lý khối lượng công việc ngày tăng, vừa đảm bảo tự cân đối, xếp nguồn lực để thực có hiệu sách tinh giản biên chế theo tinh thần đạo Bộ Chính trị Chính phủ, phấn đấu đến năm 2021 đạt tỷ lệ tinh giản “tối thiểu 10% so với biên chế công chức giao năm 2015”.1 Đối với thị ln tìm tịi đổi Đà Nẵng, năm qua, lãnh đạo thành phố tích cực mở rộng kênh thơng tin, nguồn phản biện xã hội để tiếp thu góp ý người dân, xem điều kiện tiên để hoàn thiện “lỗ hổng” quản lý hệ thống quyền Việc nâng cao vai trị phản ánh từ phía người dân tổ chức lại HĐND quận, huyện, phường cần phải tăng cường công tác giám sát xã hội đòi hỏi quan chuyên môn thuộc UBND cấp, từ thành phố đến quận, huyện phận chuyên môn thuộc UBND phường, xã phải động xử lý, phản hồi Bên cạnh đó, * Ban Thường vụ Thành ủy ban hành Chỉ thị số 29CT/TU ngày 06 tháng 11 năm 2013 nhằm nâng cao đạo đức công vụ theo tinh thần “5 xây” (trách nhiệm, chuyên nghiệp, trung thực, kỷ cương, gương mẫu) “3 chống” (quan liêu, tiêu cực, bệnh hình thức) Nâng cao ý thức, tác phong, tinh thần làm việc cán bộ, công chức, viên chức bước khởi đầu nhằm tạo dựng hệ thống quyền hoạt động có hiệu quả, hiệu lực Tuy nhiên, để hệ thống vận hành cách thông suốt, đảm bảo công NCS., Quận ủy Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng ThS., Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng ** Phát triển Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng 13 Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng việc xử lý nhanh chóng, kịp thời quan, đơn vị khơng quan tâm phát triển nguồn nhân lực mà cần trọng tổ chức hệ thống quản trị công việc hiệu Cụ thể hơn, hệ thống đảm bảo khả kết nối phát huy tối đa lực tất cá nhân tổ chức nhằm thực tốt nhiệm vụ giao Trong đó, hệ thống quản trị cơng việc hiệu đòi hỏi phải khái quát, tổng hợp đầy đủ nội dung nhiệm vụ mà tổ chức cần thực hiện, tính hợp lý phân cơng, phân nhiệm cho cá nhân thường xuyên, kịp thời lãnh đạo đơn vị việc kiểm tra, giám sát tình hình xử lý phận chuyên môn Việc vận hành hệ thống giúp lãnh đạo quan hành nắm bắt, theo dõi cơng việc mà nhờ cịn kịp thời đạo tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trình xử lý Điều giúp hạn chế đến mức tối đa tình trạng qn, sót việc, chậm trễ phòng, đơn vị thuộc, trực thuộc điều kiện tiên để giúp quan hoàn thành tốt khối lượng lớn công việc giao thường xuyên đột xuất Để nâng cao chất lượng xây dựng, theo dõi quản lý chương trình cơng tác, sở, ngành tùy theo đặc thù lĩnh vực quản lý có phương thức thực khác Dưới số kinh nghiệm đúc kết từ thực tiễn quản lý Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, nêu cụ thể thơng qua 03 phần chính, bao gồm kinh nghiệm xây dựng chương trình cơng tác, kinh nghiệm quản lý, điều hành công việc kinh nghiệm đánh giá chất lượng công việc Một số kinh nghiệm nhằm nâng cao chất lượng, xây dựng, theo dõi quản lý chương trình cơng tác sở, ngành thành phố Đà Nẵng 2.1 Kinh nghiệm xây dựng chương trình cơng tác Cần thu thập, tổng hợp chương trình cơng tác từ nhiều nguồn liên quan, đặc biệt kết luận, đạo Bộ chủ quản, Thành ủy, HĐND, UBND thành phố Đà Nẵng Định kỳ vào cuối tháng 11 đầu tháng 12 hàng năm, Văn phòng Sở Nội vụ tiến hành tổng hợp đầu mối cơng việc giao để đưa vào Chương trình cơng tác năm Cơ sở để xây dựng chương trình cơng tác từ hai nguồn Nguồn thứ nhiệm vụ Bộ chủ quản giao Hội nghị triển khai công tác ngành hàng năm, kết luận lãnh đạo Bộ chương trình hoạt động lớn ngành năm, nghị Thành ủy, Chương trình cơng tác Ban Thường 14 Phát triển Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng vụ Thành ủy; Nghị kỳ họp HĐND thành phố, Chương trình cơng tác, Chương trình xây dựng văn quy phạm pháp luật việc giao nhiệm vụ trọng tâm UBND thành phố hàng năm Nguồn thứ hai tổng hợp từ nội dung đăng ký phòng, đơn vị thuộc, trực thuộc công việc phát sinh thực tiễn hoạt động năm trước cần thực năm Sau tổng hợp từ hai nguồn này, Văn phịng trình Phó Giám đốc tham gia nội dung dự thảo, sau đưa tập thể lãnh đạo Sở thông qua trước trình Giám đốc ký Nội dung Kế hoạch cơng tác năm phổ biến rộng rãi tồn thể cơng chức, viên chức, người lao động thuộc Sở Hội nghị tổng kết công tác năm đăng tải lên chuyên mục “Văn dùng chung” Hệ thống thơng tin quyền điện tử để cán cơng chức viên chức (CBCCVC) theo dõi, nắm công việc Từ Kế hoạch cơng tác năm, Văn phịng tham mưu lãnh đạo Sở cụ thể hóa thành Kế hoạch cơng tác hàng tháng Căn theo tình hình hoạt động đơn vị vào tháng, Văn phòng phịng chun mơn, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở đề xuất bổ sung thêm nhiệm vụ đột xuất giao Đối với công việc cụ thể tuần làm việc, vào sáng thứ sáu hàng tuần, đơn vị trực thuộc gửi báo cáo cho Văn phòng kết thực tuần dự kiến chương trình cơng tác tuần đến Văn phịng tổng hợp, cho ý kiến trước 15h00 chiều thứ sáu hàng tuần, gửi trước dự thảo nội dung họp cho lãnh đạo Sở thành viên dự họp Cần tạo mối quan hệ tốt quan, đơn vị liên quan Trong công tác tổng hợp, quản trị cơng việc, Văn phịng Sở phải ln tạo mối quan hệ tốt Phòng Tổng hợp Văn phòng Thành ủy, Văn phòng UBND thành phố quan, đơn vị liên quan nhằm kịp thời nắm bắt lịch công tác lãnh đạo chương trình cơng tác lớn, nội dung đạo phát sinh từ thành phố, để từ kịp thời báo cáo lãnh đạo Sở bổ sung, điều chỉnh nội dung Chương trình cơng tác hàng tuần Sở… Việc phối hợp tốt với quan, đơn vị tạo tính thống đạo, quản lý, điều hành, hạn chế tình trạng chồng chéo, thiếu thơng tin xử lý công việc Đối với kiện liên quan đến Bộ chủ quản, Sở cần chủ động liên hệ với Văn phịng Bộ bố trí thời gian làm việc để kịp thời xin ý kiến lãnh đạo Bộ công việc chuyên môn Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng 2.2 Kinh nghiệm theo dõi, quản lý chương trình cơng tác Sắp xếp thời gian hội họp hợp lý để theo dõi quản lý chương trình cơng tác Việc theo dõi quản lý chương trình công tác chủ yếu thông qua họp giao ban định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, sáu tháng đầu năm tổng kết công tác năm Trong đó, tần suất hội họp, thành phần dự họp thống quy định cụ thể Quy chế tổ chức hoạt động đơn vị, chế tài để Văn phịng phịng chun mơn; đơn vị thuộc, trực thuộc thực Trước họp, Văn phịng Sở có nhiệm vụ tổng hợp nội dung họp gửi trước cho thành viên dự họp Tại họp giao ban sáng thứ hai hàng tuần, Văn phịng báo cáo tình hình xử lý cơng việc tuần, tháng quý, tháng dự kiến công việc triển khai thực thời gian đến Nội dung bàn luận họp lập biên sau buổi họp, Chánh Văn phịng thơng báo Kết luận họp cho phòng, đơn vị thuộc, trực thuộc để triển khai thực Liên tục cải tiến việc lập lịch, theo dõi lịch công tác Lịch họp cập nhật tổng hợp vào thứ sáu hàng tuần, sở giấy mời họp từ ngành lịch đăng ký làm việc phòng, đơn vị thuộc, trực thuộc Nhằm nâng cao chất lượng hội họp tiết kiệm thời gian làm việc, Văn phòng Sở cần phối hợp tốt với phòng liên quan để phân cơng phịng cá nhân phụ trách chuẩn bị nội dung đề xuất điều kiện phụ trợ cho buổi họp địa điểm họp, việc bố trí xe cho lãnh đạo, chuẩn bị văn phòng phẩm, hoa, máy chiếu Đối với họp có nhiều nội dung, Văn phịng cần liệt kê cụ thể lịch công tác thời gian dự kiến cho nội dung họp để thành viên dự họp chủ động bố trí thời gian làm việc phù hợp Lịch họp, thành phần họp thông qua vào sáng thứ hai, trước thời gian họp giao ban Việc duyệt lịch đầu tuần giúp giảm thiểu khả xảy chồng chéo bố trí, xếp nhân tham gia họp; đồng thời, kết hợp nhiều nội dung làm việc họp để tiện thời gian làm việc cho ngành, ưu tiên bố trí lịch làm việc cơng việc gấp, địi hỏi phải xử lý Chuyên viên theo dõi lịch Văn phịng có trách nhiệm phải kiểm tra lịch ngày hai lần, vào đầu sáng đầu chiều, liên tục cập nhật lịch phát sinh để báo cáo lại với lãnh đạo Sở Bố trí nhân lực hợp lý để thực cơng tác tổng hợp, báo cáo công tác chuyên môn Bên cạnh công chức lãnh đạo phụ trách công tác tổng hợp Văn phòng Sở, phòng, đơn vị thuộc, trực thuộc cần bố trí chuyên viên phụ trách cơng tác tổng hợp, chịu trách nhiệm việc theo dõi, rà soát, báo cáo tiến độ thực cơng việc phịng cho Văn phịng vào thứ sáu hàng tuần Nội dung báo cáo bao gồm tình hình thực cơng việc giao, kèm theo tiến độ xử lý văn đến, danh sách văn trình UBND thành phố kiến nghị, đề xuất cần xin ý kiến lãnh đạo họp giao ban Báo cáo phải lãnh đạo phịng lãnh đạo đơn vị trực thuộc thơng qua trước gửi Văn phịng Đây kênh thơng tin quan trọng để lãnh đạo phòng Phó Giám đốc phụ trách phịng theo dõi số lượng công việc thực phịng, đơn vị Phát triển Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng 15 Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng tiến độ thực công việc Bên cạnh công việc thực theo chế cửa với quy định cụ thể thời gian xử lý công việc, Sở ban hành riêng quy định danh mục thời hạn xử lý tất công việc nội Căn từ đó, chun viên tổng hợp phịng, đơn vị theo dõi gắn thời hạn xử lý cho công việc nội này, giúp phịng có kế hoạch tốt để xử lý cơng việc theo thời hạn đề Đồng thời, việc phân cơng cụ thể cho cá nhân phịng chun mơn đóng vai trị quan trọng nhằm đảm bảo tính xun suốt, khoa học xử lý cơng việc, tránh chồng chéo phòng, đơn vị cá nhân thuộc phòng, ban Bố trí hài hịa nhân lực phịng có phương án kiêm nhiệm, trưng tập đơn vị có thiếu hụt nhân tập trung thực nhiệm vụ đột xuất giải pháp nhằm đảm bảo nguồn lực để thực công việc giao 2.3 Kinh nghiệm đánh giá chất lượng công việc Xây dựng hệ thống thống kê số liệu chung ngành Cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến, theo dõi quy trình xử lý nội bộ, việc xây dựng hệ thống thống kê số liệu ngành để phục vụ cho công tác tổng hợp, báo cáo, đánh giá chất lượng khối lượng công việc giao cần thiết Hệ thống số liệu dùng chung thiết kế theo lĩnh vực thuộc ngành tiêu chí số liệu đặt dựa mảng cơng việc thực phịng chun mơn Cơng chức phụ trách mảng lĩnh vực chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào hệ thống vào thứ sáu hàng tuần Việc khai thác số liệu từ hệ thống số giúp lượng hóa cơng việc thực hàng tuần, hàng tháng, qua đánh giá áp lực cơng việc phịng, ban trực thuộc, đánh giá tình hình xử lý cơng việc từ có giải pháp nhằm điều phối, bố trí nhân lực thực cho phù hợp Bảng số liệu thống kê đầy đủ vào cuối năm sở để đánh giá tình hình thực Chương trình cơng tác năm Bố trí lãnh đạo phụ trách mảng cơng việc phù hợp Có thể nói điều kiện quan trọng định kết thực cơng việc bắt nguồn từ tâm cao tập thể lãnh đạo Trong đó, việc 16 Phát triển Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng phân cơng, bố trí lãnh đạo theo dõi, phụ trách mảng cơng việc cách hài hịa, hợp lý giúp hệ thống quản trị công việc quan vận hành thông suốt thuận lợi Mỗi lãnh đạo phụ trách phịng, đơn vị ngồi nhiệm vụ giúp Giám đốc quản lý, điều hành cơng việc cịn đóng vai trò quan trọng đánh giá chất lượng hoạt động cơng việc, từ đó, tạo dựng hệ thống đánh giá sát thực, đầy đủ thông tin Tổng hợp góp ý từ phía người dân Suy cho cùng, hoạt động hành điểm đến nâng cao chất lượng quản lý xã hội mang lại hài lòng cho người dân Do vậy, ý kiến phản hồi từ phía người dân công việc chậm trễ hay xử lý sai quy trình, chưa thẩm quyền… cần cẩn trọng lắng nghe, tiếp thu hoàn chỉnh Có tất nỗ lực nhằm xây dựng quyền phục vụ thực đạt đến “địa chỉ”, thực chất Từ kinh nghiệm nêu trên, thấy để xây dựng, quản trị chương trình cơng tác thành công cần tâm cao thủ trưởng quan hành lãnh đạo, quản lý điều hành nhằm tập trung bám sát công việc đạo hoàn thành rốt theo tiến độ chất lượng giao Tạo dựng hệ thống quản trị công việc hiệu tiền đề để tạo nên tính thơng suốt cho hoạt động quan hành cấp đồng thời cho thấy tâm cải cách hành quan, đơn vị việc tích cực ứng dụng cơng nghệ thơng tin nhằm cải tiến quy trình xử lý cơng việc, cách thức tổ chức hội họp hợp lý, bố trí, sử dụng nguồn nhân lực hiệu giảm thiểu cơng việc mang tính hình thức, thủ tục trùng thừa, không cần thiết nhằm rút ngắn thời gian xử lý nâng cao chất lượng phục vụ V.C.C - N.T.K.A CHÚ THÍCH Nghị số 39-NQ/TW Bộ Chính trị ngày 17 tháng năm 2015 việc tinh giảm biên chế cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; Nghị định số 108/2014/NĐ-CP Chính phủ ngày 20 tháng 11 năm 2014 sách tinh giản biên chế ... công việc kinh nghiệm đánh giá chất lượng công việc Một số kinh nghiệm nhằm nâng cao chất lượng, xây dựng, theo dõi quản lý chương trình cơng tác sở, ngành thành phố Đà Nẵng 2.1 Kinh nghiệm xây. .. quan hồn thành tốt khối lượng lớn cơng việc giao thường xuyên đột xuất Để nâng cao chất lượng xây dựng, theo dõi quản lý chương trình cơng tác, sở, ngành tùy theo đặc thù lĩnh vực quản lý có phương... khác Dưới số kinh nghiệm đúc kết từ thực tiễn quản lý Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, nêu cụ thể thơng qua 03 phần chính, bao gồm kinh nghiệm xây dựng chương trình cơng tác, kinh nghiệm quản lý, điều