VẬN TẢI AN THÁI 3.1 Nâng cao chất lượng nhân sự
3.1.1.Đối với người lãnh đạo
Nhìn chung trong quá trình điều hành bộ phận văn phòng trong công ty thì trưởng phó phòng luôn tỏ ra là người lãnh đạo gương mẫu trong mọi việc, có năng lực quản lý, điều hành, vì vậy luôn được giám đốc và các phòng ban tin tưởng và trở thành cánh tay phải đắc lực cho giám đốc.
Tuy nhiên để bắt kịp với sự tiến bộ của khoa học, kỹ thuật và việc áp dụng những tiến bộ đó trong việc quản lý, điều hành bộ phận văn phòng thì lãnh đạo cần phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyên môn cao hơn để có thể giúp giám đốc giải quyết những vấn đề chuyên môn trong các buổi đấu thầu và có thể theo dõi, giám sát việc thực hiện công việc trong công ty.
Cần bổ sung kiến thức tâm lý thông qua các buổi thảo luận về tâm lý trong lãnh đạo, điều hành giúp nâng cao kỹ năng, nghệ thuật quản lý cho trưởng phó
phòng để họ nhận thấy yếu tố tâm lý có ảnh hưởng như thế nào tới hiệu quả của việc điều hành và kết quả công việc.
Phòng hành chính nên tổ chức các buổi giao lưu, tổng kết cuối quý để cán bộ và nhân viên trong văn phòng thêm tình đoàn kết, giao lưu học hỏi, nhận thấy những thiếu sót trong việc điều hành, thực hiện công việc được giao, giúp trưởng phòng hiểu thêm nhân viên của mình để có phương thức quản lý, điếu hành cho phù hợp.
Những yều cầu cần có đối với một nhà quản trị
Hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông. Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng. Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong công ty.
Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty. Ngoài ra, họ cần có những kỹ năng sau để làm việc hiệu quả:
Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng: Không còn như thời xưa, các tài liệu giấy tờ cứ xếp đống như núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép. Giờ đây, sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại đã giúp ích cho nhà quản trị văn phòng rất nhiều. Chỉ cần nhà quản trị văn phòng trang bị cho mình những kiến thức về máy tính, sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm; mạng; các thiết bị văn phòng như điện thoại nội bộ, máy photo, fax..
.Kỹ năng quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phòng không phải là một giám đốc nhân sự nhưng họ là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân viên trong công ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc mắc,
Kỹ năng quản lý dự án: Đôi lúc nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai trò làm người giám sát, đánh giá công việc hoàn thành cũng như năng lực của nhân viên. Vì thế phải trang bị những kiến thức chuyên môn vừa đủ để có thể biết được đội làm dự án đang làm gì, làm như thế nào, kết quả ra sao…
Kỹ năng điều hành cuộc họp: Có thể giữ vai trò điều hành, hoặc chính nhà quản trị văn phòng là người sắp xếp bố trí thời gian họp, thông báo chính xác đầy đủ thông tin giờ họp cho tất cả mọi người. Và trong cuộc họp, nhà quản trị văn phòng có thể đóng vai trò chủ tọa.
Kỹ năng tổ chức: Nếu công ty có quy mô không lớn, nhà quản trị văn phòng đôi khi còn “kiêm” luôn vai trò của cán bộ Công đoàn, chuyên tổ chức các hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tất nhiên, họ chỉ làm việc này khi công ty không có cán bộ công đoàn.