Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái.doc

Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái.

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

1 Tính cấp thiết của đề tài 4

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 4

3 Đối tượng nghiên cứu 5

4 Phương pháp nghiên cứu 5

5 Kết cấu của khoá luận 6

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 7

1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phòng 7

1.1.1 Khái niệm văn phòng 7

1.1.2 Chức năng của văn phòng 8

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 10

1.1.4 Vai trò của văn phòng 16

1.2 Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng 17

1.2.1.Khái niệm quản trị văn phòng 17

1.2.2 Các nội dung của quản trị văn phòng 16

1.2.3 Mục tiêu của quản trị văn phòng 20

1.2.4.Vai trò của quản trị văn phòng 20

1.2.5.Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị văn phòng 22

CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 27

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 27

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 27

2.1.2 Mục đích hoạt động và trách nhiệm của Công ty 27

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 29

2.1 4 Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 32

2.1.5 Mèi quan hÖ cña c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan 36

2.1.6 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 36

2.2 Thực tiễn công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 37

2.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng trong công ty 37

2.2.2 Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phòng công ty 39

2.2.3 Trang thiết bị văn phòng 44

2.2.4 Nội dung công tác quản trị văn phòng 46

1.Xây dựng chương trình kế hoạch công tác 46

2 Bố trí, sắp xếp nơi làm việc cho các phòng, cán bộ nhân viên toàn công ty493 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị văn phòng 51

4 Phân công phối hợp trong công việc giữa nhân viên trong bộ phận văn

phòng và giữa các phòng ban 52

5 Quản lý chi phí của công tác văn phòng 53

6 Quản trị cơ sở vật chất 53

7 Công tác quản lý nhân sự 56

8 Quản lý con dấu và giấy tờ pháp lý của cơ quan 57

9 Quy trình quản l ý bản đến, văn bản đi 59

2.2.5 Đánh giá chung trong quá trình hoạt động của phòng hành chính 65

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 68

3.1 Nâng cao chất lượng nhân sự 68

3.1.1 Đối với người lãnh đạo 68

3.1.2 Đối với nhân viên văn phòng 70

3.1.3 Quản trị nhân sự kết hợp khoa học và nghệ thuật 71

3.2 Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng 74

3.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty 74

3.4 Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý 75

KẾT LUẬN 77

TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Hình 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty30Hình 2: Quy trình sản xuất kinh doanh32Hình 3:Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 34

Hình 4:Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của doanh nghiệp 35

Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp 38

Hình6 : Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng tháng 3/2008 45Hình 7 :Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến 61

LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài

Bước sang thế kỷ 21, đất nuớc ta có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt hiện nay Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh hiệu quả các doanh nghiệp cần đề ra hàng loạt các chiến lược và chính sách khác nhau Chính vì vậy một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề không thể thiếu bộ phận văn phòng đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công ty, văn phòng là cửa ngõ của mọi cơ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ của các nhà quản trị Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng, cần thiết bộ phận văn phòng cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị của nhà quản lý.

Tuy nhiên để bộ phận văn phòng hoạt động có hiệu quả thực sự là cánh tay đắc lực của nhà quản lý đòi hỏi phải có sự quản lý, theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Nghiệp vụ quản lý quá trình hoạt động của văn phòng gọi là quản trị văn phòng.

Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái tôi nhận thấy ban giám đốc công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận văn phòng đã bước đầu quan tâm đến việc phát triển cung như định hướng mở rộng bộ phận này Vì vậy công tác quản trị văn phòng của công ty bên cạnh những mặt tốt còn nhiều mặt hạn chế dấn đến hiệu quả công tác quản trị văn phòng chưa cao Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết tôi xin mạnh dạn trình bầy luân văn với đề tài:

Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tạicông ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái.

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứua Mục đích

Nội dung khoá luận tập trung nghiên cứu lý luân về văn phòng và quản trị văn phòng Phân tích thực trạng về công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH

Thương Mại Vận Tải An Thái từ đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và những nguyên nhân của chúng Đặc biệt từ những nguyên nhân của những hạn chế, bất cập em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái để công tác quản trị văn phòng ngày càng đạt được hiệu quả cao hơn

b Nhiệm vụ

Nghiên cứu khóa luận về văn phòng bao gồm: khái nệm, chức năng, nhiêm vụ, vai trò của văn phòng Công tác văn phòng như: các hoạt đông của văn phòng, nghiệp vụ văn phòng Quản trị văn phòng: khái niệm, nội dung, mục tiêu, vai trò, các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung quản trị văn phòng

Định hướng hoạt động văn phòng của công ty An Thái những mặt tích cực, hạn chế và tìm ra nguyên nhân đề ra biện pháp khắc phục.

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là nội dung công tác quản trị văn phòng tức là mọi hoạt động của văn phòng công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái làm thế nào để điều hành quản lý cho tốt hơn có hiệu quả cao hơn.

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành khoá luận em đã sử dụng các phương pháp sau:  Phương pháp duy vất biện chứng

 Phương pháp thống kê  Phương pháp so sánh  Phương pháp tổng hợp

5 Kết cấu của khoá luận

Ngoài lời mở đầu và kết luận chung khoá luận được kết cấu gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂNPHÒNG

CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHHTHƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂNPHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀQUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Lý luận và thực tiễn đã chứng minh rằng, ngày nay trong nền kinh tế thị trường đa dạng hóa hiện đại hóa tất bật của công ty hay doanh nghiệp nào muốn hòa nhập và theo kịp nền kinh tế đều không thể không có vị trí của văn phòng Đặc biệt khi nước Việt Nam đang ra nhập WTO đã mở ra những cơ hội lớn để phát triển và không ít những thách thức và khó khăn để có thể tồn tại và phát triển đúng hướng.Vì thế mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một vị trí thế mạnh trên thị trường để có sức cạnh tranh và khả năng phát triển.

Hơn bao giờ hết, các nhà quản lý doanh nghiệp phải là người biết đón nhận thời cơ, linh hoạt, nhạy bén và sáng tạo và nắm bắt được nhiều thông tin một cách chính xác, nhanh chóng Công việc này phần lớn dựa vào hoạt động của văn phòng trong doanh nghiệp.

Tùy theo quy mô của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn phòng có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau Những doanh nghiệp có thẩm quyền hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh nghiệp nhỏ thì có phòng hành chính Từ nội dung trên có một số khái niệm cơ bản về văn phòng với góc độ khác nhau như sau.

 Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức.

 Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý  Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc

quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.

 Ngoài ra văn phòng còn được hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan.

Tóm lại: văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị là bộ

trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo,là nơi chăm no mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả Nguồn(Trần Thị Ngà 2008)

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng là một bộ phận tồn tại khách quan trong mối đơn vị, bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại tức là nó vận động theo quy luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động có ý thức, mục tiêu, chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường

Văn phòng có các chức năng chung như phục vụ sự lãnh đạo điều hành của lãnh đạo cơ quan cụ thể là thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho sự hoạt động của công ty, tức là chăm lo công tác hậu cần, quản trị cho toàn bộ cơ quan.

Có hai nhóm chức năng chính : chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần, chức năng tổ chức hội nghị.

a.Chức năng tham mưu tổng hợp.

Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng

Văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình kế hoạch công tác, đề xuất chủ trương chính sách và công tác quả lý của cơ quan trong từng thời kỳ, tham mưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp xử lý những tình huống cụ thể.

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học.

Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định kịp thời chính xác mọi vấn đề Điều đó

vượt khả năng thực hiện của các nhà quản lý Do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất Chủ thể là công tác tham mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Thực tế các doanh nghiệp thường dặt bộ phận tham mưu tại văn phòng Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Để có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp.

Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp.

Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ như: Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

b.Chức năng hậu cần

Tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong công ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra.

Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu quả năng suât làm việc.

Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, tạo lên diện mạo công ty đoàng

Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, sửa chữa lớn ,xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể.

Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ.

- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.

- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy định - Đảm bảo an ninh trật tự an toàn lao động trong cơ quan.

- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữa vai trò chiếc cầu nối của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân.

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

1 Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm của cơ quan hoặc thủ trưởng cơ quan.

Kế hoạch là hình ảnh tương lai của một cơ quan sau một khoảng thời gian Nếu không xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì hướng phát triển của cơ quan sẽ không rõ ràng, không có bước đi và ít phải đến cho mỗi chặng đường Trong cơ chế càng có nhiều yếu tố “Động” thì kế hoạch càng phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều hơn.

Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị Đặc biệt với công tác văn phòng việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì nó tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết của văn phòng

Trong các loại kế hoạch thì kế hoạch tài chính có ý nghĩa đặc biệt Thứ nhất, kế hoạch tài chính đảm bảo nguồn lực quan trọng cho sự vận hành của cơ quan Thứ hai, kế hoạch tài chính phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ của quản lý nhà nước,

trong đó phải bám sát tình hình thực hiện để có bước điều chỉnh kịp thời Kế hoạch thật sự phải đi trước một bước.

2 Thu thập tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý, những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý.

Đặc biệt đối với văn phòng của cơ quan là nơi trực tiếp giúp lãnh đạo điều hành bộ máy, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, công tác thông tin lại càng quan trọng nó giữ vị trí then chốt trong công tác văn phòng.

Về cơ bản công tác thông tin của văn phòng phải cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị những thông tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụ nghiên cưu thảo luận, quyết định những công việc đã được đặt ra trong chương trình, kế hoạch công tác.

Thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan giải quyết công việc hàng ngày, phối hợp các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

3 Theo dõi và đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định,chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.

Văn phòng phản ánh kết quả phải kiểm tra tình hình thực hiện các quyết định, chỉ thị, chương trình, kế hoạch công tác đã ban hành Qua việc thu thập thông tin phản hồi, giúp lãnh đạo đơn vị năm được nhận thức, dư luận của cán bộ, công chức và các đơn vị liên quan đối với các quyết định đã ban hành: những khó khăn, thuận lợi trong thực hiện quyết định và kiến nghị của các cấp, công tác thông tin có thể phát hiện các giả pháp hay và các mô hình sáng tạo để nhân ra diện rộng.

Văn phòng phải tổng hợp được tình hình hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vức hoạt động của cơ quan, để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh

vụ của đơn vị và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan đơn vị.

4 Biên tập, ban hành văn bản.

Hàng ngày văn phòng là nơi tiếp nhận các loại văn bản ra vào doanh nghiệp vì thế đây là hoạt động diễn ra thường xuyên, là công việc chính của văn phòng Việc tiếp nhận giả quyết các loại văn bản cũng phải được tiến hành một cách khoa học, tuân theo các quy tắc nhất định thì giúp cho hoạt động của công ty được chính xác kịp thời.

Văn bản là một phương tiện lưu trữ, truyền đạt thông tin khá hiệu quả, Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng thông tin này trong quản lý điều hành hoạt động, điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội phải tuân thủ các quyết định một cách chặt chẽ về việc ban hành văn bản.

5 Lưu trữ văn bản.

* Thu thập bổ sung tài liệu đã giải quyết xong từ giai đoạn văn thư của cơ quan:

+Xác định rõ phạm vi thu tài liệu : ở đơn vị nào? thành phần tài liệu nào? +Làm kế hoạch cụ thể để thu thập tài liệu từ giai đoạn văn thư.

+Phải hưỡng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ đồi với các cá nhân đơn vị về công tác lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu để giao nộp.

* Thu thập tài liệu cũ còn để lại ở các cơ quan +Lập kế hoạch tiến hành thu tài liệu

+Hưỡng dẫn các đơn vị lập hồ sơ, tất cả các tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, tiến hành chỉnh lý.

* Nội dung bảo quản tài liệu :

+ Xây dựng nhà kho để bảo quản tài liệu lưu trữ :khu vực kho phải là nơi có môi trương sạch, không ô nhiếm môi trường.

+ khu vực kho phải xây dưng cao ráo, thoáng mát, cách xa ao hồ, sông ngòi cống rãnh, mạch nước ngầm.

+Có trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ , có thiết bị vận chuyển tài liệu

+ Thiết bị phong chống cháy : hệ thống chữa cháy, hệ thống chữa cháy tự động ,thiết bị bảo vệ hệ thống cửa ra vào, phải làm bằng những vật liệu có độ bền cao chịu được lửa, cửa sổ phải có lứa sắt, gắn kính phản quang.

+ Thiết bị thông gió chống ẩm : máy điều hoà, máy hút ẩm +Thiết bị nhân bản

* Tổ chức quản lý tài liệu trong kho

+ Tài liệu trước khi vào kho phải khử trùng, kiểm tra sự chính xác giữa tài liệu và số liệu thống kê.

+ Xếp trong cặp,trong hộp và có dán nhãn, tài liệu xếp trên giá theo trật tự số lưu trữ trong hộp trong kho lưu trữ phải có sơ đồ bảo quản.

+ Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác sử dụng phải kiểm tra tình trạng vật lí, chất lượng của tài liệu Những tài liệu hư hỏng nặng, quý hiếm thì phải trực tiếp giữ bản gốc và không cho sử dụng bản gốc Hàng năm phải kiểm tra tài liệu trong kho để năm được số lượng, chất lượng của tài liệu

6 Tổ chức phục vụ các cuộc họp

Có thể nói hội họp là nơi phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người bầy tỏ ý kiến quan điểm giúp lãnh đạo đưa ra những ý kiến đúng đắn, tìm ra những biện pháp tối ưu.

Hội họp còn nâng cao tinh thần đoàn kết, tính tập thể trong công ty

Đánh giá, nhận xét một cách khách quan về hiệu quả công việc của nhân viên, phương thức quản lý của lãnh đạo Từ đó nhận thấy được ưu điểm, nhược điểm trong công tác quản lý của lãnh đạo, đồng thời rút ra những kinh nghiệm

Công nhân viên được bầy tỏ ý kiến của mình để nâng cao công tác quản lý, nâng cao hiệu quả lao động, phát huy tính sáng tạo của mỗi cá nhân.

Cuộc họp thường kỳ, tổng kết giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế của công ty đồng thời còn khiến cho các nhân viên nhận xét được thái độ, phương thức làm việc của mình ảnh hưởng đến hiệu quả lao động và chất lượng sản phẩm của công ty để họ ý thức hơn nữa vai trò của mình với sự hoạt động, phát triển của công tu nói chung và hoạt động của văn phòng nói riêng.

Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị với chi phí, thời gian ít nhất nhưng lại có thể thu được kết quả cao nhất Phần lớn công tác này đều được thực hiện bởi bộ phận văn phòng trong công ty.

Trong công ty hàng quý, năm thường tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết nhằm đánh giá những kết quả thực hiện và những khó khăn tồn tại để cùng họp bàn đưa ra những giải pháp khắc phục.

Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các hoạt động khác là những hoạt động diễn ra thường xuyên trong bất kỳ một doanh nghiệp nào nhằm tổng kết đánh giá thảo luận những vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp và tăng mối quan hệ đoàn kết, tạo ra sự gắn kết chặt chẽ, bền vững là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển đi lên Đảm bảo các hoạt động này diễn ra có hiệu quả là nhiệm vụ của công tác văn phòng dưới sự quản lý điều hành của lãnh đạo.

7 Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, lễ tân, tiếp khách của cơ quan Xây dựng và củng cố mối quan hệ của cơ quan nói chung, của văn phòng nói riêng với các cơ quan cấp trên, ngang cấp với công dân và các bộ phận trong cơ quan.

Tiếp khách là một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để công ty giao lưu, tiếp xúc vơi các cá nhân, tổ chức trong và ngoài cơ quan nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của quá trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ phía bên ngoài.

Văn phòng là cầu nối của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác Muốn tồn tại và phát triển được thì không thể không hợp tác với các doanh nghiệp khác,

với môi trường bên ngoài Vì vậy hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp muốn được diễn ra thường xuyên cần có sự trợ giúp của bộ phận văn phòng.

Hoạt động lễ tân, tiếp khách là công tác đầu tiên của doanh nghiệp trong các hoạt động giao lưu giao tiếp, hợp tác làm ăn vì thế hoạt động này được đánh giá cách ứng xử của mỗi doanh nghiệp tạo ra thiện cảm, ấn tượng đầu tiên với mối đối tác.

Khác với các hoạt động trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động thường xuyên trong mọi lĩnh vực đối nội, đối ngoại, kiểm tra giám sát nhằm đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp ngay cả khi đơn vị ngừng hoạt động thì bộ phận văn phòng vẫn phải làm việc tiếp tục để đảm bảo công tác an ninh trật tự và thông tin thông suốt.

Mặt khác, cần phải củng cố bộ máy văn phòng bởi hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các đơn vị thông qua hoạt động tham mưu, hậu cần vừa gắn với các phòng ban, bộ phận khác thông qua nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc, tự quản lý hoạt động của chính mình cho phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp Vì thế để duy trì hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các phòng ban, bộ phận, các cấp quản lý trong doanh nghiệp.

Củng cố bộ máy trên mọi mặt cả về phương diện quản lý và đảm bảo tính hiện đại của văn phòng đặc biệt là trong giai đoạn bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các doanh nghiệp ra sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung của toàn công ty Yêu cầu đó đặt ra rất cao với văn phòng về mặt tổ chức và điều hành công việc.

8 Bảo đảm nhu cầu hậu cần kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản của cơ quan Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng, văn phòng làm tốt công tác hậu cần sẽ góp phần vào việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Cung cấp các điều kiện phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ.

- Mua sắm quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo hoạt động của cơ quan hoạt động liên tục.

- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy định.

- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan.

- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối của đơn vị với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân.

- Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa tạo lập diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh hiện đại.

1.1.4 Vai trò của văn phòng

Vai trò của công tác văn phòng được thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó như sau:

1 Hoạt động của văn phòng là khâu nối quan trọng trong dây truyền của cả hệ thống cơ quan nhằm thực hiện các chủ trương chính sách của đảng và nhà nước trong cuộc sống.

Với nhiệm vụ là đầu mối thu thập và sử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà nước bảo đảm cho hoạt động thống nhất liên tục kịp thời của cơ quan, đơn vị, theo đúng chức năng quyên hạn, nhiệm vụ nhà nước giao.

Thông tin xét vê mặt hiệu quả sư dụng, luôn găn liêm vời hiệu quả quản lý Mặt khác thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ,công chức, là công cụ đắc lực của người quản lý, lá nhu cầu thường xuyên trong đời sống nhà nước, cũng như từng con người Bằng việc thu thập và xử lý thông tin của các phòng, các cấp quản lý ban hành quyết định quản lý theo đúng trình tự thủ tục, thẩm quyền đến các đối tượng quản lý đó là điều kiện tiên quyết để các chủ trương chính sách của đảng, pháp luật nhà nước đi vào suộc sống Đồng thời văn phòng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan mình có nghĩa vụ thực hiện.

2 Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động thường xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói riêng Góp phần duy trì sự ổn định và phát triển toàn diện của xã hội Hoạt động của văn phòng là một chuỗi các hoạt động thường xuyên liên tục trước hết được đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện theo kế hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của công sở.

Làm việc theo kế hoạch tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của công sở Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, thực hiện chức năng kiểm tra trong điều hành hoạt động của công sở.

3 Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống Hoạt động của văn phòng có tác dụng nâng cao năng xuất lao động, hiệu quả công tác trong cơ quan Ngoài việc tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý, văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định của đơn vị có liên quan, chỉ ra các lệch chuẩn nếu có các khó khăn vướng mắc của cơ sở để kịp thời trình lãnh đạo phương án giải quyết.

4 Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật, phục vụ các hoạt động, đảm bảo trật tự an toàn của cơ quan.

Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan đơn vị Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức.

1.2 Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng

1.2.1.Khái niệm quản trị văn phòng

Trước hết chúng ta cần nắm vững một số khái niệm sau:

Quản trị hay còn gọi là quản lý là khái niệm phổ biến trong khoa học xã hội thực tiễn, trên thực tế có nhiều khái niệm về quản trị văn phòng sau đây là một số khái nệm cụa thể:

 Quản trị là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm soát công việc để đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức.

 Quản trị là nghệ thuật hoàn thành mục tiêu thông qua con người  Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua quá trình hoạch định tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức.

Tóm lại: Quản trị là quá trình điều hành,phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để thực hiện các chức năng nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.

Khái niệm quản trị văn phòng:

Để thực hiện tốt vai trò của mình văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn tại chính thức trong mọi tổ chức Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức có định hướng của chủ thể đế các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt được mục tiêu xác định Nguồn( Trần Thị Ngà 2008)

1.2.2 Các nội dung của quản trị văn phòng

1 Phân tích dự báo mục tiêu và nguồn lực cho tổ chức

- Muốn hoạt động của văn phòng theo hướng phát triển vá hiện đại hoá đòi hỏi các nhà quản lý phải phân tích được thực trạng về văn phòng, tiềm năng về các nguồn lực có thể huy động được và nghiên cứu phát triển của văn phòng trong tương lai.

- Kết quả phân tích được dùng để dự báo mục tiêu phát triển và dự báo những thuận lợi, kho khăn trong quá trình thực hiện

2 Xây dựng kế hoạch chương trình hành động.

- Kế hoạch hành động của văn phòng bao gồm: kế hoạch mục tiêu, kế hoạch tổ chức, kế hoạch về nguồn lực, kế hoạch tiến độ.

- Những mục tiêu dài hạn phải được cụ thể hoá bằng những chương trình hành động để tập trung nguồn lực thực hiện trong một thời gian nhất định

3 Lãnh đạo điều hành thực hiện chương trình kế hoạch.

Chương trình kế hoạch được xây dụng mới chỉ là chú ý, định hướng nội dung hoạt động việc thực hiện kế hoạch đó còn có sự tham gia của các cấp và toàn thể cán bộ công chức của cơ quan tổ chức cho nên cần chuyển tải nội dung đến từng bộ phận từng cá nhân để họ thực hiện thống nhất mục tiêu, biện pháp và tự giác thực hiện

Các nhà quản trị phải sát sao chỉ đạo điều hành việc thực hiện các nội dung đã xây dụng.

4 Phân công phối hợp trong thực thi công vụ

+ Khi triển khai thực hiện kế hoạch chương trình từng phòng ban đơn vị và cá nhân phải được phân giao cụ thể theo nguyên tắc:

+ Giao nhiệm vụ cho cá nhân phải dựa vào năng lực, trình độ và sở trường của họ.

+ Đối với phòng ban đơn vị phải dựa vào chức năng.

+ Giữa hệ thống chức năng cũng phải có cơ chế phối hợp để tạo thành một quy trình hành động thống nhất và gắn trách nhiệm trong thực hiện công việc.

5 Cung cấp nguồn lực

+ Quản trị văn phòng là quá trình tiêu hao các nguồn lực để đạt được mục tiêu của tổ chức muốn duy trì được hoạt động của tổ chức thì quản trị văn phòng cần cung cấp kịp thời đầy đủ nguồn lực theo yêu cầu.

+ Nguồn lực cần cho quá trình quản trị khong giống nhau vì vậy phải căn cứ vào chương trình, kế hoạch và điều kiện thực tế của tổ chức để cung ứng cho hợp lý.

6 Khích lệ các thành viên tham gia vào hoạt động văn phòng

Mục tiêu của hoạt động văn phong chỉ có thể thực hiện được khi có sự tham gia của các thành viên trong tổ chức họ không trực tiếp thực hiện kế hoạch bằng ý thức tự giác mà còn chủ độnh sáng tạo trong việc cải tiến đề suất giải pháp để nâng cao năng suất, chất lượng công việc.

7 Huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng lãnh đạo văn phòng có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng hưỡng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng theo yêu cầu phát triển

1.2.3 Mục tiêu của quản trị văn phòng

+ Quản trị văn phòng trước hết là công cụ và cũng là mục tiêu quan trọng trong điều hành quản lý công ty liên quan đến yếu tố con người Sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp đều do con người vì vậy mục tiêu hàng đầu của quản trị văn phòng nhằm tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp Thông qua đó phát huy được khả năng, năng lực làm việc của từng nhân viên trong văn phòng.

+ Quản trị văn phòng hướng tới khảng định và nâng cao uy tín của người lãnh đạo trong doanh nghiệp Một người lãnh đạo có uy tín là người có khả năng tuyên truyền, giáo dục cho mọi nhân viên trong văn phòng đồng thời trong cơ quan về quan điểm, đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, đưa nhân viên vào trật tự, kỉ cương, đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, không cứng nhắc, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc.

+ Xây dựng nét văn hóa riêng cho doanh nghiệp, hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần làm việc tự giác của mỗi cá nhân đem lại kết quả cao nhất cho hoạt động văn phòng.

+ Tổ chức, quản lý hệ thống thông tin, văn bản trong doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lời thế mà nguồn thông tin, văn bản đem lại.

+ Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động cho văn phòng mang tính khoa học, chuyên nghiệp.

+ Đầu tư trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao công tác quản lý, điều hành văn phong nói riêng và doanh nghiệp nói chung phù hợp với mục tiêu chính sách phát triển của doanh nghiệp.

1.2.4.Vai trò của quản trị văn phòng

Công tác tổ chức, quản lý văn phòng được thể hiện qua cách bố trí khoa học phù hợp với từng doanh nghiệp, cách sắp xếp nhân sự hợp lý, cách điều hành, quản lý của thủ trưởng văn phòng trong cơ cấu đó để mọi hoạt động của văn phòng được diễn ra liên tục và có hiệu quả.

Hiệu quả của công tác quản lý phụ thuộc vào sự điều hành, quản lý của lãnh đạo đối với nhân viên trong văn phòng, sử dụng tối đa các nguồn lực sẵn có trong văn phòng Điều này có ý nghĩa rất quan trọng quyết định tới sự thành công , phát triển của doanh nghiệp biểu hiện qua các vai trò như sau:

1 Việc bố trí, tổ chức làm việc trong văn phòng giúp giải phóng lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo rõi, kiểm tra việc thực hiện các công việc và kịp thời khắc phục, xử lý các tình trạng ngoài dự kiến Để nhận ra hiệu quả của cách quản lý điều hành của mình cho phù hợp, khoa học thông qua bản kế hoạch, báo cáo, nhận xét, trắc nghiệm, thông tin phản hồi dưới sự trợ giúp của văn phòng Hơn nữa công tác văn phòng giúp gắn kết mối quan hệ thủ trưởng nhân viên tăng tính đoàn kết trong văn phòng.

2 Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong việc tiếp nhận xử lý truyền tải thông tin phục vụ cho hoạt động của đơn vị Chiến thắng trong một hoạt động của doanh nghiệp quyết định bởi lợi thế về thông tin Cách tiếp nhận, quản lý thông tin một cách khoa học, phân tích sử dụng thông tin một cách chính xác, kịp thời, truyền tải thông tin chính xác đầy đủ là những lợi thế cho tồn tạ và phát triển của doanh nghiệp Mà muốn làm được điều này phần lớn phụ thuộc vào quá trình quản lý điều hành, tổ chức thực hiện các chức năng của văn phòng.

3 Đảm bảo cho việc sử dụng nguồn lực một cách khoa học, hợp lý sẽ phát huy được các thế mạnh, tiềm năng của cá nhân, nâng cao năng suất lao động và tiết kiện chi phí cho công tác văn phòng Muốn vạy thì công tác sắp xếp, bố trí hợp lý cùng với phương thức lãnh đạo hài hòa sẽ tạo ra tâm lý làm việc thoải mái, chủ động nâng cao ý thức tự giác, kích thích tính sáng tạo trong công việc, tinh thần hăng say làm việc, phát huy tinh thân làm việc tập thể của cán bộ nhân viên.

4 Đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động, đảm bảo trật tự an toàn của doanh nghiệp thông qua các quyết định quản lý về cơ sở vật chất, quy định của doanh nghiệp.

5 Các công việc văn phòng được diễn ra theo quy trình, kế hoạch cụ thể làm nâng cao hiệu quả làm việc đồng thời lãnh đạo kịp thời theo dõi, kiểm tra, đánh giá được tiến độ công việc theo mục tiêu, tiêu chuẩn đề ra nên dễ dàng nhận ra những thiếu sót trong công tác quản lý và trong quá trình thực hiện công việc để điều chỉnh kịp thời cho phù hợp.

6 Tiết kiệm chi phí và quản lý chi tiêu, tận dụng tối đa các yếu tố thời gian, kinh phí, lao động, trang thiết bị trong doanh nghiệp thông qua quy chế chung quy định về chi tiêu tài chính, quy trình sản xuất…

7 Xây dựng được văn hóa tổ chức có tính tích cực, cho phép tạo được dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với bên ngoài đồng thời có ảnh hưởng tích cực đến tâm lý, thói quen và hành vi trong nội bộ.

8 Hình thành được thói quen học tập trong tổ chức, mọi người được học hỏi không ngừng, học từ những thành công đặc biệt là từ những sai sót, thất bại của mình và của người khác.

1.2.5.Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị văn phòng

Văn phòng là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức có chức năng tam mưu tổng hợp giúp lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đó Hoạt động của văn phòng chịu tác động của rất nhiều các yếu tố bên trong và bên ngoài

Công tác quản trị như thế nào cho phù hợp, linh động, khoa học, phù hợp vời sự phát triển của doanh nghiệp, với xu hướng chung của đất nước nhưng vẫn theo quy luật phát triển khách quan của thị trường, đảm bảo theo quy định của pháp luật để có đủ sức cạnh tranh và tồn tại Điều này đòi hỏi nhà quản trị cân phải nghiên cứu tim ra các giải pháp tích cực của các yếu tố là mục tiêu của doanh nghiệp tổ chức nói chung và văn phòng nói riêng.

Luân văn sẽ đưa ra một vài yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị văn phòng như sau:

1.Quy mô và cách thức tổ chức cơ quan

+ Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phòng cấp trên, phạm vi ảnh hưởng,đối tượng điều chỉnh, các mỗi quan hệ, các nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan đó tham gia Chức năng nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng Các quy định nói trên cùng với những chế độ, chính sách khác của nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của mỗi văn phòng Cũng trong yếu tố này, văn phòng chịu ảnh hưởng trong mỗi quan hệ tương tác với các đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức.

+ Cơ quan càng lớn càng có nhiều bộ phận hoạt động trên địa bàn rộng thì công việc của văn phòng càng khó khăn , phức tạp

+ Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban đơn vị khác nhau không được phân công rõ ràng thì sẽ ảnh hưởng đến công việc của văn phòng

2.Con người trong tổ chức

+ Trong quá trình chuyển đổi cơ chế hiện nay, yếu tố con người có ý nghĩa hết sức to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng Yếu tố này ngày nay càng quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không được coi trọng Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay đang thay đổi mạnh mẽ do những quy định của nhà nước về việc cơ quan nhà nước không thực hiện một số công việc mà văn phòng trước đây vẫn thực hiện Việc áp dụng các biện pháp quản lý mới như khoán chi hành chính, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán đối với các đơn vị sự nghiệp…

+ Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hay gián tiếp liên quan đến mỗi con người trong tổ chức vì vậy mỗi thành viên đều phải biết phối hợp hành động

trong thực hiện công vụ tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng thực hiện tốt chức năng ,nhiệm vụ của mình

+ Yếu tố con người trong văn phòng như: người lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác liên quan khác…đều ảnh hưởng, tác động trực tiếp đến kết quả hoạt động của văn phòng nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung, các nhân tố như:

- Các nhà lãnh đạo quản lý: Là người tổ chức điều hành mọi hoạt động trong văn phong Hoạt động văn phòng có hiệu quả hay không, có phù hợp với chủ trương đường lối chính sách của đảng nhá nước hay không, có đạt được mục tiêu của doanh nghiệp hay không phụ thuộc vào năng lực, kỹ năng quản lý, sự nhạy bén, tính quyết đoán của người lãnh đạo.

- Nhân viên: Nhân viên làm việc trong văn phòng đòi hỏi là những người có kỹ năng chuyên môn, tay nghề, nắm bắt được đường lối, chính sách phát triển của cơ quan cũng như của đất nước, làm việc hăng say có ý thức trách nhiệm cao trong công việc… thì có khả năng hoàn thành tốt công việc được giao.

- Khách hàng, đối tác: Đây là nhân tố quan trọng nhất trong ba yếu tố trên bởi chính họ mới là người duy trì và phát triển doanh nghiệp Đây là kim chỉ nam trong mọi hoạt động, kế hoạch phát triển trong tương lai của doanh nghiệp Quản trị văn phòng phải đúng hướng, kết hợp hài hòa giữa lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích người tiêu dùng; doanh nghiệp tạo ra cho mình uy tín để phối hợp làm ăn với đối tác lâu dài, bền vững, tạo ra sự tin tưởng với khách hàng.

3 Hệ thống các quy định hoạt động của cơ quan nói chung và những quy định của văn phòng nói riêng

+ Cơ chế hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và hoạt động của tổ chức văn phòng nói riêng đang có nhiều cải tiến Vai trò của văn phòng ngày càng được đánh giá đầy đủ và rõ ràng Sự ràng buộc giữa văn phòng và các đơn vị chuyên môn ngày càng được củng cố, văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ liên kết phối hợp giữa các đơn vị trong cơ quan, có vai trò ngày càng quan trọng trong việc thực hiện các quy chế công khai, dân chủ chống lãng phí và chống tham nhũng

+ Quy chế hoạt động của cơ quan và quy định của văn phòng góp phần tạo lập sự ràng buộc các mỗi quan hệ công vụ giữa lãnh đạo với nhân viên , giữa các phòng ban đơn vị với nhau và giữa con người trong tổ chức

4 Các thiết bị văn phòng

+ Chúng ta đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ mới trong hầu hết các lĩnh vực, cơ chế vận hành và điều kiện làm việc của văn phòng đang ngày càng xa lạ đối với cách thức hoạt động truyền thống, điều đó đòi hỏi phải có sự đầu tư thích đáng, toàn diện cho công tác văn phòng.

+ Các thiết bị văn phòng hiện đại đầy đủ sẽ góp phần không nhỏ trong việc nâng cao năng suất ,chất lượng công việc của văn phòng ,mặt khác tạo tâm lý phấn khởi ,thoải mái yêu thích nghề nghiệp hững thú trong thực thi công vụ của mỗi cá nhân.

5 Yếu tố kinh tế xã hội

Các doanh nghiệp đều phải vận hành theo các quy luật kinh tế xã hội nó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nói chung và bộ phận văn phòng nói riêng Nếu thị trường, chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích doanh nghiệp đầu tư, hiện đại hóa trang thiết bị trong doanh nghiệp trong đó có văn phòng Không những thế kinh tế ổn định, phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên xã hội tạo ra môi trường kinh tế vững chắc và lành mạnh.

Mặt khác sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, trong khu vực và thế giới có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp Nó vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong đó văn phòng và hoạt động quản lý cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với sự phát triển đó nhưng vấn phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là xu thế trên thế giới tác động đến quản trị văn phòng thì đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng học hỏi sự tiến bộ, cập nhật các kỹ thuật phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp nhưng không đánh mất đi giá trị truyền thống, nét văn hóa doanh nghiệp của đất nước và trong khu vực.

Chính sách pháp luật có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại, phát triển của bất cứ doanh nghiệp nào Mỗi doanh nghiệp hoạt động đều dựa trên sự quản lý của nhà nước thông qua hệ thống quản lý bằng quy định, pháp luật do nhà nước ban hành.

Những chính sách quy định của nhà nước về văn phòng tạo ra hành lang pháp lý chung cho quá trình định hướng phát triển của doanh nghiệp, là căn cứ để văn phong xây dựng nội quy hoạt động, chính sách của mình Những chính sách này phải đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp nói chung và quy trình quản lý văn phòng nói riêng Điều này cũng luôn đòi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn được hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn phòng được thực hiện có hiệu quả, nâng cao uy tín của lãnh đạo văn phòng đồng thời tăng niềm tin và năng suất lao động của nhân viên.

Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý mang tính hình thức hoặc được hình thành một cách độc đoán sẽ dẫn đến sự hỗn loạn trong tổ chức, làm mất niềm tin, xẩy ra chống đối và khả năng thực thi thấp Nên lãnh đạo văn phòng cần lựa chọn phương thức, đề ra những quy chế cho phù hợp.

CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNGTY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH TM Vận Tải An Thái, có trụ sở tại 630 Lê Thánh Tông - Hải An - TP Hải Phòng được thành lập từ ngày 1/6/2005 với số vốn ban đầu là2.000.000.000 đ Do nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh năm 2007 Công ty đã huy động thêm số vốn là2.000.000.000đ, nâng tổng số vốn hiện có lên 4.000.000.000đ Trải qua gần 04 năm hoạt động, Công ty đã đạt được nhiều thành quả tương xứng với sự nỗ lực không ngừng của mình, tuy thời gian hoạt động chưa lâu nhưng Công ty đã sớm khẳng định được vị trí và uy tín của mình trên thị trường Đến nay Công ty đã thực sự trở thành một trong những công ty có uy tín trong lĩnh vực vận tải Với đội ngũ cán bộ giỏi chuyên môn, công nhân lành nghề, trang thiết bị hiện đại, các sản phẩm, dịch vụ của công ty luôn đáp ứng những tiêu chuẩn khắt khe của những khách hàng khó tính và Công ty đã chinh phục được nhiều khách hàng bằng tính chuyên nghiệp, chất lượng, sự nhiệt tình, thời gian phục vụ nhanh chóng…

2.1.2 Mục đích hoạt động và trách nhiệm của Công ty

2.1.2.1 Mục đích

Do yêu cầu đẩy mạnh tiến trình hiện đại hóa và công nghiệp hóa đất nước, đồng thời do đòi hỏi của nền kinh tế thị trường, một số doanh nghiệp Nhà nước hoạt động kém hiệu quả, chưa phát huy được vai trò chủ đạo trong nền kinh tế đòi hỏi phải có giải pháp tích cực Vì vậy Công ty ra đời nhằm một số mục đích:

- Giải quyết sự bế tắc khủng hoảng về vốn trong doanh nghiệp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng sản xuất kinh doanh, thu hút rộng rãi các nguồn vốn vào sản xuất kinh doanh.

- Tạo việc làm cho người lao động.

2.1.2.2 Trách nhiệm của Công ty

- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo qui định của pháp luật Tự chủ trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động kinh doanh của mình, chịu trách nhiệm trước khách hàng về sản phẩm do Công ty thực hiện.

- Nghiên cứu, xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh có hiệu quả, tổ chức lưu lượng hàng hóa phong phú về số lượng, đa dạng về chủng loại mẫu mã và chất lượng nhằm đáp ứng yêu cầu của thị trường và mục tiêu phát triển của Công ty.

+ Tự huy động vốn để hoạt động kinh doanh, quản lý và sử dụng nguồn vốn đó, bảo toàn và phát triển nguồn vốn của mình theo đúng chế độ chính sách, đạt hiệu quả kinh tế, đảm bảo tự trang trải về tài chính đồng thời phải chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách của pháp luật hiện hành.

+ Thực hiện đúng mọi chính sách chế độ và các qui định về lao động tiền lương, về quản lý tài sản, tài chính và chịu trách nhiệm về tính chất xác thực của các hoạt động tài chính của mình Thực hiện đầy đủ các cam kết trong các hợp đồng mua bán, liên doanh hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế thuộc các thành phần kinh tế khác.

+ Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo qui định của pháp luật.

+Tuân thủ các qui định về thanh tra của cơ quan tài chính và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo qui định của pháp luật

Cùng với sự phát triển đi lên và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, công ty thương xuyên bổ sung nhiều thiết bị mới, hiện đại phục vụ cho công tác tổ chức và quả lý công ty, công ty đã có hợp tác liên doanh với nhiều công ty lớn trong ngành để không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng phục vụ các sản phẩm, nâng cao uy tin của công ty trên thi trường, duy trì và liên tục cải tiến nâng cao hệ thông quản lý chất lượng tốt nhât.

Trong giai đọan hiện nay công ty cũng đang gặp phải một số khó khăn ,thử thách mới như: sự hoà nhập thi trường quốc tế ở mức độ cao, đặc biệt là từ khi Việt Nam ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, thị trường Việt Nam sẽ được mở rộng hơn cho các doanh nghiệp nước ngoài, khiến cho mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt, các loại hình dịch vụ vận tải gia tăng, cạnh tranh rất quyêt liệt,về chất lượng sản phẩm và giá cả… Song dưới sự lãnh đạo của giám đốc công ty cùng sự nhiệt tinh làm việc của toàn thể nhân viên công ty các chỉ tiêu kinh tế đều tăng so với cùng kỳ năm trước và công ty đang từng bước đi vào hoạt động ổn định theo đúng quỹ đạo

Sau 4 năm thành lập bắt đầu từ những ngày tháng gian khổ, song với sự lỗ lực của lãnh đạo cung các nhân viên trong công ty với sự quan tâm gúp đỡ của Đảng và nhà nước, công ty đã không ngừng phát triển cả về chiều rộng vá chiều sâu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, nâng cao chất lượng sản phẩm và trình độ quản lý, tạo dựng uy tín trên thi trường

Mục tiêu phát triển trong giai đoạn tới của công ty là không ngừng cải tiến chất lượng các dịch vụ mở rộng phạm vi hoạt động, đa dạng hoá các loại hình dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngay càng cao của khách hàng, đảm bảo uy tín chất lượng sản phẩm trên thị trường, sản phẩm công ty cung cấp đảm bảo chất lượng và uy tín tạo được chỗ đứng trên thị trường.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Bộ máy quản lý và tổ chức của Công ty được áp dụng theo hình thức trực tuyến chức năng nhằm đáp ứng kịp thời thông tin, số liệu cho các cấp lãnh đạo và ngược lại các chỉ thị, mệnh lệnh từ lãnh đạo sẽ được truyền đạt trực tiếp, rõ ràng và nhanh chóng đến những người tổ chức thực hiện Cơ cấu này phần nào thích ứng được với sự biến đổi của thị trường và làm giảm gánh nặng trong công tác quản lý của giám đốc.

Đứng đầu Công ty là giám đốc, người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Nhà

định mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo các chế độ chính sách, pháp luật của Nhà nước và qui định của Công ty Về công tác lao động giám đốc có quyền hoạch định, tuyển chọn lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động đối với những vi phạm hợp đồng lao động Giám đốc phải có trách nhiệm tổ chức thực hiện tốt pháp lệnh bảo hộ lao động, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động Đối với các phòng ban thì Giám đốc làm việc theo chế độ thủ trưởng, hàng năm giao kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch với các phòng ban.

Giúp việc cho Giám đốc có một phó Giám đốc, được phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được giao Phó Giám đốc chịu trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, giám sát các hoạt động của các phòng ban Mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể và có mối quan hệ mật thiết với

Giám đốc: là người quản lý cao nhất, có quyền quyết định mọi vấn đề về

chiến lược sản xuất kinh doanh cũng như quyền quyết định về nhân sự, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty

Phó giám đốc: là người trực tiếp giúp việc cho giám đốc và được giao phụ

trách một số lĩnh vực chuyên môn, được phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được giao Phó Giám đốc chịu trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Bộ phận kinh doanh :Có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc Công ty về việc

lập và thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty, tìm hiểu và mở rộng thị trường, xây dựng phương hướng chiến lược sản xuất kinh doanh

Bộ phận kỹ thuật: Phụ trách vấn đề kỹ thuật, là người chịu trách nhiệm

trong lĩnh vực kỹ thuật có nhiệm vụ sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị để thực hiện tốt việc vận hành chúng trong sản xuất.

Bộ phận kế toán : Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về quản lý nhân

sự, tuyển dụng và đào tạo cán bộ, tổ chức quản lý văn phòng, đề ra các nội dung quy chế của công ty, chịu trách nhiệm công tác bảo vệ tài sản, các thủ tục hành chính, cung cấp lưu trữ các văn bản, công văn, phụ trách công tác đối nội, đối ngoại của công ty, có nhiệm vụ hạch toán kinh tế về các hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin , số liệu về hoạt động của sản xuất kinh doanh và các báo cáo tài chính cho đơn vị quản lý và giám đốc.Thực hiện việc quản lý về tiền -vốn, tính toán chi trả lương cho người lao động.

Bộ phận quản lý đội xe: Có nhiệm vụ quản lý về giờ giấc đI lại của từng

đầu xe, điều động xe mỗi khi có đơn đặt hàng, kiểm tra tình trạng của các đầu xe để có biện pháp xử lý kịp thời nhằm tránh rủi ro và nguy cơ thiệt hại về tài sản của Công ty.

Đội xe: Đây là bộ phận tham gia trực tiếp vào việc sản xuất sản phẩm do

vậy phải thể hiện được tính kỷ luật trong công việc đáp ứng tốt nhất yêu cầu của

Bộ phân hành chí tổng hợp : Lưu giữ các hồ sơ sổ sách quan trọng, các tài

liệu, thông báo, quyết định của Giám đốc Phòng HC-TH đại diện cho công ty, khi có cuộc gặp mặt, giao tiếp với khách hàng, văn phòng phải vạch ra kế hoạch đốn tiếp , hàng ngày văn phòng nhận các bưu phẩm bưu kiện, fax sau đó trình Giám đốc Hàng ngày văn phòng phải lấy báo cáo từ các bộ phận phòng ban để cập nhật thông tin hàng ngày.

Nguồn nhân lực

Để thành công trong việc phát triển sản xuất và kinh doanh, các doanh nghiệp phải hoạch định các kế hoạch phát triển trong tương lai của mình, trong đó phải hết sức coi trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, người lao động làm việc ở các doanh nghiệp cần phải có tay nghề, có trình độ chuyên môn ngày càng cao Đứng trước yêu cầu này, trong những năm qua ngoài việc nâng cao, đổi mới cách thức công việc, Công ty còn đào tạo và tuyển thêm lao động có trình độ tay nghề cao vào làm việc tại các phòng ban trong Công ty Số lao động trong Công ty được chia làm 2 loại: Lao động trực tiếp và lao động gián tiếp, tùy theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận lao động.

2.1 4 Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Do đặc thù của ngành vận tải không có sản phẩm tồn kho, sản phẩm của doanh nghiệp chỉ thực sự hình thành khi có đơn đặt hàng của khách hàng Quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể tóm tắt qua sơ đồ sau:

Hình 2: Quy trình sản xuất kinh doanh

Nguồn: Phòng kinh doanh của công ty

Căn cứ hợp đồng vận chuyển, bộ phận quản lý đội xe thực hiện việc điều động phương tiện chuyên chở tới địa điểm nhận hàng, cán bộ kinh doanh và người chuyên chở trước khi bốc xếp hàng hoá lên phương tiện chuyên chở phải thực hiện việc kiểm nhận hàng hoá với bên giao hàng

Sau khi thực hiện xong các công việc trên thì tiến hành vận chuyển hàng hoá về địa điêm đã được thoả thuận trong hợp đồng, khi hàng hoá về tới địa điểm quy định cán bộ kinh doanh và người chuyên chở phải kiểm nhận lại hàng hoá và làm thủ tục bàn giao hàng hoá cho chủ hàng.

Công ty TNHH TM Vân Tải An Thái mới thành lập nhưng đã từng bước đứng vững và có những bước phát triển ban đầu trong nền kinh tế thị trường

Doanh nghiệp mở sổ sách theo dõi đầy đủ, không để khách hàng chiếm dụng

Doanh nghiệp luôn luôn có những chính sách để nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng thị phần, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện tăng thu nhập cho nhân viên Về chi phí gồm: tiền lương, tiền điện, tiền nhà, tiền nước, trả lãi vay, khấu hao Tài sản cố định và các chi phí khác và ở mức hợp lý.

Từ khi thành lập đến nay, Công ty luôn thực hiện đúng mọi qui định của Nhà nước và pháp luật Công ty luôn duy trì, củng cố và phát triển các mối quan hệ làm ăn với khách hàng, đóng góp một phần to lớn vào công cuộc công nghiệp hóa -hiện đại hóa đất nước.

Sau đây là một số các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong những thời gian hoạt động vừa qua

MÉu B02- DNN

(Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dv2045,314,542 40,510,858 6 Doanh thu hoạt động tài chính2117,796 15,657

15 Lợi nhuận sau thuế TNDN(60=50-51)607,359,632 7,052,586

Nguồn: Phòng tài chính kế toán công ty-(Năm2008)

Hình 4:Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của doanh nghiệp

Tổng thu Đ 90,650,169 100,894,378 111.3 10,244,209

Nguồn: Phòng tài chính kế toán công ty

Qua bảng số liệu Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty nhìn chung cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty là có hiệu quả nhưng chưa cao, được thể hiện qua các chỉ tiêu :

- Doanh thu năm 2008 tăng so với năm 2007 là 10,244,209 tức tăng 11% chứng tỏ công ty đã kinh doanh tốt, chất lượng dịch vụ được nâng cao, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

- Chi phí năm 2008 so với năm 2007 tăng 9,937,434 tức tăng 11% Chí phí tăng là do việc đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất chất kỹ thuật của công ty và trong những năm qua trên thị trường có công ty mới mở, sức cạnh tranh lớn, dịch vụ vận tải tăng song tốc độ tăng chi phí băng tốc độ tăng doanh thu của doanh nghiệp Điều này chứng tỏ doanh nhiệp đã chưa tiết kiệm được chi phí ,chi phí tăng dấn đến lợi nhuận của doanh nghiệp thấp.

- Lợi nhuận năm 2008 tăng so với năm 2007 là 306,775 tức tăng 4%

Lợi nhuận của công ty tăng lên chứng tỏ công ty đã làm ăn có lãi nhưng chưa cao là do công ty đã đầu tư nhiều máy móc thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh làm chi phí tăng lên giảm lợi nhuận vì vậy trong những năm tới công ty cần nâng cao hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm chi phí tối đa

những biện pháp quản lý tối ưu nhằm giúp công ty kinh doanh có hiệu quả đem lại lợi nhận cao hơn.

2.1.5 Mèi quan hÖ cña c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan

- Quan hệ với khách hàng: Công ty có nhiều khách hàng trong nước và ngoài

nước Công ty có những chính sách khuyến mại đặc biệt đối với những khách hàng lớn, chiết khấu thanh toán với những khách hàng thanh toán nhanh.

- Quan hệ với ngân hàng: Công ty có thể thông qua Ngân hàng thực hiện các ủy

nhiệm thu chi, các mối quan hệ tín dụng: vay vốn, trả lãi, quan hệ tiền gửi ngân hàng Công ty có thể bổ sung vốn kinh doanh nhờ mối quan hệ với Ngân hàng.

- Quan hệ với các cơ quan pháp quyền Nhà nước: Doanh nghiệp hoạt động

theo giấy phép kinh doanh, kinh doanh đúng ngành nghề theo pháp luật doanh nghiệp Việt nam, chấp hành thực hiện mọi nghĩa vụ với Nhà nước: Nộp thuế đúng hạn, các hoạt động bảo vệ môi trường, phòng cháy chữa cháy.

- Quan hệ với nhà cung cấp: Thông qua các đơn đặt hàng của Công ty nhà

cung cấp chuyển hàng đúng thời hạn, định kỳ Công ty chuyển khoản thanh toán hoặc phía nhà cung cấp cử nhân viên đến Công ty nhận thanh toán bằng tiền mặt.

2.1.6 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

Bất kì một doanh nghiệp nào khi bước vào sản xuất kinh doanh đều mong muốn thu lại nhiều lợi nhuận Trong một số năm gần đây công ty cũng gặt hái được những thành công đáng kể song cũng gặp phải không ít những khó khăn hiện tại cũng như trong tương lai cũng vậy, công ty đã đề ra những phương hướng phát triển trong những năn tới như sau:

- Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Công ty sẽ đầu tư mua sắm những trang thiết bị

như máy vi tính, máy in điện thoại, phục cho khối văn phòng có đủ điều kiện làm việc tốt nhất Đầu tư cho các dịch vụ vận tải đảm bảo uy tín chất lượng, giữ được niềm tin của khách hàng sao cho đạt hiệu quả kinh doanh tốt nhất

- Về tài chính: Có các chế độ tiền lương, tiền thưởng xứng đáng, đúng pháp

luật đối với người lao động Cân đối thu chi chặt chẽ hơn, lập báo cáo gửi giám đốc, tìm nguồn đầu tư để tăng vốn cho công ty.

- Về lực lượng lao động: Không ngừng nâng cao nghiệp vụ nhân viên trong

công ty, đồng thời tuyển dụng đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ tay nghề cao, năng lực tốt, nghiệp vụ chuyên môn giỏi nâng cao chất lượng trong công việc Đội ngũ cán bộ quản lý nâng cao chuyên môn nghiệp vụ bằng các khóa đào tạo ngắn hạn

quản lý- Về công tác kinh doanh: Tìm kiếm, ký kết nhiều hợp đồng tạo

doanh thu ổn định cho công ty, đẩy mạnh công tác liên doanh, liên kết với các nhà đầu tư, thu hút vốn cho dự án, mở rộng kinh doanh ra nhiều mặt hàng đa dạng phong phú Cần có những chiến lược phát triển kinh doanh cho phù hợp với xu hướng chung của cả nước.

2.2 Thực tiễn công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái

2.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng trong công ty

Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái không có cơ cấu tổ chức văn phòng riêng, nội dung công tác văn phòng của công ty được đảm bảo bởi một đơn vị chức năng có tên là phòng Hành chính-Tổng hợp, nhưng cũng thực hiện đầy đủ các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng, dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng Hành chính tổng hợp (tương đương như Chánh văn phòng).

Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợpcông ty

Nguồn: phòng hành chính tổng hợp công ty

Hiện nay phòng hành chính với số lượng nhân viên 8 người, những nhân viên này đều là những nhân viên có chất lượng, và qua xét tuyển kỹ càng với trình độ được đào tạo qua các trường đại học cao đẳng, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao Nói chung với số lượng công việc hiện nay thì với số lượng người như trên là tương đối phù hợp Với chế độ một thủ trưởng quản lý, điều hành trực tiếp các nhân viên cùng với sự điều hành gián tiếp của phó phòng hành chính đã dần củng cố bộ máy văn phòng hoàn thiện với các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần.

Xét về nhân sự của phòng hành chính hiện nay đang là điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức, quản trị văn phòng Bởi về hầu hết các lãnh đạo và nhân viên trong văn phong đều ở độ tuổi trẻ, nhưng có chuyên môn và nghiệp vụ cao được đào tạo chuyên nghiệp trong đó: Trưởng, phó phòng đều tốt nghiệp sau đại học, các nhân viên văn phòng đều tốt nghiệp đại học chuyên nghành hành chính văn

Mặt khác trong quá trình hoạt động phòng hành chính được chú trọng, quan tâm phát triển hơn để khảng định vai trò là trợ thủ tham mưu đắc lực cho thủ trưởng và là cửa ngõ thông tin quan trọng của công ty Bởi lãnh đạo đã nắm bắt được vai trò quan trọng của thông tin trong hoạt động của công ty và tầm quan trọng của thông tin gắn liền với hoạt động của văn pòng Chính vì vậy mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng trưởng phòng và các nhân viên trong văn phòng đã khẳng định vai trò quan trọng của họ và công tác văn phòng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty.

2.2.2 Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phòng công ty

a.Chức năng chung của văn phong công ty

- Thực hiện các kế hoạch từ Phòng kế hoạch kinh doanh đã được Giám đốc phê duyệt.

- Quản lý con người, máy móc thiết bị trong phạm vi công ty - Bảo đảm môi trường làm việc phù hợp.

- Tham mưu cho Ban Giám Đốc, Các Phòng ban khác về kế hoạch sản xuất, phát triển nguồn nhân lực

- Phối hợp đào tạo, đánh giá nhân viên cùng phòng TCHC - Nghiên cứu nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm.

- Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi trường và Trách nhiệm Xã hội tại Công ty.

b.Nhiệm vụ chung của văn phòng công ty

- Thực hiện các chương trình làm việc theo kế hoạch do ban Giam đốc chuyển giao.

- Báo cáo tình hình thực hiện công việc cho giám đốc

- Phối hợp cùng Phòng Quản lý chất lượng giải quyết các sự cố phát sinh về chất lượng trong sản xuất.

- Quản lý và báo cáo tình hình nhân sự trong phòng Hành chính tổng hợp cũng như trong toàn công ty cho lãnh đạo, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực cho công ty.