2. Cơ cấu tổ chức văn phòng tại Ban Nhân chính Kế hoạch 1 Cơ cấu tổ chức Ban Nhân chính – Kế hoạch
2.4Trang thiết bị văn phòng
STT Thiết bị văn phòng Số lƣợng Đơn vị
1 Máy vi tính 03 Bộ
2 Máy in 02 Chiếc
3 Máy photocopy 01 Chiếc
4 Điều hòa nhiệt độ 01 Chiếc
5 Tủ đựng tài liệu 01 Chiếc
6 Máy điện thoại 01 Cái
7 Máy fax 01 Chiếc
8 Đèn chiếu sáng 04 Cái
9 Quạt treo tường 04 Chiếc
10 Bàn ghế làm việc 03 Bộ
11 Bàn tiếp khách 01 Bộ
( Nguồn : Ban Nhân chính – Kế hoạch )
Phòng làm việc là nơi diễn ra mọi hoạt động quản lý, các trang thiết bị hiện đại trong các phòng làm việc góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả nghiệp vụ văn phòng và tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên. Ngày nay, khi xu hướng HĐH ngày càng phát triển mạnh mẽ thì các trang thiết bị hiện đại càng có vai trò đặc biệt
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 45 quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Những phương tiện kỹ thuật mới hiện nay được trang bị cho các văn phòng hiện đại có thể kể ra như: máy vi tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại, máy ghi âm, máy tính điện tử và một số văn phòng phẩm chuyên dùng như bút xóa, tủ đựng hồ sơ, máy huỷ tài liệu và các loại đồ dùng thông thường khác. Một văn phòng hiện đại không thể thiếu các trang bị đó vì thiếu nó sẽ ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc.
Các trang thiết bị hiện nay của Ban Nhân chính – Kế hoạch gồm:
- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin quản lý như: máy vi tính, máy điện thoại, máy in…
- Các phương tiện làm việc như: bàn làm việc, tủ giá đựng sách, các loại kẹp hồ sơ, bút xóa, tủ đựng hồ sơ…
- Các trang thiết bị đảm bảo cho văn phòng hoạt động bình thường: quạt, đèn điện, điều hoà nhiệt độ, chống ồn, thông gió...
Qua đó ta có thể thấy sự quan tâm của Ban lãnh đạo đối với bộ phận văn phòng, thấy rõ tầm quan trọng của công tác văn phòng trong quá trình sản xuất kinh doanh nên đã trang bị cho văn phòng các thiết bị thiết yếu cho hoạt động văn phòng. Bộ phận văn phòng cần trang bị thêm các thiết bị hiện đại như: máy scan có khả năng chỉnh sửa, lắp đặt mạng LAN, Internet đường truyền tốc độ cao... để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng.