c. Đánh giá chung
2.3.3Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp, hội nghị
Việc tổ chức các hội nghị rất quan trọng trong đối nội và đối ngoại đối với TCT Sông Đà. Nó thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của công ty với các tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng thời quyết định đến yếu tố thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Trên thực tế tại Tổng công ty thƣờng có các loại cuộc họp, hội nghị sau: - Hội nghị toàn công ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua và đề ra phƣơng hƣớng cho năm kế tiếp.
- Hội nghị hàng quý để kiểm điểm tình hình thực hiện kế hoạch và đôn đốc nhắc nhở những vấn đề còn đang thực hiện dang dở.
- Các cuộc họp giao ban với nội dung là nhìn nhận lại tình hình thực hiện công việc trong tháng và phối hợp giải quyết các vấn đề tồn đọng ở các đơn vị, phòng ban. Đây là cơ sở để báo cáo lên Tổng giám đốc công ty.
Việc tổ chức hội họp trong công ty đƣợc tiến hành trình tự nhƣ sau:
Lên kế hoạch và chuẩn bị cho hội nghị.
Để tổ chức hội nghị thành công trƣớc hết bộ phận văn phòng phải lên kế hoạch hội nghị, cụ thể phải xác định rõ các yếu tố sau:
- Tên, mục đích, nội dung, yêu cầu của cuộc họp - Phạm vi, thời gian, địa điểm tổ chức
- Các công việc cần chuẩn bị, kinh phí, phân công công viêc
Ngoài ra,văn phòng còn phải chuẩn bị trƣớc chƣơng trình nghị sự - văn bản liệt kê các chủ đề cần đƣợc thảo luận phù hợp với cấu trúc của hội nghị. Trƣớc khoảng hai tuần các nội dung đƣợc đƣa lên, phải luôn đảm bảo những yêu cầu sau:
- Trình tự lôgic, nội dung phụ đi sau nội dung chính. - Vấn đề đơn giản đặt trƣớc.
- Vấn đề không quan trọng hay chƣa cấp bách không để cuối cùng.
Tiến hành hội nghị.
Công tác đón tiếp, hƣớng dẫn khách đòi hỏi nhân viên trong văn phòng phải có những kỹ năng nhất định. Công việc đón khách thƣờng đƣợc tiến hành nhƣ sau:
Đối với hội nghị nhỏ công ty thƣờng tổ chức chào đón từng ngƣời một. Đối với hội nghị lớn thì công ty tổ chức chào mừng đại biểu ngay tại hội nghị.
Phân công ngƣời đứng đón đại biểu để phát tài liệu, giải đáp những công việc cần thiết của đại biểu.
Tiến hành điểm danh trong hội nghị: có nhiều phƣơng pháp để điểm danh: phát hành thẻ đại biểu, yêu cầu đại biểu nộp lại giấy mời, nếu đại biểu đông khi phát tài liệu yêu cầu đại biểu ký.
Duy trì thời gian hội nghị: Đại hội bắt đầu đúng giờ, nghỉ giải lao đúng giờ và kết thúc đúng giờ và không xê dịch thời gian giữa các phần trong hội nghị.
Ghi biên bản của hội nghị: Căn cứ vào tầm quan trọng và tính chất của hội nghị theo sự chỉ đạo của chủ tịch đoàn công ty áp dụng phƣơng tiện ghi biên bản nhƣ: đánh máy, băng ghi âm, băng video....Dù ghi bằng cách nào cũng luôn đảm bảo tính trung thực, đầy đủ và lôgic của hội nghị. Biên bản đƣợc đọc lại và có xác nhận của chủ toạ.
Chủ toạ hội nghị: Là ngƣời điều khiển hội nghị. Nếu là hội nghị lớn thì có đoàn chủ tịch. Tiến hành hội nghị thƣờng đƣợc trƣởng phó phòng điều hành
Triển khai các mệnh lệnh thông báo của hội nghị sau đó sắp xếp lại các văn bản, giấy tờ để lập hồ sơ hội nghị bao gồm: Giấy mời, danh sách đại biểu, báo cáo chính thức, báo cáo tham luận, chƣơng trình làm việc, lời khai mạc, lời phát biểu cấp trên, quyết định khen thƣởng, lời bế mạc, lời cám ơn cấp trên đã về dự, cám ơn những ngƣời chuẩn bị và giúp hội nghị thành công.
Rút kinh nghiệm giữa các bộ phận, cá nhân liên quan đến hội nghị.
Đánh giá chung
Kết quả thu đƣợc trong công tác hội nghị của TCT: Thông qua việc tổ chức các cuộc họp, ban lãnh đạo công ty có thể đánh giá đƣợc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm, quý hay tháng đó rút ra kinh nghiệm trong việc chỉ đạo thực hiện. Ngoài ra thông qua các cuộc họp ban lãnh đạo công ty có thể biết đƣợc tâm tƣ, nguyện vọng của đội ngũ cán bộ công nhân viên, đảm bảo luồng thông tin hai chiều giữa giám đốc và cán bộ công nhân viên. Nguồn kinh phí tổ chức hội nghị luôn đƣợc kiểm tra, theo dõi kiểm tra nên không xảy ra tình trạng lãng phí, lạm dụng của công.
Bên cạnh những kết quả thu đƣợc thì vẫn còn một vài hạn chế nhƣ sau: Một số CBCNV vẫn còn thờ ơ với việc tham gia hội nghị, xem đó là một nghĩa vụ mà chƣa hiểu hết đƣợc tầm quan trọng của hội nghị; Việc tổ chức hội nghị lớn đôi khi còn gặp vài sơ sót nhỏ trong việc điểm danh, nhận quà, tổ chức bữa ăn
Nguyên nhân: Khả năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của văn phòng còn chƣa cao, vẫn còn lúng túng trong khâu tổ chức cuộc họp, hội nghị.Công tác tuyên truyền đến CBCNV trong văn phòng chƣa đƣợc tốt.
Hậu cần là một chức năng quan trọng của văn phòng. Chức năng này đảm bảo cung cấp mọi trang thiết bị, vật dụng, nguồn tài chính cho toàn công ty để mọi hoạt động trong công ty đều thông suốt và tiến hành nhanh chóng.
Ở Tổng công ty Sông Đà công tác hậu cần cũng đƣợc hết sức chú trọng. Mọi trang thiết bị bị hỏng hóc chỉ cần báo với văn phòng thì văn phòng sẽ gọi ngƣời đến sửa chữa, khắc phục sự cố. Việc cung cấp các vật dụng văn phòng phẩm đƣợc tiến hành thƣờng xuyên. Những thiết bị có giá trị cao cần đƣợc thay mới đều đƣợc văn phòng thống kê, trình lên lãnh đạo để xin ký duyệt. Hàng năm, Tổng công ty Sông Đà đều trích một phần trong ngân sách của công ty để sửa chữa, thay mới các trang thiết bị văn phòng. Nhờ đó công tác văn phòng luôn đạt đƣợc hiêu quả cao.
Đánh giá chung
Kết quả đạt đƣợc trong công tác hậu cần: Đảm bảo đầy đủ mọi trang thiết bị cần thiết cho các phòng ban: bàn, nghế, giá tài liệu… Hầu hết các phòng đều đƣợc trang bị máy tình kết nối Internet; Cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho các phòng ban.
Những mặt hạn chế: Hệ thống trang thiết bị vẫn chƣa đồng bộ, vẫn còn một số máy tính cũ chƣa đƣợc thay mới, CBCNV vẫn còn lãng phí trong việc sử dụng văn phòng phẩm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nguyên nhân của những hạn chế này: Nhân viên chƣa thực hiện quy chế tiết kiệm, nguồn kinh phí để mua trang thiết bị vẫn còn hạn chế.