Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp công ty
2.2.2. Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phòng công ty
a.Chức năng chung của văn phong công ty
- Thực hiện các kế hoạch từ Phòng kế hoạch kinh doanh đã được Giám đốc phê duyệt.
- Quản lý con người, máy móc thiết bị trong phạm vi công ty. - Bảo đảm môi trường làm việc phù hợp.
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc, Các Phòng ban khác về kế hoạch sản xuất, phát triển nguồn nhân lực...
- Phối hợp đào tạo, đánh giá nhân viên cùng phòng TCHC. - Nghiên cứu nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm.
- Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi trường và Trách nhiệm Xã hội tại Công ty.
b.Nhiệm vụ chung của văn phòng công ty
- Thực hiện các chương trình làm việc theo kế hoạch do ban Giam đốc chuyển giao.
- Báo cáo tình hình thực hiện công việc cho giám đốc .
- Phối hợp cùng Phòng Quản lý chất lượng giải quyết các sự cố phát sinh về chất lượng trong sản xuất.
- Quản lý và báo cáo tình hình nhân sự trong phòng Hành chính tổng hợp cũng như trong toàn công ty cho lãnh đạo, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực cho công ty. - Quản lý máy móc, bảo trì máy móc định kỳ.
c. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng nhân sự trong văn phòng
Trưởng phòng hành chính tổng hợp
Lá người đứng đầu bộ phận văn phòng của công ty, là người có trách nhiệm ngiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng
Là người chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên môn như :Tổng hợp ,kiểm tra, giám sát ...
Là người có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan, của tổ chức.
Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về tình hình hoạt động của bộ phận văn phòng .
Trưởng phòng thực hiện công tác tham mưu cho lãnh đạo về công tác tuyển dụng, bố trí nhân sự trong công ty, thường xuyên theo dõi, nắm bắt những thông tin liên quan đến nhân sự để kịp thời giải quyết những thắc mắc của nhân viên. Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo về công tác khen thưởng, kỷ luật, đánh giá chất lượng công việc, thẩm định dự án đầu tư của từng bộ phận, phòng ban chuyên môn.
+ Tổng hợp các ý kiến của nhân viên trong doanh nghiệp sau khi được chuyên viên hành chính tổng hợp để trình lãnh đạo.
+ Chỉ đạo công tác lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của công ty, thực hiện việc kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện công việc, những kế hoạch đề ra, những nhiệm vụ được giao.
+ Tham gia các buổi ký kết hợp đồng đấu thầu của công ty bởi trưởng phòng là người tham mưu chiến lược kinh doanh cho công ty.
+ Thực hiện các chuyến đi công tác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, kiểm tra quá trình hoạt động của công ty đảm bảo mọi hoạt động diễn ra có hiệu quả cao nhất.
+ Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng trong văn phòng để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của văn phòng, từ đó tìm hiểu được nguyện vọng, ý kiến của các thành viên để có phương pháp quản lý tốt hơn, nắm bắt được những thiếu sót trong công tác điều hành, quản lý, thực hiện những nhiệm vụ trong tháng.
Phó phòng hành chính tổng hợp
+ Giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng ,cũng có thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận có trong văn phòng, có thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do chánh văn phòng giao phó.
+ Là người có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách (Đối ngoại ,phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường của công ty ...) ,và chụi trách nhiệm trước chánh văn phòng về kết quả hoạt động do mình phụ trách .
+ Chịu trách nhiệm trong công tác tuyển dụng, điều phối nhân sự trong công ty dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng
+ Chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, thường xuyên kiểm tra, theo dõi tình hình nhân sự để kịp thời bổ sung hoặc thuyên chuyển các lao động trong công ty.
+ Cùng với trưởng phòng thực hiện công tác lập kế hoạch đào tạo, gửi cán bộ đi học tại các trường để nâng cao trinh độ chuyên môn
Thực hiện việc chỉ đạo trực tiếp, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ đề ra đối với văn phòng, các chi nhánh, phong ban trong công ty.
+ Chịu trách nhiệm trong công tác hành chính văn thư trong công ty
Tổ chức việc tiếp nhận,quản lý, sử dụng, lưu trữ văn bản đến đi trong công ty. Chức năng này hết sức quan trọng nhằm giúp cho công ty tìm ra những bạn hàng tiềm năng, định hướng nhu cầu trong tương lai giúp văn phòng lập kế hoạch khả thi.
Nhân viên văn phòng
+Làm công tác thông tin tuyên truyền trong công ty, nội dung quảng bá, quảng cáo sản phẩm theo yêu cầu.
Hàng ngày nắm bắt các thông tin trên mạng phục vụ cho giới thiệu sản phẩm, kinh doanh bán hàng.Tìm khách hàng hoặc những văn bản pháp luật mới hoặc chưa có lưu trữ tại công ty .
Có trách nhiệm duy trì trang web của công ty .
Cập nhật các thông tin liên quan từ nơi khác đến thông qua mạng điện tử, quản lý các thiết bị văn phòng về kỹ thuật, chất lượng và số lượng, hoàn thành các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo văn phòng giao.
+ Là người trực tiếp trợ giúp cho lãnh đạo tổ chức thực hiện các công việc, giải phóng lãnh đạo khỏi những công tác mang tính sự vụ để tập chung vào những vấn đề cơ bản
+ Xây dựng triển khai các kế hoạch thực hiện các công việc được giao. Tư vấn cho lãnh đạo về soạn thảo, ban hành văn bản theo quy định chung
+ Xây dựng kế hoạch làm việc, bố trí thời gian, địa điểm tiếp khách cho trưởng phòng và chịu trách nhiệm về những công việc được giao.
+ Giúp trưởng phòng kiểm tra, sắp xếp các văn bản vào tủ hồ sơ riêng. Thường xuyên báo cáo cho trưởng phòng biết tình hình thực hiện kế hoạch làm việc để không bị bỏ sót công việc.
+ Kiểm tra, chuẩn bị tài liệu, thiết kế nội dung cuộc họp cho trưởng phòng tại các cuộc họp. Bố trí phương tiện vận chuyển, nơi nghỉ ngơi cho chuyến đi công tác xa của lãnh đạo
Tuy nhiên với vai trò là người giúp việc trực tiếp cho trưởng phó phòng, là người lập kế hoạch giúp thủ trưởng thực hiện các kế hoạch một cách khoa học đạt hiệu quả cao. Vì vậy những yêu cầu đối với người thư ký không chỉ là những kỹ năng chuyên môn mà còn có những yếu tố giao tiếp đối xử với mọi người trong doanh nghiệp, khách của doanh nghiệp, thủ trưởng một cách nghệ thuật, có mỗi quan hệ tôt với mọi người, tạo được thiện cảm, sự tin yêu đối với mọi người. Muốn làm được như thế người nhân viên văn phòng phải luôn trau dồi những kỹ năng giao tiếp, tạo cho mình phẩm chất tốt đẹp, xây dựng niềm tin trong doanh nghiệp.
Phải đảm bảo sạch sẽ vệ sinh nước uống, đảm bảo có đủ nước sôi phục vụ, dọn vệ sinh khu vực làm việc, nhân viên phục vụ hàng ngay phải đến sớm trước giờ làm việc của công ty ít nhất 30 phút để quét dọn vệ sinh toàn bộ trục đường chính và thu gom rác lá cây tập kết vế nơi quy định
Hàng ngày tưới và chăm bón cây cảnh khu vực văn phòng giám đốc, làm sạch cỏ quét dọn ở các vườn hoa vườn cây trong công ty.
Hoàn thành các nhiệm vụ khi lãnh đạo giao Nhân viên y tế
Khám, cấp phát thuốc và điều trị cho cán bộ công nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ .
Làm công tác vệ sinh phòng bệnh,vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên.
Lập kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ, lập hồ sơ về nghỉ hưu mất sức lao động để đưa ra hội đồng y khoa, hoàn tất các hồ sơ trường hợp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cần giám định sức khoẻ.
Hàng tháng xem xét tất cả các trương hợp ốm đau, thai sản tai nạn lao động để xác định đúng chế độ, quyền lợi cho người lao động .
Lập dự trù mua thuốc dụng cụ khám chữa bệnh cho cán bộ nhân viên công ty và các sự kiện đột xuất như dịch bệnh, cháy nổ, bão lụt...
Hoàn thành các nhiệm vụ khác do lãnh đạo giao phó. Nhân viên văn thư lưu trữ
Lưu giữ hồ sơ tài liệu của công ty (công văn di, công văn đến)
lĩnh đủ vật tư giấy mực phục vụ cho công tác in ấn, sử dụng máy photocopy để sao các công văn gửi đi, gửi đến,các loại tài liệu, in ấn các tài liệu cho công ty, sau khi in xong giao tài liệu cho đối tượng đặt in và vào sổ, giải quyết tốt công tác phân loại công văn đi đến, đảm bảo độ mật và chính sác kịp thời của các thông tin, nhận các tài liệu văn bản, thư, báo trí từ văn phòng để phát đến các đơn vị cá nhân, lưu trữ hố sơ tài liệu khoa học hợp lý dế tìm kiếm khi cần thiết.
+Những yêu cầu đối với đội ngũ nhân viên văn phóng : Tận tuy phục vụ cán bộ công chức trong công ty, mọi công cụ hành chính văn phòng đều xuất phát từ quyền lợi và lợi ích hợp phát.
Bình tính, sáng suốt xử lý thông tin, nhiệt tình tâm huyết với nghề nghiệp. Sáng tạo năng động trong cơ chế mới, phát huy nếp sống văn hoá trong cộng đồng, có lối sống lành mạnh tôn trọng lối sống cộng đồng.
Phải biết mình biết người, làm việc có khoa học, tiết kiệm thời gian, muốn đổi mới cần có kiến thức và nhân cách.