Chƣơng II I: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại TCT Sông Đà
3.2.3Hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng Công tác thu thập và xử lý thông tin
Công tác thu thập và xử lý thông tin
Chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ thông tin trên phạm vi toàn cầu. Chính vì thế việc nâng cao chất lƣợng thông tin trong công ty là điều rất cần thiết. Việc thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác sẽ đảm bảo cho lãnh đạo cơ quan đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn, đảm bảo cho các phòng ban hoạt động hiệu quả.
Bộ phận văn phòng muốn làm tốt công tác thu thập và xử lý thông tin trƣớc hết phải xác định nhu cầu thông tin của công ty mình, đồng thời phải xác định rõ các loại thông tin nào cần thu thập và đảm bảo nguồn thông tin đó phải đáng tin cậy. Tổng công ty Sông Đà muốn làm tốt công tác thông tin phải chú ý đến những yêu cầu sau:
Sau khi thu thập thông tin phải tóm tắt lại những chú ý quan trọng, điều đó giúp ban lãnh đạo có thể đễ dàng giải quyết công việc.Thông tin có nhiều loại vì vậy phải phân chia ra thành các vấn đề, để dễ dàng tìm kiếm, lƣu trữ.
Hiện nay ở Tổng công ty Sông Đà, mỗi phòng đều đƣợc trang bị máy vị tính nối mạng Internet nhƣng vẫn còn thiếu. Vì vậy, nên cấp cho mỗi nhân viên trong văn phòng một máy tính riêng để dễ dàng truy cập thông tin trên mạng đồng thời thông tin quan trọng sẽ đƣợc bảo mật tốt hơn. Cần đặt thêm nhiều loại báo chí để CBCNV trong cơ quan có thể cập nhật tin tức mới.
Khi cán bộ giao cho nhân viên văn phòng thu thập thông tin gì hoặc nộp báo cáo cần đƣa ra mức thời hạn cụ thể để thông tin không bị chậm trễ.
Cán bộ nên quản lý tài liệu trên máy tính, để việc tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời có thể gửi tài liệu từ phòng này sang phòng kia mà không làm mất thời gian và công sức tới tận nơi để lấy.
Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ:
Để nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ đƣợc tốt hơn cần phải thực hiện một số chú ý sau:
Cán bộ văn thƣ lƣu trữ nên làm một hệ thống các biểu mẫu thể thức văn bản gửi đến các phòng để các phòng khi làm văn bản không phải xuống phòng văn thƣ kiểm tra lại thể thức.
Cán bộ văn thƣ – lƣu trữ phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mƣợn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh để cho hồ sơ tài liệu bị thất thoát.
Nên quản lý hệ thống văn bản đến văn bản đi trên máy vi tính. Hàng năm cán bộ văn thƣ nên tập hợp lại hệ thống giấy tờ, văn bản trong năm, lập thành bảng biểu sau đó mới chuyển tài liệu đến phòng lƣu trữ. Những tài liệu quan trọng hoặc tài liệu mật thì cho vào tủ có khóa rồi khóa lại.
Quản lý chặt chẽ các loại văn bản văn phòng do các phòng khác ban hành, gửi đi các đơn vị, yêu cầu phải nộp lại bản gốc để lƣu tại phòng văn thƣ.
Bổ sung nhân viên có chuyên môn cho phòng lƣu trữ. Hàng năm nên cho nhân viên trong phòng lƣu trữ đi học nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, bồi dƣỡng kỹ năng sử dụng máy vi tính.
Riêng với công tác lƣu trữ, phải có một vài lƣu ý sau:
-Tài liệu lƣu trữ bằng giấy tờ cho nên rất đễ bị hƣ hại, mối mọt vì thế phải đảm bảo kỹ lƣỡng điều kiện nhiệt độ, không khí, ánh sánh cho phòng lƣu trữ tài liệu.
-Trong phòng phải có thiết bị chữa cháy, để đề phòng khi có trƣờng hợp xấu xảy ra. Đồng thời, phải bố trí các giá tài liệu hợp lý, phân chia theo từng năm, từng tháng và có đề mục rõ ràng, để dễ dàng tìm kiếm.
-Nên tổ chức phòng đọc riêng cho nhân viên để thuận tiện trong việc tìm kiếm và tra cứu tài liệu đồng thời phải có sổ sách ghi rõ thời gian đối tƣợng mƣợn tài liệu để tránh việc mất mát tài liệu.
Công tác lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo
Văn phòng phải xác định đƣợc khối lƣợng công việc trong từng thời kỳ, công việc nào là trọng tâm, mục tiêu phấn đấu của công ty. Khi đƣa ra chƣơng trình phải đƣa ra thời hạn hoàn thành. Đến thời gian quy định, phải tiến hành họp tổng kết, đánh giá kết quả công việc có đạt so với yêu cầu hay chƣa. Tiến thành khen thƣởng động viên với những phòng, cá nhân thực hiện tốt.
Trong công tác tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo phải chuẩn bị thật chu đáo, đầy đủ tài liệu giấy tờ cần thiết cho lãnh đạo. Phải gọi điện thoại kiểm tra, xác nhận tại địa điểm đến của lãnh đạo.
Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghi:
Cần đảm bảo yêu cầu sau:
Mua sắm những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác hội nghị nhƣ máy chiếu, máy quay… để đảm bảo hội nghị tiến hành thuận lợi, hấp dẫn.
Quy định cụ thể mức kinh phí cho mỗi lần tổ chức hội nghị, hội thảo. Trong trƣờng hợp có phát sinh, cần báo cáo lên trên để xin phê duyệt sẽ tránh việc lãng phí tiền công.
Sau mỗi kỳ hội nghị cần họp để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra những mặt hạn chế, đánh giá thành công cho lần tổ chức sau.