MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức. 3 1.1.1. Sự ra đời 3 1.1.2. Chức năng 3 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND xã Tiên Tiến. 6 1.2.1. Tình hình tổ chức 6 1.2.2. Chức năng 7 1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.2.4. Cơ cấu tổ chức 8 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ TIÊN TIẾN 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.1.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 9 2.1.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác Văn thư 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1. Tình hình thực hiên nội dung công tác văn thư 12 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 24 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 24 3.1.1.Ưu điểm 25 3.1.2. Nhược điểm: 26 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Tiên Tiến 27 3.3. Một số khuyến nghị 28 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 28 3.3.2. Đối với khoa, với nhà trường 30 C. KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Đất nước ta bước phát triển từ nước nghèo nàn lạc hậu Nay trở thành nước cơng nghiệp hóa với khoa học đại yêu cầu cải cách hành Vậy u cầu đại hố cơng tác Văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho cơng tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, hiệu chất lượng cao Vì Cơng tác Văn thư - Lưu trữ có vị trí quan trọng khơng thể thiếu tất quan, tổ chức Hiện nay, thời kỳ đất nước hội nhập nhu cầu nguồn lao động có trình độ chun mơn cao cần thiết Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu xã hội kiến thức lý thuyết học ghế nhà trường, sách chưa đủ Lý thuyết vấn đề đúc rút thực tiễn đờia sống xã hội thể sách Song thực tế lại đa dạng phong phú Người xưa thường nói “Trăm hay không tay quen” Đúng vậy, lý thuyết trang bị cho hiểu biết lý luận văn vấn đề song thực tiễn kiểm nghiệm lại sở Những khoảng cách lý luận thực tiễn rút ngắn khả vận dụng Trong công cải cách hành Nhà nước với phát triển xã hội thời đại ngày nay, công tác Văn thư – Lưu trữ khẳng định vị trí, ý nghĩa, vai trị nội dung hoạt động Văn phịng khơng thể thiếu gắn liền với hoạt động quan, tổ chức Trong bối cảnh đó, với kiến thức học thực tế thời gian thực tập Văn phòng HĐND UBND xã Tiên Tiến, em nhận thấy vấn đề quản lý Văn thư, Lưu trữ quan hành Nhà nước vấn đề cần xem xét nghiên cứu Do đó, em lựa chọn chun đề: “Tình hình Cơng tác Văn thư UBND xã Tiên Tiến, huyện Phù cừ, tỉnh Hưng Yên” Nhận thấy tầm quan trọng công tác Văn thư Lưu trữ theo nhu cầu thực tiễn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập quan, tổ chức nhằm giúp cho sinh viên củng cố thêm kiến thức học, nâng cao lực, vận dụng lý luận vào thực tế, rèn luyện tay nghề Với mục đích đợt thực tập gắn liền nhà trường với xã hội, rút ngắn khoảng cách lý luận thực tiễn, sau nghiên cứu, khảo sát thực hành công tác Văn thư Lưu trữ quan, em rèn luyện kỹ nghề nghiệp, đồng thời phát huy khả sáng tạo thân, tích lũy nhiều kinh nghiệm làm sở cho công tác sau Khi đến thực tập quan em tiếp xúc tham gia thực thao tác nghiệp vụ chuyên môn thực tiễn Được giúp đỡ, hướng dẫn tận tình chị Nguyễn Thùy Linh cán làm công tác Văn thư - Lưu trữ xã toàn thể cán Ủy ban giúp em làm quen với môi trường làm việc, rèn luyện thân tiếp thu học hỏi kinh nghiệm trở thành cán Văn thư - Lưu trữ tương lai trang bị cho kiến thức lý luận nghiệp vụ, kỹ làm việc để phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ tốt Trong trình thực tập thực chuyên đề em nhận quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ chú, anh chị cơng tác Văn phịng HĐND&UBND xã Tiên Tiến tạo điều kiện thuận lợi cung cấp tài liệu liên quan để em hoàn thành chuyên đề cách thuận lợi Qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, cô giáo Khoa Văn thư Lưu trữ hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Tuy nhiên, lực thời gian thực tập hạn chế nên em khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế định Kính mong nhận thơng cảm đóng góp ý kiến thầy, giáo cán quan để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Tiên Tiến, ngàytháng năm 2017 Sinh viên Bùi Thị Huyền B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan tổ chức 1.1.1 Sự đời Căn Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân 26 tháng 03 năm 2000; Uỷ ban Nhân dân Hội đồng Nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng Nhân dân, quan Hành Nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước Hội đồng Nhân dân cấp quan Nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân xã Tiên Tiến thành lập xã địa bàn huyện 1.1.2 Chức Ủy ban nhân dân xã Hội đồng nhân dân xã bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiếp pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp pháp luật địa bàn xã Quyết định vấn đề xã phạm vi phân quyền, phân cấp theo quy định Luật quy định khác pháp luật có liên quan Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan hành nhà nước cấp ủy quyền Chịu trách nhiệm trước quyền địa phương cấp huyện kết thực nhiệm vụ, quyền hạn quyền địa phương xã Quyết định tổ chức thực biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ Nhân dân, huy động nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển kinh tế- xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh địa bàn xã Tổ chức thực ngân sách địa phương 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân xã Tiên Tiến gồm: Chủ tịch, phó Chủ tịch, Văn phịng- Thống kê,Văn thư- Lưu trữ, Ban Công an, Ban Quân sự, Cán Tư pháp, Cán Địa chính, Cán Văn hóa, Cán phịng Thương binh- xã hội,Cán phịng Tài chính- kế tốn + Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã người phụ trách chung đạo, điều hành công việc Ủy ban Nhân dân Là người lãnh đạo, điều hành công việc Uỷ ban nhân dân xã chịu trách nhiệm cá nhân thực nhiệm vụ, quyền hạn với Uỷ ban Nhân dân xã chịu trách nhiệm hoạt động Uỷ ban Nhân dân xã trước HĐND xã UBND cấp trên, ( lãnh đạo công tác Uỷ ban Nhân dân, đôn đốc kiểm tra, định vấn đề thuộc nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức việc tiếp dân, giải khiều nại triệu tập chủ toạ phiên họp, ký ban hành văn quy phạm Pháp luật, Quyết định, Chỉ thị + Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã người thực nhiệm vụ Chủ tịch UBND xã phân công quản lý sử dụng hiệu cơng trình kết cấu hạ tầng; xây dựng tổ chức đạo thực chương trình đề án phát triển nghiệp văn hố, xã hội, đạo thực sách , chế độ Nhà nước thông báo kịp thời đề Nhân dân biết cơng tác Văn hố xã hội + Văn phòng- Thống kê máy làm việc UBND có chức phục vụ quản lý tập trung thống đạo điều hành mặt UBND.Nhiệm vụ văn phòng UBND giúp UBND tổ chức công tác thông tin xử lý thông tin Đảm bảo phản ánh thường xuyên kịp thời xác tình hình mặt cơng tác địa phương, phục vụ đắc lực việc quản lý đạo UBND + Văn thư- Lưu trữ: giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND kiêm nhiệm công tác Văn thư Lưu trữ toàn quan, chịu hoàn toàn nghiệp vụ trước lãnh đạo, kỹ thuật soạn thảo quản lý văn khai thác sử dụng tài liệu UBND + Ban Cơng an: có chức nhiệm vụ giám sát an ninh trật tự địa bàn xã có hệ thống cơng an viên giữ trật tự an ninh thôn làng nơi cư dân sinh sống + Ban Chỉ Huy Quân sự: Có chức nhiệm vụ giữ vững quốc phòng an ninh địa bàn xã + Cán Tư pháp: - Quản lý ghi chép sổ hộ tịch, hộ làm thủ tục khai sinh, đăng ký kết hôn - Nắm vững mật dân số, số hộ gia đình - Hồ giải vụ việc xảy - Tiếp nhận giải đơn thư thuộc thẩm quyền + Cán Địa chính: - Lập quản lý hồ sơ, đồ địa chính, xây dựng quy hoạch sử dụng đất đai – Lưu trữ hồ sơ tài liệu đồ địa giới - Lập sổ thuế, cắm mốc thực địa xử lý trường hợp vị phạm - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch xây dựng - Tổ chức phân công khắc phục hậu thiên tai hạn hán - Chỉ đạo trồng gây rừng + Ban văn hố: - Có chức nhiệm vụ xây dựng chương trình tổ chức thực kế hoạch quản lý đạo hoạt động văn hoá văn nghệ TDTT - Trực tiếp làm trưởng đài truyền xã - Tổng hợp tin - Thơng báo hoạt động Văn hố văn nghệ TDTT - Tổ chức thực nếp sống văn minh – gia đình văn hố + Cán phịng Lao động Thương binh- Xã hội: - Theo dõi lao động Thương binh Xã hội - Trực tiếp quản lý đối tượng người cao tuổi, người khuyết tật, trẻ em + Cán Tài kế tốn:Có chức nhiệm vụ giữ ngân sách tài kế tốn UBND xã Tiên Tiến 1.2 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ UBND xã Tiên Tiến 1.2.1 Tình hình tổ chức Phịng Văn thư bố trí tầng thuận tiện cho việc trao đổi thông tin văn Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư trang bị c ụ th ể gồm: - 02 máy photo - 01 máy vi tính, máy in; - 01 giá, tủ đựng văn bản, tài liệu Ở Văn phịng UBND xã Tiên Tiến, cơng tác văn thư tổ chức theo hình thức tập trung: tồn khâu thao tác nghiệp vụ tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra, nhân bản, công tác phục vụ tra cứu, tất tập trung văn thư quan để xử lý giải Công tác văn thư UBND huyện bao gồm nhiều bước, khơng đơn thuộc nhiệm vụ đơn vị hay cá nhân quan mà liên quan đến nhiều đơn vị, phận toàn quan, gồm công việc cụ thể: soạn thảo, ban hành văn bản, tiếp nhận giải văn – đến, ký văn bản, đăng ký văn bản, đóng dấu, lưu văn bản, theo yêu cầu lãnh đạo đơn vị, cá nhân quan nhằm phục vụ cho nhu cầu Từ mang lại nguồn lợi nhuận tối ưu cho quan, qua thấy cơng tác văn thư trở thành trung tâm hoạt động quản lý văn quan 1.2.2 Chức Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã quan hành Nhà nước có chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp đảm bảo phục vụ cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn - Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã xây dựng chương - trình làm việc tháng, quý, năm; Phối hợp quan chuyên môn, tổ chức thu thập xử lý thông tin,nghiên cứu, đề xuất ý kiến, kiến nghị để phục vụ việc ban hành văn điều hành Ủy ban nhân dân xã theo thẩm quyền, tổng hợp sưu tầm báo cáo - định kỳ, đột xuất Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã; Tổ chức thẩm tra xem xét phương án, đề án, văn khác quan, đơn vị soạn thảo trình Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã đảm bảo tính pháp lý, nội dung thể thức văn theo quy định Nhà nước; - Tổ chức theo dõi, đôn đốc việc chấp hành chương trình, kế hoạch văn quan Nhà nước cấp Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã quan, đơn vị phạm vi địa bàn xã… 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Bộ phận văn thư lưu trữ UBND gồm 01 chuyên viên ngành Văn thư 01 chuyên viên ngành lưu trữ CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ TIÊN TIẾN 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư a Về tổ chức công tác văn thư Công tác Văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan xem phận hoạt động quản lý Nhà nước Công tác văn thư thiếu nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phịng Mơ hình tập trung hình thức tổ chức văn thư UBND xã Tiên Tiến, xã có văn thư, đơn vị phòng ban xã khơng tổ chức văn thư riêng Phịng làm việc cán văn thư lưu trữ khang trang đặt tầng một, sảnh vào, thuận lợi cho việc giao dịch phận văn thư phận khác Được cung cấp thiết bị máy móc như: máy tính, máy in lazer,…dễ dàng giải công việc b Về cán làm công tác văn thư UBND xã Tiên Tiến Cán làm công tác văn thư UBND xã Tiên Tiến có trình độ nghiệp vụ Khơng có trình độ chun mơn mà phẩm chất trị, tinh thần trách nhiệm với công việc cao Được đào tạo qua lớp nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ nên không làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ mà làm tốt cơng việc giao như: đón tiếp khách, lễ tân, … Cán làm công tác Văn thư quan thường xuyên cán lãnh đạo quan tâm chun mơn, nâng cao trình độ nghiệp vụ tạo điều kiện để tham gia lớp tập huấn học chức * Ưu điểm tổ chức cán làm công tác văn thư xã Tiên Tiến - Văn thư thực với chức năng, nhiệm vụ giúp giải 10 lưỡng, tỉ mỉ Việc bóc bì cẩn thận, khơng để cắt vào văn bản, thư từ… bên Những khâu đăng ký, trình, sao, chuyển giao giải thực cẩn thận đặc biệt khâu đăng ký văn văn thư quan trọng thực kỹ lưỡng, tránh sai xót nhầm lẫn d Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ khâu nghiệp vụ cuối không phần quan trọng công tác văn thư Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan kết thúc công tác văn thư tiền đề cho công tác lưu trữ Như biết, q trình giải cơng việc quan, cơng văn giấy tờ sản sinh có hai loại, loại có giá trị để giải cơng việc trước mắt, loại sau giải công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung tài liệu Qua q trình kiến tập tơi thấy cơng tác lập hồ sơ UBND xã Tiên Tiến đảm bảo yêu cầu, tài liệu hồ sơ có liên quan chặt chẽ với Văn hồ sơ văn gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu làm chứng pháp lý Trong trình lập hồ sơ cán văn thư biên mục đầy đủ bên bên ngồi hồ sơ • Biên mục hồ sơ: - Biên mục bên + Đánh số tờ + Ghi mục lục văn + Viết chứng từ kế thúc - Biên mục bên + Viết bìa hồ sơ • Bìa hồ sơ • Chứng từ kết thúc Ví dụ hồ sơ việc nâng lương cho cán công chức năm 2014gồm: + Biên họp hội đồng ngày 10/6/2014 việc nâng lương cho cán công chức năm 2014 + Danh sách cán đề nghị nâng lương đợt 22 + Quyết định nâng lương cán công chức + Danh sách cán đề nghị nâng lương đợt + Quyết định nâng lương cho cán công chức Theo quy định sau kết thúc công việc năm, cán chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ quan cán lưu trữ tiến hành thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan, công việc tiến hành theo quy định Tuy nhiên văn phòng UBND có cán văn thư lại kiêm nghiệm cơng tác lưu trữ việc lưu trữ hồ sơ chưa thực tốt e Công tác quản lý sử dụng dấu Con dấu có vai trò quan trọng việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn nhằm thể giá trị pháp lý quan, tổ chức, khẳng định tính chân thực hiệu lực pháp lý văn quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành Đề phòng kẻ xấu làm giả mạo dấu để phục vụ mục đích tư văn thư quan coi trọng việc quản lý dấu Việc quản lý sử dụng dấu UBND thực theo quy định hành Nhà nước Cán ln tìm hiểu quy định, nguyên tắc để sử dụng loại dấu Bộ phận văn thư Xã chịu trách nhiệm quản lý sử dụng loại dấu như: dấu quan, dấu chức danh Chủ Tịch, phó Chủ Tịch Họ có nhiệm vụ bảo quản, giữ dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật dấu Việc quản lý chặt chẽ, an toàn dấu yêu cầu bắt buộc Văn thư Theo quy định, văn thư phải giữ dấu cẩn thận quan, khơng tự ý đem ngồi chưa dược phép văn người có thẩm quyền Trừ trường hợp thật cần thiết để giải công việc xa trụ sở quan Văn thư mang dấu theo phải chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan Con dấu bảo quản tủ sắt, có khố tốt Khi làm việc, dấu để bên trong, để bàn làm việc Mỗi dấu phải có ký hiệu rõ ràng hộp để sử dụng không bị nhầm lẫn Khi hết làm việc dấu 23 phải phải cất vào tủ khố cẩn thận Văn thư quan ln bảo quản dấu để đóng dấu rõ ràng Biện pháp tốt hàng ngày văn thư dùng bàn chải dầu hoả làm vệ sinh dấu Văn thư tự tay đóng dấu ngắn, màu mực, thẩm quyền ban hành Đặc biệt khơng đóng dấu khống dùng dấu để sử dụng vào mục đích cá nhân Nhận xét: Việc quản lý dấu yêu cầu bắt buộc UBND, văn thư quan bảo quản cẩn thận, thường xuyên lau chùi, vệ sinh Con dấu quản lý cất tủ quan Chính tay cán văn thư đóng dấu lên văn bản, giao cho người khác có văn người có thẩm quyền 24 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Công tác văn thư- lưu trữ phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức; hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phụ thuộc vào công tác văn thư- lưu trữ làm tốt hay khơng tốt Vì mà cơng tác Văn thư lưu trữ quan, tổ chức ngày quan tâm, trọng nhiều hơn, đặc biệt giai đoạn thực cơng cải cách hành Nhà nước Vì thực tế công tác văn thư- lưu trữ nhiệm vụ trọng tâm tập trung, góp phần khơng nhỏ vào công đổi đất nước Trong thời gian thực tập, em vận dụng lý thuyết học vào thực tiễn kết đạt sau: • Đối với văn đi: Văn trước phát hành, em tiến hành theo trình tự bước theo quy định: sau văn người có thẩm quyền ký, cán văn thư tiến hành vào sổ văn đi, ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản, sau cho sao, in, đóng dấu lên văn bản, đăng ký văn bản, đóng phong bì làm thủ tục chuyển phát văn đi, theo dõi việc chuyển phát văn bản, lưu, xếp văn để phục vụ khai thác sử dụng lưu văn Để quản lý văn giấy tờ quan, đơn vị tốt, tất văn quan ban hành phải đăng ký vào sổ để thuận tiện cho việc tra tìm nhanh chóng, xác • Đối với văn đến: Em tiến hành theo trình tự nội dung tổ chức quản lý giải văn đến: Tiếp nhận kiểm tra bì văn đến;Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến; Đăng ký văn đến theo loại văn bản; Trình văn đến; Sao văn đến; Chuyển giao văn đến; Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến 25 • Đối với việc quản lý sử dụng dấu: Em sử dụng dùng dấu UBND để đóng vào loại văn UBND xã Tiên Tiến ban hành Em sử dụng dấu Văn phịng để đóng vào giấy giới thiệu,, giấy đường văn Văn phòng HĐND UBND huyện Trùng Khánh ban hành Dấu đóng ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 chữ ký người có thẩm quyền Ngồi ra, em cịn sử dụng loại dấu: dấu tên, dấu chức danh, Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND UBND xã Tiên Tiến, em tiếp xúc với công việc văn thư quan, tiếp xúc với loại văn bản, giấy tờ vận dụng kiến thức, kĩ trang bị trường học vào thực tiễn 3.1.1.Ưu điểm Nhìn chung công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Tiên Tiến thực theo quy trình nghiệp vụ Dưới đạo lãnh đạo quan Cơng tác văn thư thực tốt Cán văn thư quan có trình độ chun mơn nghiệp vụ cơng tác văn thư có phẩm chất đạo đức tốt có tinh thần trách nhiệm cao công việc nên giải vấn đề nhanh chóng,chính xác,kịp thời Trong văn phịng trang bị thiết bị để phục vụ cho công tác văn thư như: Máy in, máy photo, máy tính, giá tủ đựng tài liệu, điện thoại số vật dụng khác phục vụ cho cơng tác Văn phịng Cơng tác văn thư làm việc khoa học hiệu công việc Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã quan hành Nhà nước có chức tham mưu tổng hợp phục vụ cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện có đội ngũ cán giàu kinh nghiệm chuyên môn, văn khác quan, đơn vị dự thảo soạn thảo trình Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện đảm bảo tính pháp lý thể thức văn trình bày theo quy định thông tư số 01/2011/TT-BNV Tổ chức thực quản lý công tác văn thư theo quy định pháp lệnh Văn thư – Lưu trữ Chuyển cơng văn, giấy tờ đảm bảo kịp thời, 26 xác, quản lý dấu theo quy định, quản lý giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy giới thiệu có ý kiến Thủ trưởng quan Trong công tác quản lý văn đến, quan áp dụng hình thức đăng ký quản lý văn sổ Đảm bảo tốt công tác bảo mật, tuyệt đối khơng để người khác khơng có nhiệm vụ vào phòng làm việc Văn thư Thực tốt cơng tác giao dịch hành quan Nhà nước đảm bảo nguyên tắc đầu mối phận Văn thư 3.1.2 Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm Cơng tác Văn thư quan - tồn nhược điểm cần khắc phục: UBND xã Tiên Tiến chưa xây dựng hệ thống văn quy định cụ thể công tác văn thư-lưu trữ quan mà ban hành văn có nội dung liên quan, chất lượng hiệu công việc bị hạn chế; - UBND xã Tiên Tiến chưa xây dựng danh mục hồ sơ cho quan, - đơn vị, phịng, ban Vì gây ảnh hưởng đến cơng tác lập hồ sơ; Trong q trình chuyển giao văn đi, cán văn thư quan không gửi kèm theo phiếu gửi, không theo dõi tình hình văn - quan gửi Cơ quan chưa lập sổ gửi văn qua bưu điện; Trang thiết bị, sở vật chất cịn thiếu thốn; - Ngồi ra, quan chưa tiến hành lập hồ sơ hành mà cuối năm văn xếp vào cặp tài liệu, bìa hồ sơ, sau đưa vào bảo quản kho lưu trữ Điều gây ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc, gây khó khăn cho cơng tác tra tìm, nghiên cứu tài liệu nhiều thời gian => Trên ưu điểm hạn chế công tác văn thư UBND xã Tiên Tiến Để phát huy mặt mạnh bước khắc phục hạn chế, lãnh đạo quan cần đưa phương hướng, biện pháp hợp lý nhằm đưa công tác văn thư – lưu trữ quan ngày đại chun mơn hố, góp phần giữ vững truyền thống quan 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư- lưu trữ UBND xã Tiên Tiến Qua qúa trình thực tập, khảo sát thực tế em thấy để làm tốt công tác 27 văn thư lưu trữ UBND xã Tiên Tiến tốt số công việc sau: Lãnh đạo cần quan tâm sát đến công tác văn thư lưu trữ quan Ban hành chủ trương hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sâu sát Tổ chức đưa cán tập huấn cấp trên, trọng đào tạo bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán văn thư lưu trữ, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán Văn thư - Lưu trữ, kiểm tra việc lập hồ sơ cơng việc phịng ban quan, cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc, xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư – Lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân có thành tích xuất sắc đưa biện pháp khắc phục, cá nhân vi phạm nhằm nâng cao lực trách nhiệm cán Lãnh đạo quan đôn đốc, kiểm tra thường xuyên phòng ban lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện làm tốt cơng tác lưu trữ Ngồi lãnh đạo tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng ban đưa vào Lưu trữ cấp kinh phí để tổ chức chỉnh lý lượng hồ sơ tồn đọng nêu Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ nhiều để công tác thực nhanh chóng, xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu địi hỏi ngày cao Nhìn chung để đảm bảo hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ tốt, cán nhân viên ban lãnh đạo cần nâng cao ýthức nữa, có tinh thần yêu ngành yêu nghề từ có động lực để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Ngoài ra, quan cần ban hành quy định chung khen thưởng xử phạt để hoạt động vào nề nếp Điều quan trọng cần chuẩn bị trang thiết bị tốt, thiết bị cũ, hoạt động yếu cần phải thay nhằm giảm bớt sức lao 28 động người Và việc nâng cao trình độ chuyên môn điều thiết yếu để cán làm hiệu công việc 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Ban lãnh đạo quan quan tâm tới công tác văn thư, hàng năm cán văn thư đào tạo tập huấn lớp học ngắn hạn để nâng cao hiệu cơng việc trình độ chun mơn, áp dụng tiến vào công việc Cán văn thư người đào tạo tốt chun mơn nghiệp vụ cơng tác văn thư, có nhiều năm kinh nghiệm, có lịng nhiệt huyết u nghề, ln ln có ý thức, tinh trần trách nhiệm cao công việc Tác phong làm việc nhanh nhẹn, chấp hành tốt nội quy, quy chế quan - Về trang thiết bị Văn phòng trang bị trang thiết bị, máy móc đại mà cán văn thư bước đại hóa khâu - làm việc nhằm nâng cao hiệu công việc suất lao động; Về quản lý văn đăng ký sổ thực theo - quy định Nhà nước Về quản lý sử dụng dấu dấu bảo quản chặt chẽ, nghiêm ngặt cất giữ an toàn Sử dụng dấu với quy định Nhà nước Để đạt ưu điểm đạo đắn, thường xuyên, quan tâm lãnh đạo quan, đặc biệt cán văn phịng ln tham mưu cho lãnh đạo quan công việc để giúp lãnh đạo quan nắm bắt kịp thời có chỉnh lý phù hợp với hoạt động quan Bên cạnh ưu điểm đạt công tác văn thư UBND xã Tiên Tiến cịn tồn nhược điểm cần khắc phục: - Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư có chưa đầy đủ; số dùng lâu năm nên chất lượng (như máy phô tô) làm ảnh - hưởng đến hiệu suất cơng việc Tình trạng sai sót xảy ra; Việc quản lý văn sử dụng phương pháp truyền thống đăng ký sổ, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn 29 - phần mềm máy vi tính; Cơng tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan cơng việc quan trọng q trình giải cơng việc, nhiên tình hình thực tế công tác lập hồ sơ chưa trọng Trình độ chun mơn nghiệp vụ lập hồ sơ cán hạn chế, đa phần văn bản, tài liệu cịn dạng bó gói, tồn kho Các phịng, ban chưa xây dựng danh mục hồ sơ, gây khó khăn cho việc lập hồ sơ việc lập hồ sơ chưa trọng Và để đưa công tác Văn thư ngày hoạt động có hiệu quả, em xin mạnh dạn đưa số khuyến nghị UBND xã Tiên Tiến sau: - Cơ quan cần ban hành văn quy định cụ thể tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ nhanh chóng; - Khơng ngừng tăng cường cán có trình độ chun mơn làm cơng tác văn thư; - Thường xuyên tổ chức đợt tập huấn nâng cao trình độ nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ cho cán làm công tác này, cử tập huấn mời chuyên gia dạy; - Kiến nghị với quan cấp trên, xin kinh phí cho UBND sửa chữa, nâng cấp, mua số trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn thư nhanh chóng thuận lợi, nâng cao hiệu suất công việc; - Việc lập hồ sơ cần trọng, cần phải lập hồ sơ cách cụ thể, chi tiết, đầy đủ đảm bảo yêu cầu việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Cần phải lập Danh mục hồ sơ hàng năm Bên cạnh cần ban hành quy định cụ thể công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ; - Cơ quan cần bố trí cán làm công tác lưu trữ để văn bản, tài liệu khơng cịn tồn tình trạng bị gói mà phân loại, chỉnh lý, xác định tài liệu có giá trị để lưu giữ lại; - Cán bộ, viên chức UBND cần tự giác, chu đáo công việc, phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ để mang lại hiệu cao công việc; - Cấp lãnh đạo cần quan tâm lề lối làm việc cán bộ, viên 30 chức Cần đưa sách thi đua, khen thưởng, tăng lương nhằm khích lệ tinh thần làm việc trách nhiệm công việc, đặc biệt cán văn thư Với quan tâm Đảng Nhà nước, đạo sát lãnh đạo quan, UBND xã Tiên Tiến chắn thực mục tiêu cách tích cực 3.3.2 Đối với khoa, với nhà trường Ngoài việc giảng dạy lý luận cho sinh viên giảng đường Nhà trường cịn tổ chức cho sinh viên năm thứ ba bậc đào tạo Cao đẳng thực tập quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhằm giúp sinh viên tìm hiểu lý luận thực tế nào, biết nhìn nhận cơng việc vào thực tế quan, giúp sinh viên củng cố kiến thức học thêm vững Đây dịp để chúng em rèn luyện đạo đức, tác phong làm việc, làm quen với công việc sau trường Đồng thời, giúp chúng em thấy khác lý luận thực tiễn, so sánh khác nhà trường xã hội, giúp chúng em linh hoạt công việc sau rời ghế nhà trường Với tư cách sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội em nhận thấy việc tổ chức cho sinh viên thực tập việc cần thiết thiếu hệ thống đào tạo hệ thống trường đại học, cao đẳng Vì qua đợt thực tập giúp cho sinh viên có hội tiếp xúc trực tiếp với môi trường làm việc bên ngồi, có hội tái kiến thức mà học trường từ áp dụng kiến thức vào thực tế cơng việc, sâu vào thực tế từ rút nhiều học kinh nghiệm quý báu từ công việc thực tế Kinh nghiệm mà em học khơng thể áp dụng cách máy móc kiến thức mà học vào thực tế, phải vận dụng linh hoạt tùy theo đặc thù quan, theo phương châm: “Học đôi với hành”, “Lý luận kết hợp với thực tiễn” - Giáo dục trường lớp chủ yếu nặng nề phần lý thuyết em hi vọng trường tổ chức nhiều buổi học thực tế tham quan 31 quan lưu trữ để sinh viên chứng kiến công việc hàng ngày cán làm công tác Văn thư Lưu trữ thơng qua buổi tham quan, du lịch… từ tự tin đợt thực tập thực tế quan; - Đặc biệt Nhà trường cần quan tâm sinh viên thực tập kiến tập thông qua việc áp dụng quản lý chặt chẽ sinh viên liên hệ, nắm bắt tình hình thực tập sinh viên từ việc thực tập sinh viên đạt hiệu cao hơn, thực tế 32 C KẾT LUẬN Công tác văn thư lưu trữ nghiệp vụ có mặt quan, đơn vị lĩnh vực đời sống xã hội mặt hoạt động quan trọng quan Từ kiến thức học đến thực tập quan, đơn vị giúp em bổ sung thêm kiến thức hiểu sâu nghiệp vụ Công tác Văn thư- Lưu trữ Trong đợt thực tập vừa qua, em vào tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Tiên tiến nói chung khảo sát công tác Văn thư lưu trữ Văn phịng HĐND & UBND xã nói riêng Đồng thời em sâu nghiên cứu lựa chọn chuyên đề “Tình hình Cơng tác Văn thưLưu trữ UBND xã Tiên Tiến” Qua tháng thực tập UBND xã Tiên tiến có ý nghĩa vơ quan trọng em Qua thân em khơng biết thêm kiến thức chuyên môn để vận dụng vào thực tiễn em học cách xử sự, cách giao tiếp, tác phong, đạo đức làm việc cán làm Công tác Văn thư lưu trữ Là lớp trẻ chưa có kinh nghiệm chun mơn thực tế qua đợt thực tập UBND xã Tiên Tiến giúp thân em tích lũy nhiều kinh nghiệm, học quý trình làm việc tương lai Về bản, công tác Văn thư- Lưu trữ Văn phòng HĐND&UBND xã Tiên Tiến hoạt động ổn định, có nề nếp đạt hiệu Các hoạt động nghiệp vụ theo văn hướng dẫn, quy định Nhà nước, thực theo quy trình thống nhất, hợp lý Bên cạnh tồn số hạn chế cần khắc phục để xây dựng công tác Văn thư- Lưu trữ bước đại Trong báo cáo em viết tình hình Cơng tác Văn thư UBND xã Tiên Tiến nơi em thực tập với nội dung sau: Chương Giới thiệu vài nét UBND xã Tiên Tiến Chương Thực trạng tình hình cơng tác Văn thư UBND xã Tiên Tiến Chương Báo cáo kết thực tập UBND xã Tiên Tiến đề xuất, khuyến nghị Thông qua báo cáo lần cho em xin gửi lời cảm ơn đến thầy, cô giáo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ, 33 dạy bảo hướng dẫn tận tình trang bị cho em kiến thức sở quan trọng để từ áp dụng lý thuyết vào thực tiễn thấy rõ vấn đề gặp phải thực tế, làm việc phương pháp giải Em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo toàn thể cán công tác UBND xã Tiên Tiến tiếp nhận em vào quan thực tập giúp nâng cao hiểu biết nghiệp vụ, thêm yêu ngành nghề học, thấy tầm quan trọng công tác Văn thư- Lưu trữ xã hội, học hỏi thêm kinh nghiệm thực tiễn làm quen với môi trường làm việc cán công chức Mặc dù thân em có nhiều cố gắng, nỗ lực trình thực tập song thời gian thực tập có hạn kinh nghiệm thực tế hạn chế nên báo cáo thực tập em cịn nhiều thiếu sót Vì vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp q thầy/cơ để báo cáo em hoàn chỉnh hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO TT 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan TT 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Giáo trình phương pháp lý luận cơng tác văn thư Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu TT 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công tác VTLT quan tổ chức TT 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức VTLT Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc CP UBND 7.TT 55/2005/TTLT-BN-VPCP hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 35 ... 2.2.1 Tình hình thực hiên nội dung công tác văn thư Qua thời gian kiến tập Văn phịng UBND xã Tiên Tiến nhìn chung việc thực Công tác Văn thư đầy đủ theo quy định, bao gồm công tác sau: - Công tác. .. phận văn thư phận khác Được cung cấp thiết bị máy móc như: máy tính, máy in lazer,…dễ dàng giải công việc b Về cán làm công tác văn thư UBND xã Tiên Tiến Cán làm công tác văn thư UBND xã Tiên. .. VĂN THƯ CỦA UBND XÃ TIÊN TIẾN 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư a Về tổ chức công tác văn thư Công tác Văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho