Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà - Bộ Xây dựng.pdf

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà - Bộ Xây dựng

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn Quản trị Kinh doanh trường Đại học Dân lập Hải Phòng đã giúp đỡ em trong suốt 4 năm học vừa qua

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ông chánh Văn phòng Lê Duy Hiếu, và cô Phạm Thị Toan – phòng Văn thư và các cô chú nhân viên trong Văn phòng Tổng công ty Sông Đà đã giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian thực tập tại công ty và đã cung cấp rất nhiều tài liệu để em có thể hoàn thành khóa luận này

Đặc biệt, em xin được gửi lời cảm ơn tới cô giáo - Tiến sỹ Trần Thị Thanh Thủy là người trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận này

Sinh viên

Trần Thị Thanh Thúy

HỆ THỐNG CÁC BẢNG BIỂU

Hình 1.1 : Các yếu tố môi trường bên ngoài ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động VP

21

Hình 2.3 : Bảng thống kê số lượng công nhân viên TCT Sông Đà

40

Hình 2.5 : Bảng tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh 2007-

2009

42

Hình 2.7 : Quy trình thu thập và xử lý thông tin ở TCT Sông Đà

48

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Trong bối cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, dù là kinh doanh trong lĩnh vực, nghành nghề nào thì mỗi doanh nghiệp đều phải tự vươn lên để khẳng định vị thế của mình: xây dựng uy tín thương hiệu, củng cố và hiện đại hóa cơ cấu bên trong cũng như tăng cường hiệu quả đầu tư, sản xuất kinh doanh bên ngoài… Để làm được điều đó, chúng ta không thể bỏ qua sự hỗ trợ đắc lực và hết sức quan trọng của công tác văn phòng

Hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến… Để tăng cường nguồn lực thông tin phải khoa học - hợp lý, phải thu được chuyên môn hoá thành một bộ phận chức năng trong tổ chức Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội Trước yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu hoạt động văn phòng cần phải đạt được sự hiểu biết ở mức độ sâu sắc

Tổng công ty Sông Đà là một trong những doang nghiệp đứng đầu về xây dựng các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp của nước ta và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ xây dựng Với nhiều năm hoạt động, Tổng công ty đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong sản xuất, và xây dựng được một thương hiệu vững mạnh trên thị trường Hiện nay, Tổng công ty đã trang bị cho mình một hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cùng với một đội ngũ kỹ thuật, công nhân viên đông đảo có tay nghề và trình độ chuyên môn cao sẵn sàng đón nhận những thách thức, cơ hội mới Do vậy, công tác quản lý, điều hành cũng như công tác văn phòng của Tổng công ty

đều phải hoạt động thống nhất và thông suốt đảm bảo cho Tổng công ty phát huy hết nội lực mang lại hiệu quả kinh doanh cao

Việc xây dựng văn phòng vững mạnh là một trong những yếu tố rất quan trọng để giúp doanh nghiệp đổi mới phương thức lãnh đạo và đạt hiệu quả làm việc tốt nhất đồng thời nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lãnh đạo Đặc biệt trong thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng công ty Sông Đà, được tiếp xúc với công việc thực tế, kết hợp với việc khảo cứu các lý luận làm nền tảng về công tác văn phòng, em càng nhận thức sâu sắc hơn về vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng Hiện nay, tuy có rất nhiều công trình nghiên cứu về văn phòng nói chung, nhưng tài liệu nghiên cứu về văn phòng một cách chyên sâu và hệ thống về Tổng công ty Sông Đà và đặc biệt là về hoạt động văn phòng của Tổng công ty này thì hầu như chưa có Vì vậy, em chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà” để mạnh dạn đưa ra một vài giải pháp hy vọng có thể giúp ích cho công tác văn phòng của Tổng công ty đạt hiệu quả cao hơn

2 Mục đích nghiên cứu đề tài

Đề tài của khóa luận nhằm đạt được những mục đích sau: - Khảo cứu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng

- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà - Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn

phòng tại Tổng công ty Sông Đà

3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu

Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của khóa luận là thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà Công tác quản trị văn phòng được đưa ra ở đây chỉ nhằm mục đích để tham khảo, so sánh Cụ thể như sau:

- Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh và đặc biệt là bộ phận văn phòng của công ty

- Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của công ty như: công tác văn thư lưu trữ, công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần,

- Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng công ty như: Ưu điểm, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công tác văn phòng tại công ty

4.Giả thuyết nghiên cứu

Giả thuyết nghiên cứu của khóa luận này là:

Một là: Hoạt động văn phòng là một trong những nhân tố quyết định

đến sự thành công của doanh nghiệp

Hai là: Vì quy mô tổ chức quá lớn cho nên trong công tác văn phòng

của công ty vẫn còn những thiếu sót nhất định

Ba là: Những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng phải

nhanh chóng, đồng bộ

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong khóa luận sử dụng những phương pháp luận duy vật biện chứng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể bao gồm phương pháp phân tích, so sánh đối chiểu, tổng hợp và thống kê

6 Bố cục của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, khóa luận được chia thành 3 chương:

Chương I : Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Chương II : Thực tiễn hoạt động Văn phòng tại TCT Sông Đà

Chương III : Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại TCT Sông Đà

Chương I: Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng

Chương này tập trung vào nghiên cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng Khái niệm, chức năng của văn phòng sẽ được trình bày để làm rõ vai trò của văn phòng trong cơ quan tổ chức Tiếp theo đó, những nội dung chính của văn phòng và các yếu tố ảnh hưởng sẽ được phân tích nhằm cung cấp cơ sở lý luận soi sáng cho việc đánh giá thực tiễn ở các chương sau

1.1 Lý luận chung về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng

Khi Việt Nam gia nhập vào WTO, bên cạnh việc đón nhận những thuận lợi, những cơ hội phát triển lớn, Việt Nam còn phải đương đầu với không ít khó khăn, thử thách để tồn tại và phát triển Vì thế muốn đứng vững được, đòi hỏi mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một hệ thống văn phòng vững chắc, linh hoạt và hiện đại

Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan, văn phòng được hiểu như một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan đơn vị đó Như vậy, văn phòng có thể được xem xét như là một hệ thống bao gồm các tác nghiệp có tính đặc thù nhất định như trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ thông tin về kinh tế, xã hội, hành chính… đồng thời phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động cơ quan, tổ chức

Tùy theo quy mô của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn phòng có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau Những doanh nghiệp có

thẩm quyền hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh nghiệp nhỏ thì có phòng hành chính Hiện nay, văn phòng được nhìn nhận ở nhiều góc độ khác nhau (Trần Thị Ngà, 2008):

Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện

các hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý

Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực

hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị Khi thực hiện hoạt động hậu cần với cơ sở vật chất và tài chính, văn phòng còn được hiểu như một “thủ kho” thu nhỏ về tài chính, tài sản

Ngoài ra văn phòng còn được hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan Văn phòng cũng được dùng để gọi các tổ chức được pháp luật thừa nhận với tên gọi như : văn phòng luật sư, văn phòng tư vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư…

Trong thực tế, Văn phòng còn được xem như như là một cơ quan hoàn chỉnh, là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính như các văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nước ngoài

Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn

vị, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả (Trần Thị Ngà, 2008)

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Mỗi doanh nghiệp, tổ chức dù lớn hay nhỏ, đều xem văn phòng là bộ máy trung tâm đầu não, là “cửa ngõ thông tin” liên kết mọi mối quan hệ trong công ty hay với bên ngoài Văn phòng có hai nhóm chức năng chính sau:

a Chức năng tham mưu – tổng hợp

Để đưa ra được những quyết định đúng đắn, nếu chỉ dựa vào cá nhân mình là điều vượt quá khả năng của người quản lý Khi đó chính là lúc văn phòng thực hiện chức năng của mình đó là tham mưu – tổng hợp giúp nhà quản lý giảm bớt gánh nặng công việc và đưa ra những quyết định kịp thời, nhanh chóng và chính xác

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất Chủ thể là công tác tham mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Thực tế các doanh nghiệp thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Để có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp

Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp

Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ như: Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức

hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

b Chức năng hậu cần

Chức năng hậu cần là đảm bảo mọi điều kiện để hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thường, tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong công ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra, hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu quả năng suất làm việc của công nhân viên Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Không chỉ thế, chức năng này của văn phòng còn bảo đảm môi trường sinh thái của công ty lành mạnh, tạo lên diện mạo đoàng hoàng, khang trang, góp phần xây dựng cơ quan theo hướng hiện đại

Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, sửa chữa lớn, xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể

Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ

- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục

- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy định

- Đảm bảo an ninh trật tự an toàn lao động trong cơ quan

- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò là chiếc cầu nối của đơn

vị với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân.

Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng

tham mưu, tổng hợp, hậu cần Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu như sau:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin - Soạn thảo và ban hành văn bản

- Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan

- Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng: Đây là việc làm thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý, điều hành công việc

- Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng: Khác với các hoạt động khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan, đơn vị Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị còn một bộ phận không lớn làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp, tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên Vì thế duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị

- Đảm bảo công tác an ninh trật tự và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp: Văn phòng thực hiện nhiệm vụ tổ chức của công tác bảo vệ trật tự, an toàn vệ sinh môi trường trong và ngoài cơ quan An ninh trật tự là điều kiện để doanh nghiệp có thể hoạt động diễn ra suôn sẻ, bền vững Điều này có ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động, tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp Đảm bảo an toàn doanh nghiệp như: Đảm bảo an toàn cho người lao động; Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, môi trường làm việc, đảm bảo điều kiện y tế cho nhân viên; Đảm bảo an toàn về tài sản, cháy nổ trong cơ quan; Đảm bảo an ninh trật tự: triển khai hệ thống bảo vệ, thường trực, bảo vệ, tuần tra canh gác trong cơ quan; Phối hợp, liên kết với địa phương và các cơ quan để giữ gìn an ninh trật tự

1.1.4 Vai trò của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ, đầu vào của mọi cơ quan, có vai trò rất quan trọng trong hoạt động điều hành, quản lý của cơ quan Vai trò của văn phòng được thể hiện như sau:

- Hoạt động của văn phòng là khâu nối quan trọng trong dây chuyền của cả hệ thống cơ quan nhằm thực hiện các chủ trương chính sách của đảng và nhà nước trong cuộc sống

Với nhiệm vụ là đầu mối thu thập và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà nước bảo đảm cho hoạt động thống nhất liên tục kịp thời của cơ quan, đơn vị, theo đúng chức năng quyền hạn, nhiệm vụ nhà nước giao

Thông tin xét về mặt hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả quản lý Mặt khác thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ, công chức, là công cụ đắc lực của người quản lý, là nhu cầu thường xuyên trong đời sống nhà nước, cũng như từng con người Bằng việc thu thập và xử lý thông tin của các phòng, các cấp quản lý ban hành quyết định quản lý theo đúng trình tự thủ tục, thẩm quyền đến các đối tượng quản lý đó là điều kiện tiên quyết để các chủ trương chính sách của đảng, pháp luật nhà nước đi vào suộc sống Đồng thời văn phòng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan mình có nghĩa vụ thực hiện

- Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động thường xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói riêng Góp phần duy trì sự ổn định và phát triển toàn diện của xã hội Hoạt động của văn phòng là một chuỗi các hoạt động thường xuyên liên tục trước

hết được đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc việc thực hiện chương vụ trọng tâm hàng đầu của công sở

Làm việc theo kế hoạch tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của công sở

Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, thực hiện chức năng kiểm tra trong điều hành hoạt động của công sở

- Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống Hoạt động của văn phòng có tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công tác trong cơ quan Ngoài việc tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý, văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định của đơn vị có liên quan, chỉ ra các lệch chuẩn nếu có các khó khăn vướng mắc của cơ sở để kịp thời trình lãnh đạo phương án giải quyết

- Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật, phục vụ các hoạt động, đảm bảo trật tự an toàn của cơ quan

Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan đơn vị Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức

1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng 1.2.1 Nội dung hoạt động văn phòng

a Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp

Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu

tố tối thiểu về thông tin Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà phải có

người trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ), văn phòng phân loại theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu thập, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị

Môt số khái niệm về thông tin

- Thông tin là cơ sở để tham chiếu được thực hiện bằng hệ thống máy vi tính để lưu trữ hoặc truyền đi một chủ đề

- Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con người nhận biết được nội dung của sự kiện đó

- Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn nhằm đạt mục tiêu mong muốn

Vai trò của Thông tin

Thông tin là một nhu cầu thường xuyên không thể thiếu trong đời sống xã hội của con người Trong doanh nghiệp, thông tin được coi là mạch máu của tổ chức, liên kết các bộ phận tổ chức lại với nhau Trong hoạt động quản lý, thông tin có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng của quản lý Vì vậy thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý

Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định quản lý, các nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dưới để kịp thời nắm bắt tình hình của tổ chức từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời

Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì được sự điều hành, quản lý của mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ thống mạng thông tin nội bộ

Đối với hoạt động của văn phòng thì thông tin có thể được coi là nguồn duy trì hoạt động của văn phòng, thiếu nhân tố này thì hoạt động văn phòng sẽ bị đình trệ Văn phòng là cửa ngõ thông tin của mỗi công ty, thu thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn để trình lãnh đạo, xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác của lãnh đạo, cơ quan, tổ chức

Tóm lại, thông tin có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý hành chính Nhà nước Thông tin đúng đắn, chính xác, kịp thời giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn, làm cho chất lượng quản lý ngày càng được nâng cao Ngược lại, nếu thông tin bị sai lệch, thiếu chính xác, chậm trễ có thể gây ra những thiệt hại, ảnh hưởng tới hoạt động của toàn cơ quan Vì vậy, việc thu thập thông tin kip thời, chính xác là điều rất quan trọng

Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng nhằm thực hiện các mục đích sau:

- Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng hoạt động của doanh nghiệp - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt là những thông tin cần thiết để: Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp; Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó; Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả cao nhất; Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBCNV trong doanh nghiệp; Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong muốn đóng góp; Kiểm tra việc thực hiện công việc

b Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp

Mọi tổ chức muốn đƣợc sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động Nhƣng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn

phòng phải thực hiện khi cơ quan đƣợc tổ chức và đi vào hoạt động

Các quy chế làm việc của doanh nghiệp đƣợc xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của CBCNV, quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả

Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý có hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện:

- Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp

- Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng

c Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Cuộc họp, hội nghị của doanh ngiệp là sự gặp mặt của các nhà quản lý trong doanh nghiệp nhằm đƣa ra các chiến lƣợc sản xuất kinh doanh

Các cuộc họp hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ của tập thể Đó là hình thức tập thể lao động ra quyết định hoặc bàn bạc công việc liên quan đến doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm, thông tin Chính vì nhiều mục đích nhƣ vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính công việc để đƣa ra nội dung cuộc họp, thành phần cũng nhƣ thời gian của cuộc họp

Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp và cả những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp

d Công tác văn thư - lưu trữ

Công tác văn thư lưu trữ giữ vị trí quan trọng trong hoạt động văn phòng của mỗi cơ quan, đơn vị Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt hiệu quả

Công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ công việc liên quan đến việc liên quan đến soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn bản, sử dụng quản lý con dấu và tổ chức khoa học văn bản trong cơ quan Mục đích chính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo nguyên tắc văn thư là phương tiện thiết yếu đảm bảo công việc của cơ quan hoạt động có hiệu quả

Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây:

Xây dựng và ban hành văn bản: Văn bản là một phương tiện lưu trữ

và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền Căn cứ vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin,

đó chính là văn phòng Nội dung này bao gồm các công việc : Soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy và nhân văn bản, trình ký và ban hành văn

bản

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản: Nội dung này bao gồm : Tổ chức giải

quyết và quản lý văn bản đến; Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi; Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật; Tổ chức công tác

lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Trong doanh nghiệp thường có hai loại con dấu sau: dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng Ngoài hai loại dấu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng các con dấu như: dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu đến, dấu tên cơ quan, dấu họ tên của những người có thẩm quyền ký văn bản trong doanh nghiệp

Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp của văn bản Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt của nhà nước và của doanh nghiệp Đó là:

Mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một con dấu loại giống nhau

Con dấu doanh nghiệp phải do thủ trưởng doanh nghiệp hoặc chánh văn phòng giao cho người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn lưu giữ Người giữ và bảo quản con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu, cho nên con dấu không được cho người khác mượn Khi đi vắng phải bàn giao cho người được trưởng phòng chỉ định

Người giữ con dấu không đem con dấu doanh nghiệp về nhà hoặc đi công tác

Con dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho lãnh đạo

Việc khắc con dấu phải do Bộ nội vụ ( nay là bộ công an) quản lý Mực dấu phải sử dụng đúng loại mực quy định có màu đỏ tươi

Công tác lưu trữ

Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khao học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp để làm bằng chứng và để tra cứu khi cần thiết

Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

- Phân loại tài liệu: là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài

liệu thuộc phông trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp

- Xác định giá trị tài liệu: là quy định thời gian cần thiết cho việc

bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để huỷ bỏ Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

- Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực

hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ Công việc này có ý nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một công việc khó khăn, đặc biệt trong điều kiện lịch sử, địa lý, khí hậu nước ta

- Tiêu huỷ tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn sử dụng phải

được đánh giá lại và tiêu huỷ để giảm bớt chi phí bảo quản

e Công tác hậu cần

Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kĩ thuật và vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trường Đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế, xã hội Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về số lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm

vụ

Như vậy, công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng

Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan

Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm

f Công tác quản lý nguồn nhân lực

Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực Yếu tố nhân lực đóng một vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức Sự quan tâm đến nguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động

của tổ chức nói chung và của từng thành viên trong tổ chức nói riêng

Công tác quản lý nhân lực bao gồm các nội dung sau: Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị; Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết định ban hành trong cơ quan; Quản lý về số lượng, chất lượng lao động; Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ, công nhân viên; Công tác đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực; Chế độ chính sách cho người lao động; Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng…

1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, vì thế tất yếu sẽ bị tác động bởi môi trường bên ngoài, và những yếu tố này đã tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của văn phòng Chúng ta đi vào nghiên cứu một số yếu tổ ảnh hưởng sau:

Hình 1.1 : Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động VP

a Yếu tố tổ chức

Hoạt động văn phòng trước hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phòng, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, các nghĩa vụ quyền lợi của cơ quan đó tham gia Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định Đồng thời, văn phòng cũng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các đơn vị khác trong cơ quan Do vậy, mọi hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị với văn phòng phải kết hợp mật thiết, đồng bộ với nhau trong công việc

Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý như hiện nay, yếu tố con ngưới có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động văn phòng Yếu tố này càng quan trọng vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng chưa được coi trọng Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay đang thay đổi mạnh mẽ do các quy định mới của Nhà nước về việc cơ quan Nhà nước không thực hiện một số loại công việc mà văn phòng trước đây vẫn thực hiện

Nguồn nhân lực trong văn phòng liên quan mật thiết đến ý thức tổ chức quản lý, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng Nếu nhà lãnh đạo biết khai thác yếu tố này dưới nghệ thuật quản lý có khoa học sẽ thuận lợi cho việc vận hành bộ máy văn phòng thường xuyên linh hoạt

Yếu tố con người trong văn phòng bao gồm : nhà lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác… ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và kết quả làm việc của văn phòng nói riêng

Nhà lãnh đạo: Là người quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn

phòng Doanh nghiệp có đạt được mục tiêu đề ra hay không là phụ thuộc vào hoạt động văn phòng có khoa học hay không, phụ thuộc vào khả năng quản lý, thông minh, quyết đoán nhạy bén của người lãnh đạo Để quản lý tốt bộ

máy văn phòng, người lãnh đạo phải có một số phẩm chất cơ bản sau:

Một là : Có tầm nhìn chiến lược Hai là : Có tham vọng

Ba là : Có kỹ năng quản lý cần thiết: lập kế hoạch, kiểm tra, phân công công việc, động viên nhân viên làm việc có hiệu quả, bố trí công việc đúng người, đúng việc để phát huy khả năng cao nhất của nhân viên

Nhân viên: Đây là nhân tố tác động trực tiếp đến quá trình hoàn thành

công việc của văn phòng Nếu như nhân viên hiểu rõ được chức năng, vai trò, nhiệm vụ của mình, của văn phòng thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình hơn Ngược lại, hoạt động văn phòng sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu như nhân viên văn phòng không hiểu rõ chức năng của mình, không có thái độ đúng mực với công việc

Để hoàn thành tốt công việc, nhân viên văn phòng cần các yếu tố năng lực, bao gồm : kiến thức, khả năng và hành vi phù hợp với nhiệm vụ Cụ thể,

nhân viên văn phòng cần có: Kiến thức, hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ ; Các kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc; Cách ứng xử, thái độ cần

thiết trong công việc: cần cù, cẩn thận, linh hoạt, sáng tạo, giúp đỡ lãnh đạo,

thân thiện, hòa đồng với các nhân viên khác

Tóm lại: các nhân viên văn phòng cần có được sự quan tâm, hỗ trợ, chỉ

đạo từ nhà quản lý để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao phó Để đạt hiệu quả công việc cao nhất, cần có sự phối hợp nhịp nhàng, hài hòa giữa nghệ thuật quản lý của nhà lãnh đạo cùng sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau giữa các nhân viên trong văn phòng

Khách hàng, đối tác: Đây là kim chỉ nam cho hoạt động văn phòng

Nhân tố này vô cùng quan trọng với sứ mệnh duy trì và phát triển của doanh nghiệp, có liên quan tới kế hoạch phát triển hình ảnh của doanh nghiệp trong tương lai Hoạt động văn phòng đúng hướng là phải có sự kết hợp khéo léo giữa lợi ích của người tiêu dùng và lợi ích của doanh nghiệp Có như thế doanh nghiệp mới tạo được sự tin tưởng với khách hàng cũng như uy tín với đối tác làm ăn lâu dài

c Cơ chế hoạt động của văn phòng

Cơ chế hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước nói chung và hoạt động của tổ chức văn phòng nói riêng đang có nhiều cải tiến

Vai trò của văn phòng càng ngày càng được đánh giá đầy đủ và rõ ràng Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng và các đơn vị chuyên môn ngày càng được củng cố Văn phòng đã có trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ liên kết phối hợp giữa các đơn vị trong cơ quan, vai trò càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, chống lãng phí và nạn tham nhũng

d Bầu không khí làm việc

Khoa học đã chứng minh bầu không khí làm việc có ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất lao động của CBCNV, làm ảnh hưởng đến hiệu quả của mọi hoạt động trong văn phòng Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn tăng năng suất và hiệu quả công việc thì các nhà lãnh đạo phải quan tâm đến những yếu tố tác động đến con người nhằm tạo bầu không khí làm việc dễ chịu, để nhân viên có ý thức làm chủ cao Con người thường bị ảnh hưởng bởi hai yếu tố: tâm lý và sinh lý

Về tâm lý: nếu làm việc trong môi trường tốt, đầy đủ ánh sáng, nhiệt độ thích hợp, thì nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái và làm việc hăng say

Về sinh lý: nếu nhân viên làm việc trong môi trường thoáng đãng, thoải mái, yên tĩnh thì họ sẽ cảm thấy khỏe khuắn hơn, có hưng phấn để thực hiện công việc tốt nhất

Ngược lại,bầu không khí làm việc mà nặng nề và căng thẳng thì sẽ dẫn đến tình trạng chán chường, không thiết tha với công việc ảnh hưởng tới kết quả làm việc của nhân viên văn phòng Do vậy, bầu không khí làm việc cho nhân viên văn phòng cần dược nhà lãnh đạo quan tâm, chú ý nhiều hơn nữa

e Điều kiện cơ sở vật chất

Ngày nay, khoa học công nghệ đang phát triển mạnh mẽ trong hầu hết các lĩnh vực Cơ chế vận hành và điều kiện làm việc của văn phòng cổ điển không còn thích hợp nữa Vì vậy các nhà lãnh đạo cần quan tâm nhiều đến công tác đầu tư, đổi mới các trang thiết bị trong văn phòng

Yếu tố vật chất, trang thiết bị

Yếu tố trang thiết bị văn phòng có ảnh hưởng rất lớn đối với hiệu quả làm việc, công tác quản lý điều hành của cán bộ trong văn phòng Trang thiết bị lạc hậu sẽ không đáp ứng được khối lượng công việc lớn và đòi hỏi tốc độ giải quyết nhanh như hiên nay Ngược lại, nếu trang thiết bị đầy đủ nhưng sắp xếp, bố trí không khoa học, thuận tiện, hợp lý thì sẽ gây cản trở đến việc truyền đạt quyết định của nhà quản lý, đồng thời công việc của nhân viên sẽ không đạt hiệu quả cao Như vậy, yếu tố này đòi hỏi không chỉ ở số lượng, chất lượng của trang thiết bị, mà còn đòi hỏi tính hiện đại hóa, sắp xếp khoa học và thẩm mỹ, tránh lãng phí

Yếu tố khoa học công nghệ

Ngày nay, nhờ sự phát triển vượt bậc của KHCN đã giúp công việc quản lý của các nhà lãnh đạo trở nên dễ dàng hơn Khi văn phòng được áp dụng KHCN hiện đại sẽ giúp hoạt động văn phòng trở nên chuyên nghiệp, chính xác, nhanh chóng, và tối ưu hóa nghiệp vụ văn phòng Đầu tư trang thiết bị văn phòng trở thành xu thế tất yếu của bất cứ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả quản lý, nâng sức cạnh tranh của doanh nghiệp mình trên thị trường

f Hệ thống quy định, chính sách

- Yếu tố quy định, chính sách tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của văn phòng nói riêng Nếu kinh tế phát triển, các chính sách xã hội thuận lợi thì sẽ tạo cơ hội cho các doanh nghiệp phát triển lớn mạnh, điều đó đồng nghĩa với việc mỗi doanh nghiêp phải không ngừng nâng cao, tự đổi mới mình do đó hoạt động quản lý cũng như hoạt động văn phòng phải được cải tiến cho phù hợp với sự phát triển chung đó

- Yếu tố pháp luật: mỗi một doanh nghiệp hoạt động đều phải dựa trên sự quản lý của Nhà nước bằng quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành

Những chính sách pháp luật của nhà nước tạo nên hành lang pháp lý bắt buộc các doanh nghiệp phải tuân theo, lấy đó làm căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động, chính sách của mình Những chính sách này phải đầy đủ, phù hợp với pháp luật nói chung và với đương lối hoạt động của doanh nghiệp mình nói riêng Điều này cũng đòi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải luôn phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi cao, tránh nhưng quy định độc đoán gây rối loạn trong tổ chức,làm mất niềm tin và không có tính khả thi Vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp phải lựa chọn phương thức, đề ra quy chế cho phù hợp

Có thể nói, bất kỳ bộ phận văn phòng nào cũng chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi những yếu tố trên Chính vì thế các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mình phải luôn nhìn nhân rõ những yếu tố đó, tìm những phương pháp khắc phục những thiếu sót nhằm củng cố bộ phận văn phòng ngày càng vững chắc và hoạt động đạt hiệu quả cao nhất

1.3 Lý luận chung về Quản trị văn phòng 1.3.1 Quản niệm về Quản trị văn phòng

Hiệu quả hoạt động của văn phòng thuộc rất lớn vào sự điều hành, quản lý của lãnh đạo đối với nhân viên trong phòng, sử dụng tối đa các nguồn lực trong văn phòng Điều này có ý nghĩa rất quan trọng quyết định tới sự thành công, phát triển của doanh nghiệp Chính vì vậy mà các nhà lãnh đạo luôn đặt ra mục tiêu rõ ràng để công tác quản trị văn phòng đạt được kết quả tốt nhất:

Quản trị văn phòng trước hết là công cụ và cũng là mục tiêu quan trọng trong điều hành quản lý công ty liên quan đến yếu tố con người Sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp đều do con người Vì vậy mục tiêu hàng đầu của quản trị văn phòng nhằm tăng cường sự gắn kết giữa các thành

viên trong doanh nghiệp Thông qua đó phát huy được khả năng, năng lực làm việc của từng nhân viên trong văn phòng

Quản trị văn phòng nhằm hướng tới khẳng định và nâng cao uy tín của người lãnh đạo trong doanh nghiệp Một người lãnh đạo có uy tín là người có khả năng tuyên truyền, giáo dục cho mọi nhân viên trong văn phòng đồng thời trong cơ quan về quan điểm, đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, đưa nhân viên vào trật tự, kỉ cương, đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, không cứng nhắc, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc

Xây dựng nét văn hóa riêng cho doanh nghiệp, hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần làm việc tự giác của mỗi cá nhân đem lại kết quả cao nhất cho hoạt động văn phòng

Tổ chức, quản lý hệ thống thông tin, văn bản trong doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà nguồn thông tin, văn bản đem lại

Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động cho văn phòng mang tính khoa học, chuyên nghiệp

Đầu tư trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao công tác quản lý, điều hành văn phong nói riêng và doanh nghiệp nói chung phù hợp với mục tiêu chính sách phát triển của doanh nghiệp

1.3.2 Các nội dung của quản trị văn phòng

Một là : Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

Chương trình công tác là kế hoạch hành động, là cơ sở để ban lãnh đạo công ty chỉ đạo, điều hành, theo dõi tiến độ công việc theo từng thời gian được chủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác vừa nắm chắc công việc trọng tâm nhằm đạt được yêu cầu, mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất định Khối lượng công việc hàng ngày là ngoài sự kiểm soát của người quản trị văn phòng Tuy nhiên có thể nhìn vào ghi chép công việc trong quá khứ và ngoại suy từ đó để cho một số chỉ dẫn về khối lượng công việc có thể có trong tương lai

Hai là : Xây dựng và vận hành cơ cấu tổ chức hợp lý

Phương hướng chung của chương trình cải cách nhà nước về hành chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng cụ thể mang tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên môn sâu của các nghiệp vụ Các mô hình về bộ phận văn phòng trong doanh nghiệp được xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sắn có trong doanh nghiệp mình

Ba là : Quản lý nguồn nhân sự

Nhân sự là một yếu tố quan trọng, không thể thiếu đối với sự tồn tại và phát triển của một cơ quan, tổ chức Vì vậy công tác quản lý nguồn nhân sự sao cho tốt, sao cho hiệu quả là vấn đề mà các nhà quản trị doanh nghiệp rất quan tâm Duy trì đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao và thâm niên công tác lâu năm là vấn đề hết sức quan trọng vì khi đó doanh nghiệp sẽ không phải chi trả khoản chi cho tuyển dụng và đào tạo người mới Nhưng hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đang đứng trước trước thực trạng đó là nguồn nhân sự luôn luôn biến động vì sự ra đi của nhân viên cũ và sự gia nhập của nhân viên mới do đó doanh nghiệp không có đội ngũ nhân sự làm việc chuyên nghiệp Điều này đặt ra yêu cầu cho nhà lãnh đạo phải làm sao để quản lý, thu hút nguồn nhân lực giỏi đồng thời vẫn giữ nguồn nhân lực ổn định

Bốn là : Xây dựng quy chế làm việc và phân công công việc hiệu quả

Người lãnh đạo muốn quản lý được nhân viên của mình thì phải đưa ra một quy chế làm viêc hợp lý, khoa học để tất cả nhân viên tuân theo Có như vậy mới công việc mới tạo được hệ thống, lấy đó làm quy chuẩn để dễ dàng đánh giá được thái độ làm việc của nhân viên trong văn phòng

Bên cạnh việc xây dựng quy chế làm việc rõ ràng, cụ thể, nhà lãnh đạo còn phải biết phân công công viêc một cách hợp lý, khoa hoc, đúng người đúng việc Làm được điều đó, không chỉ giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái, tin tưởng vào khả năng lãnh đạo của cấp trên, mà còn giúp họ phát huy được tối đa khả năng của mình, đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc

Năm là : Kiểm tra, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên

Thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên không chỉ giúp nhà quản lý năm rõ được năng lực của mỗi nhân viên, mà còn dựa vào kết quả đánh giá đó để khen, thưởng khích lệ cho những nhân viên đạt kết quả cao trong công việc để họ cố gắng hơn nữa, đồng thời thúc đẩy tinh thần phấn đấu của các nhân viên khác

Sáu là : Xây dựng văn hóa công sở

Xây dựng văn hóa công sở cũng là yếu tố cần thiết để nhà quản trị đưa doanh nghiệp của mình hội nhập với nền văn minh nhân loại Xây dựng văn hóa công sở đó là : không hút thuốc, đánh bài, ăn nói thiếu văn hóa nơi công sở, trang phục lịch sự… Đó chính là những nét văn hóa đẹp làm nên bộ mặt

của doanh nghiêp

Bảy là : Cung cấp đầy dủ điều kiện cơ sở vật chất

Điều kiện cơ sở vật chất là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng khi cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ và hiện đại là điều kiện thúc đẩy nhân viên làm việc hăng say, nhiệt tình đạt hiệu quả công việc cao Đồng thời cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ hiện đại là một trong những yếu tố đánh giá khả năng tổ chức và điều kiện làm việc của mỗi cơ quan Chính vì vậy mà nhà quản trị, phải tạo mọi điều kiện, cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho văn phòng để đảm bảo công việc được tiến hành thuận lợi, nhanh chóng

Tiểu kết chương

Hệ thống lý luận về văn phòng và công tác văn phòng trên đây đã phần nào giúp hiểu rõ về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và các nghiệp vụ cơ bản của hoạt động văn phòng Mục đích của khóa luận là nghiên cứu về hoạt động văn phòng, do đó, lý luận về quản trị văn phòng chỉ đƣợc đƣa vào với tính chất tham khảo Qua đó, có thể thấy rõ đƣợc văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của doanh nghiệp, có vị trí quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, doanh nghiệp

Chương II: Thực tiễn hoạt động Văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà

Chương này tập trung vào phân tích, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng Tổng công ty Sông Đà – Bộ xây dựng trên cơ sở lý luận đã được trình bày ở chương I Chương này được bắt đầu bằng việc giới thiệu khái quát về Tổng công ty Sông Đà, nhằm mô tả bối cảnh trong đó hoạt động văn phòng được thực hiện và đánh giá cụ thể

2.1 Giới thiệu khái quát về Tổng công ty Sông Đà

Tổng công ty Sông Đà có tên giao dịch Quốc tế là Sông Đà Contruction Corporation viết tắt là SDC được thành lập vào ngày 01/06/1961 theo Quyết định số 90-TTg ngày 07/03/1994 của Thủ tướng Chính phủ và ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ tại Thông báo số 5825/ĐMDN ngày 13/05/1995, theo Quyết định số 966/BXD-TCLĐ ngày 15/11/1995 của Bộ Xây dựng Tổng công ty lấy tên ban đầu là “ Công ty xây dựng Thủy điện Thác Bà”

Tổng công ty là chủ đầu tư các nhà máy xi măng Hòa Bình, Yaly, xi măng Hạ Long, nhà máy thép Việt Ý, khu đô thị Mỹ Đình – Mễ Trì, khu công nghiệp Phố Nối A, Đình Trám cùng nhiều cơ sở sản xuất công nghiệp khác Ngoài ra Tổng công ty đã tham gia xây dựng hầu hết các công trình thủy điện lớn của đất nước như thủy điện Thác Bà, Hòa Bình, Trị An, Vĩnh Sơn, Yaly… cung cấp đến 60% sản lượng điện cho cả nước góp phần công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước

Trên 40 năm phát triển và trưởng thành, Tổng công ty đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong thiết kế, thi công và điều hành sản xuất Ngày nay Tổng công ty đã có một đội ngũ kỹ thuật và nhân viên lành nghề Chú trọng

đầu tư đổi mới trang thiết bị, Tổng công ty là đơn vị duy nhất ở Việt Nam có lực lượng thiết bị thi công chuyên nghành tiên tiến hiện đại

Với những thành tích và đóng góp to lớn cho sự nghiệp xây dựng đất nước, Tổng công ty đã hai lần được tặng thưởng huân chương Hồ Chí Minh cùng nhiều Huân chương cao quý khác đặc biệt đầu năm 2004 Tổng công ty vinh dự được Đảng và Nhà nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới

Định hướng phát triển của tổng công ty trong giai đoạn 2005 – 2010 là: Xây dựng và phát triển thành tập đoàn kinh tế lớn mạnh, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa sản phẩm trên cơ sở duy trì và phát triển nghành nghề xây dựng truyền thống để đảm bảo Tổng công ty là một nhà thầu mạnh có khả năng làm tổng thầu các công trình lớn ở trong nước và Quốc tế, nâng cao năng lực cạnh tranh, góp phần quan trọng vào sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của TCT Sông Đà

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng công ty Sông Đà căn cứ theo đề nghị của của Hội đồng quản trị Tổng công ty xây dựng Sông Đà tại Tờ trình số 64TCT/HĐQT ngày 09/04/2000 và đề nghị của Vụ trưởng vụ tổ chức lao động được đề ra rõ như sau:

Về chức năng:

- Tổng công ty Sông Đà là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ xây dựng có chức năng tham gia xây dựng các công trình, các công trình giao thông, thủy điện…

- Ngoài ra Tổng công ty còn có chức năng thực hiện sản xuất kinh doanh, phối hợp với các cơ quan, doanh nghiệp trong quản lý lao động

Về nhiệm vụ:

Nhiệm vụ chính của TCT thuộc các công việc về xây dựng bao gồm: - Nạo vét và bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình - Thi công các loại móng công trình

- Khoan phun sử lý chống thấm, thi công bằng phương pháp nổ mìn - Xây lắp kết cấu công trình, lắp đặt thiết bị cơ, điện, nước công trình, gia công lắp đặt kết cấu, lắp đặt thiết bị công nghệ, đường dây và trạm

- Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp nhóm A - Xây các công trình giao thông, đường bộ, sân bay, bến cảng…

Ngoài ra, TCT còn có những nhiệm vụ sau: đầu tư xây dựng nhà, cơ sở hạ tầng, tư vấn xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, công nghệ xây dựng, đầu tư sản xuất kinh doanh điện thương phẩm, nước sạch Đưa người Việt Nam đi làm có thời hạn ở nước ngoài, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh doanh trong nước và nước ngoài phù hợp với luật pháp và chính sách của Nhà nước; Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ KHCN và công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công nhân trong Tổng công ty

Về quyền hạn:

- TCT có quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác của nhà nước giao và các nguồn lực huy động khác theo quy định của pháp luật để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ được nhà nước giao và phát triển kinh doanh

- TCT có quyền giao lại cho các doanh nghiệp thành viên quản lý, sử dụng các nguồn lực mà TCT đã nhận từ nhà nước

- TCT có quyền đầu tư, góp cổ phần, phát hành, mua bán cổ phiếu, trái phiếu, mua một phần hoặc toàn bộ tái sản của doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật

- TCT có quyền chuyển nhượng, thay thế, cho thuê, thế chấp, cầm đồ tài sản thuộc quyền quản lý của Tổng công ty

- TCT có quyền quản lý, tổ chức kinh doanh như sau:

Tổ chức bộ máy, tổ chức kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ Nhà nước giao và yêu cầu phát triển của TCT

Đổi mới công nghệ, thiết bị hiện đại

Đặt chi nhánh, đại diện của Tổng công ty trong nước và nước ngoài theo quy định pháp luật

Lựa chọn, phân chia thị trường giữa các doanh nghiệp thành viên, được xuất - nhập khẩu theo quy định

Quyết định khung giá, thống nhất giá nhập khẩu tối thiểu, giá nhập khẩu tối đa trừ những sản phẩm và dịch vụ do nhà nước đặt giá

Xây dựng và áp dụng định mức lao động, vật tư, đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm

Phân cấp việc tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn phương thức trả lương, thưởng và các quyền khác của người sử dụng lao động theo quy định

Quyền quan hệ hợp tác trực tiếp với đối tác kinh doanh, tổ chức chính phủ và phi chính phủ nước ngoài theo quy định

- TCT có quyền quản lý tài chính như sau:

Được sử dụng vốn, các quỹ và các nguồn lực khác theo nguyên tắc bảo toàn, có hiệu quả

Tự huy động vốn để sản xuất kinh doanh nhưng không làm thay đổi hình thức sở hữu đối với TCT

Được thành lập, quản lý và sử dụng các quỹ tập trung, quỹ khấu hao tài sản cố định, tỷ lệ trích, chế độ sử dụng và quản lý các quỹ này theo quy định của Bộ tài chính

Được sử dụng phần lợi nhuận còn lại sau khi đã làm đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, lập quỹ đầu tư, phát triển và các quỹ khác theo quy định để chia cho người lao động

Được hưởng chế độ trợ cấp, trợ giá hoặc ưu đãi khác của Nhà nước khi thực hiện nhiệm vụ sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ quốc phòng, an ninh Được hưởng các chế độ đầu tư hoặc tái đầu tư theo quy định

- TCT có quyền từ chối và tố cáo mọi yêu cầu cung cấp các nguồn lực không được pháp luật quy định của bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào, trừ những khoản tự nguyện đóng góp vì mục đích nhân đạo và công ích

2.1.2 Cơ cấu tổ chức:

a Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Sông Đà

Tổng công ty Sông Đà có 30 đơn vị thành viên, trong đó có 14 công ty là hạch toán phụ thuộc, hoạt động trên phạm vi cả nước, với đội ngũ hơn 30.000 cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề (trong đó có hơn 4000 cán bộ kỹ thuật, quản lý có trình độ Đại học và trên Đại học) cùng máy móc trang thiết bị hiện đại

Mô hình quản lý mà công ty áp dụng là mô hình “trực tuyến chức

+ Các đại diện, văn phòng đại diện ở trong, ngoài nước + Các Ban quản lý, Ban điều hành dự án

+ Các đơn vị hạch toán phụ thuộc + Các đơn vị sự nghiệp

-Các đơn vị thành viên của TCT

Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức của TCT Sông Đà