MỤC LỤC Phần mở đầu 1 Chương 1. Lý luận về chung về công tác văn thư và khái quát về UBND huyện Văn Chấn 5 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 5 1.1.1.Một số khái niệm 5 1.1.2. Vị trí , chức năng, Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 5 1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư 7 1.2 Khái quát về văn Phòng UBND huyện Văn Chấn 8 1.2.1 Lịch sử hình thành 8 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 8 1.2.3 nhiệm vụ và quyền hạn 10 Tiểu kết 11 Chương 2. Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn 13 2.1 Tình hình công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn 13 2.1.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Văn Chấn 13 2.1.2 Tổ chức,biên chế cán bộ văn thư chuyên trách 14 2.1.3 Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 16 2.2 Soạn thảo văn bản 17 2.3 Quản lý văn bản 22 2.4 .Quản lý , và sử dụng con dấu 24 2.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ 25 Tiểu kết 27 Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn 28 3.1 Một vài nhận xét về công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn 28 3.1.1 Ưu điểm 28 3.1.2 Hạn Chế 28 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại huyện Văn Chấn 29 3.2.1. Tăng cường chất lượng đội ngũ cán bộ tại UBND huyện Văn chấn. 29 3.2.2 Nâng cao cơ sở vật chất – kĩ thuật. 32 3.2.3 Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND Huyện Văn Chấn: 32 3.2.4 Xây dựng quy chế về công tác văn thư: 33 Tiểu kết 34 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “ Công tác văn thư UBND Huyện Văn Chấn tỉnh n Bái ’’ cơng trình nghiên cứu khoa học riêng Mọi thông tin số liệu thể hoàn toàn trung thực.Nếu phát chép,hay gian lận này,tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Sinh Viên LỜI CẢM ƠN Để hồn thành nghiên cứu tơi xin chân thành cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân, người hướng dẫn, bảo tận tình đóng góp nhiều ý kiến quý báu, tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành nghiên cứu khoa học Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND - UBND ban ngành đoàn thể huyện Văn Chấn – Tỉnh Yên Bái cung cấp số liệu thông tin cần thiết địa phương, giúp tơi hồn thành nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC Phần mở đầu Chương Lý luận chung công tác văn thư khái quát UBND huyện Văn Chấn 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư .5 1.1.1.Một số khái niệm 1.1.2 Vị trí , chức năng, Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư .7 1.2 Khái quát văn Phòng UBND huyện Văn Chấn 1.2.1 Lịch sử hình thành .8 1.2.2 Cơ cấu tổ chức .8 1.2.3 nhiệm vụ quyền hạn 10 *Tiểu kết 11 Chương Thực trạng công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn .13 2.1 Tình hình cơng tác văn thư UBND huyện Văn Chấn .13 2.1.1 Quản lý, đạo công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn 13 2.1.2 Tổ chức,biên chế cán văn thư chuyên trách 14 2.1.3 Bố trí nơi làm việc trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 16 2.2 Soạn thảo văn 17 2.3 Quản lý văn 22 2.4 Quản lý , sử dụng dấu 24 2.5 Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ .25 *Tiểu kết 27 Chương Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn 28 3.1 Một vài nhận xét công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn 28 3.1.1 Ưu điểm .28 3.1.2 Hạn Chế .28 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư huyện Văn Chấn 29 3.2.1 Tăng cường chất lượng đội ngũ cán UBND huyện Văn chấn 29 3.2.2 Nâng cao sở vật chất – kĩ thuật .32 3.2.3 Ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND Huyện Văn Chấn: .32 3.2.4 Xây dựng quy chế công tác văn thư: 33 *Tiểu kết 34 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .36 PHỤ LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt UBND HĐND ĐTBD Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Đào tạo – bồi dưỡng CBCC Cán bộ, Công chức CNTT Công nghệ thông tin PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, xã hội ngày phát triển biến đổi không ngừng, với luồng thông tin lớn ngành nghề khác nhau, đặc biệt quan, đồn thể Nhà nước cơng tác văn thư coi công tác quan trọng hàng đầu để đảm bảo hoạt động, góp phần phát huy tốt chức năng, nhiệm vụ quan Công tác văn thư công việc soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ… Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc đạo, điều hành, định, thi hành đèu gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư nói chung.Do đó, vai trò cơng tác văn thư lưu trữ đói với việc quản lý hành quan trọng quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt.Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đảy nhanh chóng cơng cải cách hành nay.Bên cạnh ,cơng tác văn thư quan hành nhà nước vấn đề trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo quan đó.Qua thời gian nghiên cứu tìm hiểu,tơi biết Văn Chấn huyện nằm vùng Tây Bắc có diện tích tự nhiên 1.224 km² dân số 134.000 người (2004) Trung tâm huyện xã Sơn Thịnh nằm quốc lộ 32, cách thị xã Nghĩa Lộ khoảng 10 km hướng Bắc thành phố Yên Bái 70 km hướng Tây Phía Bắc giáp huyện Văn Yên, phía Tây giáp huyện Mù Cang Chải, Trạm Tấu, phía Đơng giáp huyện Trấn n huyện Yên Lập, Tân Sơn (Phú Thọ), phía Nam giáp huyện Phù Yên (Sơn La) Nhận thức rõ vai trò quan trọng cơng tác văn thư hiểu cần thiết việc đổi mới, nâng cao hiệu công tác văn thư địa bàn huyện.Hơn nữa, sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng nên tơi chọn đề tài để ứng dụng lý luận học trường đại học để kiểm chứng vận dụng thực tế.Sở dĩ làm đề tài cách thuận lợi người thân tơi cơng tác UBND huyện Văn Chấn nên lấy thông tin cách nhanh chóng,dễ dàng.Ngồi ra,khi tơi chọn đề tài tơi thật mong muốn sau tơi công tác UBND huyên Văn Chấn để đem kiến thức học vận dụng vào thực tế để giúp ích cho quan tất người Chính lí nên định lựa chọn vấn đề ‘’Công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn ‘’ làm đề tài cho tiểu luận nghiên cứu khoa học Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư- Lưu trữ UBND huyện Văn Chấn * Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu: 2016-2017 - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn đến, văn đi…tại UBND huyện Văn Chấn Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn cơng tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác - Đánh giá thực trạng Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn thư UBND huyện Văn Chấn Lịch sử vấn đề nghiên cứu Có thể khẳng định cơng tác văn thư hoạt động khó khăn phức tạp đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng lĩnh vực chuyên môn, cách quản ký, xếp văn văn đến Nói đến cơng tác văn thư, có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập vấn đề văn thư không thu hút nhà lãnh đạo mà vấn đề quan tâm nhà khoa học nhà quản lý Một số cơng trình khoa học tiêu biểu cơng tác văn thư nêu sau: Đề tài “Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậc trung học” Chủ nhiệm đề tài: CN Trương Xuân Hồng; Các thành viên tham gia: ThS Dương Mạnh Hùng, CN Ngô Thiếu Hiệu, CN Vũ Côi, CN Nguyễn Hữu Thời Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư” Chủ nhiệm đề tài: ThS Tiết Hồng Nga; Các thành viên tham gia : ThS Lê Văn Năng, ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Thúy Bình, KS Phạm Phú Tứ Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư” Chủ nhiệm đề tài: CN Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS Dương Văn Khảm, PGS.TS Nguyễn Minh Phương, CN Hoàng Minh Cường Đề tài "Nghiên cứu đổi công tác văn thư cải cách hành nhà nước" (2006); Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham gia: ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Lan Anh, CN Nguyễn Thiên Ân, CN Nguyễn Thị Như Thuần Là huyện thuộc vùng Tây Bắc gần thành phố Yên Bái, công tác quản lý văn thư UBND huyện Văn Chấn có tiến bộ, chuyển biến rõ rệt mang hiệu tích cực Thông qua báo cáo hàng năm công tác văn thư địa bàn huyện nói riêng tồn thành phố nói chung Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tơi hồn thành đề tài nghiển cứu “ Cơng tác văn thư UBND huyện Văn Chấn” Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát; khảo sát thực tế Phương pháp thu thập thơng tin gián tiếp: phân tích ,so sánh tổng hợp số liệu; Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; Nguồn thông tin từ mạng Internet; Thông tin từ báo cáo định kỳ Ủy ban nhân dân huyện Văn Chấn Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương: Chương 1: Lý luận chung công tác văn thư khái quát Ủy Ban Nhân Dân huyện Văn Chấn Chương 2: Thực trạng công tác văn thư Uỷ Ban Nhân Dân huyện Văn Chấn Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn Chương LÝ LUẬN VỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN VĂN CHẤN 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1.Một số khái niệm Công tác văn thư khái niệm dung để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Trong từ điển tiếng việt phổ thơng có rõ ’’ Cơng tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ, thảo văn (đối với tài liệu đi) từ tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan" ( viện ngôn ngữ học, từ điển tiếng việt, trung tâm từ điển ngôn ngữ, HN, 1992, tr.1079) Khái niệm có có nghĩa công việc soạn thảo,ký duyệt văn chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… gọi chung công tác văn thư Công tác văn thư quan Đảng, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội bao gồm tồn cơng việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý sử dụng dấu, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội Từ khái niệm ta thấy cơng tác văn thư có mặt hầu hết quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Hoạt động trở thành hoạt động thường xun quan, góp phần khơng nhỏ việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, đạo hiệu hoạt động cấp ủy, quan Đảng, tổ chức trị-xã hội từ trung ương tới địa phương 1.1.2 Vị trí , chức năng, Vai trò, ý nghĩa cơng tác văn thư * Vị trí chức công tác văn thư Được thể điểm: Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội quan UBND Huyện Văn Chấn Giúp cho cán bộ, công chức ủy ban nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu nhà nước Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan ủy ban nhà nước Phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan ủy ban nhà nước quyền địa phương * Vai trò cơng tác văn thư Cơng tác văn thư thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị - xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị - xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phòng * Ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng xác, có suất chất lượng, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ , đồng thời đảm bảo quản lý cơng việc quan hính xác chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu thành tích quan Loại khơng đăng ký bao gồm sách, báo, tư liệu tham khảo Loại phải đăng ký chia thành hai loại: Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan bì văn gửi đích danh người nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn có liên quan đến cơng việc chung quan cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký Loại cán văn thư bóc bì: Bao gồm tất loại bì lại, trừ bì văn có đóng dấu mức độ “Mật” Đối với bì văn mật: Theo hướng dẫn Thơng tư số: 12/2002/TTBCA (A11), ngày 19/9/2002 Bộ Công an việc bóc bì văn mật tiến hành sau: Bóc bì văn cần ý điểm sau đây: Những bì văn có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải kịp thời 2.4 Quản lý , sử dụng dấu Theo quy định Thông tư, trách nhiệm quan, tổ chức sử dụng dấu là: Đăng ký mẫu dấu quan Công an thông báo mẫu dấu với cáccơ quan, tổ chức có liên quan trước sử dụng dấu Kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu UBND huyện dấu quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý UBND huyện Quản lý chặt chẽ dấu trụ sở UBND huyện; có quy định cụ thể quản lý, sử dụng dấu Trường hợp cần sử dụng dấu trụ sở quan phường, tổ chức để giải công việc, phải phép chủ tịch UBND huyện Chỉ giao dấu cho người phân công làm nhiệm vụ văn thư sử dụng đóng vào văn bản, giấy tờ có nội dung, có chữ ký người có thẩm quyền UBND huyện; khơng đóng dấu khống đóng dấu trước ký 23 Phải thông báo cho quan Công an nơi dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bị để tổ chức truy tìm; đồng thời, phải có văn báo cáo việc dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Công an nơi đăng ký mẫu dấu; sau có thơng báo tìm được, phải giao lại dấu cho quan Cơng an để hủy theo quy định Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày định có hiệu lực, người đứng đầu quan, tổ chức chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu, phải giao dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Công an nơi cấp dấu Trường hợp đổi, làm lại dấu nhận dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu sau nộp dấu cũ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Công an đăng ký dấu Một số hạn chế việc quản lý sử dụng dấu Con dấu giao cho nhiều người quản lý Khi giao dấu cho người khác sử dụng không lập biên ghi vào sổ sách theo dõi nên có vấn đề khó quy kết trách nhiệm Con dấu chưa bảo quản nơi quy định, tiềm ẩn nguy bị lợi Đóng dấu khống dụng 2.5 Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ * Lập hồ sơ hành Xác định trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội việc lập hồ sơ hành Nội dung việc lập hồ sơ hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 24 * Nộp hồ sơ vào lưu trữ a) Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu b) Tiếp nhận, hoàn chỉnh xếp hồ sơ, tài liệu - Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, cá nhân lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phát thiếu hồ sơ yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo người có thẩm quyền giải - Hoàn chỉnh hồ sơ lập Mục lục hồ sơ Hồn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa thơng tin bìa hồ sơ cần), đánh số tờ hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc biên mục văn hồ sơ + Đánh số tờ văn bản: Sau văn xếp theo thứ tự hợp lý cần ghi số thứ tự cho tờ văn hồ sơ (dùng bút chì đen máy dập số để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ tới tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản).Yêu cầu việc đánh số tờ cần ghi rõ ràng, xác, số tờ đánh chữ số Ả rập vào góc phải phía tờ tài liệu Khi đánh số cho hồ sơ xong, để sót số tờ tờ sót đánh bổ sung thực đánh số trùng với số tờ trước thêm chữ La tinh theo thứ tự a, b, c sau (ví dụ: có 02 tờ bị bỏ sót khơng đánh số sau tờ số 10 tờ đánh số trùng 10a, 10b) Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi dán nhãn hộp, đưa lên giá c) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức 25 *Tiểu kết Trong chương 2,tôi đề cập tới ’’ Thực trạng cơng tác văn thư UBND huyện Văn Chấn’’Trong phương hướng quản lý đạo UBND huyện Văn Chấn đôi với công tác văn thư,quy trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu, công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ Thông qua thực trạng nêu trên, thấy nắm bắt rõ, xác tình hình cơng tác văn thư UBND huyện Văn Chấn nay.Từ đó, tơi xem xét rút đánh giá, giải pháp,cách khắc phục tiếp tục triển khái vấn đề chương 26 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĂN CHẤN 3.1 Một vài nhận xét công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn 3.1.1 Ưu điểm Công tác văn thư ủy ban nhân dân huyện Văn Chấn quan tâm thực có chuyển biến tích cực: Cơng tác tun truyền, phổ biến Luật Văn thư văn Nhà nước văn thư thực kịp thời, phong phú hình thức nội dung Tổ chức máy văn thư, UBND huyện Văn Chấn kiện toàn, củng cố; biên chế công chức chuyên trách làm công tác quản lý nhà nước văn thư tăng cường Trình độ cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư UBND huyện Văn Chấn có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác văn thư Các cơng văn đi, cơng văn đến đăng kí, chuyển giao kịp thời, địa Công văn ban hành thẩm quyền Cơng văn có độ mật bảo đảm an toàn, quản lý chặt chẽ, quy định Pháp luật hành quản lý văn mật Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ Đặc biệt đầu tư, cải tạo, nâng cấp, Phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu Quản lý sử dụng dấu nghiêm túc, quy chế 3.1.2 Hạn Chế Bên cạnh ưu điểm đạt được, trình triển khai thực thực nhiệm vụ cơng tác văn thư, số tồn tại, hạn chế: Phòng ban UBND huyện Văn Chấn đơi tự soạn thảo văn bản, sai thể thức văn bản, cán văn thư không quản lý Nhận thức số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư,và tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc 27 đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn thư UBND huyện Văn chấn chưa quan tâm trọng mức Việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, thể thức văn chưa thống theo quy định UBND huyện Văn Chấn chưa ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư như: Kế hoạch công tác văn thư; Quy chế công tác văn thư, dẫn đến số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn lúng túng , thiếu khoa học việc tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn chưa bố trí biên chế cơng chức, viên chức chun trách làm cơng tác lưu trữ Do đó, cơng tác lưu trữ quan, đơn vị chưa quan tâm mức, không đảm bảo thực theo quy định hành nên phần làm khó khăn đến công tác văn thư 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư huyện Văn Chấn 3.2.1 Tăng cường chất lượng đội ngũ cán UBND huyện Văn chấn Tính chất, nội dung công việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bố trí làm cơng tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư theo quy định pháp luật Trên thực tế, người cán văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phải đáp ứng yêu cầu sau: - Yêu cầu phẩm chất trị - Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ - Những yêu cầu khác * Yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, có vấn đề có tính chất mật Vì vậy, đòi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị, cụ thể là: - Người cán văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành 28 phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, nơi cán văn thư công tác - Người cán văn thư phải ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, * Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư phải thể hai mặt lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành *Những yêu cầu khác Tính chất nội dung cơng việc đòi hỏi người cán văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội khơng phải có yêu cầu lao động tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, cơng mà đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu đây: Tính bí mật Tính bí mật người cán văn thư phải thể cụ thể: - Có kín đáo - Có ý thức giữ gìn bí mật Tính tỉ mỉ Nội dung cơng việc ngày đòi hỏi phải cụ thể đến chi tiết Vì cán văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải thể nội dung: Tính thận trọng Trước làm việc đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng, đặc biệt việc phát sai sót cán quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cơng tác văn thư; trường hợp nghi ngờ văn giấy tờ giả mạo, nghi vấn việc sử dụng dấu khơng quy định Tính thận trọng giúp cán văn thư có ý kiến chắn, tránh phạm phải sai lầm Tính ngăn nắp, gọn gàng 29 Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn thường trực người cán văn thư Cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, không gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng khơng nhỏ đến công việc Độ tin cậy Cán văn thư người tiếp xúc với văn bản, nắm nội dung hoạt động quan Vì người văn thư ln ln phải thể độ tin cậy Do có nhiều công việc nên lãnh đạo quan tâm kiểm tra hết công việc văn thư Phần lớn lãnh đạo tin tưởng văn thư Vì vậy, cán văn thư phải giữ vững tin tưởng để lãnh đạo yên tâm làm việc Tính nguyên tắc Nội dung nghiệp vụ văn thư phải thực theo chế độ quy định Đảng, Nhà nước quan, trước hết quy định quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị-xã hội như: chế độ bảo vệ bí mật, quy định cơng tác văn thư, lưu trữ, quy định quản lý sử dụng dấu, v.v Dù lúc hoàn cảnh người cán văn thư phải giữ nguyên tắc, không phép thay đổi làm trái quy định Đặc biệt người cán văn thư phải có ý thức khơng có ngoại lệ quy định Tính tế nhị Cơng việc người cán văn thư tạo môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác Vì người cán văn thư phải lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng khơng hài lòng, phân tán thiếu kiên trì, mệt mỏi, xúc cảm, kể thái độ suồng sã kiểu bạn bè đồng nghiệp người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội có việc khẩn cấp phải trả lời yêu cầu người khác nghi ngờ điều cơng việc Thực quy định pháp luật soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, tránh tình trạng văn ban hành sai thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật, quản lý sử dụng dấu an tồn, bảo vệ bí nhà nước công 30 tác văn thư 3.2.2 Nâng cao sở vật chất – kĩ thuật Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ,… theo tiêu chuẩn ngành văn thư Tập trung thực tốt việc chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị, bảo quản, thống kê tài liệu văn thư; chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống bị mối mọt chưa bảo quản, chỉnh lý, bảo đảm tổ chức nguồn nộp lưu phải chỉnh lý, giải xong tài liệu tồn đọng Quan tâm đầu tư kinh phí, phương tiện cần thiết cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng phòng văn thư; tăng cường cơng tác phòng cháy, chữa cháy thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu văn thư; khai thác sử dụng hiệu tài liệu văn thư Phòng Tài – Kê tốn phối hợp với phòng văn thư lập dự tốn kinh phí, trình cấp có thẩm quyền xem xét phân bổ kinh phí thực nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư theo quy định 3.2.3 Ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND Huyện Văn Chấn: Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng khơng giấy hình thành, cơng việc phận văn thư giảm tải để tài liệu thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt ln phải quản lý thống phận văn thư Và để phát huy hết giá trị phần mềm văn – đến phần mềm quản lý tài liệu văn thư UBND huyện Văn Chấn, để nâng cao hiệu việc ứng dụng 02 phần mềm công tác quản lý văn khai thác tài liệu lưu trữ UBND thành phố quan chức cao lãnh đạo cần phải tổ chức thực kết hợp nhiều biện pháp khác nhau: Hoàn thiện hệ thống văn bản, xây dựng kế hoạch thực cụ thể, nâng cao chất lượng đội ngũ cán mua sắm đầy đủ trang thiết bị…, làm 31 cơng việc tức tạo sở vững đảm bảo 02 phần mềm phát huy hết tính năng, vai trò, góp phần nâng cao chất lượng đáp ứng yêu cầu trình phát triển cơng việc UBND huyện Văn Chấn 3.2.4 Xây dựng quy chế công tác văn thư: Ngày 16 tháng năm 2013, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 04/2013/TTBNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức (sau gọi tắt Thông tư) Dựa vào tình hình thực tế sở nội dung công tác văn thư, lưu trữ quy định Thông tư, quan, tổ chức xây dựng, ban hành Quy chế kèm theo Quyết định quan, tổ chức có phụ lục để thực thống Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Thông tư hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; áp dụng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập đoàn kinh tế nhà nước đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) Điều Tổ chức thực Ban hành kèm theo Thông tư Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ, gồm chương, 38 điều Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập đoàn kinh tế nhà nước đơn vị vũ trang nhân dân, Thông tư ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Quy chế ban hành kèm theo Quyết định quan, tổ chức có phụ lục để thực Quy chế có thống Điều Điều khoản thi hành Thông tư bãi bỏ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan Thơng tư có hiệu lực từ ngày 01 tháng năm 2013 Các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp tổ chức kinh tế 32 khác, vận dụng Thông tư để xây dựng Quy chế mẫu riêng cho quan, đơn vị *Tiểu kết Trong chương 3, mạnh dạn đưa nhận xét công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn đồng thời nêu số phương án giải pháp thiết thực phù hợp với điều kiện tình hình thực tế văn phòng UBND huyện Văn Chấn Mong giải pháp góp ích cho phát triển cơng tác văn thư góp phần giúp cho cho công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn hồn thiện có kết tốt địa bàn tỉnh Yên Bái nước 33 KẾT LUẬN Với thời đại khoa học – công nghệ tiên tiến ngày phát triển nay, quan, tổ chức ngày áp dụng nhiều công nghệ thông tin vào phục vụ cho công việc lĩnh vực khác đời sống xã hội Đặc biệt công tác văn thư ngày quan tâm để trợ giúp đắc lực hiệu Cùng với bùng nổ mạng internet làm cho công nghệ thông tin dễ dàng tiếp cận, cơng tác văn thư trở nên đơn giản nhanh chóng Công tác Văn thư UBND huyện Văn Chấn quan đơn vị quan Nhà nước góp phần vào việc cải cách hành đất nước, giúp đất nước ngày lên, phồn thịnh Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, tồn nhiều vấn đề lĩnh vực chưa giải thỏa đáng Nó đòi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình nay, đặc biệt quan tâm cấp quyền việc xây dựng hoàn chỉnh thống văn đạo công tác Nâng cao hiệu công tác Văn thư trở thành nhiệm vụ quan trọng khơng huyện, mà cấp ngành khác Bản thân nhận thấy, sau có chuyến nghiên cứu UBND huyện Văn Chấn, tiếp xúc với cấu máy tình hình hoạt động huyện, gặp gỡ số cán để trao đổi tình hình cơng tác văn thư đây, qua tơi có kiến thức thực tế bổ sung vào nguồn lý thuyết mà học trường Đó thực học bổ ích, có ý nghĩa, góp phần phục vụ tốt cho tơi cơng việc tương lai Kính mong nhận đóng góp chân tình thầy,cơ giáo! 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Phạm Thị Bích Hải, sách Chỉ dẫn phông lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ThS Nguyễn Thị Tâm (2006), đề tài Nghiên cứu đổi cơng tác văn thư cải cách hành nhà nước 3.ThS Nguyễn Thị Tâm (2009), đề tài Nghiên cứu mơ hình quản lý cơng tác văn thư môi trường điện tử CN Trần Quốc Thắng(2010), đề tài Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ - NXB Văn hóa Thơng tin Thơng tư “ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức” Bộ Nội Vụ số 04/2013/TT-BNV Vũ Đình Quyền, Quản trị hành văn phòng,(2005) NXB Thống kê, Hà Nội http.\\www.yenbai.gov.vn 35 PHỤ LỤC Ủy Ban Nhân Dân huyện Văn Chấn 2Giải thủ tục hành phận “một cửa” Văn Chấn mang lại hài lòng cho người dân ... tác văn thư UBND huyện Văn Chấn ‘’ làm đề tài cho tiểu luận nghiên cứu khoa học Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư- Lưu trữ UBND huyện Văn Chấn * Phạm vi nghiên. .. công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn .13 2.1 Tình hình cơng tác văn thư UBND huyện Văn Chấn .13 2.1.1 Quản lý, đạo công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn 13 2.1.2 Tổ chức,biên chế cán văn thư... tác UBND huyện tương lai 11 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĂN CHẤN 2.1 Tình hình cơng tác văn thư UBND huyện Văn Chấn 2.1.1 Quản lý, đạo công tác văn thư UBND huyện Văn Chấn