KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH

KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA HỌC (2014 - 2018) Sinh viên: Lớp: Giảng viên hướng dẫn: ThS Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị Thịnh Cơ quan kiến tập: Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh QUẢNG NAM – 2017 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt HĐND & UBND LLVT UBND HĐND BMNN BVBMNN XHCN Giải thích Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Lực lượng vũ trang Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Bộ máy nhà nước Bảo vệ bí mật nhà nước Xã hội chủ nghĩa MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN VĨNH LINH 1.1 Khái quát huyện Vĩnh Linh 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Linh 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND - UBND huyện Vĩnh Linh 1.2 Công tác soạn thảo ban hành văn 18 1.2.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành 18 1.2.2 Thẩm quyền ban hành văn .19 1.2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 20 1.2.4 Quy trình soạn thảo văn 21 1.3 Công tác quản lý văn Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh 22 1.3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn 22 1.3.2 Đăng ký văn .25 1.3.3 Nhân bản, đóng dấu 26 1.3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 27 1.3.5 Lưu văn 29 1.4 Công tác quản lý giải văn đến Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh 30 1.4.1 Tiếp nhận văn đến 30 1.4.2 Đăng ký văn đến .31 1.4.3 Trình, chuyển giao văn đến 32 1.4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến .33 1.5 Công tác quản lý sử dụng dấu Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh 33 1.5.1 Các loại dấu UBND huyện Vĩnh Linh 33 1.5.2 Nguyên tắc quản lý sử sụng dấu 34 1.5.3 Bảo quản dấu 35 1.6 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 35 1.6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan 35 1.6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 35 1.6.3 Phương pháp lập hồ sơ 38 1.6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 40 1.7 Cơng tác tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 40 1.7.1 Các quy định hành UBND huyện Vĩnh Linh nghi thức nhà nước, trang phục giao tiếp công sở 40 1.7.2 Nhận xét đánh giá .43 1.8 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 44 1.8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động UBND huyện Vĩnh Linh 44 1.8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng 44 1.8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng .45 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 2.1 Đánh giá chung 49 2.1.1 Ưu điểm 49 2.1.2 Hạn chế 50 2.1.3 Nguyên nhân 51 2.2 Kiến nghị .52 C KẾT LUẬN 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .54 PHỤ LỤC A LỜI NÓI ĐẦU Kiến tập gian đoạn quan trọng tất sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung sinh viên Ngành Quản trị văn phòng nói riêng Thơng qua trình kiến tập giúp cho sinh viên tiếp cận với điều kiện thực tiễn, làm quen với cơng việc, để sinh viên hồn thiện áp dụng kỹ vào công việc thực tế Thời gian kiến tập ngắn tạo cho sinh viên nhiều động lực, thúc đẩy đam mê tự tin công việc, vững vàng với định hướng tương lai Là sinh viên năm Ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – Phân hiệu Quảng Nam, em nhận thấy qua chuyến thực tế, kiến tập giúp chúng em có thêm nhiều kinh nghiệm, học hỏi kiến thức hữu ích cho hành trang sau Đây khoảng thời gian giúp em bạn sinh viên khác có hội trải nghiệm, làm quen với công việc, hiểu biết nhiệm vụ, chức năng, cấu tổ chức quan Và thơng qua chúng em biết hạn chế thân môi trường làm việc chuyên nghiệp đầy động để kịp thời khắc phục chuẩn bị tốt hành trang cho trình làm việc sau trường Xuất phát từ lý em chọn Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh nơi kiến tập với mục đích khảo sát cơng tác văn phòng, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan để phục vụ cho trình học tập hoàn thành báo cáo kiến tập Đây hội để sinh viên nhìn nhận cách tổng quan đánh giá cụ thể đối công việc thân tương lai Trong trình kiến tập, em xin gửi lời cám ơn chân thành tới thầy cô Khoa Quản trị văn phòng đặc biệt Đinh Thị Hải Yến – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn giúp đỡ em thực báo báo cáo này, trang bị kiến thức chuyên ngành Quản trị văn phòng Bên cạnh đó, em xin gửi lời cám ơn tới cán bộ, công chức viên chức Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Linh mà cụ thể Văn phòng HĐND & UBND huyện tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trình thu thập tài liệu, tìm hiểu nghiệp vụ kỹ chuyên mơn để hồn thành báo cáo Em xin chân thành cám ơn! B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN VĨNH LINH 1.1 Khái quát huyện Vĩnh Linh Vĩnh Linh huyện phía Bắc tỉnh Quảng Trị Phía Đơng giáp biển Đơng; phía Tây giáp huyện Hướng hóa; phía Nam giáp huyện Gio Linh phía Bắc giáp huyện Lệ Thủy (tỉnh Quảng Bình) Diện tích: 626,35 km2 Gồm Thị trấn (Bến Quan, Cửa Tùng, Hồ Xá) 19 xã (Vĩnh Thái, Vĩnh Trung, Vĩnh Tú, Vĩnh Chấp, Vĩnh Nam, Vĩnh Khê, Vĩnh Long, Vĩnh Kim, Vĩnh Hòa, Vĩnh Thạch, Vĩnh Lâm, Vĩnh Hiền, Vĩnh Thủy, Vĩnh Thành, Vĩnh Hà, Vĩnh Sơn, Vĩnh Tân, Vĩnh Giang, Vĩnh Ô), 195 làng, bản, khóm, phố Dân số: 93 939 người, tồn huyện có 25.151 hộ; người Kinh chiếm đa số có 2708 người dân tộc Vân Kiều - Địa hình đồi núi bóc mòn xen thung lũng bán bình ngun bazan - Nơng nghiệp: Trồng lúa nước, sắn, cao su, hồ tiêu, ăn quả… - Chăn ni: Lợn, Bò, Tơm, Cá… - Ngư nghiệp: Nuôi trồng đánh bắt thủy hải sản - Công ngrhiệp: Chế biến nông sản, hải sản, nước mắm, muối… - Dịch vụ du lịch sinh thái, du lịch biển, di tích lịch sử… - Giao thơng vận tải: Quốc lộ 1A, Quốct lộ 15, Tỉnh lộ 572, Tỉnh lộ 537, đường sắt Thống Nhất chạy qua… - Di tích lịch sử: Cầu Hiền Lương – sông Bến Hải, Cột cờ Hiền Lương, Địa đạo Vĩnh Mốc… - Trước đây, từ 11/3/1977 hợp với huyện Gio Linh Cam Lộ thành huyện Bến Hải, thuộc tỉnh Bình Trị Thiên (1976 – 1989); từ 23/3/1990 chia huyện Bến Hải thành huyện Gio Linh Vĩnh Linh - Năm 1931, lãnh đạo Đảng cộng sản Việt Nam, Chi Cộng sản Vĩnh Linh thành lập Ngày 23/8/1945, với Quảng Bình Thừa Thiên Huế, quân dân Vĩnh Linh, Quảng Trị thực thành công cách mạng tháng Tám lịch sử, thiết lập quyền dân chủ nhân dân - Ngày 30/3/1947, thực dân Pháp trở lại xâm lược Vĩnh Linh Thực lời kêu gọi trường kì kháng chiến Chính phủ, năm vạn người dân Vĩnh Linh lãnh đạo Huyện ủy triệt để tản cư, lập làng chiến đấu, xây dựng chiến khu tiến hành kháng chiến thần thánh, nhiều địa danh vào lịch sử: Chiến khu Thủy Ba, làng chiến đấu Vĩnh Hồng lập nên nhiều chiến cơng vang dội trận Hạ Cờ- Chấp Lễ diệt 300 lính Âu Phi, bắn rơi máy bay, đốt cháy hàng chục xe quân Pháp; trận rút đồn Thủy Cần… - Với chiến thắng Điện Biên Phủ, hiệp định Giơ-ne-vơ ký kết, Vĩnh Linh trở thành địa đầu giới tuyến Ngày 25/8/1954, tên thực dân Pháp cuối rút qua cầu Hiền Lương sang bờ Nam Vĩnh Linh hoàn toàn giải phóng Và ngày này, Đảng nhân dân Vĩnh Linh chọn làm ngày truyền thống Mười năm hòa bình ngắn ngủi (1954 - 1964) Đảng nhân dân Vĩnh Linh giúp đỡ Đảng, Chính phủ, đồng bào nước tất thông minh, động cần cù mình, Vĩnh Linh nhanh chóng đổi thịt thay da Từ vùng quê nghèo "ăn cơm bữa diếp" (ba ngày có bữa cơm) trở thành "viên kim cương đầu giới tuyến" nhà văn Nguyễn Tuân ca ngợi - Ngày 8/2/1965, thất bại trước chiến trường miền Nam, Mỹ leo thang mở rộng chiến tranh miền Bắc, Vĩnh Linh bước vào chiến đấu chống chiến tranh phá hoại giặc Mỹ chi viện cho chiến trường miền Nam - Để đảm bảo cho chiến đấu, 4,5 vạn người dân Vĩnh Linh (người già, trẻ em) sơ tán miền Bắc Lực lượng lại bám trụ quê hương vừa sản xuất vừa chiến đấu ba chiến trường (bảo vệ Vĩnh Linh, chi viện cho đảo Cồn Cỏ, chia lửa với bà Gio Linh, Cam Lộ) Bảy năm chiến đấu kiên cường chống chiến tranh phá hoại khốc liệt giặc Mỹ, quân dân Vĩnh Linh tiếp tục lập nên nhiều chiến công vang dội, xứng đáng với vị trí lịch sử mà tổ quốc giao phó - Ngày 1/1/1967, với thành tích đặc biệt xuất sắc, Vĩnh Linh - địa phương tương đương cấp tỉnh nước Quốc hội Nhà nước tuyên dương Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân Đến tồn huyện có 36 đơn vị, 17 cá nhân phong tặng danh hiệu Anh hùng LLVT Anh hùng lao động, 185 bà mẹ Việt Nam anh hùng (hiện mẹ sống phụng dưỡng), nhiều đơn vị hai lần tuyên dương anh hùng Đặc biệt quân dân Vĩnh Linh có lần Bác Hồ gửi thư khen Trên mảnh đất Vĩnh Linh lũy thép anh hùng có 68 di tích lịch sử văn hóa Trung ương, Tỉnh xếp hạng có di tích địa đạo Vịnh Mốc, đơi bờ Hiền Lương, bến đò B Tùng Luật xếp hạng đặc biệt cấp quốc gia - Không anh hùng chiến đấu, cần cù sáng tạo sản xuất, Vĩnh Linh mảnh đất có bề dày truyền thống văn hóa đáng tự hào Là quê hương nhiều nhà khoa học tiếng, hàng trăm người có học vị tiến sĩ; học hàm giáo sư, phó giáo sư; nhà văn, nhà báo, nghệ nhân, nghệ sỹ có tên tuổi tiêu biểu giáo sư, tiến sĩ Trần Đức Vân, nghệ sĩ nhân dân Châu Loan… - Bước khỏi chiến tranh, Vĩnh Linh có hai bàn tay trắng mặt đất nham nhở hố bom Toàn sở vật chất mà nhân dân Vĩnh Linh gom góp chắt chiu bị giặc Mỹ ném bom hủy diệt hoàn toàn Từ năm 1975- 1985, vượt qua mn vàn khó khăn thử thách, cán nhân dân Vĩnh Linh nhanh chóng phục hồi kinh tế địa phương để bước vào thực công đổi đất nước Đảng ta lãnh đạo Đến thời điểm nói so với mặt chung nước Vĩnh Linh nghèo phải phấn đấu nhiều so với điểm xuất phát từ số không Vĩnh Linh có bước tiến xa, làng quê ngày đổi 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Linh * Chức UBND huyện Vĩnh Linh UBND huyện Vĩnh Linh thành lập ngày 01/5/1990, quan quản lý hành nhà nước cao địa phương, điều hành mặt đời sống kinh tế - xã hội phạm vi quyền hạn cho phép * Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Vĩnh Linh UBND huyện Vĩnh Linh có nhiệm vụ tổ chức, đạo, thi hành Hiến pháp pháp luật, văn quan nhà nước cấp trên, Nghị HĐND cấp UBND huyện Vĩnh Linh chịu đạo quan cấp chịu trách nhiệm đạo, hướng dẫn, điều hành hoạt động UBND cấp Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc UBND huyện UBND huyện Vĩnh Linh thực nhiệm vụ tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp Pháp luật, xây dựng quyền địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, cơng nghệ, văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, sách xa hội, dân tộc, tơn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, hành tư pháp, bổ trợ tư pháp nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật * Bản đồ địa giới hành huyện Vĩnh Linh (Nguồn: Văn phòng HĐND &UBND huyện Vĩnh Linh) * Cơ cấu tổ chức UBND huyện Vĩnh Linh UBND huyện Vĩnh Linh HĐND cấp bầu gồm: Chủ tịch ủy viên, Chủ tịch UBND đại biểu HĐND, kết bầu cử thành viên UBND phải Chủ tịch UBND cấp trực tiếp phê duyệt Ban lãnh đạo UBND huyện Vĩnh Linh bao +gồm: 01 Chủ tịch; 03 Phó Chủ tịch, đó: - 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế; - 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội; - 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Du lịch công thương Các phòng ban trực thuộc gồm có: - Văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh - Thanh tra huyện - Phòng Tư pháp - Phòng Nội vụ - Phòng Tài - Kế tốn - Phòng Kinh tế - hạ tầng - Phòng Tài ngun mơi trường - Phòng Cơng thương - Phòng Lao động – Thương binh xã hội - Phòng Văn hóa thơng tin - Phòng Giáo dục & Đào tạo - Phòng Y tế - Phòng Nơng nghiệp phát triển nơng thơn * Trong Văn phòng Điều phối nơng thơn mới: Bố trí biên chế phòng Nơng nghiệp Phát triển Nơng thơn, Trung tâm ứng dụng khoa học Bảo vệ trồng, vật nuôi; Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Vĩnh Linh: CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 2.1 Đánh giá chung Qua đợt kiến tập Văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Linh Mặc dù thời gian giới hạn định, kiến thức trình độ chun mơn nghiệp vụ hạn chế vào lý thuyết trang bị nhà trường tình hình thực tế cơng việc đơn vị Văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Linh, thân em cảm thấy đơn vị có mặt làm được, mặt chưa làm sau: 2.1.1 Ưu điểm Trải qua năm huyện Vĩnh Linh thí điểm khơng có HĐND Đến tháng 6/2016, HĐND huyện Vĩnh Linh bắt đầu quay trở lại hoạt động Vì vậy, từ Văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh đến đổi tên thành Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh Đây đơn vị có đội ngũ cán cơng chức mới, trẻ, có chun mơn cao, chun ngành, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ phân công nên năm qua ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Linh có cấu tổ chức ổn định, máy làm việc gọn nhẹ, công chức, người lao động Văn phòng ln chấp hành nội quy, quy chế làm việc quan Văn phòng tổ chức, xếp nơi làm việc phận phù hợp, có sơ đồ phòng làm việc đặt phận cửa tầng trệt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ, trao đổi công việc cán quan với nhau, nhân dân với phòng ban quan có liên quan khác Trong hoạt động chun mơn nghiệp vụ, lãnh đạo Văn phòng bố trí cán đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ phù hợp với trình độ chun mơn Mỗi chun viên phụ trách chức năng, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng khơng chồng chéo lẫn nhau, bước tiến vai trò người lãnh đạo Là quan phụ trách tham mưu tổng hợp, giúp việc cho Thường trực Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện, lãnh đạo Văn phòng ln chủ động đơn đốc, nhắc nhở phận chuyên viên quan có liên quan giải cơng việc kịp thời, xác Trong cơng tác tham mưu xây dựng ban hành văn bản, Văn phòng ln tham mưu kịp thời, tiến độ chất lượng văn ban hành đảm bảo nội dung hình thức Cơng tác văn thư Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh thực tốt Điều thể quan tâm lơn lãnh đạo Văn phòng cố gắng cán văn thư chuyên trách, với tinh thần trách nhiệm cao thực nhiệm vụ góp phần làm cho công tác văn thư đơn vị năm qua ln hồn thành xuất sắc Việc soạn thảo ban hành văn bảo đảm hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn theo Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thơng tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Việc quản lý văn đi, văn đến đảm bảo theo quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành đảm bảo theo quy định nghị định 110/2004/NĐ-CP 2.1.2 Hạn chế Bên cạnh mặt làm làm tồn số hạn chế sau: Thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ thơ sơ thủ cơng Các văn đến chủ yếu lưu hồ sơ giấy theo biểu mẫu chung Văn sau xử lý thường phân loại xếp theo tệp hồ sơ kệ tủ kho phục vụ cho việc tìm kiếm sau Và vấn đề bất cập cần t ìm kiếm lại văn thường thời gian cơng sức để tìm Chưa kể đến việc khối lượng văn ngày tăng, diện tích lưu kho ngày tải Và việc mát thất lạc văn rủi ro dễ xảy Khi nhận văn mới: Văn đến phận văn thư tiếp nhận, sau vào sổ xác nhận độ bảo mật văn thông thường chuyển lên chánh văn phòng Chánh văn phòng phân cơng phận loại văn chuyển lên lãnh đạo phê duyệt Sau văn thư nhận trực tiếp chuyển cho phòng ban Cơng đoạn thường lặp lặp lại làm thủ công nên nhiều thời gian chạy chạy lại, ảnh hưởng đến thời gian hiệu suất xử lý văn bản, hạn chế việc trao đổi thông tin, xin ý kiến đạo Do bố trí kiêm nhiệm người làm cơng tác văn thư, lưu trữ nên hiệu công tác chưa cao bố trí người khơng chun mơn nghiệp vụ Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu chưa thực thường xuyên, nhiều hồ sơ, tài liệu chưa chỉnh lý, xếp Việc khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lưu trữ quan chưa thực thường xuyên, chưa quan tâm thực Việc triển khai số hoá hồ sơ, tài liệu chậm, chưa đáp ứng yêu cầu quản lý lĩnh vực theo hướng chuyên nghiệp hoá, đại hố Kho lưu trữ khơng bảo đảm quy định tiêu chuẩn kho lưu trữ, đó, công tác thu thập, bảo vệ, bảo quản hồ sơ, tài liệu khó khăn Nguồn kinh phí dành cho công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức hạn chế, chưa quan tâm bố trí dự tốn ngân sách hàng năm, vậy, khó khăn cho việc triển khai cơng tác văn thư, lưu trữ hàng năm hoạt động lưu trữ Mặc dù quan áp dụng phương pháp quản lý văn điện tử phải trì việc phát hành văn giấy, hiệu suất cơng việc thấp phải xử lý nhiều văn giấy 2.1.3 Nguyên nhân Do lãnh đạo quan chưa nhận thức đầy đủ, đắn vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ nên chưa có biện pháp đạo, tổ chức thực nghiêm túc, liệt Đội ngũ người đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thiếu số lượng Nguồn lực kinh phí, sở vật chất, trang, thiết bị phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu công tác lĩnh vực Nguyên nhân khó ứng dụng quản lý văn điện tử thói quen sử dụng văn tâm lý coi trọng chữ ký dấu, trình độ kỹ ứng dụng cơng nghệ thông tin cán công chức quan, tổ chức không đồng Hơn việc khai thác ứng dụng phần mềm giải công việc quan thực theo hình thức động viên khuyến khích chưa thành chủ trương bắt buộc 2.2 Kiến nghị - Đầu tư nguồn nhân lực Quản lý văn phòng việc làm liên quan đến nhiều công tác nội bộ, tập trung vào tổ chức công việc hướng tới đạt mục tiêu quan Do đó, quan cần trọng quản lý chất lượng, quản lý quy trình, thủ tục cơng tác nhằm kiểm soát, nâng cao chất lượng, suất công tác Quan trọng hợn thân nhà lãnh đạo cần nhận thấy điểm hạn chế công tác quản lý theo mơ hình văn phòng truyền thống: Các nhân viên phải quản lý khối thông tin ngày lớn, tổ chức, xếp tài liệu, hồ sơ để đảm bảo tài liệu, hồ sơ an toàn dễ dàng tìm thấy cần đến Như vậy, thời gian để làm công việc nhiều lãng phí Thêm vào chi phí cho văn phòng phẩm tốn kém… Để nâng cao hiệu suất làm việc, lãnh đạo quan nên điểm mạnh, điểm yếu văn phòng truyền truyền thống phải thay đổi tư làm việc truyền thông cách đào tạo họ, đưa họ làm quen với thiết bị đại, làm quen với công nghệ thông tin… - Đầu tư trang thiết bị đại - Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử Cơ quan cần trọng áp dụng cơng nghệ thơng tin tìm kiếm giải pháp thay văn phòng truyền thống cách ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng điển tử để hổ trợ hiệu việc lưu trữ xử lý văn bản, công văn, tài liệu, điều hành công việc C KẾT LUẬN Xã hội ngày tiến bộ, quốc gia theo đuổi mục đích riêng, lại tất hướng đến việc tăng trưởng kinh tế, phát triển xã hội văn minh, tiên tiến, người trung tâm mục tiêu đặt Hiện trình đất nước ta hội nhập kinh tế với quốc tế khu vực, để phát triển đất nước theo kịp với “cường quốc năm châu” việc đòi hỏi cơng tác văn phòng phải nhanh gọn, xác đáp ứng yêu cầu giai đoạn điều tất yếu, bắt kịp với nhu cầu phát triển xu hướng hội nhập tồn cầu Cơng đổi Đảng ta khởi xướng lãnh đạo đạt thành tựu bước đầu quan trọng, tạo tiền đề phát triển cho năm Tuy nhiên, bên cạnh thuận lợi, nhiều khó khăn, thách thức tượng tiêu cực bất công, tệ nạn xã hội chưa đẩy lùi Những thiếu sót nhiều nguyên nhân, có ngun nhân cơng tác văn phòng, chưa đáp ứng u cầu nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Cùng với phát triển chung đất nước công tác phát triển công tác văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh bộc lộ số hạn chế, bất cập Vì vậy, việc nghiên cứu khảo sát cơng tác văn phòng cần thiết Sau thời gian kiến tập văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh em hoàn thành báo cáo đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao cơng tác văn phòng quận Liên Chiểu Tuy cố gắng để hoàn thiện đề tài hạn chế mặt thời gian kiến thức có hạn nên báo cáo nhiều thiếu sót em mong nhận ý kiến đóng góp thầy Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo, giảng viên ThS Đinh Thị Hải Yến - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, anh chị cán công chức văn phòng HĐND - UBND huyện Vĩnh Linh giúp đỡ em hồn thành thời gian kiến tập Rất mong nhận quan tâm, đóng góp ý kiến thầy cô để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng - http://bomaytochuc.quangtri.gov.vn/ - http://www.vinhlinhquangtri.gov.vn/ - Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ Bí mật quốc gia - Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 Chính phủ : Về quản lý sử dụng dấu - Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000 - Quyết định 129/2007/QĐ-TTg ban hành kèm theo quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 02/0008/2007 - Thơng tư số 01/2011/TT-BNV Ngày 19/1/2011 Bộ nội vụ việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành - Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/111/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/02/2012 Bộ công an quy định dấu quan, tổ chức, chức danh nhà nước - Thông tư số 25/2011/TT-BTP Bộ trưởng Bộ Tư pháp ngày 27/12/2011b Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch PHỤ LỤC PHỤ LỤC I MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Mẫu sổ đăng ký văn Sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297 mm Bìa trang đầu …………….(1)………… …………….(2)…………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:……(3)…… Từ ngày……….đến ngày……(4)…… Từ số………….đến số……… (5)…… Quyển số: (6) Ghi chú: (1): Tên quan chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) (2): Tên quan đơn vị (đối với sổ đơn vị) (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn (5): Số thứ tự đăng ký văn cuối sổ (6): Số thứ tự số SVTH: Lê Thị Hương Giang – Lớp 1405QTVD PHỤ LỤC II MẪU ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Mẫu sổ đăng ký văn Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu đây: Số ký hiệu văn Ngày tháng băn Tên loại trích yếu Người nội dung ký văn Nơi nhận văn Đơn vị, người Số lượng nhận văn văn bản Ghi Hướng dẫn đăng ký: Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 31/12 Cột 3: Ghi tên loại, trích yếu nội dung văn Cột 4: Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng phát hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết Mẫu sổ đăng ký văn mật Số, ký Ngày hiệu tháng văn văn bản Tên loại trích yếu nội dung văn Mức độ mật Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi Việc đăng ký văn mật thực tương tự văn đi, riêng cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn bản; văn độ “Tuyệt mật” ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền SVTH: Lê Thị Hương Giang – Lớp 1405QTVD PHỤ LỤC III MẪU BÌ VĂN BẢN Mẫu bì văn (8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx – Phố….Quận….(2) ĐT:……….Fax:…………….(3) E-Mail:…………Website:…………(4) Số:…………………… (5) Kính gửi:…………………………………(6) ………………………………… (7) ……………………………………(7) Hướng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn (2): Địa quan, tổ chức (3): Số điện thoại, số Fax (4): Địa E-Mail, Wibsite quan, tổ chức (5): Ghi số, ký hiệu văn có bì (6): Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (8): Biểu tượng quan, tổ chức SVTH: Lê Thị Hương Giang – Lớp 1405QTVD PHỤ LỤC IV MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Bìa ………….(1)…………… ………….(2)…………… SỐ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm:… (3)…… Từ ngày:………đến ngày ……….(4) Từ số:………….đến số…………(5) Hướng dẫn trình bày: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với số đơn vị) (3): Năm mở sổ đăng ký văn (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ (5): Số thứ tự đăng ký văn cuối sổ Mẫu sổ chuyển giao văn Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi Sổ chuyển giao văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm; bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đi" SVTH: Lê Thị Hương Giang – Lớp 1405QTVD Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đi; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 - Cột 2: Ghi số ký hiệu văn - Cột 3: Nơi nhận văn Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn nội quan, tổ chức Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác - Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn - Cột 5: Ghi điểm cần thiết khác số lượng bản, số lượng bì Mẫu sổ gửi văn đường bưu điện Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Số lượng bì Ký nhận dấu Ghi Sổ gửi văn bưu điện phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm; bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ gửi văn bưu điện” Phần đăng ký gửi văn bưu điện trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột Cách ghi sổ gửi văn đường bưu điện - Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bưu điện; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 - Cột 2: Ghi số ký hiệu văn - Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn - Cột 4: Ghi số lượng bì văn gửi - Cột 5: Chữ ký nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn dấu bưu điện (nếu có) - Cột 6: Ghi điểm cần thiết khác PHỤ LỤC V SVTH: Lê Thị Hương Giang – Lớp 1405QTVD MẪU DẤU ĐẾN VÀ MẪU ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Mẫu dấu đến Dấu “Đến” khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50 mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số:………………………… ĐẾN Ngày:…………………… Chuyển:…………………………… Lưu hồ sơ số:………………………… Cách ghi nội dung thông tin dấu “Đến” - Số đến: Số đến số thứ tự đăng ký văn đến Số đến đánh liên tục, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm - Ngày đến: Ngày đến ngày, tháng, năm quan, tổ chức nhận văn (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến đăng ký; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm - Giờ đến: văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn” “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi nhận - Chuyển: Ghi tên đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải - Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn lập theo Danh mục hồ sơ quan Mẫu đăng ký văn đến Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi - Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” - Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” - Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư - Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến - Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thư SVTH: Lê Thị Hương Giang – Lớp 1405QTVD - Cột 6: Ghi tên loại văn đến (trừ công văn; tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư - Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền - Cột 8: Chữ ký người trực tiếp nhận văn - Cột 9: Ghi điểm cần thiết văn đến (nếu có) Sổ đăng ký văn mật đến Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Mức độ mật Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi 10 Việc đăng ký văn mật đến thực tương tự đăng ký văn đến theo hướng dẫn mục 3; riêng cột “Mức độ mật” ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến; văn đến độ “Tuyệt mật”, ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền Mẫu sổ đăng ký đơn thư Ngày đến Số đến Họ tên, địa người gửi Ngày tháng Trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký Ghi nhận Sổ đăng ký đơn, thư phải in sẵn, kích thước 210mm x 297mm; bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký đơn, thư” Cách ghi sổ đăng ký đơn thư - Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” - Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến”, số đến số thứ tự đăng ký đơn, thư mà quan, tổ chức nhận - Cột 3: Ghi đầy đủ, xác họ tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) người gửi đơn, thư - Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm ghi đơn, thư SVTH: Lê Thị Hương Giang – Lớp 1405QTVD - Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung ghi đơn, thư Trường hợp đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung đơn, thư - Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận đơn, thư theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền - Cột 7: Chữ ký người trực tiếp nhận đơn, thư - Cột 8: Ghi điểm cần thiết đơn, thư đơn, thư lần thứ…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v…) Mẫu sổ chuyển giao văn đến Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi Sổ chuyển giao văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm; bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đến” khơng có dòng chữ “Từ số đến số ” Cách ghi sổ chuyển giao văn đến - Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân - Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” - Cột 3: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền - Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn - Cột 5: Ghi điểm cần thiết Sổ chuyển giao văn mật Ngày chuyển Số đến Mức độ Mật Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi Việc đăng ký chuyển giao văn mật đến thực tương tự văn đến mục ghi thêm cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” , “Tuyệt mật”) văn đến Mẫu sổ theo dõi giải văn đến Số Tên loại, số ký Đơn vị Thời Tiến độ Số, ký hiệu Ghi đến hiệu, ngày tháng người nhận gian giải giải văn trả SVTH: Lê Thị Hương Giang – Lớp 1405QTVD tác giả văn quyết lời Sổ theo dõi giải văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm; bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ theo dõi giải văn đến” Cách ghi sổ theo dõi giải văn đến: - Cột 1: Ghi theo số đến ghi dấu “Đến” sổ đăng ký văn đến - Cột 2: Ghi tên loại văn quan, tổ chức gửi đến, đơn thư khiếu nại, tố cáo đơn, thư - Côt 3: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền - Cột 4: Ghi thời hạn giải văn đến theo quy định pháp luật, quy định quan, tổ chức theo ý kiến người có thẩm quyền - Cột 5: Ghi tiến độ giải văn đến đơn vị, cá nhân so với thời hạn quy định - Cột 6: Ghi số ký hiệu văn trả lời văn đến - Cột 7: Ghi điểm cần thiết khác SVTH: Lê Thị Hương Giang – Lớp 1405QTVD ... UBND huyện Vĩnh Linh * Chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh Văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh quan chuyên môn thuộc UBND huyệnVĩnh Linh, có chức tham mưu tổng hợp cho UBND huyện hoạt động UBND; ... địa giới hành huyện Vĩnh Linh (Nguồn: Văn phòng HĐND &UBND huyện Vĩnh Linh) * Cơ cấu tổ chức UBND huyện Vĩnh Linh UBND huyện Vĩnh Linh HĐND cấp bầu gồm: Chủ tịch ủy viên, Chủ tịch UBND đại biểu... CHƯƠNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN VĨNH LINH 1.1 Khái quát huyện Vĩnh Linh Vĩnh Linh huyện phía Bắc tỉnh Quảng Trị Phía Đơng giáp biển Đơng; phía Tây giáp huyện Hướng hóa;