Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim

Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim Công tác văn phòng tại UBND xã ia chim

LỜI CẢM ƠN Nhờ có buổi hướng đãn nhiệt tình cách làm báo cáo lời khuyên quý giá chân thành giảng viên Ths …… Mà hiểu rõ vấn đề đề tài hoàn thành tốt báo cáo kiến tập thân Em xin cảm ơn cô! Cảm cơ, chú, anh, chị Văn phòng HĐND & UBND xã Ia Chim đặc biệt chị Y Pưn – Cán văn phòng - thống kê chị Lê Thị Hồng – Văn thư quan tâm giúp đỡ thời gian kiến tập, thực tập quan tháng tìm hiểu thêm nhiều kiến thức cơng tác văn phòng nói chung cơng tác văn thư – lưu trữ , để hiểu thêm vân dụng kiến thức học vào thực tế quan kiến tập từ rút mặt để đưa vào báo cáo làm học kinh nghiệm cho học tập công việc sau Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến gia đình, bạn bè, cô quan động viên giúp đỡ cho tơi q trình kiến tập quan hoàn thành tốt kiến tập Sinh viên DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Kí hiệu Nguyên nghĩa UBND Ủy Ban Nhân Dân HĐND Hội đồng nhân dân TW Trung ương BCĐ Ban đạo MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A MỞ ĐẦU 1 Lý viết báo cáo Phạm vi nghiên cứu .2 Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài B NỘI DUNG PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ IA CHIM Giới thiệu chung, UBND xã Ia Chim 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Ia Chim 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Ia Chim 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .5 1.2.3 Cơ cấu tổ chức máy .8 Hệ thống văn UBND xã Ia Chim 2.1 Văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Ia Chim 2.2 Văn quy định nội quy, quy chế UBND xã Ia Chim 10 2.3 Văn quy định quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực công việc UBND xã Ia Chim 10 Cơ cấu tổ chức máy UBND xã Ia Chim 10 3.1 Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Ia Chim 10 3.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ người đứng đầu đơn vị, phận 10 Đội ngũ nhân UBND xã Ia Chim 10 4.1 Số lượng nhân 10 4.2 Chất lượng nhân 11 Cơ sở vật chất, tài quan, đơn vị 11 5.1 Công sở 11 5.3 Tài 12 PHẦN 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND XÃ IA CHIM 13 Chương CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND XÃ IA CHIM 13 1.1 Các khái niệm 13 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 13 1.1.2 Nội dung công tác văn thư 13 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư .14 1.1.4 Vị trí cơng tác văn thư 16 1.1.5 Ý nghĩa công tác văn thư 16 Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND XÃ IA CHIM 18 2.1 Đặc điểm tình hình cơng tác văn phòng UBND xã Ia Chim 18 2.1.1 Thống kê loại văn UBND xã Ia Chim 18 2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn UBND xã Ia Chim 19 2.2 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND Xã Ia Chim 19 2.2.1 Thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND xã Ia Chim 19 2.2.1.1 Kỹ thuật trình bày văn 19 2.2.1.2.  Kỹ  thuật trình bày các thành phần thể  thức văn bản của UBND xã Ia Chim 20 2.2.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn UBND Xã Ia Chim 28 2.3 Công tác quản lí văn UBND xã Ia Chim .31 2.3.1 Kiểm tra thể thức kĩ thuật trình bày văn 31 2.3.2 Đăng ký văn .32 2.3.3 Nhân bản, đóng dấu 32 2.3.3.1 Nhân .33 2.3.3.2 Đóng dấu quan, đơn vị 33 2.3.3.4 Đóng dấu độ khẩn, mật 33 2.3.4 Thủ tục chuyển phát theo dõi việc giải văn 34 2.3.4.1 Thủ tục phát hành văn 34 2.3.4.2 Chuyển phát văn .35 2.3.4.3 Theo dõi việc chuyển phát văn 35 2.3.5 Lưu văn 35 2.5 Công tác quản lý giải văn đến 36 2.5.1 Tiếp nhận văn đến 37 2.5.2 Đóng dấu đến, ghi số, ngày, tháng, năm dến .37 2.5.3 Đăng ký văn 38 2.6 Công tác quản lý dấu 39 2.6.1 Các loại dấu UBND xã Ia Chim 39 2.6.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 39 2.6.2.1 Quản lý dấu 39 2.6.2.2 Đóng dấu 39 2.7 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .40 2.7.1 Thành phần hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động UBND xã Ia Chim 40 2.7.2 Hình thức phương pháp lập hồ sơ 41 2.7.3 Công tác giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ 43 2.8 Công tác quản trị thiết bị văn phòng UBND Xã Ia Chim .44 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND XÃ IA CHIM 47 3.1 Nhận xét đánh giá cơng tác văn phòng UBND Xã Ia Chim .47 3.1.1 Ưu điểm 47 3.1.2 Nhược điểm .48 3.1.3 Nguyên nhân 49 3.1.4 Giải pháp 50 C KẾT LUẬN 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 PHỤ LỤC A MỞ ĐẦU Lý viết báo cáo Cơng tác văn phòng cơng tác quan trọng quản lý Nhà nước, phương tiện cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước Những cơng văn giấy tờ ta lưu trữ ghi lại tất mặt hoạt động quan Cho nên, làm công tác công văn, giấy tờ giữ gìn hồ sơ, tài liệu hai cơng tác khơng thể thiếu hoạt động quản lý Nhà nước Đặc biệt giai đoạn nay, mà ngành kinh tế quốc dân, quốc phòng, văn hóa khoa học có phát triển vượt bậc khoa học công nghệ khoa học kỹ thuật đại hóa để phục vụ cho phát triển công nghiệp đại Nhu cầu ban hành sử lý ban hành văn ngày đa dạng phong phú Điều đòi hỏi người làm cơng tác văn phòng phải thực quản lý nhà nước cơng tác văn phòng cách toàn diện đạt hiệu cao hơn, làm nghiệp vụ quan Công tác văn phòng giúp ta đảm bảo việc cung cấp thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị Nắm bắt cần thiết Vì vậy, năm học thứ ba khoa Hành học trường Đại học Nội vụ Hà Nội- phân hiệu Quảng Nam tổ chức cho sinh viên kiến tập nhằm làm quen, học hỏi, so sánh đưa nhận xét, đánh giá lý thuyết học với thực tiễn công việc Bằng phương pháp trực quan sử dụng số tài liệu tiếp cận trình kiến tập quan tơi định chọn đề tài “ Cơng tác Văn phòng UBND xã Ia Chim” Để giúp cho sinh viên tiếp xúc với thực tế, đồng thời vận dụng lý thuyết học vào thực tiễn Nhà trường thường tổ chức thực tập vào cuối khóa học, nhằm giúp cho học sinh sau trường làm việc không bối rối, ngỡ ngàng trước công việc giao, tạo linh hoạt cho học sinh việc phối hợp lý thuyết thực hành Từ giúp cho học sinh rút kinh nghiệm cho công tác chuyên môn sau Thực chủ trương trường, thân tự liên hệ thực tập UBND xã Ya Chim UBND xã Ya Chim, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum quan mà công tác văn thư trọng Đây điều kiện thuận lợi cho thực tập UBND xã Ya Chim Thời gian kiến tập tiếp cận với công việc chun mơn, ngồi giao lưu với cán chuyên viên đơn vị quan nói chung, lúc đầu đơi chút bỡ ngỡ, ngại ngùng bảo nhiệt tình anh chị, văn phòng, tơi phần hiểu thêm tính chất ngành nghề theo học Qua đợt kiến tập kiến tập vị trí thích hợp với chun ngàng theo học nên em hiểu biết nhiều để mạnh rạn sâu vào chuyên ngành Phạm vi nghiên cứu Về nội dung : tập trung nghiên cứu cơng tác văn phòng UBND xã Ia Chim - Thành phố Kon Tum – Tỉnh Kon Tum Về khơng gian: Nghiên cứu cơng tác văn phòng UBND xã Ia Chim – Thành phố Kon Tum – Tỉnh Kon Tum Về thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu cơng tác văn phòng UBND xã Ia Chim vài năm trở lại Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu công tác văn thư UBND xã Ia Chim – Thành phố Kon Tum – Tỉnh Kon Tum Nhiệm vụ nghiên cứu Làm rõ sở lí luận cơng tác văn phòng tròng thời đại ngày nay, từ nêu thực trạng cụ thể cơng tác văn phòng UBND xã Ia Chim đưa kiến nghị đề xuất để khơng ngừng nâng cao chất lượng cơng tác văn phòng Phương pháp nghiên cứu Phương pháp sử dụng đề tài là: phương pháp luận CN Mác – Lênin, phương pháp điều tra, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quan sát… Kết cấu đề tài Báo cáo gồm mục lớn mở đầu, nội dung kết luận gồm có chương Mục mở đầu c, mục nội dung mục kết luận Trong mục nội dung gồm 03 chương: Chương 1: Tổng quan UBND xã Ia Chim Chương 2:Cơ sở lí luận cơng tác Văn phòng UBND Xã Ia Chim Chương 3: Giai pháp nâng cao hiệu công tác Văn phòng UBND Xã Ia Chim B NỘI DUNG PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ IA CHIM Giới thiệu chung, UBND xã Ia Chim Xã Ia Chim xã nằm phía Tây Nam thành phố Kon Tum, cách thành phố 12 Km, thiên nhiên ưu đãi, ban bố cho địa hình phẳng, đất đai phì nhiêu màu mỡ, đa số đất đỏ bazan Về vị trí địa lí xã: Phía bắc giáp xã Đak Năng Phía Nam giáp Xã Ia Phí, Chupa, Gia lai Phía Tây giáp lòng hồ thủy điện Ya Ly Phía Đơng giáp xã Đồn Kết xã Hòa Bình Tổng diện tích 6686,76 ha, dân số có ….hộ với…khẩu, có thôn đồng bào dân tộc thiểu số thôn người Kinh Các thôn đồng báo dân tộc thiểu số chủ yếu thu nhập từ vật phẩm nông nghiệp cao su, cà phê thơn có dân số người Kinh chiếm số lượng lớn nằm trung tâm xã, hoạt động Kinh tế chủ yếu dựa vào buôn bán, kinh doanh, chăn nuôi gia súc, cung cấp dịch vụ cho toàn xã 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Ia Chim Vị trí UBND xã Ia Chim hệ thống máy nhà nước: UBND xã Ia Chim HĐND xã Ia Chim bầu quan chấp hành HĐND xã Ia Chim, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành hành pháp, luật văn quan Nhà nước cấp trên, Nghị HĐND xã Ia Chim UBND xã Ia Chim tổ chức thực Nghị Đảng bộ, HĐND xã theo chế Đảng lãnh đạo Nhà nước quản lý, Nhân dân làm chủ, đảm bảo đạo ngành, tham mưu thực thắng lợi mục tiêu, tiêu đề phát triển Kinh tế-Xã hội, thu chi ngân sách, nâng cao đời sống Văn hoá Xã hội giữ vững An ninh Chính trị, trật tự an toàn xã hội, đưa đời sống nhân dân C KẾT LUẬN Trong suốt thời gian thực tập UBND xã Ia Chim, tơi có dịp làm quen với mơi trường làm việc quan tích luỹ học kinh nghiệm quý báu, giúp ích cho thân nhiều cho công việc sau này, qua đợt kiến tập chúng tơi có nhìn đầy đủ tồn diện cơng việc quản lí nhà nước nói chung nghiệp vụ văn phòng nói riêng Kiến tập UBND xã Ia Chim, tơi có hội tham gia vào nội dung chun mơn, nghiệp vụ Văn phòng cơng tác văn thư quan Được làm nhân viên tập trực tiếp tham gia vào hoạt động Văn phòng UBND xã Ia Chim tơi nhận thấy người cán đảm nhận công tác văn thư đỏi hỏi phải thật cận thận, tỉ mĩ công việc thường xuyên học hỏi nâng cao nghiệp vụ thực tiễn lẫn trình độ chun mơn để đáp ứng nhu cầu công việc thời đại ngày nay.Đây hội để tơi làm quen với môi trường việc q trình kiến tập củng cố cho tơi lòng tin u ngành chọn, từ đó, có ý thức phấn đấu vươn lên học tập Qua báo cáo lần xin gửi lời cảm ơn chân thành tới giảng viên Đặng Thị Đào Trang cô chú, anh chị UBND xã Ia Chim hướng dẫn tận tình, tạo điều kiện giúp tơi hồn thành báo cáo kiến tập Bài báo cáo kết nổ lực, phấn đấu học hỏi, nghiên cứu tài liệu trình kiến tập quan , xong kinh nghiệm thực tế hạn chế, khơng tránh khỏi thiếu sót, mong thơng cảm góp ý thầy khoa cán cơng chức Văn phòng UBND Xã Ia Chim để báo cáo hoàn chỉnh hơn./ Ia Chim, ngày 30 tháng năm 2016 Sinh viên Y Vin TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật tổ chức HĐND UBND số 11/2003/QH11ngày 26 tháng 11 năm 2003 Quốc hội Luật ban hành Văn quy phạm pháp luật HĐND-UBND số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Quốc hội Luật Ban hành Văn quy phạm pháp luật HĐND-UBND số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng năm 2008 Quốc hội Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư số 07/2012/TT-BNV 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan UBND xã Ia Chim giai đoạn 2016 - 2021 PHỤ LỤC Phụ lục * Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND xã Ia Chim CHỦ TỊCH XÃ PHĨ TỊCH Địa chính, Xây dựng PHĨ CHỦ TỊCH CHỦ Tài Cơng an Xã đội Văn chính, kế phòng, tốn thống kê Văn hóa, thể thao Tư Lao động, pháp, hộ thương tịch binh, xã hội Phụ lục Mẫu sổ đăng kí văn nội dung số văn năm 2017 Ngày tháng văn Số kí hiệu Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký 30/3/20 17/QĐ17 UBND Quyết định Hoàng việc kiện tồn Ngun BCĐ phòng chiến chống dịch bệnh 04/4/20 Số 17 18/QĐUBND QĐ V/v thành lập BCĐ tuyên truyền vận động nhân dân sách dầu tư phát triển vùng nguyên liệu mùa vụ năm 2017 - 2018 V/v đề nghị tặng khen người có cơng gương mẫu vận động nhân dân thực tốt chủ trương, đường lối sách Đảng, pháp luật NN V/v triển khai tuần lễ quốc gia nước vệ sinh môi trường năm 2017 03/5/20 28/TTr17 UBND 9/5/201 29/TB7 UBND Nơi nhận Đơn vị người nhận lưu Y Pưn Công chức văn phòng – thống kê Hồng UBND Ngun TP.Kon Chiến Tum, Phòng Kinh tế TP Kon Tum Y Blưn Phòng LĐTB XH thành phố Kon Tum Phong – cơng chức phòng LĐTB -XH Y Blưn Ban nhân dân 11 thôn làng Y Pưn Số lượng Ghi Phụ lục sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến Tiếp nhận văn đến Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến Đăng ký văn đến Trình văn đến Sao văn đến Chuyển giao văn đến Phụ lục Hình ảnh dấu đến Phụ lục Mẫu sổ đăng kí văn đến nội dung số văn đến năm 2017 Ngày, tháng đến Số đến Nơi gửi Số ký hiệu Ngày, tháng ban hành văn 05/UBND 03/1/17 -NC Tên loại, trích yếu nội dung Đơn Ký Ghi vị nhận người nhận 05/1/20 01 17 UBND TP Dũng 06/1/20 02 17 UBND Thành phố 52/QĐUBND 04/1/17 17/1/20 03 17 UBND tỉnh 36/QĐ -UBND 17/1/17 Nâng cao hiệu tiếp công dân, giải khiếu nại tố cáo nhân dân Quyết định phê duyệt kết điều tra, rà soát hộ nghèo, hộ cận nghèo địa bàn Thành phố KT V/v xếp loại cơng nhận quyền sở cho xã, phường năm 2016 Phong Văn thư Phụ lục Hình ảnh dấu quan Phụ lục Tủ đựng hồ sơ Phụ lục Bảng thống kê thiết bị văn phòng STT Tên trạng thiết bị Máy photocoppy Máy in Máy tính bàn Máy fax Điện thoại bàn Thiết bị wifie Số lượng máy máy máy máy máy 1thiết bị Máy quạt máy 12 Hệ thống đèn điện 13 Bàn ghế làm việc 10 14 Tủ đựng tài liệu Ghi Tại phòng văn thư Đặt văn thư- lưu trữ Bao gồm quạt treo tường, quạt trần, quạt đứng Bao gồm tiếp khách chánh văn phòng Bao gồm tủ đựng văn phòng phẩm Phụ lục Mơ hình trang thiết bị văn phòng xã Ia Chim Kệ đựng hồ sơ bàn bàn Cửa Tủ bảo quản hồ sơ Ghế Ghế Ghế ghế Ghế bàn Ghế chờ dài Phụ lục 10 Mô hình hóa phòng Văn thư Cửa Ghế Máy scan Tủ đựng hồ sơ Ghế Tủ đựng dấu Bàn làm việc bàn Tủ đựng hồ sơ Ghế Cửa Ghế Hình ảnh sổ đăng kí văn đến ... chương: Chương 1: Tổng quan UBND xã Ia Chim Chương 2:Cơ sở lí luận cơng tác Văn phòng UBND Xã Ia Chim Chương 3: Giai pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn phòng UBND Xã Ia Chim B NỘI DUNG PHẦN 1: TỔNG... tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ IA CHIM 2.1 Đặc điểm tình hình cơng tác văn phòng UBND xã Ia Chim Hiện UBND áp... TẠI UBND XÃ IA CHIM 18 2.1 Đặc điểm tình hình cơng tác văn phòng UBND xã Ia Chim 18 2.1.1 Thống kê loại văn UBND xã Ia Chim 18 2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn UBND