KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN KRÔNG nô

KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN KRÔNG nô THỰC TRẠNG CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN KRÔNG nô GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN KRÔNG nô BÁO CÁO KIẾN TẬP KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN KRÔNG nô

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN KRÔNG NÔ 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô, Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô 3

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô 3

1.1.1 Về chức năng 3

1.1.2 Về nhiệm vụ và quyền hạn 3

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô 5

1.2.1 Về chức năng: 5

1.2.2 Về nhiệm vụ: 5

2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 8

2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 8

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 10

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 11

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 17

3 Công tác quản lý văn bản đi 19

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản 19

3.2 Đăng ký văn bản 20

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 21

3.3.1 Nhân Bản 21

3.3.2 Đóng dấu cơ quan 22

3.3.3 Đóng dấu độ mật, khẩn 22

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 23

3.4.1 Thủ tục phát hành văn bản, Bộ phận Văn thư - Lưu trữ tiến hành các công việc sau đây trước khi phát hành văn bản 23

3.4.2 Chuyển phát văn bản đi 23

3.4.3 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 24

3.5 Lưu văn bản đi 24

4 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 26

4.1 Tiếp nhận văn bản đến 26

4.2 Đăng ký văn bản đến 27

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 27

4.3.1 Trình văn bản đến 27

4.3.2 Chuyển giao văn bản đến 28

4.4 Giải quyết theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 28

5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 32

5.1 Các loại dấu cơ quan 32

5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 32

5.3 Bảo quản con dấu 33

6 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 34

6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 34

6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 34

6.3 Phương pháp lập hồ sơ 35

6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 40

6.4.1 Trách nhiệm Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị 40

6.4.2 Thời hạn nộp hồ sơ vào tài liệu lưu trữ 40

6.4.3 Thủ tục giao nộp 41

7 Công tác tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 41

7.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 41

7.2 Nhận xét, đánh giá chung 44

8 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 44

8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng hoạt động của cơ quan, tổ chức 44

8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 45

8.3 Các phần ứng dụng trong công tác văn phòng 46

CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49

2.1 Đánh giá chung 49

2.1.1 Ưu điểm 49

2.1.2 Hạn chế 52

2.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế trên 53

2.2 Kiến nghị 54 Sau một thời gian kiến tập, em thấy UBND huyện Krông Nô đã thực hiện rất tốt công tác hành chính văn phòng Tuy nhiên, vẫn có một số mặt hạn chế, chưa đạt được nên em đã đề xuất một số kiến nghị nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác hành chính Văn Phòng và thực sự trở thành một “mắt xích” quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND huyện Krông Nô, cụ thể: 54 KẾT LUẬN 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn chân thành đến Ban Giám Đốc,thầy cô giáo ở Trường Đại học Nội vụ- Phân hiệu Quảng Nam đã tạo điều kiệncho sinh viên ngành Quản trị văn phòng được đi kiến tập Đặc biệt, cô giáoHoàng Thị Quỳnh Trang đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trìnhthực hiện bài báo cáo này

Tiếp theo em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Văn phòng Hội đồng nhândân và UBND huyện Krông Nô đã tiếp nhận và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho

em trong quá trình kiến tập Đặc biệt, em xin cảm ơn anh Trần Quang chuyên viên trực tiếp hướng dẫn em trong suốt thời gian kiến tập vừa qua, đãluôn quan tâm, chỉ bảo, giúp em có được những tài liệu cần thiết để em hoànchỉnh bài báo cáo và hoàn thành tốt đợt kiến tập của mình Qua một tháng đượckiến tập tại cơ quan UBND huyện Krông Nô đã giúp em học hỏi được nhiềukiến thức, kỹ năng về công tác Văn phòng "Văn thư - Lưu trữ" tại một cơ quanhành chính nhà nước nhằm nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp em đi gầnhơn với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc đúng với phương châm mà nhàtrường đã đề ra: “lý luận gắn liền với thực tiễn” “ Học đi đôi với Hành” Vớikiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong thời gian học tập tại trường, cùngvới quá trình tự học và trực tiếp thực hiện các công việc thực tế ở cơ quan nơikiến tập, em nhận thức và nắm rõ về vai trò, trách nhiệm của Sinh viên, nângcao năng lực làm việc cũng như sự năng động, nhiệt tình và lòng say mê nghềnghiệp của một cán bộ văn phòng Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức cònhạn chế, vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tínhchủ quan trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp Chính vì vậy, đểbáo cáo được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ýkiến đóng góp quý báu của các cán bộ, công chức trong Văn phòng Ủy ban nhândân huyện Krông Nô các thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng để bài Báo cáocủa em được hoàn thiện tốt hơn

Hòa-Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của nền kinh tế thế giới Đểnâng cao chất lượng đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội.Nhiệm vụ đặt ra đối với thế hệ trẻ nói chung, đặc biệt là những nhà quản trị vănphòng nói riêng trong tương lai tới cần phải không ngừng học hỏi, phấn đấu đểxây dựng một hệ thống văn phòng khoa học, năng động, sáng tạo và có nghiệp

vụ hành chính vững vàng để hoàn thành sứ mệnh lịch sử thiêng liêng của đấtnước, dân tộc trong thời đại mới.Văn phòng hoạt động có hiệu quả sẽ giúp chotoàn cơ quan hoạt động có hiệu quả hơn

Chúng ta không chỉ học trên ghế nhà trường mà khi ra ngoài xã hội chúng

ta cần phải học để trang bị kiến thức và sự hiểu biết của mình để làm hành trangvững chắc của một nhà quản trị văn phòng trong tương lai Là một sinh viênnăm ba ngành Quản trị văn phòng, sau khi được hướng dẫn cơ bản về mặt lýthuyết ở trên ghế nhà trường Được nhà trường tạo điều kiện và sự cho phépUBND huyện krông Nô em đã có đợt kiến tập thực tế đúng quy định về thờigian (từ ngày 23/4 đến ngày 25/5/2018) cũng như việc thực hành các nội dung

mà bản đề cương kiến tập đã nêu ra Đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng vàcũng là dịp để sinh viên có cơ hội củng cố thêm kiến thức đã học qua lăng kínhthực tế Đồng thời, cũng là khoảng thời gian giúp sinh viên rèn luyện cho mìnhphong cách làm việc, tác phong chuyên nghiệp, khả năng tư duy độc lập và sẽ là

cơ hội tốt để khẳng định bản thân mình

Với thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em nhữngkết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc rútđược để bổ sung vào phần chuyên môn nghiệp vụ của mình, dưới sự hướng dẫngiúp đỡ tận tình của Cán bộ Văn phòng trong đợt kiến tập, em đã học đượcphong cách làm việc của một cán bộ Văn phòng Một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ,

kỹ càng, mang tính chuyên môn cao, là nòng cốt đắc lực cho lãnh đạo trong việcgiải quyết các công việc hàng ngày Sau đợt kiến tập này đã trang bị cho em một

số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng củacông tác Văn phòng đối với hoạt động của xã hội nói chung và cơ quan mình nói

riêng Từ đó em nhận thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộ trẻ nhưchúng em là rất lớn Đợt kiến tập đã giúp em nhận ra được những điểm yếu củamình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quátrình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ Văn phòng, từ những thực tế của côngviệc em đã có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn, các

kỹ năng giao tiếp hằng ngày mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.Bên cạnh đó, có thể nói thời gian kiến tập đã giúp cho em trưởng thành hơn,thực tế hơn, cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức của mình Sau đây là bài báocáo mà em đã viết dựa trên những kiến thức đã học và qua quá trình khảo sátthực tế tại cơ quan kiến tập Ngoài phần mở đầu và kết luận thì bài báo cáo của

CHƯƠNG 1 KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI UBND HUYỆN KRÔNG NÔ

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô, Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô.

1.1.1 Về chức năng

UBND huyện Krông Nô là cơ quan Hành chính Nhà nước ở cấp huyện cóchức năng quản lý Nhà nước chung ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực: Kinh

tế - Xã hội, Quốc phòng – An ninh

UBND huyện Krông Nô đã chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, phápluật, các văn bản khác của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐNDhuyện Krông Nô nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp để phát triển kinh tế - xãhội, an ninh – quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND huyện Krông Nô được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tậptrung dân chủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, thực hiệnchức năng quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế-văn hóa, xã hội, trật

tự an toàn xã hội tại địa phương góp phần đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất trong

bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ương đến địa phương

1.1.2 Về nhiệm vụ và quyền hạn

UBND huyện Krông Nô là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn ở địa phương như: Kinh tế, văn hóa, xãhội, giáo dục, an ninh, khoa học công nghệ

- Xây dựng Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình UBNDTỉnh phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sau khi được phêduyệt

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngânsách địa phương, báo cáo UBND tỉnh để trình HĐND tỉnh

Căn cứ vào dự toán ngân sách được giao, quyết định cụ thể dự toán thungân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân

bổ dự toán ngân sách cấp mình, điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực hiệnngân sách và báo cáo UBND tỉnh trực tiếp kết quả phân bổ và giao dự toán ngânsách địa phương

Lập quyết toán thu, chi ngân sách địa phương báo cáo UBND tỉnh trựctiếp để trình HĐND tỉnh phê chuẩn

- Phê duyệt kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của phường

Nhiệm vụ của các Phòng trong UBND huyện Krông Nô tất cả cùng chungmột mục tiêu chung là góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong

bộ máy hành chính Nhà nước, cùng thực hiện các chủ trương, biện pháp pháttriển Kinh tế - xã hội, củng cố Quốc phòng – An ninh và thực hiện các chínhsách trên địa bàn huyện

Bộ máy của UBND huyện là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổchức theo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạtđộng phù hợp với yêu cầu cũng như chức năng của Ủy ban, mỗi một thành viêncủa UBND huyện Krông Nô chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của

mình trước HĐND- UBND và chủ tịch UBND huyện, cùng với các thành viênkhác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND huyện trước Thành ủy,HĐND và UBND tỉnh, huyện ủy.

(Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Krông Nô Phụ lục số 01)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô

1.2.1 Về chức năng:

Văn phòng HĐND-UBND huyện Krông Nô là cơ quan giúp việc củaThường trực HĐND-UBND huyện Krông Nô Có chức năng giúp UBND huyệntrong việc thực hiện các hoạt động chung của UBND huyện Tham mưu choChủ tịch, các phó chủ tịch trong việc chỉ đạo, lãnh đạo điều hành các lĩnh vựcquản lý Nhà nước đảm bảo tính thống nhất, liên tục đúng pháp luật và hiệu quả.Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng,chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện.Đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ củaVăn phòng UBND tỉnh

1.2.2 Về nhiệm vụ:

Văn phòng HĐND-UBND huyện Krông Nô có các nhiệm vụ:

Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kếtbáo cáo kiểm điểm công tác dưới sự chỉ đạo, điều hành của thường trực HĐND,UBND và Chủ tịch UBND huyện

Trình HĐND-UBND huyện về các chương trình làm việc, kế hoạch côngtác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND-UBND huyện KrôngNô

Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã, phường,thị trấn về việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủtịch UBND huyện sau khi được phê duyệt theo quy định của pháp luật

Thu thập và xử lý thông tin để chuẩn bị các báo cáo nhằm phục vụ cho sựlãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND- UBND huyện và Chủ tịch UBNDhuyện theo quy định của pháp luật Thực hiện các công tác thông tin báo cáo

định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật Trình UBND huyện vềcác kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lýcủa Văn phòng HĐND-UBND huyện Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo vănbản theo sự phân công của Chủ tịch UBND huyện

Giải quyết các khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống thamnhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyệntheo quy định của pháp luật và chịu sự phân công của Chủ tịch UBND huyện

Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND

và Chủ tịch UBND huyện Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức,viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quyđịnh của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện Krông Nô Ngoài raVăn phòng HĐND-UBND huyện Krông Nô thực hiện các nhiệm vụ khác doUBND và Chủ tịch UBND huyện giao

Từ những vấn đề trên cho chúng ta thấy vai trò của Văn phòng theo đúngquy định UBND huyện Krông Nô là rất quan trọng Nó liên quan trực tiếp đếncông tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan là cầu nối quan trọng giữaUBND huyện với các Phòng, ban các cơ quan đoàn thể và nhân dân

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VP HĐND-UBND huyện Krông Nô- Phụ lục số

* Nhiệm vụ của lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhândân huyện krông Nô

- Chánh Văn phòng: Là người đứng đầu, quản lý, điều hành chung về mọihoạt động, lĩnh vực công tác của Văn phòng; chịu trách nhiệm trước HĐND,UBND huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,toàn bộ hoạt dộng công tác của Văn phòng

- Các Phó Chánh Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ được phân công, khiChánh Văn phòng đi vắng, Phó Chánh Văn phòng được ủy nhiệm điều hành cáccông việc trong văn phòng Định kỳ vào ngày cuối tuần và cuối tháng báo cáovới Chánh Văn phòng kết quả công tác thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

để giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đánh giá hiệu quả công tác của từng cá nhântừng bộ phận Bao gồm: Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp; Phó ChánhVăn phòng phụ trách lĩnh vực HĐND, Hành chính – quản trị; Phó Chánh Vănphòng – Kiêm trưởng ban tiếp dân

* Nhiệm vụ của từng cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan Văn phòng

- Bộ phận thông tin tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp thông tin vềcác hoạt động của cơ quan, đơn vụ bao gồm Chuyên viên theo dõi khối kinh tế,theo dõi hoạt động của HĐND xã, thị trấn, lĩnh vực Website; Chuyên viên theodõi khối nội chính, văn hóa xã hội, tiếp nhận đơn thư; Chuyên viên thực hiệnnhiệm vụ quản trị mạng

- Bộ phận hành chính quản trị gồm: Cán bộ làm công tác văn thư – lưutrữ; Kỹ thuật viên phục vụ điện nước; Nhân viên phục vụ; lái xe cơ quan thựchiện công việc chuyên môn đã được Chánh Văn phòng HĐND – UBND huyệnphân công

- Bộ phận tài vụ gồm: Công chức làm nhiệm vụ kế toán; Cán bộ làmnhiệm vụ thủ quỹ; Cán bộ làm nhiệm vụ thủ kho thực hiện công việc chuyênmôn đã được Chánh Văn phòng HĐND – UBND huyện phân công

- Bộ phận bảo vệ: Đảm bảo an ninh, trật tự, trị an 24/24 giờ trong ngày;Hướng dẫn công dân, khách đến gặp và làm việc với Huyện ủy, HĐND, UBND,các cơ quan trong khu vực trụ sở Huyện ủy, HĐND,UBND huyện đúng quyđịnh.

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính: Chuyên viên trựctiếp thực hiện tiếp nhận và trả kết quả theo đúng quy định Phối hợp với các cơquan trong việc giải quyết hồ sơ đề nghị của tổ chức công dân Quản lí điều kiện

cơ sở vật chất tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; Quản lí, sử dụng máy phô tô,

đề xuất với Chánh Văn phòng về việc sửa chữa khi máy bị hư hỏng Đáp ứngkịp thời các yêu cầu về tài liệu sau khi Thường trực HĐND, UBND, lãnh đạovăn phòng giao Đảm bảo các tài liệu in sao phải đúng thể thức, rõ ràng, sạchđẹp

Với việc phân công lao động theo đúng chức năng, nhiệm vụ như trên đãgiúp cho mọi hoạt động của văn phòng được thực hiện suôn sẻ, thuận lợi nhanhchóng trên tinh thần hợp tác lao động tạo cho Văn phòng đã hoàn thành xuất sắcmọi nhiệm vụ được giao

2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành.

Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các quy định hiện hành.

Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô là cơ quan hành chính quản lý trên tất

cả các lĩnh vực nên hàng ngày tiếp nhận nhiều loại văn bản giấy tờ Với mộthuyện trong những năm gần đây có nền kinh tế bắt đầu chuyển biến đặc biệt khikinh tế Vũng Áng nhận được nhiều dự án đầu tư lớn của các doanh nghiệp trong

và ngoài nước nên hàng ngày cơ quan tiếp nhận được nhiều văn bản có liênquan

Từ bảng số liệu trên, có thể thấy rằng số lượng văn bản đi của UBNDhuyện Krông Nô là tương đối lớn Tổng số văn bản đi của cơ quan là 3219 vănbản Trong đó văn bản ban hành nhiều nhất là Quyết định, Số lượng văn bản banhành ít nhất là Chỉ thị, chỉ có 09 văn bản Sở dĩ Quyết định chiếm tổng số cao là

vì Quyết định là văn bản QPPL theo quy định tại khoản 10, Điều 4, Luật số80/2015/QH13 của Quốc hội ngày 22 tháng 06 năm 2015 Ban hành văn bản quyphạm pháp luật nên mang tính xử xự chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiềulần, đây chính là điểm khác biệt so với các văn bản còn lại Tại cơ quan thìQuyết định là loại văn bản được sử dụng thường xuyên để ban hành tình hìnhcác các mặt hoạt động chính của UBND các xã, thị trấn và các ban nghành, đoànthể trong huyện, đảm bảo hoạt động của cả huyện đi đúng hướng và thống nhất

Và trong hoạt động hằng ngày của UBND huyện hình thành các loại Quyết địnhnhư: Quyết định thu hồi và quyền sử dụng đất, Quyết định về việc nâng bậclương trước thời hạn cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản.

Văn bản do lãnh đạo UBND huyện Krông Nô ban hành nhằm thực hiệnchức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực hiện các chính sách khác trênđịa bàn huyện

Theo thẩm quyền, lãnh đạo UBND huyện Krông Nô được phép ban hành

4 loại hình thức văn bản, đó là:

- Văn bản quy phạm pháp luật (Quyết định, Chỉ thị)

- Văn bản hành chính (Quyết định, Kế hoạch, Đề án, Báo cáo, Biên bản,

Tờ trình, Công văn, Thông báo, Chương trình, Quy chế, Quy định, Hướng dẫn,Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Phiếu chuyển,Phiếu gửi)

- Văn bản trao đổi của UBND huyện đối với các cơ quan, tổ chức và côngdân có liên quan hoặc cá nhân nước ngoài trong quá trình giải quyết công việc

* Nhận xét: Văn bản của Văn phòng UBND huyện Krông Nô ban hành

theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, đúng thẩm quyền quy định Việcphân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản, ban hành vănbản không bị chồng chéo, và không sai quy định

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Về thể thức: Hầu hết các văn bản do Ủy ban nhân dân huyện Krông Nôban hành theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày trong Thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Cụ thể:

 Quốc hiệu, tiêu ngữ:

Kỹ thuật trình bày: lề trên 1,5cm - 2cm, lề dưới 1,5cm - 2cm, lề trái 3cm –3,5cm, lề phải 1,5cm - 2cm

- Quốc hiệu, tiêu ngữ: Quốc hiệu cỡ chữ 12,13 phông chữ TimesNewRoman, kiểu chữ in hoa, đứng đậm Tiêu ngữ cỡ chữ lớn hơn quốc hiệu mộtđơn vị tức 13,14 phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in thường, đứng đậm,

in hoa những chữ cái đầu, có đường gạch ngang bên dưới tiêu ngữ bằng độ dàitiêu ngữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

 Tên cơ quan ban hành văn bản:

Về thể thức: Tên cơ quan ban hành văn bản gồm dòng chữ

“ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KRÔNG NÔ”.

Về kỹ thuật trình bày: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình

bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên

trái Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,

cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên cơ quan, tổ

chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng Tên cơ quan, tổ chức ban

hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu,kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản;phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài củadòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên cơ quan, tổ chức banhành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KRÔNG NÔ

 Số và ký hiệu văn bản

Các văn bản của UBND huyện Krông Nô soạn thảo và ban hành đã trìnhbày thành phần số, ký hiệu của văn bản đúng với thể thức và kỹ thuật trình bàytheo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 của

Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Thể thức:

- Số của văn bản được đăng ký tại văn thư của cơ quan Số của văn bảnđược ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vàongày 31 tháng 12 hàng năm

+ Đối với ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loạivăn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao của Thông tư01/2011/TT-BNV được các cán bộ phụ trách soạn thảo văn bản thực hiện đúng

Số văn bản của UBND huyện Krông Nô được đánh riêng cho từng loại văn bản:văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chínhthông thường (văn bản có tên loại và văn bản không có tên loại) Ví dụ:

Quyết định của Chủ tịch UBND huyện Krông Nô ban hành được ghi nhưsau: Số: /QĐ-UBND

Tờ trình của Văn phòng UBND huyện Krông Nô ban hành được ghi nhưsau: Số: /TTr-VP

Thông báo của UBND huyện Krông Nô ban hành được ghi như sau:

 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Về thể thức: Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vịhành chính nơi cơ quan Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, nămvăn bản được ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầyđủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngàynhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

Về kỹ thuật trình bày: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bảnđược trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ

in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danhphải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặtcanh giữa dưới Quốc hiệu Cụ thể:

huyện Krông Nô, ngày 04 tháng 5 năm 2018

 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản:

- Văn bản do UBND huyện Krông Nô ban hành đã trình bày đúng thànhphần tên loại và trích yếu nội dung của văn bản theo Điều 10 tại Thông tư số01/2011/TT-BNV

- Kỹ thuật trình bày

+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại đượctrình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình vàcác loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữđứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loạivăn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu

có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ

và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:

BÁO CÁO Tình hình sử dụng dự phòng ngân sách đến ngày 03 tháng 5 năm 2018

+ Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữadưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản

- Bên cạnh các văn bản đúng vẫn còn một số ít văn bản trình bày sai, sautrích yếu còn có dấu “.”, phần gạch dưới trích yếu nội dung còn chưa cân đối

 Nội dung văn bản:

- Các văn bản do UBND huyện Krông Nô và các phòng, ban thuộc UBNDhuyện ban hành, phần nội dung văn bản đều được trình bày đúng theo thể thức

và kỹ thuật trình bày quy định tại Điều 11 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV

ban hành ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính Các văn bản có nội dung sát với yêu cầu củacông việc.

 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Các văn bản do UBND huyện Krông Nô soạn thảo và ban hành theođúng Thông tư số 01/2011/TT-BNV về phần quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ

ký của người có thẩm quyền trong các văn bản

- Về thể thức:

Việc ghi quyền hạn của người ký được chuyên viên soạn thảo của UBNDhuyện Krông Nô thực hiện như sau:

+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) được

ghi vào trước ỦY BAN NHÂN DÂN, ví dụ:

TM ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH NGÔ XUÂN ĐÔNG

+ Trường hợp Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch thì chữ viết tắt “KT.” (kýthay) được ghi vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH TRẦN ĐĂNG ÁNH

+ Trường hợp ký thừa lệnh thì chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) được ghi vàotrước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG NGUYỄN CHUNG HUY

+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền)được ghi vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ CHỦ TỊCH TRƯỞNG PHÒNG NỘI VỤ

Về kỹ thuật trình bày: Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bàytại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viếttắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụcủa người ký được trình bày chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ

từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên của người ký văn bản được trình bàytại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đượcđặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký Chữ ký của người cóthẩm quyền được trình bày tại ô số 7c

Ví dụ:

TM ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu)

Ngô Xuân Đông

 Dấu của cơ quan, tổ chức

- Việc đóng dấu trên văn bản tại văn thư UBND huyện Krông Nô đượcthực hiện đúng theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư

và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản,tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện đúng theo quy địnhtại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai đượcđóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên mộtphần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

 Nơi nhận

- Các văn bản do UBND huyện Krông Nô ban hành đã trình bày thể thức

và kỹ thuật trình bày thành phần nơi nhận đúng theo quy định về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV Phần liệt kê nơi nhậnkhá chi tiết và rõ ràng Giúp cho việc nhân bản, làm thủ tục ban hành để gửi chocác cơ quan, phòng ban có liên quan vô cùng thuận lợi

Về thể thức: Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhânnhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểmtra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.

Về kỹ thuật trình bày: Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b Phần nơinhận tại ô số 9a được trình bày như sau Từ “Nơi nhận” được trình bày trên mộtdòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát

lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng,đậm Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổchức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bảnđược trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuốidòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấuhai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy,chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu(chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là toàn bộ công việc bắt đầu từkhi khởi thảo văn bản cho đến khi một văn bản được ban hành

Do văn bản gồm nhiều loại, tính chất, công dụng và thẩm quyền ban hànhkhác nhau, nên không thể đề ra cho mỗi loại văn mỗi quy trình khác nhau Màchỉ có thể xây dựng một quy trình soạn thảo chung nhất cho tất cả các loại vănbản: Gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Phân công soạn thảo: Cơ quan đơn vị hoặc cá nhân được phân công soạnthảo Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng củavăn bản Trước hết cần xác định rõ văn bản đó ban hành nhằm giải quyết vấn đề

gì thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan Xác định đối tượng giảiquyết là cần xác định được cơ quan, cá nhân có trách nhiệm và quyền hạn đểgiải quyết

Xác định tên loại văn bản: Căn cứ vào mục đích và tính chất của văn bản

dự định ban hành, để xác định tên loại của văn bản

Thu thập và xử lý thông tin: Trong quá trình soạn thảo văn bản cần thuthập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan để phục vụ cho việc soạn thảo vàban hành văn bản

Bước 2: Lập để cương, viết bản thảo

Chuyên viên soạn thảo sẽ xây dựng một đề cương chi tiết Sau đó tiếnhành viết bản thảo Căn cứ đề cương để viết bản thảo, qua mỗi lần viết bản thảo,văn bản được sửa chữa và bổ sung hoàn chỉnh Việc viết bản thảo được thựchiện qua hai bước: Viết nháp và bản viết chính thức

Bước 3: Trình duyệt dự thảo văn bản

Chuyên viên soạn thảo sẽ trình hồ sơ trình duyệt bản thảo văn bản lên cholãnh đạo UBND huyện hoặc Trưởng các phòng, ban, đơn vị thuộc huyện kýduyệt văn bản để xem xét thông qua Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tàiliệu có liên quan Trường hợp bản thảo cần được xin ý kiến góp ý cho bản thảothì chuyên viên đề xuất lãnh đạo UBND huyện tham khảo ý kiến của tập thểUBND huyện Krông Nô hoặc các cơ quan, đơn vị có liên quan Sau đó, chuyênviên soạn thảo nghiên cứu, tiếp thu, tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoànchỉnh bản thảo

Bước 4: Đánh máy

Sau khi bản thảo được duyệt Chuyên viên soạn thảo sẽ hoàn thiện vănbản cần soạn thảo và ban hành bằng cách đánh máy đúng nguyên văn bản thảo,đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp dự thảo đã được lãnhđạo UBND huyện phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêmvào dự thảo thì Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị thuộc huyện được giao nhiệm

vụ chủ trì soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyếtđịnh việc sửa chữa, bổ sung Sau đó, chuyển xuống chuyên viên soạn thảo đánhmáy lại Sau khi đánh máy xong, chuyên viên soạn thảo trình lên cho Trưởngphòng của phòng, ban, đơn vị mình để duyệt về nội dung và ký nháy nếu đúng

Chánh Văn phòng sẽ là người duyệt về hình thức của văn bản, thể thức, kỹ thuậttrình bày và thủ tục ban hành văn bản và ký nháy nếu đúng.

Bước 5: Ký và ban hành văn bản

Sau khi văn bản đã được duyệt về nội dung và hình thức, cán bộ chuyênmôn chuyển xuống bộ phân văn thư Cán bộ văn thư là người trực tiếp trình lãnh

đạo cơ quan ký ban hành Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản

(thuộc nhiệm vụ của cán bộ văn thư) Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành vănbản Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản.Nhân văn bản đủ số lượng ban hành Đóng dấu cơ quan Bao gói và chuyển giaovăn bản Với những quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần tiếptục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản

* Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan

so với các quy định hiện hành.

Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản thì các phòng ban trong cơquan đã thực hiện theo đúng Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính; sau khi chuyên viên của các phòng ban soạn thảo xong các văn bản

và có chữ ký nháy của thủ trưởng các phòng ban thì trình lên Chánh văn phòngkiểm tra lại hình thức và kỹ thuật trình bày Nếu đúng thì chuyển đến bộ phậnvăn thư để lấy số Sai thì chuyển về chuyên viên soạn thảo kiểm tra lại

3 Công tác quản lý văn bản đi

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản.

Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản

Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bảnđến các đối tượng liên quan Công việc này được giao cho bộ phận,văn thư của

cơ quan thực hiện Nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

- Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như: Quốc hiệu; tác giả; số,kí hiệu; địa danh, ngày tháng năm ban hành; tên loại, trích yếu nội dung; nội dung; thể thức đề kí, chữ kí của người có thẩm quyền; nơi nhận văn bản.

- Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật,Khẩn, Dấu Dự thảo, Dấu thu hồi…

- Kiểm tra hình thức trình bày văn bản như: Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ,cách căn lề, đánh số trang, cách đánh dấu phụ lục…

Văn bản đi là những sản phẩm do cơ quan làm ra, chúng phản ánh toàn bộhoạt động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân viêntrong cơ quan.Vì vậy nhất thiết chúng ta phải đảm bảo hình thức Trong trườnghợp phát hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được giao tráchnhiệm giải quyết Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải được sửalại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan Những văn bản đảmbảo thể thức,hình thúc kĩ thuật trình bày, Chánh Văn phòng/ Trưởng phòngHành chính hoặc người được giao trách nhiệm phải kí tắt vào phần sau cùng củanội dung văn bản (sau dòng Lưu: VT,…)

Ghi số của văn bản

Số văn bản là số thứ tự của vản bản do cơ quan, tổ chức phát hành, mỗivăn bản được ghi một số riêng theo hệ thống số Ả Rập Ghi số và ghi ngày thángđối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kì văn bản nào Mỗivăn bản được ghi một số một ngày tháng nhất định, tính từ số 01 của ngày đầunăm đến số cuối cuối cùng của ngày cuối năm Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày

1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 dều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầmlẫn có thể xảy ra Việc ghi số của văn bản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việcđăng kí, quản lí, thống kê, tra tìm, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để thực hiệncác hoạt động khác trong công tác văn thư và lưu trữ

Ghi ngày tháng của văn bản

Ngày tháng của văn bản là văn bản được kí chính thức,là ngày văn bản cóhiệu lực Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày đó, đối với những ngày dưới

10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước

Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu quan trọng giúp các cơquan quản lí và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi

3.2 Đăng ký văn bản.

Đăng kí văn bản đi là việc ghi chép, cập nhật thông tin của văn bản như:

số, kí hiệu, tác giả văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại và trích yếu nội dung…vào sổ hoặc cơ sở dũ liệu trên máy tính để quản lí và tra tìm Đây là công việcbắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liênquan vì việc làm nay giúp cơ quan quản lí văn bản đi được chặt chẽ,tra tìmthông kê văn bản được thuận tiện

Hiện nay đăng kí văn bản được ap dụng theo hai phương pháp, đó là đăng

kí bằng sổ và đăng kí phần mềm trên máy tính

Hằng năm, Chánh Văn phòng UBND huyện chỉ đạo Bộ phận Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND huyện tiến hành lập Sổ văn bản đi được phânloại cụ thể theo từng loại văn bản để thuận lợi trong quá trình theo dõi, quản lý

-số lượng văn bản đi

(Ví dụ 1 trang của Sổ đăng ký Công văn đi của UBND huyện Krông Nô –Phụ Lục 03)

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.

- Nơi nhận được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bảnchỉ gửi đến các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết, giám sát, phối hợpthực hiện hoặc các phòng, ban, đơn vị thuộc quận có trách nhiệm tổ chức thựchiện, báo cáo, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp;không gửi nhiều bản cho một cơ quan, đơn vị; không gửi các cơ quan, đơn vịkhác chỉ để biết, để tham khảo;

- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theođúng thời gian quy định;

- Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của lãnh đạo của UBNDhuyện và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thihành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.

3.3.2 Đóng dấu cơ quan

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bêntrái;

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dúng dấu mực màu đỏtươi theo quy định;

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do Chánh Vănphòng UBND huyện quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên mộtphần tên hoặc tên của phụ lục;

- Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lụckèm theo; Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản và phụ lục vănbản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang

3.3.3 Đóng dấu độ mật, khẩn

- Việc đóng dấu các độ mật ( MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT ) và dấu

thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCAngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CPcủa Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

- Việc đóng dấu các độ khẩn ( KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HOẠT TỐC HẸN GIỜ ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy

định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng

01 năm 2011 của Bộ Nội về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính;

- Vị trí đóng dấu độ mật, dấu độ khẩn, và dấu phạm vi lưu hành ( TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ ) trên

văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Căn cứ vào đâu để nhân viên văn thư nhân bản văn bản đóng dấu mậtdấu khẩn?

* Vì là cơ quan hành chính nhà nước nên việc Nhân bản, đóng dấu cơquan, dấu mật, dấu khẩn tại UBND huyện Krông Nô giống hoàn toàn và thựchiện theo đúng quy định của nhà nước và lấy Nghị định số 58/NĐ-CP làm căn

- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì ( nếu có )

(Mẫu bì UBND huyện Krông Nô - Phụ lục số 05)

3.4.2 Chuyển phát văn bản đi

- Những văn bản đã làm đấy đủ các thủ thục hành chính phải được pháthành ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việctiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể

từ ngày ký văn bản;

- Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổgửi văn bản đi bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điệnkiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng trong trường hợp cầnchuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máyfax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối vớinhững văn bản có giá trị lưu trữ;

- Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “ KHẨN”,

“THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục

hành chính;

- Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều

16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ vàquy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ( A11 ) ngày 13 tháng 9năm 2002 của Bộ Công an

- Việc chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổchức ( nêu rõ tên cơ quan, tổ chức ) hoặc cho các cơ quan, đơn vị, các nhân bênngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;

3.4.3 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do cơ quanđơn vị soạn thảo đề xuất, trình người ký quyết định;

- Đối với văn bản có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồiđúng thời hạn, khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu đê đảm bảo văn bản không

bị thiếu hoặc thất lạc;

- Trường hợp phát hiện bì văn bản bị thất lạc hoặc không có người nhậnthì Bộ phận Văn thư - Lưu trữ phải báo cáo ngay cho Chánh Văn phòng UBNDhuyện để xử lý

3.5 Lưu văn bản đi.

Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Bộ phận Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND hyện và 01 bản chính lưu tại cơ quan soạn thảovăn bản để tiến hành lập hồ sơ công việc;

Bản gốc lưu tại Bộ phận Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng UBNDhuyện phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký;

- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức

độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước;

- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND huyện Krông Nô cótrách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Bộphận Văn thư - Lưu trữ theo quy định của pháp luật

Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KRÔNG NÔ

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TRUYỀN THỐNG

(Quy trình quản lý văn bản giấy)

Văn thư cơ quan Kiểm tra thể thức, hình thức,

kỹ thuật trình bày VB

Dự thảo văn bản của các đơn

vị/ cá nhânChánh văn phòng

Trưởng phòng HC

Công chức văn thư

Ký tắt hình thức

Dự thảo văn bản có chữ ký tắtcủa thủ trưởng đơn vị/ cá nhânsoạn thảo và của CVP/TPHCĐơn vị/ cá nhân soạn

thảo

Văn thư cơ quan

Trình ký Dự thảo hoàn chỉnh của văn

bảnThủ trưởng

Cấp phó

CB cấp dưới 01

Ký văn bản Văn bản có chữ ký của người

có thẩm quyền

Văn thư cơ quan Ghi số, ngày, tháng đăng ký

Văn bản được ghi số, ngày

thángMẫu sổ đăng ký văn bản theoThông tư số 07/2012/TT-BNV

Văn thư cơ quan Nhân bản, đóng dấu Văn bản được đóng dấu cơ

quan (dấu treo, giáp lai)

Văn thư cơ quan Làm thủ tục, chuyển giao,

theo dõi chuyển giao văn bản

Mẫu sổ chuyển giaoMẫu sổ gửi văn bản đi bưu điệnVăn thư cơ quan

Đơn vị/ cá nhân soạn

thảo

Lưu, tổ chức khai thác sửdụng bản lưu văn bản

Bản gốc văn bảnBản chính văn bản

Sổ sử dụng bản lưu

* Nhận xét về công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND huyện

Krông Nô

Ưu điểm:

Cán bộ chuyên viên văn phòng làm việc rất có trách nhiệm, nhanh nhẹn vàlinh hoạt trong công việc nên trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản điđảm bảo được đúng theo nguyên tắc, yêu cầu, chính xác, cẩn thận và tuân thủ theo

các văn bản quy định của nhà nước Quá trình phát hành văn đi được thực hiện

chặt chẽ theo đúng quy định, không có tình trạng thất thoát hay gửi nhầm tàiliệu, tiến độ công việc tiến hành một cách nhanh chóng và đạt kết quả tốt Đồngthời tài liệu được thu hồi đầy đủ đồng thời đảm bảo công tác bảo mật tài liệu

Nhược điểm: Việc đăng ký văn bản trên máy tính nên nên đôi lúc sẽ xảy

lỗi phần mềm, vi rút gây ảnh hưởng và làm chậm đến tốc độ làm việc

4 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

4.1 Tiếp nhận văn bản đến

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làmviệc, Bộ phận Văn thư - Lưu trữ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận vănbản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra,đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận;

- Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bảnđược chuyển qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tụcđóng dấu Đến Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bảnchính và làm thủ tục đăng ký ( số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bảnfax, bản chuyển qua mạng );

- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì công chức,viên chức và người lao động tại Bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòngUBND huyện tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạoUBND huyện hoặc Chánh Văn phòng UBND để xử lý

4.2 Đăng ký văn bản đến

Đăng kí văn bản đến là việc ghi chép, cập nhật các thông tin của văn bảnđến như số đến, ngày đến, tác giả văn bản, tên loại trích yếu nội dung văn bản…Vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính để quản lí và tra tìm

Cũng giống văn bản đi, đăng kí văn bản đến giúp cơ quan quản lí văn bản,giấy tờ được chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, tra tìm văn bảnnhanh chóng, chính xác

Việc đăng kí văn bản đến có thể được thực hiện theo 02 phương pháp, đó

là đăng kí truyền thống và đăng kí bằng máy tính Trong phạm vi tài liệu này,chúng tôi đề cập phương án đăng kí vào sổ

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến

Việc trình, chuyển văn bản tại UBND huyện Krông Nô thực hiện hầu nhưgiống hoàn toàn với Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

4.3.1 Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứngđầu cơ quan, tổ chức hoặc người được đứng đầu cơ quan, tổ chức giao tráchnhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phânphối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải đượctrình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân,người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thờihạn giải quyết văn bản (nếu cần)

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thìcần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạngiải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”

Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có)

cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan,

tổ chức quy định cụ thể

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người

có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sungvào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đến

4.3.2 Chuyển giao văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyểngiao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao vănbản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mậtnội dung văn bản

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trìnhngười đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giảiquyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vịchuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến củabản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vịhoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổchuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng

ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổchuyển giao văn bản đến

4.4 Giải quyết theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

Đây được coi là khâu quan trọng bậc nhất của các cán bộ công chức làmcông tác văn thư nói riêng và của Văn phòng cơ quan nói chung

Giải quyết văn bản đến

Tại các đơn vị, sau khi nhận được văn bản đến, cán bộ nhận văn bản phảivào sổ của đơn vị mình và trình cho Thủ trưởng đơn vị xem xét, cho ý kiến phânphối, giải quyết sau đó văn bản chuyển cho các cá nhân trực tiếp theo dõi giải

quyết Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyếtkịp thời theo theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy đinh cụ thểcủa cơ quan Đối với những văn bản có mức độ khẩn phải được ưu tiên giảiquyết trước, không được chậm trễ.

Đối với văn bản có liên quan đến các đơn vị, cá nhân khác, đơn vị hoặc cánhân chủ trì giải quyết văn bản cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèmtheo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền),

để lấy ý kiến của đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chứcxem xét phê duyệt, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải kèm văn bản tham gia ýkiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định củapháp luật hoặc quy định của cơ quan phải theo dõi, đôn đốc thời gian giải quyết

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến được quy địnhnhư sau:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ, theo dõi đôn đốc các đơn vị,

cá nhân giải quyết văn bản theo đúng thời hạn quy định

- Căn cứ cụ thể của cơ quan, tổ chức, văn thư cơ quan có nhiệm vụ tổnghợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: Tổng số văn bản đến; văn bản đến đã đượcgiải quyết; Văn bản đã đến hạn nhưng chưa giải quyết… để báo cáo cho ngườiđược giao trách nhiệm Trường hợp cơ quan chưa ứng dụng máy tính để theo dõiviệc giải quyết văn bản đến

Mẫu sổ như sau:

Tờ bìa: Giống sổ chuyển giao văn bản đến nhưng thay tên sổ bằng : “SỔ

THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN”

Phần đăng kí theo dõi được thiết kế trên giấy A3 gồm các cột:

Thời hạn giải quyết

Tiến độ giải quyết

Số, kí hiệu văn bản trả lời

Ghi chú

Hướng dẫn đăng kí

Cột số 1: Ghi số đến theo số đã được ghi ở dấu “ Đến”

Cột số 2: Ghi tên loại, số kí hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản

Cột số 3: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối của người có thẩm quyền

Cột số 4: Ghi thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật, của cơ quan, của người có thẩm quyền

Cột số 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản so với thời hạn đã được quy định Cột số 6: Ghi số, ký hiệu của văn bản trả lời

Cột số 7: Ghi những điểm cần thiết khác

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Trách nhiệm Các bước thực hiện Tài liệu/ biểu mẫu

Văn thư cơ quan

Văn thư cơ quan

Sổ đăng ký văn bản đến

Sổ đăng ký văn bản mật

Sổ đăng ký đơn thư

Chuyển giao văn bản

đến

Giải quyết, theo dõi giảiquyết văn bản đếnSao văn bản đến

* Nhận xét về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của Văn phòng UBND huyện Krông Nô

- Ưu điểm: Nhìn chung các quy trình về quản lý, tổ chức giải quyết văn

bản đến được cán bộ văn phòng áp dụng thực hiện theo các thông tư, nghị định,những quy định của nhà nước ban hành Trong quá trình quản lý tổ chức giảiquyết văn bản đến của Văn phòng huyện Krông Nô đều được chấp hành mộtcách nghiêm túc chuyển giao, việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản kịp thời,nhanh chóng, chính xác, chặt chẽ, giữ bí mật nội dung văn bản

- Nhược điểm: Đôi khi việc trình chuyển giao văn bản còn chậm trễ do

lãnh đạo phải thường xuyên đi công tác, hay đi đối thoại với dân trong địa bànhuyện

5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu

5.1 Các loại dấu cơ quan

Tại UBND huyện Krông Nô có 2 loại con dấu là con dấu của Văn phòng(con dấu không có Quốc huy) và con dấu của UBND (con dấu có Quốc huy).Ngoài ra các phòng ban chuyên môn trực thuộc Ủy ban huyện có các con dấuriêng và không có hình

(Các loại dấu UBND huyện Krông Nô - Phụ lục số 06)

5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện việcquản lý, sử dụng con dấu của UBND huyện Thủ trưởng các phòng, ban đơn vị,địa phương chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện việc quản lý và sửdụng con dấu tại các phòng, ban, đơn vị và địa phương;

- Con dấu của UBND huyện giao Chánh Văn phòng UBND huyện phâncông công chức và người lao động tại Bộ phận Văn thư - Lưu trữ huyện quản lý

và sử dụng con dấu UBND huyện Công chức và người lao động được giao sửdụng và bảo quản con dấu của UBND huyện chịu trách nhiệm trước Chánh Vănphòng UBND huyện có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

Con dấu phải được bảo quản tại Bộ phận Văn thư - Lưu trữ Trong trườnghợp đặc biệt cần đưa con dấu ra khỏi UBND huyện phải được sự đồng ý của

Chánh Văn phòng UBND huyện và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sửdụng con dấu Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoàigiờ làm việc;

Khi nét dấu bị bào mòn hoặc biến dạng, công chức văn thư phải kịp thờibáo cáo cho Chánh Văn phòng UBND huyện để báo cáo lãnh đạo UBND huyện

để làm thủ tục đổi con dấu Trường hợp con dấu bị mất, Chánh Văn phòngUBND huyện phải báo cáo kịp thời cho lãnh đạo UBND huyện và Công anhuyện, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản

Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bảncủa Chánh Văn phòng UBND huyện

Trong trường khi có quyết định chia, tách, sáp nhập đơn vị hành chính,Chánh Văn phòng UBND huyện tham mưu lãnh đạo UBND huyện tiến hànhnộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới

5.3 Bảo quản con dấu

- Công chức và người lao động tại Bộ phận Văn thư - Lưu trữ phải tự tayđóng dấu vào các văn bản của UBND huyện;

- Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức

và có chữ ký của người có thẩm quyền;

- Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấykhông có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặcđóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền

* Nhận xét ưu điểm, nhược điểm về công tác quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Krông Nô

- Ưu điểm: Theo như sự quan sát của em trong quá trình kiến tập, thì tình

hình quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Krông Nô đã được thực hiệnđúng quy định của nhà nước về bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan,không cho mượn con dấu không đóng dấu lên những văn bản không có nộidung, không có chữ ký hợp lệ, Con dấu tại cơ quan được quản lý cẩn thận, chặt

chẽ và được đưa vào tủ khóa sau khi sử dụng Con dấu được sử đụng đúng loại

mực theo quy định pháp luật Đồng thời luôn thực hiện đóng dấu văn bản đầy đủ

kịp thời, đúng mục đích Chuyên viên Văn phòng được phân công chịu trách

nhiệm quản lý và sử dụng đúng mục đích bảo quản tốt con dấu

- Nhược điểm: Việc quản lý con dấu của cơ quan chưa có quy định cụ

thể, rõ ràng nên công chức văn phòng còn căn cứ áp dụng các văn bản quy địnhhiện hành của nhà nước Việc bảo quản con dấu còn thô sơ chưa có quy trình cụthể, rõ ràng Tất cả các con dấu được cất chung vào một hộp, lộn xộn, khôngđược để ngay ngắn dễ gây ra nhầm lẫn trong quá trình sử dụng và quản lý

6 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức

Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ

sơ, tài liệu tổng hợp, được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừnhững loại hồ sơ, tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản chỉ đạo của Đảng; văn bản quy phạmpháp luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về mộtlĩnh vực, vấn đề nhất định được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc)được lưu tại đơn vị, cá nhân thực hiện và được huỷ theo quy định của pháp luật vàquy định cụ thể của cơ quan;

- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong;

- Các văn bản, tài liệu khác được gửi để biết, để tham khảo hoặc để phối hợpthực hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân và đã đượclưu trong hồ sơ của đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết

6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản thống kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm).

Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơtrong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện; giúp cho cán

bộ trong cơ quan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác; căn cứ cho cán bộ lưu trữkiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn Giúp cho cán bộ lãnhđạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan và công việc củatừng cán bộ thừ hành Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong