c. Đánh giá chung
2.3.3.Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
tác cho lãnh đạo
Lập chương trình kế hoạch
ứng với tính chất của một văn bản dự kiến những công việc Tổng công ty phải làm trong một khoảng thời gian nào đó, định hình công việc hàng năm, là mục tiêu định hƣớng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định: năm, quý, tháng, tuần. Bộ phận văn phòng phải lên kế hoạch tốt, hợp lý để lãnh đạo có thể điều hành đƣợc công việc vừa chủ động, toàn diện vừa thực hiện đƣợc các công việc trọng tâm, đảm bảo đúng tiến độ. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc của công ty có đạt đƣợc đúng với chƣơng trình kế hoạch đã định hay không.
Ở Tổng công ty Sông Đà việc lập chƣơng trình kế hoạch đƣợc giao cho bộ phận văn phòng thực hiện. Bộ phận văn phòng sẽ tập hợp toàn bộ kế hoạch xây dựng, tình hình sản xuất tại đội thi công, các chi nhánh của công ty đồng thời phân tích đánh giá thời gian và tốc độ thực hiện để lập kế hoạch làm việc hàng tuần,tháng, quý, năm cho công ty cũng nhƣ cho các lãnh đạo.
Chƣơng trình công tác năm: Dựa trên chƣơng trình kế hoạch của Bộ xây dựng, các dữ liệu liên quan từ các phòng ban trong cơ quan, sau đó tiến hành tổng hợp,điều chỉnh và cân đối lại rồi soạn thảo thành chƣơng trình công tác năm. Bản chƣơng trình đƣợc in và gửi tới ban lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn để làm căn cứ thực hiện.
Chƣơng trình công tác tháng (3 tháng): chƣơng trình công tác quý đƣợc xây dựng trên cơ sở các công việc lớn phải thực hiện trong chƣơng trình kế hoạch năm. Các công việc phát sinh sẽ đƣợc đƣa thêm vào.
Chƣơng trình công tác tháng: đây là bản chi tiết công việc phải làm trong quý. Nhân viên văn phòng phải phân bổ các công việc cụ thể cho từng phòng ban, phòng ban nào sẽ thực hiện các công việc gì, thời gian thực hiện là trong bao lâu.
Chƣơng trình công tác tuần, ngày, của các phòng ban do các phòng ban tự xây dựng dựa trên chƣơng trình công tác tháng.
Chƣơng trình công tác sau khi đƣợc ban hành thì văn phòng có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban thực hiện đúng theo bản chƣơng trình đã xây dựng.
Đánh giá chung
Công tác lập chƣơng trình kế hoạch ở Tổng công ty Sông Đà đã đạt đƣợc các kết quả sau: Các chƣơng trình kế hoạch đƣa ra rất hợp lý, nhanh chóng và đúng thời gian quy định nhƣng vẫn liệt kê đầy đủ, có hệ thống công việc chính cần giải quyết. Đồng thời giúp cho ban lãnh đạo và các phòng ban phải giải quyết các công việc theo trình tự khoa học, đúng chức năng, thẩm quyền, công việc không chồng chéo.
Mặc dù vậy vẫn còn những hạn chế chƣa đƣợc khắc phục: Vẫn còn có những phòng ban chƣa giải quyết công việc theo đúng hạn trong kế hoạch, nên công việc vẫn có lúc bị tồn đọng và vẫn còn những chƣơng trình ngắn hơn khoảng thời gian đƣợc phân công giải quyết nên việc sử dụng thời gian làm việc của nhân viên vẫn chƣa đạt hiệu quả tối ƣu
Nguyên nhân của những hạn chế bày đó làvăn phòng vẫn chƣa kiểm tra, theo dõi sát sao việc thực hiện chƣơng trình công tác của các phòng ban, chƣa tích cực giám sát, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chƣơng trình công tác của các phòng ban.
Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Các nhà lãnh đạo thƣờng xuyên phải đi dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo…của công ty mình hoặc của các đơn vị khác tổ chức . Với lƣợng công việc rất lớn, nên nhà lãnh đạo không thể quản lý hết đƣợc thời gian thực hiện công việc.Vì vậy văn phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và chuẩn bị các phƣơng tiện cần thiết để chuyến đi công tác của lãnh đạo đạt hiệu quả cao.
quyết định tính hiệu quả của chuyến đi. Khi lập kế hoạch công tác thƣờng đƣa vào bản kế hoạch những nội dung sau:
- Mục đích của chuyến đi. - Nội dung của chuyến đi. - Thành phần của chuyến đi.
- Thời gian đi, địa điểm đến, phƣơng tiện đi lại, những giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị, dự trù kinh phí bao nhiêu…
Những công việc đƣợc tiến hành để chuẩn bị cho chuyến đi công tác bao gồm:
Thứ nhất:Liên hệ với nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác
Tất cả các chuyến đi công tác đều đƣợc liên hệ trƣớc với nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác nhằm mục đích để nơi đến công tác sắp xếp lịch đón tiếp, lịch làm việc và có thể bố trí chỗ ăn, nghỉ cho khách…Trƣớc khi đoàn công tác xuất phát, trƣởng phòng sẽ gọi điện cho nơi đến công tác để thông báo về thời gian đoàn xuất phát thời gian đoàn sẽ tới, những thay đổi hoặc bổ sung nếu có .
Thứ hai: Chuẩn bị nội dung
Đây là phần quan trọng nhất của chuyến đi công tác. Đây là yếu tố quan trọng để làm nên sự thành công của chuyến đi công tác. Nếu là chuyến đi quan trọng thì mức độ chuẩn bị sẽ phức tạp, còn những chuyến đi thông thƣờng thì mức độ chuẩn bị sẽ đơn giản hơn.
Thứ ba:Chuẩn bị tư liệu, tài liệu
Tùy theo mục đích, yêu cầu của chuyến đi công tác mà phòng chuẩn bị cho ban lãnh đạo những tƣ liệu, tài liệu có liên quan. Những tài liệu này phải
đƣợc cán bộ công tác cất giũ cẩn thận, cho vào cặp tài liệu
Thứ tư: Chuẩn bị giấy tờ cá nhân
Trƣớc chuyến đi công tác, cán bộ văn thƣ chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng cho các cán bộ, công chức cùng đi với lãnh đạo trong chuyến đi công tác. Cán bộ đi cùng cầm giấy đi đƣờng đã có chữ ký của lãnh đạo rồi xuống phòng văn thƣ đóng dấu rồi giao cho từng ngƣời trong đoàn đi công tác. Ngoài ra, trƣớc khi cán bộ đi công tác thì văn thƣ cũng có trách nhiệm nhắc nhở mọi ngƣời mang theo các giấy tờ cần thiết khác nhƣ giấy chứng minh nhân dân, giấy chứng nhận học hàm, học vị…
Thứ năm: Chuẩn bị kinh phí
Kinh phí cho chuyến đi công tác là tiền tạm ứng cho ngƣời đi công tác để chi tiêu vào các khoản: ăn, ở, đi lại…Khi chi trả các khoản chi phí trong suốt chuyến đi và lấy lại các hóa đơn, chứng từ cần thiết để khi đi công tác về sẽ thanh toán với bộ phận kế toán.
Đánh giá chung (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Những kết quả công ty đạt đƣợc trong công tác này đó là: Các giấy tờ, tƣ liệu, tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác của lãnh đạo luôn đƣợc đảm bảo đầy đủ và đảm bảo kinh phí phục vụ cho chuyến đi.
Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại hạn chế: tài liệu tại nơi đến công tác nhiều khi còn chung chung, sơ sài, chƣa thật chi tiết.
Nguyên nhân của những hạn chế này: Việc nắm bắt các thông tin còn chƣa kịp thời. Văn phòng chƣa tìm hiểu kỹ nơi mà cán bộ đến làm việc.