Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp công ty
2.2.4.Nội dung công tác quản trị văn phòng.
Các hoạt động trong văn phòng công ty có hiệu quả hay không là tùy thuộc rất nhiều vào hiệu quả công tác quản trị văn phòng. Công tác quản trị văn phòng được thực hiện tốt sẽ làm cho công việc đạt kết quả cao, nhân viên văn phòng phấn khởi làm việc và các nguồn lực văn phòng được tận dụng tối đa.
Công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái về cơ bản giống với lý thuyết song cũng có môt số sự khác biệt la do công ty đã vận dụng các lý thuyết vào thực tế trong công ty và có sửa đổi cho phù hợp với tình hình hoạt động trong công ty cụ thể như sau:
1.Xây dựng chương trình kế hoạch công tác.
Chương trình công tác là kế hoạch hành động, là cơ sở để ban lãnh đạo công ty chỉ đạo, điều hành, theo dõi tiến độ công việc theo từng thời gian được chủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác vừa nắm chắc công việc trọng tâm nhằm đạt được yêu cầu, mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất định. Khối lượng công việc hàng ngày là ngoài sự kiểm soát của người quản trị văn phòng. Tuy nhiên có thể nhìn vào ghi chép công việc trong quá khứ và ngoại suy từ đó để cho một số chỉ dẫn về khối lượng công việc có thể có trong tương lai. Trong suốt quá trình hoạt động công ty đã xây dựng các chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm một cách chi tiết lấy đó làm cơ sở thực hiện mục tiêu của công ty một cách tuần tự.
Kế hoạch công tác là sự định hướng, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu định hướng đó của doanh nghiệp, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định.
Chương trình kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên loại tương ứng với tính chất của một văn bản dự kiến những công việc doanh nghiệp tổ chức phải làm trong một khoảng thời gian xác định nào đó. Sự dự báo có tính phương hướng, chủ trương trong một khoảng thời gian dài nhiều năm thường được gọi là chương trình.
Có thể thấy chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động của doanh nghiệp tổ chức nhằm đảm bảo cho các hoạt động đó được diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra, là cơ sở đểu thủ trưởng doanh nghiệp tổ chức chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian vừa đảm bảo chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được các công việc trọng tâm, đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ.
Các loại chương trình:
- Chương trình tổng thể: là những định hướng hoạt động chung của công ty trong một khoảng thời gian dài( từ 5 năm trở lên)
- Chương trình công tác: Là sự định hướng hoạt động cho cơ quan, cá nhân về một lĩnh vực hoạt động nhất định. Ví dụ như: Chương trình đào tạo tiền công vụ; chương trình xây dựng văn bản công ty,...
Cũng có chương trình cho mọi hoạt động như chương trình cuộc của công ty...Thông thường, để thực hiện các chương trình, phải xây dựng, tổ chức thực hiện nhiều kế hoạch.
Các loại kế hoạch công tác:
- Kế hoạch dài hạn: là những kế hoạch có thời gian thực hiện từ 5 năm trở lên nhằm xác định phương hướng, nội dung có tính chất chiến lược, lâu dài. Đối với loại kế hoạch này khi xây dựng quan trọng nhất là xác định được mục tiêu cuối cùng cần đạt tới trong một khoảng thời gian nhất định.
- Kế hoạch trung hạn: là kế hoạch có thời gian thực hiện từ một năm đến dưới 5 năm với nội dung cụ thể hóa các phương hướng chiến lược của các chương trình, kế hoạch dài hạn. Thông thường kế hoạch trung hạn nhằm thực hiện một giai đoạn, một bước của mục tiêu chung, mục tiêu chiến lược. Những chỉ tiêu của kế hoạch này không được mâu thuấn với chỉ tiêu của kế hoạch chiến lược.
- Kế hoạch ngắn hạn: đây thực chất là lịch trình làm việc cụ thể để thực hiện chương trình kế hoạch trung hạn. Nội dung bao gồm các biện pháp mang tính tác nghiệp. Thời gian thực hiện thường dưới một năm (6 tháng, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần). Loại kế hoạch này cần được xây dựng chi tiết, gắn liền với nhiệm vụ cụ thể của đơn vị trong cơ quan, công sở. Các chỉ tiêu trong kế hoạch loại này cần được kiểm tra một cách cụ thể nhất,các biện pháp, phương tiện, điều kiện có tính khả thi nhất.
Ví dụ: Kế hoạch công tác 6 tháng cuối năm 2008 của công ty ..., kế hoạch công tác quí I, kế hoạch công tác tháng 12 năm 2008.
Các căn cứ để lập chương trình kế hoạch:
- Căn cứ vào yêu cầu của cấp trên đối với việc thực hiện công việc.
- Căn cứ vào điều kiện, hoàn cảnh công ty để triển khai thực hiện một công việc cụ thể, cần phải có những nguồn lực nhất định, bao gồm: nhân lực, vật lực. Những nguồn lực này còn phụ thuộc vào những nguồn lực của công ty.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan. - Căn cứ vào các qui định của pháp luật của Nhà Nước.
Nguyên tác lập kế hoạch:
Chương trình, kế hoạch phải có tính thực tế, phải phù hợp với yêu cầu công việc. Bên cạnh các nguyên tắc chung, thực tế cho thẩy để xây dựng được bản chương trình, kế hoạch có tính khả thi cần phải đáp ứng những nhu cầu cụ thể sau: - Cần xác định mục tiêu công việc phải cần làm và tiêu chí đánh giá như thế nào là đạt mục tiêu.
- Đảm bảo những yêu cầu về nội dung, hình thức của văn bản quản lý hành chính Nhà nước và quy trình ban hành.
- Có sự thống nhất và linh hoạt trong các biện pháp thực hiện.
Kết quả thực hiện: Văn phòng đã hỗ trợ cho ban giám đốc cũng như các phòng làm tốt công việc vì chương trình công tác luôn được lập sắn và chi tiết đến từng cá nhân thực hiện. Hơn nữa bộ phận văn phòng căn cứ vào chương trình làm việc đó để cung cấp trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc của các phòng ban.
Các bộ phận luôn cố gắng thực hiện tốt chương trình kế hoạch đề ra tránh được những tổn thất không đáng có nhất là về kinh tế vì công ty là một doanh nghiệp kinh doanh vấn đề hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận luôn được đặt lên hàng đầu
Khắc phục được tình trạng giải quyết công việc không đúng trình tự, không đúng thời gian và không đúng tiến độ của các phòng.