I. Chức năng nhiệm vụ của văn phòngtổng công ty xây dựng công trình giao thông
6. Bố trí và trang thiết bị văn phòng
Trụ sở cơ quan là nơi làm việc của cơ quan. Hàng ngày diễn ra các hoạt động quản lý của cơ quan bao gồm các hoạt động bên trong và các hoạt động giao tiếp với các cơ quan khác với nội dung bên ngoài. Trong đó có các công chức thực thi nhiệm vụ của mình để hoàn thành mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Trụ sở làm việc của cơ quan phải thể hiện đựơc bộ mặt của cơ quan, phải phù hợp với nhiệm vụ của cơ quan, không phô trơng hình thức và cũng không quá mức. Là một cơ quan văn phòng, tổng công ty thực hiện vai trò quản lý – lãnh đạo, trong việc bố trí trụ sở tổng công ty đã thể hiện
đợc sự uy nghiêm, việc tổ chức bố trí đang có sự nghiên cứu để phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của cơ quan. Việc bố trí các phòng ban để đảm bảo đợc sự khoa học, hiện đại cần luôn luôn tuân theo một số nguyên tắc nhất định. Những nguyên tắc này thể hiện tính liên kết, gắn bó, tạo sự thuận lợi trong phối kết hợp công việc, tránh những chồng chéo hay phiền hà cho công chức và khách đến làm việc tuy nhiên, để thực hiện tốt những nguyên tắc này không phải là một điều đơn giản, bởi ngoài sự điều hành tổ chức, việc bố trí các phòng ban còn phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện cơ sở vật chất. Bản thân tổng công ty vẫn còn tồn tại một số điểm không thuận lợi trong việc bố trí mà cơ quan đang nghiên cứu để tìm ra những phơng án hợp lý hơn.
Hoạt động của các Phòng ban trong cơ quan chủ yếu diễn ra trong các phòng làm việc. Phòng làm việc của công chức đó là những khoảng không gian nhất định đợc trang bị và bố trí những điều kiện cần thiết để công chức thực hiện và hoàn thành tốt công việc thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mình.
Việc bố trí trang thiết bị trong phòng làm việc có một ý nghĩa khá quan trọng đối với tinh thần, thái độ của công chức. Nó phải đảm bảo tính khoa học, hiện đại và hợp lý nhất từ vị trí ngồi cho đến sự phù hợp của trang thiết bị của từng ngời, và với công việc. Đồng thời, việc bố trí trang thiết bị cũng cần tính đến điều kiện diện tích nơi làm việc cho công chức để đảm bảo đạt đợc hiệu quả cao nhất. Diện tích cho mỗi phòng làm việc cần phải tuỳ thuộc vào chức năng nhiệm vụ của mỗi công chức và khả năng của mỗi cơ quan. Phòng làm việc có thể bố trí nhiều hay ít ngời và với mỗi cách bố trí sẽ có những u, nhợc điểm riêng. Xu thế hiện nay trên thế giới thờng sử dụng phơng án phòng nhiều ngời với u điểm là đảm bảo đợc luồng công việc, khả năng giám sát lẫn nhau. Hơn nữa còn nhiều ngời thì những chi phí cho trang thiết bị cũng sẽ giảm.
Trong việc bố trí trang thiết bị phục vụ làm việc, cơ quan đã có nghiên cứu để tận dụng đợc không gian sát tờng. Bàn ghế, tủ đựng đều đ… ợc trang
bị khá đồng bộ và hiện đại. Cơ quan sử dụng loại ghế xoay có thể điều chỉnh cho phù hợp vơi mỗi ngời, bàn có ngăn kéo bên khá thuận lợi cho việc cất giữ tài liệu, vật dụng. Tuy nhiên, việc bố trí cha đợc thuận tiện, các tủ đựng thờng cách xa bàn làm việc, gây mất thời gian mỗi khi có nhu cầu sử dụng.
Trong việc bố trí trang thiết bị, ta cần chú ý nhiều đến vấn đề tâm sinh lý của con ngời để tạo ra hng phấn của mỗi ngời đối vơí công việc. Các yếu tố về môi trờng nh nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, màu sắc có những tác động… rất lớn đối với trạng thái tinh thần của con ngời. Nhiệt độ, độ ẩm lớn hay thấp quá đều không tốt tới sức khoẻ con ngời, làm cho các cử động trở nên kém linh hoạt, mau mệt mỏi và ảnh hởng trực tiếp tới chất lợng công việc. Tiếng ồn có tác động rất xấu đối với hệ thần kinh. Nó gây ra sự phân tán, thậm chí rối loạn thần kinh nếu tiếng ồn quá lớn và kéo dài. Đối với màu sắc, nó không chỉ tạo nên hình dáng tổng thể bên ngoài của cơ quan, vẻ đẹp trong từng văn phòng mà với những màu sắc thích hợp sẽ tạo ra đợc một tinh thần thoải maí, trạng thái hng phấn cho con ngời, gam nóng hay gam lạnh đều có u nhợc điểm riêng. Vấn đề đặt ra là cần có sự sử dụng màu sắc sao cho hài hoà và phù hợp với sở thích tâm sinh lý từng ngời. Một yếu tố quan trọng nữa là ánh sáng đây là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động văn phòng. ánh sáng cần đợc sử dụng với cờng độ thích hợp, đủ mà không quá chói. Điều tốt nhất là kết hợp ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo, tận dụng đợc ánh sáng tự nhiên một cách tối đa.
Với sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan, việc bố trí trang thiết bị văn phòng đã đảm bảo khá tốt các yếu tố trên. Hệ thống quạt và máy điều hoà đã đảm bảo cho các phòng có một nhiệt độ lý tởng để làm việc. Vệ sinh môi tr- ờng tại cơ quan đợc khá coi trọng và chú ý thờng xuyên để đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. Cơ quan cũng có khu vệ sinh tại mỗi tầng nhà rất thuận tiện, bố trí sách báo để cán bộ nhân viên theo dõi giải lao. Nh- ng cơ quan có không thuận lợi là đóng trụ sở tại một địa điểm gần khu dân c đông đúc.
Xu hớng hiện nay trên thế giới là ngày càng áp dụng cơ khí hoá và hiện đại hoá vào hoạt động văn phòng. Nó xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng nh khả năng phát triển trong tơng lai. Sử dụng các phơng tiện cơ khí hoá, tự động hoá sẽ cho phép nâng cao chất lợng lao động lên nhiều lần, giảm nhẹ đợc sức lao động. Trong việc áp dụng các phơng tiện này cần lu ý đến tơng quan giữa nhu cầu thực tế và việc trang bị các phơng tiện đó. Phải dựa trên cơ sở khối lợng công việc cụ thể để bố trí trong toàn cơ quan hay cho từng bộ phận. Đồng thời xem xét nhu cầu và khả năng trang bị phơng tiện kỹ thuật đồng bộ nhằm nâng cao hiệu qủa việc sử dụng chúng. Hiện nay có rất nhiều sản phẩm kỹ thuật đợc ứng dụng trong hoạt động văn phòng. Chẳng hạn nh trong lĩnh vực văn th lu trữ, đối với việc soạn thảo văn bản, ghi chép ta có máy chữ, máy chụp, máy ghi âm, máy vi tính, máy in, máy microphim, máy chữ điện và tự động trong việc nhận và gửi công văn có máy bóc và… dán phong bì, máy huỷ phong bì, đăng ký công văn, đánh số Việc chuyển… công văn có thể dùng băng chuyền tự động nhng cũng phải nhìn nhận rằng đó là một điều kiện cha thể làm đợc trong điều kiện nớc ta nói chung và trong tổng công ty XDCTGT8 nói riêng. Tuy nhiên, chúng ta cần phải hiểu rằng việc áp dụng phơng tiện kỹ thuật là việc cần thiết xuất phát từ nhu cầu và phù hợp với chiến lợc phát triển khoa học chung của cả nớc. Tuỳ theo khối lợng công việc, khả năng và phơng hớng phát triển của mình, cơ quan có thể dần trang bị từ quy mô nhỏ đến lớn một cách đồng bộ.