Ngày nay, khoa học công nghệ đang phát triển mạnh mẽ trong hầu hết các lĩnh vực. Cơ chế vận hành và điều kiện làm việc của văn phòng cổ điển không còn thích hợp nữa. Vì vậy các nhà lãnh đạo cần quan tâm nhiều đến công tác đầu tƣ, đổi mới các trang thiết bị trong văn phòng.
Yếu tố vật chất, trang thiết bị
Yếu tố trang thiết bị văn phòng có ảnh hƣởng rất lớn đối với hiệu quả làm việc, công tác quản lý điều hành của cán bộ trong văn phòng. Trang thiết bị lạc hậu sẽ không đáp ứng đƣợc khối lƣợng công việc lớn và đòi hỏi tốc độ giải quyết nhanh nhƣ hiên nay. Ngƣợc lại, nếu trang thiết bị đầy đủ nhƣng sắp xếp, bố trí không khoa học, thuận tiện, hợp lý thì sẽ gây cản trở đến việc truyền đạt quyết định của nhà quản lý, đồng thời công việc của nhân viên sẽ không đạt hiệu quả cao. Nhƣ vậy, yếu tố này đòi hỏi không chỉ ở số lƣợng, chất lƣợng của trang thiết bị, mà còn đòi hỏi tính hiện đại hóa, sắp xếp khoa học và thẩm mỹ, tránh lãng phí.
Yếu tố khoa học công nghệ
Ngày nay, nhờ sự phát triển vƣợt bậc của KHCN đã giúp công việc quản lý của các nhà lãnh đạo trở nên dễ dàng hơn. Khi văn phòng đƣợc áp dụng KHCN hiện đại sẽ giúp hoạt động văn phòng trở nên chuyên nghiệp, chính xác, nhanh chóng, và tối ƣu hóa nghiệp vụ văn phòng. Đầu tƣ trang thiết bị văn phòng trở thành xu thế tất yếu của bất cứ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả quản lý, nâng sức cạnh tranh của doanh nghiệp mình trên thị trƣờng.