CÔNG tác văn THƯ của văn PHÒNG bộ NÔNG NGHIỆP và PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀPHÁT TRIỂN NÔNG THÔN, VĂN PHÒNG BỘ VÀ PHÒNG VĂN THƯ LƯU TRỮ 3 1.1. Qúa trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Văn phòng Bộ. 3 1.1.1. Qúa trình phát triển của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 4 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Văn thư – Lưu trữ. 6 Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 9 2.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 9 2.1.1. Quy chế công tác văn thư. 9 2.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư 10 2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.2.1. Các loại văn bản Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành 10 2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 11 2.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 12 2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.3. Quản lý văn bản đi 16 2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày tháng văn bản. 16 2.3.2. Đăng ký văn bản 17 2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 17 2.3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 18 2.3.5. Lưu văn bản đi 18 2.4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 19 2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến 19 2.4.2. Đăng ký văn bản đến 20 2.4.3. Trình chuyển giao văn bản đến 20 2.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 21 2.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 21 2.5.1. Các loại hồ sơ hình thành trong hoạt động của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 21 2.5.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 22 2.5.3. Phương pháp lập hồ sơ 23 2.5.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23 2.6. Quản lý và sử dụng con dấu 23 2.6.1. Các loại dấu 23 2.6.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 24 2.6.3. Bảo quản con dấu 24 2.7. Trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 25 Chương 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIẾN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 26 3.1. Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư áp dụng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 26 3.2. Điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư áp dụng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 26 3.3. Đề xuất kiến nghị 28 3.3.1.Đối với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 28 3.3.2. Đối với Văn phòng Bộ. 29 3.3.3. Đối với bộ môn văn thư của Khoa Văn thư – Lưu trữ trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 30 C. PHẦN KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC 

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnhcủa nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan hành chính nhà nước, cácđơn vị sự nghiệp và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú Mỗi cơquan nhà nước, tổ chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộmáy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên và hội nhập kinh tế, quốc

tế Vì vậy trong bất kì một cơ quan, tổ chức nào văn bản giấy tờ luôn đóng vaitrò quan trọng giữa Nhà nước với nhân dân, giữa cơ quan hành chính này với cơquan hành chính khác Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào bộ phậnVăn thư - Lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả Có thể nói công tác Vănthư - Lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tìnhhình hoạt động chung của cơ quan

Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Vănthư -Lưu trữ, tôi đã được thầy cô, giảng dạy, truyền đạt kiến thức về nghiệp vụcông tác văn thư, đồng thời tôi cũng nắm bắt, hiểu được vai trò, ý nghĩa, tầmquan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức.Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kĩ năng để có thể vận dụng vàothực tiễn công việc, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt kiến tậpcho sinh viên khoa Văn thư - Lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng caotrình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên tiếp cận gần hơn với thực tế, rènluyện thêm ý thức làm việc nghiêm túc, đúng với phương châm của nhà trường.Được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn và Trưởng phòng phòng Văn thư - Lưu trữ, tôi được tiếp nhận về PhòngVăn thư - Lưu trữ kiến tập từ ngày 29/5/2017 đến ngày 18/6/2017 Trong thờigian kiến tập tại đây, tôi tìm hiểu và quan sát được tác phong và nề nếp làm việcchuyên nghiệp của cán bộ, chuyên viên văn thư khi thực hiện công việc và đượcthực hành một số công việc về văn thư mà tôi được giao dưới sự hướng dẫn củacán bộ chuyên viên trong Phòng Đây là môi trường thuận lợi cho tôi tiếp cậnvới thực tiễn, giúp tôi hiểu rõ hơn về nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ tại

Bộ Với kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong thời gian học tập tại

trường, cùng với quá trình tự tìm hiểu, quan sát và trực tiếp thực hiện các côngviệc thực tế ở cơ quan nơi kiến tập tôi mở mang hơn về tầm hiểu biết, nhận thứcđược tầm quan trọng, vị trí và vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của

cơ quan, đồng thời nhận thức và hiểu rõ hơn về vai trò và nhiệm vụ của bản thântrong vị trí là cán bộ văn thư trong các cơ quan, tổ chức sau này

Vì Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủthực hiện chức năng quản lý nhà nước về đa ngành, đa lĩnh vực, là cơ quan lớn,khối lượng công việc nhiều, hàng năm sản sinh ra nhiều văn bản, tài liệu, côngvăn, giấy tờ nên tôi muốn kiến tập tại Phòng Văn thư - Lưu trữ của Văn phòng

Bộ để có thể tìm hiểu kĩ hơn về các khâu nghiệp vụ, để đối chiếu, so sánh giữa

lý luận và thực tiễn về công tác văn thư có điểm gì khác nhau, để nắm bắt, thuthập, tích luỹ được nhiều kiến thức hơn nữa mở rộng tầm hiểu biết của bản thân

Trong thời gian kiến tập gần 1 tháng tại Phòng Văn thư – Lưu trữ, tôi xingửi lời cảm ơn đến toàn thể Lãnh đạo Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,Phòng Văn thư – Lư trữ, đặc biệt là sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của BácNguyễn Hồng Tiến – Trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ, Chú Nguyễn Bá Dụ -Phó trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ, chuyên viên văn thư trực tiếp hướng dẫnkiến tập Chị Nguyễn Hồng Liên đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành đợt kiếntập này Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế Vì vậyban đầu không tránh khỏi những bỡ ngỡ, còn gặp phải sai sót cần sửa chữa, rútkinh nghiệm Chính vì vậy, để báo cáo kiến tập được hoàn thiện hơn, tôi rấtmong nhận được sự đóng góp, bổ sung, sửa chữa quý báu của các cán bộ, côngchức trong Phòng Văn thư – Lưu trữ; các thầy, cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ

để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn

Một lần nữa tôi xin trân trọng cảm ơn!

PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ

PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN, VĂN PHÒNG BỘ VÀ PHÒNG VĂN THƯ

-LƯU TRỮ 1.1 Qúa trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Văn phòng Bộ.

1.1.1 Qúa trình phát triển của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính Phủ đượcthành lập theo Nghị quyết của Kỳ họp thứ VIII Quốc hội khóa IX (Tháng 10/1995) trên cơ sở hợp nhất 3 Bộ: Nông nghiệp và Công nghệ thực phẩm, Lâmnghiệp và Thủy lợi Là cơ quan có quá trình phát triển và lịch sử hình thành lâudài có địa bàn hoạt động rộng trên phạm vi cả nước và quản lý đa ngành đa lĩnhvực

Sau Cách mạng tháng 8/1945, ngày 14/11/1945 , Bộ Canh nông ra đời đápứng các yêu cầu về quản lý chỉ đạo sản xuất nông nghiệp Năm 1961, Bộ Canhnông được tách thành hai Bộ là Bộ Nông nghiệp và Bộ Nông trường Bộ Nôngnghiệp được được thành lập trên cơ sở quyết định của Hội đồng Chính phủ

Kế thừa và phát huy thành tựu 10 năm đổi mới tổ chức các cơ quan hànhchính nhà nước, Chính phủ đã có định hướng chuyển từ Bộ quản lý đơn ngànhsang mô hình Bộ quản lý Nhà nước đa ngành, đa lĩnh vực có chức năng gầngiống nhau, giảm bớt sự chồng chéo, chia cắt giữa các Bộ để nâng cao hiệu lựcquản lý Nhầ nước trong các lĩnh vực Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy lợi vàphát triển nông thôn

Từ ngày 3/10 – 28/10/1995, tại kỳ họp thứ 8 của Quốc hội khóa 9 thôngqua Nghị định về việc thành lập Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trên cơ

sở hợp nhất 3 Bộ: Lâm nghiệp, Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm vàThủy lợi

Ngày 01/11/1995, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 73-CP về chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn

Ngày 31/7/2007, Quốc hội đã thông qua Nghị quyết về việc hợp nhất BộThủy sản vào Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thành Bộ Nông nghiệp vàPhát triển nông thôn.

Để Bộ quản lý, tổ chức hoạt động tốt các ngành, các lĩnh vực của Bộ,Chính phủ đã ban hành Nghị định số 15/2017/NĐ-CP ngày 17/02/2017 Quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp vàPhát triển nông thôn

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

* Về chức năng

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ thựchiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâmnghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi, phòng, chống thiên tai, phát triển nôngthôn…

* Về nhiệm vụ, quyền hạn

Bên cạnh những chức năng trên Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông cònthực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được quy định tại Nghị định số123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và nhữngnhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:

- Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự ánpháp lệnh, dự thảo Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo Nghịđịnh của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch

- Thực hiện các nhiệm vụ quản lý 30 lĩnh vực khác nhau như: Trồng trọt

và bảo vệ thực vật; chăn nuôi và thú y; thủy sản; diêm nghiệp; lâm nghiệp; thủylợi; phòng, chống thiên tai ; phát triển nông thôn…

* Về cơ cấu tổ chức

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có cơ cấu tổ chức rõ ràng gồm: 7

Vụ (Vụ Kế hoạch, Vụ Tài chính, Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường, VụHợp tác quốc tế, Vụ Pháp chế,Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Quản lý doanh nghiệp);

01 Văn phòng Bộ; 01 Thanh tra Bộ; 8 Cục (Cục Trồng trọt, Cục Bảo vệ thực vật;Cục Chăn nuôi, Cục Thú y, Cục Quản lý xây dựng công trình, Cục Kinh tế hợptác và Phát triển nông thôn; Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản và thủy sản;Cục Chế biến và Phát triển thị trường Nông sản); 04 Tổng Cục (Tổng Cục Lâmnghiệp, Tổng Cục Thủy sản, Tổng Cục Thủy lợi, Tổng Cục Phòng, chống thiêntai); 01 Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn; 02Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Iⅈ 01 Trungtâm Tin học và Thống kê; 01 Báo Nông nghiệp Việt Nam; 01 Tạp chí Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn.

Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của Bộ rất rõ ràng, rành mạch; chức năng,nhiệm vụ không đan xen, chồng chéo, không gây ảnh hưởng đến hiệu quả côngviệc mà cụ thể, chi tiết, mỗi đơn vị, cơ quan, bộ phận phụ trách, đảm nhiệmnhững công việc nhất định, thuộc phạm vi, lĩnh vực được chỉ định, giao phó gópphần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác và đạt được hiệu quả cao

Trong đó phải nói đến Văn phòng Bộ - Một tổ chức thuộc bộ Nông nghiệp

và phát triển Nông thôn có chức năng tham mưu, tổng hợp về chương trình, kếhoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theodõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình,kếhoạch công tác của Bộ

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ

* Chức năng của Văn phòng Bộ:

Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sởvật chất – kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiệnlàm việc phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ

Văn phòng Bộ có con dấu riêng, được mở tài khoản theo quy định củapháp luật

* Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ:

- Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếpkhách, các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận, giaonhiệm vụ của lãnh đạo Bộ

- Xây dựng, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch côngtác của Bộ, của Lãnh đạo Bộ.

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, công chức, viên chức và người laođộng của Văn phòng Bộ; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ chính sáchkhác của Bộ

* Bên cạnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Bộ cũng có cơcấu tổ chức rõ ràng, cụ thể như sau:

- Lãnh đạo Văn phòng Bộ gồm: Chánh Văn phòng Bộ và các Phó ChánhVăn phòng Bộ do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định Trong đó,Chánh Văn phòng Bộ điều hành hoạt động của Văn phòng Bộ, chịu trách nhiệmtrước Bộ trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Bộ; bốtrí công chức, viên chức và người lao động phù hợp với nhiệm vụ được giao và

đề án vị trí làm việc đã được phê duyệt Phó Chánh Văn phòng Bộ giúp ChánhVăn phòng Bộ theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác theo phân công của ChánhVăm phòng Bộ và chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ dược phân công

- Văn phòng Bộ bao gồm 10 tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ đó là: PhòngHành chính; Phòng Tổng hợp; Phòng Văn thư – Lưu trữ; Phòng Truyền thông;Phòng Tin học; Phòng Kế toán; Phòng Quản trị và Y tế; Phòng Bảo vệ; Đoàn xe

và Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Văn thư – Lưu trữ.

Căn cứ Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/3/2017 của Bộtrưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Trên cơ sở đó, Văn phòng Bộ đãban hành Quyết định số 219/QĐ-VP ngày 05/5/2017 quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Văn thư – Lưu trữ

* Về chức năng

Phòng Văn thư – Lưu trữ là đơn vị thuộc Văn phòng Bộ, có chức nănggiúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác văn thư,lưu trữ của các vụ, văn phòng, thanh tra, cục, tổng cục, và các tổ chức tương

đương, các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ và thực hiện công tác văn thư,lưu trữ của Bộ, của Văn phòng Bộ.

* Về nhiệm vụ, quyền hạn

Phòng Văn thư – Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn sau:

- Xây dựng, trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trũ

- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật

và của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức,viên chức của Bộ; Thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ và báocáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyđịnh

Không những thế, Phòng Văn thư – Lưu trữ còn thực hiện các quy trìnhnghiệp vụ về công tác Văn thư như sau:

- Về công tác văn thư:

+ Quản lý văn bản đi, văn bản đến

+ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản

+ Quản lý sử dụng con dấu của Bộ, Văn phòng Bộ và các loại con dấukhác được giao

+ Tiếp nhận và chuyển văn bản, tài liệu qua Fax theo quy định

+ Hướng dẫn công tác lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan

+ Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư

phận Văn thư thuộc Phòng Hành chính gồm có: 09 công chức (01 trường hợpbiệt phái từ đơn vị khác đến), trong đó: 01 lãnh đạo phòng phụ trách có trình độThạc sỹ; 03 công chức có trình độ Đại học đúng chuyên ngành (Cử nhân Lưu trữhọc và Quản trị Văn phòng; Cử nhân Hành chính); 01 công chức có trình độ Caođẳng (Trường Cao đẳng Nội vụ); 02 công chức có trình độ đại học khác (đã quakhóa đào tạo ngắn hạn về công tác văn thư, lưu trữ); và 02 công chức đào tạongắn hạn nghiệp vụ Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng bao gồm 4 công chức đều

có trình độ Đại học chuyên ngành Lưu trữ tham mưu cho Chánh Văn phòng thựchiện chức năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ của Bộ đồngthời thực hiện công tác lưu trữ của Văn phòng

Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

2.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

2.1.1 Quy chế công tác văn thư.

- Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã ban hành quy chế tiếp nhận,

xử lý và quản lý văn bản (Ban hành kèm theo Quyết định số 484/QĐ-BNN-VPngày 12 tháng 03 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn)

- Quy chế gồm 06 chương:

Chương I: Quy định chung

Chương II: Tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản đến

Chương III: Quản lý văn bản đi

Chương IV: Quản lý và lưu văn bản

Chương V: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản

Chương VI: Những quy định khác

Công tác văn thư ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn bao gồmnhững hoạt động nghiệp vụ như: tiếp nhận, chuyển giao, xử lý văn bản, thông tinđến; soạn thảo, góp ý kiến, trình ký, ký, phát hành, tổ chức quản lý văn bản, giảiquyết văn bản; quản lý con dấu; lập hồ sơ công việc nhằm phục vụ nhanh, chínhxác cho công tác quản lý Nhà nước và các hoạt động của Bộ Mọi hoạt độngnghiệp vụ của công tác văn thư chịu sự điều chỉnh và thực hiện của quy chế này

Việc ban hành quy chế công tác văn thư là rất cần thiết, có ý nghĩa rất lớnđối với hoạt động của Phòng Văn thư – Lưu trữ nói chung và Văn phòng Bộ nóiriêng Quy chế này giúp cho việc tổ chức, thực hiện các khâu nghiệp vụ côngviệc nhanh chóng, chính xác đúng trình tự, đúng quy định, nguyên tắc; góp phầntiết kiệm thời gian, công sức; đồng thời góp phần giữ gìn bí mật, cung cấpnhững tài liệu thông tin có giá trị phục vụ lãnh đạo, hoạt động của cơ quan; làtiền đề lưu trữ văn bản theo quy định của pháp luật

2.1.2 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã dự thảo thông qua, ban hành

và thực hiện một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư nhưsau:

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/10/2011 của Bộ Nội vụ về hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trườngmạng

- Quyết định số 2829/QĐ-BNN-VP ngày 29/11/2013 V/v Ban hành Quychế quản lý, sử dụng Văn phòng điện tử dùng chung của cơ quan Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn

- Quyết định số 202/QĐ-VP ngày 20/4/2015 Ban hành Danh mục hồ sơ,tài liệu của các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn

- Quyết định số 18/QĐ-VP ngày 9/01/2009 của Chánh Văn phòng Bộ Banhành Danh mục hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ Nông nghiệp

2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1 Các loại văn bản Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành

Do đặc thù công việc là công tác văn thư vì vậy hàng ngày Bộ tiếp nhận

và phát hành một số lượng lớn các loại văn bản như: Nghị quyết, Nghị định,Quyết định, Công văn, Báo cáo,…Vì vậy các loại văn bản Bộ thường ban hànhgồm:

Văn bản không có tên loại: Công văn (Công văn hướng dẫn, công văn giảithích, công văn đôn đốc nhắc nhở, Công văn đề nghị yêu cầu, Công văn giaodịch, Công văn phúc đáp …)

Văn bản có tên gọi: Quyết định, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề

án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giớithiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo,phiếu trình…)

2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Thẩm quyền ký các văn bản của Bộ trưởng và Thứ trưởng được quy địnhtại Điều 7, Quy chế làm việc của Bộ như sau:

- Bộ trưởng có thẩm quyền ký mọi văn bản hành chính của Bộ Bộ trưởngphân công Thứ trưởng và ủy quyền cho Thủ trưởng các đơn vị ký một số loạivăn bản

- Thẩm quyền ký văn bản của Thứ trưởng: Thứ trưởng ký thay Bộ trưởngcác văn bản: Quyết định cá biệt; Quyết định phê duyệt dự án đầu tư theo quyđịnh

- Vụ trưởng trực thuộc Bộ được ký thừa lệnh (Tl) Bộ trưởng các văn bảnhành chính (công văn, thông báo, báo cáo)

- Chánh thanh tra Bộ, Chánh Văn phòng Bộ được ký thừa ủy quyền(TUQ) hoặc (TL) của Bộ trưởng các văn bản hành chính về chuyên môn, nghiệp

vụ thuộc lĩnh vực

- Tổng Cục trưởng, Cục trưởng trực thuộc Bộ được Bộ trưởng ủy quyền

ký thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản theo quyết định riêng của Bộ trưởng vàkhông được ủy quyền lại

- Văn bản có đủ điều kiện, Lãnh đạo Bộ ký vào bản dự thảo và bản ký banhành Trường hợp văn bản chưa đủ điều kiện, Lãnh đạo Bộ ghi rõ ý kiến vào

“Phiếu trình văn bản” hoặc trong “bản dự thảo” để trả lại đơn vị soạn thảo hoàn

chỉnh và ký lại.

 Vì Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có cơ cấu tổ chức rõ ràng, chứcnăng, nhiệm vụ không đan xen, chồng chéo nên việc phân định thẩm quyền banhành các loại văn bản là rất quan trọng, trên cơ sở đó việc ban hành văn bảncũng được tiến hành nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện hơn tạo điều kiện thuậnlợi cho việc giải quyết văn bản

2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Bộ gồm

Ký hiệu của văn bản:

+) Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bảntheo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặcchức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướngChính phủ) ban hành văn bản

+) Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặcchức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng,ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có)

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn bảnphải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối vớinhững số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

* Kỹ thuật trình bày

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùngmột dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4; địa danh và ngày, tháng, năm đượcđặt canh giữa dưới Quốc hiệu

5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Bố cục của văn bản: Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phầncăn cứ pháp lý để ban hành.

Chức vụ của người ký: Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạochính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộtrưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch…

8 Dấu của cơ quan, tổ chức

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 vàKhoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóngdấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo đượcthực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

9 Nơi nhận

* Thể thức

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận vănbản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giámsát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu Nơi nhận phải được xácđịnh cụ thể trong văn bản

* Kỹ thuật trình bày

Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bảnđược trình bày bằng chữ in thường; Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòngriêng; Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng

 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật được thựchiện theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật vàhướng dẫn của Bộ Tư pháp tại (Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011

về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Bộtrưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch)

 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiệntheo quy định của pháp luật về văn bản hành chính và hướng dẫn của Bộ Nội vụtại (Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/10/2011 của Bộ Nội vụ về hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính)

2.2.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Thủ trưởng đơn vị soạn thảo giao nhiệm vụ cụ thể cho một công chứchoặc một nhóm công chức (trong đó có người chịu trách nhiệm chính) soạn thảotheo đúng kế hoạch, nội dung, thời gian

Tổ chức thảo luận trong tập thể lãnh đạo đơn vị đối với những văn bản cóliên quan đến chính sách, chiến lược, kế hoạch dài hạn, chương trình, dự án cấpNhà nước và cấp Bộ;

Tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan đối với những loại văn bảnsau:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Đề án, dự án, chương trình;

- Văn bản Lãnh đạo Bộ yêu cầu;

- Văn bản đơn vị soạn thảo thấy cần thiết;

- Tổng hợp, giải trình việc tiếp thu các ý kiến tham gia;

- Đề nghị mức độ mật, khẩn, phạm vi lưu hành của văn bản;

- Chỉ đạo hoàn chỉnh dự thảo, hồ sơ trình ký, ký trình lãnh đạo Bộ;

* Người soạn thảo có trách nhiệm:

- Soạn thảo văn bản theo đúng yêu cầu nội dung, thời hạn, thể thức và kỹthuật trình bày văn bản;

- Đề xuất mức độ mật, khẩn của văn bản;

- Lấy ý kiến của các đơn vị liên quan theo quy định hoặc theo yêu cầu củathủ trưởng đơn vị;

- Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị về nội dung chuyên môn đượcgiao, tính pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

2.3 Quản lý văn bản đi

2.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày tháng văn bản.

Tất cả các văn bản đi của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phảiđược đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra

về nội dung và hình thức trước khi gửi đi

Trình tự quản lý văn bản đi của bộ phận văn thư văn phòng Bộ được tuânthủ theo các quy định của Chính phủ, của Bộ và Hướng dẫn nghiệp vụ quản lývăn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN của Cục Văn thư lưu trữ nhà nướcngày 18/7/2005