KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN KRÔNG nô

KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN KRÔNG nô THỰC TRẠNG CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN KRÔNG nô GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN KRÔNG nô BÁO CÁO KIẾN TẬP KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN KRÔNG nô

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN KRÔNG NÔ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Krơng Nơ, Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô 1.1.1 Về chức 1.1.2 Về nhiệm vụ quyền hạn .3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô .5 1.2.1 Về chức năng: 1.2.2 Về nhiệm vụ: .5 Công tác soạn thảo ban hành văn 2.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành 2.2 Thẩm quyền ban hành văn 10 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 11 2.4 Quy trình soạn thảo văn .17 Công tác quản lý văn .19 3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn .19 3.2 Đăng ký văn 20 3.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn .21 3.3.1 Nhân Bản 21 3.3.2 Đóng dấu quan 22 3.3.3 Đóng dấu độ mật, khẩn 22 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 23 3.4.1 Thủ tục phát hành văn bản, Bộ phận Văn thư - Lưu trữ tiến hành công việc sau trước phát hành văn .23 3.4.2 Chuyển phát văn 23 3.4.3 Theo dõi việc chuyển phát văn 24 3.5 Lưu văn 24 Công tác quản lý giải văn đến .26 4.1 Tiếp nhận văn đến 26 4.2 Đăng ký văn đến 27 4.3 Trình, chuyển giao văn đến .27 4.3.1 Trình văn đến 27 4.3.2 Chuyển giao văn đến .28 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến .28 Công tác quản lý sử dụng dấu 32 5.1 Các loại dấu quan 32 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 32 5.3 Bảo quản dấu 33 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 34 6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức .34 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 34 6.3 Phương pháp lập hồ sơ .35 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 40 6.4.1 Trách nhiệm Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị 40 6.4.2 Thời hạn nộp hồ sơ vào tài liệu lưu trữ 40 6.4.3 Thủ tục giao nộp .41 Cơng tác tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 41 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở 41 7.2 Nhận xét, đánh giá chung 44 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 44 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan, tổ chức 44 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng 45 8.3 Các phần ứng dụng cơng tác văn phòng 46 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .49 2.1 Đánh giá chung 49 2.1.1 Ưu điểm 49 2.1.2 Hạn chế 52 2.1.3 Nguyên nhân hạn chế 53 2.2 Kiến nghị 54 Sau thời gian kiến tập, em thấy UBND huyện Krông Nô thực tốt cơng tác hành văn phòng Tuy nhiên, có số mặt hạn chế, chưa đạt nên em đề xuất số kiến nghị nhằm đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, góp phần nâng cao hiệu cơng tác hành Văn Phòng thực trở thành “mắt xích” quan trọng, góp phần nâng cao hiệu hoạt động UBND huyện Krông Nô, cụ thể: .54 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 LỜI CẢM ƠN Lời em xin chân thành cảm ơn chân thành đến Ban Giám Đốc, thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ- Phân hiệu Quảng Nam tạo điều kiện cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng kiến tập Đặc biệt, giáo Hồng Thị Quỳnh Trang tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình thực báo cáo Tiếp theo em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Văn phòng Hội đồng nhân dân UBND huyện Krông Nô tiếp nhận tạo điều kiện tốt cho em trình kiến tập Đặc biệt, em xin cảm ơn anh Trần Quang Hòachuyên viên trực tiếp hướng dẫn em suốt thời gian kiến tập vừa qua, quan tâm, bảo, giúp em có tài liệu cần thiết để em hoàn chỉnh báo cáo hồn thành tốt đợt kiến tập Qua tháng kiến tập quan UBND huyện Krông Nô giúp em học hỏi nhiều kiến thức, kỹ cơng tác Văn phòng "Văn thư - Lưu trữ" quan hành nhà nước nhằm nâng cao trình độ hiểu biết giúp em gần với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc với phương châm mà nhà trường đề ra: “lý luận gắn liền với thực tiễn” “ Học đôi với Hành” Với kiến thức lý luận trang bị, tích lũy thời gian học tập trường, với trình tự học trực tiếp thực công việc thực tế quan nơi kiến tập, em nhận thức nắm rõ vai trò, trách nhiệm Sinh viên, nâng cao lực làm việc động, nhiệt tình lòng say mê nghề nghiệp cán văn phòng Do thời gian, trình độ vốn kiến thức hạn chế, báo cáo em khơng tránh khỏi có thiếu sót, mang tính chủ quan nhận định, đánh đề xuất giải pháp Chính vậy, để báo cáo hoàn thiện hơn, em mong nhận thơng cảm ý kiến đóng góp quý báu cán bộ, công chức Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Krơng Nơ thầy, Khoa Quản trị văn phòng để Báo cáo em hoàn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT NGHĨA ĐẦY ĐỦ 01 QH Quốc hội 02 UBND Ủy ban nhân dân 03 HĐND Hội đồng nhân dân 04 QĐ Quyết định 05 VP Văn phòng 06 TT Thơng tư 07 BNV Bộ Nội vụ 08 CV Công văn 09 GM Giấy mời 10 CNH-HĐH Cơng nghiệp hóa – đại hóa LỜI NĨI ĐẦU Cùng với phát triển ngày lớn mạnh kinh tế giới Để nâng cao chất lượng đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội Nhiệm vụ đặt hệ trẻ nói chung, đặc biệt nhà quản trị văn phòng nói riêng tương lai tới cần phải không ngừng học hỏi, phấn đấu để xây dựng hệ thống văn phòng khoa học, động, sáng tạo có nghiệp vụ hành vững vàng để hoàn thành sứ mệnh lịch sử thiêng liêng đất nước, dân tộc thời đại mới.Văn phòng hoạt động có hiệu giúp cho tồn quan hoạt động có hiệu Chúng ta khơng học ghế nhà trường mà xã hội cần phải học để trang bị kiến thức hiểu biết để làm hành trang vững nhà quản trị văn phòng tương lai Là sinh viên năm ba ngành Quản trị văn phòng, sau hướng dẫn mặt lý thuyết ghế nhà trường Được nhà trường tạo điều kiện cho phép UBND huyện krơng Nơ em có đợt kiến tập thực tế quy định thời gian (từ ngày 23/4 đến ngày 25/5/2018) việc thực hành nội dung mà đề cương kiến tập nêu Đây nhiệm vụ quan trọng dịp để sinh viên có hội củng cố thêm kiến thức học qua lăng kính thực tế Đồng thời, khoảng thời gian giúp sinh viên rèn luyện cho phong cách làm việc, tác phong chuyên nghiệp, khả tư độc lập hội tốt để khẳng định thân Với thời gian kiến tập khơng phải dài đem lại cho em kết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà em đúc rút để bổ sung vào phần chun mơn nghiệp vụ mình, hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cán Văn phòng đợt kiến tập, em học phong cách làm việc cán Văn phòng Một cơng việc đòi hỏi tỉ mỉ, kỹ càng, mang tính chun mơn cao, nòng cốt đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Sau đợt kiến tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng tầm quan trọng công tác Văn phòng hoạt động xã hội nói chung quan nói riêng Từ em nhận thấy trách nhiệm, nghĩa vụ thề hệ cán trẻ chúng em lớn Đợt kiến tập giúp em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chun mơn, thiếu kinh nghiệm q trình thực thao tác, nghiệp vụ Văn phòng, từ thực tế cơng việc em khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn, kỹ giao tiếp ngày mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Bên cạnh đó, nói thời gian kiến tập giúp cho em trưởng thành hơn, thực tế hơn, cụ thể hoá nắm kiến thức Sau báo cáo mà em viết dựa kiến thức học qua trình khảo sát thực tế quan kiến tập Ngoài phần mở đầu kết luận báo cáo em gồm chương: Chương Kết khảo sát cơng tác văn phòng UBND huyện Krơng Nơ Chương Đánh giá chung đề xuất kiến nghị CHƯƠNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN KRÔNG NÔ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Krơng Nơ, Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô 1.1.1 Về chức UBND huyện Krông Nô quan Hành Nhà nước cấp huyện có chức quản lý Nhà nước chung địa phương tất lĩnh vực: Kinh tế - Xã hội, Quốc phòng – An ninh UBND huyện Krơng Nơ chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, văn khác quan nhà nước cấp Nghị HĐND huyện Krông Nô nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp để phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng thực sách khác địa bàn UBND huyện Krơng Nô tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, thực chức quản lý Nhà nước địa phương, thực chức quản lý Nhà nước tất lĩnh vực kinh tế-văn hóa, xã hội, trật tự an tồn xã hội địa phương góp phần đảm bảo lãnh đạo thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến địa phương 1.1.2 Về nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Krông Nô quan hành nhà nước địa phương, thực nhiệm vụ quyền hạn địa phương như: Kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục, an ninh, khoa học công nghệ - Xây dựng Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình UBND Tỉnh phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch sau phê duyệt - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương, báo cáo UBND tỉnh để trình HĐND tỉnh Căn vào dự toán ngân sách giao, định cụ thể dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình, điều chỉnh dự tốn ngân sách địa phương trường hợp cần thiết, định chủ trương, biện pháp triển khai thực ngân sách báo cáo UBND tỉnh trực tiếp kết phân bổ giao dự toán ngân sách địa phương Lập toán thu, chi ngân sách địa phương báo cáo UBND tỉnh trực tiếp để trình HĐND tỉnh phê chuẩn - Phê duyệt kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội phường 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Căn vào tình hình đặc điểm địa phương tổ chức cấp trên, UBND huyện Krông Nơ có cấu tổ chức sau : Cơ cấu tổ chức UBND huyện Krông Nô gồm: Một chủ tịch, hai phó chủ tịch, 12 phòng ban đơn vị trực thuộc - Chủ tịch UBND huyện lãnh đạo, điều hành công việc UBND, chịu trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ, quyền hạn tập thể thành viên UBND chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước HĐND quan nhà nước cấp trên, đồng thời phụ trách cơng tác nội chính, tổ chức cán bộ, quy hoạch, đầu tư, ngân sách Chủ tịch UBND huyện có thẩm quyền ký văn định, thị, công văn UBND lĩnh vực theo quy định pháp luật Nhiệm vụ Phòng UBND huyện Krông Nô tất chung mục tiêu chung góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước, thực chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - xã hội, củng cố Quốc phòng – An ninh thực sách địa bàn huyện Bộ máy UBND huyện tồn hệ thống phòng, ban tổ chức theo cấu trực tuyến, nhìn chung phong phú lĩnh vực hoạt động phù hợp với yêu cầu chức Ủy ban, thành viên UBND huyện Krông Nô chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực quản lý trước HĐND- UBND chủ tịch UBND huyện, với thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND huyện trước Thành ủy, HĐND UBND tỉnh, huyện ủy (Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Krông Nô Phụ lục số 01) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô 1.2.1 Về chức năng: Văn phòng HĐND-UBND huyện Krơng Nơ quan giúp việc Thường trực HĐND-UBND huyện Krơng Nơ Có chức giúp UBND huyện việc thực hoạt động chung UBND huyện Tham mưu cho Chủ tịch, phó chủ tịch việc đạo, lãnh đạo điều hành lĩnh vực quản lý Nhà nước đảm bảo tính thống nhất, liên tục pháp luật hiệu Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện Đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng UBND tỉnh 1.2.2 Về nhiệm vụ: Văn phòng HĐND-UBND huyện Krơng Nơ có nhiệm vụ: Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, báo cáo sơ kết, tổng kết báo cáo kiểm điểm công tác đạo, điều hành thường trực HĐND, UBND Chủ tịch UBND huyện Trình HĐND-UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm HĐND-UBND huyện Krơng Nơ Đơn đốc, kiểm tra phòng, ban chun môn, UBND cấp xã, phường, thị trấn việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác UBND Chủ tịch UBND huyện sau phê duyệt theo quy định pháp luật Thu thập xử lý thông tin để chuẩn bị báo cáo nhằm phục vụ cho lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND- UBND huyện Chủ tịch UBND huyện theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo PHỤ LỤC 07 MỘT SỐ TRANG THIẾT BỊ VP HĐND-UBND HUYỆN KRƠNG NƠ SVKT: Hồng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD SVKT: Hoàng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD SVKT: Hoàng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD SVKT: Hoàng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD SVKT: Hoàng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD SVKT: Hoàng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD SVKT: Hoàng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD PHỤ LỤC 08 MỘT SƠ PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Chữ ký số SVKT: Hoàng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD Hệ thống Quản Lý Văn Bản Điều Hành– huyện krông Nơ SVKT: Hồng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD Gmail huyện krơng Nơ SVKT: Hồng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD Giao diện Microsoft Word 2010 PHỤ LỤC 09 SVKT: Hoàng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD Mẫu cam kết Văn phòng HĐND-UBND huyện Krơng Nơ (( UBND HUYỆN KRƠNG NƠ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG NỘI VỤ Độc lập – Tự – Hạnh phúc BẢN CAM KẾT Thực nội dung xiết chặt kỷ luật, kỷ cương hành đăng ký danh hiệu thi đua năm 2018 Họ tên: ………………………………………………… Chức vụ: ………………………………………… Đơn vị công tác: Thực nội dung quy định Chỉ thị số 35/CT-TU ngày 04/11/2008; Kết luận số 05/KL-TU ngày 25/05/2011 Ban Thường vụ Tỉnh ủy Quyết định số 33/2011/QĐ-UBND ngày 03/11/2011, Quyết định số 31/2012/QĐ-UBND ngày 06/7/2012 UBND tỉnh siết chặt kỷ luật, kỷ cương, trách nhiệm thực kỷ luật, kỷ cương hành chính, thực nếp sống văn minh đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, cán chiến sỹ lực lượng vũ trang người hợp đồng lao động; Thông báo số 350/TB-UBND ngày 03/9/2014 Chủ tịch UBND tỉnh tăng cường công tác CCHC Căn vào nội dung nhiệm vụ kế hoạch công tác, phân công đơn vị năm 2018 xin cam kết với Thủ trưởng quan thực nghiêm túc số nội dung sau: Nội dung kỷ luật, kỷ cương hành chính: TT Nội dung thực SVKT: Hoàng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD Chấp hành nghiêm túc sử dụng có hiệu ngày, làm việc, không muộn, sớm, không lạm dụng thời gian làm việc để giải việc riêng; làm việc trang phục phải gọn gàng, đeo thẻ công chức theo, ngày Lễ mặc trang phục theo quy định (không mặc áo thể thao, áo phông, dép lê … làm việc công sở) Không sử dụng rượu, bia làm việc, buổi trưa ngày làm việc ép người khác uống rượu, bia Không hút thuốc công sở nơi công cộng Không vi phạm tệ nạn xã hội, đảm bảo trật tự an tồn xã hội Khi tham gia giao thơng chấp hành nghiêm chỉnh nội dung quy định pháp luật giao thông Không vi phạm quy định nội quy, quy tắc nơi công sở; chuẩn mực đạo đức, phẩm chất, phong mỹ tục, giữ gìn văn minh, lịch nơi cơng sở giữ mối liên hệ chấp hành tốt quy định địa phương nơi cu trú Sử dụng tài sản cơng mục đích, có hiệu quả, khơng lạm dụng tài sản công vào việc riêng Chấp hành nghiêm chỉnh quy định Pháp luật quyền, trách nhiệm nghĩa vụ cán công chức, viên chức điều cán công chức, viên chức không làm Không tiêu cực, tham nhũng, kiên đấu tranh chống tham nhũng, lãng phí Phát có hành vi vi phạm pháp luật thơng báo với quan nhà nước có thẩm quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật việc Khơng che giấu, bưng bít, làm sai lệch nội dung phản ánh, cán bộ, công chức, viên chức, công dân việc liên quan trực tiếp gián tiếp đến nhiệm SVKT: Hoàng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD vụ đựợc giao Có ý thức cao họp chịu trách nhiệm ý kiến đóng góp trước họp, nội dung công việc phân công đảm nhiệm Tích cực tham gia hoạt động phong trào đoàn thể quan, đơn vị Hoàn thành tốt chức trách, nhiệm vụ giao Không để người thân, gia đình, bạn bè vi phạm nội dung theo quy định 10 Quyết định số 31/2012/QĐ-UBND ngày 06/7/2012 UBND tỉnh việc 11 cưới, việc tang, lễ hội Các nội dung cam kết khác quan, đơn vị để thực nhiệm vụ Đăng ký danh hiệu thi đua năm 2018: - Danh hiệu: - Đăng ký nội dung sáng kiến kinh nghiệm phục vụ cho công tác chuyên môn năm 2018 với đề tài: Tôi xin cam kết với Thủ trưởng quan nội dung thực việc xiết chặt kỷ luật, kỷ cương hành đăng ký danh hiệu thi đua năm 2018 Cam kết việc xây dựng sáng kiến kinh nghiệm phục vụ công tác chuyên môn thuộc lĩnh vực phụ trách quý 1/2018 triển khai áp dụng có hiệu Nếu vi phạm nội dung cam kết đăng ký trên, tùy theo mức độ, thân xin chịu hình thức kỷ luật theo quy định pháp luật; hạ bậc xếp loại cán bộ, công chức năm 2018./ SVKT: Hoàng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD Huyện Krông Nô, ngày tháng 2018 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ SVKT: Hoàng Thị Hằng – Lớp: 1505QTVD Người cam kết năm ... QUẢ KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN KRÔNG NÔ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Krơng Nơ, Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô. .. phân cấp quản lý UBND huyện Krông Nô Ngồi Văn phòng HĐND -UBND huyện Krơng Nơ thực nhiệm vụ khác UBND Chủ tịch UBND huyện giao Từ vấn đề cho thấy vai trò Văn phòng theo quy định UBND huyện Krơng Nơ... báo UBND huyện Krông Nô ban hành ghi sau: Số /TB -UBND Giấy mời UBND huyện Krông Nô ban hành ghi sau: 12 Số: /GM -UBND + Đối với ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan ban hành công văn