CẢI TIẾN CÔNG TÁC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG THEO HƯỚNG HIỆN ĐẠI HOÁ CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XDCTGT8.doc.DOC

CẢI TIẾN CÔNG TÁC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG THEO HƯỚNG HIỆN ĐẠI HOÁ CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XDCTGT8

Lời nói đầu

Trong công cuộc đổi mới hiện nay, Đảng và Nhà nớc ta xác định đúng đắn vai trò chủ đạo của các doanh nghiệp Nhà nớc trong nền kinh tế quốc dân Nghiên cứu hoạt động của một doanh nghiệp cấp Tổng công ty Nhà nớc theo Quyết định 90 TTg của Thủ tớng Chính phủ để giúp cho mỗi chúng ta hiểu biết đợc thực trạng của các doanh nghiệp và những biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh đa doanh nghiệp hoà nhập với cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc theo định hớng XHCN là một vấn đề rất quan trọng.

Trong quá trình thực tập tại Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông 8 Tôi đã tìm hiểu rõ những hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung ở đơn vị đồng thời đi sâu nghiên cứu về hoạt động quản trị văn phòng Quản trị Văn phòng là hoạt động quản lý vi mô thuộc hệ thống quản lý quốc gia, là sự quản lý trực tiếp tại cơ sở theo định hớng của Nhà nớc.

Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) đợc chuyên môn hoá với những trách nhiệm, phạm vi nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và đợc bố trí theo những cấp, những mô hình khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản lý.Mô hình quản lý Tổng công ty gồm các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn, văn phòng tổng hợp làm tham mu cho HĐQT và Tổng giám đốc về các lĩnh vực chức năng của mình cũng thuộc vào mô hình quản lý nói trên.

Hoạt động của Tổng công ty XDCTGT8 những năm qua đã đem lại những hiệu quả về sản xuất kinh doanh rất lớn, đóng vai trò chủ đạo điều tiết về vốn, năng lực thiết bị, lao động cho các công ty đơn vị thành viên Giá trị sản lợng và lợi nhuận sản xuất kinh doanh của Tổng công ty năm sau cao hơn năm trớc Với quá trình sản xuất và phát triển đó, Tổng công ty đợc ngành Giao thông vận tải đánh giá là một trong những Tổng công ty mạnh trong ngành.

Tổng công ty có đợc những thành tích trên không thể không nói đến vai trò tham mu của Văn phòng Tổng công ty Văn phòng có chức năng vị trí đặc biệt quan trọng Hoạt động của Văn phòng góp phần không nhỏ vào sự phát triển của Tổng công ty Nhận thức rõ và đúng vị trí của Văn phòng trong giai đoạn phát triển kinh tế hiện nay giúp chúng ta nâng cao nhận

thức, giải quyết tốt công việc của mình, đóng góp vào hoạt động của đơn vị mình.

Sau một thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng công ty XDCTGT8, Tôi đã nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với sự nghiệp

của Tổng công ty và mạnh dạn đi vào nghiên cứu đề tài: “Cải tiến công táchoạt động Văn phòng theo hớng hiện đại hoá của Văn phòng TổngCông ty XDCTGT8 ”.

Trong quá trình đi sâu nghiên cứu thực tế tại Văn phòng Tổng công ty, tôi luôn nhận đợc sự quan tâm, giúp đỡ của các cán bộ CNV Văn phòng nói chung và đặc biệt là các ông Chánh, Phó Văn phòng Đồng thời tôi đã nhận đợc sự hớng dẫn nhiệt tình, chu đáo của Thầy Võ Văn Tuyển.

Nhân dịp này em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các cán bộ Tổng công ty XDCTGT8, tới thầy giáo hớng dẫn và các thày cô trờng ĐHDL Ph-ơng Đông đã giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đề tài này.

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung nghiên cứu của luận văn gồm:

Bố cục của luận văn gồm 5 chơng:

Chơng I: Những vấn đề cơ bản của công tác tổ chức văn phòng Doanh

Chơng V: Một số giải pháp nhằm khắc phục những mặt tồn tại và cải tiến của công tác văn phòng tại TCTXDCTGT8.

Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng, song do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức, đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót.Tôi mong nhận đợc những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô và các bạn giúp tôi hoàn thiện nhận thức của mình.

Tôi xin chân thành cảm ơn

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 2

Văn phòng là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp Văn phòng hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện các hoạn động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hoặc làm công việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ gọi là văn phòng.

Trong một doanh nghiệp công việc giấy tờ nh vậy khá nhiều, từ khi cách mạng KHKT tiến nhanh nh vũ bão, giao lu thơng mại đợc mở rộng, cuộc cách mạng thông tin bùng nổ, công việc giấy tờ trong các tổ chức đơn vị tăng lên nhanh chóng Nếu không kịp xử lý nó sẽ cản trở đến công việc kinh doanh của các doanh nghiệp từ đó các nhà nghiên cứu quản trị của Việt Nam cũng nh của Tổng công ty quan tâm nhiều hơn tới công tác Văn phòng của đơn vị và coi công tác văn phòng là điều kiện sống còn của các tổ chức.

Mỗi Văn phòng có nhiệm vụ cụ thể khác nhau, ở các doanh nghiệp Nhà nớc thì Văn phòng có những nhiệm vụ sau:

- Xây dựng chơng trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và lịch hàng tuần, hàng ngày của CQ đồng thời đôn đốc, theo dõi công việc thực hiện kế hoạch đã vạch ra Văn phòng tiến hành thu thập thông tin từ bên ngoài và trong nội bộ doanh nghiệp để kịp thời xử lý, giúp lãnh đạo kịp thời đề ra phơng hớng hoạt động SXKD Văn phòng còn chịu trách nhiệm biên tập văn bản, chuẩn bị báo cáo đề án, báo cáo phơng án quản lý theo sự lãnh đạo của CQ.

- Bên cạnh đó Văn phòng thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính, hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của CQ để xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 4

- Văn phòng cũng có trách nhiệm đảm bảo nhu cầu, hậu cần, tạo cơ sở vật chất kỹ thuật, hỗ trợ phơng tiện và điều kiện để cán bộ CNV nâng cao hiệu quả công tác và hiệu quả hoạt động.

Nh vậy, Văn phòng là bộ phận tổng hợp quản lý các hoạt động của CQ và là bộ máy tham mu giúp đỡ lãnh đạo điều hành hoạt động của CQ.

2 Chức năng của Văn phòng

Có rất nhiều loại hình văn phòng nh văn phòng cơ quan hành chính, văn phòng DNSXKD, văn phòng dịch vụ Để phân biệt đợc CQ này với CQ khác ta căn cứ vào các chức năng của từng văn phòng ở đây chủ yếu phân tích về Văn phòng DNSXKD Văn phòng trong đơn vị SXKD đóng vai trò hết sức to lớn có ảnh hởng quyết định mọi hoạt động cuả DN Quan trọng hơn, Văn phòng là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý doanh nghiệp Bất cứ một doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mô lớn hay nhỏ cũng đều có văn phòng là nơi đại diện cho doanh nghiệp đảm nhận công tác hoạt động SXKD Văn phòng có 3 chức năng cơ bản sau:

a Chức năng thông tin tổng hợp

Ngày nay các hoạt động kinh tế, thông tin có ý nghĩa rất to lớn và đợc xem nh nguồn nhân lực của mọi sự phát triển Nguồn thông tin thờng rất phong phú và đa dạng, nó hiển diện ở mọi lĩnh vực Thông tin đợc thu thập và xử lý theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị

Thông tin tiếp nhận từ hai loại: Thông tin có hệ thống và Thông tin không có hệ thống.

-Thông tin có hệ thống là loại thông tin đợc duy trì trong hệ thống tổ chức, đợc quy định về yêu cầu, nội dung và theo một kiểu thống nhất trong CQDN Loại thông tin này đợc thể hiện dới dạng văn bản nh các quyết định, nghị định của Chính phủ xuống cấp dới, các báo cáo của cấp dới lên cấp trên.

-Thông tin không có hệ thống là loại thông tin liên quan đến sự kiện xảy ra bất ngờ mang tính chất đột xuất không biết trớc Loại thông tin này đòi hỏi phải thu nhận và xử lý nhanh chóng, kịp thời.

Trong hoạt động văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp luôn thể hiện tính năng động của nó Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đã phục vụ cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất, giúp cấp quản lý có đợc quyết định đúng đắn để kịp thời xử lý Bên cạnh đó, công

tác thông tin giúp các nhà quản lý phân tích dữ liệu, thông số để vạch ra những chiến lợc quan trọng, lâu dài cũng nh các kế hoạch trung hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất Công tác thông tin tổng hợp cũng cung cấp tài liệu, báo cáo, các công trình khoa học cho nhà quản lý nghiên cứu, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều hành quản lý và cũng có thể qua các đề nghị đó cải tiến phơng thức đổi mới t duy và cách quản lý nhằm đa đơn vị phát triển.

Trong thời đại bùng nổ thông tin nh hiện nay thì công tác thông tin tổng hợp càng làm thay đổi vị trí và vai trò văn bản của văn phòng trong mỗi doanh nghiệp Rõ ràng cuộc cách mạng thông tin đã tạo ra sự phát triển vợt bậc của kinh tế mỗi nớc Các doanh nghiệp đã nhận thấy rõ vai trò, chức năng quan trọng của thông tin trong hoạt động kinh doanh bởi vì nền kinh tế càng phát triển thì lu lợng thông tin càng phong phú và đa dạng Mặt khác, để tồn tại và phát triển kinh tế xã hội, các quốc gia phải thi hành chính sách mở cửa, khuyến khích các doanh nghiệp hội nhập và trong cơ chế mở.Muốn tồn tại, các doanh nghiệp phải nhanh chóng nắm bắt các nguồn thông tin và xử lý chúng kịp thời để đạt đợc mục tiêu trong kinh doanh.

Trong công tác thông tin thì yếu tố thiết bị thông tin đóng vai trò rất quan trọng Ngày nay, song song với sự phát triển không ngừng của lu lợng thông tin thì các phơng tiện, thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày càng đa dạng và phong phú Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép các nhân viên văn phòng và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và rất có hiệu quả Hệ thống thông tin hiện đại này giúp các nhà quản lý giải phóng khỏi phần lớn các công việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch định chơng trình hoạt động và điều hành, quản lý cơ quan.Bên cạnh đó, với các trang thiết bị thông tin hiện đại các nhân viên làm việc đạt hiệu quả hơn, năng động và thao tác nghiệp vụ cũng trở nên linh hoạt hơn Nh vậy, công tác thông tin tổng hợp thực sự đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị văn phòng.

b Chức năng tham mu

Ta biết rằng hoạt động của một CQ phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, ngời quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ giúp.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 6

Nh chúng ta đã biết, bất cứ cấp lãnh đạo nào cũng phải đặt ra các mục tiêu SXKD.Muốn đạt đợc mục tiêu đó, doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động và uyển chuyển Đặc điểm chính của một tổ chức hoạt động hiệu quả đó là khả năng dự báo những thay đổi cần thiết về mặt tổ chức và giải pháp thích nghi với điều kiện SXKD thay đổi Việc hoạch định và lập kế hoạch đợc xem nh là con đờng dẫn tới đích, đòi hỏi phải xác định đợc hớng đi nhanh nhất, đúng đắn nhất.

Thông thờng các DNSX kế hoạch dựa trên quy luật cơ bản: quy luật giá trị và những khả năng thực tế của mình để đảm bảo vai trò là công cụ để quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh nền KTXH.

c Chức năng hậu cần

Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bình thờng của tổ chức Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp Hậu cần thờng là những công việc dịch vụ nh tạo ra cơ sở vật chất để CBCNV thực hiện nhiệm vụ của họ, tăng thêm hiệu quả làm việc.

Công tác hậu cần thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống của CBCNV Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng đợc coi nh công cụ quản lý hiệu quả Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo Công tác hậu cần còn là diện mạo của CQ qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tín bằng công tác đối nội, đối ngoại.

II Cải tiến, hoạt động văn phòng theo hớng hiện đạidoanh nghiệp

1 Vai trò của văn phòng hiện đại ở doanh nghiệp

Trớc đây, trong cơ chế cũ, Văn phòng là nơi làm việc giấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động lãnh đạo Trong vài năm trở lại đây, khi chuyển sang cơ chế thị trờng, theo định hớng XHCN với sự quản lý của nhà nớc, để đảm bảo đứng vững trong môi trờng cạnh tranh, các doanh nghiệp đã đầu t dây chuyền thiết bị hiện đại đồng thời tiến hành đổi mới phơng thức quản lý, tuyển dụng nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao Do đó hiệu quả hoạt động đã đợc nâng lên rõ rệt.

Thực tế đó đã phản ánh yêu cầu khách quan của công cuộc đổi mới, góp phần tạo chỗ đứng cho mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng Bên cạnh

đó, những thành tự khoa học của công nghệ thông tin gần đây cũng là áp lực buộc các văn phòng phải khẩn trơng đi vào hiện đại hoá Khi các nhà quản lý chú trọng đến các công tác văn phòng thì vai trò của văn phòng hiện đại trong doanh nghiệp Nhà nớc ngày càng đợc khẳng định Rõ ràng, văn phòng kết hợp với khoa học hiện đại đã ngày càng nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ, nhân viên văn phòng Các trang thiết bị hiện đại đã giúp họ đắc lực hơn trong công việc, tạo năng suất và hiệu quả ngày càng cao.

Văn phòng hiện đại đã hạn chế tối đa về chi phí quản lý điều hành nhng vẫn đảm bảo chất lợng làm việc Đồng thời nó giúp các nhà quản lý thoát khỏi những công việc mang tính chất sự vụ, kích thích sự sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đa ra những phơng hớng và kế hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất mọi mặt trong công tác điều hành quản lý doanh nghiệp.

Nh vậy cùng với xu thế chung của cơ chế mới, sự xuất hiện Văn phòng hiện đại với sự hoạt động có hiệu quả càng chứng tỏ vai trò hết sức quan trọng của công tác văn phòng trong mỗi doanh nghiệp hiện nay.

2 Cải tiến công tác tổ chức văn phòng.

Mục tiêu của các nhà quản trị Văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mu cho cấp lãnh đạo điều hành quản lý hoạt động của CQ một cách hiệu quả nhất Muốn xây dựng một văn phòng theo hớng hiện đại trớc hết phải cải tiến các bớc sau:

- Tổ chức về nhân sự - Nghiệp vụ hành chính - Trang thiết bị kỹ thuật - Môi trờng làm việc

*Tổ chức về nhân sự:

Trong xu hớng phát triển của XH hiện nay, yếu tố con ngời luôn là trung tâm của mọi hoạt động Một doanh nghiệp hay một tổ chức dù có nguồn tài chính phong phú với hệ thống trang thiết bị hiện đại đến đâu chăng nữa nếu thiếu sự tổ chức quản lý thích hợp thì cũng sẽ trở thành đơn vị yếu kém.

Bởi vậy, khi cải tiến văn phòng theo hớng hiện đại hoá thì vấn đề quan trọng nhất là phải cải tiến công tác tổ chức nhân sự.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 8

Thực tế cho thấy, cùng với sự phát triển nh vũ bão của khoa học công nghệ thì trình độ học vấn và kiến thức của các nhân viên ngày càng đợc năng cao ở Việt Nam hiện nay, những ngời không có trình độ đang dần bị đào thải, lực lợc lao động trẻ nếu không có năng lực và trình độ chuyên môn sẽ khó tìm đợc việc làm thực tiễn đó phản ánh nhu cầu cải tiến, đổi mới chất lợng lam việc của nhân viên trong các doanh nghiệp ngày càng cao.

Song song với đầu t trang thiết bị, các nhà quản trị cần phải có chính sách bồ dỡng thêm cho nhân viên về nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho họ những kiến thức về nghiệp vụ văn phòng một cách tổng quát để có thực hiện tốt các nhiệm vụ, các công việc trong văn phòng Các nhân viên phải đợc đào tạo đa năng để có thể đảm nhiệm các công việc khác nhau, biết chi phối công việc của cả văn phòng và biết xử lý chọn lọc các nguồn thông tin một cách hợp lý, chính xác, kịp thời, giúp các nhà quản lý đa ra những quyết định đúng đắn nhất Ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, ngời quản trị còn phải biết tổ chức, sắp xếp nhân sự một các hợp lý.

Hiện nay ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vấn đề tổ chức nhân sự thờng đơn giản hơn vì cơ cấu quyền lực này chỉ có một cấp, cấp lãnh đạo (giám đốc) trực tiếp điều hành lao động tuyến cơ sở, nên tổ chức gọn nhẹ.

Với các văn phòng các doanh nghiệp lớn thì cơ cấu tổ chức phức tạp hơn, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có các bộ phận trong văn phòng với đầy đủ chức năng văn phòng Vì vậy, đối với doanh nghiệp này, việc tổ chức nhân sự nên tập trung Có nghĩa là mọi công việc văn phòng của các phòng ban đều đa lên đầu não và tập trung nhân sự lên đó để tiến hành xử lý thông tin và thực hiện các công việc khác trong văn phòng chỉ để lại các phòng ban một số nhân viên văn phòng cần thiết nh văn th Việc sắp xếp tổ chức nhân sự theo kiểu tập trung nh vậy thể hiện tính thống nhất, đồng thời các nhân viên dễ dàng trao đổi công việc khi cần có thể hỗ trợ nhau Bên cạnh đó, việc tổ chức sắp xếp nhân sự một cách hợp lý, ngời quản trị văn phòng cần quan tâm đến nhu cầu của nhân viên có nghĩa là quan tâm đến chế độ, chính sách, chăm lo tới đời sống vật chất và tinh thần của họ, phải biết lắng nghe ý kiến nhân viên và đánh giá chính xác những khả năng, năng lực, tạo cho họ có cơ hội thăng tiến, khuyến khích họ học hỏi nâng cao kiến thức.

Ngoài ra, trong quá trình tuyển chọn nhân viên, ngoài những yêu cầu về chuyên môn, kiến thức, nghiệp vụ thì ngời quản trị văn phòng phải chú ý tới phẩm chất đạo đức của nhân viên, vì trong điều kiện làm việc mới thì càng phải có những yêu cầu mới về phẩm chất của mỗi nhân viên nhằm phải ánh tính chất hiện đại của văn phòng Trớc hết họ phải có trách nhiệm về công việc, có óc sáng tạo nhanh nhẹn, và biết đề xuất ý kiến giúp lãnh đạo đa ra những quyết định đúng Mặt khác, họ phải là ngời luôn chủ động trong việc biết cách giao tiếp và ăn mặc lịch sự gọn gàng.

Nói tóm lại, tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của ngời quản trị, bởi nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của văn phòng trong xu hớng phát triển mới để nâng cao chất lợng và hiệu quả của công tác văn phòng phục vụ cho công cuộc hiện đại hoá Văn phòng của mỗi doanh nghiệp cần có một đội ngũ nhân viên có năng lực, có phẩm chất đạo đức và thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn, có nh vậy mới đáp ứng đợc nhu cầu trong từng thời kỳ mới.

Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì trình độ học vấn của CBCNV ngày càng cao Bên cạnh đó, các nhà quản trị cần phải có chính sách bồi dỡng về nghiệp vụ, trang bị những kiến thức Văn phòng một cách tổng quát để họ có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ văn phòng.

Vậy tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của nhà quản trị, nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của Văn phòng Trong xu hớng phát triển mới, để nâng cao chất lợng và hiệu quả của công tác văn phòng, Văn phòng của doanh nghiệp cần một đội ngũ nhân viên có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt.

* Nghiệp vụ hành chính:

Nghiệp vụ hành chính văn phòng theo hớng hiện đại hoá là tập hợp những phơng cách, những quy định, các thao tác cụ thể mà ngời lãnh đạo vận dụng một cách sáng tạo, có hiệu quả cao Trớc đây, một số nghiệp vụ hành chính đợc làm thủ công nh ghi chép sổ sách, tính toán hoặc văn bản viết bằng tay, công tác thông tin đợc vận dụng một cách máy móc, không có hệ thống dẫn đến sai lệch hoặc gây chậm trễ làm giảm hiệu quả lao động.

Ngày nay các trang thiết bị đã hỗ trợ rất nhiều cho nghiệp vụ hành chính bởi vậy mà chất lợng công việc ngày càng cao Cải tiến các nghiệp vụ hành chính có nghĩa là cải tiến tổ chức hoạt động trong Văn phòng kết hợp các trang thiết bị xây dựng một cơ cấu hoạt động trong văn phòng kết

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 10

hợp với trang thiết bị xây dựng một cơ cấu hoạt động gọn nhẹ, kết hợp với xu thế phát triển mới đó là nên tập trung các nghiệp vụ hành chính Có hai hình thức tập trung:

+Tập trung theo địa bàn: Hoạt động hành chính đều đợc tập trung tại một điểm duy nhất Kiểu tập trung này có u điểm là dễ huy động nhân sự, dễ quản lý, kiểm tra, dễ sử dụng các trang thiết bị Tuy nhiên, nó cũng có nhiều nhợc điểm nh khó chuyên môn hoá, thiếu sự quan tâm đến từng loại công việc Vì vậy, kiểu tập trung này chỉ nên áp dụng đối với các doanh nghiệp nhỏ.

+Tập trung theo chức năng: Các nghiệp vụ hành chính đợc phân ra thành bộ phận chuyên môn theo chức năng.

Ưu điểm của cơ cấu tập trung theo chức năng là cố thể thu hút đợc nhiều chuyên viên vào công tác quản lý Các chuyên viên này sẽ tham mu cho nhà quản trị văn phòng về các hoạt động hành chính của từng bộ phận chuyên môn.

Nhợc điểm chủ yếu của tập trung theo chức năng là hình thức này nếu không khéo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trởng, có nghĩa là xuất hiện sự lấn quyền.

Thông thờng, việc tập hoạt động hành chính không dợc các cấp quản trị và những ngời thi hành a thích nhng để việc quản lý hiệu quả thì việc tập trung lại tỏ ra không cần thiết Đặc biệt, với hình thức tập trung theo chức năng, chánh văn phòng luôn có sự cộng tác về các chuyên viên của các bộ phân chuyên môn, nh vậy việc hoạch định, tổ chức điều hành, giám sát và quản lý sẽ thuận lợi, dễ dàng hơn và thể hiện tính thống nhất trong quản lý

Hình 1: Kiểu tập trung theo địa bàn

Hình 2: Kiểu tập trung theo chức năng

Bên cạnh việc cải tiến tổ chức hoạt động chính nên tiến hành cải tiến cơ cấu quản lý trong các doanh nghiệp Trong xu thế phát triển của doanh nghiệp cần bố trí thêm một số vị trí mới để đảm nhận những nghiệp vụ mới để cơ cấu quản lý trở nên năng động và phù hợp với điều kiện kinh tế của doanh nghiệp.

Hình 3: Sơ đồ cơ cấu quản lý

Nói tóm lại bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều phải thực hiện các nghiệp vụ hành chính, vì vậy cải tiến nghiệp vụ hành chính là cải tiến cơ cấu quản lý, nghiệp vụ chuyên môn trong Văn phòng nhằm mục đích tăng hiệu quả làm việc hơn nữa.

* Trang thiết bị kỹ thuật:

Trang thiết bị kỹ thuật là công cụ trợ giúp con ngời trong quá trình lao động SX Ngày nay khi xu hớng hiện đại hoá ngày càng diễn ra mạnh mẽ thì các trang thiết bị hiện đại càng giữ vị trí quan trọng trong hoạt động của Văn

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 12

phòng Trớc đây các doanh nghiệp cũng trang bị một số máy móc nhằm giảm bớt lao động chân tay nh bàn tính bằng tay, máy đánh chữ Khi khoa học phát triển, các nhà quản trị VP mới đẩy mạnh đầu t công nghệ tiên tiến Nhờ đó nhân viên văn phòng giảm bớt đợc lao động chân tay cũng nh rút ngắn thời gian hoàn thành công việc Bởi vậy muốn đạt đợc mục tiêu, tăng năng suất, tạo lợi nhuận cao trong SXKD các doanh nghiệp nhất thiết phải tiến hành đổi mới trang thiết bị hiện đại trong hoạt động Văn phòng để từng bớc tạo chỗ đứng trong nền kinh tế tiếp tục đa Tổng.C.ty phát triển theo xu hớng phát triển chung của toàn ngành giao thông.

* Môi trờng làm việc:

Khoa học đã chứng minh môi trờng làm việc có ảnh hởng rất lớn đến năng suất lao động của CBCNV Thực chất tạo ra môi trờng làm việc là xây dựng và sắp xếp nơi làm việc một cách hợp lý và khoa học Vì vậy cải tiến môi trờng làm việc là một công việc không kém phần quan trọng của các nhà quản trị Văn phòng

Văn phòng hiện đại ngày nay có khuynh hớng sắp xếp theo mặt bằng mở, có nghĩa là các nhà quản trị thờng sử dụng tối đa khoảng trống để sắp xếp nơi làm việc cho nhân viên Thay vì bố trí phòng riêng, nên xây dựng các vách ngăn, hoặc tủ, kệ để ngăn cách các bàn làm việc Cách sắp xếp này vừa linh hoạt, tiết kiệm diện tích lại giảm chi phí mà rất thuận theo nh việc trao đổi, xử lý thông tin trong của các nhân viên trong văn phòng Nhân viên làm việc trong văn phòng kiểu mặt bằng mở nh vậy, sẽ cảm thấy thoải giảm đợc thời gian di chuyển Kiểu làm phòng làm việc này còn thể hiện tính tập thể, tạo ra không khí làm việc và tạo ra mối quan hệ gần gũi nhau hơn giữa các nhân viên trong văn phòng để từ đó có thể hỗ trợ, giám sát và giúp đỡ nhau khi cần thiết

Bố trí phòng làm việc cho nhân viên phải đảm bảo nguyên tắc: - Thuận tiện.

- Kinh tế -Thẩm mỹ.

Cách sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế dụng cụ một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần của nhân viên phấn chấn Các dụng cụ đặt ở vị trí thuận tiện, ngăn nắp, kết hợp với sự thao tác nhịp nhàng sẽ tiết kiệm đợc năng lợng lao động và tiết kiệm thời gian cho công nhân viên.

Nên sắp xếp các dụng cụ trong phạm vi liên hoàn để dễ lấy và động tác xoay chuyển cũng trở nên nhịp nhàng.

Tính nhịp nhàng là tính lặp đi lặp lại thao tác theo những khoảng thời gian đều nhau Sự nhịp nhàng tạo điều kiện để các thao tác đợc phản ứng có điều kiện, làm cho ý thức của vỏ não giảm đi và ngợc lại hoạt động của các trung tâm điều khiển theo một trình tự quen thuộc của bộ óc tăng lên làm cho nhân viên không cảm thấy mệt mỏi.

Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn tăng năng suất và hiệu quả công việc thì ngời quản trị văn phòng phải quan tâm đến những yếu tố tác động đến con ngời, sao cho nhân viên có ý thức làm chủ cao.

Con ngời thờng bị ảnh hởng bởi hai yếu tố: tâm lý và sinh lý.

- Về tâm lý: Nếu làm việc trong một môi trờng tốt, đầy đủ ánh sáng, có nhiệt độ thích hợp, thoáng khí, thì họ sẽ cảm thấy thoải mái và hăng say làm việc

- Về sinh lý: Nếu nhân viên đợc làm việc trong môi trờng yên tĩnh, thoáng đãng, dễ chịu thì họ sẽ khoẻ khoắn hơn, có hng phấn hơn để thực hiện mọi công việc một cách tốt nhất

Bởi vậy, khi xây dựng văn phòng hiện đại, các nhà quản trị phải nghiên cứu, tìm hiểu các nhân tố ảnh hởng để từ đó tổ chức sắp xếp cho khoa học và hợp lý.

Quản trị văn phòng ngày nay đã trở thành một ngành học lớn trên thế giới, nó đã, đang và sẽ là lĩnh vực không thể thiếu trong mọi tổ chức kinh doanh Chính văn phòng có tầm quan trọng quyết định, nên việc tổ chức một Văn phòng cũng phải có sự nghiên cứu và bố trí một cách khoa học và hợp lý Muốn đạt đợc mục tiêu doanh nghiệp cần phải có cơ cấu linh hoạt, uyển chuyển ở các doanh nghiệp Việt Nam, thông tin là một hệ thống cực kỳ quan trọng Vì thế, tổ chức không nên phân tán Một văn phòng tổ chức theo kiểu tập trung cũng có những u, nhợc điểm riêng Do đó tuỳ thuộc vào quy mô của từng doanh nghiệp mà có sự tổ chức Văn phòng của mình nhằm đạt hiệu quả cao nhất.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 14

ơng Ii

Khái quát chung về sự ra đời

và hoạt động của tổng công ty xây dựngcông trình giao thông 8

i Quá trình ra đời của tổng công ty1 Sự thành lập tổng công ty

Tổng công ty XDCTGT8 đợc quyết định thành lập từ năm 1965.

Theo quyết định số 597/QDTC ngày 23/6/1965 Bộ Giao thông vận tải đã chính thức thành lập ban xây dựng 64 trực thuộc Bộ Giao thông vận tải.

Theo quyết định số 1916/QĐ/TCCB ngày 30/11/1982 của Bộ Giao thông vận tải đã chuyển ban xây dựng 64 thành: Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8.

Theo quyết định số 813/TCCB-LĐ ngày 28/4/1989 của Bộ Giao thông vận tải về việc đổi tên Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8 thành Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng công trình 8 thuộc bộ GTVT.

Theo quyết định số 4897/QĐ-TCCB_LĐ ngày 27/11/1995 của Bộ Giao thông vận tải thành lập lại là: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 tên giao dịch quốc tế là: civil gineering construC.Tyion corporation8,viết tắt là: cienco8.

2 Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập

Theo quyết định thành lập, Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 là doanh nghiệp Nhà nớc chịu sự quản lý của Nhà nớc của bộ Giao thông vận tải và của cơ quan Nhà nớc khác theo quy định của pháp luật đợc quan hệ với cơ quan nhà nớc ở Trung ơng và địa phơng để thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh trên lĩnh vực của mình.

Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nớc.

- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng.

- Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn - Sửa chữa phơng tiện thiết bị thi công.

- Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh vật t thiết bị giao thông vận tải, thiết bị công nghệ tin học.

- T vấn đầu t xây dựng công trình giao thông.

- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, dịch vụ du lịch, văn phòng làm việc - Kinh doanh tiền tệ.

- Xây dựng các công trình khác (gồm:thuỷ lợi, quốc phòng điện v.v) - Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ: khám chữa bệnh và điều dỡng.

3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty

+Tổ chức hội đồng quản trị.

+Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc.

+Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ giúp việc giám đốc +Các đơn vị thành viên của tổng công ty.

a.Hội đồng quản trị : Là cơ quan quản lý doanh nghiệp có quyền hạn

cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Doanh nghiệp Chủ tịch và các thành viên khác của hội đồng quản trị do bộ trởng bộ GTVT bổ nhiệm,sau khi thống nhất ý kiến của bộ trởng – Trởng ban tổ chức cán bộ chính phủ.

b.Tổng giám đốc: Điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công ty theo chế độ thủ trởng Tổng giám đốc do bộ trởng bộ GTVT bổ nhiệm theo đề nghị của hội đồng bộ trởng, sau khi thống nhất ý kiến với bộ trởng Trởng ban tổ chức cán bộ chính phủ.

c.Phó tổng giám đốc, kế toán trởng do bộ trởng bộ giao thông vận tải bổ nhiệm theo đề nghị của hội đồng quản trị

d.Tổ chức doanh nghiệp Tổng công ty theo hình thức : Quốc doanh Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tục về đăng ký kinh doanhvà hoạt động theo đúng pháp luật.

sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lí hoạt động của tổng công ty xây dựng

Kinh doanh thơng mại t vấn đầu t XDC.TY

Lao động hiện có của tổng công ty đến ngày 31/12/2000 là:7548 ngời Trong đó: Lao động dài hạn : 4598 ngời.

- Hợp động ngắn hạn : 2958 ngời Chất lợng lao động dài hạn:

- Trình độ đại học, cao đẳng chiếm :20,83% - Trình độ trung học chiếm :11,68% - Công nhân kỹ thuật chiếm :44,5% Lao động phổ thông và lao động khác chiếm: 22.99%

Nh vậy lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Tổng công ty chiếm: 77,01% Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá đợc phân bổ tơng đối đồng đều và hợp lý từ cơ quan văn phòng Tổng công ty đến các công ty

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 18

thành viên và trực tiếp đến các tổ đội sản xuất kinh doanh tạo ra sức mạnh tổng hợp.

2 Sắp xếp bố trí lao động

*Ưu điểm nổi bật trong công tác lao động những năm qua là đã quan tâm đến lực lợng cán bộ khoa học kỹ thuật đợc đào tạo chính quy qua các trờng Đại học chuyên ngành

- Việc thực hiện đào tạo và đào tạo lại đợc quan tâm sâu sắc và đạt đợc những kết quả to lớn,đã tổ chức đợc nhiều khoá đào tạo tại chức tại trờng Đại học GTVT với số học viên đáp ứng đợc yêu cầu và nhiệm vụ trớc mắt và lâu dài của tổng công ty.

- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có cống hiến lâu năm, có nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trình độ năng lực phù hợp và đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt chẽ lực lợng cán bộ đợc đào tạo đầy đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để nâng cao hiệu quả của cán bộ.

*Nhợc điểm: Bên cạnh u điểm trong công tác cán bộ của tổng công ty còn có mặt yếu điểm là: Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung, cao cấp nhiều nhng cha đáp ứng đợc yêu cầu Hiện nay tổng công ty còn thiếu những chuyên gia đầu ngành giỏi về lĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ.

iii Hoạt động của tổng công ty

- Sản xuất vật liệu xây dựng, đồ mộc, cấu kiện bê tông.

- Xuất nhập khẩu và kinh doanh đầu t thiết bị GTVT, tin học - Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, phòng làm việc.

- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, quốc phòng, điện - Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi.

- Xuất nhập khẩu máy móc thiết bị chuyên dùng và lao động.

2 Kết quả hoạt động của Tổng công ty

Theo số liệu tổng hợp báo cáo của các công ty thành viên thí kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đạt đợc là:

Nhìn chung, về sản lợng trong hai năm gần đây Tổng công ty đều hoàn thành vợt mức kế hoạch của Nhà nớc giao theo kế hoạch của năm 1999 là: 850 tỷ đồng, đạt 1001,412 tỷ đồng, tăng17,81%và kế hoạch của năm 2000là: 1100 tỷ đồng, đạt 1234,983 tỷ đồng, tăng12,271%.

Do giá trị sản lợng thực tế của tổng công ty tăng lên dẫn đến năng xuất lao động của tổng công ty cũng tăng lên đồng thời thu nhập bình quân đầu ngời đợc nâng lên năm sau cao hơn năm trớc.

- Năm 1999 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:960.000đồng - Năm 2000 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:1100.000 đồng.

Đây là kết quả to lớn mà Tổng công ty đã hoàn thành mục tiêu hàng năm, sản lợng hàng năm ngày càng tăng so với kế hoạch là do Tổng công ty đã thắng đợc nhiều thầu công trình mang tầm cỡ quốc tế và công trình trọng điểm của đất nớc.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 20

ơng III

Tổ chức và hoạt động của văn phòngtổngcông ty xây dựng công trình giao thông 8

Văn phòng là một bộ phận của Hành chính học Nó nghiên cứu về tổ chức hoạt động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở Nhà nớc và các cơ quan Nhà nớc Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo đ-ợc trình độ, năng lực của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công chức.

Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trởng, ban lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị.

I Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công tyxây dựng công trình giao thông 8

Căn cứ thông t số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998 của Bộ Lao động Thơng binh và Xã hội hớng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thi nâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà n-ớc kèm theo bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng tiêu chuẩn các chức danh viên chức.

Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10 năm 1996 của bộ trởng Bộ Giao thông Vận tải và hớng dẫn số 277VB/TCCB-LĐ ngày 9 tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.

Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây dựng chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình chủ tịch hội đồng quản trị và Tổng giám đốc duyệt nh sau:

1 Chức năng:

Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có chức năng tham mu giúp việc cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể sau:

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 22

- Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Tổng công ty.

- Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ lớn của Tổng công ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài nớc, tổ chức các lễ khởi công, động thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp khách trong nớc và ngoài nớc dự các hội nghị và ngày lễ trên của Tổng công ty Giải quyết công việc đối nội và đối ngoại của Tổng công ty.

- Tổ chức quản lý hành chính từ Tổng công ty đến các công ty đơn vị trực thuộc.

- Quản lý công văn bản đi, đến và hồ sơ lu trữ tài liệu theo chức năng ngành dọc căn cứ theo điều lệ văn th lu trữ của nhà nớc và pháp lệnh lu trữ quốc gia.

- Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà n-ớc có liên quan đến việc điều hành công việc của Tổng công ty, giải quyết cấp giấy tờ nối trên.

- Tổ chức, quản lý mạng lới thông tin liên lạc toàn Tổng công ty.

- Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty, phòng bệnh chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế.

- Tham mu cho lãnh đạo Tổng công ty và thủ trởng cơ quan để giải quyết công tác trong cơ quan nh sau:

- Tổ chức thờng trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh trong cơ quan, đảm bảo cho cơ quan làm việc đợc duy trì.

- Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lãnh đạo và các phòng đi công tác.

- Nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan.

2 Nhiệm vụ

Nhiệm vụ chính của văn phòng tổng công ty gồm:

- Theo dõi Tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty hàng tháng, hàng quý hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của các công ty, đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực :

- Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh - Tình hình hoạt động chung của đơn vị.

- Những vớng mắc và đề nghị với tổng công ty giúp đỡ,giải quyết

Đầu tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tổng giám đốc giải quyết.

- Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc.

- Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết các cuộc giao ban và họp đột xuất của lãnh đạo Tổng công ty.Tham gia và ghi chép biên bản các cuộc họp giao ban của HĐQT, của Tổng giám đốc, thông báo kết luận những vấn đề quan trọng của HĐQT,của Tổng giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện.

- Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chức phải đợc lãnh đạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời các thành phần dự họp.

- Lập dự toán và thuê mớn hội trờng,địa điểm để tổ chức các cuộc hội nghị, các ngày lễ lớn của tổng công ty, và ký kết hợp đồng dự án, lễ khởi công động thổ và lễ khánh thành dự án.

- Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các loại công văn trình lãnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giải quyết của lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác, kịp thời, nhanh chóng.

- Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp lãnh đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tốt công văn giấy tờ đảm bảo tính thơì gian và đúng với qui định,thủ tục nguyên tắc hành chính Phát hiện và có biện pháp uốn nắn kịp thời những trờng hợp sai sót “Tất cả công văn đi do thủ trởng, phó thủ trởng cơ quan ký đều phải đ-ợc chánh, phó văn phòng xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trớc khi đa ký và đa gửi” (Điều 11 - Điều lệ về công văn giấy tờ, công tác lu trữ).

- Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh máy và photocopy Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các bản thảo có chữ ký mũi của các đồng chí lãnh đạo phòng và đã đợc lãnh đạo Tổng công ty duyệt phê chuẩn.

- Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ của các đơn vị trong toàn Tổng công ty Hớng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty về mặt nghiệp vụ văn th lu trữ.

- Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đờng và các giấy tờ công văn khác thuộc phạm vi văn bản pháp qui của nhà nớc.

- Quản lý sử dụng các loại con dấu của Tổng công ty theo đúng chế độ và điều lệ của văn th lu trữ và nghị định 62 của chính phủ.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 24

- Sao chép lại các văn bản pháp qui của nhà nớc có liên quan đến Tổng công ty để hớng dẫn các công ty đơn vị thực hiện.

- Quản lý nhà nớc, tài sản của cơ quan bao gồm những trang thiết bị phục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan.

- Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xe ô tô, nớc trong cơ quan Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đã h hỏng.

- Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan bao gồm chi tiêu trong các cuộc hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho cơ quan và sửa chữa lớn cho cơ quan hàng năm, hàng quý và đột xuất.

- Ký kết các hợp đồng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ô tô con, thuê m-ớn hội trờng, địa điểm phục vụ cho hội nghị và các lễ lm-ớn.

- Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí mật giữa Tổng công ty với các chúng tôi đơn vị trực thuộc để giúp cho lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh đợc kịp thời, hớng dẫn về mặt nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc về quản lý, sử dụng mạng vô tuyến điện.

-Theo dõi và quản lý Fax đi, đến của Tổng công ty.

-Quan hệ với các cơ quan:trung tâm tần số, tổng cục bu điện, Bộ Nội vụ(A22) để in phép, gia hạn giấy phép và quản lý thông tin liên lạc từ tổng công ty đến các công ty đơn vi trực thuộc.

- Có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty.Theo dõi và thông báo kịp thời các đợt dịch bệnh phát sinh để chỉ đạo các đơn vị phòng chống dịch bệnh, vệ sinh môi trờng,giải quyết tốt bệnh nghề nghiệp, bệnh xã hội.Theo dõi và chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên cơ quan

- Làm tốt công tác thờng trực và bảo vệ cơ quan Quản lý và theo dõi,phân loại khách đến làm việc với lãnh đạo Tổng công ty và các phòng chức năng, các cơ quan đoàn thể của Tổng công ty

- Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng chống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rợu chè trong cơ quan.

- Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng Tổng công ty Bố trí sắp xếp ph-ơng tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng nghiệp vụ đi công tác đợc kịp thời.

- Sửa chữa xe ô tô, điện, nớc trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc trong ngày của cơ quan Phục vụ video cho các cuộc hội nghị, ngày lễ

Với chức năng là bộ phận tham mu giúp việc cho Tổng giám đốc, văn phòng đã luôn thực hiện đầy đủ,chính xác và kịp thời các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó, truyền đạt những chủ trơng chính xác của Đảng và Nhà nớc theo đúng chính sách nhiệm vụ đợc giao.

Bộ máy tổ chức hành chính của văn phòng TC.TY đã căn cứ và khối l-ợng và độ phức tạp của công việc, cho nên, cán bộ công nhân viên văn phòng đợc định biên là 22 ngời với 9 bộ phận.

*Chánh văn phòng (một ngời) có nhiệm vụ sau :

- Tổ chức đôn đốc, kiẻm tra giám sát và quản lý các bộ phận của cấp d-ới, tham gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp,xây dựng các đề án, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu t chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo hớng phát triển của TC.TY theo từng thời kỳ.

- Viết các báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị, tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm Trên cơ sở tổng hợp ý kiến của các đơn vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức,lập kế hoạch xây dựng cơ bản trình lãnh đạo duỵêt.

*Phó văn phòng (một ngời) có nhiệm vụ :

- Giúp chánh văn phòng để hoàn thành nhiệm vụ chung của văn phòng thay mặt chách văn phòng giải quyết điều hành công việc chung của văn phòng khi chánh văn phòng đi vắng.

-Chủ trì nghiên cứu, đề xuất và tổ chức thực hiện các công việc đợc phân công.

-Tổ chức thực hiện, hớng dẫn, theo dõi, kiểm tra nghiệp vụ và đề xuất những biện pháp chỉ đạo, uốn nắn những sai lệch trong việc thực hiện nhiệm vụ đợc giao.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 26

- Trực tiếp phụ trách mạng lới y tế có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế từ TC.TY tới các đơn vị trực thuộc và theo ngành dọc của y tế.

-Hợp đồng thuê mớn nhân công ngắn hạn phục vụ cho công tác đột xuất của cơ quan; thuê hội trờng phục vụ cho hội nghị tổng kết và chuyên đề của TC.TY, cùng chánh văn phòng tổ chức các lễ động thổ khởi công và khánh thành các dự án của TC.TY.

-Xây dựng các nguyên tác phối hợp công tác giữa các bộ phận trong văn phòng.

*Công tác quản trị (một ngời) có nhiệm vụ :

- Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phơng tiện làm việc,hợp đồng thuê mớn cải tạo,sủa chữa nhà làm việc của cơ quan, điện, nớc, điện thoại, và theo dõi quản lý tài sản của các phòng làm việc của cơ quan.

- Hàng năm thực hiện thực hiện kiểm kê tài sản cố định cũng nh tài sản trang bị cho cơ quan làm việc.

-Tổ chức xây dựng cơ chế quản lý chuyên môn nghiệp vụ nh: y tế, thống kê số liệu, chế độ báo cáo

-Đề xuất các phơng án thuộc cơ chế quản lý thuộc lĩnh vợc chuyên môn nghiệp vụ mình phụ trách với lãnh đạo TC.TY.

-Lập kế hoạch dự toán chi tiêu của cơ quan hàng năm và các hội nghị, lễ động thổ, khánh thành công trình, sửa chữa lớn về nhà cửa, ô tô của công ty.

-Đặt in lịch, sổ tay in lịch, quảng cáo cho TC.TY hàng năm.

*Cán sự văn th lu trữ (một ngời)

- Hàng ngày,cán sự văn th lu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộc gửi đến;

- Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc;

- Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ toàn công ty ;

- Hớng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn th lu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ;

- Quản lý và sử dụng tốt con dấu của tổng công ty, các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đờng.;

- Quản lý, lu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan;

- Thông báo các cuộc họp của tổng công ty.

Số lợng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tơng đ-ơng với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lợng công việc

Để đảm bảo nâng cao chất lợng của công tác này, Tổng công ty đã có những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi.Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ, văn phòng thờng xuyên có công văn hớng dẫnđến các công ty đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lu trữ Nghị định 62/CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

*Nhân viên đánh máy vi tính và photocopy (một ngời )

- Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thờng xuyên và đánh máy chữ bằng máy vi tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan Sử dụng thành thạo tác dụng, tính năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc đ-ợc giao;

- Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến để đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời;

- Photocopy các tài liệu do các phòng nghiệp vụ, cho các cơ quan đoàn thể của tổng công ty;

- Các tài liệu đánh máy, tài liệu photocopy phải đợc ghi chép số lợng để thanh quyết toán giấy tờ và văn phòng phẩm phục vụ cho công việc in ấn; Ghi sổ theo dõi các bản thảo công văn đánh máy photocopy đúng số lợng bản thảo đợc duyệt;

- Thực hiện nghiêm chỉnh qui chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy đợc trang bị cho cơ quan.

*Kỹ thuật viên sửa chữa ô tô, điện, nớc, quay camera (1 ngời)

- Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về sửa chữa ô tô, điện nớc thờng xuyên, sử dụng thành thạo những dụng cụ trang thiết bị để thực hiện công việc đợc giao;

- Quản lý kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn đợc giao nh: hớng dẫn theo dõi, kiểm tra xe ô tô con của văn phòng thờng xuyên để đảm bảo cho hoạt

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 28

động đợc thờng xuyên, thực hiện đúng qui trình kỹ thuật, qui trình công nghệ, qui phạm, tiêu chuẩn, định mức;

- Hớng dẫn cho công nhân lái xe những thao tác kỹ thuật, những h hỏng thờng xảy ra trên đờng và đột xuất để lái xe xử lý khi gặp phải;

-Trực tiếp sửa chữa ô tô, điện, nớc cho cơ quan tổng công ty.

- Quản lý máy camera, video của cơ quan, phục vụ các cuộc họp ký kết hợp đồng, động thổ và các ngày lễ, kỷ niệm của cơ quan;

- Đề xuất biện pháp cải tiến kỹ thuật trong phạm vi công việc phụ trách; - Phát hiện những bất hợp lý trong thực hiện bảo dỡng sửa chữa ô tô và đề

xuất biện pháp xử lý, khắc phục kỹ thuật theo trách nhiệm đợc giao.

*Nhân viên bảo vệ, thờng trực cơ quan (4 ngời):

- Xây dựng đợc kế hoạch để triển khai thực hiện nhiệm vụ công việc bảo vệ, thờng trực cơ quan;

- Theo dõi quá trình thực hiện công việc đợc giao về bảo vệ an ninh trật tự an toàn trong cơ quan 24/24 giờ trong ngày;

- Thực hiện nghiêm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thờng trực cơ quan đợc chính phủ qui định;

- Thực hiện tốt công tác quản lý ngời c trú lại trong cơ quan làm việc; Theo dõi khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan phờng nơi đặt trụ sở của cơ quan;

- Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc rợu chè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan;

- Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy trong cơ quan, tham gia tập huấn phòng cháy chữa cháy với công an thành phố.

*Nhân viên tạp công (1 ngời):

- Có kế hoạch để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ công tác tạp công, thu dọn vệ sinh trong cơ quan tổng công ty.

- Hàng ngày quét dọn sạch sẽ hành lang, cầu thang, khu vệ sinh, nhà làm việc của cơ quan tổng công ty.

- Quản lý máy bơm và bơm nớc lên tầng để có nớc sử dụng cho khu vệ sinh.

- Lau chùi các gơng ở các khu công trình phụ, cầu thang, cửa kính, cửa chớp ở các phòng làm việc của cơ quan.

- Mua các dụng cụ phục vụ cho công tác nh: xà phòng, chổi, giấy vệ sinh,

*Công tác thông tin của văn phòng(1 ngời)