Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp công ty
2.2.3.Trang thiết bị văn phòng
Yếu tố hiện đại hóa văn phòng là trang thiết bị phục vụ công việc. Đây là nhân tố chính hỗ trợ cho công việc được hoàn thành có hiệu quả.
Là công ty làm về dịch vụ vận tải vì thế yếu tố trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tác quản lý điều hành được lãnh đạo công ty rất coi trọng vì họ nhận ra được vai trò quan trọng của yếu tố này có tác động tích cực cả tới tâm lý nhân viên.
Trang thiết bị văn phòng tương đối đầy đủ đáp ứng được yêu cầu của công việc. Tuy nhiên phòng hành chính còn tận dụng một số các trang thiết bị đã cũ ký và không đồng bộ như: bàn ghế, khay đựng tài liệu nên chưa tạo ra tính hiện đại, thẩm mỹ trong văn phòng.
Mặc dù diện tích phòng hành chính tương đối hẹp nhưng để hỗ trợ điều đó là các trang thiết bị phục vụ trong công việc như: bàn ghế, hệ thống đèn chiếu sáng, hệ thống làm mát...
Mặt khác đối với việc quản lý và bảo vệ tài sản chung thì ban lãnh đạo công ty quy định trách nhiệm quản lý tài sản cho từng phòng ban nói chung và phòng hành chính nói riêng để nâng cao ý thức tự quản lý, bảo vệ tài sản chung. Các phòng ban có nhu cầu thay thế, bổ sung các trang thiết bị phục vụ công việc thì phải có báo cáo và đề xuất gửi phòng hành chính kiểm tra, xem xét trước khi trình lãnh đạo. Như vậy tránh được một số tình trạng tham ô của công.
Một số thiết bị cơ bản của phòng hành chính tổng hợp được thồng kê qua bảng số liệu
Hình6 : Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng tháng 3/2008
Stt Loại thiết bị Số lượng(chiếc)
1 Máy tính 3 2 Máy in 2 3 Máy photocopy 1 4 Máy fax 1 5 Máy scan 1 6 Điện thoại 2 7 Máy gập giấy 5 8 Máy chiếu 1 9 Loa đài 1 10 Bình lọc nước 1 11 Điều hòa 1 12 Tủ hồ sơ 2 Nguồn: phòng hành chính tổng hợp công ty
Ngoài trang thiết bị này ra thì văn phòng còn có trang thiết bị văn phòng phẩm khác như: con dấu, ghim, các tài liệu khác...
Với số lượng trang thiết bị như trên đối với văn phòng công ty là tương đối đây đủ và phù hợp có thể đáp ứng được yêu cầu công việc giúp nhân viên văn phòng làm việc được thận lợi hơn. Tuy nhiên vẫn còn một số trang thiết bị chưa được hiện đại như máy photo đã qua cũ và thương xuyên gặp sự cố, cần thay thế
thế mới, con lại các thiết bị văn phòng khác đếu rất hiện đại và phù hợp với công tác văn phòng trong công ty.
Hiện đại hóa văn phòng không chỉ là mục tiêu của riêng văn phòng công ty mà nó còn là xu thế của mọi công ty hiện nay khi văn phòng đang trở thành phòng ban không thể thiếu của công ty, nó là bộ mặt của công ty. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, tin học máy tính, công nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động văn phòng thay đổi hầu hết. Các công việc giấy tờ đều được hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Do đó cách mua sắm các trang thiết bị và bố trí văn phòng đã và đang có nhiều thay đổi theo xu hướng đó.