CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁ
2.1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Bộ máy quản lý và tổ chức của Công ty được áp dụng theo hình thức trực tuyến chức năng nhằm đáp ứng kịp thời thông tin, số liệu cho các cấp lãnh đạo và ngược lại các chỉ thị, mệnh lệnh từ lãnh đạo sẽ được truyền đạt trực tiếp, rõ ràng và nhanh chóng đến những người tổ chức thực hiện. Cơ cấu này phần nào thích ứng được với sự biến đổi của thị trường và làm giảm gánh nặng trong công tác quản lý của giám đốc.
Đứng đầu Công ty là giám đốc, người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Nhà nước và Công ty về mọi hoạt động của Công ty mình. Giám đốc có quyền quyết
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 27
định mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo các chế độ chính sách, pháp luật của Nhà nước và qui định của Công ty. Về công tác lao động giám đốc có quyền hoạch định, tuyển chọn lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động đối với những vi phạm hợp đồng lao động. Giám đốc phải có trách nhiệm tổ chức thực hiện tốt pháp lệnh bảo hộ lao động, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động. Đối với các phòng ban thì Giám đốc làm việc theo chế độ thủ trưởng, hàng năm giao kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch với các phòng ban.
Giúp việc cho Giám đốc có một phó Giám đốc, được phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được giao. Phó Giám đốc chịu trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, giám sát các hoạt động của các phòng ban. Mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể và có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Hình 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty
Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp công ty Giám đốc Bộ phận kinh doanh Bộ phận kỹ thuật Bộ phận kế toán Bộ phận quản lý đội xe Bộ phận Hành chính tổng hợp Phó giám đốc
Giám đốc: là người quản lý cao nhất, có quyền quyết định mọi vấn đề về chiến lược sản xuất kinh doanh cũng như quyền quyết định về nhân sự, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty .
Phó giám đốc: là người trực tiếp giúp việc cho giám đốc và được giao phụ trách một số lĩnh vực chuyên môn, được phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được giao. Phó Giám đốc chịu trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Bộ phận kinh doanh :Có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc Công ty về việc lập và thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty, tìm hiểu và mở rộng thị trường, xây dựng phương hướng chiến lược sản xuất kinh doanh .
Bộ phận kỹ thuật: Phụ trách vấn đề kỹ thuật, là người chịu trách nhiệm trong lĩnh vực kỹ thuật có nhiệm vụ sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị để thực hiện tốt việc vận hành chúng trong sản xuất.
Bộ phận kế toán : Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về quản lý nhân sự, tuyển dụng và đào tạo cán bộ, tổ chức quản lý văn phòng, đề ra các nội dung quy chế của công ty, chịu trách nhiệm công tác bảo vệ tài sản, các thủ tục hành chính, cung cấp lưu trữ các văn bản, công văn, phụ trách công tác đối nội, đối ngoại của công ty, có nhiệm vụ hạch toán kinh tế về các hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin , số liệu về hoạt động của sản xuất kinh doanh và các báo cáo tài chính cho đơn vị quản lý và giám đốc.Thực hiện việc quản lý về tiền - vốn, tính toán chi trả lương cho người lao động.
Bộ phận quản lý đội xe: Có nhiệm vụ quản lý về giờ giấc đI lại của từng đầu xe, điều động xe mỗi khi có đơn đặt hàng, kiểm tra tình trạng của các đầu xe để có biện pháp xử lý kịp thời nhằm tránh rủi ro và nguy cơ thiệt hại về tài sản của Công ty.
Đội xe: Đây là bộ phận tham gia trực tiếp vào việc sản xuất sản phẩm do vậy phải thể hiện được tính kỷ luật trong công việc đáp ứng tốt nhất yêu cầu của
Bộ phân hành chí tổng hợp : Lưu giữ các hồ sơ sổ sách quan trọng, các tài liệu, thông báo, quyết định của Giám đốc. Phòng HC-TH đại diện cho công ty, khi có cuộc gặp mặt, giao tiếp với khách hàng, văn phòng phải vạch ra kế hoạch đốn tiếp..., hàng ngày văn phòng nhận các bưu phẩm bưu kiện, fax sau đó trình Giám đốc. Hàng ngày văn phòng phải lấy báo cáo từ các bộ phận phòng ban để cập nhật thông tin hàng ngày.
Nguồn nhân lực
Để thành công trong việc phát triển sản xuất và kinh doanh, các doanh nghiệp phải hoạch định các kế hoạch phát triển trong tương lai của mình, trong đó phải hết sức coi trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, người lao động làm việc ở các doanh nghiệp cần phải có tay nghề, có trình độ chuyên môn ngày càng cao. Đứng trước yêu cầu này, trong những năm qua ngoài việc nâng cao, đổi mới cách thức công việc, Công ty còn đào tạo và tuyển thêm lao động có trình độ tay nghề cao vào làm việc tại các phòng ban trong Công ty. Số lao động trong Công ty được chia làm 2 loại: Lao động trực tiếp và lao động gián tiếp, tùy theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận lao động.