Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.pdf

Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Trong thời đại tự động hóa ở trình độ cao thúc đẩy sự bùng nổ thông tin, đẩy nhanh xu hướng toàn cầu hóa đặt các quốc gia nói chung, các tổ chức, doanh nghiệp nói riêng trước những thời cơ và nhiều thách thức mới Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải có óc sáng tạo, linh hoạt, áp dụng nhiểu chính sách phù hợp

và thích ứng kịp thời để đạt được nhiều mục tiêu của tổ chức Để giúp lãnh đạo, nhà quản lý tập trung hoàn thành việc điều hành quản lý có hiệu lực và hiệu quả; giải phóng người lãnh đạo khỏi những công việc sự vụ, giấy tờ thì người lãnh đạo nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung cần phải có bộ phận trợ giúp chững công việc trên, đó chính là văn phòng Ngoài việc trợi giúp lãnh đạo trong việc đưa

ra quyết định hay hướng đi đúng đắn; văn phòng còn là một mắt xích quan trọng,

là cầu nối các bộ phận trong cơ quan, giữa các cơ quan với nhau và giữa cơ quan với người dân Vì vậy để có thể thực hiện tốt được những nhiệm vụ được giao thì công tác văn phòng phải được quan tâm, phải luôn cập nhật những cái mới, những tiến bộ về khoa học công nghệ

Mặt khác, Công nghệ thông tin còn là một trong sáu ngành Công nghệ cao cùng với Công nghệ sinh học, Công nghệ vật liệu mới, Công nghệ năng lượng, Công nghệ vũ trụ và Công nghệ đại dương Nó được coi là con tàu vĩ đại để chở nền văn minh công nghiệp tiếp tục phát triển trong thế kỷ 21 mà ở đó Công nghệ thông tin được coi như người điều khiển, người cầm lái quan trọng trên con tàu vĩ đại ấy

Công nghệ thông tin không chỉ tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, không chỉ có trong các ngành nghề kỹ thuật mà nó còn có mặt ngay trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước Hoạt động của văn phòng cũng có sự góp mặt của Công nghệ thông tin Chính công nghệ thông tin đã giúp cho các hoạt động của văn phòng ngày càng được cải tiến, bộ máy văn phòng ngày càng được cải thiện, năng suất lao động ngày càng được nâng cao Chính nhờ có máy móc, phương tiện kỹ thuật hiện đại nên đã giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng và đem lại hiệu quả cao, đáp dứng được yêu cầu công

nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Vì vây, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của các cơ quan, tổ chức và ngay cả trong đời sống hàng ngày của con người là điều hết sức cần thiết Điều này đòi hỏi các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo phải có chiến lược thích hợp, sao cho vừa có thể áp dụng được phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các hoạt động của văn phòng mình, vừa tiết kiệm được chi phí và đem lại hiệu suất công việc cao nhất, đáp ứng được yêu cầu công việc mà cơ quan, tổ chức mình đặt ra

Chính vì Công nghệ thông tin có tầm quan trọng đối với hoạt động của công tác văn phòng như vậy, mặt khác qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp sửa chữa tàu

81 em nhận thấy vấn đề ứng dụng Công nghệ thông tin, áp dụng các phương tiện

kỹ thuật hiện đại cà các hoạt động của văn phòng mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn còn hạn chế, thiếu sót và chưa đem lại hiệu quả cao Qua đây, em xin mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến nhằm là hoàn thiện hơn các hoạt động của văn

phòng Vì vậy, em đã chọn đề lài bài khóa luận tốt nghiệp của mình là: “Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”

2 Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu:

Đề tài khóa luận nhằm đạt được những mục đích sau:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng

- Phân tích, đánh giá thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, giải pháp để ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn phòng và thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp, cụ thể:

- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp cũng như việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

- Đánh giá việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng từ đó tìm ra ưu, nhực điểm của việc ứng dụng Công nghệ thông tin đó Đồng thời chỉ ra các nguyên nhân của chúng

- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển

4 Phương pháp nghên cứu:

Khóa luận có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp điều tra quan sát

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp so sánh và đối chiếu

Khóa luận tốt nghiệp ngoài lời mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, bố cục bài khóa luận được chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng

Chương 2: Thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao viêc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ VIỆC ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG

I Cơ sở lý luận về văn phòng

1 Khái niệm văn phòng

Mỗi cơ quan tổ chức, đơn vị dù lớn hay nhỏ đều cần có hoạt động văn phòng Văn phòng là bộ máy thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, chi thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung thống nhất, hoạt động được thường xuyên, liên tục và có hiệu quả Tùy theo quy

mô và tính chất của cơ quan, hoạt động văn phòng có các cấp độ khác nhau với các tên gọi khác nhau

Ví dụ trong cơ quan nhà nước ở Trung ương có văn phòng Quốc hội, văn phòng Chủ tịch nước, văn phòng Chính phủ và văn phòng các Bộ, văn phòng của các cơ quan đoàn thể ở trung ương, ở địa phương có văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; các sở ban ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang, doanh nghiệp đều có

tổ chức văn phòng giúp việc hoặc phòng tổ chức hành chính

Khái niệm văn phòng được thể hiện theo hai nghĩa:

Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cáchcó hiệu lực và hiệu quả

Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sử làm việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Hiểu một các đơn giản, văn phòng là nơi làm việc giấy tờ Chỗ nào có tổ chức việc sản xuất hàng hóa, làm dịch vụ hay làm hành chính đều có hoạt động giao dịch công văn giấy tờ, đó là văn phòng

Hiểu một cách toàn diện hơn Văn phòng là bộ phận của hệ thống quản lý ở

đó có các cán bộ nhân viên được đào tạo về các nghiệp vụ văn phòng thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin hành chính yểm trợ phục vụ công tác điều hành, quản lý tổ chức

Như vậy, văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, đơn vị thay mặt thủ trưởng trong giao tiếp chung đối nội và đối ngoại

2 Vị trí, vai trò của văn phòng

Vị trí của văn phòng

- Trong quá trình hoạt động, các tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội và đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch Số lượng văn bản nhiều hay ít còn tùy thuộc vào địa vị pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng nhiệm vụ của tổ chức, nhưng nhất thiết phải có văn phòng (hay phòng Hành chính) để thực hiện việc

quản lý và lưu chuyển các văn bản này

Tương tự như vậy các hoạt động tổng hợp, tham mưu, hậu cần cho công tác quản trị cũng có vị trí tương xứng trong mỗi tổ chức

Với vị trí hoạt động đa dạng này mà nhiều người gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phòng ở cho các nhà quản trị

- Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với các nhà lãnh đạo, quản lý trong mọi hoạt động, do văn phòng trợ giúp cho các nhà quản lý lãnh đạo

về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và thường xuyên Mối quan hệ này xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là

so việc cung cấp các điều kiện vất chất, kỹ thuật phục vụ cho quá trình quản lý tổ

chức

- Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên nên các nhà quản lý không chỉ giao cho văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, sắp xếp cấc mối quan hệ mà có nhiều việc người đứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét, giải quyết

theo yêu cầu quản lý

- Khác với bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động của văn phòng

cũng phải gắn liền, liên tục với hoạt động quản trị tổ chức

Với các vị trí trên, văn phòng được coi là vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức

Vai trò của văn phòng

Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức cho nên văn phòng có vai trò to lớn sau đây đối với nhà quản lý lãnh đạo:

Một là: Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ

quan đơn vị

Hai là: Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ trong và ngoài cơ

quan, tổ chức

Ba là: Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo

Bốn là: Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng quản lý

trong và ngoài tổ chức

Năm là: Văn phòng được ví như người “dịch vụ tổng hợp” cho các hoạt

động của cơ quan đơn vị, bộ phận trong cơ quan cũng như cho các nhà lãnh đạo quản lý

Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã quan tâm xây dựng, củng cố văn phòng trong cơ quan, tổ chức mình theo hướng hiện đại Đồng thời nhận thức được hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp nên trong thực

tế xã hội đã tồn tại tất yếu ngành văn phòng Quyết định của văn phòng Chính phủ

đã lấy ngày 28 tháng 8 hàng năm làm ngày truyền thống của ngành văn phòng, của

hệ thống chính quyền Nhà nước Việt Nam

3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Với mỗi loại cơ quan, tổ chức thì văn phòng ở đó có những đặc điểm riêng từ

đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tương xứng Tại bất kỳ cơ quan nào,

tổ chức nào nhiệm vụ của văn phòng cũng đều nhằm hoàn thành tốt tất cả các công việc mà lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho cơ quan, đơn vị đó đạt được mục đích và mục tiêu của mình

3.1 Chức năng của văn phòng

Chức năng chung của văn phòng là tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của cơ quan được tập trung, thống nhất và diễn ra trường xuyên, liên tục có hiệu quả

Như vậy, văn phòng có 3 chức năng chính sau:

- Chức năng tham mưu

Hoạt động của bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý Vì vậy muốn ra được những quyết định mang tính khoa học, tính thực tiễn, nhà quản lý căn cứ váo các

yếu tố khách quan như: ý kiến tham gia góp ý cả các cấp quản lý, của những những người trợ giúp tham mưu Tất cả những ý kiến đó được văn phòng tổng hợp, chọn lọc rồi đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin, những phản ánh, sự phán quyết kịp thời và đúng đắn

Hoạt động tham mưu trợ giúp của các cấp quản lý, của những người trợ giúp là rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu bởi nó vừa mang tính tham mưu, vừa mang tính chuyên sâu Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý của công tác văn phòng

- Chức năng tổng hợp

Tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin cả ở đầu vào và cả ở đầu ra Đồng thời cả những thông tin ngược, thông tin phản hồi trên mội lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, sử dụng quản lý theo yêu cầu của các nhà quản lý Quá trình thu thập, xủ lý thông tin phải tuân theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thế mang lại những hiệu quả thiết thực cho công tác văn phòng Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu

mà còn có vai trò quan trọng đến thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các cơ quan, tổ chức luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn phòng cho kịp tốc độ phát triển của thời đại

- Chức năng hậu cần

Hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phươg tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà công tác văn phòng phải cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi

Ví dụ: Khu văn phòng cơ quan làm việc phải lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi trong điều hành hoạt động, giao dịch và đỡ tốn kém nhất

Trong trụ sở, phòng làm việc cấn xếp đặt phù hợp với mỗi loại công việc, với mỗi người cán bộ, nhân viên trong từng điều kiện môi trường nhất định cho dù các thiết bị, phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng cần được bố trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả

Những vật dụng thường xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của

cơ quan, đơn vị cũng do văn phòng cung cấp trê cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ hạn sử dụng Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức ở cả đầu ra và đầu vào

Muốn hoạt động phải có những nguyên vật liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động còn tủy thuộc vào phương thức quản lý và sử dụng các yếu tố đó như thế nào của nỗi văn phòng, mỗi cơ quan Chi phí thấp nhất

để đạt được kết quả cao nhất là phương tiện hoạt động của công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên Chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị tổ chức Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của công tác văn phòng

3.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng chung cơ bản của mỗi thực thể, người ta phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết Những chức năng cụ thể ấy gắn với mỗi điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, và nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ Theo các chức năng nêu trên của văn phòng có thế xác định những nhiệm vụ phải làm theo mỗi chức năng

Chẳng hạn, với chức năng tham mưu sẽ có những nhiệm vụ trước mắt, nhiệm

vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay đột xuất Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, về chính sách tiếp thị, về chung ứng vật tư, về tuyển dụng lao động như đối với văn phòng công ty kinh doanh Đó

là những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động các ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải thực hiện trong chức năng tham mưu Tương tự như vậy với chức năng tổng hợp, hậu cần Với cách tiếp cận trên đây, chúng ta có thể đề cập đến một số nhiệm vụ cụ thể của văn phòng như sau:

- Xây dựng tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị

Mọi hoạt động muốn được sinh ra và vận hành đi vao cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy trì hoạt động Nhưng các điều kiện có không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị, do

tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần nội quy, quy chế hoạt động riêng

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh cho dự thảo, thông qua lãnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan đều thuộc về công tác văn phòng Đây nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động

- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị

Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài từ 10 đến 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động như : 8 năm, 3 năm ,1 năm, quý tháng, tuần, ngày,… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể Kế hoạch hoạt động của một đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiệp thị, kế hoạch tài chính,… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện

Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng

bộ phận Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình để cá sản phẩm, dich vụ được là ra với chất lượng tốt, giá thành hạ Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn

vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ phối hợp nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn

- Thu thập, xử lý, sử dụng thông tin

Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố về thông tin Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường… Những thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế,

thông tin dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, ngườ quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có ngưởi trợ giúp trong lĩnh vực văn phòng

Văn phòng được coi chư “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ Đây là một hoạt động của tổ chức vân văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin Nếu thông tin được thu nhập đầy

đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết định khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hưởng rất xấu đến mục tiêu của đơn vị

- Trợ giúp lãnh đạo về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản

Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền Căn cứ vào luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp đồng kinh tế, hợp động nhân sự… Văn bản luật và văn bản pháp quy trên sẽ là căn

cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật

Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đùng thẩm quyền và có tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ

phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin Đó chính là văn phòng

- Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động liên quan

Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố

kỹ thuật và vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là trung gian gắn kết tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiện dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến môi trường kinh tế, xã hội Các yếu tố

kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục Vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy

đủ Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường

ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ

- Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống

Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc

- Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng

Khác với các hoạt động trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục vừa kiểm tra, vừa giám sát trong cả lĩnh vực đối nội và đối ngoại Đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận nhân sự làm việc trong giờ với hoạt động chung cùa đơn vị, còn một bộ phận nhỏ làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả lúc cơ quan ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên Vì thế để duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị

II Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng

1 Khái niệm công tác văn phòng

Theo quan điểm hệ thống ta thấy:

Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin vè kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường…theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị

Ở đầu ra công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và

xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo

Vậy: công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, đơn vị nhằm đạt được kết quả mong muốn

2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng

Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng, ta thấy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị

Văn phòng hoặc phòng hành chính là “bộ nhớ” của thủ trưởng, là tai, là mắt của

cơ quan, đơn vị…Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học thì

công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả Trong thời đại “bung nổ thông tin”, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội Yếu tố quyết định đến thành bại của một tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị Hoạt động thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức, đơn vị nào Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải biết

tổ chức, chỉ đạo công tác văn phòng một cách khoa học Thủ trưởng cơ quan, đơn

vị cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng vững mạnh Một văn phòng trì trệ, yếu kém luôm thuộm là biểu hiện sự thiếu quan tâm của thủ trưởng Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó trưởng phòng hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng Hàng ngày, chánh, phó văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi hoạt động công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng

III Khái niệm, ý nghĩa cuả Công nghệ thông tin

1 Khái niệm Thông tin và vai trò của Thông tin

Thông tin là một khái niệm trừu tượng, nó xuất hiện cùng với sự ra đời của xã hội loài người và tồn tại cho đến ngày nay Các quan niệm về Thông tin được các nhà nghiên cứu nhìn nhận, xem xét dưới những góc tiếp cận khác nhau, cụ thể là:

- Theo từ điển kỹ thuật thông tin của Michael Shain và Dennih longey thì thông tin là những hiểu biệt mà trước khi nhận nó người nhận không được biết, thông tin chỉ có thể rút ra từ dữ liệu chính xác, kịp thời, thích hợp và không mong đợi

- Theo từ điển rút gọn Oxford: thông tin là cơ sở để tham chiếu, được thi hành bằng các máy vi tính để lưu trữ hoặc truyền đi về một chủ đề

- Thông thường người ta cho rằng: Thông tin là sự chỉ ra một nội dung những trao đổi giữa con người với môi trường để dễ dàng cho sự thích nghi của con

người Thông tin bao gồm tất cả các trữ lượng có tính thống kê, tổng kết, dự định,

dự báo, dự kiến kế hoạch, lịch trình, chương trình, ghi chép…kỹ thuật về thông tin được phát triển đầu tiên là kỹ thuật truyền tin

Cho dù có nhiều quan niệm khác nhau như vậy nhưng chúng ta có thể hiểu khái niệm mang tính chất khoa học nhất về Thông tin như sau:

“Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thị những vấn đề

cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm đạt được mục đích mong muốn”

Trong đời sống hàng ngày, các quá trình thông tin thường bao gồm các loại hoạt động như: thu thập lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền đưa, khai thác và sử dụng thông tin…Một quá trình gồm một số hoạt động đó nhằm đạt một mục đích nhất định thường được gọi chung là quá trình xử lý thông tin Quản

lý và lãnh đạo về thực chất là thực hiiện các quá trình xử lý thông tin mà sản phẩm

là các thông tin điều khiển nhằm mang lại kết quả tối ưu trong quá trình hoạt động

Có một nhà khoa học nổi tiến đã từng nói: “Người nào và Quốc gia nào nắm được thông tin nhanh nhất, sử dụng được thông tin hiệu quả nhất thì người đó và Quốc gia đó sẽ phát triền nhanh nhất”

Với vai trò quan trọng của Thông tin như vậy đối với con người cũng như trong hoạt động quản lý, văn phòng với chức năng tham mưu giúp việc thường phải xử

lý thông tin để giúp lãnh đạo, tổ chức điều hành công việc một cách có hiệu quả

Do vậy các cán bộ văn phòng phải biết sử dụng các trang thiết bị hiện đại - sản phẩm của các Cuộc cách mạng khoa học công nghệ diễn ra trong các thể kỷ trước

để làm tốt chức năng tham mưu đã có, giúp ãnh đạo ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời, nhanh chóng

2 Khái niệm về Công nghệ thông tin

Ở mỗi góc độ, mỗi cách nhìn khác nhau thì Công nghệ thông tin có những cách hiểu không giống nhau:

- Công nghệ thông tin bao gồm tất cả các gồm tất cả các hoạt động và các công nghệ chứa đựng các nội dung xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử, từ việc thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền dẫn,… đến sử dụng thông tin trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh tế và đời sống con người

- Công nghệ thông tin tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông nhằm cung cấp các giải pháp mang tính chất tập thể tổ chức, khai thác sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin phong phú trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội

Khái niệm về Công nghệ thông tin bao hàm tính chất khoa học, công nghiệp, phương tiện và máy móc nhằm thựchiện các quy trình thông tin trện cơ sở tổng hợp của 3 lĩnh vực: Công nghiệp điện tử, Tin học và Viễn thông Do vậy Công nghệ thông tin đã trở thành lĩnh vực công nghệ bậc cao hàng đầu hiện nay trên thế giới

Theo nghị quyết 49/CP ngày 04 tháng 08 năm 1993 về phát triển công nghệ

thông tin tại Việt Nam thì: ”Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người

số, từ công nghệ bán dẫn truyền thống sang công nghệ vi xử lý, từ kiểu tính toán trên máy chủ sang mô hình có cấu trúc khách hàng – dịch vụ, từ các kiểu truyền thống dài rộng sang các siêu xa lộ thông tin, từ các hệ dùng riêng đến các hệ thống

mở, từ kiểu lập trình thủ công sang lập trình hướng đối tượng, từ giao diện đồ họa sang đa phương tiện

Phát triển Công nghệ thông tin Việt Nam trong những năm gần đây:

Đến cuối những năm 80 của thế kỷ XX, tình hình kinh tế - xã hội và công nghệ thông tin trên thế giới có những thay đổi mạnh mẽ Do xu hướng toàn cầu hóa

về kinh tế động, Công nghệ thông tin phát triển nhanh với năng lực mạnh, giá thành ngày càng giảm, quy mô ngày càng gọn làm cho các nước còn nhiều khó

khăn về kinh tế cũng có cơ hội hình thành cà phát triển khu vực kinh tế này, trong

đó có Việt Nam

Mốc quan trọng đánh dấu sự hình thành, phát triển lĩnh vực Công nghệ thông tin trong nền kinh tế nước ta là thời kỳ sau năm 1993 – khi Chính phủ ban hành Nghị định 49/CP, xác định chính sách phát triển Công nghệ thông tin nước ta trong những năm 90 Ngày 07/4/1995, Chính phủ phê duyệt Kế hoạch tổng thể đến năm 2000 của Chương trình quốc gia về Công nghệ thông tin, Với những nội dung chủ yếu là: phát triển nguồn tiềm năng nhân lực về Công nghệ thông tin, xây dựng một hệ thống mạng truyền thông dữ liệu quốc gia thống nhất, liên kết trao đổi thông tin trong nước và quốc tế, tin học hóa quản lý nhà nước, mở rộng dần trong các khu vực hoạt động kinh tế; phát triển những yếu tố của một nền công nghệ thông tin thích hợp với các điề kiện và khả năng của nước ta

Với chương trình định hướng mục tiêu cụ thể, tình hình phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin ở nước ta đã có những thay đổi đáng kể:

- Đã có đội ngũ cán bộ tin học cả bán chuyên nghiệp lẫn chuyên nghiệp, làm việc ở các ngành, các lĩnh vực kinh tế

- Hệ thống mạng truyền thống dữ liệu đã hình thành ở một số bộ, ngành Hoạt động khai thác nguồn thông tin sản xuất thông tin đã được áp dụng sớm ở một số cơ quan thống kê, nghiên cứu khoa học

Hoạt động dịch vụ thông tin phát triển mạnh trong các ngành ngân hàng, tài chính, thông tin giá cả thị trường

Năm 2000, Chính phủ đã có một số nghị quyết về xây dựng và phát triển ngành công nghệ phần mềm có tác dụng định hướng cho lĩnh vực này phát triển Đặc biệt là cuối năm 2000, Bộ Chính trị đã có Chỉ thị 58/TW về “ Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa” Với Chỉ thị 58 CT/TW, Công nghệ thông tin Việt Nam đã được định hướng phát triền rõ nét và thu hút toàn xã hội có trách nhiệm tham gia vào ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa

Năm 2001, Chính phủ đã thông qua Đề án Tin học hóa quản lý nhà nước ( Đề

án 112) Đán này có quy mô tác động rất rộng, một số nội dung tác động tới cấp cơ

sở, như việc xây dựng hệ thống thông tin phục vụ các hoạt động dich vụ hành chính chung Đề án xác định, trong điều kiện cho phép có thể thực hiện một số dịch vụ công như cáp giấy phép sử dụng đất, đăng ký xe máy trên hệ thống thông tin tin học tới cấp cơ sở

Phát triển Công nghệ thông tin trong nước có nhiều yếu tố tác động, trong đó có yếu tố ứng dụng Công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống xã hội

3 Ý nghĩa của Công nghệ thông tin đối với các lĩnh vực trong hoạt động kinh tế - xã hội

Hiện nay Công nghệ thông tin đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành, lĩnh vực kint tế – xã hội và ở nhiều cấp độ khác nhau

3.1 Công nghệ thông tin đối với sự phát triển kinh tế

Khi nền sản xuất công nghiệp và kinh tế hàng hóa phát triển cao từ giữa thế kỷ

XX, nhiều nhu cầu về thông tin va xử lý thông tin nảy sinh nhanh chóng và đòi hỏi được đáp ứng kịp thời Do đó vai trò của thông tin trong nền kinh tế ngày càng quan trọng Và rồi Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi đã thúc đẩy nhanh chóng các hoạt động thông tin trong mọi lĩnh vực, các hoạt động đó ngày càng tạo thêm nhiều giá trị gia tăng trong các khu vực kinh tế, làm cho thông tin trở thành một nguồn tài nguyên quốc gia quan trọng hàng đầu: “Khu vực thông tin ngày càng chiếm tỷ trọng lớn trong nhiều nền kinh tế:

- Đối với công nghiệp:

Công nghệ thông tin đã tạo ra một ngành công nghiệp mới là công nghiệp Công nghệ thông tin hiện đang phát triển rất nhanh chóng Mặt khác, Công nghệ thông tin còn được ứng dụng trong các quá trình sản xuất và trong tổ chức của các ngành công nghiệp vốn có để tăng năng suất và chất lượng sản phẩm, tạo ra sản phẩm mới với nhiều tính năng hiện đại, tự động hóa cá hoạt động thiết kế và chế tạo sản phẩm, tin học hóa các hoạt động tiếp thị, kinh doanh… Công nghệ thông tin không chỉ tác động mang lại hiệu quả đối với các ngành thủ công nghiệp hoặc công nghiệp nhẹ như dệt, may mặc, thêu ren…bằng việc ứng dụng tự động hóa thiết kế, chế tạo sản phẩm trợ giúp của máy tính

Tóm lại: Đối với ngành công nghiệp, Công nghệ thông tin là một loại công nghệ tạo khả năng (enabling tachnology), làm chủ công nghệ đó thì có thể sáng tạo

ra nhiều cách sử dụng nó một cách linh hoạt và đặc sắc trong nhiều kĩnh vực của sản xuất

- Đối với các ngành dịch vụ:

Công nghệ thông tin làm thay đổi một cách sâu sắc nội dung và cách thức hoạt động của nhiều loại hình dịch vụ vốn có như trong thương mại, quảng cáo, tiếp thị, giao thông vận tải, bảo hiểm, thông tin liên lạc,…và đặc điểm quan trọng là các dịch vụ tài chính và ngân hàng Đồng thời Công nghệ thông tin cũng tạo ra nhiều ngành dịch vụ mới như: các dịch vụ thông tin và tri thức, văn hóa, tư vấn, đào tạo, giáo dục từ xa, y tế từ xa…Công nghệ thông tin tạo điều kiện cho các hoạt động dịch vụ biến đổi theo hướng tăng hàm lượng trí tuệ Vì vậy, trong nhiều trường hợp làm chuyển đổi vai trò của các dịch vụ đó từ chỗ phục vụ thụ động sang trợ giúp tích cực đối với khách hàng

- Khu vực quản lý công cộng:

Đây vẫn là khu vực lớn nhất trong việc đầu tư ứng dụng Công nghệ thông tin và phần lớn là thuộc các cơ quan Nhà nước Vì vậy, tin học hóa quản lý Nhà nước, quản lý công cộng và quản lý văn phòng bao gồm các lĩnh vực quản lý tài chính, ngân sách, kho bạc, thuế, hải quan, đầu tư Quản lý giao thông công cộng, hàng không, quản lý dân cư và lao dộng, BHXH…vẫn luôn có ý nghĩa quan trọng hàng đầu và có thể mang lại những hiệu quả kinh tế và xã hội hết sức to lớn

3.2 Công nghệ thông tin với các lĩnh vực trong đời sống xã hội

Chính nhờ sự phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng như vậy của Công nghệ thông tin đã làm cho các ngành khoa học khác cũng có những bước nhảy vọt trong một khoảng thời gian ngắn Cuộc cách mạng trong lĩnh vực năng lượng đã đưa tới một khoảng thời gian ngắn Cuộc cách mạng trong lĩnh vực năng lượng đã đưa tới các cuộc cách mạng trong lĩnh vực giao thông vận tải, tàu thủy và đầu tàu chạy bằng hơi nước, ô tô đến máy bay và tàu vũ trụ, các bến cảng, đường ô tô cao tốc, đường sắt cao tốc và các sân bay đã, đang và sẽ góp phần đưa thương mại và dịch

vụ đến tất cả các vùng xa xôi nhất một cách nhanh chóng

Trên phạm vi toàn cầu: Nếu điện tín, điện thoại, radio và vô tuyến truyền hình

đã thay đổi cách giao tiếp trong quan hệ giữa con ng]ời và khi máy tính điện từ ra đời, cùng với mạng viễn thông và sợi quang học đã làm cho Trái đất ngày hôm nay gần 200 quốc gia, với kỹ thuật giao lưu hiện đại, trên thực tế đã được trang bị bằng các hệ thống cáp ngầm liên lạc đất liền và xuyên đại dương Cũng như mạng lưới dày đặc các loại vệ tinh viễn thông đặt trên quỹ đạo địa tĩnh và các quỹ đạo khác ngoài Trái đất đã hiện thực hóa khả năng liên kết cá quốc gia, khu vực bất kể họ ở khoảng cách xa xôi nào thông qua mạng lưới hữu hình và vô hình trên khắp Trái đất và trên vũ trụ Nhờ vậy, thời gian phản ứng đối với các sự kiện kinh tế, chính trị quân sự và ngoại giao đã rút ngắn hơn Có thể nói phát triến giao thông liên lạc

là một trong những kỳ tích lớn nhất của con người

Trong lĩnh vực An ninh – Quốc phòng: cũng có sự tham gia của các trang thiết

bị hiện đại, sản phẩm của Công nghệ thông tin Các cuộc chiến tranh xảy ra trên thế giới không chỉ trong là những cuộc đấu tranh giành quyền lực, tranh giành lãnh thổ mà còn là những cuộc chiến tranh công nghệ cao Quốc gia nào nắm bắt được công nghệ thông tin nhanh nhất thì Quốc gia đó giành được quyền làm chủ lĩnh vực đó Và trong các cuộc tranh giành đó không thể thiếu sự có mặt của máy tính điện tử - một sản phẩm của sự phát triển công nghệ thông tin

Trong lĩnh vực văn hóa, giáo dục, y tế…thì công nghệ thông tin xâm nhập vào

với tốc độ cực nhanh, hiện nay đã xuất hiện bảo tàng ảo, sách giáo khoa và thư viện ảo, dạy và học từ xa…

Tóm lại: Công nghệ thông tin đã thâm nhập vào hầu hết các hoạt động của đời sống xã hội loài người Tất cả mọi lĩnh vực trong nền kinh tế ngày nay không lĩnh vực nào là “ vắng bóng” các ứng dụng của Công nghệ thông tin Các ứng dụng của Công nghệ thông tin đã trở thành người bạn không thể thiếu đối với cá nhân mỗi người cũng như đối với các tổ chức, cơ quan trong nền kinh tế xã hội

4 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng

Từ việc phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của văn phòng ta có thể khẳng định văn phòng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào Một văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ phương tiện hiện

đại thì công việc quản lý hành chính sẽ thông suốt Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động của cơ quan đơn vị mình thuận lợi, thông suốt cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máy văn phòng, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng vững mạnh, tích cực trang bị cơ sở vất chất, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng

Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi

cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng Đặc biệt ở các

tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có trình độ nghiệp vụ cao đảm bảo cho văn phòng hoạt động hiệu quả

Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc làng phí thời gian công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mã vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày Đồng thời nó cũng giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp cho họ có thời gian tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành quản lý đạt hiệu quả cao nhất

5 Công nghệ thông tin đối với các hoạt động văn phòng

Ngày nay, hầu hết trong các hoạt động văn phòng đều có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ thông tin, chẳng hạn như:

- Trong công tác soạn thảo văn bản, ghi chép:

Công việc soạn tháo thực hiện chủ yếu trên máy vi tính với các phần mềm chuyên dụng như: Microsoft Word, Word Perfect,…giúp cho việc trình bày văn bản được chính xác và chuẩn hóa theo quy định của Nhà nước, chỉnh sửa văn bản được nhanh chóng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo Còn trong việc ghi chép, hiện nay ngoài việc các thông tin được ghi chép thông thường bằng tay thì những thông tin cũng có thể thu thập được qua máy ghi âm, máy chụp ảnh Cũng nhờ các trang thiết bị hiện đại này mà thông tin được thu thập đầy đủ, nhanh chóng và chính xác hơn

- Về thu thập và xử lý thông tin:

Công việc này có thể được thực hiện qua các hình thức sau:

Thư điện tử

Mạng máy vi tính

Thư điện tử (Electronic mail – Email): là một hệ thống thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ một máy vi tính này sang máy vi tính khác Email cho phép gửi nhanh gấp nhiều lầ thư thường, tiện lợi và rẻ tiền với một khoản cước phí tương ứng như khoản phải trả cho tiền điện thoại nội hạt, nó rút ngắn khoảng cách giao tiếp cả về thời gian và không gian Hiện nay thư điện tử có thể gửi kèm với hình ảnh, âm thanh qua công nghệ đa phương tiện, qua đó ta có thể nghe được tiếng nói, nhìn thấy hình ảnh, dáng điệu, thái độ của người gửi

Mạng máy tính: là 2 hay nhiều máy tính được kết nối với nhau và cho phép các máy tính dùng chung dữ liệu, thiết bị của nhau Đây là môi trường cho phép người làm công tác văn phòng khai thác nguồn thông tin phong phú và có ích cho cơ quan, tổ chức mình

Mạng máy tính mang lại những lợi ích to lớn, một số lợi ích đó là:

+ Truy xuất đồng thời tới các chương trình và dữ liệu chủ yếu

+ Chia sẻ các thiết bị xuất, nhập như máy in, máy quét hình

+ Nâng cao hiệu quả của việc truyền thông cá nhân

+ Bảo quản, bảo vệ dữ liệu thuên tiện và dễ dàng hơn

- Trong công tác lưu trữ:

Ngoài việc các văn bản, thông tin quan trọng được lưu trữ bằng các cặp tải liệu, các ngăn hồ sơ…thì Công nghệ thông tin phát triển, công tác lưu trữ thông tin cũng

có những bước phát triển nhanh chóng Các thông tin quan trọng có thể được lưu

trữ trong máy vi tính, trong các tập tài liệu được mã hóa Trong các phần mềm lưu trữ thường có thêm phần mềm sao lưu dự phòng để có thể bảo quản được thông tin khi máy tính có sự cố, đáp ứng được nguyên tắc trong lưu trữ; đầy đủ, bí mật…Việc lưu trữ trong máy vi tính giúp cho văn bản có tuổi thọ dài hơn, không

bị hỏng hoặc thất lạc

- Trong công tác tổ chức hội ngị, hội thảo:

Trong khâu chuẩn bị hội nghị, nhân viên văn phòng có thể thông báo cho các đại biểu tham dự qua nhiều cách thức khác nhau, không nhất thiết phải gửi thư qua đương bưu điện Các đại biểu có thể được thông báo qua máy fax, Email, điện thoại, tin nhắn nên các đại biểu có thể nhận được thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho việc bố trí thời gian một cách hợp lý chính xác

Việc trình bày các báo cáo không còn trình bày bằng miệng qua micro mà các bản báo cáo, các bài thuyết minh được trình bày qua phần mềm chuyên dụng như: Microsoft powerpoint,… tạo sự sinh động cho bài báo cáo và gây hứng thú cho người nghe, mang lại hiệu quả cao cho hội nghị, hội thảo

Sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin đã làm cho các ứng dụng của

nó ngày càng mở rộng Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo đã được mở rộng bằng các hình thức giao ban trực tuyến Bất kỳ một cơ quan, tổ chức hay đơn vị, chi nhánh nào ở đâu cũng có thể tham gia

- Trong việc quản lý chi tiêu kinh phí:

Các kế toán, thủ quỹ ngày nay được sự trợ giúp của máy tính, của các phần mềm trợ giúp như: Microsoft Excel, Microsoft Acess… đã làm cho công việc của

họ nhẹ nhành hơn, nhanh chóng và chính xác hơn đồng thời tiết kiệm được công sức, thời gian Cũng nhờ các phần mềm này mà việc lập dự toán kinh phí cũng có nhiều thuận tiện hơn trước, công việc trở nên thông suốt, thuận lợi và đem lại kết quả cao hơn trước

Rất thuận lợi và tiết kiệm thời gian trong việc trả lương hàng tháng cho người lao động, nhân viên kế toán không phải tiến hành các thao tác thủ công như trước, nhờ có sự phát triển của Công nghệ thông tin mà việc trả lương cho người lao động được thực hiện thông qua các thẻ ATM mà cơ quan, tổ chức đó liên kết với các

ngân hàng Ngườu lao động chỉ cần đến các địa điểm rút tiền của ngân hàng liên kết với cơ quan mình là có thể rút được tiền và biết tháng đó mình được hưởng mức lương bao nhiêu

- Trong kĩnh vực quản lý điều hành:

Thông qua hệ thống mạng nội bộ (mạng LAN), thông qua Camera hay còn gọi

là Webcam thì việc quản lý điều hành được diễn ra trên máy vi tính thông qua hệ thống mạng các nhà quản lý điều hành không cần phải rời phòng làm việc của mình mà cũng có thế quản lý được tất cả công văn giấy tờ từ cấp dưới lên hoặc từ cấp trên xuống theo đúng tiến độ nhanh chóng, kịp thời Việc thực hiện quản lý điều hành của các nhà quản trị văn phòng diễn ra như vậy sẽ tiết kiệm thời gian lãng phí, giảm sự căng thẳng trí óc

Dựa vào hệ thống mạng máy vi tính nên việc kiểm tra giám sát công việc đã đơn giản hơn rất nhiều Nếu trước đây nhà quản lý phải trực tiếp kiểm tra công việc không chắc chắn việc kiểm tra có chính xác và phản ánh đúng thực tế hay không thì ngày nay với sự tiến bộ của Khoa học công nghệ chỉ ở tại phòng làm việc của mình mà các nhà lãnh đạo quản lý có thế tiến hành kiểm tra, xem xét nhân viên của mình làm việc như thế nào? Có đúng tiến độ hay không? Với việc kiểm tra như vậy sẽ đóng vai trò hỗ trợ nhà quản lý đối phó với nhiều tình huống phát sinh trong thực tế

- Trong công tác phục vụ:

Đối với các nhân viên làm công tác tạp vụ, thu dọn vệ sinh,…hưởng nhiều thuận lợi, không mất nhiều thời gian công sức, làm được nhiều việc hơn và hiệu quả công việc cũng cao hơn Họ sử dụng các máy hút bụi, máy lọc không khí, máy giặt,…thay cho việc phải quét nhà bằng chổi, giặt khăn trải bàn, rèm bằng tay như trước Hay như việc chăm sóc cây cảnh: trước đây họ sử dụng kéo để cắt thì nay họ thay bằng các máy cắt…

Nhân viên bảo vệ bên cạnh việc tuần tra theo dõi sẽ được trang bị thêm các máy quay camera Việc làm này giúp ích rất nhiều cho họ, tiện lợi cho việc theo dõi tuần tra: họ chỉ cần ngồi ở một chỗ nhưng vẫn có thể theo dõi kiểm tra ở mọi nơi, mọi chỗ của cơ quan tổ chức

Tóm lại:

Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng nêu trên cho thấy vị trí đặc biệt quan trọng của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức Vì thế không ngừng nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng trong mỗi cơquan, tổ chức là việc làm hết sức cần thiết và càng trở nên quan trọng hơn trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt trên tất cả các lĩnh vực và trong đó có công tác văn

phòng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81

I Tổng quan về xí nghiệp sửa chữa tàu 81

1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp

Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một đơn vị thành viên quan trọng bậc nhất của Công ty Vận tải thủy số 4 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp luôn gắn liền và đồng hành cùng Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4

Từ những năm giữa thập kỷ 60 Công ty Vận tải thủy số 4 tên là đơn vị KT66 đơn vị tiền thân của Công ty bây giờ Khi đất nước còn chiến tranh đơn vị được Bộ giao thông giao nhiệm vụ Vận tải sông và những sà lan loại nhỏ chuyên vận chuyển dầu mỏ, than đá, và các loại vũ khí, lương thực, thuốc men từ đàu nguồng Đông Bắc đên Miền Nam

Hòa bình lập lại, để đáp ứng nhịp điệu khẩn trương của công cuộc khôi phục kinh tế sau chiến tranh từ giã tên gọi KT66 với đội ngũ phương tiện sẵn có và bổ sung thêm, đơn vị được mang tên là Xĩ nghiệp 202 Sau đó Bộ Giao thông Vận tải đổi thành Xí nghiệp Vận tải sông Bạch Đằng và hoạt động được gần 3 năm

Trong điều kiện khối lượng Vận tải lớn, đội ngũ thuyền viên hoạt động phân tán, địa bàn hoạt động rộng, phương thức giao nhận chậm, cơ chế của Xí nghiệp chưa hoàn chỉnh, không đáp ứng kịp thời với quy mô sản xuất, đặc biệt là Nhà máy nhiệt điện Phả Lại ra đời mỗi năm tiêu thụ 1.5 triệu tấn than, đòi hỏi phải có một đôi ngũ vận chuyển than ổn định phục vụ nhiên liệu cho nhiệt điện Phả Lại và nhà máy phân đạm Hà Bắc, Bộ GTVT Cục đường sông quyết định tách Xí nghiệp Sông Bạch Đằng ra thành Công ty 3 là Vận tải sông số 3 thành số 4, với nhiệm vụ của Công ty là vận chuyển hàng, nhập hàng lương thực, hàng bách hóa và sửa chữa tàu cho Công ty Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 ra đời trong bối cảnh đó Công ty Vận tải thủy số 4 lại trở về với mặt hàng truyền thống quen thuộc đó là Vận tải than căn

cứ vào quyết định số 216/TCCB ngày 28/12/1982 của Bộ GTVT về việc thành lập Công ty 4 đã khẩn trương kiện toàn bộ máy tổ chức, kiện toàn hệ thống phương tiện nhanh chóng đi vào sản xuất kinh doanh, hoàn thành liên tục kế hoạch được

giao Công ty đã được tặng cờ huân chương, huân chương lao động và nhiều bằng khen

Mặc dù đạt được những thành tích như vậy song Công ty không tránh khỏi những khó khăn khi bước vào cơ chế thị trường Vận tải thủy nội địa Đặc biệt, trong những năm 1990-1992 nhu cầu Vận tải thủy giảm đặc biệt hơn vì nhiều nguyên nhân, phương tiện cũ nát do khai thác tràn lan trong thời kỳ bao cấp mà không có vốn sửa chữa, vốn đầu tư mới không được Nhà nước cấp, giá cước phí thấp, do đó sản xuất không đủ bù đắp chi phí, lực lượng lao động dư thừa so với nhu cầu sản xuất kinh doanh

Đứng trước những khó khăn đó, dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy, Ban giám đốc Công ty và Công đoàn Công ty, bằng những quyết định chính sách nhạy bén, có sự sang tạo nhiệt tình của cán bộ tập thể công nhân viên trong thời kỳ sản xuất kinh doanh ổn định và phát triển nhịp độ tăng trưởng kinh tế ở mức 2 con số và khá đồng đều Công ty đã tự khẳng định được mình và được sự tin tưởng của các cấp lãnh đạo Nhà nước

Ngày 5 tháng 7 năm 1993 Bộ GTVT đã ra quyết định số 1354/TCCB-LĐ thành lập doanh nghiệp Nhà nước “Công ty Vận tải thủy số 4” Nhưng đến năm 2005 theo quyết định số 926/QĐ- BGTVT Hà Nội ngày 06 tháng 4 năm 2005 Công ty chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4

2 Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp

Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một đơn vị hạch toán phụ thuộc của Công ty

Cổ phần Vận tải thủy số 4 Tuy nhiên trong cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp vẫn có những nét đặc trưng riêng để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 27

Sơ đồ 1:Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

(Nguồn:Ban nhân chính – Kế hoạch)

TỔ DỊCH VỤ

Tổ Điện

TỔ BẢO VỆ

V

Ệ

BAN TÀI CHÍNH BAN NHÂN CHÍNH –KẾOẠCH

Tổ Sắt hàn 3

Tổ sắt hàn

4

Tổ sắt hàn 5

Tổ săt hàn 6

Tổ sắt hàn 7

Tổ sắt hàn 8

Tổ bảo dưỡng

Tổ Máy

Tổ Nguội

Tháng 01 năm 2006 Xí nghiệp bắt đầu hoạt động theo quy mô Cổ phần hóa của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 Trong khi sắp xếp lại lao động Công ty đã giải quyết cho 79 lao động của Xí nghiệp về nghỉ hưởng chế độ 41CP của Chính phủ, trong đó có 08 lao động gián tiếp

Số lao động năm 2005 là 214 người, trong đó có 30 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ kho Hiện nay là 141 người trong đó có 21 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ kho

Xí nghiệp đã cắt giảm gọn nhẹ từ 5 Ban nghiệp vụ (Ban nhân chính , Ban tài chính, Ban kỹ thuật - điều độ, Ban kế hoạch- vật tư, Ban bảo vệ, 02 phân xưởng) còn

3 ban nghiệp vụ gồm: Ban nhân chính- Kế hoạch, Ban kỹ thuật - Điều độ, Ban Tài chính

Do nhiệm vụ, yêu cầu quản lý hiện nay tạo thuận lợi để sản xuất kinh doanh đạt kết quả tốt hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ kế hoạch sản xuất do Giám đốc Công ty giao

3 Chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp

a) Chức năng

Xí ngHiệp sửa chữa tàu 81 hoạt động với chế độ hạch toán phụ thuộc, chịu trách nhiệm trước Công ty cổ phần Vận tải thủy số 4 về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, có con dấu để giao dịch

b) Nhiệm vụ

Nhiệm vụ chủ yếu: Đóng mới, sửa chữa phương tiện Vận tải thủy (Sà lan, tàu sông, tàu công trình, tàu chở dầu, tàu đặc chủng phục vụ nền kinh tế quốc dân) Theo

kế hoạch của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 và tận dụng công suất máy móc thiết

bị hiện có, lực lượng lao động lành nghề, vị trí thương mại ưu đãi sửa chữa đóng mới phương tiện Vận tải thủy cho khác ngoài nhằm tăng thu nhập cho người lao động

4 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

4.1 Ban lãnh đạo

a Giám đốc Xí nghiệp:

Giám đốc Xí nghiệp là đại diện của nhà nước và Công ty cổ phần vận tải thủy

số 4, có quyền ra quyết định cao nhất đối với mọi hoạt động của Xí nghiệp, trực tiếp chịu trách nhiệm trước nhà nước và công ty Cổ phần Vận tải tủy số 4 về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp Giám đốc Xí nghiệp là người giữ vai trò chỉ huy với chức trách quản lý, sử dụng toàn bộ vốn, đất đai, nhân lực và quyền hạn được giao, phó giám đốc và các phòng ban chủ động giải quyết công việc theo đúng chức năng và trong giới hạn quyền hành

4.2 Ban Nhân chính – Kế hoạch

a Chức năng:

Chức năng tham mưu tổng hợp, tiến hành các hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp, trong việc tham mưu tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo Xí nghiệp

Chức năng hậu cần quản trị: Phục vụ cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của Xí nghiệp

Chức năng thực hiện chế độ chính sách của người lao động

b Nhiệm vụ

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện

- Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Xí nghiệp; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ quản lý điều hành của lãnh đạo Xí nghiệp

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn về văn bản cho Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản

- Tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, bảo quản con dấu

- Thành lập danh bạ Cán bộ công nhân viên (CBCNV) danh sách biến động ngạch bậc của CBCNV

- Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, bãi nhiễm CBCNV ra khỏi Xí nghiệp và công việc khai thác về nhân sự, lao động

- Theo dõi thời gian công tác tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) của CBCNV, quản lý sổ BHXH và xác nhận hàng năm

- Mua sắm các trang thiết bị, xây dựng cơ bản

- Sửa chữa quản lý cơ sở vật chất văn phòng

- Bảo vệ trật tự trị an, an toàn cơ quan

- Tổ chức các cuộc họp hội nghị của Xí nghiệp và tiếp khách

- Thực hiện công tác quản lý lao động – định mức lao động – tiền lương

- Thực hiện các chế độ người lao động do pháp luật quy định

- Đảm bảo định mức lao động về sử dụng quỹ tiền lương hợp lý

- Thực hiện chương trình bồi dưỡng cán bộ, nhân viên, nâng bậc cho công nhân

- Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác lao động, tiền lương tháng, quý năm kịp thời chính xác

- Đề xuất các quy định, quy chế phục vụ công tác quản lý điều hành của Xí nghiệp

4.3 Ban tài chính

a Chức năng

Ban tài chính là tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp sử dụng vốn trong sản xuất kinh doanh Tính toán phản ánh tình hình sử dụng vốn, biến động về lao động, vật tư tiền vốn Tính đủ đúng các loại chi phí sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm Xác định chính xác kết quả sản xuất kinh doanh Theo dõi và dự báo tính biến động về giá

cả thị trường Hàng tháng, quý lập báo cáo gửi cấp trên Tập hợp số liệu

Làm dự toán, quyết toán giá thành sản phẩm đóng mới sửa chữa nội bộ và khách hàng ngoài

b Nhiệm vụ

- Kế toán có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin số liêu kế toán, theo dõi nội dung công việc theo chuẩn mực và chế độ kế toán

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán

nợ, kiểm tra việc quản lý, sở dụng tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi, vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán

- Phân tích thông tin số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ Giám đốc quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

- Xây dựng các biện pháp hạ giá thành sản phẩm

4.4 Ban Kỹ thuật – Điều độ

a Chức năng

Ban kỹ thuật – điều độ tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp về công tác thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm mà Công ty giao Tham mưu cho Giám đốc các biện pháp quản lý và cung cấp vật tư, giữ gìn máy móc trang thiết bị

Đề xuất với Giám đốc các phương án sửa chữa, tiến độ sản xuất, các bước công nghệ sản xuất Và các công tác kỹ thuật, an toàn sản xuất, điều độ sản xuất

b Nhiệm vụ

- Xây dựng kế hoạch mua sắm mới trang thiết bị, dụng cụ lao động, kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị hiện có của Xí nghiệp, phân bổ các khoản chi phí trong chi phí quản lý Công ty duyệt

- Dự thảo các văn bản đối ngoại, hồ sơ cần thiết để ký hợp đồng kinh tế, đốn đốc thực hiện, thanh lý hợp đồng, theo dõi các tồn tại sau thanh lý

- Xây dựng biện pháp quản lý vật tư, máy mọc thiết bị

- Tiếp thị giới thiệu các chủ phương tiện ngoài vào sửa chữa tại Xí nghiệp

- Cung cấp phần vật tư Công ty giao phục vụ sản xuất trong, ngoài đảm bảo đầy đủ, kịp thời, đồng bộ

- Cập nhật số liệu thực hiện chế độ, báo cáo thông kê hàng tháng, quý năm kịp thời, chính xác, bóc tách kết cấu giá thành sản phẩm

- Lập phương án sửa chữa phải là kết hợp đồng thời cả vỏ, máy, điện, nguội, mộc, bảo dưỡng đề trình lên cấp trên

- Tính toán dự trù vật tư, vật liệu cho mỗi loại sản phẩm

- Kiểm tra các phương án sửa chữa, phiếu xác nhận công việc

- Xây dựng tiến độ thi công, các bước công nghệ

- Đảm bảo công tác kỹ thuật, an toàn lao động, tiến độ sản xuất

- Căn cứ vào tiến độ công nghệ của từng phương tiện, thực tế sản xuất, báo cáo Giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất cho ngày hôm sau

- Tập hợp những yêu cầu kỹ thuật, cân đối công việc theo tiến độ sản xuất xây dựng, nắm bắt chính xác, chắc chắn, sát thực công việc hành ngày và bám sát tiến độ

- Điều động trực tiếp các tổ sản xuất theo kế hoạch hàng ngày, đôn đốc các tổ sản xuất thi công đảm bảo chất lượn, tiến độ đã xây dựng

- Quản lý và cân đối chính xác việc cấp phát vật tư theo công việc thực tế đang thi công

- Quản lý hồ sơ máy, móc thiết bị: công cụ, lên phương án khảo sát cửa chữa từng phương tiện

- Quản lý trạm biến thế và lưới điện hạ thế của Xí nghiệp

- Quản lý hồ sơ bảo hộ lao động, cấp phát Bảo hộ lao động, lập kế hoạch Bảo hộ lao động, làm báo cáo tổng kết hàng quý, năm công tác Bảo hộ lao động

- Hoàn thành công tác đăng kiểm theo đúng thời hạn quy định

- Tham gia các đề tài khoa học, đề xuất các biện pháp cải tiến ký thuật, nâng cao năng xuất lao động, tiết kiệm chi phí giảm giá thành

5 Kết quả đạt đƣợc của Xí nghiệp trong một số năm qua

Kể từ khi Cổ phần hóa cho đến nay, Xí nghiệp đã luôn cố gắng tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên và hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với nhà nước

Xí nghiệp ngoài việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn,

Xí nghiệp còn tham gia đóng góp không nhỏ vào việc nâng cao năng lực cũng như chất lượng sửa chữa như: hoán cải nâng cấp phương tiện Vận tải có trọng tải lớn hơn

1000 tấn, thực hiện các bước công nghệ và quy trình kỹ thuật được chặt chẽ hơn Vì vậy đã được Công ty đánh giá cao về chất lượng kỹ thuật cũng như mỹ thuật, được

khách hàng rất tin tưởng và tín nhiệm, đưa phương tiện vào sửa chữa và đặt hàng đóng mới tại Xí nghiệp

Mặc dù bị ảnh hưởng của những biến động kinh tế ở trong nước và ngoài nước nhưng Xí nghiệp đã cố gắng khắc phục, vượt qua mọi khó khăn thử thách Dưới đây

là một vài số liệu phản ánh kết quả đạt được của Xí nghiệp, cụ thể là:

3.Doanh thu thuần về bh và cung

TNDN(60=50-51-52)

(Nguồn:Ban Tài chính- Xí nghiệp sửa chữa tàu 81)

Nhận xét:

Dựa vào bảng trên ta thấy: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2008

là 35.797.315.827đồng, năm 2005 tăng lên 37.673.095.170 đồng, năm sau tăng so với năm trước là 1.875.779.350 đồng Như vậy, doanh thu năm 2009 đạt 5.24% so với kế hoạch, cho thấy Xí nghiệp đảm bảo trang trải các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho Xí nghiệp có thể tái sản xuất giản đơn cũng như tái sản xuất mở rộng và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước

Giá vốn hàng bán năm 2009 là 2.083.214.285 tăng so với năm 2008 là 6.15%; như vậy, tốc độ tăng giá vốn trong 2 năm này đã cao hơn tốc độ tăng doanh thu (5.24%) như vậy đã làm ảnh hưởng không tốt đến lợi nhuận Điều đó chứng tỏ Xí nghiệp chưa tiết kiệm được chi phí sản xuất để hạ giá thành Do đó, trong những năm tới Ban lãnh đạo Xí nghiệp cần đưa ra các biện pháp để hạ giá thành sản phẩm và tăng doanh thu

Năm 2009 do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế Thế giới Tình hình kinh tế thị trường có nhiều diễn biến phức tạp, giá cả nguyên vật liệu có nhiều biến động tăng đã làm cho giá vốn hàng bán tăng lên 35.956.617.420 đồng, cao hơn so với năm 2008 là 6.15%, làm ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp khi các hợp đồng kinh tế đã triển khai không được điều chỉnh giá dẫn đến lợi nhuận năm 2009 giảm 10.78% so với năm 2008

Mặt khác, Xí nghiệp vừa đi vào Cổ phần hóa, đang trong thời gian hoàn thiện

cơ cấu tổ chức nên Chi phí quản lý doanh nghiệp còn cao Đây được xem là nhược điểm của doanh nghiệp trong công tác thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh Nhưng nếu đứng trên góc độ kinh tế, năm 2009 kinh tế Thế giới nói chung và kinh tế Việt Nam nói riêng đang trong giai đoạn khủng hoảng mà Xí nghiệp kinh doanh vẫn

có lãi mặc dù lãi không nhiều, chỉ đạt 62.254.904 đồng thì đây lại được xem là một thành tích của Xí nghiệp trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thời kỳ khủng hoảng

Tóm lại, qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp có thể thấy Xí nghiệp đang cố gắng nỗ lực trong kinh doanh và đóng góp vào sự phát tiển đó phải kể đến bộ phận văn phòng của Xí nghiệp

5 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động năm 2010 của Xí nghiệp

5.1 Những thuận lợi, khó khăn

*Thuận lợi:

- Một thuận lợi lớn cơ bản của Xí nghiệp là luôn được Đảng ủy, HĐQT, Giám đốc, Công đoàn Công ty chỉ đạo trực tiếp và quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ Được sự

hỗ trợ nhiệt tình của các phòng ban nghiệp vụ trong Công ty

- Có đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiệt tình, có tay nghề gắn bó với Xí nghiệp

- Có có đoàn kết nhất trí với quyết tâm cao của Đảng bộ, Giám đốc và các tổ chức đoàn thể công đoàn, thanh niên, phụ nữ cùng toàn thể Cán bộ công nhân viên đều hết lòng tâm huyết với Xí nghiệp Lãnh đạo Xí nghiệp với tinh thần trách nhiệm cao, mạnh dạn, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm để tiếp cận và tìm kiếm thị trường Luôn đi đầu gương mẫu khắc phục khó khăn nên đã động viên phong trào thi đua lao động sản xuất trong công nhân viên tạo đà cho Xí nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị năm 2009 của Công ty giao

- Địa hình sản xuất kinh doanh thuận lợi cả đường sông và đường bộ (giáp sông Cấm và đường quốc lộ 5)

- Xí nghiệp đã bố trí tổ chức sản xuất hợp lý, bố trí đủ năng lực thi công

*Khó khăn:

Bên cạnh những thuận lợi trên Xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn sau:

- Năm 2009 do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế Thế giới Tình hình kinh tế thị trường có nhiều diễn biến phức tạp, giá cả nguyên vật liệu có nhiều biến động tăng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Xí nghiệp khi các hợp đồng kinh tế

đã triển khai không được điều chỉnh giá dẫn đến kinh doanh lãi không lớn

- Do ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính thế giới nên nhu cầu về lưu thông Vận tải hàng hóa suy giảm nghiêm trọng dẫn tới nhu cầu đóng mới và sửa chữa phượng tiện trên thị trường bị đóng băng Gây nên nghiệp gần 2 tháng đầu năm không

có việc làm, đã ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm, đời sống của người lao động và kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp

- Do thời tiết trong năm có nhiều biến động, mưa bão nhiều ngày trong năm đã ảnh hưởng không ít đến kinh doanh của Xí nghiệp

- Nguồn điện lưới quốc gia không đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất của Xí nghiệp, nhất là giai đoạn cần hoàn thành gấp sản phẩm theo tiến độ đã cam kết với khách hàng

- Lực lượng Cán bộ và công nhân viên Xí nghiệp còn ít, đa số là các kỹ sư lâu năm, có kinh nghiệm công tác nhưng tính sáng tạo trong việc áp dụng khoa học công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh còn hạn chế, do vậy mà hiệu quả công việc chưa cao

Những thuận lợi và khó khăn trên đây ảnh hưởng rất lớn đến kết quả thực hiện nhiệm

vụ sản xuất của Xí nghiệp trong năm qua

5.2 Phương hướng hoạt động năm 2010 của Xí nghiệp

- Nhiệm vụ kế hoạch năm 2010

Các chỉ tiêu pháp lệnh Công ty giao Giá trị sản lượng hàng hóa thực hiện 40.000.000 đồng

- Mục tiêu phấn đấu:

o Hoàn thành toàn diện kế hoạch sản xuất Công ty giao

o Tích cực tìm kiếm thị trường, khai thác triệt để mọi nguồn lực, phấn đấu mọi người trong dây chuyền sản xuất có việc làm thường xuyên và ổn định

o Đời sống cán bộ công nhân viên được nâng lên, thu nhập bình quân tăn g

so với năm 2009

II Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

1 Cơ cấu tổ chức của Ban nhân chính – Kế hoạch

Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Ban Nhân chính – Kế hoạch

(Nguồn: Ban nhân chính – Kế hoạch)

Trong cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp, Ban Nhân chính – Kế hoạch có vai trò như

là một nhân tố trọng tâm của các nguồn thông tin và phục vụ hậu cần Có thể xem ban Nhân chính – Kế hoạch là trạm trung chuyển giao lưu giữa các đầu mối khác nhau cả

Vi tính

Nhân viên Lái xe

Nhân viên Tạp vụ

Nhân viên

Y tế

Tổ nhân viên Bảo vệ

ở bên trong lẫn bên ngoài Xí nghiệp Nếu xét trong tổng thể cơ cấu tổ chức Xí nghiệp thì Ban Nhân chính – Kế hoạch là một bộ phận cấu trúc của Xí nghiệp với vai trò chính là tham mưu giúp việc cho Giám đốc điều hành bộ máy của Xí nghiệp đồng thời cũng là trung tâm phục vụ toàn bộ cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của Xí nghiệp

2 Chức năng, nhiệm vụ của Ban Nhân chính – Kế hoạch

Giống như các phòng ban khác trong Xí nghiệp, Ban Nhân chính – Kế hoạch cũng có những chức năng và nhiệm vụ riêng nhằm duy trì hoạt động và góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Ban nhân chính – Kế hoạch có những chức năng nhiệm vụ sau:

a Chức năng:

Chức năng tham mưu tổng hợp, tiến hành các hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp, trong việc tham mưu tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo Xí nghiệp

Chức năng hậu cần quản trị: Phục vụ cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của Xí nghiệp

Chức năng thực hiện chế độ chính sách của người lao động

b Nhiệm vụ

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện

- Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Xí nghiệp; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ quản lý điều hành của lãnh đạo Xí nghiệp

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn về văn bảncho Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản

- Tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, bảo quản con dấu

- Thành lập danh bạ CBCNV, danh sách biến động ngạch bậc của CBCNV

- Theo dõi thời gian công tác tham gia BHXH của CBCNV, quản lý sổ BHXH và xác nhận hàng năm