SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
3.6 Công tác hậu cần
Theo khái niệm văn phòng thì văn phòng được hiểu là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. Do đó công tác hậu cần được quan tâm càng nhiều sẽ tạo cho nhân viên động lực làm việc, hăng say lao động, gắn bó hơn với doanh nghiệp.
Công tác hậu cần là một trong những chức năng cơ bản của văn phòng, tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 bao gồm các các công tác sau:
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 67
3.6.1 Quản lý tài sản trong doanh nghiệp:
Do đặc thù sản xuất kinh doanh nên doanh nghiệp luôn quan tâm sâu sát đến công tác này. Thời gian qua việc quản lý tài sản được thực hiện như sau:
- Các thiết bị, tài sản mua về đều được phân loại và lập hồ sơ để theo dõi và quản lý có hiệu quả.
- Là một doanh nghiệp sửa chữa và đóng mới các phương tiện vận tải thuỷ nên bộ phận văn phòng thường xuyên kiểm kê và cập nhật danh sách tài sản hạn chế đến mức tối thiểu những thiệt hại không đáng có làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của toàn Công ty.
- Dựa vào tình trạng của tài sản để đưa ra biện pháp quản lý phù hợp.
- Công tác kiểm kê tài sản luôn được đối chiếu giữa thực tế và sổ sách để kịp thời phát hiện sai sót và có biện pháp xử lý.
- Đối với những tài sản đã hư hỏng hoặc không đảm bảo giá trị sử dụng theo yêu cầu sẽ tiến hành đề xuất với lãnh đạo về việc thanh lý tài sản.
3.6.2 Quản lý vật tư, hàng hoá
- Trong những năm qua Xí nghiệp đã thực hiện tốt quy chế về xuất nhập vật tư từ khâu mua bán, nhập xuất kho đều đúng quy trình.
- Khi tổ sản xuất thi công đều tổ chức nghiệm thu, kiểm tra lại số liệu vật tư đã cấp với khối lượng thi công thực tế về chất lượng và số lượng vào sản phẩm.
3.6.3 Quản lý việc cấp phát văn phòng phẩm
Chi phí văn phòng phẩm được khoán hàng quý cho các phòng ban trong công ty được quy định như sau:
- Các phòng Tài chính – Kế toán, Kỹ thuật, Kế hoạch, Quản lý phương tiện: 20.000đồng/người-tháng
- Các phòng nghiệp vụ gồm Phòng Vận tải ( trừ khối trạm điều độ ), Tổ chức cán bộ lao động và văn phòng công ty được chi: 25.000 đồng/người-tháng
+ Nhà bếp, nhà vệ sinh: 300.000 đồng/tháng + Chi hút bụi, rửa xe ôtô 50.000 đồng/người-tháng
- Chè nước tiếp khách tại các phòng ban làm việ của lãnh đạo Công ty: 600.000 đồng/tháng
3.6.4 Chế độ sử dụng điện thoại và thanh toán cước phí
Thực hiện chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong công tác quản lý phục vụ sản xuất kinh doanh, công ty có quy định sử dụng điện thoại bàn, điện thoại di động cho các đơn vị phòng ban và cá nhân được trang bị nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh, không phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt cá nhân và việc riêng, sử dụng tiết kiệm tránh lãng phí.
Thủ tục thanh toán: hàng tháng văn phòng công ty sẽ tập hợp số liệu của các đơn vị và cá nhân để thanh toán theo tiêu chuẩn. Các máy điện thoại công ty đăng ký thì thanh toán theo hoá đơn của Bưu điện, đơn vị nếu sử dụng gọi vượt quá tiêu chuẩn thì phải nộp bù vào; điện thoại di động cá nhân thì lĩnh theo tiêu chuẩn nhưng hàng tháng tập hợp hoá đơn về Văn phòng công ty để thanh toán.
3.6.5 Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác
- Ban Nhân chính – Kế hoạch là bộ phận có nhiệm vụ lập kế hoạch và chuẩn bị các phương tiện cần thiết để chuyến đi công tác của lãnh đạo đạt hiệu quả cao.
- Khi lập kế hoạch cho chuyến công tác của lãnh đạo Ban Nhân chính – Kế hoạch thường đưa các nội dung sau vào bản kế hoạch:
+ Mục đích chuyến đi + Nội dung chuyến đi
+ Thành phần của chuyến đi
+ Thời gian đi, địa điểm đến, phương tiện đi lại, những giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị, dự trù kinh phí chuyến đi...
- Ban Nhân chính – Kế hoạch liên hệ trước với nơi lãnh đạo đến công tác về nơi ăn, ở, các phương tiện đi lại được sử dụng trong quá trình đi công tác.
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 69 - Văn phòng thông báo với lái xe để chuẩn bị xe cho chuyến công tác, luôn đảm bảo về độ an toàn của xe trong mỗi chuyến đi của lãnh đạo.
- Trước khi đi công tác Giám đốc cần họp để bàn giao công việc cho Phó Giám đốc, biên bản cuộc họp được lưu tại Ban Nhân chính – Kế hoạch.
- Ban Nhân chính – Kế hoạch có trách nhiệm ghi chép lại công việc trong những ngày Giám đốc đi công tác để báo cáo lại để Giám đốc nắm rõ tình hình.
- Sau khi Giám đốc đi công tác về toàn bộ các biên lai, giấy tờ liên quan đến chi phí chuyến công tác của lãnh đạo được tập hợp lại để tiến hành thủ tục thanh toán.
3.6.6 Công tác tiếp khách
- Ngoài các công tác trên, tiếp khách một phần trong các hoạt động của công tác hậu cần tại Ban Nhân chính – Kế hoạch. Việc đón tiếp khách ở đây không chỉ là đón khách và tổ chức các buổi hẹn mà còn phải trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số lượng khách đến gặp Giám đốc. Trong trường hợp lãnh đạo vắng mặt văn phòng đã chủ động xin lỗi khách và hẹn gặp vào lần sau đảm bảo giữ uy tín cho lãnh đạo và Xí nghiệp.
- Văn phòng đảm bảo những nhu cầu cần thiết cho việc tiếp khách khi có khách đến làm việc với Giám đốc. Ngoài ra văn phòng cũng chịu trách nhiệm đặt tiệc tại nhà hàng để tiếp đón với những khách quan trọng hoặc từ xa đến.
- Công tác tiếp khách tại Ban Nhân chính - Kế hoạch : + Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách.
+ Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách như: sắp xếp bàn tiếp khách, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho quá trình bàn bạc, trao đổi công việc.
Ngoài những công việc đã nêu ở trên, công tác hậu cần ở Xí nghiệp còn đảm bảo điều kiện làm việc như:
- Bố trí đầy đủ các phòng phục vụ cho công tác quản lý và điều hành của Ban lãnh đạo cũng như phòng ban chuyên môn.
- Khu sản xuất được bố trí cách xa khu văn phòng việc tạo không gian yên tĩnh đảm bảo việc hoàn thành công việc được giao.
- Cung cấp đủ thiết bị bảo hộ lao động cho công nhân đảm bảo an toàn, giúp cho công nhân yên tâm sản xuất.
Đánh giá về công tác hậu cần tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 thời gian qua:
- Thời gian qua công tác hậu cần tại Xí nhgiệp đã được thực hiện khá tốt.
- Luôn đảm bảo đầy đủ trang thiết bị, máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
- Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học, không để tình trnạg lịch tiếp khách của lãnh đạo bị trùng lặp, chồng chéo.
- Làm tốt công tác bảo trì, bảo dưỡng định kỳ máy móc thiết bị phục vụ sản xuất đảm bảo quá trình sản xuất được thông suốt, liên tục.
- Mặc dù đi lên từ một doanh nghiệp Nhà nước nhưng Xí nghiệp luôn thực hiện tốt chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong công tác quản lý phục vụ sản xuất kinh doanh, việc khoán các chi phí như: điện thoại, văn phòng phẩm... đã tỏ ra có hiệu quả.
- Công tác quản lý tài sản, vật tư, hàng hoá trong Xí nghiệp được quan tâm. - Văn phòng đảm bảo chuyến công tác của lãnh đạo được chu đáo an toàn.
Bên cạnh đó cũng tồn tại những hạn chế:
- Nhân viên văn phòng vẫn tranh thủ làm việc riêng trong giờ làm việc, chưa có ý thức cao trong việc nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn.
- Còn khá thụ động trong việc đổi mới công tác văn phòng, việc cập nhật thông tin mới tỏ ra chậm chạp.
- Tồn tại một số thiếu sót trong việc sử dụng và bảo quản thiết bị máy móc.
Nguyên nhân:
- Trang thiết bị văn phòng mới chỉ dừng ở mức đảm bảo hoàn thành công việc, để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác văn phòng cần cập nhật thêm các thiết bị văn phòng hiện đại.
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 71 - Độ tuổi trung bình của khối văn phòng khá cao nên họ thường ngại khi tiếp thu những cái mới, cũng như trau dồi thêm kiến thức ngoại ngữ, tin học.
- Ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân trong việc bảo quản, sử dụng máy móc, vật tư chưa được cao.