SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
3.7 Công tác phục vụ
Đây là một trong những hoạt động thường xuyên của văn phòng, mặc dù nó không ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản trị nhưng lại có vai trò quan trọng và cần thiết đến hoạt động quản lý của Xí nghiệp.
* Công tác bảo vệ: Tổ bảo vệ có 3 người, được chia thành 3 ca và luân phiên
thay đổi đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên bảo vệ làm tốt công tác an ninh, trật tự cho Xí nghiệp. Công tác bảo vệ ở bất kỳ cơ quan, xí nghiệp nào cũng luôn được coi trọng nhưng với đặc thù của Xí nghiệp là sửa chữa và đóng mới phương tiện vận tải thuỷ, có vị trí ở ven Quốc lộ và đường thủy rất thuận lợi cho Xí nghiệp nhưng tình hình trật tự trị an khá phức tạp. Xác định và nắm vững đặc điểm như vậy Xí nghiệp đã chủ động ký hợp đồng thuê bảo vệ chuyên nghiệp, liên kết với Công an phường, Công an đường thuỷ làm tốt công tác bảo vệ trật tự trị an. Khi nhân viên bảo vệ có việc đột xuất hoặc có vấn đề về sức khoẻ đã báo lại cho tổ bảo vệ để bố trí kịp thời vào ca trực đó đảm bảo an ninh, hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp được thông suốt.
* Công tác phục vụ: nước uống, chè, thuốc cho cán bộ nhân viên và vấn đề vệ
sinh trong Xí nghiệp được kiểm tra đảm bảo môi trường làm việc lành mạnh, diện mạo khang trang giúp nhân viên yên tâm trong công tác.
* Công tác y tế: cũng được Ban Nhân chính - Kế hoạch kiểm tra thường xuyên,
đảm bảo luôn có nhân viên y tế trong giờ làm việc để chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. Ngoài ra Xí nghiệp luôn tổ chức khám sức khoẻ định kỳ và cấp sổ bảo hiểm đảm bảo quyền lợi của cán bộ công nhân viên.
* Công tác lái xe: nhân viên lái xe có mặt ở cơ quan trong giờ làm việc để phục
vụ nhu cầu đi lại thường xuyên cũng như đột xuất của lãnh đạo, luôn giữ xe sạch sẽ, đảm bảo an toàn bằng cách cho xe đi bảo dưỡng định kỳ.
Nhận xét công tác phục vụ thời gian qua:
- Tổ bảo vệ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, hạn chế đến mức thấp nhất các tổn thất về tài sản và vật tư của Xí nghiệp. Tuyệt đối không có hiện tượng gây mất trật tự an ninh trên đại bàn Xí nghiệp, đây là những nỗ lực đáng được ghi nhận của tổ bảo vệ.
- Khu văn phòng luôn được vệ sinh sạch sẽ, vườn hoa cây cảnh được chăm sóc đảm bảo không gian xanh, sạch, đẹp tại Xí nghiệp
- Về công tác y tế: việc cấp phát sổ bảo hiểm, khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân viên về cơ bản đã đảm bảo yêu cầu.
- Công tác lái xe:
Ngoài việc đạt được kết quả trên công tác phục vụ vẫn tồn tại những hạn chế:
- Các phương tiện và đồ dùng cho việc vệ sinh các phòng ban chưa được sử dụng tiết kiệm dẫn đến tình trạng lãng phí. Vẫn còn hiện tượng công việc bị đẩy sang ngày hôm sau do nhân viên tạp vụ nghỉ phép không báo trước.
- Nhân viên bảo vệ được sắp xếp 1 người 1 ca là quá ít so với địa bàn hoạt động của Xí nghiệp.
- Công tác bàn giao chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, khi kết thúc ca trực thường chưa ký nhận ngay vào sổ giao ca.
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 73
Nguyên nhân của những hạn chế trên:
- Ban Nhân chính – Kế hoạch không quản lý chặt việc ghi chép sổ giao ca của tổ bảo vệ.
- Nhân viên tạp vụ chưa ý thức vai trò của mình trong việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý các dụng cụ, phương tiện được giao. Tiền lương của nhân viên tạp vụ khá thấp, các chế độ khen thưởng, đãi ngộ không có nên họ thường không tích cực trong công việc, chỉ hoàn thành những công việc được giao.
Trên đây là toàn bộ các hoạt động của công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Nhìn chung Ban Nhân chính - Kế hoạch đã làm tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó kết quả kinh doanh của Xí nghiệp những năm qua đã phần nào cho thấy sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ Công ty giao, cũng như khẳng định vị trí của mình với các thành viên còn lại trong Công ty.
Tuy nhiên các hoạt động của công tác văn phòng tại Xí nghiệp vẫn còn tồn tại những hạn chế mà theo em cần được khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng để phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay. Chính vì lý do này em xin đưa ra một số kiến nghị ở chương III với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG