f. Hệ thống quy định, chính sách
1.3.2Các nội dung của quản trị văn phòng
Một là : Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Chƣơng trình công tác là kế hoạch hành động, là cơ sở để ban lãnh đạo công ty chỉ đạo, điều hành, theo dõi tiến độ công việc theo từng thời gian đƣợc chủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác vừa nắm chắc công việc trọng tâm nhằm đạt đƣợc yêu cầu, mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất định. Khối lƣợng công việc hàng ngày là ngoài sự kiểm soát của ngƣời quản trị văn phòng. Tuy nhiên có thể nhìn vào ghi chép công việc trong quá khứ và ngoại suy từ đó để cho một số chỉ dẫn về khối lƣợng công việc có thể có trong tƣơng lai.
Hai là : Xây dựng và vận hành cơ cấu tổ chức hợp lý
Phƣơng hƣớng chung của chƣơng trình cải cách nhà nƣớc về hành chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng cụ thể mang tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên môn sâu của các nghiệp vụ. Các mô hình về bộ phận văn phòng trong doanh nghiệp đƣợc xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sắn có trong doanh nghiệp mình.
Ba là : Quản lý nguồn nhân sự
Nhân sự là một yếu tố quan trọng, không thể thiếu đối với sự tồn tại và phát triển của một cơ quan, tổ chức. Vì vậy công tác quản lý nguồn nhân sự sao cho tốt, sao cho hiệu quả là vấn đề mà các nhà quản trị doanh nghiệp rất quan tâm. Duy trì đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao và thâm niên công tác lâu năm là vấn đề hết sức quan trọng vì khi đó doanh nghiệp sẽ không phải chi trả khoản chi cho tuyển dụng và đào tạo ngƣời mới. Nhƣng hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đang đứng trƣớc trƣớc thực trạng đó là nguồn nhân sự luôn luôn biến động vì sự ra đi của nhân viên cũ và sự gia nhập của nhân viên mới do đó doanh nghiệp không có đội ngũ nhân sự làm việc chuyên nghiệp. Điều này đặt ra yêu cầu cho nhà lãnh đạo phải làm sao để quản lý, thu hút nguồn nhân lực giỏi đồng thời vẫn giữ nguồn nhân lực ổn định
Bốn là : Xây dựng quy chế làm việc và phân công công việc hiệu quả
Ngƣời lãnh đạo muốn quản lý đƣợc nhân viên của mình thì phải đƣa ra một quy chế làm viêc hợp lý, khoa học để tất cả nhân viên tuân theo. Có nhƣ vậy mới công việc mới tạo đƣợc hệ thống, lấy đó làm quy chuẩn để dễ dàng đánh giá đƣợc thái độ làm việc của nhân viên trong văn phòng.
Bên cạnh việc xây dựng quy chế làm việc rõ ràng, cụ thể, nhà lãnh đạo còn phải biết phân công công viêc một cách hợp lý, khoa hoc, đúng ngƣời đúng việc. Làm đƣợc điều đó, không chỉ giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái, tin tƣởng vào khả năng lãnh đạo của cấp trên, mà còn giúp họ phát huy đƣợc tối đa khả năng của mình, đạt đƣợc hiệu quả cao nhất trong công việc.
Năm là : Kiểm tra, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên
Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên không chỉ giúp nhà quản lý năm rõ đƣợc năng lực của mỗi nhân viên, mà còn dựa vào kết quả đánh giá đó để khen, thƣởng khích lệ cho những nhân viên đạt kết quả cao trong công việc để họ cố gắng hơn nữa, đồng thời thúc đẩy tinh thần phấn đấu của các nhân viên khác
Sáu là : Xây dựng văn hóa công sở
Xây dựng văn hóa công sở cũng là yếu tố cần thiết để nhà quản trị đƣa doanh nghiệp của mình hội nhập với nền văn minh nhân loại. Xây dựng văn hóa công sở đó là : không hút thuốc, đánh bài, ăn nói thiếu văn hóa nơi công sở, trang phục lịch sự… Đó chính là những nét văn hóa đẹp làm nên bộ mặt của doanh nghiêp
Bảy là : Cung cấp đầy dủ điều kiện cơ sở vật chất
Điều kiện cơ sở vật chất là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng khi cơ sở vật chất đƣợc trang bị đầy đủ và hiện đại là điều kiện thúc đẩy nhân viên làm việc hăng say, nhiệt tình đạt hiệu quả công việc cao. Đồng thời cơ sở vật chất đƣợc trang bị đầy đủ hiện đại là một trong những yếu tố đánh giá khả năng tổ chức và điều kiện làm việc của mỗi cơ quan. Chính vì vậy mà nhà quản trị, phải tạo mọi điều kiện, cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho văn phòng để đảm bảo công việc đƣợc tiến hành thuận lợi, nhanh chóng.
Hệ thống lý luận về văn phòng và công tác văn phòng trên đây đã phần nào giúp hiểu rõ về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và các nghiệp vụ cơ bản của hoạt động văn phòng. Mục đích của khóa luận là nghiên cứu về hoạt động văn phòng, do đó, lý luận về quản trị văn phòng chỉ đƣợc đƣa vào với tính chất tham khảo. Qua đó, có thể thấy rõ đƣợc văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của doanh nghiệp, có vị trí quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, doanh nghiệp.