MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG THỐNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Giả thuyết nghiên cứu 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu: 3 7. Đóng góp của đề tài 3 8. Cấu trúc đề tài 4 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, KHÁI QUÁT VỀ ỦỶ BAN NHÂN DÂN XÃ PHƯỢNG DỰC 5 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 5 1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 5 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 5 1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư 6 1.1.4. Nội dung công tác văn thư 7 1.2 Khái quát về UBND xã Phượng Dực 10 1.2.1 Tổ chức bộ máy 10 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 11 1.2.3 Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND xã Phượng Dực 12 1.2.4. Nhiệm vụ và quyền hạn 12 Tiểu kết 14 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHƯỢNG DỰC 15 2.1 Lịch sử công tác văn thư của UBND xã Phượng Dực 15 2.1.1. Giai đoạn từ 1970 – 2005 15 2.1.2. Giai đoạn từ 2005 – 2011 15 2.1.3. Giai đoạn từ tháng 112011 đến nay 16 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Phượng Dực 17 2.1.1 Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND xã Phượng Dực 17 2.1.2. Quản lý văn bản 19 2.1.3.Quản lý con dấu 19 2.1.4 Lập hồ sơ hiện hành 21 2.1.5 Soạn thảo văn bản 21 2.3 Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại UBND xãPhượng Dực 22 2.3.1 Ưu điểm 22 2.3.2 Hạn chế 25 Tiểu kết 27 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHƯỢNG DỰC 28 3.1. Phương hướng nâng cao hiệp quả công tác văn thư tại UBND xã Phượng Dực 28 3.1.1. Phương hướng và quan điểm phát triển 28 3.1.2. Mục tiêu tổng quát 28 3.1.3. Một số chỉ tiêu cơ bản của UBND xã Phượng Dực đến năm 2020 29 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả 29 3.2.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị 29 3.2.2 Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ 30 3.2.3 Nâng cao cơ sở vật chất – kĩ thuật. 31 3.2.4.Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND xã Phượng Dực 31 Kết luận 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 PHỤ LỤC 36
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu khoa học đề tài thực qua việc khảo sát thực tế UBND xã Phượng Dực tham khảo tài liệu Tơi hồn tồn không chép tài liệu nghiên cứu người khác Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp lý vi phạm quyền Ký tên LỜI CẢM ƠN Hoàn thành nghiên cứu xin chân thành cảm ơn TS.Lê Thị Hiền người hướng dẫn,chỉ bảo tận tình đóng góp nhiều ý kiến q báu,tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành nghiên cứu khoa học Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND-UBND ban nghành đoàn thể xã Phượng Dực, huyện Phú Xuyên,TP Hà Nội tạo điều kiện cung cấp số liệu thông tin cần thiết địa phương,giúp tơi hồn thành nghiên cứu Tơi xin chân thành cảm ơn! BẢNG THỐNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt HĐND VT HN VTLT CNTT UBND Tên cụm từ viết tắt Hội đồng nhân dân Văn thư Hà Nội Văn thư lưu trữ Công nghệ thông tin Ủy ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN .1 LỜI CẢM ƠN BẢNG THỐNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .2 Mục tiêu nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu: Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ PHƯỢNG DỰC .5 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư .5 1.1.2 Vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư 1.1.4 Nội dung công tác văn thư 1.2 Khái quát UBND xã Phượng Dực 10 1.2.1 Tổ chức máy 10 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 11 1.2.3 Vị trí chức công tác văn thư UBND xã Phượng Dực 12 1.2.4 Nhiệm vụ quyền hạn 12 Tiểu kết .14 Chương 15 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÀ PHƯỢNG DỰC 15 2.1 Lịch sử công tác văn thư UBND xã Phượng Dực .15 2.1.1 Giai đoạn từ 1970 – 2005 15 2.1.2 Giai đoạn từ 2005 – 2011 15 2.1.3 Giai đoạn từ tháng 11/2011 đến 16 2.2 Thực trạng công tác văn thư UBND xã Phượng Dực .17 2.1.1Quản lí đạo cơng tác văn thư UBND xã Phượng Dực 17 2.1.2 Quản lý văn 19 2.1.3.Quản lý dấu 19 2.1.4 Lập hồ sơ hành 21 2.1.5 Soạn thảo văn .21 2.3 Đánh giá hiệu công tác văn thư UBND xãPhượng Dực 22 2.3.1 Ưu điểm .22 2.3.2 Hạn chế 24 Tiểu kết .27 Chương 27 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ PHƯỢNG DỰC 27 3.1 Phương hướng nâng cao hiệp công tác văn thư UBND xã Phượng Dực 27 3.1.1 Phương hướng quan điểm phát triển 27 3.1.2 Mục tiêu tổng quát 28 3.1.3 Một số tiêu UBND xã Phượng Dực đến năm 2020 29 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu 29 3.2.1 Yêu cầu phẩm chất trị 29 3.2.2 Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ .30 3.2.3 Nâng cao sở vật chất – kĩ thuật .31 3.2.4.Ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND xã Phượng Dực 31 Kết luận 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 PHỤ LỤC .36 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo,điềuhành công việc quan,tổ chức,là sở để triển khai,phổ biến công việc lưu trữ thông tin tài lieeujcuar quan Thông qua việc tiếp nhận văn đến chuyển văn đi,đóng dấu văn Cơng việc quan diễn theo quy trình hợp lý, đảm bảo tính hiệu cao.Là khâu trung gian kết nối đơn vị,các phận UBND,bộ phận văn thư trở thành trung tâm gắn kết,liên hệ,phối hợp công việc,là đầu mối tiếp nhận văn bản,xử lý,sàng lọc thông tin,giúp cho ban lãnh đạo giải cơng việc nhanh chóng,chính xác, tiết kiệm thời gian,đảm bảo giải thẩm quyền Hoạt động văn thư phức tạp, địi hỏi người làm văn thư phải có tinh thần, trách nhiệm cao, phải cẩn thận tỉ mỉ công việc Hàng năm với số lượng văn đến lớn với nhiệm vụ chuyên môn khác, quản lý nhà nước công tác văn thư cần thiết phải đợc coi trọng Trong thời kì cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước nay, với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quan, đặc biệt hệ thống văn quản lý hành nhà nước, cơng tác văn thư lưu trữ trở thành yêu cầu có tính cấp thiết Đứng trước thách thức thời đại mới, với phát triển lên đát nước, đạo UBND xã Phượng Dực quản lý, công tác văn thư không ngừng tăng cường, áp dụng biện pháp nhằm hoàn thiện mặt công tác quản lý cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu qua, vừa nâng cao lực trình độ chun mơn đội ngũ cán bộ, công nhân, viên chức làm công ác văn thư Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động quan, đơn vị, sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ trường ĐH Nội Vụ Hà Nội,với kiến thức học từ nhà trường, từ chuyến thực tế UBND xã Phượng Dực (hình 1,2), tơi định chọn đề tài “Công tác văn thư UBND xã Phượng Dực huyện Phú Xuyên TP Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1.Đối tượng nghiên cứu - Công tác văn thư xã Phượng Dực 2.2.Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu: 2014-2015 - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn đến, văn UBND xã Phượng Dực Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn cơng tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư xã Phượng Dực thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác - Đánh giá thực trạng Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn thư UBND xã Phượng Dực Giả thuyết nghiên cứu - Để hoạt động có hiệu có nhiều biện pháp, song biện pháp phải phù hợp với thực tiễn văn phòng đồng với - Hoạt động văn phòng HĐND UBND xã Phượng Dực cần tiếp tục đổi để góp phần thiết thực hiệu vào hoạt động quản lý hành nhà nước UBND xã - Nếu đội ngũ cán nhân lực UBND xã Phượng Dực nâng cao chất lượng cơng tác văn thư tốt Lịch sử nghiên cứu Trong hững năm qua, có nhiều nghiên cứu cơng tác văn thư phạm vi nước nói chung UBND xã Phượng Dực nói riêng văn Cục Văn thư – Lưu trữ, có số sách, đề tài sau: + Thông tư số 21/52015/TT- BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức nhiệm vụ quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ + Đề tài “ nghiên cứu ứng dụng công tác văn thư” chủ nhiệm đề tài: CN Nguyễn Hữu Thời + Thông tư số 4/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức + Đề tài xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam ( 2010) Chủ nhiệm đề tài: CN Trần Quốc Thắng, thành viên tham gia: THS.Tiết Hồng Nga, Nguyễn Thị Chinh; CN Mai Thị Thu Hiền + Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Không riêng nhà nước mà cán công chức, thạc sĩ, tiến sĩ sinh viên tham gia làm tạp chí, luận nghiên cứu cơng tác văn thư: + Gíao trình văn thư Lê Văn Bảo; + Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 Th.S Trần Kim Liễu; + Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư trường học Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tơi nghiên cứu đề tài: “Công tác Văn thư UBND xã Phượng Dực huyện Phú Xuyên TP Hà Nội” Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, quan sát + Phương pháp thu thập thơng tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu; + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Phương pháp tổng kết thực tiễn; + Nguồn tin từ mạng Internet; Đóng góp đề tài - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác văn thư UBND xã Phượng Dực - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác văn thư UBND xã Phượng Dực Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm chương: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ PHƯỢNG DỰC Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ PHƯỢNG DỰC Chương 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ PHƯỢNG DỰC Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ PHƯỢNG DỰC 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến công văn giấy tờ, thảo văn (đối với TL đi) từ tiếp nhận (đối với TL đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quốc gia 1.1.2 Vai trò, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.1.2.1 Vai trị công tác văn thư Công tác văn thư công tác quan trọng hoạt động tất quan Các quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực chức năng, nhiệm vụ cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt văn phòng cấp uỷ quan trực tiếp giúp cấp uỷ tổ chức điều hành máy đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo c Tác dụng công tác văn thư - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ - Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước - Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ 1.1.2.2 Ý nghĩa cơng tác văn thư Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý quan Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương Việc soạn thảo văn khác quy định sau: Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực cơng việc sau: + Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo + Thu thập, xử lý thông tin có liên quan + Soạn thảo văn Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; + Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan + Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt + Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định + Đánh máy, nhân + Ký văn 2.3 Đánh giá hiệu công tác văn thư UBND xãPhượng Dực 2.3.1 Ưu điểm Trong năm qua, xã Phượng Dực có bước phát triển nhanh, đời sống nhân dân ngày nâng cao, tình hình trị ổn định Hoạt động quản lí nhà nước địa phương hiệu quả, cơng tác phịng ban nề nếp ổn định, công tác giải công văn giấy tờ Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Văn thư văn Nhà nước văn thư thực kịp thời, phong phú hình thức nội dung - Tổ chức máy văn thư, UBND xã Phượng Dực kiện toàn, củng cố; biên chế công chức chuyên trách làm công tác quản lý nhà nước văn thư tăng cường - Trình độ cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư UBND xã Phượng Dực có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác văn thư - Các cơng văn đi, cơng văn đến đăng kí, chuyển giao kịp thời, địa Công văn ban hành thẩm quyền - Văn ghi số ngày tháng văn bản, thể thức văn đảm bảo theo quy định UBND xã Phượng Dực thực việc đăng ký văn lưu văn theo số thứ tự đăng ký văn phòng văn thư quy định 22 - Văn đến tiếp nhận đăng ký, chuyển giao quy trình, đầy đủ vào sổ cho cơng chức - Cơng văn có độ mật bảo đảm an toàn, quản lý chặt chẽ, quy định Pháp luật hành quản lý văn mật - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ Đặc biệt đầu tư, cải tạo, nâng cấp, Phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu - Quản lý sử dụng dấu nghiêm túc, quy chế - Chất lượng cán nâng cao.Việc tuyển dụng cán đảm bảo thủ tục, có trình độ lực đặc biệt trải qua đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cơng tác văn phịng UBND xã cử cán học lớp nghiệp vụ chuyên môn - Công tác xây dựng văn đảm bảo hợp lý, hợp pháp, thể thức, quy trình kĩ thuật Cơng tác quản lí văn đi, đến nội đảm bảo tính chặt chẽ theo nguyên tắc chung Mọi công văn giấy tờ đến UBND xã đường nào, phương tiện qua văn thư, đăng kí vào sổ, đóng dấu quản lí thơng Các văn đến sau có ý kiến người có thẩm quyền chuyển giao đến người thực kịp thời, chuẩn xác Các văn chuyển kiểm tra bảo đảm xác nội dung thể thức Người nhận văn kí nhận vào sổ đầy đủ, cơng tác tổ chức thực hiện, kiểm tra thực văn ngun tắc thủ tục trình tự luật định Cơng tác quản lí xử dụng dấu thực quy định theo nghị định số 62 Chính phủ Cơng tác lập hồ sơ vào chức năng, nhiệm vụ giao vào nguyên tắc lập hồ sơ để tập hợp văn Trong năm 2014,UBND xã tập trung thực đảm bảo việc đăng kí nội dung trình HĐND xã ban hành Nghị để triển khai nhiệm vụ trọng tâm lĩnh vực ;rà soát nhiệm vụ, cơng việc, đăng kí HĐND thị xã ban hành Chương trình cơng tác năm nội dung có liên quan đến việc phát triển kinh tế - xã hội xã; giúp ủy ban xây dựng ban hành chương trình; kế hoạch hành động; đồng thời thực công tác ban hành tổ chức 23 triển khai văn thuộc thẩm quyền theo đạo Thị ủy HĐND Thị xã Trong công tác phối hợp chuẩn bị văn trình HĐND xã có chuyển biến tích cưc nhờ đạo tập trung UBND xã, quan tâm dành nhiều thời gian để thảo luận báo cáo, đề án, tờ trình, dự thảo, nghị trình HĐND xã nên chất lượng văn đảm bảo yếu tố: Tính pháp lí, cần thiết, tính khả thi thẩm quyền Các văn trình lên HĐND xã nhanh chóng triển khai tổ chức thực Trong công tác ban hành chương trình,kế hoạch UBND xã,Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã đạo phòng ban, đơn vị bám sát nhiệm vụ phân công để tham mưu tổ chức thực đảm bảo quy trình ban hành văn theo quy định Đối với đề án quan trọng liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực UBND xã phân công thành viên Ủy ban chịu trách nhiệm đạo, thành viên khác có trách nhiệm phối hợp đảm bảo nguyên tắc tập thể lãnh đạo phát huy trách nhiệm nhân Cơng tác tiếp nhận, xử lí, thẩm tra kí ban hành văn UBND xã cải tiến theo quy trình chặt chẽ, rút ngắn thời gian, nâng cao trách nhiệm văn phòng HĐND-UBND xã quan cơng tác tham mưu góp phần kiểm soát tốt việc ban hành văn 2.3.2 Hạn chế Công tác quản lý giải văn quản lí nhà nước xã Phượng Dực đạt kết đáng kể nhiên tồn khơng hạn chế Cán cấp xã hoạt động kiêm nhiệm,việc lúc phải đảm nhận công việc khác khiến cho hiệu công việc không đảm bảo Đối với cán không chuyên trách họ chuyên tâm vào cơng việc mà cịn tham gia cơng việc khác để phục vụ kinh tế gia đình, cơng tác giải quyết, thực đạo cịn chậm chạp, gặp vướng mắc Trước hết, trình độ nhận thức cán máy quản lí nhà nước cịn nhiều hạn chế trình độ nhận thức luật pháp trình độ xây 24 dựng văn Bên cạnh tính cục càn tồn nặng nề điều hành số cán Sự hạn chế trình độ tính cục dẫn tới trình trạng có biết văn ban hành trái với quy định cấp văn triển khai thực Thứ hai, công tác tư tưởng chưa ngang tầm với yêu cầu, nhiệm vụ Học tập Nghị quyết, sơ, tổng kết Nghị từ Đảng bộ, cac ngành, chi kết chưa cao Dự báo, nắm tình hình tư tưởng chưa đầy đủ kịp thời Một số cán bộ, Đảng viên có biểu chủ quan, thiếu gương mẫu làm ảnh hưởng đến uy tín sức chiến đấu Đảng Nhận thức phận nhỏ cán UBND vừa xem nhẹ cơng tác quản lí giải văn vừa có thái độ coi thường cán làm cơng tác văn phịng Lực lượng cán giao cơng tác văn thư trình độ nghiệp vụ cịn hạn chế, người giao soạn thảo văn Vai trò, trách nhiệm số cán công chức chưa thực phát huy Việc đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức thuộc diện cấp ủy quản lí cịn trình trạng nể nang, bố trí cán bộ, cơng chức số vị trí chưa phù hợp với lực, sở trường công tác nên chưa phát huy Thứ ba, số phòng, ban tham mưu dự thảo văn bản, kế hoạch, đề án chưa rõ định hướng Việc phối hợp phòng, ban trình soạn thảo, lấy ý kiến văn trình chưa thực chặt chẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ chất lượng chuẩn bị văn bản, kế hoạch, đề án Một số phòng, ban chưa thực quan tâm đến việc tham mưu, đề xuất UBND xã ban hành chương trình cơng tác ngành, lĩnh vực quản lý, ảnh hưởng đến việc thơng qua UBND xã ban hành chương trình cơng tác theo quy định Cán văn phịng có nhiều cố gắng công việc chưa thực phát huy hết chức việc điều hành hoạt động UBND việc thực cơng việc thuộc chun mơn Thứ tư, Cơ chế sách chưa đồng bộ, tồn đọng lớn nhiều năm trước chưa giải quyết, khuyết điểm chậm khắc phục Cơng tác sơ tổng kết, nhân điển hình hiệu chưa cao 25 Thứ năm, chất lượng nhiều văn chưa đảm bảo Một số văn mang tính hình thức mà việc thực chưa đến nơi Đề kế hoạch chưa phù hợp với điều kiện kinh tế, địa lí, xã hội địa phương Dân số xã đơng có nhiều người có học thức cao, nhiên sách giữ chân nhân tài cịn hạn chế, nhân tài đa phần làm việc tỉnh, tình hình chung xã Phượng Dực Cơng tác tuyên truyền kế hoạch, sách chưa thực sâu sát, hiệu Trong soạn thảo văn có chưa đảm bảo yêu cầu thể thức văn bản, ghi tên quan ban hành văn chưa địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn đặt khơng vị trí, khơng dấu phẩy địa danh ngày, tháng Viết hoa sai tên quan, địa danh Tên loại trích yếu văn ghi chưa đầy đủ Đặc biệt thẩm quyền chức người kí văn chưa thể kỹ thuật biên tập văn hạn chế nội dung cách dùng từ ngữ văn Những hạn chế khiến cho cơng tác quản lí giải văn UBND xã gặp khơng khó khăn, vướng mắc Hiệu mà yêu cầu việc ban hành văn chưa đạt giá trị mà mang lại - Phịng ban UBND xã Phượng Dực đơi cịn tự soạn thảo văn bản, sai thể thức văn bản, cán văn thư không quản lý - Nhận thức số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư,và tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn thư UBND xã Phượng Dực chưa quan tâm trọng mức - Việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, thể thức văn chưa thống theo quy định - UBND xã Phượng Dực chưa ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư như: Kế hoạch công tác văn thư; Quy chế công tác văn thư, dẫn đến số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư UBND xã Phượng Dực lúng túng , thiếu khoa học việc tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư 26 - UBND xã Phượng Dực chưa bố trí biên chế cơng chức, viên chức chun trách làm cơng tác lưu trữ Do đó, công tác lưu trữ quan, đơn vị chưa quan tâm mức, không đảm bảo thực theo quy định hành nên phần làm khó khăn đến cơng tác văn thư Tiểu kết Trong chương 2, dựa sở lý luận công tác văn thư chương với nghiên cứu lịch sử công tác văn thư UBND xã Phượng Dực, nêu lên thực trạng công tác văn thư UBND xã Phượng Dực Trong q trình nghiên cứu thực trạng cơng tác văn thư bao gồm công tác soạn tháo ban hành văn , quản lý văn đến – đi, quản lý sử dụng dấu, nêu lên ưu nhược điểm cơng tác từ sở để tiến hành thực chương 3: giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư UBND xã Phượng Dực Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ PHƯỢNG DỰC 3.1 Phương hướng nâng cao hiệp công tác văn thư UBND xã Phượng Dực 3.1.1 Phương hướng quan điểm phát triển Trong báo cáo trị Ban chấp hành Đảng xã Phượng Dực khóa XXIII, nhiệm kỳ 2015-2020 nêu rõ: Huy động tối đa nguồn lực cho phát triển, tăng trưởng kinh tế nhanh, toàn diện, bền vững Đẩy nhanh chuyển dịch cấu kinh tế nâng cao chất lượng tăng trưởng, theo hướng ưu tiên phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ du lịch, cơng nghiệp chiếm tỷ trọng tối đa Từng bước xây dựng kết cấu-hạ tầng kinh tế xã hội, ưu 27 tiên phát triển giao thơng nơng thơn, hạ tầng giáo dục; kiểm sốt, kìm giữ đẩy lùi tệ nạn xã hội tội phạm; đảm bảo an sinh xã hộ; giữ vững ổn địh trị, đảm bảo quốc phịng an ninh Xây dựng Đảng bộ, quyền tổ chức hệ thống trị vững mạnh 3.1.2 Mục tiêu tổng quát Tập trung đạo, lãnh đạo cấp ủy, quản lí, điều hành quyền; phối hợp Mặt trận tổ quốc, đoàn thể cấp, nỗ lực phấn đấu cán bộ, đảng viên nhân dân Giữ vững đoàn kết thống Đảng bộ, hệ thống trị , tạo đồng thuận xã hội; phát huy sáng tạo đổi toàn diện, mạnh mẽ, đề cac tinh thần trách nhiệm, ý thức chấp hành kỹ luật, kỹ cương đội ngũ cán bộ, đảng viên tầng lớp nhân dân; phát huy sử dụng hiệu nguồn lực để phát triển kinh tế xã hội; giữ vững quốc phòng - an ninh; xây dựng Đảng sạch, vững mạnh Xây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội đồng Phát triển kinh tế gắn với phát triển văn hóa - hội, bảo vệ môi trường, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho nhân dân Tăng cường củng cố quốc phịng - an ninh , giữ vững an ninh trị trật tự an toàn xã hội 28 3.1.3 Một số tiêu UBND xã Phượng Dực đến năm 2020 - Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân 2015 – 2020: 15% - 16% - Cơ cấu kinh tế: + Nông, lâm nghiệp, thủy sản: 25% + Công nghiệp, xây dựng: 45% + Dịch vụ, thương mại: 30% - Giá trị gia tăng bình quân đầu người năm 2020 là: 55-60 triệu đồng - Giá trị sản xuất/ha bình quân hàng năm 75 triệu đồng/ha - Sản lượng lương thực năm 2020 là: 4.800 - Xã hồn thành tiêu chí xây dựng nơng thơn đến năm 2020 - Làng văn hóa 17/22 thơn; tỷ lệ hộ gia đình văn hóa 75-80% - Nâng cao đạt chuẩn Quốc gia lên 4/6 trường ( đạt trường) - Hoàn thành phổ cập mầm non ch trẻ tuổi - Quân công an đạt đơn vị thắng - Hàng năm kết nạp 12 đồng chí Đảng viên - 100% cán chủ trì cấp xã cơng chức xã có trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp trị - Xếp loại quyền, Mặt trận tổ quốc đồn thể hàng năm đạt xuất sắc - Đảng đạt danh hiệu: Trong vững mạnh 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu 3.2.1 Yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, có vấn đề có tính chất mật Vì vậy, địi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị, cụ thể là: Lòng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, nơi cán văn thư công tác 29 Cán văn thư có tinh thần trách nhiệm trước nhiệm vụ giao, không nên tránh né, đùn đẩy trách nhiêm Quản lý tốt phương tiện thực công tác văn thư sử dụng, quản lý tốt dấu quan, trách nhiệm cán làm công tác văn thư Cải cách lề lối làm việc cách có khoa học, đại Có quy chế cơng tác văn thư đơn vị Người can văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản tình Nâng cao nhận thứ, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm cán nhân viên công chứcđối với công tác văn thư quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơng tác văn thư nghị định 110/2014/NĐ-CP phủ công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hố sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan cục văn thư lưu trữ nhà nước văn UBND tỉnh như: Chỉ thị 02/2011/CPUBND định 34/2012/QĐ-UBND Tiếp tục thực công văn số 2846-UDNB-NC việc hương dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư (2011- 2013) Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng 3.2.2 u cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư phải thể hai mặt lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ cơng tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chun mơn u cầu quan trọng đặt người cán văn thư không học tập lý luận nghiệp vụ trường, mà cịn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ 30 suốt trình cơng tác, bước rèn luyện, hồn thiện thân với hồn thiện lý luận nghiệp vụ Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà cịn phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư cách trung thực, xác Q trình thực nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà cịn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ Nâng cao nhận thứ, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm cán nhân viên công chứcđối với công tác văn thư quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư nghị định 110/2014/NĐ-CP phủ cơng tác văn thư; Thơng tư số 01/2011/TT-BNV nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hố sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan cục văn thư lưu trữ nhà nước văn UBND tỉnh như: Chỉ thị 02/2011/CP-UBND định 34/2012/QĐ-UBND 3.2.3 Nâng cao sở vật chất – kĩ thuật Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư phải trang bị đầy đủ,tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ,… theo tiêu chuẩn ngành văn thư Từng bước đáp ứng yêu cầu tình hình mới, cần có kế hoach cấp kinh phí hàng năm cho việc tu sửa thiết bị cấp thiết bị hết hạn sử dụng Tổ chức rà soát lại hệ thống phịng văn thư sở cần bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư sở vật chất trang, thiết bị cần thiết phòng văn thư phục vụ hoạt động văn thư UBND xã Phượng Dực Tăng cường cơng tác phịng, chống cháy, nổ bảo đảm an toàn tuyệt đối phịng văn thư 3.2.4.Ứng dụng CNTT cơng tác văn thư UBND xã Phượng Dực 31 Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành, công việc phận văn thư giảm tải để tài liệu thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt phải quản lý thống phận văn thư Phần mềm Quản lý văn đi, văn đến: Trong nghiệp vụ công tác văn thư quản lý văn khâu nghiệp vụ quan trọng Việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng yêu cầu cấp thiết Quản lý văn với phần mềm chuyên dụng thay cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký văn đi… Bằng phương pháp quản lý mang lại hiệu nhiều mặt, mạng tin học nội quan kết nối Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm cơng tác văn thư ngành, cấp phải phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhân, đăng ký, chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp Tóm lại, để phát huy hết giá trị phần mềm văn – đến phần mềm quản lý tài liệu văn thư UBND xã Phượng Dực, để nâng cao hiệu việc ứng dụng 02 phần mềm công tác quản lý văn khai thác tài liệu lưu trữ UBND quận quan chức cao lãnh đạo cần phải tổ chức thực kết hợp nhiều biện pháp khác nhau: Hoàn thiện hệ thống văn bản, xây dựng kế hoạch thực cụ thể, nâng cao chất lượng đội ngũ cán mua sắm đầy đủ trang thiết bị…, làm cơng việc tức tạo sở vững đảm bảo 02 phần mềm phát huy hết tính năng, vai trị, góp phần nâng cao chất lượng đáp ứng yêu cầu q trình phát triển cơng việc UBND xã Phượng Dực 32 Kết luận Công tác văn thư trình xác định văn tổ chức quản lý, sử dụng loại văn hệ thống quan Nhà nước Kết công tác văn thư khởi đầu công tác lưu trữ, công tác văn thư tiền đề cơng tác lưu trữ Công tác văn thư sợi dây liên hệ quan tổ chức quần chúng nhân dân, quan với Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị nói chung Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Thực tốt cơng tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin hoạt động quan Nội dung văn phản ánh hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhim khác quan, bên cạnh chứng quan trọng có vi phạm xảy q trình hoạt động Cơng tác văn thư có vai trị quan trọng có ý nghĩa lớn loại hình doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động sử dụng lao động Vì thế, tổ chức công tác văn thư cách khoa học phù hợp với điều kiện thực tế doanh nghiệp vấn đề quan trọng thiết thực Công tác văn thư nề nếp lưu giữ toàn hồ sơ tài liệu văn tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ quan Đây nguồn bổ sung chủ yếu Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ quan thấp, khơng gây khó khăn nhiều cho công tác lưu trữ Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt giấy tờ vô dụng, tiết kiệm công sức tiền cho quan Đồng thời cơng tác giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài Nói tóm lại, công tác văn thư công tác thiếu 33 hoạt động quan Thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn Chẳng hạn, soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu cơng dân khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng Như vậy, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Chính cần phải quan tâm tổ chức tốt cơng tác văn thư để phục vụ cho công việc hàng ngày lâu dài sau 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO Để hồn thành nghiên cứu mình, tơi tham khảo tài liệu số sách, tạp chí Nghị định: -Ban chấp hành Đảng xã Phượng Dực khóa XXIII trình Đại hội Đảng khóa XXIV nhiệm kỳ 2015-2020-Báo cáo trị -Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (06/112012)- Công văn số 1060/VTLTNN- TTTH việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động CụcVTLTNN - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước- Tạp chí Văn thư Lưu trữ - Trần Hồng Hạnh- Bài giảng Cơng tác Văn thư, lưu trữ quan, tổ chức - GV Đặng Như Hảo- Bài giảng Tổ chức Quản lí dấu - Hồng Lê Minh-Giao trình nghiệp vụ văn thư - TS.Nguyễn Lệ Nhung – Bài giảng Công tác văn thư quan tổ chức Đảng tổ chức trị xã hội - Nghiệp vụ cơng tác văn thư năm 2001 Nxb Lao động Xã hội - Nghiệp vụ văn thư lưu trữ,Nxb Văn hóa thơng tin - Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Kim Bình: Tập giảng Công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp 35 PHỤ LỤC Hình ảnh thực tế UBND xã Phượng Dực 36