2. Cơ cấu tổ chức văn phòng tại Ban Nhân chính Kế hoạch 1 Cơ cấu tổ chức Ban Nhân chính – Kế hoạch
2.3Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong Ban Nhân chính – Kế hoạch
* Trưởng ban
Trưởng ban Nhân chính – Kế hoạch đóng vai trò quản lý cao nhất trong Ban và có trách nhiệm về công việc sau:
- Tổ chức, phân công cán bộ nhân viên theo đúng chức năng để góp phần hoàn thiện nhiệm vụ được giao.
- Xây dựng được các văn bản, các nội quy, quy chế về công tác hành chính.
- Tổ chức thực hiện công tác mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị in ấn các ấn phẩm phục vụ cho văn phòng đồng thời thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo và quản lý quá trình sử dụng.
- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ và chỉ đạo các nghiệp vụ văn thư lưu trữ khu vực văn phòng của Xí nghiệp.
- Tổ chức quản lý về lĩnh vực hành chính và quản trị như làm việc, nhà ở, điện nước sinh hoạt. Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp bố trí sắp xếp chỗ làm việc cho các phòng ban đơn vị của Xí nghiệp.
- Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp, Đảng ủy về công tác thi đua khen thưởng.
* Phó ban
- Giúp Trưởng ban xây dựng các văn bản, các nội quy, quy chế, và công tác hành chính, theo dõi việc sử dụng các trang thiệt bị văn phòng…
- Quản lý về lĩnh vực tạp vụ, vệ sinh môi trường…
- Phụ trách công tác tuyên truyền giúp Trưởng ban xây dựng được nội quy, quy chế về công tác khen thưởng.
- Tham mưu cho Trưởng ban tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cho khu vực văn phòng Xí nghiệp và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ toàn Xí nghiệp.
- Làm các báo cáo nghiệp vụ chuyên môn được giao.
* Nhân viên định mức
- Theo dõi bổ sung điều chỉnh trong quá trình thực hiện thanh toán sản phẩm. - Hàng ngày căn cứ vào định ngạch, định mức của ngành đang hiện hành. Các hạng mục yêu cầu sửa chữa do Ban Kỹ thuật - điều độ xác định có thông qua Giám đốc Kỹ thuật tính toán giao Giám đốc nội chính ký duyệt.
- Nghiên cứu, xác định, bổ sung, sửa đổi định mức lao động dựa trên phương pháp định ngạch kỹ thuật, xây dựng các định mức còn thiếu.
- Thường xuyên đi giám sát công nhân cải tiến trong sản xuất, phát hiện, bổ sung các thiếu sót, giám sát việc thực hiện đúng, đủ yêu cầu sửa chữa về hạng mục, khối lượng công việc, chất lượng.
- Hàng năm nghiên cứu tổ chức lập kế hoạch hành chính phí đảm bảo thông tin liên lạc, trang bị văn phòng, dụng cụ văn phòng, văn hoá phẩm, báo chí, in ấn văn phòng phẩm, đề xuất quy định sử dụng. Sau khi được duyệt hàng quý, tháng, căn cứ vào kế hoạch tiến độ mua sắm, nhập kho hành chính, quản trị.
- Mua sắm chi trả bồi dưỡng độc hại cho công nhân.
- Quản lý lao động, theo dõi cập nhật quân số lao động cụ thể. - Theo dõi chế độ nghỉ thai sản.
* Cán bộ tiền lương
- Hàng năm tham gia xác định năng lực sản xuất, kinh doanh của Xí nghiệp. Căn cứ vào nhiệm vụ của Công ty giao, nghiên cứu, xác định, dự thảo điều lệ tổ chức của bộ máy quản lý, hệ thống chỉ huy sản xuất của Xí nghiệp, quán triệt thực hiện trong Xí nghiệp.
- Nắm vững quy chế của Công ty về công tác nhân sự, lao động, tiền lương, hành chính quản trị, phân cấp về hạch toán. Xác định phạm vi quản lý, quan hệ phân công trong Xí nghiệp. Thành lập mới hoặc hợp nhất, giải thể các đơn vị trong Xí nghiệp.
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 41 - Căn cứ vào yêu cầu sản xuất kinh doanh, bộ máy chỉ huy và quản lý. Xác định chức danh công việc định viên cần thiết cùng các Ban nghiên cứu, xác định nhiệm vụ cơ bản, quan hệ phân công của các chức danh gián tiếp chủ yếu. Xác định những điều kiện tiêu chuẩn cần có của các loại nhân viên để bố trí chính xác.
- Hàng năm qua kiểm tra, tổng kết, tình hình thực hiện kỷ luật định viên, đề xuất tăng, giảm định viên.
- Tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất - kỹ thuật – tài chính – nghiên cứu tổ chức lao động, đảm bảo phải hoàn thành nhiệm vụ, giữ tỷ lệ quy định giữa nhân viên gián tiếp với công nhân sản xuất. Cùng các bộ phận liên quan giải quyết vấn đề người thừa.
- Nghiên cứu xác định bổ sung, sửa đổi quy chế tiền lương tính theo giờ, theo sản lượng, tính khoán.
- Phương pháp tính đơn giá: biện pháp, quy trình thanh toán chi trả lương, theo dõi, kiểm tra, tổng kết các công tác trên.
- Kiểm tra nghiên cứu tình hình thu nhập của công nhân từng khu vực, ngành nghề. Tham gia phân phối việc làm cho các tổ sản xuất. Dựa trên các tiêu chí, vị trí của nghề trình độ kỹ thuật, điều kiện lao động, xem xét điều chỉnh đơn giá, giờ công các nghề, khu vực, đảm bảo mặt bằng thu nhập trong Xí nghiệp được hợp lý.
- Thường xuyên cập nhật chính sách, chế độ, tình hình kinh tế chung của Nhà nước, của ngành, của Công ty, quán triệt nguyên tắc phân phối “ Hưởng thụ theo lao động”. Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, chỉ tiêu tiền lương bình quân, tổng mức tiền lương, mức nâng cao năng suất lao động của Xí nghiệp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nghiên cứu, xác định, đề xuất phương án điều chỉnh tiền lương đảm bảo nguyên tắc: Tốc độ tăng tiền lương phải nhỏ hơn tốc độ tăng năng suất lao động.
- Thành lập danh bạ CBCNV, danh sách biến động ngạch bậc của CBCNV. - Nắm vững chế độ thang, lương, phụ cấp lương, tiền lương, tiền thưởng lập kế hoạch lao động tiền lương hàng năm, chú ý chỉ tiêu tiền lương bình quân khi đạt, vượt kế hoạch sản xuất, chỉ tiêu doanh thu.
- Nghiên cứu, xác định, bổ sung, sửa đổi các chế độ khen thưởng có tính thường xuyên về sản xuất, tiết kiệm, các phụ cấp đãi ngộ khác. Cùng các bộ phận liên quan nghiên cứu, tổ chức thực hiện chế độ thưởng sáng kiến, thưởng hoàn thành nhiệm vụ hàng năm.
- Nắm vững nội dung thi đua lao động, đề xuất biện pháp thi đua lao động. Tổ chức và thực hiện công tác bình xét thành tích thi đua, cùng các bộ phận liên quan thực hiện công tác xét xử theo dõi kỷ luật.
- Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, thải hồi người ra khỏi Xí nghiệp và các công việc khác về nhân sự, lao động.
- Tham gia dự thảo, kiểm tra, tổng kết việc ký hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể.
- Nghiên cứu, xác định, quán triệt quy định về thời gian lao động, chế độ giờ làm việc, giờ nghỉ, giờ thường trực, giữ nghiêm kỷ luật lao động.
- Theo dõi thời gian công tác tham gia BHXH của CBCNV, chốt sổ BHXH, ký duyệt hàng năm.
- Nghiên cứu, xây dựng biên chế lực lượng tự vệ, quân sự, kế hoạch cơ quan, hoàn thành chương tình công tác huấn luyện hàng năm.
* Nhân viên văn thư lưu trữ
- Chịu trách nhiệm quản lý con dấu và đóng dấu các văn bản theo quy định của pháp luật.
- Nhận, phân loại, vào sổ theo dõi công văn đi, đến, gửi đến các địa chỉ theo yêu cầu.
- Hàng ngày đảm nhiệm công việc văn thư, lưu trữ, bảo mật tổ chức in ấn phát hành các hồ sơ, tài liệu, văn thư của Xí nghiệp.
- Lập kế hoạch cấp phát, theo dõi kiểm tra việc sử dụng, làm thủ tục nhập xuất kho, bảo quản cấp phát văn phòng phẩm, vật tư, dụng cụ hành chính theo kế hoạch.
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 43 - Kiểm tra bản công chế độ, bảng chia lương sản phẩm, bồi dưỡng độc hại của các tổ sản xuất cập nhật theo dõi.
- Hàng ngày trực điện thoại Xí nghiệp, đảm bảo liên lạc, nhận chuyển công văn, thư, báo chí, sắm vật phẩm cho lãnh đạo Xí nghiệp tiếp khách.
- Soạn thảo các văn bản và chứng thư bằng máy vi tính.
* Nhân viên lái xe
- Trong giờ làm việc phải có mặt tại nhà của tổ xe sẵn sàng nhận lệnh phục vụ kịp thời. Khi nhận được lệnh công tác phải chủ động tính toán về thời điểm xuất phát để đảm bảo thời gian, trên đường phải giữ an toàn tuyệt đối, chấp hành nghiêm chỉnh luật lệ giao thông, luôn giữ thái độ vui vẻ.
- Sau mỗi chuyến đi phải ghi chép đầy đủ vào các cột trong giấy xác nhận kết quả quãng đường của chuyến công tác, lấy xác nhận của cán bộ đi xe.
- Khi thanh toán phải thực hiện các bước theo quy định: phải có lệnh điều động và hoá đơn mua xăng dầu, xác nhận của người đi công tác và văn phòng công ty.
- Luôn có ý thức bảo vệ xe, mang xe đi bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo an toàn cho chuyến công tác của lãnh đạo.
* Tổ bảo vệ
- Chịu trách chiệm bảo vệ tài sản, của cải vật chất của Xí ngiệp cũng như phương tiện đi lại của khách đến cơ quan.
- Bảo vệ an ninh trật tự cho Xí nghiệp 24/24 giờ trong ngày. Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy tại trụ sở Xí nghiệp trong phạm vi được phân cấp quản lý.
- Giám sát sự ra vào Xí nghiệp của tất cả mọi người.
- Thực hiện các quy định về công tác phòng cháy, chữa cháy, quản lý vũ khí, vật liệu nổ, chất dễ cháy, chất độc hại .
* Nhân viên tạp vụ
- Nhân viên tạp vụ chịu trách nhiệm dọn dẹp văn phòng. - Biết cách sắp xếp công việc, nơi làm việc gọn gàng
- Bảo đảm nước uống , chè thuốc, nước nóng để phục vụ đón tiếp khách của văn phòng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Nhân viên y tế
- Thường xuyên theo dõi sức khỏe cho CBCNV trong toàn Xí nghiệp.
- Cấp, phát thuốc điều trị các bệnh thông thường cho cán bộ công nhân viên, cấp giấy nghỉ ốm theo quyền hạn.
- Tổ chức công tác phòng chống dịch bệnh.
- Mua và chấp hành nghiêm túc các quy định của Nhà nước về Bảo hiểm y tế cho người lao động.