Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.pdf

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Ngày với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mơ lớn nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Cùng với phát triển giới xu hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, đất nước ta đổi bước vào thời kì cơng nghiệp hóa, đại hóa; vừa xây dựng sở vật chất kĩ thuật, vừa phát triển kinh tế đất nước ta đạt thành to lớn, điều khích lệ, động viên doanh nghiệp ổn định sản xuất Khi Việt Nam thức trở thành thành viên Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) mở tương lai cho doanh nghiệp nước, giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường đem lại không thách thức cho kinh tế nước nhà, địi hỏi doanh nghiệp phải nhanh nhạy nắm bắt hội đầu tư tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp Ngành đóng tàu đóng vai trò quan trọng nghiệp phát triển thương mại, tạo điều kiện cho hàng hoá vận chuyển an tồn, nhanh chóng Nhận thức lợi vị trí địa lý Thành phố thành phố Cảng công nghiệp đại, đô thị trung tâm cấp quốc gia, đầu mối giao thông quan trọng cửa biển tỉnh phía Bắc, có cảng nước sâu (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép); cực tăng trưởng quan trọng vùng kinh tế động lực phía Bắc; trọng điểm phát triển kinh tế biển; trung tâm công nghiệp, thương mại lớn nước trung tâm dịch vụ, du lịch, thuỷ sản, giáo dục y tế vùng duyên hải Bắc Bộ; pháo đài bất khả xâm phạm quốc phòng - an ninh ngành đóng tàu dần bước đổi theo kịp đà phát triển ngành cơng nghiệp khác, đóng góp phần không nhỏ phát triển kinh tế quốc gia Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 ba thành viên trực thuộc Công ty cổ phẩn vận tải thuỷ 4, đơn vị có bề dày kinh nghiệm, Xí nghiệp ln phấn đấu hồn thành đạt vượt mức tiêu Công ty đề ra, dần khẳng định với Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 đơn vị khác Công ty, có thành cơng khơng thể khơng nhắc tới vai trò to lớn phận văn phịng Xí nghiệp Văn phịng phận khơng thể thiếu tất quan Nhà nước tổ chức sản xuất kinh doanh Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phịng ln có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đến, văn văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần văn phòng có liên quan trực tiếp đến phận, phịng ban đơn vị khác quan Tổ chức tốt cơng tác văn phịng giúp lãnh đạo quản lý, điều hành có hiệu hoạt động giúp tổ chức hướng ngày phát triển Văn phòng coi quan đầu não hoạt động, bao quát, điều hành tất việc cơng tác thơng tin, xây dựng chương trình làm việc, công tác văn thư lưu trữ, tổ chức họp hội nghị Qua thời gian thực tập, học hỏi nghiên cứu Xí nghiệp sửa chữa tàu em nhận thấy văn phịng có vị trí quan trọng hoạt động kinh doanh tồn Xí nghiệp Xuất phát từ tầm quan trọng văn phịng quan thực trạng cơng tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 em xin chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” nhằm nghiên cứu lý luận văn phịng phân tích hoạt động văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 để tìm ưu điểm, hạn chế đưa đề xuất nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng đơn vị Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu: Đề tài khóa luận nhằm đạt mục đích sau: - Tìm hiểu vấn đề văn phịng cơng tác văn phịng - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, thấy rõ ưu điểm, hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải Xí nghiệp Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu: Đối tượng phạm vi nghiên cứu khóa luận lý thuyết văn phịng thực tiễn hoạt động văn phịng Xí nghiệp, cụ thể: Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 - Nghiên cứu trình hình thành phát triển Xí nghiệp - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Xí nghiệp đặc biệt văn phịng Xí nghiệp - Thực trạng hoạt động văn phịng Xí nghiệp như: cơng tác thơng tin, cơng tác văn thư lưu trữ, công tác hậu cần - Đánh giá hiệu hoạt động Xí nghiệp ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế Từ đưa số kiến nghị nhằm hồn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 4.Phƣơng pháp nghiên cứu: Khóa luận có sử dụng số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp điều tra quan sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp so sánh đối chiếu Khóa luận tốt nghiệp ngồi Lời mở đầu, kết luận, phụ lục tài liệu tham khảo, bố cục khóa luận chia thành chương: Chƣơng 1: Những vấn đề văn phịng cơng tác văn phịng Chƣơng 2: Thực trạng cơng tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Chƣơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 CHƢƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Một số quan niệm văn phòng 1.1.1 Sự tồn tất yếu khách quan văn phịng Bất kì quan, tổ chức có phận văn phịng Với quan lớn, văn phịng tổ chức nhiều phận, phòng ban, đơn vị với đội ngũ nhân viên đủ để thực tất công việc cần thiết Với quan nhỏ hoạt động văn phịng mang tính nhất, đơn giản phận văn phòng tổ chức gọn nhẹ cán văn phịng phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc Ở quan lớn thành lập văn phịng, quan nhỏ có phịng Hành ghép phịng Hành với phịng Tổ chức phịng Tổ chức sản xuất kinh doanh, cần người đảm đương tất công việc văn phịng Tất điều nói lên văn phòng thiết lập xuất phát từ nhu cầu khách quan công việc quan, tổ chức quy định Nhưng tuỳ theo tính chất, quy mơ, trình độ, chế hoạt động tổ chức mà văn phịng thành lập theo hình thức khác cho phù hợp 1.1.2 Khái niệm văn phòng Nếu tiếp cận văn phịng theo phương diện tổ chức văn phòng thực thể tồn để thực việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành nhà quản trị Nếu tiếp cận văn phịng theo hướng chức văn phịng thực thể tồn để thực chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho quan, tổ chức Nghiên cứu theo góc độ thực tế người ta quan niệm : văn phòng phòng làm việc nhà lãnh đạo Văn phòng trụ sở làm việc quan, tổ chức, địa điểm cán công chức hàng ngày đến để thực thi cơng việc Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Tóm lại: Văn phịng thực thể tồn khách quan tổ chức, máy điều hành tổng hợp quan, nơi thu thập xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý nhà lãnh đạo, nơi chăm lo vấn đề hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan thông suốt hiệu 1.2 Vị trí, vai trị văn phịng 1.2.1 Vị trí văn phịng - Văn phịng cửa ngõ quan, tổ chức văn phịng ln ln có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đến, văn đi, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến phận, phòng ban, đơn vị khác tổ chức - Văn phòng phận gần gũi ln có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo hoạt động tổ chức Bởi văn phịng có nhiệm vụ trợ giúp cho nhà quản lý công tác thông tin điều hành cung cấp điều kiện kỹ thật phục vụ cho nhà quản lý điều hành văn phòng - Văn phòng thể trung gian thực việc ghép nối mối quan hệ quản lý, điều hành theo yêu cầu người đứng đầu tổ chức Do văn phịng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan Văn phòng giữ vai trò cầu nối quan cấp trên, quan ngang cấp, quan cấp với quan - Khác với phận khác thu nhận xử lý, văn phịng khơng quản lý cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo mà cung cấp điều kiện vật chất, phương tiện, kỹ thuật cho trình quản lý nên hoạt động văn phòng phải gắn liền với hoạt động quản trị tổ chức Với vị trí văn phịng xem trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành cấp, phận tổ chức 1.2.2 Vai trò văn phòng - Văn phòng trung tâm thực trình quản lý, điều hành quan tổ chức Bởi định, thị thủ trưởng phải thông qua văn Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 phịng để chuyển giao đến phòng ban, đơn vị khác Văn phịng phải theo dõi đơn đốc, nhắc nhở việc thực định đạo lãnh đạo quan - Văn phòng nơi tiếp nhận tất mối quan hệ, mối quan hệ tổ chức khác vào quan Văn phịng coi cổng gác thơng tin quan, tổ chức thơng tin đến quan phận văn phòng Từ nguồn thơng tin tiếp nhận được, văn phịng phân loại thơng tin theo kiểu thích hợp để chuyển phát lưu giữ - Văn phòng máy giúp việc nhà lãnh đạo - Văn phòng trung tâm khâu nối hoạt động tổ chức, điều hành - Văn phòng cầu nối chủ thể quản lý với đối tượng ngồi tổ chức - Văn phịng nơi cung cấp dịch vụ tổng hợp cho hoạt động tất phịng ban, đơn vị nói chung nhà lãnh đạo nói riêng 1.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Với loại quan, tổ chức văn phịng có đặc điểm riêng, từ hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tương ứng Tại quan, tổ chức nhiệm vụ văn phịng nhằm hồn thành tốt tất công việc mà lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho quan, tổ chức đạt mục đích mục tiêu 1.3.1 Chức văn phòng - Chức tham mưu tổng hợp : hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo định cách đắn kịp thời mang lại hiệu tối ưu cho hoạt động quản lý - Chức tham mưu tổng hợp hai công việc riêng lẻ lại nhằm vào mục đích thống trợ giúp cho lãnh đạo có sở khoa học để lựa chọn định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động tổ chức Nội dung công tác tham mưu rõ hoạt động tham vấn cơng tác văn phịng; cịn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều khía cạnh thống kê, xử lý Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 thơng tin liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất hai nội dung nhằm mục tiêu chung hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý thủ trưởng quan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý không tránh khỏi phiến diện, chủ quan thiếu khoa học xác Ta biết hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, có yếu tố chủ quan (thuộc người thủ trưởng), muốn có định đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án phán kịp thời đắn Hoạt động cần thiết tỏ hữu hiệu vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gị bó) tính chun sâu trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh thực tế) để lựa chọn định tối ưu Đây nội dung tham mưu cơng việc văn phịng Nhưng mặt khác, kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược lĩnh vực nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập Những thông tin cần phải sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ sử dụng theo yêu cầu người quản lý lĩnh vực cụ thể Hoạt động thuộc nội dung công tác tổng hợp hoạt động văn phòng Như hai nội dung tham mưu tổng hợp hoạt động văn phịng hai cơng việc nhằm mục đích thống trợ giúp cho thủ trưởng quan, đơn vị có sở khoa học để lựa chọn định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động quan - Chức hậu cần : trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phòng ban, chức khác quan để thực hoạt động dự án chuyên biệt Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài Các điều kiện phương tiện Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 phải quản lý, xếp, phân phối không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu hoạt động quan Nội dung công việc thuộc chức hậu cần văn phịng Đây hoạt động mang tính đặc thù cơng tác văn phịng, có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan, đơn vị Muốn hoạt động phải có nguyên liệu, vật liệu phương tiện nguồn tài chính, song hiệu hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng yếu tố tổ chức văn phòng Chi phí thấp để đạt hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phịng 1.3.2 Nhiệm vụ văn phòng Từ chức chung thực thể, người ta phân thành chức cụ thể, chi tiết Những chức cụ thể gắn với điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, nội dung cụ thể nên gọi nhiệm vụ Theo chức nêu văn phịng xác định nhiệm vụ phải làm theo chức Chẳng hạn, với chức tham mưu có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay đột xuất Trong tham mưu lại có tham mưu chiến lược kinh doanh, sách tiếp thị, cung ứng vật tư, tuyển dụng lao động văn phịng cơng ty kinh doanh Đó nhiệm vụ cụ thể hoạt động ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải thực chức tham mưu Tương tự với chức tổng hợp, hậu cần Với cách tiếp cận đây, đề cập đến số nhiệm vụ cụ thể văn phòng sau: - Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan đơn vị Mọi hoạt động muốn sinh vận hành vào sống phải tuân theo quy định tổ chức, chế hoạt động điều kiện để trì hoạt động Nhưng điều kiện có khơng giống quan, đơn vị, tính chất hoạt động, vai trò chức khác nên tổ chức cần nội quy, quy chế hoạt động riêng Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hồn chỉnh cho dự thảo, thơng qua lãnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 động quan thuộc công tác văn phòng Đây nhiệm vụ quan trọng mà văn phòng phải thực quan tổ chức vào hoạt động - Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch hoạt động quan, đơn vị Các đơn vị có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển Bản chiến lược dự định cho thời gian dài từ 10 đến 20 năm, mục tiêu, biện pháp cụ thể thời kỳ hoạt động như: năm, năm ,1 năm, quý tháng, tuần, ngày,… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể Kế hoạch hoạt động đơn vị kinh doanh loại mà có nhiều loại khác như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính,… Mỗi loại kế hoạch giao cho phận chuyên trách xây dựng đạo thực Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động phải biết khâu nối kế hoạch thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để phận khớp nối với nhau, hỗ trợ hoạt động Kế hoạch tổng thể văn phòng, phận tham mưu dự thảo đôn đốc phận khác đơn vị triển khai thực Căn vào chiến lược phát triển, văn phòng xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho năm, quý, tháng, tuần, ngày cho quan phận Trên sở kế hoạch, chương trình mà phận đạo hồn thành nhiệm vụ để sản phẩm, dịch vụ với chất lượng tốt, giá thành hạ Cũng qua việc đạo thực chương trình, kế hoạch chung đơn vị mà phận quan, đơn vị liên hệ phối hợp mật thiết hơn, đồng - Thu thập, xử lý, sử dụng thông tin Hoạt động đơn vị, quan cần phải có yếu tố thông tin Thông tin bao gồm: thơng tin kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, hành chính, mơi trường… Những thơng tin xi, thơng tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo… Thông tin nguồn, để người lãnh đạo, người quản lý đưa định sáng suốt, kịp thời hiệu Người lãnh đạo tự thu thập, xử lý thông tin mà cần phải có người trợ giúp lĩnh vực văn phòng Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Văn phịng coi chư “cổng gác thơng tin” quan tất thơng tin đến hay thu thập, xử lý, chuyển phát văn phịng Từ thơng tin tiếp nhận (bên ngồi nội bộ) văn phịng phân loại thơng tin theo kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ Đây hoạt động tổ chức văn phòng phải tuân theo quy định nghiêm ngặt văn thư – lưu trữ thu nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin Nếu thông tin thu nhập đầy đủ, kịp thời, xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý ban lãnh đạo có định khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý ban lãnh đạo có định hữu hiệu, không định họ không hiệu quả, ảnh hưởng xấu đến mục tiêu đơn vị - Trợ giúp lãnh đạo văn Văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện nay, nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện quản lý, điều hành hoạt động Do tính năng, tác dụng lớn nên sử dụng văn để điều chỉnh mối quan hệ chủ thể với đối tượng bị quản lý kinh tế, trị, xã hội… phải tuân thủ quy định cách chặt chẽ việc lưu trữ lưu hành văn Hiện nay, nước ta có luật ban hành văn quy phạm pháp luật để điều chỉnh phát sinh liên quan đến văn quan Nhà nước có thẩm quyền Căn vào Luật, Chính phủ, bộ, ngành ban hành số văn quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế, xã hội đơn vị, tổ chức hợp đồng kinh tế, hợp động nhân sự… Văn luật văn pháp quy để quan, đơn vị ban hành văn nội điều lệ, nội quy, quy chế, định hành quản lý thường nhật Để ban hành văn có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, thẩm quyền có tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo quan, đơn vị Bộ phận phải nắm bắt thông tin đầu vào, phân loại xử lý thông tin, biết sử dụng chuyển phát thông tin Đó văn phịng Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 10 ... Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Chƣơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu cơng tác văn. .. Xí nghiệp Xuất phát từ tầm quan trọng văn phòng quan thực trạng cơng tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 em xin chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng Xí nghiệp sửa. .. luận lý thuyết văn phòng thực tiễn hoạt động văn phòng Xí nghiệp, cụ thể: Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 - Nghiên