KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH

KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP

NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA HỌC (2014 - 2018)

Sinh viên:

Lớp:

Giảng viên hướng dẫn: ThS

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Thịnh

Cơ quan kiến tập: Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh

QUẢNG NAM – 2017

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HĐND & UBND Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 2

CHƯƠNG 1 KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN VĨNH LINH 2

1.1 Khái quát về huyện Vĩnh Linh 2

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Linh 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện Vĩnh Linh 8

1.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 18

1.2.1 Các loại văn bản của cơ quan tổ chức ban hành 18

1.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 19

1.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 20

1.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 21

1.3 Công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh 22

1.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 22

1.3.2 Đăng ký văn bản đi 25

1.3.3 Nhân bản, đóng dấu 26

1.3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 27

1.3.5 Lưu văn bản đi 29

1.4 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh 30

1.4.1 Tiếp nhận văn bản đến 30

1.4.2 Đăng ký văn bản đến 31

1.4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 32

1.4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 33

1.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh 33

1.5.1 Các loại dấu của UBND huyện Vĩnh Linh 33

1.5.2 Nguyên tắc quản lý và sử sụng con dấu 34

1.5.3 Bảo quản con dấu 35

1.6 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 35

1.6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan 35

1.6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 35

1.6.3 Phương pháp lập hồ sơ 38

1.6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 40

1.7 Công tác tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 40

1.7.1 Các quy định hiện hành của cơ UBND huyện Vĩnh Linh về nghi thức nhà nước, trang phục và giao tiếp trong công sở 40

1.7.2 Nhận xét và đánh giá 43

1.8 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 44

1.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của UBND

huyện Vĩnh Linh 44

1.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 44

1.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 45

CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49

2.1 Đánh giá chung 49

2.1.1 Ưu điểm 49

2.1.2 Hạn chế 50

2.1.3 Nguyên nhân 51

2.2 Kiến nghị 52

C KẾT LUẬN 53

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 PHỤ LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU

Kiến tập là một gian đoạn quan trọng đối với tất cả sinh viên trường Đại họcNội vụ Hà Nội nói chung và sinh viên Ngành Quản trị văn phòng nói riêng Thông quaquá trình kiến tập này giúp cho sinh viên tiếp cận với điều kiện thực tiễn, được làmquen với công việc, để sinh viên có thể hoàn thiện và áp dụng kỹ năng vào trong côngviệc thực tế Thời gian kiến tập tuy ngắn nhưng cũng tạo cho sinh viên rất nhiều độnglực, thúc đẩy đam mê và sự tự tin trong công việc, vững vàng hơn với những địnhhướng trong tương lai

Là sinh viên năm 3 Ngành Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội vụ HàNội – Phân hiệu Quảng Nam, em nhận thấy rằng qua những chuyến đi thực tế, kiến tập

sẽ giúp chúng em có thêm nhiều kinh nghiệm, học hỏi được những kiến thức hữu íchcho hành trang sau này Đây là khoảng thời gian giúp em và các bạn sinh viên khác có

cơ hội trải nghiệm, làm quen với công việc, hiểu và biết được nhiệm vụ, chức năng, cơcấu tổ chức của một cơ quan Và thông qua đó chúng em biết được những hạn chế củabản thân trong môi trường làm việc chuyên nghiệp và đầy năng động để kịp thời khắcphục và chuẩn bị tốt hành trang cho quá trình làm việc sau khi ra trường

Xuất phát từ những lý do trên em đã chọn Văn phòng HĐND & UBND huyệnVĩnh Linh là nơi kiến tập với mục đích khảo sát công tác văn phòng, tìm hiểu chứcnăng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan để phục vụ cho quá trình học tập và hoànthành báo cáo kiến tập Đây là cơ hội để sinh viên nhìn nhận một cách tổng quan nhất

và đánh giá cụ thể nhất đối công việc của bản thân trong tương lai

Trong quá trình kiến tập, em xin được gửi lời cám ơn chân thành nhất tới cácthầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng và đặc biệt là cô Đinh Thị Hải Yến – TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em thực hiện báo báo cáo này,cũng như trang bị những kiến thức cơ bản về chuyên ngành Quản trị văn phòng

Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cám ơn tới cán bộ, công chức viên chức của

Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Linh mà cụ thể là Văn phòng HĐND & UBND huyện đãtạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ em trong quá trình thu thập tài liệu, tìm hiểunghiệp vụ cũng như kỹ năng chuyên môn để hoàn thành bài báo cáo

Em xin chân thành cám ơn!

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1.

KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI UBND HUYỆN VĨNH LINH1.1 Khái quát về huyện Vĩnh Linh

Vĩnh Linh là một huyện phía Bắc tỉnh Quảng Trị Phía Đông giáp biển Đông;phía Tây giáp huyện Hướng hóa; phía Nam giáp huyện Gio Linh và phía Bắc giáphuyện Lệ Thủy (tỉnh Quảng Bình)

Diện tích: 626,35 km2

Gồm 3 Thị trấn (Bến Quan, Cửa Tùng, Hồ Xá) và 19 xã (Vĩnh Thái, VĩnhTrung, Vĩnh Tú, Vĩnh Chấp, Vĩnh Nam, Vĩnh Khê, Vĩnh Long, Vĩnh Kim, Vĩnh Hòa,Vĩnh Thạch, Vĩnh Lâm, Vĩnh Hiền, Vĩnh Thủy, Vĩnh Thành, Vĩnh Hà, Vĩnh Sơn,Vĩnh Tân, Vĩnh Giang, Vĩnh Ô), 195 làng, bản, khóm, phố

Dân số: 93 939 người, toàn huyện có 25.151 hộ; trong đó người Kinh chiếm đa

số và có 2708 người dân tộc Vân Kiều

- Địa hình đồi núi bóc mòn xen thung lũng và bán bình nguyên bazan

- Nông nghiệp: Trồng lúa nước, sắn, cao su, hồ tiêu, cây ăn quả…

- Chăn nuôi: Lợn, Bò, Tôm, Cá…

- Ngư nghiệp: Nuôi trồng và đánh bắt thủy hải sản

- Công ngrhiệp: Chế biến nông sản, hải sản, nước mắm, muối…

- Dịch vụ du lịch sinh thái, du lịch biển, di tích lịch sử…

- Giao thông vận tải: Quốc lộ 1A, Quốct lộ 15, Tỉnh lộ 572, Tỉnh lộ 537, đườngsắt Thống Nhất chạy qua…

- Di tích lịch sử: Cầu Hiền Lương – sông Bến Hải, Cột cờ Hiền Lương, Địa đạoVĩnh Mốc…

- Trước đây, từ 11/3/1977 hợp nhất với huyện Gio Linh và Cam Lộ thành huyệnBến Hải, thuộc tỉnh Bình Trị Thiên (1976 – 1989); từ 23/3/1990 chia huyện Bến Hảithành 2 huyện Gio Linh và Vĩnh Linh

- Năm 1931, dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam, Chi bộ Cộng sảnđầu tiên của Vĩnh Linh được thành lập Ngày 23/8/1945, cùng với Quảng Bình vàThừa Thiên Huế, quân và dân Vĩnh Linh, Quảng Trị thực hiện thành công cuộc cáchmạng tháng Tám lịch sử, thiết lập chính quyền dân chủ nhân dân

- Ngày 30/3/1947, thực dân Pháp trở lại xâm lược Vĩnh Linh Thực hiện lời kêugọi trường kì kháng chiến của Chính phủ, năm vạn người dân Vĩnh Linh dưới sự lãnhđạo của Huyện ủy đã triệt để tản cư, lập làng chiến đấu, xây dựng chiến khu tiến hànhcuộc kháng chiến thần thánh, nhiều địa danh đã đi vào lịch sử: Chiến khu Thủy Ba,làng chiến đấu Vĩnh Hoàng lập nên nhiều chiến công vang dội như trận Hạ Cờ- Chấp

Lễ diệt 300 lính Âu Phi, bắn rơi máy bay, đốt cháy hàng chục xe quân sự Pháp;trận bức rút đồn Thủy Cần…

- Với chiến thắng Điện Biên Phủ, hiệp định Giơ-ne-vơ được ký kết, Vĩnh Linhtrở thành địa đầu giới tuyến Ngày 25/8/1954, tên thực dân Pháp cuối cùng rút qua cầuHiền Lương sang bờ Nam Vĩnh Linh hoàn toàn giải phóng Và cũng ngày này, Đảng

bộ và nhân dân Vĩnh Linh chọn làm ngày truyền thống của mình Mười năm hòa bìnhngắn ngủi (1954 - 1964) Đảng bộ và nhân dân Vĩnh Linh được sự giúp đỡ của Đảng,Chính phủ, đồng bào cả nước và bằng tất cả sự thông minh, năng động cần cù củamình, Vĩnh Linh đã nhanh chóng đổi thịt thay da Từ một vùng quê nghèo "ăn cơmbữa diếp" (ba ngày mới có một bữa cơm) trở thành "viên kim cương đầu giới tuyến"như nhà văn Nguyễn Tuân đã ca ngợi

- Ngày 8/2/1965, thất bại trước chiến trường miền Nam, Mỹ leo thang mở rộngchiến tranh ra miền Bắc, Vĩnh Linh bước vào cuộc chiến đấu chống chiến tranh pháhoại của giặc Mỹ và chi viện cho chiến trường miền Nam

- Để đảm bảo cho chiến đấu, 4,5 vạn người dân Vĩnh Linh (người già, trẻ em)được sơ tán ra miền Bắc Lực lượng còn lại bám trụ quê hương vừa sản xuất vừa chiếnđấu ở cả ba chiến trường (bảo vệ Vĩnh Linh, chi viện cho đảo Cồn Cỏ, chia lửa với bàcon Gio Linh, Cam Lộ) Bảy năm chiến đấu kiên cường chống chiến tranh phá hoạikhốc liệt của giặc Mỹ, quân và dân Vĩnh Linh tiếp tục lập nên nhiều chiến công vangdội, xứng đáng với vị trí lịch sử mà tổ quốc giao phó

- Ngày 1/1/1967, với những thành tích đặc biệt xuất sắc, Vĩnh Linh - một địaphương tương đương cấp tỉnh đầu tiên của cả nước được Quốc hội và Nhà nước tuyêndương Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân Đến nay toàn huyện có 36 đơn vị, 17 cánhân được phong tặng danh hiệu Anh hùng LLVT và Anh hùng lao động, 185 bà mẹViệt Nam anh hùng (hiện 9 mẹ còn sống đang được phụng dưỡng), nhiều đơn vị hailần được tuyên dương anh hùng Đặc biệt quân và dân Vĩnh Linh có 8 lần được Bác

Hồ gửi thư khen Trên mảnh đất Vĩnh Linh lũy thép anh hùng hiện có 68 di tích lịch sử

văn hóa được Trung ương, Tỉnh xếp hạng và có 3 di tích là địa đạo Vịnh Mốc, đôi bờHiền Lương, bến đò B Tùng Luật được xếp hạng đặc biệt cấp quốc gia.

- Không những anh hùng trong chiến đấu, cần cù sáng tạo trong sản xuất, VĩnhLinh còn là mảnh đất có bề dày truyền thống văn hóa rất đáng tự hào Là quê hươngcủa nhiều nhà khoa học nổi tiếng, hàng trăm người có học vị tiến sĩ; học hàm giáo sư,phó giáo sư; nhà văn, nhà báo, nghệ nhân, nghệ sỹ có tên tuổi tiêu biểu như giáo sư,tiến sĩ Trần Đức Vân, nghệ sĩ nhân dân Châu Loan…

- Bước ra khỏi cuộc chiến tranh, Vĩnh Linh chỉ có hai bàn tay trắng và mặt đấtnham nhở hố bom Toàn bộ cơ sở vật chất mà nhân dân Vĩnh Linh gom góp chắt chiu

đã bị giặc Mỹ ném bom hủy diệt hoàn toàn Từ năm 1975- 1985, vượt qua muôn vànkhó khăn thử thách, cán bộ và nhân dân Vĩnh Linh đã nhanh chóng phục hồi nền kinh

tế của địa phương để bước vào thực hiện công cuộc đổi mới đất nước do Đảng ta lãnhđạo Đến thời điểm này có thể nói rằng so với mặt bằng chung cả nước thì Vĩnh Linhvẫn còn nghèo và phải phấn đấu nhiều nhưng so với điểm xuất phát từ con số khôngthì Vĩnh Linh bây giờ đã có bước tiến xa, làng quê đang từng ngày đổi mới

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Linh

* Chức năng của UBND huyện Vĩnh Linh

UBND huyện Vĩnh Linh được thành lập ngày 01/5/1990, là cơ quan quản lýhành chính nhà nước cao nhất ở địa phương, điều hành mọi mặt đời sống kinh tế - xãhội trong phạm vi quyền hạn cho phép

* Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Vĩnh Linh

UBND huyện Vĩnh Linh có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo, thi hành Hiến pháp vàpháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND cùngcấp

UBND huyện Vĩnh Linh chịu sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên và chịu tráchnhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, điều hành các hoạt động của UBND cấp dưới

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyênmôn thuộc UBND huyện

UBND huyện Vĩnh Linh thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thihành Hiến pháp và Pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục,đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động,

chính sách xa hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hànhchính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của phápluật.

* Bản đồ địa giới hành chính huyện Vĩnh Linh

(Nguồn: Văn phòng HĐND &UBND huyện Vĩnh Linh)

* Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Vĩnh Linh

UBND huyện Vĩnh Linh do HĐND cùng cấp bầu ra gồm: Chủ tịch và các ủyviên, Chủ tịch UBND là đại biểu HĐND, kết quả bầu cử các thành viên của UBNDphải được Chủ tịch UBND cấp trên trực tiếp phê duyệt

Ban lãnh đạo của UBND huyện Vĩnh Linh bao +gồm:

01 Chủ tịch;

03 Phó Chủ tịch, trong đó:

- 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế;

- 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội;

- 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Du lịch và công thương

Các phòng ban trực thuộc gồm có:

- Văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh

- Thanh tra huyện.

- Phòng Lao động – Thương binh và xã hội

- Phòng Văn hóa thông tin

- Phòng Giáo dục & Đào tạo

- Phòng Y tế

- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

* Trong đó Văn phòng Điều phối nông thôn mới: Bố trí trong biên chế phòng Nôngnghiệp và Phát triển Nông thôn, Trung tâm ứng dụng khoa học và Bảo vệ cây trồng, vật nuôi;

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Vĩnh Linh:

tịch

huyện

Phó Chủ tịch

Phòng tư pháp

Phó Chủ tịch

Phó Chủ tịch

Phòng Nội vụ Thanh tra huyện

Phòng Lao động – Thương binh và xã hộiPhòng Văn hóa thông tin

Phòng Giáo dục & Đàotạo Phòng Giáo dục &

Đào tạoPhòng Y tếPhòng Nông nghiệp vàphát triển nông thôn

Mặc dù mỗi phòng ban có một chức năng, nhiệm vụ riêng, nhưng tất cả đều cóchung một mục tiêu là góp phần quản lý thống nhất bộ máy hành chính, bảo đảm sựchỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước, cùng thực hiện cácbiện pháp chủ trương, phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và nhiềucác chính sách khác trên địa bàn.

Các phòng ban thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Linh, trực tiếp tham mưu,giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương

và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn, theo sự chỉ đạo, ủy quyền của Chủ tịchhuyện

UBND huyện Vĩnh Linh chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động trước HĐNDcùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện Vĩnh Linh

Trải qua 5 năm huyện Vĩnh Linh thí điểm không có HĐND Đến tháng 6/2016,HĐND huyện Vĩnh Linh bắt đầu quay trở lại hoạt động Vì vậy, từ Văn phòng UBNDhuyện Vĩnh Linh đến nay đã được đổi tên thành Văn phòng HĐND – UBND huyệnVĩnh Linh

* Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh

Văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyệnVĩnh Linh, có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND huyện về các hoạtđộng của UBND; Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành cáchoạt động của UBND huyện; Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động củaUBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuậtcho hoạt động của UBND huyện

- Chức năng tham mưu tổng hợp:

+ Văn phòng UBND huyện có chức năng tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin vềmọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo về cácbiện pháp giải quyết, xử lý

+ Văn phòng phải nghiên cứu đề xuất những ý kiến chính xác thiết thực vớilãnh đạo cơ quan, là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cơ quan phêduyệt Giúp cho việc giải quyết được giải quyết một cách nhanh chóng và chính xác,đúng quy định, pháp luật

- Chức năng giúp việc:

+ Văn phòng UBND huyện là đơn vị xây dựng các chương trình, kế hoạch, lịchlàm việc cho trong cơ quan

+ Theo dõi, đôn đốc các đơn vị trong cơ quan thực hiện công việc kế hoạch,quyết định

+ Điều phối các hoạt động chung của cơ quan như: tổ chức các cuộc họp, hộinghị, hội thảo, lễ hội và các hoạt động khác

+ Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép

- Chức năng đảm bảo hậu cần:

+ Văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh luôn chú trọng việc tổ chức và theo dõiviệc xây dựng, tu sửa, nâng cấp cơ sở hạ tầng trụ sở làm việc cơ quan

+ Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa thanh lý các thiết bị trong cơ quan

+ Quản lý tài sản, điều hành các phương tiện đi lại phục vụ cho lãnh đạo và cán

bộ trong cơ quan, quản lý về thu, chi tài chính cho hoạt động văn phòng

* Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh

- Giúp cơ quan xây dựng các quy định, quy chế của cơ quan, soạn thảo nhữngvăn bản hành chính theo thẩm quyền ban hành của cơ quan

- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hànhcủa lãnh đạo cơ quan

- Giúp UBND huyện xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm…lịch làm việc và theo dõi xây dựng các báo cáo việc thực hiện chương trình, lịch làmviệc đó, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND trong việcchỉ đạo, thực hiện

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, xếp lịch công tác tuần

- Theo dõi việc thực hiện các đề án, thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý, kiểmtra thể thức văn bản, bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành được thống nhất

- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ , giúp lãnhđạo cơ quan quản lý, chỉ đạo, công tác văn thư lưu trữ ở các đơn vị

- Chủ trì giữa các mối quan hệ công tác của lãnh đạo với các cơ quan khác, giúplãnh đạo điều hòa, phối hợp với các đơn vị thực hiện chương trình công tác của cơquan

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội thảo của

cơ quan Quản lý, tổ chức biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế văn phòng.

- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài sản của văn phòng, đảm bảo về cơ sở vậtchất, trang thiết bị làm việc và phương tiện làm việc của cơ quan

* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh

Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh hoạt động theo chế độ thủ trưởngtrên nguyên tắc tập trung dân chủ Văn phòng HĐND – UBND huyện có tài khoản vàcon dấu riêng để giao dịch và hoạt động

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh:

CHÁNH VĂN PHÒNGNguyễn Thị Thu Hà

P CHÁNH VĂN PHÒNG

Phùng Xuân Hợp

P CHÁNH VĂN PHÒNGHoàng Kim Phụng P CHÁNH VĂN PHÒNGHoàng Kim Khanh

Bảng mô tả công việc của bộ phận Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh.

TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN

- Lãnh đạo chung, toàn diện các hoạt động củaVăn phòng và trực tiếp chịu trách nhiệm toàn

bộ các hoạt động của đơn vị trước Thườngtrực UBND huyện; làm chủ các tài khoản củaVăn phòng UBND huyện

+ Làm công tác tổ chức, chuẩn bị các chươngtrình các hội nghị, đại hội của UBND huyện

+ Là người thẩm định văn bản trước khi trìnhlãnh đạo Thường trực UBND huyện ký duyệt

+ Trình và chuyển giao văn bản đến đếnThường trực UBND huyện thông qua đườngmạng và trực tiếp bằng văn bản

+ Là chủ tài khoản, trực tiếp quyết định việcthu - chi của đơn vị và tham mưu, giúpThường trực UBND huyện quyết định việc thu

- chi trong nguồn ngân sách của UBND huyện

+ Được quyền ký thừa lệnh Chủ tịch UBNDhuyện và được ủy quyền tham gia các cuộchọp, hội nghị trong trường hợp Chủ tịch, cácPhó chủ tịch bận công tác khác

và khốiĐảng)

- Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tácnghiên cứu, tham mưu, tổng hợp và các nhiệm

vụ khác do Chánh Văn phòng giao

- Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báocáo đột xuất kịp thời, chính xác, đúng nộidung yêu cầu

- Chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộc họp, hộinghị theo sự phân công

- Theo dõi công tác thu hồi tiền, tài sản nộpvào Ngân sách nhà nước trong thanh tra và saukết luận thanh tra

- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộchọp triển khai và công bố kết luận thanh tratheo sự phân công

- Thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo, giảiquyết công việc của Văn phòng khi được ChánhVăn phòng giao

- Đề xuất với Chánh Văn phòng danh sách cán

bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồidưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan

- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị vớiChánh Văn phòng về nhân sự, phương tiện, cơ

sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp

Đại học

nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả côngtác chuyên môn và về quyền lợi chính đángcủa công chức, nhân viên Văn phòng.

- Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo

và các phòng chuyên môn nghiệp vụ Đảm bảo

an toàn tuyệt đối khi tham gia giao thông

Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng xe, đảm bảophục vụ kịp thời trong công tác;

- Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn

phòng giao, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn

phòng về nhiệm vụ được giao về công táchành chính - quản trị

- Thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo, giảiquyết công việc của Văn phòng khi được ChánhVăn phòng giao

- Đề xuất với Chánh Văn phòng danh sáchcông chức, nhân viên thuộc bộ phận mình phụtrách tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡngnghiệp vụ theo quy định của cơ quan

- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị vớiChánh Văn phòng về nhân sự, phương tiện, cơ

sở vật chất phục vụ công tác; các giải phápnâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả côngtác chuyên môn và về quyền lợi chính đángcủa công chức, nhân viên Văn phòng

- Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ thựchiện đúng, kịp thời và chính xác các chế độ,chính sách, nâng lương, chuyển ngạch, bảohiểm,… đối với công chức, nhân viên cơ quan

- Trang bị phương tiện làm việc cho các đồngchí lãnh đạo, các phòng nghiệp vụ Quản lý,bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở làm việc, tài sản,thiết bị của cơ quan Chuẩn bị chu đáo cơ sởvật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, tiếpkhách

- Giúp Chánh văn phòng về công tác thammưu tổng hợp thuộc lĩnh vực cải cách hànhchính; công tác nội chính, ngoại vụ; công táctôn giáo; theo dõi và tham mưu văn bản quản

lí hoạt động các tổ chức hội, đoàn thể; theo dõi

và tham mưu nội dung hoạt động HĐND, phụtrách công tác tiếp dân và tham mưu giải quyếtđơn thư

- Trực tiếp theo dõi và chịu trách nhiệm chính

về xây dựng nội dung và kiểm soát nội dung,thể thức các văn bản do các cơ quan chuyênmôn thuộc lĩnh vực phụ trách chuyển đến để

tham mưu cho UBND huyện, Chủ tịch, cácPhó chủ tịch UBND huyện ban hành theođúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, quy địnhcủa pháp luật.

- Trực tiếp theo dõi và phụ trách tổng hợp hoạtđộng liên quan đến các đơn vị: Phòng Nội vụ,Công an, Quân sự, Viện kiểm soát nhân dân,Tòa án nhân dân, Thi hành án, Phòng tư pháp,các tổ chức hội, mặt trận, đoàn thể; HĐND các

xã, thị trấn và các nội dung khác thuộc lĩnhvực phân công phụ trách

- Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo chuẩn bị nộidung của UBND huyện trình Thường trựcHuyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy thuộclĩnh vực chuyên trách

Nhiệm vụ chung cho cả 3 chuyên viên

- Trực tiếp theo dõi và tham mưu công tác lĩnhvực công nghệ, thông tin thuộc đơn vị Vănphòng phụ trách; trực tiếp theo dõi, quản lýwebsite văn phòng UBND huyện; tham mưumột số nhiệm vụ thuộc lĩnh vực kinh tế, tham

dự họp, ghi biên bản cuộc họp và thông báokết luận các cuộc họp lĩnh vực phụ trách; lậpchương trình công tác tuần của UBND huyện

- Trực tiếp theo dõi, quản lý sử dụng hệ thốngcầu truyền hình trực tuyến của huyện, hệ thống

âm thanh, máy chiếu tại các hội trường; ghibiên bản và thông báo kết luận cuộc họp cơquan văn phòng

- Trực tiếp theo dõi và tham mưu công tác tiếpcông dân; giải quyết khiếu nại, tố cáo; một sốnhiệm vụ thuộc lĩnh vực văn hoá – xã hội;

công tác kiểm soát thủ tục hành chính Tham

dự họp, ghi biên bản cuộc họp và thông báokết luận các cuộc họp lĩnh vực phụ trách

- Trực tiếp theo dõi và tham mưu công tácUBND huyện, lĩnh vực Nội chính, Nội vụ;

tham dự họp, ghi biên bản cuộc họp và thôngbáo kết luận các cuộc họp lĩnh vực phụ trách;

trực tiếp theo dõi tham mưu các công việckhối kinh tế; tổng hợp các báo cáo tháng, quý,

6 tháng, 9 tháng, năm; tham dự họp, ghi biênbản cuộc họp và thông báo kết luận họpthường kì UBND huyện, họp khối kinh tế;

phối hợp với các công chức bộ phận tổng hợpthực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác

bộ phận tổng hợp

Cao đẳng,Trung cấp

5 Văn thư - Thực hiện các nghiệp vụ về công tác Văn thư Cao đẳng

theo đúng quy định của nhà nước Hằng thánghoặc quý xây dựng kế hoạch sử dụng các vật

tư, văn phòng phẩm bộ phận văn thư, lưu trữgửi kế toán để có kế hoạch mua sắm

- Trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm vềcông tác vào sổ công văn đến, đi; phát hànhcác loại văn bản, chuyển giao văn bản Thựchiện công tác văn thư theo đúng quy định củapháp luật

6 ĐặngTrần

Kim

Kế toán

- Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn

phòng giao, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn

phòng, Phó chánh văn phòng về nhiệm vụđược giao

- Trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm vềcông tác kế toán đơn vị, nghiệp vụ kế toán vàquản lý toàn bộ tài sản thuộc Văn phòng quản

lý, sử dụng Theo dõi và tham mưu toàn bộhoạt động của bộ phận Quản trị, Tài vụ, Hậucần cho Chánh Văn phòng Phụ trách theo dõicông tác tổ chức đơn vị Văn phòng như quản

lý toàn bộ hồ sơ đối với các hợp đồng lao độnglàm việc tại đơn vị; theo dõi đề xuất việc nânglương… cho lãnh đạo UBND và CBCC, nhânviên cơ quan Văn phòng

Trung cấp

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm phụ trách chung và chịu trách nhiệm trướcUBND huyện về toàn bộ công việc của Văn phòng, được ủy quyền pháp lý kinh phíhoạt động của UBND huyện

Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng trong việc quản

lý, điều hành và lãnh đạo chung Phó Chánh Văn phòng đảm nhiệm, thay thế công việckhi Chánh Văn phòng đi vắng

Các bộ phận trong Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh:

Nhân viên Văn thư, Lưu trữ có nhiệm vụ sau:

- Chấp hành các quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004của Chính phủ và các văn bản hiện hành về công tác văn thư; Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Lưu bản gốc tại kho lưu trữ của Văn phòng phục vụ công tác tra cứu Khôngđược lưu bản có chữ ký đã photocopy

- Chuyển văn bản đi đúng địa chỉ, đối tượng, thời gian kịp thời phục vụ nhanhchóng công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành của UBND huyện;

- Giữ gìn bí mật mội dung văn bản theo quy định của pháp lệnh bảo vệ BMNN;

- Thực hiện nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định;

- Bảo quản máy móc trang thiết bị do Văn phòng UBND huyện giao để phục vụtốt công tác;

- Kiểm tra, nhắc nhở các Cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn trong việc tiếp nhậncông văn quan kênh điều hành tác nghiệp của huyện đảm bảo tất cả các công văn phát

đi phải có người tiếp nhận để tổ chức thực hiện

Nhân viên Lễ tân có nhiệm vụ sau:

- Thực hiện công tác lễ tân tại phòng tiếp khách của Thường trực UBND, phòngkhách chính của UBND huyện khi có khách đến thăm hoặc công tác;

- Tiếp nước tại các cuộc họp, hội nghị do Thường trực UBND huyện chủ trì tạihội trường hoặc phòng họp của UBND huyện;

- Thường xuyên quét dọn, lau chùi ở hội trường, phòng họp, phòng làm việc,phòng tiếp khách, lối đi, nhà vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp;

- Kiêm nhiệm công tác thủ quỹ, kho vật chất của Văn phòng UBND huyện,mua và cấp phát văn phòng phẩm cho cán bộ công chức Văn phòng theo phân côngcủa Chánh Văn phòng;

- Chuẩn bị đầy đủ nghi lễ cho Thường trực UBND, Văn phòng UBND tổ chứcthăm hỏi, động viên Cán bộ, nhân viên cơ quan và người thân khi ốm đau, qua đời …cũng như công tác đối nội, đối ngoại của cơ quan theo quy chế chi tiêu nội bộ

- Phối hợp với nhân viên hành chính trong việc sắp xếp, bố trí phòng họp, cáchội nghị của cơ quan và của UBND huyện;

- Trang phục của nhân viên lễ tân phải đẹp, sạch sẽ, gọn gàng, phong thái lịch

sự, nhẹ nhàng lễ phép khi giao tiếp

- Hàng tháng, hàng quý phải thay giặt rèm, ga trải giường, gối tại các phònglàm việc, phòng tiếp khách của UBND huyện;

- Không được thay đổi vị trí trang thiết bị, không xem, đọc và xê dịch các vănbản, tài liệu tại nơi làm việc của Thường trực UBND, Chánh, Phó Chánh Văn phòngUBND huyện

Nhân viên hành chính có nhiệm vụ sau:

- Đảm bảo yêu cầu về điện, nước, điện thoại, phục vụ hoạt động văn phòng, chủđộng kiểm tra lập kế hoạch báo cáo để sửa chữa nhỏ những tài sản hư hỏng trong địnhmức cho phép;

- Đảm bảo điện chiếu sáng ở khu vực sân vườn UBND huyện trong những ngày

lễ tết trọng đại của Quê hương đất nước;

- Đảm bảo hội trường, bàn ghế, trang trí, âm thanh loa máy phục vụ các cuộchọp, hội nghị của UBND, Văn phòng UBND, phối hợp với các cơ quan liên quantrong việc phục vụ các lễ hội, hội thi, hội nghị lớn… của huyện theo chỉ đạo củaThường trực UBND, Chánh, Phó Chánh Văn phòng UBND huyện;

- Chủ động tham mưu cho Chánh, Phó Chánh Văn phòng UBND trong việc lậpbáo cáo đề nghị với cơ quan điện lực về việc ưu tiên điện phục vụ các cuộc họp, lễ hội,hội nghị lớn và các công việc quan trọng của địa phương đòi hỏi bảo đảm điện phụcvụ

- Được Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng ủy quyền việc điều động xephục vụ công việc cho lãnh đạo và công việc chung của cơ quan, của huyện;

- Vào ngày làm việc cuối tuần tổ chức làm vệ sinh phòng làm việc, khu vực sânvườn UBND huyện

Nhân viên Kế toán Văn phòng có nhiệm vụ:

- Đảm bảo quản lý thu chi đúng theo Luật Ngân sách và các văn bản hướng dẫn

về tài chính hiện hành;

- Lập sổ sách kế hoạch rõ ràng, rành mạch, khoa học;

- Thực hiện đầy đủ đúng quy trình các bước lập chứng từ thanh toán;

- Đảm bảo chứng từ kế toán đúng với quy định tài chính hiện hành;

- Cuối tháng báo cáo tình hình tài chính trong tháng, báo cáo tồn quỹ tiền mặtvới chủ tài khoản;

- Yêu cầu người tạm ứng thanh quyết toán đầy đủ, đúng nội dung, đúng chế độ(chậm nhất sau 10 ngày) sau khi công việc đã hoàn thành;

- Theo dõi các khoản thu chi nhà khách UBND huyện và các nguồn thu khác(nếu có) theo quy chế của UBND, Văn phòng UBND;

- Cuối năm phải công khai tài chính thu chi trong đơn vị cho toàn thể công chứcđược biết theo quy chế dân chủ của cơ quan

Nhân viên thủ quỹ, kho:

- Thường xuyên kiểm tra chặt chẽ tiền mặt, hàng hóa khi có lệnh xuất, nhập quỹkho;

- Mỗi tháng một lần vào cuối tháng thực hiện đối chiếu, kiểm tra quỹ tiền mặtvới kế toán Văn phòng dưới sự chứng kiến giám sát của Chánh Văn phòng

- Nếu do chủ quan tạo điều kiện cho kẻ gian làm mất tiền, hàng hóa của tập thểthì phải bồi thường, chịu trách nhiệm trước pháp luật

Chuyên viên quản trị mạng có nhiệm vụ:

- Phụ trách quản lý toàn bộ hệ thống máy móc, thiết bị vi tính tại Văn phòngUBND huyện theo dõi quản lý mạng Internet và mạng LAN các cơ quan thuộc UBNDhuyện, tham mưu đề xuất về trang bị, sửa chữa, nâng cấp, cài đặt máy móc, thiết bị tinhọc tại Văn phòng UBND huyện Không tự ý di chuyển, tháo lắp, thay thế, sửa chữacác thiết bị khi chưa có sự đồng ý của Chánh Văn phòng Tập huấn nâng cao trình độ

sử dụng máy tính và khai thách thông tin trên mạng cho cán bộ, công chức Văn phòng.Cung cấp và quản lý thông tin trên trang Web của huyện theo đúng quy định GiúpChánh Văn phòng theo dõi việc thực hiện hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO9001:2008, thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo Văn phòng Đề xuấtgiải pháp bảo đảm soạn thảo, lưu trữ, sử dụng văn bản mật của cơ quan trên máy vitính một cách tuyệt đối an toàn theo pháp lệnh BVBMNN

Chuyên viên bộ phận một cửa có nhiệm vụ:

- Thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả cho tổ chức và công dân theo cơ chếmột cửa và một cửa liên thông theo quy định của Nhà nước hiện hành và quy trình đãđược ban hành Khi trực tiếp làm việc với công dân phải có thái độ ân cần, vui vẻ, lịchsự; phải hướng dẫn, giải thích cụ thể, rõ ràng Không tỏ thái độ hách dịch, cửa quyềnkhi tiếp xúc với công dân Phối hợp với các cơ quan chuyên môn thực hiện nhận và trảkết quả đúng hạn cho tổ chức và công dân

Chuyên viên bộ phận tiếp công dân có nhiệm vụ sau:

- Thực hiện tốt chức năng theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn cho công dân đếnkhiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại cơ quan, theo lịch tiếp công dân hoặc quađường bưu điện Tham mưu cho Chánh, Phó Chánh Văn phòng UBND, Chủ tịchUBND trong việc xử lý, chuyển đơn thư hoặc ý kiến kiến nghị phản ánh của cử tri đếnđúng cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết theo trình tự quy định của pháp luậthiện hành

- Tham mưu cho UBND huyện trong việc đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, cácban, phòng, ngành cấp huyện, UBND các xã, thị trấn thực hiện tốt công tác tiếp dân tại

cơ quan, đơn vị mình; Định kỳ tham mưu việc kiểm tra chế độ tiếp công dân và hiệuquả công tác tiếp nhận giải quyết đơn thư tại cơ sở, góp phần hạn chế tối đa tình trạng

vi phạm pháp luật của cán bộ công chức và trách nhiệm của công dân trong xây dựngnhà nước pháp quyền XHCN

Lái xe có nhiệm vụ sau:

- Sử dụng xe ô tô phục vụ kịp thời lãnh đạo theo lịch làm việc của UBNDhuyện hoặc theo điều động của Chánh Văn phòng trong một số trường hợp

Biên chế cán bộ: Biên chế cán bộ của Văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh gồm 22người, trong đó:

05 Làm việc theo kinh nghiệm lâu năm 04

1.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1.2.1 Các loại văn bản của cơ quan tổ chức ban hành

Từ lúc thành lập đến nay UBND huyện Vĩnh Linh đã ban hành hệ thống vănbản nhằm phục vụ công tác quản lý hành chính của huyện UBND huyện đã ban hànhcác văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện; các vănbản quy định về quy chế làm việc, cách thức tổ chức thực hiện công việc của cácphòng ban và các đơn vị sự nghiệp của huyện cùng rất nhiều văn bản hoạt động củaUBND huyện trên các lĩnh vực, bao gồm cả văn bản của UBND và HĐND

Hệ thống văn bản của UBND huyện Vĩnh Linh được ban hành trong giai đoạn từ 2014– 2016

Loại khác (các loại giấy:

giấy chứng nhận, giấy ủy

quyền, giấy xác nhận, giấy phép xây dựng, giấy

giới thiệu.

(Nguồn: Văn phòng HĐND &UBND huyện Vĩnh Linh)

1.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Đối với HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh được phép ban hành các văn bảnquy phạm pháp luật theo: Luật số 80/2015/QH13 của Quốc Hội Ban hành năm 2015(Luật năm 2015) có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2016, quy định nguyên tắc, thẩm quyền,hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật; tráchnhiệm của các cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân trong việc xây dựng văn bản quyphạm pháp luật

1.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Hiện nay các văn bản do UBND huyện Vĩnh Linh ban hành đều được áp dụngtheo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về Hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính

1.2.3.1 Thể thức văn bản

Thể thức văn bản đảm bảo đầy đủ các thành phần cấu thành văn bản: phần mởđầu văn bản, phần nội dung văn bản và phần kết thúc văn bản

- Phần mở đầu văn bản bao gồm Quốc hiệu – tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành,

số, ký hiệu văn bản, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành, tên văn bản và căn cứ banhành Đối với các văn bản ban hành kèm theo một hình thức văn bản khác như quychế, quy định, điều lệ, danh mục và các văn bản tương tự khác, thì phần mở đầu củavăn bản được ban hành kèm theo bao gồm Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành kèm theo

phải chỉ rõ tên, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản kèm theo Phần mởđầu văn bản còn gồm có dấu chỉ mức độ khẩn, mật

- Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cảhai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 – 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào

từ 1cm đến 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách giữcác dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ15pt (excactly line spacing) trở lên

- Phần kết thúc văn bản bao gồm chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩmquyền ký ban hành văn bản; dấu của cơ quan ban hành văn bản; nơi nhận văn bản Đốivới văn bản ban hành kèm theo một hình thức văn bản khác, thì phần kết thúc của vănbản được ban hành kèm theo gồm chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

ký ban hành văn bản; dấu của cơ quan ban hành văn bản

Các thành phần thể thức khác; địa chỉ cơ quan, chỉ dẫn phạm vi lưu hành; kýhiệu người đánh máy; phụ lục; số trang

1.2.3.2 Kỹ thuật trình bày văn bản

Về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trangvăn bản; kỹ thuật tình bày các thành phần thể thức văn bản; kỹ thuật trình bày cácthành phần thể thức sao văn bản

1.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản

Dựa theo Quy chế làm việc của UBND huyện Vĩnh Linh được ban hành kèmtheo Quyết định số: 10/2016/QĐ-UBND ngày 10/11/2016 ở Chương V, điều 28: Quyđịnh về trình tự xây dựng ban hành các vản bản hành chính thuộc thẩm quyền của Chủtịch Ủy ban nhân dân huyện, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Vĩnh Linh

- Bước 1: Soạn thảo văn bản

Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản

Thu thập, xử lý thông tin; soạn thảo văn bản; trường hợp cần thiết tham khảothêm ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu đểhoàn chỉnh bản thảo

- Bước 2: Trình duyệt văn bản

Người đứng đầu cơ quan, đơn vị trực tiếp gửi tờ trình kèm theo bản dự thảo đếnChủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

Tờ trình ký duyệt văn bản phải nêu rõ các nội dung sau:

+ Căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn để ban hành văn bản; sự phù hợp về nộidung với đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các văn bản phápluật có liên quan, văn bản chỉ đạo của cấp trên; thẩm quyền ban hành; trình tự thủ tụcban hành; thể thức, kỹ thuật soạn thảo.

+ Hồ sơ trình gồm có: Tờ trình; bản tổng hợp và giải trí về nội dung dự thảovăn bản; dự thảo văn bản trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhândân huyện ký; các tài liệu liên quan (nếu có)

- Bước 3: Văn phòng tiếp nhận, kiểm tra văn bản

Tất cả hồ sơ, tài liệu trình Chủ tịc, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phảiđược vào sổ văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện.Trường hợp cán bộ, chuyên viên văn phòng nhận trực tiếp, phải chuyển lại cho bộphận Văn thư để làm thủ tục đăng ký

Chuyên viên Văn phòng kiểm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục soạn thảo, thể thức, kỹthuật trình bày dự thảo; tóm tắt nội dung, nêu rõ thẩm quyền quyết định, sự đồng bộtrong chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyệnđối với vấn đề liên quan Chuyên viên Văn phòng trực tiếp đề xuất một trong cácphương án: Ban hành, phê duyệt; gửi lấy ý kiến các thành viên Ủy ban nhân dânhuyện; yêu cầu cơ quan soạn thảo chỉnh lý lại, lấy thêm ý kiến của các thành viên Ủyban nhân dân huyện hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định hoặc quy chế làmviệc của Ủy ban nhân dân Sau đó chuyển cho các đồng chí lãnh đạo Văn phòng duyệttrình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;

Trình đích danh Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện đối với những văn bản thuộcthẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện hoặc những văn bản thuộc thẩmquyền của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện nhưng cần xin ý kiến của Chủ tịch Ủyban nhân dân huyện trước khi quyết định Trình đích danh Phó Chủ tịch Ủy ban nhândân huyện khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ủy quyền ký duyệt Mỗi phiếutrình chỉ trình mỗi lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện

- Bước 4: Xem xét, kiểm tra, ký văn bản

Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét, kiểm tra trực tiếp ký duyệt các vănbản thuộc thẩm quyền

Các cá nhân được Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ủy quyền, thừa ủy quyền,thừa lệnh thì đích danh ký duyệt văn bản

1.3 Công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh

1.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1.3.1.1 Kiểm tra văn bản

- Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra hình thức, thể thức, kỹthuật soạn thảo văn bản

- Nội dung kiểm tra: Văn thư cơ quan có nhiệm vụ xem văn bản đó có đảm bảocác yếu tố về thể thức, kỹ thuật trình bày hay không? Những văn bản không đảm bảo

về thể thức, kỹ thuật, hình thức trình bày không đẹp, không đúng quy định nhất địnhphải sửa lại trước khi chuyển giao

- Kết quả kiểm tra: Cán bộ chuyên môn khi hoàn thiện dự thảo văn bản sẽ gửicho Thủ trưởng đơn vị duyệt nội dung nếu đúng sẽ ký nháy gửi cho Chánh văn phòngduyệt thể thức, còn nếu sai sẽ chuyển về cho cán bộ chuyên môn hoàn thiện lại Nhữngvăn bản đảm bảo thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, Chánh văn phòng hoặc ngườiđược trách nhiệm phải ký tắt vào phần sau của nội dung văn bản (sau dòng Lưu: VT.)

1.3.1.2 Trình ký văn bản

* Trình ký

- Việc trình ký văn bản do cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản thực hiệnnhưng nhất thiết phải thông qua Chánh văn phòng để theo dõi, kiểm tra, quản lý Đốivới những văn bản có nội dung đơn giản, Văn thư cơ quan có thể giúp đơn vị, cá nhânsoạn thảo văn bản trình người có thẩm quyền ký

- Khi trình ký văn bản thường gặp 02 trường hợp sau đây:

Trường hợp 1: Đối với những văn bản có nội dung đơn giản như các loại

Quyết định cá biệt, Công văn , Thông báo,… thì chỉ cần trình bản thảo của văn bản đãđược kiểm tra về mặt nội dung và hình thức để người có thẩm quyền ký

Trường hợp 2: Đối với những văn bản quan trọng ( các văn bản Quy phạm

Pháp luật, các Đề án công tác, Quy định, Quy chế…), khi trình ký phải trình tất cả cácvăn bản ký kết liên quan (hồ sơ soạn thảo văn bản) để ký văn bản xem xét lại toàn bộquá trình soạn thảo văn bản đó

Trước khi trình ký, văn bản phải được kiểm tra kỹ về mặt hình thức, nội dung.Đồng thời phải có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soạn thảo và của văn phònghoặc người được giao trách nhiệm Nếu trình ký một lúc nhiều văn bản thì nên sắp xếpvăn bản theo một trật tự hợp lý và được trình vào một thời điểm nhất định trong ngày

* Ký

- Tác dụng của chữ ký

Thông thường những người có thẩm quyền ký văn bản là người đứng đầu trong

cơ quan, tổ chức đơn vị, là người có trách nhiệm trước những nội dung mà văn bản đãban hành

Chữ ký trong văn bản thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của người ký, đồngthời thể hiện tính pháp lý, mức độ tin cậy của văn bản Người ký văn bản là người trựctiếp chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước pháp luật

- Quy định về ký văn bản:

+ Theo chế độ thủ trưởng (như HĐND, UBND): quy định người đứng đầu cơquan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức banh hành đốivới những văn bản quan trọng Còn đối với những văn bản không quan trọng thì ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức đó có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các vănbản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong những trường hợp đặc biệt, người đứngđầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình ký thừa ủyquyền (TUQ), việc giao ký thừa ủy quyền phải thể hiện bằng văn bản và giới hạn trongmột thời gian nhất định Hoặc có thể giao cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh (TL.),việc giao ký thừa lệnh phải được thể hiện rõ trong quy chế hoạt động và quy chế côngtác văn thư của cơ quan, tổ chức

1.3.1.3 Ghi số và ngày tháng văn bản

* Ghi số văn bản

- Số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức Mỗivăn bản được ghi số thứ tự riêng theo hệ thống số Ả Rập, bắt đầu từ số 01 vào ngàyđầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi số và ghi ngày tháng đối vớivăn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào

- Việc ghi số của văn bản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký, quản

lý, thống kê, tra tìm, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các hoạt độngnghiệp vụ khác trong công tác văn thư và lưu trữ Cách ghi số văn bản được thực hiệnnhư sau:

a) Văn bản Quy phạm pháp luật, được ghi một hệ thống số riêng

b)Quyết định (cá biệt), Quy định, Quy chế, Hướng dẫn ghi một hệ thống số riêng: vì theo quy định thì bản lưu các văn bản này có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

Việc ghi số riêng cho các loại văn bản nhằm mục đích hình thành lập tập lưu riêng đểquản lý, thống kê và giao nộp vào lưu trữ lịch sử thuận lợi.

c) Văn bản hành chính thông thường:

Nếu cơ quan ban hành trên 2000 văn bản/01 năm, số văn bản được ghi riêngcho từng loại: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm văn bản nhanhchóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ nhưng lại khó ápdụng đối với những văn bản số lượng ít

Đối với những tên loại ban hành dưới 500 văn bản/01 năm, số văn bản được ghichung cho các loại: Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản,tuy nhiên lại gây khó khăn trong công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường hợpsắp xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng

* Ghi ngày tháng của văn bản

Ngày tháng của văn bản là ngày tháng văn bản được ký chính thức, là ngày vănbản có hiệu lực Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những ngày dưới 10, tháng dưới 3 phảithêm số “0” phía trước

Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quanquản lý, tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản thuận lợi

Ví dụ:

Vinh Linh, ngày 09 tháng 03 năm 2017.

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng mộtdòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểuchữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địadanh và ngày, tháng, năm được đặt căn giữa dưới Quốc hiệu

1.3.2 Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép, cập nhật các thông tin của văn bản như số,

ký hiệu, tác giả văn bản, tên loại và trích yếu nội dung…vào Sổ đăng ký văn bản đihoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính để quản lý và tra tìm Đây làcông việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng cóliên quan vì việc làm này giúp cơ quan quản lý văn bản đi được chặt chẽ; tra tìm thông

kê văn bản được thực hiện dễ dàng hơn

Hiện nay tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh thường áp dụngphương pháp đăng ký bằng Sổ (phương pháp truyền thống)

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Đối với Văn phòng HĐND & UBND do ban hành trên 2000 văn bản trong mộtnăm nên lập ít nhất các loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt)+ Sổ đăng ký văn bản hành chính ghi tên loại khác

+ Sổ đăng ký công văn loại thường (Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, Chỉ thị)+ Sổ đăng ký văn bản mật đi

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi, văn bản mật đi (Phụ lục I, II)

1.3.3 Nhân bản, đóng dấu

1.3.3.1 Yêu cầu của việc nhân bản văn bản

Tùy thuộc vào thành phần nơi nhận để xác định số lượng văn bản phát hành sau

đó tiến hành nhân bản văn bản

Việc nhân bản phảo đảm bảo các yêu cầu nhanh chóng, chính xác, đúng sốlượng; tuyệt đối giữ bí mật thông tin trong văn bản

1.3.3.2 Phương pháp đóng dấu văn bản

Cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý, hiệu lực thihành của văn bản trong việc thực hiện các thủ tục hành chính giữa các cơ quan, các tổchức và công dân

- Đóng dấu cơ quan

+ Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp, tức

là chử ký của Chủ tịch hoặc người được Chủ tịch ủy quyền ký (cấp phó ký thay – KT,hoặc cấp dưới ký thừa lệnh – TL tùy theo nội dung và tính chất quan trọng của vănbản) Tuyệt đối không đóng dấu vào giấy trắng

+ Dấu đóng vào văn bản phải ghi rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy địnhchung của nhà nước Dấu chỉ được đóng trùm lên 1/3 bên trái chữ ký

- Đóng dấu treo: Dấu treo là dấu được đóng vào góc trên, bên trái tên cơ quan

ban hành hoặc tiêu đề văn bản nhằm đảm bảo tính chân thực và tính pháp lý của vănbản đến Dấu treo được đóng trong các trường hợp sau:

+ Các văn bản quy phạm pháp luật, các Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báocáo đang trong giai đoạn dự thảo trình ra hội nghị hoặc gửi các cơ quan để lấy ý kiếnđóng góp, sửa đổi, bổ sung Trong trường hợp này thủ trưởng cơ quan không ký vàovăn bản đó mà đóng dấu treo để đảm bảo tính hợp pháp Kèm theo văn bản dự thảo làcông văn đề nghị hoặc hướng dẫn góp ý

+ Một số tổ chức do cơ quan thành lập để thực hiện một nhiệm vụ thườngxuyên hoặc không thường xuyên nhưng không có con dấu riêng như Hội

- Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai là đóng vào khoảng giữa mép phải của vănbản hoặc phụ lục văn bản nhằm ngăn ngừa việc đánh tráo, thay đổi, làm thất lạc cáctrang văn bản Mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ (Dấu của cơ quan dùng để đóng giáp lai đốivới những văn bản có nội dung quan trọng như các bản kê khai, thống kê số liệu hoặccác loại biên bản, các phụ lục kèm theo các văn bản khác, nếu có 02 trang trở lên.)

 Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai trong văn bản do người soạn thảo văn bản đề xuất, người ký văn bản quyết định.

- Đóng dấu Mật, Khẩn

Trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Khẩn hoặc văn bản Mật thì phảiđóng dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật Dấu Khẩn, Mật được trình bày dưới số và ký hiệucủa văn bản Trường hợp văn bản vừa mang mức độ Mật vừa mang mức độ Khẩn thìdấu Mật được trình bày trên dấu Khẩn

Đối với mức độ Khẩn: Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn bản đượcxác định độ khẩn theo bốn mức sau: Khẩn, Thượng Khẩn, Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn giờ;

khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản phải

đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định

- Đóng dấu chức danh, dấu họ và tên

Đối với những văn bản được mẫu hóa (không ghi rõ chức danh người ký) cán

bộ văn thư phải đóng dấu chức danh và dấu họ tên người ký văn bản

1.3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1.3.4.1 Làm thủ tục chuyển phát nhanh

* Lựa chọn và trình bày bì văn bản

Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đềuphải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và lộ thông tin Phong bì gửi văn bảnđược làm bằng giấy bền, bên ngoài không nhìn rõ chữ bên trong

Bì văn bản được in sẵn, theo mẫu chung Đối với Văn phòng HĐND & UBNDhuyện Vĩnh Linh thì in hai mẫu phong bì riêng cho UBND và HĐND Phong bì cóhình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì được quy định như sau:

- Loại 307 x 220 mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ A4 được chovào bì ở dạng nguyên khổ giấy

- Loại 220 x 158 mm: Dùng cho văn bản được tình bày trên khổ giấy A4 đượccho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau

- Loại 220 x 109 mm: Dùng cho văn bản được tình bày trên khổ giấy A4 đượccho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau

- Loại 158 x 115 mm: Dùng cho văn bản được tình bày trên khổ giấy A4 đượccho vào bì ở dạng gấp 04 phần bằng nhau

Ngoài bì ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay cánhân người nhận, số và ký hiệu văn bản để chuyển nhanh chóng, chính xác đến ngườinhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra

Mẫu trình bày bì (Phụ lục III)

Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng trong văn bản, vị trí

đóng dấu ký hiệu này ở dưới phần ghi số và ký hiệu này văn bản bằng mực đỏ

Mẫu trình bày bì chứa văn bản Khẩn ở Phụ lục

Đối với những văn bản “Mật” khi chuyển giao phải làm bì riêng Giấy làm bì

được làm bằng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản bêntrong, hồ dán phải dính, khó bóc

Bì chứa văn bản Mật được ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ

ký hiệu mức độ Mật dưới số ký hiệu của văn bản

A: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật

B: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối Mật

C: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật

* Vào bì và dán bì:

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào

bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản

Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì phải được dánkín, không bị nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản

1.3.4.2 Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trongngày văn bản đó được ký và chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với vănbản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, tổ chức khác

+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người giao liên của cơ quan chuyển trựctiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi

+ Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển phát văn bản qua Bưu điện

+ Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi (Phụ lục IV)

+ Khi giao bì văn bản phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh để kịp tiến độ công việc của đơn vị,

cơ quan được nhận văn bản thì văn bản được gửi bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đóphải gửi bản chính (bản giấy)

- Chuyển phát văn bản Mật

Tài liệu, văn bản Mật khi vận chuyển phải được đựng trong bao bì chắc chắnbằng vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong theo quy định; có phương tiệnvận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống

- Chuyển phát văn bản qua bưu điện

Tất cả các văn bản dược chuyển phát qua đường bưu điện đều phải lập hồ sơ

chuyển giao Mẫu sổ gửi văn bản đi qua đường bưu điện (Phụ lục IV)

1.3.5 Lưu văn bản đi

Mỗi một văn bản do cơ quan ban hành để phục vụ hoạt động quản lý, điềuhành, phải lưu lại ít nhất hai bản, một bản gốc và một bản chính Bản gốc văn bản làbản hoàn chỉnh về nội dung thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và cóchữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan và phảiđược đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh vềnội dung, thể thức văn bản và được cơ quan ban hành, bản chính lưu trong hồ sơ côngviệc của đơn vị, cá nhân soạn thảo

1.4 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh

1.4.1 Tiếp nhận văn bản đến

Văn bản đến đòi hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gian đáp ứng yêu cầu chỉđạo, điều hành của cơ quan Tất cả các văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phậnVăn thư thuộc Văn phòng HĐND & UNND của cơ quan Theo nhiệm vụ được giao thìVăn thư cơ quan tiếp nhận tất cả các văn bản do các nơi gửi đến (kể cả các văn bản gửitheo đường bưu điện, do cán bộ đi dự hội nghị hoặc đi họp trực tiếp mang về, văn bảnnhận qua Fax, mạng máy tính…) Ngoài những văn bản chính thức do các đối tượng

có liên quan gửi đến thì Văn thư cơ quan còn có thể nhận một số văn bản như đơn từ,khiếu nại, tố cáo… của cá nhân hoặc tập thể khác

Khi tiếp nhận văn bản, Văn thư phải kiểm tra kỹ tên cơ quan gửi văn bản, cơquan nhận văn bản, số ký hiệu văn bản, số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêmphong (nếu có)…Nếu phát hiện tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bảnchuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với các văn bản có dấu hỏa tốc, hẹn giờ,phải báo ngay cho người được giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư biết

Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng cũngphải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản… Nếu phát hiệnsai sót phải báo ngay nơi gửi văn bản hoặc người được giao trách nhiệm xem xét, giảiquyết