Điều kiện cơ sở vật chất là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng khi cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ và hiện đại là điều kiện thúc đẩy nhân viên làm việc hăng say, nhiệt tình đạt hiệu quả công việc cao. Đồng thời cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ hiện đại là một trong những yếu tố đánh giá khả năng tổ chức và điều kiện làm việc của mỗi cơ quan.
Đối với công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái các điều kiện cơ sở vật chất được trang bị tương đối đầy đủ, mỗi phòng ban ngoài các thiết bị văn phòng như máy tính, điện thoại, bàn, ghế, tủ, giá đựng tài liệu…còn được trang bị cây cảnh, điều hòa nhiệt độ, cây nước nóng lạnh. Để quản lý tôt cơ sở vật chất hiện có tránh tình trạng mất mát hư hỏng cán bộ văn phòng đã tiến hành phân loại và lập hồ sơ danh mục quản lý tất cả cơ sở vật chất của từng phòng và của toàn công ty. Bên cạnh đó cán bộ văn phòng phối hợp với trưởng các bộ phận tiến hành kiểm kê cơ sở vật chất định kỳ mỗi tháng một lần, kiểm kê năm hoặc kiểm kê bất thường khi có sự thay đổi. Kết thúc buổi kiểm kê cán bộ văn phòng và trưởng các bộ phận cùng nhau ký tên vào biên bản kiểm kê, mục đích của công tác kiểm kê nhằm nắm chắc số lượng, chất lượng của cơ sở vật chất để có kế hoạch mua sắm sửa chữa, ngoài việc phân loại và lập hồ sơ quản lý cán bộ văn phòng đã xây dựng quy chế bảo vệ các điều kiện cơ sở vật chất.
Ví dụ: Để đảm bảo không khí thoáng mát công ty trang bị cây xanh cho các phòng làm việc, bộ phận văn phòng có nhiệm vụ mua cây xanh, các phòng được trang bị cây có trách nhiệm chăm sóc cây hàng ngày.
Ô tô của công ty hiện tại đã giao cho ông Đàn Hải Long quản lý, ông long có trách nhiệm bảo quản giữ gìn không được sử dụng vào mục đích cá nhân. Trong quá trình làm việc nhân viên nào có nhu cầu dùng xe phải làm phiếu yêu cầu sử dụng xe trong đó ghi rõ: người yêu cầu, thời gian sử dụng, mục đích sử dụng và báo cho cán bộ văn phòng để có kế hoạch bố trí lịch tránh tình trạng chồng chéo ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Đối với điều kiện cơ sở vật chất khác khi bàn giao cho từng phòng đã có biên bản bàn giao tức là cơ sở vật chất đó đã thuộc quyền sở hữu, thuộc quyền quản lý của phòng. Khi đó các phòng phải cử người quản lý và chịu trách nhiệm nếu xẩy ra mất mát, hư hỏng không có lý do chính đáng thì phòng đó phải chịu trách nhiệm đền bù. Vì vậy khi cơ sở vật chất trong phòng hỏng hóc phải báo ngay cho cán bộ văn phòng để có kế hoạch thay thế sửa chữa.
Nhờ có công tác quản lý chặt chẽ, hiệu quả kết hợp với ý thức tự giác bảo vệ tài sản công ty của toàn thể nhân viên từ khi thành lập cho đến nay công ty chưa xẩy ra tình trạng mất mát.